VI.A. BACKUP DATA RKAKL
Backup data merupakan pemindahan data transaksi yang tersimpan di database aplikasi RKA-KL ke dalam media penyimpanan lain (diskette, flashdisk, harddisk). Backup bertujuan untuk mengamankan data transaksi yang telah direkam, memindahkan data transaksi ke komputer lain dan untuk keperluan penggabungan data.
Untuk melakukan backup, pilih tahun anggaran kemudian pilih direktori tujuan backup dengan menekan tombol ‘….’ yang akan menampilkan daftar drive berikut direktorinya.
Kemudian pilih parameter backup, yaitu ‘Dep_Lokasi’ untuk membackup seluruh data departemen per-provinsi, parameter ‘Dep_Unit’ untuk membackup seluruh data departemen per-unit, dan parameter ‘Satker’ untuk membackup data RKAKL per-satuan kerja.
Data hasil backup rkakl mempunyai penamaan file sesuai dengan kode parameternya. Parameter ‘Dep_Lokasi’ akan menghasilkan file ‘zdl999xx.08’ dimana ‘999’ merupakan kode departemen dan ‘xx’ merupakan kode lokasi, sedang ‘08’ merupakan tahun anggaran 2008. Parameter ‘Dep_Unit’ akan menghasilkan file
63
‘zdu999xx.08’ dimana ‘999’ merupakan kode departemen dan ‘xx’ merupakan kode unit. Dan parameter ‘Satker’ akan menghasilkan file ‘zs999999.08’ dimana ‘999999’ merupakan kode satker.
Apabila parameter yang digunakan adalah ‘satker’, maka muncul isian kode satker yang hendak dibackup. Tekan tombol ‘….’ yang akan menampilkan daftar satker pada direktori yang sudah diplih pada langkah awal. Pilih satker yang hendak dibackup. Apabila cukup banyak satker yang terdaftar, pencarian satker dapat dilakukan melalui isian cari satker dengan mengetikkan kode satker atau (sebagian) nama satker. Selanjutnya tekan tombol proses.
VI.B. BACKUP DATA DIPA
Agak mirip dengan form sebelumnya, menu ini digunakan untuk melakukan proses backup, yaitu pemindahan data transaksi yang tersimpan di database aplikasi RKA-KL ke dalam media lain, seperti diskette, flashdisk, harddisk. Yang membedakan dengan menu sebelumnya yaitu, backup data dipa ini ditujukan untuk keperluan pencetakan dokumen dipa. Data yang digunakan untuk pencetakan dokumen dipa merupakan summary dari data RKAKL. Cara backup-nya sama seperti form sebelumnya.
Sama seperti backup rkakl, hasil backup data dipa mempunyai penamaan file sesuai dengan kode parameternya. Parameter ‘Dep_Lokasi’ akan menghasilkan file ‘ddl999xx.08’ dimana ‘999’ merupakan kode departemen dan ‘xx’ merupakan kode lokasi, sedang ‘08’ merupakan tahun anggaran 2008. Parameter ‘Dep_Unit’ akan menghasilkan file ‘ddu999xx.08’ dimana ‘999’ merupakan kode departemen dan ‘xx’
64
merupakan kode unit. Dan parameter ‘Satker’ akan menghasilkan file ‘ds999999.08’ dimana ‘999999’ merupakan kode satker.
VI.C. RESTORE DATA RKAKL
Kebalikan dari form sebelumnya, menu ini digunakan untuk melakukan proses restore, yaitu pemindahan data dari direktori media penyimpanan data (diskette, flashdisk, hardisk) ke dalam database aplikasi RKA-KL. Pada proses restore ini data yang direstore akan menimpa data yang sudah ada dan digantikan dengan data yang baru hasil restore pada parameter yang sama.
Untuk memulai restore data, pilih tahun anggaran kemudian pilih letak direktori data yang hendak direstore dengan menekan tombol ‘….’ disamping kanan isian direktori. Selanjutnya muncul daftar drive berikut direktorinya.
Setelah direkori asal data diisi/dipilih, maka bila pada direktori tersebut terdapat file data RKAKL, akan muncul daftar file yang akan direstore. File yang muncul dapat berupa data per-unit, per-satker, atau per- lokasi tergantung jenis file backup (dari aplikasi RKAKL). Untuk menentukan file mana yang akan direstore, isikan tanda check ‘v ‘ pada kotak kecil disamping kanan file. Jumlah file yang hendak direstore tergantung dari berapa file yang diberi tanda check ‘v ‘. Setelah file yang hendak direstore diberi tanda, kemudian tekan tombol proses.
