BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. 04/PB/II/1991/2. Perusahaan ini didirikan oleh Bp. Ang Kang Hoo, Bp. Somardi

(1)

1 BAB 3

ANALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT Istana Kebayoran Raya M otor didirikan pada tanggal 6 M ei 1982 dengan akte pendirian oleh Notaris R. M uh. Hendarmawan, S.H., dengan No.SIUP: 127/75/09- 04/PB/II/1991/2. Perusahaan ini didirikan oleh Bp. Ang Kang Hoo, Bp. Somardi Tjandra, dan Bp. Suhendra Gomaidy dengan nama Honda Fatmawati yang beralamat di Jl.R.S. Fatmawati No. 21 Kebayoran Baru – Jakarta 12410. Honda Fatmawati telah membuktikan performanya sebagai pusat penjualan dan pelayanan purna jual kendaraan yang berkualitas. Hal ini dapat dibuktikan melalui demikian besarnya penjualan unit kendaraan dan peningkatan pelayanan purna jual dari divisi suku cadang, body repair, serta divisi general repair melalui pengembangan program keanggotaan bengkel.

Keberhasilan PT. Istana Kebayoran Raya M otor melalui Honda Fatmawati tidak berhenti sampai disini saja. Pada tanggal 28 Juli 1994 PT. Istana Kebayoran Raya M otor mendirikan sebuah dealer Honda baru yang terletak di Pondok Indah dengan nama Honda Pondok Indah yang berlokasi di Jl. Sultan Iskandar M uda Kav 8, Arteri Pondok Indah Kostrad, Jakarta 12240.

Kini setelah 24 tahun berdiri, jumlah unit kendaraan Honda yang terjual di Indonesia telah mencapai angka yang semakin fantastis. M elihat hal ini mereka berusaha untuk meningkatkan performa penjualan dan pelayanan menjadi lebih baik lagi, seperti perluasan lahan dari 5.000 m2 menjadi 7.920 m2, penggantian dan penambahan fasilitas

(2)

dengan peralatan yang lebih canggih, peningkatan sumber daya manusia dalam kualitas maupun kuantitas, dan manajemen perusahaan yang lebih kokoh, solid, dan dinamis.

Dengan kata lain, Honda Fatmawati adalah pusat penjualan, perawatan, dan perbaikan mobil Honda yang terbesar dan terlengkap dalam upayanya memberikan performa yang terbaik untuk para pelanggannya.

PT. Istana Kebayoran Raya M otor telah mencapai prestasi yang luar biasa dalam perjalanannya selama 24 tahun dan para pemilik dari perusahaan ini adalah Bp. Ang Kang Hoo, Bp. Somardi Tjandra, dan Ibu Yanty Gomaidy. Sedangkan untuk manajemen perusahaan, Honda Fatmawati dikelola oleh Tim M anajemen yang kokoh, solid, dinamis, dan efisien yang terdiri dari : Bp. Somardi Tjandra (Komisaris Utama), Bp.

M uljadi Tanandjaja (Direktur Utama), Ibu Ang Hoey Lee (Direktur Keuangan), Bp.

Winata Harjanto (Direktur Penjualan), dan Bp. Iman S. Tjandra (General M anager) M anajemen PT. Istana Kebayoran Raya M otor menjalankan visi dan misi perusahaan dengan filosofi bahwa kepuasan pelanggan adalah yang terpenting bagi perusahaan.

M otor penggerak utama Honda Fatmawati terdiri dari manajemen dan karyawan yang tersebar diberbagai divisi, antara lain divisi penjualan, divisi general repair, divisi body repair, serta divisi suku cadang.

Tim M anajemen dan karyawan Honda Fatmawati yang semula terdiri dari 30 karyawan , kini telah berkembang menjadi 147 karyawan. Peningkatan jumlah karyawan dalam perusahaan tentunya juga diimbangi dengan peningkatan kesejahteraan karyawan

(3)

sesuai dengan falsafah perusahaan bahwa sumber daya manusia merupakan asset berharga perusahaan.

Untuk mencapai kinerja terbaik, karyawan diberi kesempatan mengikuti program pendidikan dan pelatihan. Selain itu perusahaan juga memberi dorongan motivasi kerja serta memberlakukan etos kerja yang tinggi.

Jaminan kesejahteraan diwujudkan dalam bentuk gaji serta fasilitas lainnya seperti ruang makan yang menyajikan makanan yang higienis dan bergizi, loker penyimpanan, ruang istirahat karyawan, fasilitas ruang kerja yang nyaman, perumahan, fasilitas transportasi, fasilitas ibadah, jaminan kesehatan dan kesejahteraan karyawan.

Bahkan Honda Fatmawati kini telah memiliki koperasi terbesar diantara pusat servis Honda di Indonesia yang telah mengkontribusikan 43 rumah tinggal dan 32 sepeda motor bagi para karyawannya.

Honda Fatmawati selalu mengacu kepada keseimbangan antara karyawan dan perusahaan. Bagi mereka karyawan adalah aset bagi perusahaan, sehingga sebagai timbal baliknya mereka sangat mencintai perusahaannya. Hal ini dapat dibuktikan dengan banyaknya karyawan Honda Fatmawati yang telah bekerja lebih dari 15 tahun, bahkan mencapai 23 tahun.

Ruang pamer Honda Fatmawati adalah pintu gerbang divisi penjualan yang memiliki jam kerja lebih lama, yakni dari pukul 08.00 pagi hingga 21.00 malam. Dengan luas sebesar 700m2 , ruang pamer Honda Fatmawati dapat menampung 10 unit kendaraan display. Sistem penjualan yang terkomputerisasi diterapkan guna memberikan pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggan. Pembelian kendaraan dapat dilakukan dengan cara yang fleksible, yakni tunai, kredit atau tukar tambah.

(4)

Pada periode tertentu mereka juga memberikan potongan atau hadiah langsung kepada para pelanggannya. Selain itu, mereka juga menyediakan layanan purna jual seperti kartu keanggotaan bengkel yang dapat dimiliki oleh setiap pelanggan. Dengan kartu tersebut pelanggan dapat menikmati berbagai kemudahan dan pelayanan khusus serta menikmati diskon dalam perawatan kendaraannya.

Untuk kepuasan pelanggan, pusat pelayanan Honda Fatmawati beroperasi dari pukul 08.00 pagi hingga 21.00 malam. Kunci kualitas pelayanan adalah memadukan keterampilan para mekanik profesional yang handal dan terlatih dengan peralatan canggih guna memberikan pelayanan yang cepat dan akurat.

Fasilitas pelayanan dilengkapi dengan bengkel general repair dengan 20 stall seluas 1.000 m2, body repair dengan 32 stall seluas 1.300 m2, ruang penyimpanan suku cadang sekitar 3.500 macam barang seluas 450 m2 yang persediaannya dikontrol secara computerized, sehingga kapasitas bengkel Honda dapat melayani perawatan dan perbaikan hingga 3.000 kendaraan per bulan.

Selain itu, mereka fasilitas canggih yang menjamin kendaraan pelanggan mendapatkan perawatan terbaik, misal : bengkel body repair yang dilengkapi dengan alat pelurus body dan sistem pencampuran cat modern serta pengecatan sistem oven untuk menjadikan kendaraan seperti baru kembali. Bagi para pemilik kendaraan lama, mereka juga menyediakan paket perawatan hemat untuk meremajakan kendaraan- kendaraan lama.

Fasilitas perawatan kendaraan mereka dilengkapi dengan peralatan lengkap dan canggih seperti 4 single post lift, 18 two-post lift, 2 scissor lift, computerized and full optical wheel alignment, computerized wheel balancer, car benchand measuring system,

(5)

2 painting and dry booth, kendaraan derek yang siap beroperasi 24 jam, ruang penyimpanan kendaraan baru dengan daya tampung 70 unit kendaraan dan peralatan lainnya yang sesuai dengan standar Honda.

Disamping itu, mereka juga menempatkan customer relations officer di divisi penjualan dan divisi after sales untuk menjembatani kebutuhan para pelanggan sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih baik.

Selain itu, Honda Fatmawati juga dilengkapi fasilitas penunjang lainnya seperti area parkir yang mampu menampung 100 unit kendaraan pelanggan, executive lounge, ruang tunggu yang nyaman, mushola, kantin keamanan, dan kids corner sebagai tempat bermain anak-anak.

3.1.2 S truktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas dan Wewenang 3.1.2.1 S truktur Organisasi Perusahaan

Berikut ini adalah gambar struktur organisasi PT Istana Kebayoran Raya Motor.

(6)

B oard of Directors

President Direc tor

O perat ional Direc tor

S ales Direc tor

Finance D irect or

G eneral Manager

S ales Manager

Finance M anager

S ales Superv isor

S ales E xecut iv e

S ales Count er

A ccount ing S taff

A dmin St af f Body &

Paint M anager B us iness Development

S ervic e

A dv is or Q C & P DI

S ervic e A dv is or As s. & A dm

T ec hnician

S ervice A dvisor

S erv ice

Advis or As s T ec hnician

Spare P art S taf f General R epair

Manager

Spare P art Manager Customer

Relat ion Of ficer

I T S taff HRD & GA

S ales Admin CR O

S howroom

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Istana Kebayoran Raya M otor Sumber: PT Istana Kebayoran Raya M otor tahun 2006

(7)

3.1.2.2 Uraian Tugas dan Wewenang

Berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang masing – masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi pada PT Istana Kebayoran Raya M otor.

1. Board of Directors

Board of Directors memegang kekuasaan tertinggi di perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

a. M embawahi President Director dan mempunyai wewenang untuk melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan perusahaan.

b. M engevaluasi, menyetujui, dan memberikan saran – saran terhadap kebijakan perusahaan.

c. M engangkat Director serta mengawasi segala aktivitas Director dalam menjalankan perusahaan.

d. M emberikan pertimbangan terhadap rencana yang disusun oleh Director.

e. M enerima laporan pertanggungjawaban dari President Director mengenai aktivitas perusahaan.

2. President Director

Tugas dan tanggung jawabnya :

a. Bertanggung jawab kepada Board of Directors.

b. M enetapkan dasar – dasar kebijakan perusahaan dengan dibantu Director.

c. M erumuskan visi dan misi perusahaan dan mengajukannya kepada Board of Directors.

d. M embuat perencanaan strategis jangka panjang yang akan dijalankan perusahaan sesuai dengan visi dan misi yang ada.

(8)

e. M enerima laporan-laporan dan pertanggungjawaban dari setiap departemen.

f. M engawasi operasi perusahaan melalui laporan – laporan yang diterima maupun pengawasan secara langsung.

g. M emberikan laporan pertanggungjawaban kepada Board of Directors secara berkala.

3. Operational Director

a. Bertanggung jawab kepada President Director

b. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional perusahaan dan memberikan laporan pertanggungjawaban kepada President Director

4. Sales Director

b. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran dan penjualan yang meliputi pengawasan rencana dan target serta melakukan analisis terhadap hasil kegiatan.

c. M embuat strategi pemasaran dan penjualan.

d. M enyusun dan mengawasi anggaran biaya promosi dan penjualan.

e. M engamati perkembangan pasar.

(9)

5. Finance Director

b. Bertanggung jawab atas seluruh bagian keuangan dan mengawasi seluruh kegiatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan, serta mengamankan seluruh harta perusahaan.

c. M enyusun kebijakan prosedur dan program kerja dibidang administrasi keuangan dan akuntansi dan mengawasi pelaksanaanya.

6. General Manager

a. Bertanggung jawab kepada Operational Director

b. M engkoordinasikan dan mengawasi setiap kegiatan operasional perusahaan agar sesuai dengan kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan

c. M engadakan rapat rutin dengan manajer setiap divisi untuk mengambil keputusan mengenai langkah – langkah pengembangan dan perbaikan.

d. M emberikan laporan pertanggungjawaban kepada Operational Director

7. Sales Manager

a. Bertanggung jawab kepada Sales Director

b. M elaksanakan strategi pemasaran dan penjualan yang telah ditetapkan oleh Sales Director

c. M enentukan target penjualan

(10)

d. M engawasi dan bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan promosi dan penjualan.

8. Finance Manager

a. Bertanggung jawab kepada Finance Director

b. M engawasi penggunaan aktiva perusahaan khususnya kas

c. Bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan pencatatan akuntansi

d. Bertanggung jawab untuk pembayaran gaji kepada karyawan.

9. Business Development ( Data Analysis) Tugas dan tanggung jawabnya :

a. M enghitung upah mekanik, Ass. Service Advisor, Service Advisor, insentif unit mobil masuk dan insentif Sparepart, Insentif Derek di Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah

b. Analisis jumlah member Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah c. Input sisa pemakaian bahan Body & Paint di Honda Fatmawati

d. Cek Stok Opname karyawan Body & Paint dengan bahan yang digunakan oleh staff

e. Hitung insentif karyawan Body & Paint Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah

f. Buat analisis data dan Gross Margin Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah

(11)

10. Business Development (QC. General Repair) Tugas dan tanggung jawabnya :

• Monitoring yang meliputi:

a. M obil masuk

b. M obil yang selesai dikerjakan dan tidak selesai

c. M obil-mobil yang terlalu lama di parkirkan setelah selesai dikerjakan ataupun tidak selesai

d. M obil-mobil repair berat

e. M obil-mobil claim pengulangan kerja

f. Surat-surat komplain customer bengkel dan meresponnya

11. Business Development (QC. B/P) Tugas dan tanggung jawabnya :

a. M engambil data untuk laporan bulanan meliputi : i. Jumlah mobil keluar

ii. Jumlah pengulangan kerja iii. Komplain kendaraan

b. M engamati dan mencoba memperbaiki prosedur-prosedur kerja pada body repair

12. Human Resource Department & General Affair

Bagian Human Resource Department & General Affair dikerjakan oleh satu orang, dimana orang tersebut juga bertanggung jawab dalam hal penggajian.

Berikut ini dijabarkan pembagian tugas secara spesifik, antara lain:

(12)

a. Human Resource Department Tugas dan tanggung jawabnya :

• Mengatur dan menyelesaikan hak- hak pegawai

• Membuat surat pengangkatan dan pemberhentian pegawai serta membuat surat referensi kerja

• Merekrut karyawan baru

• Memasang iklan lowongan pekerjaan

• Menentukan strategi dan kebijakan pengembangan SDM

• Menerapkan strategi dan kebijakan itu dalam bentuk program pelatihan, pemantauan, dan peningkatan prestasi SDM sehingga kualitas dan kinerja SDM yang dimiliki perusahaan dapat ditingkatkan.

• Bertanggung jawab atas keberhasilan peningkatan kinerja perusahaan.

b. General Affair

• Perawatan gedung

• Service Telepon

• Service dan perawatan AC

• Membawahi bagian Umum dan Satpam

• Mengontrol cleaning service c. Payroll

(13)

• Membuat kartu absensi dan menjaga atau mengawasi absensi pegawai

• Membuat daftar gaji karyawan staff dan menghitung lemburan karyawan

• Menghitung potongan Jamsostek karyawan

• Membagikan upah mekanik kepada masing – masing kepala divisi

13. Service Advisor B/P

a. M enerima keluhan dari customer dan mencatatnya pada working order b. M endiagnosa kendaraan bersama customer dan memberikan penjelasan

diagnosa ke customer

c. M embuat estimasi pekerjaan, waktu dan biaya d. M elayani surveyor asuransi

e. M enyiapkan berkas claim f. M enjual kartu member

14. Assisten Service Advisor B/P Tugas dan tanggung jawabnya :

a. M embantu Service Advisor dalam melaksanakan tugasnya

15. Technician Body & Paint

Terdiri dari 4 bagian dengan pembagian tugas masing – masing sebagai berikut :

