Manajer Proyek

Modul 7 Teori dan Praktik Manajemen Proyek TIK

2. Manajemen Proyek TIK, Sumber Daya Manusia, dan Partisipasi Stakeholder

2.7 Manajer Proyek

Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengatur proyek dan memastikan bahwa tujuan-tujuan proyek tercapai. Peran manajer proyek sangat penting dalam pembangunan, insisiasi, dan penerapan aktivitas proyek. Manajer proyek harus memastikan bahwa ketiga batasan proyek (waktu, cakupan, dan biaya) dan juga vektor perubahan (manusia, proses, dan teknologi) dapat dikontrol dengan baik selama masa hidup proyek. Manajer proyek juga harus mengatur harapan stakeholder, yang mungkin tidak mudah karena stakeholder seringkali memiliki pandangan dan tujuan yang berbeda-beda atau bahkan berkonflik.

24

Lihat Education with Enterprise Trust, ―The Project Champion's Path,‖

Modul 7 Teori dan Praktik Manajemen Proyek TIK 49 Melihat tanggung jawabnya, manajer proyek harus dipilih dengan hati-hati.

Kualitas dan area kompetensi mereka harus dipertimbangkan dengan baik.

Pertanyaan

Untuk mereka yang belum memiliki pengalaman sebagai manajer proyek:

 Kualitas apa saja yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek?

Untuk mereka yang telah memiliki pengalaman sebagai manajer proyek:

 Proses dokumentasi apa saja yang Anda gunakan dalam berperan sebagai manajer proyek?

 Teknologi apa yang Anda gunakan untuk memfasilitasi manajemen proyek?

 Isu-isu dan tantangan apa yang Anda hadapi sebagai manajer proyek?

 Bagaimana Anda menangani isu dan tantangan tersebut? Praktik apa yang Anda kembangkan dan terapkan untuk menangani isu dan tantangan tersebut?

Tabel 5 berisi kualitas dan keterampilan seorang manajer proyek yang efektif. Tabel 5. Kualitas dan Keterampilan Manajer Proyek yang Efektif

Kualitas/Karakteristik Manajer Proyek

Keterampilan Manajer Proyek

 Pemimpin yang berkomitmen dan menginspirasi keyakinan akan prinsip bersama

 Komunikator yang baik  Memiliki integritas  Memiliki antusiasme

 Memiliki empati/adaptabilitas  Kepercayaan dan keadilan dalam

tim

 Memiliki rasa urgensi tetapi tetap tenang dalam tekanan

 Kompeten dan memiliki nalar  Pengambil risiko yang bijaksana

 Kemampuan untuk mendefinisikan tujuan dan keluaran proyek

 Kemampuan untuk merencanakan pekerjaan  Kemampuan mengatur rencana kerja

 Kemampuan mengatur isu dan perubahan  Kemampuan mengatur cakupan

 Kemampuan mengatur risiko  Kemampuan mengatur komunikasi  Kemampuan mengatur dokumentasi  Kemampuan mengatur kualitas  Kemampuan mengatur metrik  Kemampuan mendelegasikan tugas  Kemampuan memecahkan masalah Sumber: John Macasio et al., PM training materials (2008), ICT Project Management Practitioner Network, http://ictpmpractitioner.ning.com.

Akademi Esensi Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Pimpinan Pemerintahan 50

Pertanyaan

Adakah karakteristik dan keterampilan yang menurut Anda perlu ditambahkan ke dalam daftar di Tabel 5?

Daftar kualitas dan keterampilan dapat digunakan sebagai panduan dasar dalam memilih manajer proyek. Barry menjelaskan dengan rinci masing-masing karakteristik sebagai berikut:

 Pemimpin yang berkomitmen dan menginspirasi keyakinan akan prinsip bersama – Manajer proyek yang efektif haruslah seorang pemimpin dan seorang yang berkeyakinan dan berkomitmen terhadap visi pembangunan. Dengan demikian, dia dapat menginspirasi yang lainnya untuk yakin dan berkomitmen dengan sekumpulan prinsip bersama.

 Komunikator yang baik – Manajer proyek yang efektif memiliki kemampuan berkomunikasi dengan berbagai macam orang dan mampu mengkomunikasikan dengan jelas tujuan, tanggung jawab, kinerja, harapan dan umpan balik. Dalam hubungannya terhadap proyek dan organisasi yang lebih besar, dia harus mampu secara efektif bernegosiasi dan menggunakan persuasi jika dibutuhkan untuk menjamin kesuksesan tim dan proyek. Dia juga menggunakan peralatan komunikasi yang efektif seperti pedoman untuk mencapai hasil.