65
Apabila satker (atau file backup) yang akan direstore tidak terdaftar di referensi satker, maka akan muncul file yang bertuliskan ’*** satker tdk terdaftar di referensi !! ***’.
VI.D. GABUNG DATA
Form ini digunakan untuk menggabungkan dua buah data satker dengan kode satker yang sama, tetapi mempunyai isi data yang berbeda secara transaksi, misalnya program, kegiatan, subkegiatan, MAK, lokasi kabupaten/kota, register, sumber dana dan KPPN. Jadi hanya data satker yang dapat digabung. Apabila data yang akan di gabung sama persis dengan data yang sudah ada di database, maka proses gabung data akan mengabaikan (bypass) data tersebut.
Untuk memulai proses penggabungan, isikan kode tahun anggaran kemudian tentukan drive dan direktori letak data yang akan digabung (diskette, flash disk atau harddisk) dengan menekan tombol bertanda .
Isikan kode satker yang akan digabung, atau bisa dipilih melalui tombol untuk menampilkan secara otomatis data satker yang ada di direktori sumber. Selanjutnya pada kotak satker tujuan gabung akan memberikan keterangan secara otomatis apakah satker tujuan gabung sudah pernah ada di database atau belum. Satker tujuan gabung ini mencari data satker yang sama dengan satker pilihan yang akan di gabung dan menghitung secara otomatis jum lah pagu yang ada di database untuk ditampilkan pada kolom pagu sebelum gabung.
66
Tekan tombol proses untuk memulai gabung. Selanjutnya di kolom pagu data input akan ditampilkan jumlah total pagu dari data yang akan digabung, dan muncul layar konfirmasi apakah proses gabung akan dilanjutkan atau tidak. Jumlah pagu akhir akan terisi secara otomatis setelah proses gabung dilakukan. Jumlah ini tergantung dari isi data yang digabung, artinya apabila data yang digabung sama persis dengan data yang sudah ada di database maka kolom jumlah ini tidak akan berubah.
VI.E. HAPUS DATA
Menu hapus data ini berfungsi untuk menghapus data secara lebih cepat melalui parameter ‘departemen-lokasi’, ‘departemen-unit’, dan parameter ‘satker’. Hapus data dapat juga melalui menu perekaman rincian belanja (data entry) namun hanya dapat dihapus persatker atau seluruh satker tanpa melalui pilihan ketiga parameter tadi.
Apabila yang dipilih adalah parameter ‘departemen-lokasi’, maka dibawah isian parameter muncul pilihan kode departemen dan kode provinsi. Demikian pula bila yang dipilih adalah parameter ‘departemen-unit’, maka dibawah isian parameter muncul pilihan kode departemen dan kode unit organisasi. Sedang bila yang dipilih adalah parameter ‘satker’, maka dibawah isian parameter muncul pilihan kode satker.
67 VI.F. SPLIT SATKER
Split satker digunakan untuk menyederhanakan referensi tabel satker yang defaultnya berisi ribuan kode satker milik seluruh kementerian/lembaga, menjadi beberapa buah saja sesuai dengan parameter yang ditentukan. Tabel satker yang sederhana / sedikit akan membantu performance komputer menjadi lebih baik, sebab aplikasi hanya membaca kode-kode satker dengan jumlah yang lebih sedikit.
68
Untuk melakukan split satker, klik pilihan parameter departemen terte ntu atau unit tertentu atau lokasi tertentu. Kemudian isikan kolom parameter dibawahnya sesuai dengan kebutuhan. Jadi apabila hendak menampilkan satker Ditjen Perbendaharaan di provinsi Jawa Tengah, cukup isikan kode departemen 023, unitnya 08 dan lokasi 03. Kemudian tekan tombol proses.
VI.G. UBAH LOKASI KEGIATAN
Menu ini digunakan untuk mengubah lokasi kegiatan. Hal ini dilakukan melalui menu/layar tersendiri karena kode lokasi kegiatan merupakan field key yang tidak bisa diubah pada layar rincian belanja (data entry).
Untuk mengubah kode lokasi kegiatan yang sudah direkam pada aplikasi, arahkan cursor ke kolom ‘kabupaten baru’ kemudian lakukan double click sehingga muncul daftar kode/nama kabupaten/kota tujuan yang perlu dipilih. Arahkan cursor ke kabupaten/kota yang dituju lalu tekan tombol proses.
VI.H. UBAH KPPN
Menu ini digunakan untuk mengubah KPPN. Hal ini dilakukan melalui menu/layar tersendiri karena kode KPPN merupakan field key yang tidak bisa diubah pada layar rincian belanja (data entry).
69
Untuk mengubah kode KPPN yang sudah direkam pada aplikasi, arahkan cursor ke kolom ‘KPPN Pengganti’ kemudian lakukan double click sehingga muncul daftar kode/nama KPPN tujuan yang perlu dipilih. Arahkan cursor ke KPPN yang dituju lalu tekan tombol proses.
VI.I. PERBAIKAN DATA
Layar ini digunakan untuk memperbaiki kualitas data yang sudah direkam sesuai dengan validasi yang berlaku. Perbaikan Data antara lain digunakan bila jumlah uang pada dokumen pencetakan berbeda dengan jumlah uang pada data entry. Fungsinya yaitu :
- Mengurutkan nomor record; - Menghapus double record;
- Menghapus program, kegiatan, subkegiatan dan mak yang tidak mempunyai detil mak;
- Memunculkan program, kegiatan, subkegiatan dan mak yang mempunyai detil mak
- Membenahi jumlah PaguPHLN, PaguRMP dan PaguRKP sesuai dengan cara hitung dan porsinya;
70
Proses perbaikan data ini lebih cepat respond time-nya bila dibandingkan dengan menu perbaikan data pada aplikasi versi sebelumnya. Proses ini juga tidak menghilangkan data yang berupa angka. Bila ditemukan data yang tidak sesuai, hasil perbaikan data akan ditampilkan pada akhir proses. Informasi kesalahan data dapat dilihat pada file excel pada subdirectory ‘…\trs\’.
VI.J. UBAH PROGRAM KEPEMIMPINAN
Menu ini digunakan untuk mengubah program penyelenggaraan pimpinan kenegaraan dan kepemerintahan (PPKK) yg didalamnya mempunyai kegiatan 0001 sd 0005 menjadi kode program yg lainnya.
Pada aplikasi versi sebelumnya, program PPKK berisi kegiatan yang bersifat mengikat atau merupakan kegiatan dasar yang mendukung kinerja satker. Untuk aplikasi versi ini, kegiatan dasar (0001 dan 0002) tidak diletakkan pada program PPKK. Untuk mengantisipasi kegiatan yang sudah terlanjur diletakkan pada program PPKK (data berasal dari copy tahun anggaran lalu), disediakan form/layar isian ini sehingga mempermudah pengguna aplikasi untuk memindahkan kegiatan tsb.
Dengan demikian tidak perlu melakukan proses copy data melalui menu rincian belanja. Untuk mengubah kode program yang sudah direkam pada aplikasi, arahkan cursor ke kolom ‘kode program baru’ kemudian lakukan double click sehingga muncul daftar fungsi/subfungsi/program tujuan yang perlu dipilih. Arahkan cursor ke program yang dituju lalu tekan tombol proses.
71
Apabila sudah dilakukan ubah program PPKK melalui layar ini, selanjutnya dilakukan penggabungan data subkegiatan yang ada pada kegiatan 0003-perawatan gedung kantor/khusus, 0004-perawatan sarana dan prasarana kantor, dan 0005- penyelenggaraan tata usaha perkantoran, kearsipan, perpustakaan dan dokumentasi ke kegiatan 0002-operasional dan pemeliharan kantor. Hal ini dilakukan karena kegiatan 0003, 0004 dan 0005 sudah tidak digunakan lagi dan isi (subkegiatan)-nya dimasukkan ke kegiatan 0002.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menggabung kegiatan 0003, 0004 dan 0005 ke dalam kegiatan 0002 yaitu semua mak yang terdapat didalamnya harus berisi belanja barang mengikat (kode mak berwarna merah). Sehingga apabila terdapat mak yang tidak mengikat (kode mak berwarna hitam), mak tersebut diganti menjadi mak mengikat atau dikeluarkan dari kegiatan 0002. Demikian juga untuk kegiatan 0001 harus berisi belanja pegawai mengikat (kode mak berwarna merah). Sehingga apabila terdapat mak yang tidak mengikat pada kegiatan 0001, mak
72
BAB VII
PENUTUP
Pada bagian ini terdapat dua menu pilihan, keluar dan info. Menu Keluar digunakan sebagai fasilitas untuk keluar dari aplikasi (mengakhiri seluruh kegiatan pada aplikasi RKA-KL) sehingga aplikasi akan kembali pada layar Windows. Pilihan Info digunakan untuk menayangkan nomor telepon yang dapat dihubungi. Informasi ataupun saran dapat dialamatkan pada telepon yang tertera.