(14)

a.Ketok B/P

M engembalikan kondisi kendaran yang rusak keposisi semula, assembling dan disassembling sampai kendaraan siap untuk di dempul

b.Dempul B/P

M elanjutkan pekerjaan mekanik ketok, untuk menghaluskan hasil pengetokan hingga ke posisi semula hingga siap untuk dilakukan proses pengecatan

c. Mixing B/P

M emformulasikan warna cat hingga sesuai warna aslinya d.Cat B/P

M enyemprotkan hasil formulasi warna ke panel kendaraan yang selesai dilakukan pendempulan

16. PDI B/P

a. M emeriksa hasil pengerjaan dan merapikan kendaraan yang siap untuk diambil

b. M emutuskan apakah kendaraan layak untuk diserahkan atau diperbaiki kembali

17. Service Advisor General Repair Tugas dan tanggung jawabnya :

a. M enerima keluhan dari customer dan mencatatnya pada working order b. M endiagnosa kendaraan bersama customer dan memberikan penjelasan

diagnosa ke customer

(15)

c. M emberikan informasi kepada customer tentang lamanya pekerjaan dan estimasi biaya

d. M enjual kartu member

18. Assisten Service Advisor General Repair Tugas dan tanggung jawabnya :

a. Terima order dari SA b. M embuat faktur

c. Input data mobil masuk ke komputer d. M engisi buku service

e. M embuat estimasi customer

19. Technician General Repair Tugas dan tanggung jawabnya :

a. M elaksanakan pekerjaan dengan baik yang ditugaskan oleh Service Advisor b. M elaksanakan penggantian spareparts sesuai dengan apa yang di butuhkan

dengan persetujuan Service Advisor

c. M emberitahukan kepada Service Advisor bahwa kendaraan telah selesai di perbaiki

20. Customer Relation Officer General Repair ( CRO ) Tugas dan tanggung jawabnya :

a. M enangani komplain pelanggan secara langsung dan lewat telepon b. M elakukan follow up dengan cara menghubungi customer perhari

(16)

c. Kontrol harian dan memfollow up komplain dealer

d. Konfirmasi ke bagian sparepart untuk mengontrol pemesanan barang-barang klaim garansi dan konfirmasi ke bagian tool room untuk pengiriman barang- barang bekas garansi (HPM garansi)

e. Input mobil perhari ke dalam komputer (incoming car)

21. Staff Sparepart

a. Staff Sparepart pelayanan ke General Repair & Body Paint Tugas dan tanggung jawabnya :

• Pengadaan suku cadang keperluan Bengkel dan Body Repair

• Pengadaan suku cadang Non-Honda untuk keperluan Body Repair dan Estimasi

• Pelayanan loket suku cadang keperluan Bengkel dan Body Repair

• Membuat laporan berapa pemakaian sparepart baik dari Bengkel maupun dari body repair

• Menginput pemakaian sparepart dari bengkel dan body repair,Body shop dan part shop

b. Staff Sparepart pengiriman barang Tugas dan tanggung jawabnya :

• Antar Pesanan suku cadang ke Body Shop dan Part Shop c. Staff Sparepart pengambilan barang

• Mengambil barang ke HPM

(17)

d. Staff Sparepart Accessories Tugas dan tanggung jawabnya :

• Pengadaan Accessories Honda, pelayanan kebutuhan showroom.

22. Information Technology Staff Tugas dan tanggung jawabnya :

a. Maintenance operational sistem komputer (software dan hardware)

b. Sebagai pusat informasi, penelitian dan pengembangan system management informasi.

c. M edia support / Tim Pembantu dalam hal kelangsungan operasional divisi lain khususnya di bidang informasi tekhnologi.

23. Sales Supervisor

a. M embina dan memimpin sales force, mengelola tim dan memberikan pelatihan dengan timnya

b. Sebagai problem solver bagi timnya, memberi solusi atau memecahkan kendala yang dialami oleh timnya atau salesman

c. M emenuhi target penjualan per 3 bulan yang telah ditetapkan d. Sebagai motivator terhadap timnya

e. Sebagai penanggung jawab untuk kegiatan pameran, membuat surat pemberitahuan ke main dealer, mengawasi pameran selama berlangsung, membuat laporan pameran kepada intern dan main dealer

(18)

f. M emeriksa laporan kunjungan sales harian (dengan untuk memastikan sales dan teamnya bekerja efektif setiap harinya)

g. M elakukan evaluasi kinerja salesman per bulan. Evaluasi ini akan dijadikan bahan pertimbangan keputusan perusahaan untuk salesman tersebut per 3 bulan

h. M embuat rencana kerja bulanan baik pameran, test drive, grup persentasi dan target timnya sesuai dengan tipe.

24. Sales Executive

a. M encari dan menawarkan produk kepada customer b. M embina hubungan yang baik dengan customer

25. Counter Coordinator

a. M embina dan memimpin sales counter, memanage tim dan memberikan pelatihan dengan timnya

b. Sebagai problem solver bagi timnya, memberi solusi atau memecahkan kendala yang dialami oleh timnya atau sales counter

c. Sebagai motivator terhadap timnya

d. Sebagai penanggung jawab untuk kegiatan pameran, membuat surat pemberitahuan ke main dealer , mengawasi pameran selama berlangsung, membuat laporan pameran kepada intern dan main dealer

(19)

e. M elakukan evaluasi kinerja sales counter per bulan. Evaluasi ini akan dijadikan bahan pertimbangan keputusan perusahaan untuk sales counter tersebut per 3 bulan

f. M embuat rencana kerja bulanan baik pameran, test drive, grup persentasi dan target timnya sesuai dengan tipe

26. Sales Counter

a. M enerima tamu yang datang di showroom b. M engangkat telp yang masuk di sales counter

c. M enjelaskan produk yang ditawarkan kepada customer termasuk accessories, asuransi, service, dll

27. Sales Admin

a. Pengaturan formulir SPK: pendataan SPK keluar sampai dengan pengambilan SPK yang kemudian di input di computer sesuai dengan nomor urut SPK

b. M embuat data penjualan setelah SPK lengkap (DP, Tanda tangan Sales Manager, KTP, nama untuk faktur, perhitungan kredit) atas persetujuan Sales Manager

c. M elakukan proses stock matching sesuai dengan daftar SPK yang telah di input dengan daftar stock kendaraaan

d. M emaintain booking list, untuk SPK yang masih belum ada stock

(20)

e. M enerima bukti serah terima kendaraan dari customer

28. CRO Showroom

a. Follow up customer dan membuat laporannya b. M enanggani komplain/ masukan data customer c. M embuat grafik/laporan quesioner customer d. M engirim Birthday card untuk customer e. M emasukkan data SPK

f. M embantu membuat laporan Sales Manager

29. Accounting

a. Print out penjualan dan laporan penjualan ke bengkel b. M embuat rekap penjualan mobil dan laporan pajak c. M enghitung HPP , stock mobil, submatrial

d. Periksa hutang mobil

e. Periksa piutang dan discount mobil dan bengkel f. M embuat jurnal memorial

g. Periksa Input GL, kas, bank

h. Input bukti penerimaan dan pengeluaran yang berhubungan dengan penjualan dan pembelian mobil

i. M enerima kwitansi uang muka dan pelunasan penjualan mobil j. M enerima, input dokumen pembelian mobil

(21)

k. M embuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas kecil dan faktur pajak

Yang terlibat dalam pelaksanaan manajemen sumber daya manusia yang berjalan diperusahaan adalah Kepala HRD, masing- masing kepala divisi, Business Development ( Data Analysis), Finance M anager, Sales M anager, Direktur Operasional, dan Karyawan.

3.2 Manajemen S umber Daya Manusia Yang Berjalan di Perusahaan

M anajemen SDM memiliki beberapa fungsi. Beberapa fungsi manajemen SDM yang diterapkan pada PT Istana Kebayoran Raya M otor, antara lain :

3.2.1 Prosedur Perekrutan Karyawan

Kegiatan perekrutan karyawan dilakukan oleh PT Istana Kebayoran Raya Motor karena adanya kebutuhan karyawan baru untuk mengisi suatu posisi yang kosong dalam perusahaan. Terlebih dahulu kepala divisi menganalisis job specification yang dibutuhkan. Kemudian kepala HRD menganalisis kebutuhan karyawan mengenai berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan, alasan dibutuhkan.

