PEMILIKAN PERUSAHAAN
MANAJEMEN DAN ORGANISAS
4.1. MANAJEMEN
Kesimpulan yang dapat kita tarik dari definisi-difinisi adalah sebagai berikut : 1). Manajemen adalah perpaduan antara ilmu pengetahuan dan seni.
2). Manajemen adalah proses yang sistematis, terkoordinasi dan koperatif dalam usaha- usaha memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.
3). Manajemen mempunyai tujuan tertentu, berhasil tidaknya tujuan itu tergantung pada kemampuan mempergunakan segala potensi yang ada.
4). Manajemen hanya dapat diterapkan pada sekelompok manusia yang bekerja sama secara formal serta mempunyai tujuan yang sama pula.
5). Manajemen hanya merupakan alat untuk mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. 6). Dalam manajemen, kepemimpinan merupakan faktor yang sangat dominan.
7). Manajemen didasarkan pada pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab yang teratur.
Tingkatan Manajemen :
1). Top management atau manajemen puncak termasuk ke dalam glongan ini semua anggota Board of Director (Dewan Komisaris)
2). Middle managemnt atau manajemen menengah termasuk ke dalam golongan ini para kepala bagian, kepala seksi, kepala divisi.
3). Lower mangement/first line management/ Supervisory management, termasuk di dalamya pada kepala dan mandor.
4.1.1. Perencanaan
Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan- tujuan , kebijaksanaan, kebijaksanaan , prosedur-prosedur , program-program dari alternatif-alternatif yang ada. ( Harold Koontz dan Cyril O’Donnel)
Rencanaialah sejumlah keputusan yang menjadi pedoman untuk mencapau suatu tujuan tertentu . Jadi setiap rencana mengandung dua unsur yaitu “tujuan” dan “pedoman”. (Drs. Malayu S.P. Hasinuan).
Bentuk-Bentuk Rencana : a. Tujuan (Objective)
suatu sasaran manajerial adalah tujuan yang diinginkan yang melukiskan skope yang jelas serta memberikan arah pada usaha-usaha seorang manejer.
b. Kebijakan (Policy)
suatu pedoman yang menyeluruh baik lisan maupun tulisan yang memberikan suatu batas umum dan arah tempat managerial action akan dilakukan.
Pengantar Bisnis
IV-2 c. Strategi
merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Dalam membuat startegi sebaiknya memperhatikan beberapa faktor : ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan, dsb.
d. Prosedur
adalah suatu rangkaian tugas yang mewujudkan urutan waktu dan rangkaian itu harus dilaksanakan.
e. Aturan (Rule)
suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan tersebut saling berkaitan dapat dikelompokan menjadi satu golongan disebut prosedur.
f. Program
adalah suatu rencana yang pada dasarnya telah menggambarkan rencana yang kongret (sudah tercantum sasaran, kebijaksanaan, prosedur maupun anggaranny)
g. Budget
adalah suatu rencana yang menggambarkan penerimaan dan pengeluaran yang akan dilakukan pada setiap bidang.
Kegunaan Perencanaan :
1). Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang 2). Mengarhkan perhatian pada tujuan.
3). Memperingan biaya
4). Merupakan saranan untuk mengadakan pengawasan.
Langkah-langkah penyusunan Perencanaan : 1). Menetapkan tujuan
2). Menyusun anggaran-anggaran
3). Menentukan berbagai alternatif tindakan
4). Mengadakan penilaian terhadap alternatif-a;ternatif tindakan yang sudah dipilih. 5). Mengambil keputusan
6). Menyusun rencana pwbdukung.
Jangka waktu Rencana a. Rencana jangka panjang b. Rencana jangka menengah c. Rencana jangka pendek.
IV-1 IV
MANAJEMEN DAN ORGANISASI
4.1. MANAJEMEN
4.1.2. Pengorganisasian
Dapat diartikan penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan , pengelompokan tugas-tugas dan membagi-bagikan pekerjaan pada setiap karyawan , penetapan departemen-departemen serta penentuan hubungan-hubungan.
Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk hubungan informal; dan hubungan formal .
Hubungan informal :
merupakan hubugan-hubungan yang timbul tidak disengaja, hubungan-hubungan di luar tugas /pekerjaan dan hubungan-hubungan lain yang bersifat tidak resmi.
Hubungan formal :
merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Secara resmi hubungan formal ditujukan di dalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabaran yang ada.
Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu : a). Tanggung jawab (responsibility)
adalah kewajiban0kewajiban bagi individu untuk melaksanaka tugas yang telah ditetapkan , dengan cara sebaik mungkin menurut kemampun serta pengarahan yang diterima.
b).Wewenang (authority)
adalah hak untuk mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang, juga merupakan hak untuk memintah kepada orang lain melakukan sesuatu.
c). Pertanggungjawaban
merupakan hasil pekerjaan yang telah dicapai di mana hasil pekerjaan tersebut harus dilaporkan kepada pihak yang berwenang.
Unsur-unsur orgnisasi : 1). Manusia 2). Sasaram 3). Tempat kedudukan 4). Pekarjaan 5). Teknologi
Pengantar Bisnis
IV-2
6). Struktur 7). Lingkungan
4.1.3. Pengarahan
Pengarhan merupakan hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengeti dan menyumbangkan tenaganya untuk mencapai tujun.
Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip :
1). Prinsip Mengarahkan Kepada Tujuan 2). Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan 3). Prinsip Kesatuan Komando.
Cara-cara pengarahan :
1).Orientasi
adalah dengan cara memberikan informasi yang perlu agar kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
Informasi yang diberikan di dalam orientasi dapat berupa a.l. : a) Tugas itu sendiri
b). Tugas lain yang ada hubungannya c). Ruang lingkup tugas
d). Tujuan dari tugas e). Delegasi wewenang
f). Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja g). Hubungan antara masing0masing tenaga kerja h). Dsb.
2).Perintah
adalah permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.
Adapau perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa : a). Perintah umum dan khusus
b). Perintah lisan dan tetulis c). Perintaf formal dan informal d). Delegasi wewenang
3).Komiikasi
merupakan hal yang penting dalam manajemen untuk menyampaikan perintah, informasi, berita , laporan maupun hal menjalin hubungan antara seseorang dengan orang lain.
Harold D Laswelmenyatakanbahwa cara yang tepat untuk menerangkan komunikasi adalah menjawab pertanyaan-pertanyan berikut :
IV-3
a). Siapa (who)
b). Mengatakan apa (says what)
c). Melalui sa;uran apa (in ehich channel) d). Kepada siapa (to whom)
e). Dengan efek yang bagaimana (with what effect)
Dalam melakukan komunikasi yang efektif dan efisien perlu memperhatikan beberapa prinsip berikut :
a). Komunikasi harus jelas b). Prinsip intergritas
c). Prinsip penggunaan organisasi informal
4).Motivasi
adalah suatu keahlian dalam mengarahkan pegawai dan organisasi agar mau bekerja secara berhasil, sehingga tercapai keinginan para pegawai segaligus tercapai tujuan organisasai ( Edwin B Flippo)
Motivasi mempunyai dua maca bentuk : a). Motivasi Positif
merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.
b). Motivasi Negatif
merupakan proses untuk mem[engaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu seraca terpaksa.
4.1.4. Pengkoordinasian
Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron/teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepay , dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan pelaksanaan suatu tindakan yang resagam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan (G.R. Terry)
Cara-cara mengadakan koordinasi :
1). Memberikan keterangan langsung dan secra bersahabat.
2). Mengusahan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yang kakan dicapai oleh anggota tidak menurut masing-masing anggota dengan tujuan sendiri-sendiri. Tujuan itu adalah tujuan bersama
3). Mendorong anggota untuk bertukar pikiran, mengemukan ide dan lain-lain]
4). Mendorong anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.
