i. Macam-Macam Manual
1. Manual Penetapan Standar SPMI 2. Manual Pelaksanaan Standar SPMI 3. Manual Evaluasi Standar SPMI 4. Manual Pengendalian Standar SPMI 5. Manual Peningkatan Standar SPMI
ii. Manual Penetapan Standar
1. Tujuan Manual Penetapan Standar SPMI
Tujuan manual penetapan standar SPMI Sekolah Tinggi Teologi SoE, sebagai pedoman untuk mernacang, merumuskan dan menetapkan berbagai standar institusi dan Program Studi, yang berlaku di STT SoE.
2. Luas Lingkup Manual Penetapan Standar SPMI
Luas Lingkup Manual Penetapan Standar SPMI STT SOE dilakukan saat awal dirancang, dirumuskan, ditetapkan serta saat akan dilakukan peningkatan standar baru.
3. Langkah-langkah Penetapan Standar SPMI
1. Ketua STT SOE Menugaskan kepada Ketua LPMI untuk membentuk anggota yang akan dilibatkan dalam penetapan standar SPMI
2. Ketua LPMI bersama anggota menyiapkan dan menuliskan dokumen tertulis sesuai dengan isi standar SPMI.
3. Menjadikan Visi dan Misi STT SOE sebagai titik tolak dan tujuan akhir, mulai dari merancang hingga menetapkan standar.
4. Mengumpulkan dan mempelajari isi semua peraturan perundang-undangan yang relevan dengan aspek lingkup standar SPMI.
5. Mencatat norma-norma hukum atau syarat yang tercantum dalam peraturan perundang-undangan yang tidak dapat disimpangi.
6. Melakukan evaluasi diri dengan menerapkan SWOT analysis.
7. Melaksanakan studi pelacakan atau survey tentang aspek yang hendak dibuat standarnya terhadap kepentingan penyelenggaraan pendidikan di STT SOE
8. Melakukan analisis hasil dari langkah no.2 hingga 4 dengan mengujinya terhadap Visi dan Misi STT SOE.
9. LPMI bersama anggota mensosialisasikan dokumen SPMI yang tertulis kepada civitas akademika STT SoE
10. Merumuskan draf awal standar dengan menggunakan rumus ABCD.
11. Merumuskan kembali pernyataan standar dengan memerhatikan hasil dari no. 8
12. Melakukan pengeditan dan verifikasi pernyataan standar untuk memastikan tidak ada kesalahan gramatikal atau kesalahan penulisan.
13. Mensahkan dalam bentuk surat keputusan.
4. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Melaksanakan Penetapan Standar SPMI Pihak-pihak yang harus menjalankan penetapan Standar SPMI adalah :
1. Ketua SPMI
2. Sekretaris SPMI
3. Anggota
Pengurus SPMI ini dipilih diantara dosen tetap STT SOE dan dalam penetapannya diberikan SK Pengangkatan oleh Ketua STT SOE
iii. Manual Pelaksanaan Standar
1. Tujuan Manual Pelaksanaan Standar SPMI
Manual pelaksanaan standar dibuat dengan tujuan untuk melaksanakan dan memenuhi standar SPMI yang berlaku di STT SOE. Manual pelaksanaan standar ini berfungsi sebagai tolok ukur pelaksanaan standar SPMI di STT SOE.
2. Luas Lingkup Pelaksanaan Standar SPMIManual ini berlaku:
a. Ketika sebuah standar harus dilaksanakan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh semua unit kerja pada semua aras di STT SOE.
b. Untuk semua standar STT SOE.
3. Langkah-langkah Pelaksanaan Standar SPMI
Langkah-langkah pelaksanaan standar STT SOE, antara lain:
1. Lembaga/Unit kerja/Program studi yang terkait standar menyiapkan segala hal teknis dan administratif sesuai dengan isi Standar STT SOE.
2. Pimpinan STT dan LPMI melakukan sosialisasi standar STT SOE kepada seluruh dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa secara periodik dan konsisten.