Pada PT Istana Kebayoran Raya M otor perekrutannya dilakukan dengan dua cara yaitu :

1. Perekrutan yang dilakukan dari internal perusahaan (dalam perusahaan). Hal ini dilakukan pertama kali pada saat ada posisi yang kosong dalam perusahaan.

Terlebih dahulu kepala divisi menganalisis job specification yang dibutuhkan.

Kemudian kepala HRD menganalisis kebutuhan karyawan mengenai berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan. Setelah itu, mereka memantau kinerja karyawan baik dari segi kemampuan, pengalaman maupun prestasi mereka selama bekerja di perusahaan antara lain dengan mengevaluasi form penilaian kinerja.

(22)

Apabila dari karyawan internal memenuhi persyaratan untuk mengisi jabatan yang kosong tersebut, kepala divisi akan membuat form kebutuhan tenaga kerja dan mengirimnya kepada bagian HRD. Selanjutnya Kepala HRD melakukan wawancara internal dengan karyawan tersebut dan jika perlu dilakukan juga psikologi tes, untuk mengetahui apakah karyawan ini layak untuk dipromosikan ataupun dimutasi. Kepala HRD akan mengeluarkan surat keputusan promosi atau mutasi pada karyawan yang telah dinyatakan layak atau lulus.

2. Perekrutan yang dilakukan dari external perusahaan (luar perusahaan). Hal ini

dilakukan bila dari internal perusahaan tidak ada karyawan yang bisa mengisi posisi.

Untuk merekrut karyawan dari luar perusahaan, Kepala HRD membuat konsep iklan mengenai job specification apa yang dibutuhkan oleh kepala divisi untuk mengisi jabatan yang kosong. Setelah iklan disetujui, diserahkan ke agen iklan untuk disebarkan melalui media cetak.

3.2.2 Prosedur Penyeleksian

Kegiatan penyeleksian dilakukan langsung oleh Kepala HRD. Surat lamaran yang masuk akan diseleksi oleh Kepala HRD sesuai dengan kriteria job specification yaitu pendidikan calon karyawan, misalnya bagian mesin tentu saja pendidikan minimal lulusan STM , dan berdasarkan pengalaman. Selanjutnya Kepala HRD akan menyerahkannya ke kepala Divisi. Kemudian kepala Divisi mendiskusikan jadwal wawancara tahap awal dengan Kepala HRD, wawancara ini mengenai latar belakang calon karyawan seperti pengalaman kerja, pendidikan, dan lain-lain. Barulah calon karyawan akan dihubungi untuk datang ke perusahaan untuk proses selanjutnya yaitu

(23)

wawancara yang dilakukan oleh kepala Divisi dan Kepala HRD. Adapun penilaian tes wawancara meliputi penilaian atas penampilan, cara bicara, kondisi kesehatan, kepribadian.

Hasil wawancara akan dievaluasi oleh Kepala HRD, setelah proses evaluasi selesai, Kepala HRD akan memilih calon karyawan yang sesuai dengan spesifikasi perusahaan untuk mengikuti psikotes, medical test. Apabila lulus tes, dilakukan wawancara tahap akhir mengenai negosiasi gaji. Untuk diterima sebagai pekerja, calon harus memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh perusahaan yang ditetapkan oleh Keputusan Direksi. Jika terdapat kesepakatan maka akan diterima menjadi karyawan percobaan.

Selanjutnya kepala HRD akan melakukan pencatatan data karyawan baru yang akan disimpan dalam bentuk M icrosoft Excel. Terkadang kepala HRD sering menemukan kesulitan dalam mencari data base karyawan serta tidak bisa memberikan informasi yang cepat dan up to date mengenai data karyawan disaat data karyawan sangat dibutuhkan.

3.2.3 Prosedur Penempatan, Orientasi dan Induksi Karyawan

Penempatan karyawan dilakukan jika calon karyawan telah melewati tahap seleksi. Tentu saja calon karyawan tersebut telah memenuhi segala persyaratan yang ditetapkan perusahaan, diterima sebagai karyawan percobaan dan diberlakukan masa percobaan kerja paling lama 3 (tiga) bulan terhitung sejak diterima kerja atau masuk kerja, dan adanya masa percobaan tersebut diberitahukan kepada yang bersangkutan secara tertulis. Selama masa percobaan, perusahaan dan karyawan percobaan dapat memutuskan hubungan kerja tanpa syarat. Seorang karyawan yang menyelesaikan masa

(24)

percobaan dengan baik akan diangkat sebagai karyawan tetap dan akan menerima surat pengangkatan dari pejabat yang berwenang di perusahaan sesuai dengan penggolongannya.

Aktivitas orientasi dilakukan oleh kepala HRD dan kepala divisi yang bersangkutan pada hari pertama karyawan baru bekerja. Kepala HRD memperkenalkan kepada karyawan baru tersebut tentang bidang usaha perusahaan secara rinci , struktur organisasi perusahaan, peraturan-peraturan dalam perusahaan, dan hak serta kewajiban karyawan. Sedangkan kepala divisi yang bersangkutan akan menjelaskan tentang tugas- tugas yang harus dilaksanakan dan memperkenalkan lingkungan kerja kepada karyawan baru dan memperkenalkan kepada karyawan lama beserta kedudukannya dalam perusahaan.

Aktivitas induksi karyawan baru dilakukan agar karyawan baru tersebut menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan dan menyadari bahwa dia harus menaati semua peraturan-peraturan serta mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik.

Setiap karyawan yang baru diterima kerja diberikan kartu absen pada hari pertama masuk kerja dan buku peraturan perusahaan. Karyawan wajib mengisi kehadirannnya sendiri dengan menaruh kartu absen pada mesin absen begitu juga pada saat pulang kerja.

3.2.4 Prosedur Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Kepala divisi menganalisis kebutuhan pelatihan karyawan berdasarkan penilaian kinerja, riwayat hidup, serta job description dari karyawan tersebut. Kepala divisi kemudian membuat rencana jangka panjang mengenai kebutuhan pelatihan tahunan.

Kepala divisi akan membuat form kebutuhan pelatihan, lalu form tersebut dikirimkan ke

(25)

bagian HRD. Setelah dianalisis dan disetujui, maka Kepala HRD akan menentukan sistem pelatihan. Pelatihan yang selama ini diadakan di PT Istana Kebayoran Raya M otor dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya yaitu dengan mendatangkan konsultan pelatihan atau trainer dari luar perusahaan. Kepala divisi akan mencari konsultan pelatihan atau trainer sesuai kebutuhan. Selanjutnya kepala divisi akan membuat surat permohonan pelatihan yang akan dikirimkan ke kepala HRD yang berisi antara lain, manfaat yang akan diterima karyawan dan perusahaan setelah diadakan pelatihan. Setelah disetujui, maka akan didiskusikan materi serta jadwal pelatihan.

Cara pelatihan lainnya yaitu dengan mendapat undangan pelatihan dari PT Honda Prospect M otor dan dilakukan secara periodik. Pelatihan yang diadakan oleh pihak PT Honda Prospect M otor diadakan di Head Office PT Honda Prospect Motor yaitu Training Center HPM Sunter, Jakarta.

Karyawan yang ikut serta dalam pelatihan ini biasanya dari bagian mekanik, Body & Paint dan sales. Tentu saja karyawan yang dikirim ditentukan oleh kepala divisi yang bersangkutan. Pelatihan yang diadakan oleh PT Honda Prospect M otor lebih bersifat ke teknik, misalnya bagaimana cara mengembalikan kondisi kendaran yang rusak keposisi semula, assembling dan disassembling sampai kendaraan siap untuk di dempul dan bagaimana cara memformulasikan warna cat hingga sesuai warna aslinya serta cara menyemprotkan hasil formulasi warna ke panel.

Karyawan yang telah mengikuti pelatihan akan mendapatkan sertifikat dari pihak PT Honda Prospect M otor. Kemudian kepala HRD akan membuat copy sertifikat, sebagai bukti untuk diperbaharuinya catatan pelatihan, serta catatan kualifikasi karyawan yang akan disimpan ke dalam file. Program pelatihan ini dapat membantu

(26)

perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawan itu sendiri, karyawan lain, dan juga perusahaan.