4.1.5. Pengawasan
Pengawasan atau pengendalian adalah proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar , apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan , menilai pelaksanaan dan bila
Pengantar Bisnis
IV-4
perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar (G.R. Terry)
Efektivitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan
Efisien adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil), antara keuntungan dengan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yang dipergunakana , seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber-sumber yang terbatas.
Proses Pengendalian:
1). Menentukan standar-standar atau dasar untuk kontrol 2). Mengukir pelaksanaan
3). Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan menentukan deviasi-deviasi bila ada
4). Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penympangan-penyimpangan (deviasi), agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
m angkatan kerja organisasi.
Kepemimpinan
Kepemimpinan berkaitan dengan pengarahan kepada karyaean untuk melakukan pekerjaan dan menjadi bagian penting dalam memahami perilaku kerja.
Untik mengetahui gaya kepemimpinan yangb sesuai , tidak hanya melihat posisinya sebagai manajer yang menghendaki segalanya telah dilakukan, tetapi harus pula belajar bekerja dalam struktur yang ada secara efektif.
IV-1 IV
MANAJEMEN DAN ORGANISASI
4.2. DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI 4.2.1. Pengertian Organisasi
Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal : 1). Wewenang 2). Tangung jawab 3). Pertanggungjawaban 4). Delegasi 5). Koordinasi
Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.
Organisasi informal terjadi dalam senua perusahan karena adanya interaksi manusia, dan orang akan selalu berinteraksi srta membentuk keakraban.
4.2.2. Sentralisasi VS Desentralisasi
Sentralisasi dan desentralisasi sering dipakai dalam manajemen dalam hal seberapa besar wewenang itu harus didelegasikan oleh manajemen ke seluruh organisasi.
Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannnya dipegang di suatu pusat , biasanya eksekutif puncak.
Organisasi manajemen tang didesentrakisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.
4.2.3. Struktur Organisasi
1. Organisasi Lini/Line Organization
adalah suatu bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dan bawahan.
Pengantar Bisnis
IV-2 Hubungan antara atasan dan bawahan masih besifat langsung melalui garis
wewenang
Jumlah karyawan sedikit, maka struktur oranisasi masih sederhana
Pimpinan dengan karyawan saling mengenal dan dapat berhubungan setiap hari kerja
Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada di dalam unitnya
Puncuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan
Pucuk pimpinan dipandang sebagai sumber kekuasaan tunggal, segala keputusan/kebijakan dan tanggung jawab ada pada satu tangan
Tingkat spesialisasi belum terlalu tinggi juga alat-alat yang diperluka tidak beraneka ragam
Organisasinya kecil
Contoh Organisasi Lini
2. Organisasi Garis dan Staf (Line and Staff Organizatin)
adalah organisasi yang mencakup kelompok-kelompok orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi yaitu :
Orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang digambarkandengan garis atau lini
Orang yang melaksanakan tugas berdasarkan keahlian yang dimilikinya, orang ini berfungsi hanya untuk memberikan saran-saran kepada unit operasional. Orang- orang tersebut disebut staf.
Ciri-ciri organisasi garis dan staf :
Organisasinya besar dan bersifat kompleks
Jumlah karyawan banyak
Hubungan antara atasan dan bawahan tidak bersifat langsung
Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling mengenal
Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan dipergunakan secara maksimal Direktur Kepala Bagian Produksi Kepala Bagian Pemasaran
IV-3 Kesatuan perintah tetap dipertahankan , setiap atasan mempunyai bawahan - bawahan tertentu dan setiap bawahanhanya mempunyai seorang atasan langsung
Terdapat 2 kelompok wewenang yakni wewenang lini dan wewenang staf :
- Wewenang Lini adalah yang dapat/harus merealisasi tujuan organisasi secara langsung
- Wewenang staf adalah karyawan yang tidak dapat merealisasi tujuan perusahaan secara langsung tetapi hanya memberika bantuan pelayanan, saran-saran untuk mempermudah tugas wewenang lini.