3. Unit terkait menyiapkan dan menuliskan dokumen tertulis sesuai dengan isi standar STT SOE seperti Manual/Prosedur kerja, Intruksi Kerja dan Formulir kerja atau sejenisnya
4. Sosialisasikan manual/prosedur kerja yang telah dibuat kepada seluruh civitas akademika.
5. Laksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan Standar STT SOE sebagai tolok ukur pencapaian.
4. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Melaksanakan Standar SPMI
Pihak-pihak yang harus melaksanakan penetapan standar SPMI adalah:
1. Unit khusus SPMI sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya
2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan, dan/atau fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
3. Karyawan akademik (dosen dan tenaga kependidikan) dan karyawan non akademik (karyawan administrasi,) berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
4. Mahasiswa dan alumni berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
5. Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam pernyataan standar yang bersangkutan.
iv. Manual Evaluasi Pelaksanaan Standar 1. Tujuan Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI
Untuk melakukan evaluasi pelaksanaan Standar STT SOE sehingga pelaksanaan isi Standar STT SOE dapat dikendalikan
2. Luas Lingkup Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI Manual ini berlaku:
1. Ketika pelaksanaan isi standar memerlukan pemantauan atau pengawasan, pengecekan atau pemeriksaan, dan evaluasi secara rutin dan berkelanjutan, sehingga dapat diketahui standar STT SOE telah tercapai atau terpenuhi.
2. Untuk semua standar system penjaminan mutu internal.
3. Langkah-langkah Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI
Cara melakukan evaluasi yaitu dengan membandingkan antara isi standar STT SOE dengan apa yang secara faktual sedang atau telah dilakukan untuk dinilai apakah sudah sesuai dan/atau memenuhi standar STT SOE Langkah-langkahnya yaitu:
1. Unit kerja melakukan pengukuran secara periodik, misalnya harian, mingguan, bulanan, atau semesteran terhadap ketercapaian isi semua Standar STT SOE.
2. Catat atau rekam semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari penyelenggaraan pendidikan yang tidak sesuai dengan isi standar STT SOE.
3. Catat pula semua ketidaklengkapan dokumen seperti prosedur kerja, intruksi kerja, formulir, dan sebagainya dari setiap standar yang telah dilaksanakan.
4. Periksa dan pelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai.
5. Buat laporan tertulis secara periodik tentang semua hasil pengukuran di atas.
6. Laporkan hasil pengukuran ketercapaian isi semua standar STT SOE kepada Unit kerja/lembaga/Ketua STT SOE, disertai saran
Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI yang dilakukan dengan cara Audit Mutu Internal, melalui suatu langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut : 1. Melakukan Audit Mutu Internal terhadap dokumen SPMI dengan mengacu
pada Prosedur Audit Mutu Internal dan Formulir (Borang) yang telah ditetapkan secara berkala dan disahkan oleh surat keputusan, dan unit kerja.
2. Mengkomunikasikan jadwal visitasi kegiatan audit internal kepada unit kerja sebagai Audite
3. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua pertemuan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, rekaman aktivitas dan keadaan lokasi secara komprehensif
4. Melakukan diskusi hasil temuan audit internal dengan Auditi untuk mendapatkan persetujuan atas hasil temuan. Temuan penyimpangan dan atau ketidaklengkapan dokumen harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati antara Tim Audit Mutu Internal dengan Audite
5. Membuat laporan kepada Unit Penjaminan Mutu untuk diteruskan kepada pimpinan STT STT SOE disertai dengan tindakan koreksi dan rekomendasi.
4. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Melaksanakan Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI
Pelaksanaan Standar SPMI adalah Tim SPMI yang terdiri dari : 1. Unit khusus SPMI sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya
2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan, dan/atau fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
3. Karyawan akademik (dosen dan tenaga kependidikan) dan karyawan non akademik (karyawan administrasi,) berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
4. Mahasiswa dan alumni berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
5. Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam pernyataan standar yang bersangkutan.
v. Manual Pengendalian Pelaksanaan Standar 1. Tujuan Manual Pengendalian Pelaksanaan Standar
Pengendalian Standar SPMI bertujuan mengukur kesesuaian dan ketercapaian pelaksanaan standar, dibandingkan dengan standar SPMI yang telah ditetapkan sehingga standar SPMI yang ditetapkan tercapai atau terpenuhi.