Didalam prosedur pelatihan dan pengembangan karyawan ini terdapat kendala dalam mengupdate data karyawan yang sudah melaksanakan pelatihan. Karyawan sering mengikuti pelatihan yg sama dan kadang-kadang karyawan mengikuti pelatihan yang tidak sesuai dengan bidangnya. Hal ini dikarenakan data master karyawan tidak terintegrasi antara kepala HRD dan Kepala Divisi karena masih disimpan dalam bentuk M icrosoft Excel dan dokumen tercetak.

3.2.5 Prosedur Penilaian Kinerja Karyawan

1. Penilaian kerja karyawan dilakukan dua kali dalam setahun oleh atasan langsung.

2. Hal-hal yang dinilai dalam penilaian prestasi kerja meliputi antara lain : kualitas kerja , kuantitas kerja, inisiatif kerja,hubungan kerja,disiplin kerja.

3. Pelaksanaan penilaian prestasi kerja dilakukan dengan mengunakan lembaran penilaian prestasi kerja yang telah ditetapkan dan pekerja berhak mengetahui hasil penilaiannya melalui atasan langsung.

4. Hasil penilaian prestasi kerja akan digunakan dalam menentukan antara lain : kenaikan gaji, besarnya bonus/insentif, pendidikan dan pelatihan.

3.2.6 Prosedur Promosi, Mutasi dan Demosi 1. Promosi

a. Perusahaan memberikan kesempatan kepada pekerja untuk dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi guna mengisi lowongan jabatan yang ada, dengan mempertimbangkan : kemampuan dan prestasi kerja, masa kerja dan masa

(27)

menjabat pada jabatan sekarang, pengalaman kerja, diketahui dan disetujui oleh M anajemen.

b. Bilamana seorang pekerja akan dipromosikan untuk suatu jabatan tertentu, maka diperlukan satu masa tertentu untuk penilaian atas kemampuan pada jabatan baru tersebut untuk itu kepada pekerja tersebut diberikan pengangkatan sementara (acting), yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang.

c. Pengangkatan sementara berlaku maksimum untuk jangka waktu selama enam bulan.

d. Setelah melalui pengangkatan sementara tersebut dengan hasil yang baik, maka perusahaan memberikan surat keputusan, yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

e. Promosi jabatan berpengaruh terhadap gaji karyawan.

2. Mutasi

a. Demi kelancaran kegiatan perusahaan serta pendayagunaan tenaga kerja, perusahaan dapat dan berhak menempatkan dan mutasikan pekerja untuk suatu jabatan atau pekerjaan keseluruh divisi yang ada di PT. Istana Kebayoran Raya M otor.

M utasi dapat dilakukan dengan alasan-alasan :

1. Bertambahnya pekerjaan di suatu tempat dengan memperhatikan ketrampilan dan kemampuan pekerja dan mempertimbangkan kariernya di dalam perusahaan.

(28)

2. M emberikan pekerjaan kepada pekerja yang mempunyai potensi untuk maju, agar dapat mengembangkan kariernya.

3. Pekerja yang karena kesehatannya menurut nasehat dokter tidak memungkinkan ia bekerja dalam jabatan/pekerjaan yang didudukinya.

4. Karena kebutuhan operasional ditempat lain.

b. Pelaksanaan mutasi terlebih dahulu wajib disampaikan dengan pekerja yang bersangkutan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum tanggal pelaksanaan, kecuali dalam keadaan mendesak sesuai dengan kebutuhan operasional.

c. Setiap mutasi ditetapkan dengan surat keputusan yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

3. Demosi

a. Perusahaan dapat melakukan demosi kepada pekerja dengan mempertimbangkan : kemampuan dan prestasi kerja, loyalitas, etos kerja, kejujuran, disiplin dan diketahui dan disetujui oleh M anajemen.

b. Demosi berpengaruh terhadap gaji karyawan

3.2.7 Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Jenis PHK yang terjadi di PT Istana Kebayoran Raya M otor dibagi menjadi 3 (3), yaitu PHK dengan alasan mendesak ( terminated ), pengunduran diri pekerja ( resigned ), berakhirnya masa kontrak. Pengunduran diri pekerja disebabkan karena karyawan mengundurkan diri atas kemauannya sendiri. PHK dengan alasan mendesak

(29)

terjadi karena kinerja karyawan tidak sesuai dengan yang diharapkan dan adanya pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan terhadap peraturan-peraturan perusahaan.

¾ PHK dengan Alasan Mendesak

Bagi pekerja yang di PHK karena alasan mendesak tidak berhak atas surat referensi,uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja, tetapi berhak atas uang penggantian hak dan uang pisah yang besarnya adalah sebagai berikut :

9 M asa Kerja 5 Tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun : 2 bulan Upah/gaji pokok

9 M asa Kerja 10 Tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun : 4 bulan Upah/gaji pokok

9 M asa Kerja 15 Tahun atau lebih : 6 bulan Upah/gaji pokok

¾ Pengunduran Diri Pekerja

Pengunduran diri seorang pekerja dari pekerjaannya dapat dilakukan secara resmi dengan mengajukan permohonan diri secara tertulis 1 (satu) bulan sebelumnya. Dalam hal ini perusahaan tidak berkewajiban memberikan uang pesangon dan penghargaan masa kerja, kecuali apabila pekerja tersebut telah bekerja 5 (lima) tahun terus menerus tanpa pernah putus dengan penilaian prestasi baik, maka perusahaan akan memberikan uang pisah yang besarnya sbb:

(30)

9 Masa Kerja 5 Tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun : 2 bulan Upah/gaji pokok

9 Masa Kerja 10 Tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun : 4 bulan Upah/gaji pokok

9 Masa Kerja 15 Tahun atau lebih : 6 bulan Upah/gaji pokok

¾ Berakhirnya Masa Kerja Kontrak

Dalam pemutusan hubungan kerja yang diakibatkan oleh berakhirnya masa kontrak perusahaan tidak berkewajiban untuk memberikan imbalan atau pesangon diluar apa yang tercantum dalam surat perjanjian kontrak.

3.2.8 Prosedur Penggajian dan Pengupahan yang sedang berjalan

3.2.8.1 Kebijakan Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan oleh PT Istana Kebayoran Raya Motor

1. Gaji pokok

Gaji pokok diberikan secara tetap setiap bulan kepada karyawan staff.

Jumlahnya bervariasi tergantung pada jabatan karyawan yang bersangkutan, semakin tinggi jabatannya maka semakin besar pula gaji pokoknya.

2. Upah

Upah diberikan kepada pekerja bengkel seperti : mekanik, service advisor, dan karyawan borongan. Besarnya upah perhari tergantung pada jumlah pekerjaan yang mereka kerjakan dan berapa banyak sparepart yang dapat dijual perhari. Perhitungan upah pekerja bengkel ini akan dijabarkan dibawah ini:

(31)

a. M ekanik

Upah mekanik dihitung berdasarkan banyaknya service yang dilakukan.

Cara perhitungan upah mekanik adalah sebagai berikut:

Selain itu, mekanik mendapatkan insentif tambahan dari penjualan sparepart atau oli sebesar :

• 1% x harga jual sparepart (untuk penjualan sparepart)

• 2% x harga jual oli (untuk penjualan oli) b. Service Advisor

Seorang service advisor bertanggung jawab atas 8 orang mekanik.

Perhitungan upah service advisor adalah sebagai berikut:

c. Karyawan Borongan ( M ekanik Body & Paint)

Upah untuk mekanik body & paint dihitung berdasarkan banyaknya jumlah panel yang dikerjakan perbulan. Sebuah mobil memiliki 6 buah panel, yakni:

Bagian depan ada 1 panel, bagian samping kanan ada 2 panel, bagian samping kiri ada 2 panel, dan bagian belakang ada 1 panel.