Contoh Bagan Organisasi Lini dan Staf :
Keterangan : Line Authority Staff Authority
3. Organisasi Fungsional (Functional Organization)
adalah suatu organisasi yang berdasarkan pembagian tugasnya serta kegiatannya pada spesialisasi yang dimilikioleh pejabat-pejabatnya.
Jadi organisasi ini tidak terlalu menekankan pada hirakhi struktural tetapi lebih pada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan.
Ciri-ciri organisasi fungsional :
Pembagian tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan
Direktur Utama
Kepala Bagian Produksi
Kepala Bagian Pemasaran
Unit A Unit B Unit C
Staf
Staf
Unit D Unit E Unit F Staf
Pengantar Bisnis
IV-4 Spesialisasi para karyawan dapat dikembangkan dan digunakan secara optimal
Bawahan akan menerima perintah dari beberapa orang atasan
Koordinasi menyeluruh pada umumnya cukup pada tingkat eselon atas
Koordinasi antara karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya mudah, karena masing-masing sudah mempunyai pengertia yang mendalam mengenai bidangnya.
Contoh Bagan Organisasi Fungsional :
Keterangan :
1. Line authority (garis perintah) 2. Funcitional authority
Cotoh Bagan Organisasi Lini, Staf dan Fungsional :
Karyawan Pelaksana (Workers) Presiden Direktur
Direktur Perencana
Direktur Teknik
Proyek A Proyek B Proyek C Proyek D
Direktur Peralatan Presiden Direktur Direktur Perencana Direktur Teknik Direktur Peralatan Staf
IV-5 4. Organisasi Komite/Panitia (Committes Organization)
adalah suatu badan yang terdiri dari sekumpulan orang yang diberi kekuasaan tertentu dan dengan berunding mereka dapat membuat keputusan bersama-sama
Ciri-ciri organisasi Komite :
Pembagian tugasnya jelas dan tertentu
Wewenang semua anggotanya sama besarnya
Tugas pimpinan dilaksanakan secara kolektif dan tanggung jawabnyapun secara kolektif
Para pelksana dikelompokan menurut bidang tugas tertentu yang harus dilaksanakan dalam bentuk task force (gugus tugas).
5. Organisasi Matrik
Organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan sifat yang sudah ada.
Organisasi matrik juga disebut organisasi manajemen proyek .
Organisasi matrik adalah strutur organisasi di mana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.
Direktur Anggota-anggota Komite budget - Bagian Produksi - Bagian Pemasaran - Bagian Personil - Bagian Finansial Anggota-anggota
Komite Urusan Konsumen - Bagian Produksi - Bagian Pemasaran - Personalia Kepala Bagian Produksi Kepala Bagian Pemasaran Kepala Bagian Personalia Kepala Bagian Finansial
Pengantar Bisnis
IV-6 4.2.4. Perilaku Keorganisasian
adalah bagaimana orang berperilaku dalam organisasi kerja . Prediktor-prediktor penting dalam organisasi kerja meliputi : - Kelompok kerja
- Motivasi - Sikap pekerjaan - Kepemimpinan
Kelompok Kerja
merupakan sekumpulan karyawan yang sevara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat dari mereka sebagai satu kelompok.
Motivasi
merupaka motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan.
Teori Motivasi dari Maslow menekankan 2 ide dasar yaitu :
(1) Orang yang mempunyai banyak kebutuhan , tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.
(2) Kebutuhan manusia dikelompokan ke dalam sebuah hirakhi kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi , kebutuhan yang lain yang ditingkatkannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.
Sikap Prekerjaan
Kepuasan jabatan dipandang sebagai indikator yang bermanfaat dalam manajemen untuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi.
Kepemimpinan
Kepemimpinan berkaitan dengan pengarahan kepada karyaean untuk melakukan pekerjaan dan menjadi bagian penting dalam memahami perilaku kerja.
Untik mengetahui gaya kepemimpinan yangb sesuai , tidak hanya melihat posisinya sebagai manajer yang menghendaki segalanya telah dilakukan, tetapi harus pula belajar bekerja dalam struktur yang ada secara efektif.
