PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN WARALABA
C. Struktur Finansial
4.2.2 Manajemen Pengembangan Ritel A Sumber Daya Manusia (SDM)
1.) Struktur Organisasi
Sebelum membuat sebuah struktur organisasi perlu mendefinisikan terlebih dahulu tugas tugas yang ada dalam sebuah perusahaan. Menurut Waters (2011), terdapat tugas pokok yang harus ada dalam sebuah struktur perusahaan ritel. Penjabaran tersebut dapat dilihat pada tabel 4.14
Tabel 4.14.Penjabaran Fungsi pada Ritel
No Jabatan Tugas
1. Owner merupakan pemilik yang berkuasa dan
bertanggungjawab penuh atas kepemilikan perusahaan Operational
Manager
merupakan orang yang bertanggungjawab penuh terhadap kegiatan operational toko sehari – hari. a Pelayanan penjualan pada customer
b Penerimaan servis
c Pemesanan barang oleh customer
d Inventaris barang dagangan
a Pelayanan pembayaran barang yang dibeli oleh
customer.
b Pelayanan pembayaran barang yang diservis
c Pencatatan laporan keuangan harian
-Kurir a Melayani jasa pengirimian kepada customer
a Pelayanan servis pada customer
b Mampu menjelaskan kepada customer perihal
permasalahan
Finance Bertanggung jawab penuh dalam hal mengelola keuangan yang berhubungan dengan operasional ritel a. Menyusun anggaran belanja
b. Penggajian karyawan
c. Pemberian THR
d. Pemberian santunan karyawan
a. Pencatatan laporan keuangan harian
b. Pembukuan laporan keuangan
-Sales Counter -Cashier -Teknisi 3. -Finance Accounting 2.
Tabel 4.14.Penjabaran Fungsi pada Ritel (Lanjutan)
No Jabatan Tugas
a. Mengenalkan perusahaan serta produk yang dijual kepada khalayak umum (masyarakat) dengan promosi melalui berbagai macam media (promotion), hubungan kemasyarakatan (public relations), maupun display di toko (visual displays).
b. Menghasilkan ide dan gagasan untuk memasyarakatkan produk
c. Bertanggungjawab melakukan pemilihan supplier yang tepat untuk perusahaan.
Merchandising Bertugas dalam pembelian (buying), penjualan barang (selling), perencanaan (planning), dan pengendalian kapasitas (inventory control)
a. Perencanaan barang yang akan dibeli ke supplier b. Pembelian sekaligus pembayaran barang dari supplier
c. Pengiriman barang ke distributor a. Pengeluaran barang dari gudang -Inventory b. Penerimaan barang dari supplier
c. Pengecekan kualitas (quality control) a. Mengadakan recruitmen karyawan baru b. Training karyawan baru
c. Bertanggungjawab atas cuti / ijin karyawan 7. Information &
Technology
Bertanggungjawab dalam pengelolaan information technology dalam perusahaan
8. Security Bertanggung jawab melindungi dan menjaga keamanan toko dan perusahaan dari pencurian.
4. Marketing
5.
-Purchasing
6. Human Relations
Setelah penjabaran fungsi masing – masing pekerjaan baru kemudian dirancang struktur organisasi perusahaan. Salah satu bentuk struktur organisasi untuk ritel menurut Utami (2010) adalah struktur organisasi fungsional, dimana struktur organisasi ini disusun berdasarkan fungsi yang dijalankan oleh masing – masing departemen (bagian). Struktur ini cocok diterapkan pada ritel kategori printer dan tinta karena dengan menggunakan struktur organisasi ini tanggung jawab dilakukan oleh masing – masing bagian yang langsung bertanggungjawab kepada atasan.
Gambar 4.6.Struktur Organisasi Pewaralaba
Penyusunan struktur organisasi bagi terwaralaba harus
memperhatikan modal yang dimiliki karena semakin banyaknya karyawan akan menyebabkan banyaknya pengeluaran yang harus dikeluarkan tiap bulannya untuk penggajian. Oleh karena itu untuk meminimalisasi biaya gaji karyawan, maka sebuah jabatan dapat merangkap jabatan lain. Terdapat 3 skenario dalam perancangan struktur organisasi bagi pihak terwaralaba.
Skenario 1 dilakukan dalam keadaan pihak terwaralaba baru saja membuka gerai tokonya. Keadaan ini tidak membutuhkan karyawan dalam jumlah yang banyak. Pada skenario 1, struktur organisasi terwaralaba dikepalai oleh seorang store manager. Store manager bisa sang terwaralaba sendiri atau menunjuk orang lain. Akan tetapi lebih baik jika store manager merupakan pihak terwaralaba langsung karena pengawasan yang dilakukan dapat berjalan aktif. Untuk fungsi marketing accounting, dan finance dilakukan oleh store manager. Sedangkan fungsi purchasing dan inventory digabung menjadi satu menjadi merchandising dan fungsi HRD, IT , dan security dihilangkan. Struktur organisasi untuk skenario 1 dapat dilihat pada gambar 4.7
Gambar 4.7.Struktur Organisasi Terwaralaba (Skenario 1)
Skenario 2 seperti ditunjukkan pada gambar 4.8 dilakukan dalam keadaan bisnis terwaralaba sudah berkembang cukup baik. Keadaan ini membutuhkan karyawan dalam jumlah yang banyak sehingga harus dilakukan pemecahan jabatan. Berbeda dengan skenario 1, fungsi
marketing dan accounting tidak dilakukan oleh store manager namun berdiri sendiri, namun fungsi finance masih dilakukan oleh store manager. Fungsi purchasing dan inventory juga tidak digabung menjadi satu yaitu merchandising namun berdiri sendiri. Sedangkan fungsi HRD, IT , dan security dihilangkan.