Perhitungan upah karyawan borongan adalah sebagai berikut:

[Biaya service (sesuai standar Honda Prospect Motor) + total penjualan sparepart / oli] x 10%

Upah rata- rata dari 8 orang mekanik dalam 1 bulan + 5% dari penjualan (member, spooring, balancing, recycle AC,Poles, dll)

Jumlah panel yang dikerjakan dalam 1 bulan x Rp 25.000

(32)

3. Insentif untuk salesman

Selain mendapatkan gaji pokok setiap bulan, salesman juga mendapatkan insentif atas produk – produk yang berhasil mereka jual. Salesman dalam perusahaan ini ada 2 jenis yakni: Sales Counter dan Sales luar. Sales Counter adalah salesman yang bertugas di showroom mobil. Sedangkan Sales luar adalah salesman yang mencari customer dari luar. Jika dinilai dari tingkat kesulitannya maka insentif untuk Sales luar lebih besar dari pada Sales Counter. Berikut ini adalah penjabaran penghitungan insentif untuk salesman:

a. Insentif atas penjualan unit kendaraan

Tiap salesman akan mendapatkan point dari penjualan mobil. Jadi, untuk mendapatkan jumlah insentif yang besar, Salesman harus mengumpulkan point sebanyak-banyaknya. Perhitungan insentif atas penjualan unit kendaraan untuk sales counter adalah jumlah point x Rp.2.500, sedangkan untuk sales luar adalah jumlah point x Rp 5.000. Tabel berikut adalah rincian point atas penjualan unit mobil.

Tabel 3.1 Tabel point atas penjualan mobil Sumber: PT Istana Kebayoran Raya M otor tahun 2006

Jenis M obil Point

Honda Jazz 30

Honda City 40

Honda CRV 60

(33)

Honda Stream 70

Honda Accord 100

Honda Civic 100

Honda Odyssey 140

b.Insentif atas penjualan asuransi mobil

Selain menjual mobil, salesman juga menawarkan asuransi mobil dimana perusahaan sudah bekerja sama dengan perusahaan asuransi tertentu. Jadi, customer mendapatkan kemudahan dalam pengurusan asuransi mobil.Besarnya Insentif berubah –ubah sesuai dengan ketentuan perusahaan dan perusahaan asuransi.

c. Insentif atas penjualan aksesoris mobil

Salesman juga mendapatkan insentif atas penjualan aksesoris mobil dimana perhitungannya adalah sebagai berikut:

Insentif atas penjualan aksesoris mobil = 25% x net profit/loss

d.Insentif atas penjualan mobil diatas harga jual (overprice)

Jika Salesman mampu menjual mobil diatas harga jual, maka ia berhak mendapatkan insentif dengan perhitungan sebagai berikut:

Insentif atas Overprice = 10% x nilai Overprice

Setiap salesman yang berhasil menjual mobil harus bertanggung jawab melakukan follow up terhadap customer sampai mobil lunas dibayar.

(34)

Perusahaan sudah menetapkan jangka waktu pelunasan untuk penjualan mobil dengan syarat tertentu. Jika customer membayar lunas mobil tersebut tetapi lewat dari jangka waktu pelunasan yang ditetapkan perusahaan, maka salesman tidak berhak atas insentif yang dijanjikan. Berikut ini adalah jangka waktu pelunasan mobil yang ditetapkan perusahaan :

Tabel 3.2 Tabel Jangka Waktu Pelunasan M obil Sumber: PT Istana Kebayoran Raya M otor tahun 2006

4. Bantuan transport

Penggantian uang transport sebesar Rp. 15.000 perhari hanya diberikan jika karyawan masuk kantor. Jadi jika karyawan tidak masuk kantor maka tidak berhak mendapatkan penggantian uang transport ini. Jumlah kehadiran karyawan akan diakumulasikan pada akhir bulan dan pembayarannya dilakukan bersamaan dengan pembayaran gaji setiap bulannya. Karyawan borongan tidak mendapatkan bantuan transport ini.

5. Bantuan makan siang

Perusahaan menyediakan fasilitas makan siang dikantin perusahaan bagi semua karyawan, sehingga perusahaan tidak memberikan penggantian uang

Customer

Perorangan Perusahaan

Jenis M obil

Cash Credit Cash Credit

Completely Knock Down 14 hari 21 hari 21 hari 21 hari Completely Build Up 28 hari 35 hari 35 hari 35 hari

(35)

makan. Penggantian uang makan sebesar Rp.8.000 hanya diberikan jika karyawan ditugaskan keluar dari lingkungan kantor.

6. Insentif kehadiran

Insentif kehadiran sebesar Rp.100.000 diberikan kepada karyawan setiap bulan dengan persyaratan sebagai berikut:

• Tidak boleh terlambat lebih dari lima(5) kali dalam satu bulan

• Sakit/ tidak masuk 1 hari hanya mendapat 50% dari Rp.100.000

• Sakit/ tidak masuk 2 hari tidak mendapatkan insentif kehadiran

Dengan kurangnya pengawasan dari pihak HRD terhadap absensi karyawan, dimana absensi karyawan hanya diawasi oleh satpam, sering terjadi kecurangan seperti titip absent. Hal ini dapat menyebabkan kerugian pada pihak perusahaan karena harus membayar insentif kehadiran dan upah kepada karyawan yang tidak berhak menerimanya.

7. Upah Lembur

Upah lembur hanya diberikan kepada karyawan yang mendapat surat perintah lembur dari atasannya. Lamanya waktu kerja lembur untuk hari kerja biasa dihitung mulai dari jam 6 sore sampai waktu karyawan tersebut melakukan clock out pada absensi. Perhitungan upah lembur adalah sebagai berikut:

Hari kerja (Senin- Sabtu ):

1 jam pertama dihitung : Gaji pokok x 1.5 x jam kerja lembur 173

(36)

Jam ke-2 sampai jam ke-7 : Gaji pokok x 2 x jam kerja lembur 173

Hari M inggu dan hari libur nasional:

7 jam pertama : Gaji pokok x 3 x jam kerja lembur 173

Jam ke-8 sampai seterusnya : Gaji pokok x 4 x jam kerja lembur 173

8. Tunjangan – tunjangan yang ditetapkan perusahaan antara lain:

a. Tunjangan Hari Raya Keagamaan dan Bonus Tahunan

i. Perusahaan wajib memberikan THR kepada pekerja yang telah mempunyai masa kerja 3 bulan secara terus menerus atau lebih.

ii. Pekerja yang telah mempunyai masa kerja 12 bulan secara terus menerus atau lebih sebesar 1 (satu) bulan upah, sedangkan untuk pekerja yang telah mempunyai masa kerja 3 bulan secara terus menerus tetapi kurang dari 12 bulan diberikan secara proporsional dengan masa kerja, dan pembayaran THR diberikan oleh perusahaan selambat- lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum Hari Raya Keagamaan.

iii. Jika dalam satu tahun pembukuan yang telah berjalan keuangan perusahaan memungkinkan perusahaan memberikan BONUS TAHUNAN kepada pekerja (kecuali pekerja borongan) yang besarnya sesuai kebijaksanaan pimpinan dan didasarkan atas kerajinan, prestasi, disiplin kerja serta kehadiran pekerja yang bersangkutan.

(37)

b. Tunjangan / Fasilitas Pengobatan / Perawatan

i. Perusahaan memberikan fasilitas pengobatan / Perawatan kepada karyawan sendiri yang dilaksanakan oleh dokter yang telah ditunjuk oleh Perusahaan dengan ketentuan sebagai berikut:

b e r i

ii. Dalam hal keadaan sakit yang mendesak, pekerja diijinkan pergi ke dokter umum yang terdekat dengan tempat tinggalnya dan kemudian melaporkannya kepada perusahaan. Penggantian biaya pengobatan ini hanya dapat diberikan apabila disertai bukti-bukti berupa :

• Kwitansi dokter

• Kwitansi pembelian obat dari Apotek dengan disertai copy resep dari dokter yang bersangkutan

iii. Perusahaan tidak memberikan tunjangan perawatan gigi dan tambal gigi, termasuk pembuatan gigi palsu. Perusahaan hanya mengganti biaya pencabutan gigi.

c. Tunjangan Penggantian Kaca Mata

Perusahaan memberikan tunjangan FRAME dan LENS A kaca mata bagi yang memerlukannya. Besarnya biaya pengantian diatur tersendiri.

