Pengukuran Produktivitas
2.8 Manajemen Perubahan
Sebagai manusia kita hidup dalam dunia penuh perubahan. Perubahan merupakan sesuatu hal yang pasti (terjadi, dan akan terjadi), hal mana sudah diketahui oleh manusia sejak zaman dahulu, yang diungkapkan mereka melalui kata-kata “Panta Rei” (bahasa Belanda: alles verandert – bahasa Inggris: evertyhing changes).
Dengan demikian berarti bahwa manusia perlu senantiasa “berubah” sesuai dengan tuntutan perubahan itu sendiri. Perubahan yang dimaksud meliputi misalnya perubahan dalam perilaku – perubahan dalam sistem nilai dan penilaian – perubahan dalam metode dan cara-cara bekerja – perubahan dalam peralatan yang digunakan – perubahan dalam cara-cara berpikir – perubahan dalam hal bersikap.
Singkat kata, manusia perlu senantiasa menyesuaikan diri dengan perubahan dan tuntutan perubahan. Perubahan dapat terjadi secara evolusioner, tetapi ia pula dapat berlangsung secara revolusioner. Perlu diingatkan bahwa tidak semua perubahan yang terjadi akan menimbulkan kondisi yang lebih baik, hingga dalam hal demikian tentu perlu
39
diupayakan agar bila dimungkinkan perubahan diarahkan ke arah hal yang lebih baik dibandingkan dengan kondisi sebelumnya.
Dengan demikian dapat kita mengatakan lagi bahwa perubahan senantiasa mengandung makna, beralihnya keadaan sebelumnya (the before condition) menjadi keadaan setelahnya (the after condition). Transisi dari kondisi awal hingga kondisi kemudian memerlukan suatu proses transformasi, yang tidak selalu berlangsung dengan lancarnya, mengingat bahwa perubahan-perubahan sering kali disertai aneka macam konflik yang muncul. Salah satu sasaran manajemen perubahan adalah: “mengupayakan agar proses transformasi tersebut berlangsung dalam waktu yang relatif cepat dengan kesulitan-kesulitan seminimal mungkin”. Pembahasan perubahan dan proses perubahan, biasanya dilakukan orang melalui fokus perubahan keorganisasian (organizational change). Keharusan untuk melaksanakan perubahan dewasa ini dalam lingkungan yang penuh turbulensi dan dinamika, merupakan sebuah fakta kehidupan bagi kebanyakan organisasi-organisasi dewasa ini tidak boleh menunggu hingga mereka mengalami proses kemunduran, dan barulah mereka melaksanakan perubahan-perubahan; mereka secara terus-menerus perlu memprediksi dan mengantisipasi kebutuhan akan perubahan. Ada berbagai macam alasan mengapa organisasi-organisasi berubah, dan banyak terdapat tipe perubahan yang dapat dilaksanakan mereka seperti misalnya perubahan yang timbul karena kegiatan restrukturisasi –engineering – dan e-engineering- inovasi dan TQM (Total Quality Management).
2.8.1 Beberapa Definisi Manajemen Perubahan
Perubahan adalah proses dimana kita berpindah dari kondisi yang berlaku menuju ke kondisi yang diinginkan, yang dilakukan oleh para individu, kelompok-kelompok serta organisasi-organisasi dalam hal bereaksi terhadap kekuatan-kekuatan dinamik “internal maupun eksternal”, (Cook et al., 1997:530). Definisi yang dikemukakan menimbulkan kesan bahwa kondisi yang sedang berlaku, atau yang sedang dihadapi, kurang memuaskan, sehingga diperlukan adanya perubahan untuk mencapai kondisi yang lebih diinginkan. Dengan demikian terlihat adanya unsur perekayasaan dalam hal menimbulkan/menciptakan kondisi perubahan tersebut. Adanya kekuatan - kekuatan dinamik internal dan eksternal yang turut menyebabkan adanya keharusan untuk menciptakan perubahan kiranya jelas, karena setiap organisasi senantiasa menghadapi masalah-masalah internal, tetapi karena, organisasi merupakan sistem, khususnya sistem terbuka, maka setiap organisai dengan sendirinya menghadapi tekanan-tekanan/tuntutan-tuntutan dari lingkungan untuk menciptakan perubahan.
