BAB I. PENDAHULUAN
E. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian yang dilakukan oleh penulis di PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah sebagai berikut :
1. Bagi peneliti
Menambah pengetahuan dan wawasan tentang pengelolaan sistem dana kas kecil dalam suatu perusahaan dan sebagai pembanding dengan teori yang telah didapat dalam perkuliahan.
2. Bagi pembaca
Memberikan gambaran nyata terhadap pembaca tentang pengelolaan dana kas kecil suatu perusahaan dan dapat digunakan sebagai referensi dalam penulisan Tugas Akhir bagi peneliti yang lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
3. Bagi perusahaan
Memberikan masukan kepada perusahaan sebagai bahan pertimbangan atas kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan agar kedepannya menjadi lebih baik lagi dalam pengabdiannya terhadap masyarakat.
commit to user
20 BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A.TINJAUAN PUSTAKA 1. Pengertian Sistem
Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama (Hall, 2007:6).
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Selain itu, sistem juga diartikan suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2001).
Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. (Romney,2003).
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001:3).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
Sistem informasi akuntansi adalah sumber daya manusia dan modal dalam organisasi yang bertanggungjawab untuk (1) persiapan informasi keuangan dan (2) informasi yang diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi perusahaan. (Romney,2003)
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi:
a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi.
b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.
3. Sistem Dana Kas Kecil
Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek (Baridwan, 2004:86).
commit to user
Dana kas kecil (petty cash fund) adalah dana kas yang digunakan untuk membayar jumlah pengeluaran yang relatif kecil namun tetap menjaga pengendalian secara memuaskan (Weygant et al., 2007:467).
Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara :
a. Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance system)
Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
1) Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
2) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi. 3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai
dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
b. Sistem saldo tetap (imprest system)
Dalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut:
1) Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
2) Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal. Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.
3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas.
Dalam penyelenggaraan dana kas kecil, suatu perusahaan harus menerapkan sistem yang memadai agar tidak terjadi penyelewengan dana kas kecil. Oleh karena itu, untuk menghindari penyelewengan tersebut, dalam sistem dana kas kecil terdapat unsur-unsur tertentu yang digunakan dalam sistem dana kas kecil. Mulyadi (2001:530) menyebutkan bahwa unsur-unsur yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah sebagai berikut:
a. Dokumen yang Digunakan 1) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari assistant analyst akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil. 2) Cek
Dokumen ini diperlukan dalam pembentukan dan pengisian kas kecil dengan melibatkan bank.
commit to user
3) Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya.
4) Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil.
5) Permintaan pengisian kembali kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
b. Catatan Akuntansi yang Digunakan 1) Jurnal pengeluaran kas
Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil.
2) Jurnal pengeluaran dana kas kecil
Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
c. Fungsi yang Terkait 1) Fungsi kas
Dalam sistem dana kas kecil, fungsi ini bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
2) Assistant analyst akuntansi
Dalam sistem dana kas kecil, assistant analyst akuntansi bertanggungjawab atas:
a) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan.
b)Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.
c) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
d)Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating-fund-balance). e) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi
kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
commit to user
3) Fungsi pemegang dana kas kecil
Fungsi ini bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunju, dan rencana kebutuhan.
4) Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
Fungsi ini bertanggungjawab atas pemakaian dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil dan mengumpulkan dokumen pendukungnya.
5) Fungsi pemeriksa intern
Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggungjawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggungjawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.
d. Prosedur yang membentuk sistem
1) Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Prosedur pembnetukan dana kas kecil dengan imprest system tidak berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas kecil dengan
fluctuating-fund-balance system. Bagian kas mencatat
pembentukan dana kas kecil di dalam register bukti kas keluar. Bukti kas keluar dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil diserahkan oleh bagian kas ke bagian kasa.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
Berdasarkan bukti kas keluar tersebut, bagian kasa membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan kepada bagian jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa.
2) Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil
Dalam imprest system pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi. Pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil menurut abjad nama pemakai dana kas kecil. Jika pengeluaran dana kas kecil telah dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil, pemegang dana kas kecil mengarsipkan bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan permintaan pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya. Dokumen-dokumen ini dikumpulkan untuk dipakai sebagai dasar rencana kebutuhan sebesar jumlah dana yang telah dikeluarkan.
3) Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening biaya.
commit to user
e. Bagan alir (flowchart)
Menurut Mulyadi (2001) , bagan alir data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. Bagan alir data menunjukkan batas-batas sistem, hubungan sistem dengan satuan di luar, proses pengolahan data, dan aliran data. Berikut bagan alir sistem dana kas kecil dengan metode imprest system:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
1. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Bagian Utang Bagian Kasa Pemegang Dana Bagian Kas Kecil Jurnal
Mencatat Setelah bagian kasa nomor cek membubuhkan cap lunas pada register pada BKK dan dokumen bukti kas keluar pendukung dan mencatat Dikirim ke Bagian nomor cek pada BKK Kartu Persediaan
dan Kartu Biaya untuk diarsipkan
BKK : Bukti kas keluar SK : Surat Keputusan
Gambar 2.1 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
2 BKK 3 Cek Menyimpan uang tunai Menguang- kan cek ke bank N 4 BKK 3 Cek N Register Cek Selesai 3 Mulai Surat Keputusan Membuat bukti kas keluar Register Bukti Kas Keluar 4 SK 3 2 BKK SK BKK 1 1 SK 3 BKK 1 SK 1 BKK 3 Cek
Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cek
3 2
commit to user
2. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil
Bersama dengan uang tunai
diarsipkan Dikembalikan kepada sampai pemakaidana kas kecil saat setelah dibubuhi pengisian cap lunas kembali
kas kecil
PPKK : Permintaan pengeluaran kas kecil BPKK : Bukti pengeluaran kas kecil DP : Dokumen pendukung
Gambar 2.2 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Mulai Membuat permintaan pengeluaran kas kecil 2 PPKK 1 1 4 PPKK 2 N Selesai 2 PPKK 1 N Mengeluarakan uang dan mengumpulkan bukti pendukung Membuat bukti pengeluaran kas kecil DP BPKK 3 1 2 PPKK 1 Menyerahkan uang kepada peminta 2 PPKK 1 2 A 3 DP PPKK 1 BPKK Membuat permintaan pengeluaran kas kecil DP PPKK 1 BPKK PPKK 2 N 4
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
3. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pemakai Dana Kas Kecil Bagian Utang
Arsip BPKK dan dokumen pendukung- nya
PP3K : Permintaan pengisian kembali kas kecil BKK : Bukti kas keluar
Gambar 2.3 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
6 1 DP BPKK 2 PP3K 1 Membuat bukti kas keluar DP BPKK 2 PP3K 1 3 2 BKK 1 DP BPKK 2 PP3K 1 5 2 3 Register bukti kas keluar 4 DP BPKK T Menguang- kan cek ke bank Menyimpan uang tunai Mulai Membuat permintaan Pengisian DP BPKK 2 PP3K 1 1 T
commit to user
Bagian Kasa Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya
Setelah bagian kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatatat nomor cek pada BKK
Gambar 2.3 Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil (Lanjutan) 3 DP BPKK PP3K BKK 1 Register Cek N Selesai 3 PP3K BKK Kartu Biaya N 3 DP BPKK PP3K 2 3 BKK 1 Mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek DP BPKK PP3K 2 3 BKK 1 Cek 5 4
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
4. Sistem Pengendalian Intern
Dalam melakukan evaluasi terhadap sistem akuntansi suatu perusahaan, unsur-unsur pengendalian intern harus dimasukkan sebagai unsur melekat dalam berbagai sistem akuntansi (Mulyadi, 2001:163)
Menurut Mulyadi (2001:163) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Romney (2003), pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
commit to user
1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari assistant analyst akuntansi.
2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Cara-cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
2) Pemeriksaan mendadak.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dan catatannya.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Di antara 4 unsur pokok pengendalian intern, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggunjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
B. SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN (PERSERO) AREA SURAKARTA
Dalam kegiatan operasinya PT PLN (Persero) menetapkan sejumlah dana untuk seluruh unit PT PLN (Persero) yang nantinya akan digunakan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan. Dana tersebut biasa disebut kas pembiayaan (kas Imprest). Kas pembiayaan yang diterapkan oleh PT PLN (Persero) memiliki prosedur yang sama dengan dana kas kecil, bedanya kas imprest tidak hanya digunakan untuk pengeluaran perusahaan yang relatif kecil saja melainkan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan secara
commit to user
keseluruhan. Berikut uraian tentang sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta:
1. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta meliputi :
a. Bukti kas / bank penerimaan
Bukti kas / bank penerimaan dibuat oleh pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali.
b. Cek
Cek dibuat oleh assistant analyst keuangan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
c. Permintaan pengeluaran dana kas kecil
Dokumen permintaan pengeluaran dana kas kecil dibuat oleh pihak yang membutuhkan dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil
d. Bukti kas / bank pengeluaran
Bukti ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil berdasarkan permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pendukung dari pemakai kas imprest.
e. Rencana kebutuhan
Bukti ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk pengisian kembali dana kas kecil.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
f. Persetujuan anggaran
Persetujuan anggaran dibuat oleh pemakai dana kas kecil dengan otorisasi dari kepala bagian masing-masing dan assistant manager pelayanan dan administrasi.
g. Laporan kas / bank harian
Laporan kas / bank harian dibuat oleh pemegang dana kas kecil. Laporan kas / bank harian digunakan untuk merekap transaksi yang terjadi pada hari tersebut.