Rumah Sakit Rujukan Rumah Sakit Non Rujukan

80% biaya ditanggung Perusahaan 50% biaya ditanggung Perusahaan 20% biaya ditanggung Karyawan 50% biaya ditanggung Karyawan

(38)

d. Tunjangan bersalin

Perusahaan memberikan tunjangan bersalin dengan penggantian yang dibatasi sampai anak ke – 2 (dua). Besarnya biaya pengantian diatur tersendiri.

e. Tunjangan Kematian bukan oleh karena Kecelakaan Kerja

i. Apabila seorang pekerja meninggal dunia, bukan oleh karena kecelakaan kerja, maka kepada ahli warisnya perusahaan akan memberikan :

• Gaji dalam bulan yang sedang berjalan

• Ongkos biaya penguburan maksimum diatur dalam keputusan tersendiri.

• Uang duka yang besarnya serendah-rendahnya disesuaikan dengan masa kerjanya, dengan berpedoman Undang-undang Tenaga Kerja No. 13 Tahun 2005 tentang penetapan uang pesangon, uang masa kerja, uang pengantian hak.

• Santunan dari PT. JAMSOSTEK

ii. Apabila seorang pekerja meninggal dunia oleh karena kecelakaan kerja yang ada hubungannya dengan pekerjaannya, maka perusahaan akan mengganti kerugian berupa:

• Biaya pengangkutan pekerja dari tempat kecelakaan ke rumahnya atau ke rumah sakit

• Biaya perawatan dan pengobatan

• Biaya penguburan

(39)

• Tunjangan Kecelakaan

9. Uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja

a. Besarnya uang pesangon yang diberikan kepada karyawan dihitung sebagai berikut:

• Masa kerja kurang dari 1 tahun :1 bulan upah

• Masa kerja lebih dari 1 tahun tetapi kurang dari 2 tahun :2 bulan upah

• Masa kerja lebih dari 2 tahun tetapi kurang dari 3 tahun :3bulan upah

• Masa kerja lebih dari 7 tahun tetapi kurang dari 8 tahun:8 bulan upah

• Masa kerja lebih dari 8 tahun :9 bulan upah

b. Besarnya uang penghargaan masa kerja yang diberikan kepada karyawan dihitung sebagai berikut:

• Masa kerja lebih dari 3 tahun tetapi kurang dari 6 tahun : 2bulan upah

• Masa kerja lebih dari 6 tahun tetapi kurang dari 9 tahun : 3bulan upah

• Masa kerja lebih dari 9 tahun tetapi kurang dari 12tahun: 4bulan upah

• Masa kerja lebih dari 12tahun tetapi kurang dari 15tahun:5bulan upah

• Masa kerja lebih dari 15tahun tetapi kurang dari 18tahun: 6bulanupah

(40)

• Masa kerja lebih dari 24 tahun 10bulan upah

10. Potongan atas gaji yang ditetapkan oleh perusahaan

¾ Jamsostek

Iuran Jaminan Sosial Tenaga Kerja ini dipotong dari gaji pokok/upah pokok tiap karyawan, dimana perhitungannya adalah sebagai berikut:

Ditanggung oleh karyawan : 2% x Gaji Pokok/Upah Pokok Ditanggung oleh perusahaan : 2,5% x Gaji Pokok/Upah Pokok

3.2.8.2 Prosedur Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan oleh PT Istana Kebayoran Raya Motor

Berikut ini akan diuraikan prosedur penggajian dan pengupahan yang sedang berjalan pada PT Istana Kebayoran Raya M otor.

3.2.8.2.1 Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan

• Bagian yang terkait antara lain:

1. Satpam 2. Kepala HRD

• Dokumen yang digunakan : Kartu absensi

• Tugas masing – masing bagian yang terkait antara lain:

1. Satpam

(41)

a. M engawasi setiap karyawan ketika memasukkan kartu absensi ke dalam mesin pencatat waktu

2. Kepala HRD

a. M embuat Kartu absensi karyawan

3.2.8.2.2 Prosedur penghitungan gaji dan pembuatan daftar gaji

1. Kepala HRD 2. Finance Manager 3. Direktur Operasional

• Dokumen yang digunakan : Kartu absensi, Rekap Absensi, Daftar Gaji, dan Rekap Daftar Gaji

1. Kepala HRD

a. M emasukkan data dari kartu absensi karyawan staff ke dalam komputer

b. M embuat rekap absensi berdasarkan kartu absensi

c. M enghitung insentif kehadiran, uang makan dan transport karyawan staff berdasarkan kartu absensi.

d. M embuat daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan staff

e. M enyerahkan rekap absensi, daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan staff kepada Finance M anager untuk diperiksa dan diotorisasi

f. M engarsip rekap absensi karyawan

(42)

g. M enghitung uang lembur karyawan staff

Prosedur pembuatan rekap absensi ini sangatlah tidak efisien karena Kepala HRD harus menginput lagi data absensi masing-masing karyawan ke dalam komputer. Selain itu, hal ini juga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam menginput data absensi tersebut, apalagi jika jumlah karyawan semakin banyak.

2. Finance Manager

a. M emeriksa dan mengotorisasi rekap absensi, daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan staff yang telah dibuat oleh Kepala HRD b. M enyerahkan daftar gaji dan rekap daftar gaji kepada Direktur

Operasional untuk diotorisasi c. M enghitung insentif untuk sales

d. M engarsip rekap daftar gaji karyawan staff 3. Direktur Operasional

a. M engotorisasi daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan staff 3.2.8.2.3 Prosedur penghitungan upah dan pembuatan daftar upah

1. Bagian Business Development 2. Finance Manager

3. Direktur Operasional

(43)

• Dokumen yang digunakan : Kartu absensi, Rekap Absensi, Daftar Upah, dan Rekap Daftar Upah

1. Bagian Business Development

a. M emasukkan data dari kartu absensi mekanik ke dalam komputer b. M embuat rekap absensi berdasarkan kartu absensi

c. M enghitung insentif kehadiran, uang makan dan transport mekanik berdasarkan kartu absensi.

d. M enghitung upah mekanik berdasarkan pekerjaan yang dilakukan e. M embuat daftar upah dan rekap daftar upah mekanik

f. M enyerahkan rekap absensi, daftar upah dan rekap daftar upah mekanik kepada Finance M anager untuk diperiksa dan diotorisasi 2. Finance Manager

a. M emeriksa dan mengotorisasi rekap absensi, daftar upah dan rekap daftar upah mekanik yang telah dibuat oleh Bagian Business Development

b. M enyerahkan daftar upah dan rekap daftar upah kepada Direktur Operasional untuk diotorisasi

c. M engarsip rekap daftar upah mekanik 3. Direktur Operasional

a. M engotorisasi daftar upah dan rekap daftar upah mekanik.

(44)

Didalam prosedur penghitungan gaji dan upah yang sedang berjalan ini terkadang ditemui adanya kesalahan yang disebabkan oleh masalah human error dalam penghitungan gaji, upah, uang lembur, insentif kehadiran, insentif mekanik, uang transport, tunjangan dan uang makan, sehingga memungkinkan terjadinya kelebihan dalam pembayaran gaji dan upah karyawan yang dapat merugikan perusahaan.

3.2.8.2.4 Prosedur pembayaran gaji

1. Finance Manager 2. Bank

• Dokumen yang digunakan : Daftar Gaji, dan Rekap Daftar Gaji, cek, Bukti Transfer Bank, Slip Gaji

a. M enyerahkan daftar gaji yang telah diotorisasi, cek untuk mentransfer dana dari rekening perusahaan ke rekening karyawan serta nomor rekening masing-masing karyawan staff kepada pihak bank

b. M embagikan slip gaji kepada masing – masing karyawan staff c. M enerima bukti transfer gaji karyawan dari bank

2. Bank

(45)

a. M entransfer gaji ke rekening masing – masing karyawan berdasarkan daftar gaji

b. M enyerahkan bukti transfer gaji karyawan kepada Finance Manager

3.2.8.2.5 Prosedur pembayaran upah

1. Finance Manager 2. Kepala HRD 3. Kepala Divisi

• Dokumen yang digunakan : Daftar Upah, Rekap Daftar Upah, Slip Penarikan Uang Tunai, Amplop Gaji, Kartu Tanda Terima Upah

a. M embuat dan menandatangani Slip Penarikan Uang Tunai b. M engambil uang tunai ke bank berdasarkan Rekap Daftar Upah c. M enyerahkan uang tunai kepada kepala HRD untuk dimasukkan

kedalam amplop gaji

(46)

2. Kepala HRD

a. M emasukkan uang tunai kedalam amplop gaji masing-masing karyawan

b. M embuat Kartu Tanda Terima Upah

c. M enyerahkan amplop gaji dan Kartu Tanda Terima Upah kepada masing-masing Kepala Divisi

3. Kepala Divisi

a. M engumpulkan semua mekanik untuk melakukan tanda tangan atas Kartu Tanda Terima Upah masing-masing

b. M enyerahkan Kartu Tanda Terima Upah kepada Kepala HRD

Prosedur pembayaran upah mekanik tiap bulan masih menggunakan uang tunai, hal ini dapat menimbulkan resiko pencurian uang tunai dan kesalahan memasukkan jumlah uang ke dalam amplop gaji sehingga dapat menyebabkan kerugian pada pihak perusahaan

3.3 Gambaran Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia Yang Berjalan pada PT Istana Kebayoran Raya Motor

Gambaran dari sistem yang sedang berjalan pada PT Istana Kebayoran Raya M otor akan diperlihatkan pada rich picture berikut ini.

(47)

Pencarian data lambat dan tidak up to

date

Ide ntifikasi data karyawan masih

sede rhana

Pencatatan database masih

sederhana

Gambar 3.2 Rich Picture Perekrutan, Seleksi, Penerimaan Karyawan Baru, Pelatihan, Penilaian Kinerja, Promosi, M utasi, Demosi, PHK Pada Sistem Yang Berjalan

Sumber: Hasil Penelitian pada PT Istana Kebayoran Raya M otor tahun 2006

(48)

Tidak ef is ien Dalam Pembuatan rekap absensi K urangnya

pengawasan dari HRD terhadap absensi karyawan

Data

employee&payroll tidak te rintegrasi dengan bagian HRD se hingga terdapat re dundansi data dan sulit dalam update Adanya mas alah human

error dalam penghitungan gaji, tunjangan, uang lembur, insentif kehadiran, uang transport, uang makan, dll

Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Penggajian Pada Sistem Yang Berjalan Sumber: Hasil Penelitian pada PT Istana Kebayoran Raya M otor tahun 2006

(49)

Tidak efisien Dalam Pemb uatan rekap absensi Kurangnya

pengawasan dari HR D terhadap absens i karyawan

Adanya masalah human error dalam penghitungan

upah, tunjangan,uang lembur,insentif kehadiran,uang transport,uang m akan, dll

Data

employee&payroll tidak terintegrasi dengan bagian HRD sehingga terdapat redundansi data dan sulit dalam update Pembayaran

upah mekanik masih mengggunakan

uang tunai

Gambar 3.4 Rich Picture Prosedur Pengupahan Pada Sistem Yang Berjalan Sumber: Hasil Penelitian pada PT Istana Kebayoran Raya M otor tahun 2006

(50)

3.4 Masalah Yang Dihadapi

Berdasarkan pada informasi diatas diperoleh beberapa masalah yang dihadapi oleh PT Istana Kebayoran Raya M otor, yaitu :

1. Pencatatan data base karyawan masih sederhana dan ditemukan kesulitan dalam mencarinya serta tidak bisa memberikan informasi yang cepat dan up to date mengenai data karyawan.

2. Kurangnya pengawasan dari pihak HRD terhadap absensi karyawan, dimana absensi karyawan hanya diawasi oleh satpam, sehingga sering terjadi kecurangan seperti titip absent.

3. Tidak efisien dalam pembuatan rekap absensi karena Kepala HRD harus menginput lagi data absensi masing-masing karyawan ke dalam komputer. Selain itu, hal ini juga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam menginput data absensi tersebut, apalagi jika jumlah karyawan semakin banyak.

4. Data karyawan tidak terintegrasi antara kepala HRD dan Kepala Divisi karena masih disimpan dalam bentuk M icrosoft Excel dan dokumen tercetak. Hal ini dapat menyulitkan dalam mengupdate data karyawan yang sudah melaksanakan pelatihan.

5. Adanya masalah human error dalam penghitungan gaji dan upah sehingga memungkinkan terjadinya kelebihan dalam pembayaran gaji dan upah karyawan yang dapat merugikan perusahaan.

6. Data karyawan dan penggajian tidak terintegrasi antara kepala HRD dan Finance M anager karena masih disimpan dalam bentuk M icrosoft Excel dan dokumen

(51)

tercetak. Hal ini dapat menyulitkan dalam mengupdate data, misalnya kenaikan gaji karyawan, promosi karyawan yang juga berpengaruh terhadap gaji karyawan.

7. Pembayaran upah mekanik tiap bulan masih menggunakan uang tunai, hal ini dapat menimbulkan resiko pencurian uang tunai dan kesalahan memasukkan jumlah uang ke dalam amplop gaji.

3.5 Alternatif Pemecahan Masalah

Dalam skripsi ini diusulkan suatu sistem informasi sumber daya manusia yang dapat membantu menyelesaikan masalah.

• Membuat suatu sistem pencatatan database yang telah terkomputerisasi yang memudahkan pencatatan data karyawan dan dapat menampilkan report yang dibutuhkan oleh manajer secara cepat dan up to date melalui pencetakan berbagai dokumen dan laporan sebagai output dari sistem informasi sumber daya manusia.

• Pembayaran upah mekanik dengan cara transfer ke rekening mekanik. Dalam sistem yang sedang berjalan, pembayaran upah masih menggunakan uang kas.

• Penghitungan secara otomatis untuk gaji, upah,uang lembur, potongan atas gaji, insentif kehadiran, insentif mekanik, insentif sales, uang transport, uang makan untuk menghindari masalah human error dari penghitungan yang manual agar tidak merugikan perusahaan dan juga karyawan. Selain itu, control system akan menjamin karyawan hanya akan mendapat uang transport dan insentif kehadiran yang sesuai dengan hak mereka.

• Sistem membuat prosedur persetujuan untuk daftar gaji, permohonan cuti dari karyawan, permohonan lembur dari kepala divisi. Hal ini dilakukan untuk

(52)

pengontrolan agar tidak terjadi kecurangan dalam pembuatan daftar gaji, permohonan cuti karyawan, lembur.

• Membuat sistem terintegrasi dan dapat diakses oleh berbagai pihak yang berhubungan dengan kegiatan personalia dan kegiatan penggajian yang diproteksi hak aksesnya. Hal ini mempermudah dalam melakukan update terhadap data karyawan maupun data penggajian, sehingga jumlah gaji yang dibayarkan sesuai dengan data terbaru.

• Menggunakan finger scanner untuk absensi karyawan agar karyawan tidak dapat melakukan titip absen sehingga tidak merugikan perusahaan dalam membayar insentif kehadiran bagi karyawan dan juga data kehadiran karyawan dapat langsung masuk ke dalam komputer untuk pembuatan laporan absensi yang lebih efisien dan akurat.

• Setiap karyawan yang direkrut harus ada surat pengangkatan yang sah yang ditandatangani oleh Direktur Operasional dan untuk karyawan yang keluar dari perusahaan harus ada surat pemberhentian yang sah. Tembusan dari kedua jenis surat ini harus diberikan kepada Finance Manager yang menangani pembayaran gaji agar tidak dilakukan pembayaran gaji kepada karyawan fiktif dan karyawan yang sudah keluar dari perusahaan.

• Distribusi gaji dan upah dilakukan oleh orang yang independen, yang terpisah dari fungsi pembuatan daftar gaji dan upah. Hal ini berguna agar tidak terjadi kecurangan dalam pembayaran gaji dan upah. Pada PT Istana Kebayoran Raya M otor distribusi gaji dan upah dilakukan oleh Finance Manager.