Store Manager
Sales
Counter Cashier Kurir Teknisi Accounting Marketing Purchasing Inventory OWNER
Gambar 4.8.Struktur Organisasi Terwaralaba (Skenario 2)
Fungsi human resource tidak penting bagi terwaralaba karena sebagian tugasnya dikerjakan oleh pihak pewaralaba. Untuk tugas
cuti, libur dan lainnya menjadi tangggungjawab seorang store manager. Untuk IT dan security merupakan optional (pilihan). Kedua fungsi tersebut bisa diadakan atau tidak tergantung dari kebutuhan dan sumber daya yang dimiliki. Jika pewaralaba memmpunyai bisnis waralaba yang menggunakan IT, maka pihak terwaralaba juga wajib mempunyai karyawan yang menguasai IT. Jika keadaan ini terjadi maka dapat disebut sebagai skenario 3 dan bentuk struktur organisasinya dapat dilihat pada gambar 4.9
Gambar 4.9.Struktur Organisasi Terwaralaba (Skenario 3)
2.) Jumlah SDM
Berdasarkan struktur organisasi yang dibuat maka kemudian dapat dihitung alokasi sumber daya yang dibutuhkan oleh masing masing pekerjaan. Dasar pengalokasian sumber daya ini adalah dengan melihat tugas yang dimiliki oleh masing – masing jabatan. Untuk jabatan yang berat alokasi sumber daya manusia lebih banyak. Alokasi sumber daya manusia untuk usaha ritel kategori printer dan tinta dapat dilihat pada tabel 4.15. sampai tabel 4.18.
Tabel 4.15.Jumlah Sumber Daya Pewaralaba
No Jabatan Jumlah
1. Owner 1 orang Store Manager 1 orang -Sales Counter 3 orang -Cashier 2 orang -Kurir 1 orang -Teknisi 2 orang Finance -Finance 1 orang -Accounting 1 orang 4. Marketing 1 orang Merchandising -Purchasing 1 orang -Inventory 1 orang 6. Human Relations 1 orang 7. Information & Technology 1 orang 8. Security 1 orang Total 18 orang 2.
3.
5.
Tabel 4.16.Jumlah Sumber Daya Terwaralaba (Skenario 1)
No Jabatan Jumlah
1. Store Manager 1 orang 2. Sales Counter 2 orang 3. Cashier 2 orang 4. Kurir 2 orang 5. Teknisi 2 orang 6. Merchandising 1 orang Total 10 orang
Tabel 4.17.Jumlah Sumber Daya Terwaralaba (Skenario 2)
No Jabatan Jumlah
1. Store Manager 1 orang 2. Sales Counter 2 orang 3. Cashier 2 orang 4. Kurir 1 orang 5. Teknisi 2 orang 6. Accounting 1 orang 7. Marketing 1 orang 8. Purchasing 1 orang 9. Inventory 1 orang
Tabel 4.18.Jumlah Sumber Daya Terwaralaba (Skenario 3)
No Jabatan Jumlah
1. Store Manager 1 orang
2. Sales Counter 2 orang
3. Cashier 2 orang 4. Kurir 1 orang 5. Teknisi 3 orang 6. Accounting 1 orang 7. Marketing 1 orang 8. Purchasing 1 orang 9. Inventory 1 orang
7. Information & Technology 1 orang
8. Security 1 orang
Total 15 orang
3.) Sistem Rekrutmen Karyawan
Perekrutan karyawan merupakan proses mendapatkan orang yang dijadikan sebagai karyawan perusahaan. Nantinya karyawan tersebut bisa ditempatkan di toko ataupun di kantor pusat. Banyak cara yang dapat dilakukan untuk melakukan perekrutan karyawan, diantaranya :
a) Cara kerjasama, yaitu dengan melakukan kerjasama dengan
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK). Cara ini dipilih karena para lulusan SMK merupakan tenaga yang terlatih untuk langsung terjun di dunia usaha.
b) Iklan di media, yaitu dengan melakukan pemasangan info
lowongan kerja di semua media baik koran, TV, ataupun radio.
c) Rekomendasi, yaitu dengan mempertimbangkan sumber daya
manusia yang direkomendasikan oleh pihak terwaralaba. Dalam hal ini pihak terwaralaba yang memilih calon calon pegawai dan kemudian mengajukan calon – calon tersebut untuk diseleksi oleh pewaralaba. Jika memenuhi standar yang ditetapkan maka calon – calon tersebut dapat direkrut menjadi pegawai.
b) Pendidikan Minimal SMA/SMK;
c) Menguasai Komputer & Ms. Office (terutama Ms.Word dan Ms.Excell);
d) Lebih diutamakan memiliki SIM C;
e) Lebih diutamakan memiliki memiliki kendaraan pribadi;
f) Lebih diutamakan telah bekerja di perusahaan sejenis sebelumnya; g) Memiliki pengalaman dibidang retail, printer, dan tinta ;
h) Mampu bekerja dibawah tekanan;
i) Ulet, teliti, cekatan dan mau bekerja keras;
j) Mempunyai relasi yang luas;
k) Bersedia ditempatkan diseluruh unit kerja perusahaan.