2. Catatan akuntansi yang digunakan a. Jurnal penerimaan kas / bank
Jurnal penerimaan kas / bank dibuat oleh assistant analyst keuangan pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. b. Jurnal pengeluaran kas / bank
Jurnal pengeluaran kas / bank dibuat oleh pemegang dana kas kecil berdasarkan bukti pengeluaran kas / bank.
3. Fungsi yang terkait
a. Assistant analyst keuangan
Assistant analyst keuangan bertanggung jawab dalam pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
commit to user
b. Assistant analyst akuntansi
Assistant analyst akuntansi bertanggungjawab dalam pencatatan transaksi ke dalam laporan keuangan.
c. Pemegang dana kas kecil
Pemegang dana kas kecil bertanggung jawab dalam penyimpanan dana kas kecil dan pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan persetujuan assistant manager pelayanan dan administrasi.
d. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
Fungsi ini membuat permintaan pengeluaran dana kas kecil. Permintaan dana kas kecil tersebut diserahkan ke pemegang dana kas kecil bersama dengan persetujuan anggatan serta bukti pendukung.
e. Fungsi pemeriksa intern
Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil pengitungan dengan catatan kas.
4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem a. Prosedur pembentukan dana kas kecil
Pembentukan dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta setiap bulan di-dropping oleh PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
b. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas imprest
1) Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran dana kas kecil kemudian diserahkan ke pemegang dana kas kecil dan dilampiri dengan dokumen pendukung seperti kuitansi dan bukti pendukung lainnya serta persetujuan anggaran dari kepala bagian masing-masing dan assistant manager pelayanan dan administrasi.
2) Pemegang dana kas kecil memasukkan data dari dokumen tersebut ke SAP (System Application and Product in data processing). Dari SAP pemegang dana kas kecil mencatat transaksi tersebut ke dalam jurnal pengeluaran kas / bank dan menerbitkan nomor dokumen pembayaran. Setelah itu pemegang dana kas kecil menyerahkan uang tunai sesuai dengan yang tertera di dokumen tersebut.
3) Pemegang dana kas kecil membuat laporan kas / bank harian berdasarkan jurnal pengeluaran kas / bank.
4) Pada akhir bulan pemegang dana kas kecil membuat data saldo buku besar yang berisi pengeluaran dana kas kecil selama periode bulan tersebut.
5) Pemegang dana kas kecil menyerahkan softcopy saldo buku besar tersebut ke assistant analyst akuntansi.
commit to user
c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
1) Pemegang dana kas kecil membuat rencana kebutuhan dan dokumen tersebut diserahkan kepada assistant analyst keuangan. 2) Assistant analyst keuangan membuat cek berdasarkan rencana kebutuhan tersebut dan diserahkan ke pemegang dana kas kecil. 3) Pemegang dana kas kecil membuat bukti kas / bank penerimaan
rangkap dua. Kemudian pemegang dana kas kecil memintakan otorisasi atas cek dan bukti kas / bank penerimaan.
4) Pemegang dana kas kecil menguangkan cek serta menyimpan uang tunai tersebut.
5) Bukti kas / bank penerimaan diarsip oleh pemegang dana kas kecil dan yang satu lagi diserahkan ke assistant analyst keuangan untuk dilakukan pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas / bank.
5. Bagan alir (flowchart)
Bagan alir sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta meliputi tiga prosedur, yaitu:
a. Pembentukan dana kas kecil
Pembentukan dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta tidak terdapat bagan alir karena dana kas kecil telah di-dropping oleh PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
b. Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil
Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil
PPKK : Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
PA : Persetujuan Anggaran BKK : Bukti kas / bank pengeluaran
Gambar 2.4 Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta
Mulai PA PPKK PA PPKI Kuitansi Membuat permintaan
dana kas kecil dan persetujuan anggaran dan memintakan otorisasi Melakukan pembelian dan memperoleh kuitansi 1 N Selesai PA PPKI Kuitansi PA PPKI Kuitansi BKK 1 Memberikan uang tunai dan memasukkan data