40
Definisi berikut disajikan oleh Robbins. (Robbins/Coulter, 1999: 380). “Change...any alteration in people, structure or technology – perubahan...setiap perubahan dalam manusia, struktur atau teknologi”. Definisi ini menyatakan bahwa perubahan mencakup perubahan dalam manuisa, struktur, atau teknologi. Kiranya sekalipun tidak dinyatakan secara eksplisit oleh Robbins/Coulter, di dalam perubahan, tercakup perubahan dalam unsur lingkungan – nilai (sistem nilai) – dan sumber-sumber daya. Andaikan tidak ada perubahan, maka tugas perencanaan seorang manajer akan menjdai teramat sederhana, karena esok tidak akan berbeda dengan saat sekarang. Mengapa perubahan demikian penting bagi para manajer dan organisasi-organisasi? Secara sederhana, dapat dikatakan bahwa organisasi-organisasi yang tidak mengupayakan adanya perubahan tepat waktu sulit untuk memelihara ketahanan mereka. Tingkat perubahan berlangsung dengan cepat dalam kondisi sekarang, dan pengetahuan serta teknologi, senantiasa menciptakan inovasi-iniovasi baru dengan kecepatan yang luar biasa.
Pandangan Stephen P. Robbins menyatakan bahwa makin banyak organisai dewasa ini menghadapi lingkungan dinamik, dan yang mengalami perubahan, dan yang menyebabkan timbulnya keharusan untuk berubah. Ada enem macam kekuatan yang bekerja sebagai stimulan bagi perubahan yakni:
1. Sifat angkatan kerja yang berubah; 2. Teknologi;
3. Kejutan-kejutan ekonomi; 4. Tren sosial yang berubah; 5. Politik dunia “baru”;
6. Sifat persaingan yang berubah.
(secara singkat dinyatakan: “change: making things diffrerent”)
2.8.2 Tentangan terhadap Perubahan
Menurut Stephen P. Robbins dalam studi tentang perilaku individual dan perilaku keorganisasian, terlihat adanya gejala bahwa organisasi-organisasi dan anggotanya sering kali menentang perubahan. Dipandang dari sudut tertentu, hal tersebut adalah positif. Ia menyediakan suatu tingkat stabilitas dan prediktibilitas tertentu terhadap perilaku. Ada sejumlah sumber yang menimbulkan adanya tetangan atau penolakan terhadap perubahan.
41
Sumber penyebab timbulnya tentangan terhadap perubahan terdapat pada karakteristik dasar manusia seperti misalnya: persepsi – kepribadian – dan kebutuhan-kebutuan. Menurut Robbins terdapat adanya lima macam alasan mengapa individu-individu menentang perubahan. Perhatikan gambar berikut:
Gambar 5: Sumber (penyebab) Timbulnya Tentangan Atau Penolakan Individual Terhadap Perubahan
Tentangan Keorganisasian (Organizational Resistance)
Karena sifat mereka, organisasi-organisasi pada umumnya memiliki sifat konservatif; mereka secara aktif menentang perubahan. Orang telah mengidentifikasikan enam macam sumber (penyebab) timbulnya tentangan-tentangan keorganisasian. Mereka ditunjukkan pada gambar berikut:
Pemrosesan informasi
secara selektif Kebiasaan (habit)
Perasaan takut terhadap hal-hal yang tidak
diketahui Kepastian Faktor-faktor ekonomi Penolakan Individual Ancaman terhadap alokasi sumber-sumber
daya yang berlaku
Inertia sturktural
Ancaman terhadap hubungan-hubungan kekuasaan yang sudah
mapan
Fokus perubahan yang terbatas
Ancaman bagi ekspertis Tentangan Keorganisasia
42
Gambar 6 : Sumber (penyebab) Timbulnya Tentangan Keorganisasian Terhadap Perubahan
2.8.3 Cara Untuk Mengatasi Tentangan Terhadap Perubahan (Robbins, 1991: 643-644)
Ada enam macam taktik, yang disarankan untuk diterapkan oleh para agen perubahan, dalam hal menghadapi perubahan. Adapun taktik yang dimaksud sebagai berikut: