Modul 7 Teori dan Praktik Manajemen Proyek TIK
1. Konsep Utama Manajemen Proyek TIK
1.5 Pelajaran dari Lapangan
Proyek TIKP relatif merupakan hal yang baru. Walaupun begitu, telah ada beberapa pelajaran dari lapangan yang dapat dipetik. Swiss Agency for Development and Cooperation memberikan beberapa area yang perlu diatasi dalam melaksanakan proyek TIKP (Boks 3).
Boks 3. Pelajaran yang Diambil dari Proyek TIKP
Partisipasi: Manusia sebagai bagian dari proyek harus dilibatkan di setiap tahap, mulai dari kajian kebutuhan awal hingga pengawasan. Pendekatan partisipatif dan berorientasi kebutuhan meningkatkan dampak kegiatan TIKP. Kepemilikan lokal dan pembangunan kapasitas: Agar proyek-proyek menjadi berkesinambungan, mereka harus dimiliki secara lokal dan didampingi dengan pembangunan kapasitas manusia dan organisasi. Akses fisik hanyalah sebuah elemen dari akses dan penggunaan TIK yang efektif. Kepemilikan lokal dan pembangunan kapasitas akan menjamin bahwa individu, masyarakat, dan organisasi dapat menggunakan dan memelihara sistem TIK serta mendapatkan manfaat dari penggunaannya secara maksimal.
Percampuran teknologi: Pemilihan teknologi akan sangat bergantung pada konteks penggunaannya. Hubungan antara pengguna dan jenis media spesifik membutuhkan analisis lebih jauh. Potensi dampak yang pro kaum miskin dari TIK ditentukan oleh ketepatan pemilihan teknologi.
Kemitraan multi-stakeholder: Penggunaan TIK tidak hanya akan berdampak terhadap sektor dan program individual tetapi juga dapat meningkatkan pencapaian dan sumber daya yang ditetapkan. Kemitraan multi-stakeholder
adalah respon yang tepat untuk kompleksitas tugas ini mengingat kebutuhan akan sumber daya yang semakin meningkat dan kenyataan bahwa pembangunan merupakan tanggung jawab seluruh sektor masyarakat dengan hubungan yang bertingkat.
Penyelarasan: Manfaat potensial bagi orang miskin akan semakin dirasakan ketika kegiatan TIKP diselaraskan dengan usaha pembangunan berbasis permintaan (demand-driven) yang lebih besar, khususnya mereka yang berkaitan dengan pengentasan kemiskinan.
Kepemilikan dan kepemimpinan institusional: Rasa memiliki dan kepemimpinan lembaga mitra adalah penting. Walaupun program TIK yang sukses seringkali dikarenakan individu, harus ada basis kelembagaan untuk memperluas jangkauan proyek dan meningkatkan jumlah orang yang terlibat.
Akademi Esensi Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Pimpinan Pemerintahan 38 Lingkungan yang kompetitif: Lingkungan kebijakan TIK yang baik perlu
menghormati kebebasan berekspresi, keragaman dan kebebasan arus informasi, menyediakan infrastruktur TIK hingga ke daerah terpencil, dan investasi dalam pengembangan layanan, termasuk konten lokal dan adopsi solusi open source.
Keberlanjutan finansial dan sosial: Agar proyek tetap bertahan secara finansial, seluruh potensi biaya dan pendapatan harus disertakan dalam proses perencanaan sejak awal. Isu keberlanjutan sosial14 juga sama pentingnya dan diatasi melalui kepemilikan lokal dan pembangunan kapasitas. Sangatlah penting untuk mempertimbangkan kedua hal di atas.
Pertimbangan Risiko. Dampak negatif yang mungkin terjadi dan yang tak terduga perlu dipertimbangkan dan diawasi secara hati-hati, termasuk mengawasi apakah manfaat intervensi berbantuan TIK tidak tersebar merata atau bahkan menghasilkan efek yang berlawanan dari yang diharapkan —
misal, memperdalam kesenjangan sosial, budaya, dan ekonomi ketimbang mengurangi kemiskinan.
Sumber:
Diadaptasi dari Swiss Agency for Development and Cooperation, SDC ICT4D Strategy (Berne: SDC, 2005), 7, http://www.deza.admin.ch/ressources/resource_en_161888.pdf.
Pertanyaan
Dalam tahap atau fase manajemen proyek yang mana menurut Anda ―Pelajaran yang Diambil‖ dalam Boks 3 diterapkan?
Hal-hal yang ada dalam Boks 3 kebanyakan berkaitan dengan masalah sosial, khususnya masyarakat (stakeholder) yang merupakan sasaran utama proyek. Perhatian terkait biaya, risiko, dan teknologi yang tepat juga muncul. Kesemua hal ini harus dipertmbangkan ketika proyek direncanakan dan dieksekusi.
14Keberlanjutan sosial adalah pemeliharaan modal sosial, yang mencakup ―investasi dan
layanan yang menyusun kerangka kerja dasar bagi masyarakat. Keberlanjutan sosial menurunkan biaya bekerja bersama dan memfasilitasi kerjasama: kepercayaan menurunkan biaya transaksi, Hanya masyarakat (termasuk pemerintah) yang kuat dan memiliki partisipasi komunitas yang sistematik, yang dapat mencapainya. Kohesi komunitas untuk kepentingan bersama, keterhubungan antara kelompok masyarakat, timbal balik, toleransi, kasih, kesabaran, persahabatan, cinta, standar kejujuran yang diterima secara umum , displin, dan etika. Peraturan, hukum, dan informasi (perpustakaan, film, dan disket) bersama mendorong keberlanjutan sosial.‖
(Robert Goodland, ―Sustainability: Human, Social , Economic and Environmental, Encyclopedia of Global Environmental Change (John Wiley & Sons, Ltd, 2002),
Modul 7 Teori dan Praktik Manajemen Proyek TIK 39 Salah satu pertimbangan utama dalam merencanakan dan
mengimplementasi-kan proyek TIK ialah kesesuaian desain proyek dan konteks proyek. Seringkali, terdapat perbedaan yang besar antara desain proyek ideal dengan kenyataan. Penting untuk mengetahui hal ini dan merencanakan penanggulangannya. Tabel 4 menunjukkan perbandingan antara desain ideal dengan kenyataan manajemen proyek TIK yang diambil dari dokumentasi ESCAP tentang penerapan TIK untuk pembangunan.
Tabel 4. Desain Ideal dan Kenyataan Manajemen Proyek TIK
Fitur Desain Ideal Kenyataan
Manajemen
Proyek TIK Semua partisipan diperlakukan setara dan memiliki kepentingan terhadap kesuksesan proyek. Semua partisipan mengerti proses
manajemen proyek serta peran dan tanggung jawab seluruh pihak.
Sumber daya finansial yang tersedia diinvestasikan ke tempat yang paling membutuhkan. Informasi mengenai status proyek
sering disampaikan. Partisipan terlibat dalam
identifikasi masalah dan pemecahan masalah bersama. Secara kolektif, tim proyek
memiliki keterampilan yang diperlukan untuk menjalankan proyek sistem yang berhasil.
Individu dan organisasi menolak perubahan.
Tujuan proyek seringkali
komprehensif, tetapi anggaran untuk mencapainya biasanya diremehkan. Proyek yang baru dimulai dengan
informasi awal yang terlalu sedikit, dukungan kepemimpinan yang lemah, partisipasi pengguna yang kurang, dana yang terlalu sedikit, dan pelatihan dan orientasi yang kurang komprehensif.
Banyak proyek memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan.
Khususnya di proyek pemerintah, peran pihak-pihak yang berkolaborasi dalam perencanaan dan manajemen proyek bisa konflik dengan lembaga pengatur atau pengawas mereka, dan menjadi sumber kesulitan dalam hubungan kerja.
Sumber: Center for Technology in Government, Tying a Sensible Knot: A Practical Guide to State-Local Information Systems, (Albany: University of Albany, 1999),
http://www.ctg.albany.edu/publications/guides/tying/tying.pdf.
Pertanyaan
1. Menurut pengalaman Anda dalam desain dan perencanaan proyek, realita manakah dari daftar di atas yang memberikan masalah yang paling banyak dan mengapa?