 Memiliki integritas – manajer proyek harus selalu mengingat bahwa segala tindakan dan ucapannya akan memengaruhi keseluruhan tim. Kepemimpinan membutuhkan komitmen dan contoh nyata praktik yang etis. Manajer proyek harus menetapkan standar etis, memegang teguh standar ini, dan memberi penghargaan bagi yang menjalankannya. Dalam proses menunjukkan konsistensi dalam nilai dan perilaku (misal ‗melakukan yang

diucapkan‘) dan kejujuran terhadap diri dan anggota tim, manajer proyek akan memperoleh kepercayaan dari para koleganya dan para stakeholder.

 Memiliki antusiasme – manajer proyek yang menunjukkan optimisme, keinginan kuat, dan perilaku pantang menyerah akan memberi semangat dan menularkannya pada yang lain. Kualitas ini menunjukkan energi positif terhadap proyek yang mengajak orang untuk melihat sisi terang proyek.

 Memilik empati – sebagai pemimpin, manajer proyek memahami perasaannya sendiri dan perasaan orang lain. Dia dapat menunjukkan kekhawatiran terhadap kenyataan dan pengalaman khusus dari tim dan orang lain yang terlibat dalam proyek.

Modul 7 Teori dan Praktik Manajemen Proyek TIK 51

 Memiliki kompetensi dan nalar – Manajer proyek mengetahui apa yang sedang dilakukannya, meski tidak selalu dari sisi teknis. Dia memiliki kapasitas untuk memimpin dan berpengalaman di lapangan.

 Memiliki rasa urgensi tetapi tetap tenang dalam tekanan – Manajer proyek mengetahui bahwa proyek harus diselesaikan tepat waktu. Akan tetapi dia juga paham bahwa proyek memiliki masalah dan hal ini bisa menjadi saat yang menegangkan. Sebagai seorang pemimpin, dia akan menganggap hal ini sebagai momen yang menarik dan berusaha mempengaruhi keluaran dan melihat keterbatasan sebagai peluang.

 Kepercayaan dan keadilan – Kepercayaan adalah elemen penting dalam hubungan antara manajer proyek dengan timnya. Ini dapat ditunjukkan dari cara manajer proyek mempercayai tim melalui tindakan, bagaimana dia memeriksa dan mengontrol kegiatan mereka, seberapa banyak pekerjaan yang didelegasikan, seberapa banyak orang yang dilibatkan untuk berpartisipasi. Manajemen proyek dapat menjaga kebersamaan tim.

 Pengambil resiko yang bijaksana – Manajer proyek diharapkan praktis dan memiliki keahlian memecahkan masalah. Ketika peluang dan ancaman muncul, dia dapat melihat peluang yang ada dan tetap bijaksana dan hati-hati dalam tindakannya.²⁵

Westland memberikan ringkasan tanggung jawab pekerjaan manajer proyek:

 Mendokumentasikan rencana proyek dan rencana kualitas yang rinci;

 Menjamin bahwa semua sumber daya yang dibutuhkan telah disediakan untuk proyek dan ditugaskan dengan jelas;

 Mengelola sumber daya teralokasi berdasarkan cakupan yang dinyatakan dari proyek;

 Menerapkan proses proyek (waktu, biaya, kualitas, perubahan, risiko, isu, pengadaan, komunikasi, manajemen persetujuan);

 Mengawasi dan melaporkan kinerja proyek (jadwal, biaya, kualitas, dan risiko);

 Memastikan kesesuaian antara proses dengan standar yang dijabarkan dalam rencana kualitas;

 Menyesuaikan rencana proyek untuk mengawasi dan mengontrol perkembangan proyek;

 Melaporkan dan mengekskalasi risiko dan isu-isu proyek; dan

 Mengatur interdependensi proyek.²⁶

25Timothy R. Barry, ―Top 10 Qualities of a Project Manager,‖ Project Smart,

http://www.projectsmart.co.uk/top-10-qualities-project-manager.html.

26

Jason Westland, The Project Management Life Cycle (London and Philadelphia: Kogan Page, 2006), 36.

Akademi Esensi Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Pimpinan Pemerintahan 52

Latihan

Manajer yang baik memahami dirinya – keterampilan, kekuatan dan

kelemahannya. Contoh alat bantu evaluasi diri yang dapat digunakan untuk melihat kekuatan, atribut, dan keterampilan umum manajemen disediakan Gary Evants, CVR/IT Consulting, di http://www.cvr-it.com. Sesudah mendaftar ke situs tersebut, unduh alat bantu evaluasi diri melalui http://www.cvr-it.com/PM_Templates/.