Pengendalian standar SPMI bertujuan sebagai sarana dalam upaya peningkatan mutu dalam penyelenggaraan pendidikan bagi setiap mahasiswa di STT SOE secara terus menerus dan berkelanjutan.
2. Luas Lingkup Pengendalian Pelaksanaan Standar Manual Pengenalian Pelaksanaan ini berlaku:
1. Ketika diperlukan tindakan atas tercapai, melampaui, belum melampaui ataupun terjadi penyimpangan dari pelaksanaan isi setiap standar
2. Ketika melakukan tindakan pengecekan untuk semua aspek penyelenggaraan pendidikan telah sesuai standar atau tidak
3. Langkah-langkah Pengendalian Pelaksanaan Standar
1. Melakukan pemeriksaan dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai
2. Memeriksa dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar (akar masalah), atau bila isi standar gagal dicapai
3. Melakukan rapat koordinasi dengan berbagai pihak untuk menentukan rencana tindakan korektif terhadap ketidaksesuaian pelaksanaan standar pada standar yang menjadi tanggung jawabnya
4. Menuliskan rencana tindakan korektif terhadap ketidaksesuaian pelaksanaan standar untuk standar yang menjadi tanggung jawabnya
5. Melakukan tindakan korektif untuk memperbaiki pelaksanaan standar yang relevan, apabila hasil evaluasi diri dan hasil audit internal memperlihatkan ada temuan negatif seperti kelemahan, kesalahan, ketidakpatuhan terhadap asas dan prosedur baku, penyimpangan, dan sejenisnya
6. Mencatat semua tindakan korektif yang diambil
7. Memantau terus menerus efek dari tindakan korektif terhadap standar, misal: apakah kemudian pelaksanaan standar sesuai dengan isi standar
8. Membuat laporan secara tertulis secara periodic dan melaporkan kepada Pimpinan, disertai saran dan rekomendasi.
4. Kualifikasi Pejabat/Petugas Pengendalian Pelaksanaan Standar Pelaksanaan Standar SPMI adalah Tim SPMI yang terdiri dari : 1. Unit khusus SPMI sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya
2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan, dan/atau fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
3. Karyawan akademik (dosen dan tenaga kependidikan) dan karyawan non akademik (karyawan administrasi,) berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
4. Mahasiswa dan alumni berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam pernyataan standar yang bersangkutan.
vi. Manual Peningkatan Standar
1. Tujuan Manual Peningkatan Standar
Tujuan manual Peningkatan Standar adalah untuk memantau keberkelanjutan dan peningkatan mutu setiap standar SPMI yang telah ditetapkan sekaligus sebagai alat kontrol bagi implementasi standar di STT SOE.
2. Luas Lingkup Peningkatan Standar
Peningkatan standar SPMI diperlukan ketika pelaksanaan isi dari setiap standar SPMI STT SOE dapat ditingkatkan, berdasarkan hasil evaluasi dalam upaya pemenuhan Standar SPMI antar Pogram Studi, Lembaga, Kepala Bagian, dan Unit Pelayanan Teknis.
3. Langkah-langkah Peningkatan Standar
1. Mempelajari laporan hasil pengendalian standar
2. Menyelenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan hasil laporan tersebut, dengan mengundang pejabat struktural yang terkait dan dosen.
3. Mengevaluasi isi standar
4. Melakukan revisi isi standar sehingga menjadi standar baru
5. Menempuh langkah atau prosedur yang berlaku dalam penetapan standar untuk peningkatan mutu.
4. Kualifikasi Pejabat/Petugas Peningkatan Standar
Pelaksanaan Standar SPMI adalah Tim SPMI yang terdiri dari : 1 Unit khusus SPMI sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya
2 Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan, dan/atau fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
3 Karyawan akademik (dosen dan tenaga kependidikan) dan karyawan non akademik (karyawan administrasi,) berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
4 Mahasiswa dan alumni berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
5 Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam pernyataan standar yang bersangkutan.