Akademi Esensi Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Pimpinan Pemerintahan 40 Perbedaan antara desain proyek dengan konteksnya tidak selalu seluas seperti
yang ada di Tabel 4. Bridges.org menulis apa yang disebut ―12 Kebiasaan Efektif terkait Kegiatan Pembangunan menggunakan TIK‖ yang jika diikuti perencana proyek, dapat memberikan kesesuaian yang lebih baik antara desain dan kenyataan. 12 Kebiasaan dapat digunakan untuk perencanaan atau evaluasi.
Boks 4. Kebiasaan Efektif Terkait Kegiatan Pembangunan Menggunakan TIK
Kebiasaan 1. Mulai dengan melakukan beberapa pekerjaan rumah. Perhatikan apa saja yang berjalan dan apa saja yang belum berjalan, pelajari praktik-praktik terbaik dalam area tersebut, dan bangunlah berdasarkan apa yang telah dipelajari.
Kebiasaan 2. Lakukanlah sebuah penilaian kebutuhan yang menyeluruh mengenai komunitas yang akan dilayani sehingga anda dapat berencana untuk melakukan apa yang perlu dilakukan. Kebiasaan 3. Buat menjadi lokal: pastikan kepemilikan lokal, dapatkan buy-in lokal, bekerja sama dengan jawara lokal, dan spesifiklah terhadap konteks.
Kebiasaan 4. Libatkan seorang pemecah masalah lokal dengan beberapa tanggung jawab, dan libatkan mereka sedemikian sehingga mereka dapat mengidentifikasi dan mengatasi permasalahan yang muncul.
Kebiasaan 5. Bentuklah kemitraan dan kolaborasi yang baik, dan jadilah mitra dan kolaborator yang baik.
Kebiasaan 6. Tetapkanlah tujuan yang konkrit dan ambil beberapa langkah kecil yang dapat dicapai. Bersikaplah realistis terhadap keluaran dan timeline.
Kebiasaan 7. Temukan inisiatif anda dengan konsep netral-teknologi sehingga dapat diadaptasi seperlunya untuk mengakomodir perubahan teknologi sepanjang waktu.
Kebiasaan 8. Libatkan kelompok-kelompok yang secara tradisional disisihkan karena usia, gender, ras, ataupun agama.
Kebiasaan 9. Identifikasi dan pahamilah tantangan-tantangan eksternal yang anda hadapi, dan ambil langkah-langkah praktis untuk mengatasinya.
Kebiasaan 10. Awasi dan evaluasilah secara kritis usaha-usaha anda dengan peralatan yang efektif, laporkan kembali kepada klien dan pendukung anda, dan adaptasikan pendekatan anda seperlunya.
Kebiasaan 11. Jadikanlah inisiatif anda berkelanjutan dalam jangka panjang baik dengan menghadirkan pemasukan yang cukup untuk mandiri, ataupun dengan menyampaikan misi sosial seefektif mungkin sehingga layak untuk dilanjutkan dengan pendanaan dari donor.
Kebiasaan 12. Sebarkanlah informasi secara luas mengenai apa yang anda lakukan dan apa yang telah anda pelajari sehingga orang lain dapat menghindari kesalahan-kesalahan anda dan meniru usaha anda.
Sumber:
Disadur dari Bridges.org, ―12 Habits of Highly Effective ICT-Enabled Development Initiatives,‖
Modul 7 Teori dan Praktik Manajemen Proyek TIK 41
Ujian
1. Mengapa proyek harus dikaitkan dengan tujuan masyarakat yang lebih besar?
2. Elemen apa saja yang sering muncul dalam berbagai definisi manajemen proyek?
3. Mengapa praktik manajemen proyek yang baik harus diterapkan dalam proyek TIKP?
4. Sebutkanlah beberapa praktik terbaik dan standar referensi dalam manajemen proyek!
5. Apa saja fase-fase dalam manajemen proyek? Apa saja
milestone untuk setiap fase?
6. Apa saja pelajaran yang dapat diambil dalam implementasi proyek TIKP?
Akademi Esensi Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Pimpinan Pemerintahan 42