(SPMI)
Kode :MSPMI-UPM-004 Revisi : 1 Tanggal : 12 April 2016 Halaman : 20 / 34
Manual Pengendalian Standar SPMI | 20
STATUS NAMA/JABATAN TANGGAL TANDA TANGAN
Dirumuskan oleh Devi Mediariti, S.Pd, S.Kep, M.Kes Ka. Unit Penjaminan Mutu
14 Maret 2016
Diperiksa oleh Eddy Susanto, SKM.,MKes
Pembantu Direktur I
28 Maret 2016
Disetujui oleh Drg. Nur Adiba Hanum.,MKes
Direktur
12 April 2016
Disahkan Oleh Drg. Nur Adiba Hanum.,MKes
Direktur
12 April 2016
Dikendalikan Oleh Devi Mediariti, S.Pd, S.Kep, M.Kes Ka. Unit Penjaminan Mutu
12 April 2016-April 2018
Manual Pengendalian Standar SPMI | 21
I. VISI DAN MISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG
1. VISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG
Sebagai Institusi Pendidikan Tinggi Kesehatan yang unggul, profesional, mandiri dan Kompetitif di tingkat Nasional Tahun 2020.
2. MISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG
a. Meningkatkan kualitas pendidikan, (pengajaran, penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat) sesuai perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dibidang kesehatan.
b. Mengembangkan “Poltekkes Kemenkes Palembang Go Digital”dalam rangka
melaksanakan pelayanan prima yang cepat, tepat, akurat dan aman.
c. Meningkatkan pengelolaan pendidikan yang profesional dan akuntabel.
d. Mengembangkan kemitraan secara berkelanjutan dengan lembaga
pemerintah, swasta dan masyarakat dalam mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
3. TUJUAN POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG
a. Terwujudnya lulusan Poltekkes Kemenkes Palembang yang siap bekerja dan
berdaya saing tinggi, yang memiliki kemampuan akademik dan keunggulan keterampilan yang mampu mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi sehingga mampu bekerja secara profesional dan mandiri sesuai kompetensinya serta berkarakter, jujur, adil, beretika dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
b. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang menjadi Institusi pendidikan
modern yang mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi global sehingga terwujudnya kepuasan civitas akademika dan stake holder melalui pelayanan Prima.
c. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang yang kuat dengan terbentuknya
tatakelola yang efisien, akuntabel, transparan, berkeadilan dan terintegrasi antar bidang.
MANUAL PENGENDALIAN STANDAR
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
(SPMI)
Kode :MSPMI-UPM-004 Revisi : 1 Tanggal : 12 April 2016 Halaman : 22 / 34
Manual Pengendalian Standar SPMI | 22
d. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang yang unggul melalui terjalinnya
kemitraan yang luas baik dengan institusi dalam negeri dan luar negeri dalam penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi.
II. TUJUAN MANUAL
Pengendalian Standar SPMI bertujuan mengukur kesesuaian dan ketercapaian pelaksanaan standar, dibandingkan dengan standar SPMI yang telah ditetapkan sehingga standar SPMI yang ditetapkan tercapai atau terpenuhi.
Pengendalian Standar SPMI bertujuan pula sebagai sarana dalam upaya meningkatkan kinerja peningkatan proses penyelenggaraan dan peningkatan mutu, serta sebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu dalam penyelenggaraan pendidikan di Poltekkes Palembang secara terus-menerus dan berkelanjutan.
Selain itu, pengendalian Standar SPMI merupakan manajemen kendali mutu untuk mengevaluasi implementasi standar mutu secara periodik dan menjaga keberlanjutan kualitas yang diikuti dengan peningkatan standar SPMI. Evaluasi tersebut meliputi pengendalian atau pengecekan kesesuaian pelaksanaan standar dengan standar yang telah ditetapkan, serta penetapan standar baru setelah melalui kaji ulang
III. LUAS LINGKUP MANUAL DAN PENGGUNAANNYA
1. Secara umum pengendalian standar SPMI merupakan tindakan mengevaluasi
pelaksanaan/pemenuhan isi standar oleh seluruh tingkatan mulai dari Poltekkes, Jurusan, Prodi, Sub. Bagian, Unit-unit dan Sub Unit.
2. Pengendalian Standar SPMI diperlukan ketika standar SPMI yang dilaksanakan
memerlukan monitoring/pemantauan dan pengawasan, pengecekan atau pemeriksaan dan evaluasi secara periodik dan terus- menerus.
3. Pengendalian SPMI dilaksanakan secara paralel atau bersamaan dalam suatu
siklus penjaminan mutu internal, minimal setiap 1 (satu) tahun sekali dalam tahun kalender akademik di seluruh unit kerja Poltekkes Palembang, yang dilaksanakan baik dengan cara monitoring dan evaluasi maupun Audit Internal.
