M anajemen SDM memiliki beberapa fungsi. Beberapa fungsi manajemen SDM yang diterapkan pada PT Istana Kebayoran Raya M otor, antara lain :
3.2.1 Prosedur Perekrutan Karyawan
Kegiatan perekrutan karyawan dilakukan oleh PT Istana Kebayoran Raya Motor karena adanya kebutuhan karyawan baru untuk mengisi suatu posisi yang kosong dalam perusahaan. Terlebih dahulu kepala divisi menganalisis job specification yang dibutuhkan. Kemudian kepala HRD menganalisis kebutuhan karyawan mengenai berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan, alasan dibutuhkan.
Pada PT Istana Kebayoran Raya M otor perekrutannya dilakukan dengan dua cara yaitu :
1. Perekrutan yang dilakukan dari internal perusahaan (dalam perusahaan). Hal ini dilakukan pertama kali pada saat ada posisi yang kosong dalam perusahaan.
Terlebih dahulu kepala divisi menganalisis job specification yang dibutuhkan.
Kemudian kepala HRD menganalisis kebutuhan karyawan mengenai berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan. Setelah itu, mereka memantau kinerja karyawan baik dari segi kemampuan, pengalaman maupun prestasi mereka selama bekerja di perusahaan antara lain dengan mengevaluasi form penilaian kinerja.
Apabila dari karyawan internal memenuhi persyaratan untuk mengisi jabatan yang kosong tersebut, kepala divisi akan membuat form kebutuhan tenaga kerja dan mengirimnya kepada bagian HRD. Selanjutnya Kepala HRD melakukan wawancara internal dengan karyawan tersebut dan jika perlu dilakukan juga psikologi tes, untuk mengetahui apakah karyawan ini layak untuk dipromosikan ataupun dimutasi. Kepala HRD akan mengeluarkan surat keputusan promosi atau mutasi pada karyawan yang telah dinyatakan layak atau lulus.
2. Perekrutan yang dilakukan dari external perusahaan (luar perusahaan). Hal ini
dilakukan bila dari internal perusahaan tidak ada karyawan yang bisa mengisi posisi.
Untuk merekrut karyawan dari luar perusahaan, Kepala HRD membuat konsep iklan mengenai job specification apa yang dibutuhkan oleh kepala divisi untuk mengisi jabatan yang kosong. Setelah iklan disetujui, diserahkan ke agen iklan untuk disebarkan melalui media cetak.
3.2.2 Prosedur Penyeleksian
Kegiatan penyeleksian dilakukan langsung oleh Kepala HRD. Surat lamaran yang masuk akan diseleksi oleh Kepala HRD sesuai dengan kriteria job specification yaitu pendidikan calon karyawan, misalnya bagian mesin tentu saja pendidikan minimal lulusan STM , dan berdasarkan pengalaman. Selanjutnya Kepala HRD akan menyerahkannya ke kepala Divisi. Kemudian kepala Divisi mendiskusikan jadwal wawancara tahap awal dengan Kepala HRD, wawancara ini mengenai latar belakang calon karyawan seperti pengalaman kerja, pendidikan, dan lain-lain. Barulah calon karyawan akan dihubungi untuk datang ke perusahaan untuk proses selanjutnya yaitu
wawancara yang dilakukan oleh kepala Divisi dan Kepala HRD. Adapun penilaian tes wawancara meliputi penilaian atas penampilan, cara bicara, kondisi kesehatan, kepribadian.
Hasil wawancara akan dievaluasi oleh Kepala HRD, setelah proses evaluasi selesai, Kepala HRD akan memilih calon karyawan yang sesuai dengan spesifikasi perusahaan untuk mengikuti psikotes, medical test. Apabila lulus tes, dilakukan wawancara tahap akhir mengenai negosiasi gaji. Untuk diterima sebagai pekerja, calon harus memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh perusahaan yang ditetapkan oleh Keputusan Direksi. Jika terdapat kesepakatan maka akan diterima menjadi karyawan percobaan.