4.3. MANAJEMEN KANTOR
Manajemen kantor disebut juga manajemen informasi atau manajemen administrasi.
Kegiatan pengelolaan informasi ini meliputi : penciptaan, pengumpulan , pengolahan, pengarsipan , pencarian, penyebaran dan penghancuran informasi dalam berbagai bentuk (formulir-formulir, laporan-laporan, surat-surat, dsb).
IV-7 Informasimerupakan sejumlah data yang telah diproses dan disajikanb sedemikian rupa sehingga dapat dipergunakan untuk berbagai keperluan.
Penggolongan informasi :
1). Informasi internal dan eksternal.
Informasi internal adalah infornasi yang berasal dari dalam Informasi eksternal adalah informasi yang berasa dari luar. 2). Inforamasi yang diulang dan yang tidak diulang
adalah penggolongan informasi didasarkan pada jarak/interval eaktunya. 3). Informasi keharusan dan operasional.
Informasi keharusan adalan informasi yang diminta sebagai prasyarat oleh pmerintah dan atau lembaga-lembaga lain di luar perusahaan.
Informasi operasional adalah informasi yang diperlukan untuk perencanaan serta operasi perusahaan
4). Informasi aktif dan pasif
Informasi aktif adalah informasi yang memberitahukan kepada seseorang bahwa ia (si penerima) harus melakukan sesuatu.
Informasi pasif adalah hanya bersifat sebagai pemberitahu saja dan tidak mengikat seseorang untuk melakukan suatu pekerjkaaan.
5). Informasi yang sudah terjadi dan yang akan terjadi
Informasi yang sudah terjadi adalah informasi yang penggunaannya dilakukan pada waktu lampau.
Informasi yang akan terjadi adalah informasi yang baru akan digunakan untuk waktu mendatang.
Sifat-sifat informasi :
1). Membantu dalam pencapaian tujuan 2). Memberikan pelayanan kepada bagian lain 3). Tersebar ke seluruh bagian perusahaan
4) Memberikan konstribusi tidak langsung kepada laba perusahan.
Pengantar Bisnis
IV-8 Aktivitas manajemen informasi :
1). Menetapkan informasi :
Menciptakan sistem , prosedur dan metode yang baik
Menerapkan penyederhanaan kerja pada pekerjaan-pekerjaan kantor
Mendisain format daripada laporan-laporan, formulir-formulir dan surat-surat yang akan dipakai
2). Menetapkan tipe pemrosesan yang digunakan : Dapat dilakukan dengan :
Memilih dan menggunakan mesin-mesin informasi
menciptakan cara pengolahan data yang terpadu
Mendistribusikan informasi dengan sempurna.
3). Menganut dan mengikuti manajemen pencatatan yang edektif Dapat dilakukan dengan :
Mengarsipkan catatan-catatan dan laporan
Memelihara insformasi yang dianggap penting dan bernilai serta memusnahkan bilaman sudah tidak diperlukan
Menetapkan jumlah dan lokasi informasi
4). Menciptakan serta memelihara organisasi kantor dengan baik Dapat dilakukan dengan :
Menggunakan organisasi yang formal dan informal
menciuptakan hubungan organisator secara sempurna
menjaga keseimbangan dan kelangsungan organisasi.
Menyususn lay out kantor
Menciptakan lingkungan kerja yang baik
5) Mencari dan menggunakan tenaga kerja yang mampu serta bekerja dengan baik Dapat dilakukan dengan :
Memberikan supervisi yang cukup
Mendorong pekerja untuk berpartisipasi
Menjalankan teknik-teknik motivasi yang efektif
Melaksanakan program pengembangan informasi dengan baik 6). Mengukur dan mengadakan evaluasi kerja informasi
Dapat dilakukan dengan :
Membuat suatu standar
Menyusun pedoman kerja
Memanfaatkan cadangan waktu dengan baik
Memelihara standar kualitas serta kuantitas kerja informasi
Mengusahan untuk menekan biaya sampai pada batas-batas tertentu
V-1