Manual Pengendalian Standar SPMI | 23
IV. DEFINISI ISTILAH
1. Pengendalian: mengamati respon atas suatu proses atau kegiatan yang dilakukan
sebagai tindak lanjut dari evaluasi pelaksanaan isi standar.
2. Pemeriksaan: mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek dari
penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala, untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut telah berjalan sesuai dengan isi standar, dilaksanakan sebelum tahap pengendalian.
3. Monitoring : Tindakan mengamati suatu proses atau kegiatan penyelenggaraan
pendidikan untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan penyelenggaraan pendidikan berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya dilaksanakan sesuai isi standar SPMI yang telah ditetapkan.
4. Evaluasi : Tindahan mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek
penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala dengan tujuan untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan telah berjalan sesuai dengan isi standar yang telah ditetapkan.
5. Evaluasi standar : Tindakan menilai isi standar didasarkan pada hasil
pelaksanaan isi standar pada waktu sebelumnya dan perkembangan situasi dan kondisi institusi, tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan institusi dan masyarakat pada umumnya, serta relevansinya dengan visi dan misi Poltekkes Palembang.
6. Audit Internal : kegiatan pemeriksaan kepatuhan yang secara internal berfungsi
mengukur dan mengevaluasi SPMI di Poltekkes Palembang dengan cara menyediakan analisis, penilaian dan rekomendasi yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan SPMI yang dilakukan oleh Auditor Internal Poltekkes Palembang untuk memeriksa apakah seluruh standar telah dicapai atau dipenuhi oleh setiap unit kerja di Poltekkes Palembang.
7. Rekomendasi : Tindakan memberikan perbaikan yang dirumuskan berdasarkan
hasil proses audit mutu internal. Hasil tersebut dikomunikasikan kepada unit yang diaudit untuk ditindaklanjuti.
8. Kaji Ulang : menganalisis hasil temuan dan rekomendasi dari kegiatan audit
internal sebagai dasar tindakan koreksi untuk perbaikan dan atau peningkatan pada siklus berikutnya dalam upaya peningkatan mutu berkelanjutan
MANUAL PENGENDALIAN STANDAR
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
(SPMI)
Kode :MSPMI-UPM-004 Revisi : 1 Tanggal : 12 April 2016 Halaman : 24 / 34
Manual Pengendalian Standar SPMI | 24
9. Benchmarking : Upaya pembandingan standar, baik antar internal organisasi
maupun dengan standar eksternal secara berkelanjutan, dengan tujuan peningkatan mutu.
V. LANGKAH-LANGKAH ATAU PROSEDUR
Pengendalian Standar SPMI dilakukan baik dengan cara Monitoring dan Evaluasi, maupun dengan cara Audit Internal. Pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara monitoring dan evaluasi, melalui langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut
1. Melakukan pemantauan secara periodik (harian, mingguan, bulanan, atau
semesteran) terhadap pelaksanaan isi standar dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan program kerja yang telah ditetapkan.
2. Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa pelaksanaan isi standar telah sesuai
dengan yang direncanakan dan isi standar dapat terpenuhi, Poltekkes Kemenkes Palembang melakukan upaya agar hal tersebut dapat berjalan sebagaimana mestinya
3. Jika dalam evaluasi pelaksanaan standar ditemukan kekeliruan, ketidaktepatan,
kekurangan atau kelemahan yang dapat menyebabkan tidak tercapainya isi standar maka harus dilakukan tindakan korektif atau perbaikan untuk memastikan pemenuhan isi standar.
4. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan berupa
penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dibandingkan dengan isi standar SPMI.
5. Melakukan pencatatan bila ditemukan ketidak-lengkapan dokumen, seperti
prosedur kerja dan formulir(borang) dari setiap standar yang telah dilaksanakan.
6. Melakukan pemeriksaan dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya
penyimpangan dari isi standar atau bila isi standar tidak tercapai.
7. Melakukan tindakan korektif terhadap setiap pelanggaraan atau penyimpangan
dari isi standar.
8. Melakukan pencatatan atau rekaman tindakan korektif.
9. Melakukan pemantauan terus-menerus efek dari tindakan korektif tersebut, untuk
Manual Pengendalian Standar SPMI | 25
dengan isi standar.
10. Melakukan pembuatan laporan tertulis secara periodik tentang hal-hal yang
menyangkut pengendalian standar kepada UPM.
11. Membuat laporkan hasil evaluasi Standar SPMI kepada direktur untuk
ditindaklanjuti.
Secara garis besar tahapan pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara monitoring dan evaluasi digambarkan sebagai berikut :
Wakil Manajemen Mutu – UPM berkoordinasi dengan Sub. Bagian dan Unit terkait untuk melakukan monitoring dan evaluasi
Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan pemantauan atau monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan Standar SPMI secara berkala sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan pencatatan, pemeriksaan terhadap pelaksanaan standar SPMI di masing-masing unit kerja, apakah fakta di lapangan telah sesuai dengan apa yang dituliskan dalam isi standar.
Tim Monitoring dan Evaluasi mempelajari hasil temuan temuan pelaksanaan Standar SPMI dan kelengkaan dokumen SPMI
Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan tindakan koreksi baik terhadap setiap penyimpangan pelaksanaan standar SPMI maupun ketidaklengkapan dokumen terkait dengan pelaksanaan Standar SPMI.
Tim Monitoring dan Evaluasi mengadakan rapat dengan WMM-UPM untuk menyimpulkan sebab-sebab terjadinya penyimpangan dan ketidaklengkapan dokumen terkait.
Tim Monitoring dan Evaluasi membuat laporan tertulis tentang hasil monitoring dan evaluasi disampaikan kepada Pimpinan Unit Kerja dan UPM
UPM menindaklanjuti hasil laporan dan membuat lapoan tertulis kepada Direktur.
Pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara Audit Internal, melalui suatu langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut :
1. Melakukan audit internal terhadap dokumen SPMI dalam rangka
penyelenggaraan pendidikan di Poltekkes Palembang dengan mengacu pada Manual Prosedur (SOP) Audit Internal dan Formulir (Borang) audit yang telah ditetapkan secara berkala dan disahkan oleh surat keputusan atau atas permintaan pimpinan Poltekkes Palembang, dan atau unit kerja.
2. Mengkomunikasikan jadwal visitasi kegiatan audit internal kepada unit kerja
sebagai Auditi. Monitoring dan Evaluasi Pencatatan dan Pemeriksaan Pelaksanaan Standar SPMI & Kelengkapan Dokumen SPMI
Pengambilan tindakan korektif terhadap setiap penyimpangan
Pelaksanaan Standar SPMI
MANUAL PENGENDALIAN STANDAR
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
(SPMI)
Kode :MSPMI-UPM-004 Revisi : 1 Tanggal : 12 April 2016 Halaman : 26 / 34
Manual Pengendalian Standar SPMI | 26
3. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan melalui wawancara,
pemeriksaan dokumen, rekaman aktivitas dan keadaan lokasi secara komprehensif.
4. Melakukan diskusi hasil temuan audit internal dengan Auditi untuk
mendapatkan persetujuan atas hasil temuan. Temuan penyimpangan dan atau ketidaklengkapan dokumen harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati antara Tim Audit Internal dengan Auditi.
5. Membuat laporan kepada UPM untuk diteruskan kepada Direktur disertai
dengan tindakan koreksi dan rekomendasi.
Secara garis besar tahapan pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara Audit Internal digambarkan sebagai berikut :
Direktur melalui UPM membentuk Tim Audit Internal
Tim Audit Internal membuat perencanaan Audit untuk setiap unit kerja di Poltekkes Palembang secara periodik dan atau berdasaran permintaan pimpinan Poltekkes Palembang dan atau Unit Kerja sebagai Auditi
Tim Audit Internal menyampaikan jadwal audit kepada Auditi
Tim Audit Internal melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan hasil wawancara, pemeriksaaan dokumen, rekaman aktivitas dan keadaan di lokasi Auditi
Tim Audit Internal mempelajari hasil temuan temuan :
- Penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai/dipenuhi.
- Penyebab terjadinya ketidaklengkapan dokumen terkait dengan Standar SPMI.
Tim Audit Internal melakukan diskusi hasil temuan Audit dengan Auditi untuk mendapatakan persetujuan atas hasil temuan. Temuan penyimpangan dan atau ketidaklengkapan dokumen harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati antara Tim Audit Internal dan Auditi unit kerja.
Tim Audit Internal membuat laporan tertulis hasil audit disertai dengan rekomendasi kepada Pimpinan Unit Kerja dan UPM.
UPM menindaklanjuti hasil laporan Tim Audit Internal untuk diteruskan kepada direktur
direktur menindaklanjuti laporan Audit Internal.
VI. KUALIFIKASI PEJABAT / PETUGAS YANG MENJALANKAN MANUAL Pihak-pihak yang harus menjalankan pengendalian Standar SPMI adalah :
1. UPM, ADAK, ADUM, serta Tim Audit Internal
2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang
bersangkutan.
3. Mereka yang secara eksplisit disebut dalam pernyataan standar yang
bersangkutan. Perencanaan Audit Internal
Pembuatan Laporan Tindak anjut hasil
temuan Pelaksanaan Audit
Manual Pengendalian Standar SPMI | 27
VII. CATATAN
Prosedur kerja audit mutu internal, formulir borang hasil pemeriksaan/ temuan audit, formulir evaluasi diri.
VIII. REFERENSI
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan
Tinggi.
2. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 49
tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
3. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50
tahun 2014 tentang Penjaminan Mutu.
4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 87
tahun 2014 tentang Akreditasi.
5. Tim pengembangan SPMI-PT “Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan
Tinggi’, Dirjen Dikti, 2014.