Selanjutnya kepala HRD akan melakukan pencatatan data karyawan baru yang akan disimpan dalam bentuk M icrosoft Excel. Terkadang kepala HRD sering menemukan kesulitan dalam mencari data base karyawan serta tidak bisa memberikan informasi yang cepat dan up to date mengenai data karyawan disaat data karyawan sangat dibutuhkan.
3.2.3 Prosedur Penempatan, Orientasi dan Induksi Karyawan
Penempatan karyawan dilakukan jika calon karyawan telah melewati tahap seleksi. Tentu saja calon karyawan tersebut telah memenuhi segala persyaratan yang ditetapkan perusahaan, diterima sebagai karyawan percobaan dan diberlakukan masa percobaan kerja paling lama 3 (tiga) bulan terhitung sejak diterima kerja atau masuk kerja, dan adanya masa percobaan tersebut diberitahukan kepada yang bersangkutan secara tertulis. Selama masa percobaan, perusahaan dan karyawan percobaan dapat memutuskan hubungan kerja tanpa syarat. Seorang karyawan yang menyelesaikan masa
percobaan dengan baik akan diangkat sebagai karyawan tetap dan akan menerima surat pengangkatan dari pejabat yang berwenang di perusahaan sesuai dengan penggolongannya.
Aktivitas orientasi dilakukan oleh kepala HRD dan kepala divisi yang bersangkutan pada hari pertama karyawan baru bekerja. Kepala HRD memperkenalkan kepada karyawan baru tersebut tentang bidang usaha perusahaan secara rinci , struktur organisasi perusahaan, peraturan-peraturan dalam perusahaan, dan hak serta kewajiban karyawan. Sedangkan kepala divisi yang bersangkutan akan menjelaskan tentang tugas-tugas yang harus dilaksanakan dan memperkenalkan lingkungan kerja kepada karyawan baru dan memperkenalkan kepada karyawan lama beserta kedudukannya dalam perusahaan.
Aktivitas induksi karyawan baru dilakukan agar karyawan baru tersebut menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan dan menyadari bahwa dia harus menaati semua peraturan-peraturan serta mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik.
Setiap karyawan yang baru diterima kerja diberikan kartu absen pada hari pertama masuk kerja dan buku peraturan perusahaan. Karyawan wajib mengisi kehadirannnya sendiri dengan menaruh kartu absen pada mesin absen begitu juga pada saat pulang kerja.
3.2.4 Prosedur Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Kepala divisi menganalisis kebutuhan pelatihan karyawan berdasarkan penilaian kinerja, riwayat hidup, serta job description dari karyawan tersebut. Kepala divisi kemudian membuat rencana jangka panjang mengenai kebutuhan pelatihan tahunan.
Kepala divisi akan membuat form kebutuhan pelatihan, lalu form tersebut dikirimkan ke
bagian HRD. Setelah dianalisis dan disetujui, maka Kepala HRD akan menentukan sistem pelatihan. Pelatihan yang selama ini diadakan di PT Istana Kebayoran Raya M otor dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya yaitu dengan mendatangkan konsultan pelatihan atau trainer dari luar perusahaan. Kepala divisi akan mencari konsultan pelatihan atau trainer sesuai kebutuhan. Selanjutnya kepala divisi akan membuat surat permohonan pelatihan yang akan dikirimkan ke kepala HRD yang berisi antara lain, manfaat yang akan diterima karyawan dan perusahaan setelah diadakan pelatihan. Setelah disetujui, maka akan didiskusikan materi serta jadwal pelatihan.
Cara pelatihan lainnya yaitu dengan mendapat undangan pelatihan dari PT Honda Prospect M otor dan dilakukan secara periodik. Pelatihan yang diadakan oleh pihak PT Honda Prospect M otor diadakan di Head Office PT Honda Prospect Motor yaitu Training Center HPM Sunter, Jakarta.
Karyawan yang ikut serta dalam pelatihan ini biasanya dari bagian mekanik, Body & Paint dan sales. Tentu saja karyawan yang dikirim ditentukan oleh kepala divisi yang bersangkutan. Pelatihan yang diadakan oleh PT Honda Prospect M otor lebih bersifat ke teknik, misalnya bagaimana cara mengembalikan kondisi kendaran yang rusak keposisi semula, assembling dan disassembling sampai kendaraan siap untuk di dempul dan bagaimana cara memformulasikan warna cat hingga sesuai warna aslinya serta cara menyemprotkan hasil formulasi warna ke panel.
Karyawan yang telah mengikuti pelatihan akan mendapatkan sertifikat dari pihak PT Honda Prospect M otor. Kemudian kepala HRD akan membuat copy sertifikat, sebagai bukti untuk diperbaharuinya catatan pelatihan, serta catatan kualifikasi karyawan yang akan disimpan ke dalam file. Program pelatihan ini dapat membantu
perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawan itu sendiri, karyawan lain, dan juga perusahaan.
Didalam prosedur pelatihan dan pengembangan karyawan ini terdapat kendala dalam mengupdate data karyawan yang sudah melaksanakan pelatihan. Karyawan sering mengikuti pelatihan yg sama dan kadang-kadang karyawan mengikuti pelatihan yang tidak sesuai dengan bidangnya. Hal ini dikarenakan data master karyawan tidak terintegrasi antara kepala HRD dan Kepala Divisi karena masih disimpan dalam bentuk M icrosoft Excel dan dokumen tercetak.
3.2.5 Prosedur Penilaian Kinerja Karyawan
1. Penilaian kerja karyawan dilakukan dua kali dalam setahun oleh atasan langsung.
2. Hal-hal yang dinilai dalam penilaian prestasi kerja meliputi antara lain : kualitas kerja , kuantitas kerja, inisiatif kerja,hubungan kerja,disiplin kerja.
3. Pelaksanaan penilaian prestasi kerja dilakukan dengan mengunakan lembaran penilaian prestasi kerja yang telah ditetapkan dan pekerja berhak mengetahui hasil penilaiannya melalui atasan langsung.
4. Hasil penilaian prestasi kerja akan digunakan dalam menentukan antara lain : kenaikan gaji, besarnya bonus/insentif, pendidikan dan pelatihan.
3.2.6 Prosedur Promosi, Mutasi dan Demosi 1. Promosi
a. Perusahaan memberikan kesempatan kepada pekerja untuk dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi guna mengisi lowongan jabatan yang ada, dengan mempertimbangkan : kemampuan dan prestasi kerja, masa kerja dan masa
menjabat pada jabatan sekarang, pengalaman kerja, diketahui dan disetujui oleh M anajemen.
b. Bilamana seorang pekerja akan dipromosikan untuk suatu jabatan tertentu, maka diperlukan satu masa tertentu untuk penilaian atas kemampuan pada jabatan baru tersebut untuk itu kepada pekerja tersebut diberikan pengangkatan sementara (acting), yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
c. Pengangkatan sementara berlaku maksimum untuk jangka waktu selama enam bulan.
d. Setelah melalui pengangkatan sementara tersebut dengan hasil yang baik, maka perusahaan memberikan surat keputusan, yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
e. Promosi jabatan berpengaruh terhadap gaji karyawan.
2. Mutasi
a. Demi kelancaran kegiatan perusahaan serta pendayagunaan tenaga kerja, perusahaan dapat dan berhak menempatkan dan mutasikan pekerja untuk suatu jabatan atau pekerjaan keseluruh divisi yang ada di PT. Istana Kebayoran Raya M otor.
M utasi dapat dilakukan dengan alasan-alasan :
1. Bertambahnya pekerjaan di suatu tempat dengan memperhatikan