POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG TAHUN 2016

(1)

Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | i

_{Profesional, Competitive, Independenly}

MANUAL STANDAR SPMI

POLITEKNIK KESEHATAN PALEMBANG

Revisi : 1

Kode : MSPMI-UPM-001-005

Mulai berlaku: 12 April 2016

UNIT PENJAMINAN MUTU

POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG

(2)

Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | ii

Secara umum yang dimaksud dengan penjaminan mutu adalah suatu proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan terus-menerus berdasarkan kemampuan internal suatu perguruan tinggi, sehingga pelanggan, dan pihak yang berkepentingan memperoleh kepuasan.

Pelaksanaan penjaminan mutu ini dilaksanakan berdasarkan kemampuan internal Poltekkes Palembang dengan konsep peningkatan atau perbaikan kualitas secara terus menerus. Kegiatan ini akan menyangkut seluruh unit kerja di Poltekkes Palembang, baik yang bersifat akademik maupun non akademik secara terintegrasi, efisien dan efektif. Karena itu, diharapkan semua unit dapat mendukung kegiatan ini dengan cara bekerja sama mengikuti Manual Standar SPMI dan PK/MP (Prosedur Kerja/manual prosedur) yang telah disusun oleh Unit Penjaminan Mutu Poltekkes Palembang.

Atas kesediaan dan kerjasama semua pemangku kepentingan (stakeholders) Poltekkes Palembang, saya ucapkan terima kasih.

Palembang, April 2016 Direktur,

(3)

Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR... ii

DAFTAR ISI ...iii

TIM PERUMUS ...v

SK MANUAL STANDAR SPMI ...vi

PENDAHULUAN ………..viii

LUAS LINGKUP MANUAL SPMI……….. viii

FUNGSI MANUAL SPMI……….. ix

MACAM MANUAL SPMI………..……….. ix

I. MANUAL PENETAPAN STANDAR SPMI 1. Visi, Misi Poltekkes...2

2. Ruang lingkup manual dan penggunaannya... 3

3. Tujuan manual... 3

4. Definisi istilah... 3

5. Langkah-langkah atau prosedur... 6

6. Kualifikasi pejabat / petugas yang menjalankan manual... 8

7. Catatan ... 8

8. Referensi ... 8

II. MANUAL PELAKSANAAN STANDAR SPMI 1. Visi, Misi Poltekkes...10

6. Kualifikasi pejabat / petugas yang menjalankan manual... 13

7. Catatan ... 13

8. Referensi ... 13

III. MANUAL EVALUASI STANDAR SPMI 1. Visi, Misi Poltekkes... 15

6. Kualifikasi pejabat / petugas yang menjalankan manual...18

7. Catatan ...19

8. Referensi ...19

IV. MANUAL PENGENDALIAN STANDAR SPMI 1. Visi, Misi Poltekkes...21

6. Kualifikasi pejabat / petugas yang menjalankan manual ... 26

7. Catatan ... 27

(4)

(5)

Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | v

TIM PERUMUS

MANUAL STANDAR SPMI

1. drg. Nur Adiba Hanum, M.Kes (Pengarah)

2. Eddy Susanto, SKM, M.Kes (Penanggungjawab)

3. M. Taswin, Apt, MM, M.Kes (Penanggungjawab)

4. Yulianto, SKM, M.Kes (Penanggungjawab)

5. Devi Mediarti, SKM, S.Kep, M.Kes (Ketua Tim Perumus)

6. Sri Endriyani, S.Kep, Ns, M.Kep (Anggota)

7. Intan Kumalasari, APP, M.KM (Anggota)

8. Ocktariyana, SST, M.Kes (Anggota)

(6)

Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | vi

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES PALEMBANG NOMOR : HK.01.03/1.1/ /2016

TENTANG

MANUAL STANDAR SISTIM PENJAMINAN MUTU INTERNAL POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN PALEMBANG

TAHUN 2016

Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes Palembang

Menimbang : a. bahwa dalam rangka memenuhi Standar Nasional Pendidikan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan sebagai wujud akuntabilitas publik kepada pihak yang berkepentingan, dipandang perlu untuk melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Poltekkes Palembang.

b. bahwa untuk melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal yang tertuang dalam Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Poltekkes Palembang, dipandang perlu menyusun dokumen Manual Standar SPMI

c. bahwa berdasarkan butir a dan b perlu menetapkan Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

2. Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan

3. Undang-Undang no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 No 158, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia no 5336)

4. Surat keputusan Menteri Kesehatan dan Sosial RI nomor : 298/Menkessos/SK/I/V/2001 tentang pendirian Politeknik Kesehatan Dep.Kes Palembang

5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.

6. Kementrian Pendidikan Nasional Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT)- Bahan Pelatihan, Tahun 2010

7. Borang Implementasi Evaluasi Diri, Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi 2009

8. Surat keputusan Menteri Kesehatan RI nomor : OT.02.03/I/4/03440.1 tahun 2008 tentang Pedoman Organisasi dan Tatalaksana Politeknik Kesehatan Departemen Kesehatan

9. Peraturan menteri Kesehatan nomor : 1144/Menkes/Per/VIII/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kesehatan

10. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor : 41 tahun 2012 tentang penyaluran Tunjangan Profesi Dosen di Lingkungan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan

MEMUTUSKAN

Menetapkan :

(7)

Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | vii Ditetapkan di : Palembang

Pada Tanggal : April 2016 ---

Direktur,

Drg. Nur Adiba Hanum, M.Kes NIP. 196206021989012001

Kedua : Manual Standar SPMI menjadi rujukan dalam penyusunan, pelaksanaan, pengendalian dan pengembangan Standar SPMI Poltekkes Palembang

Ketiga : Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang menjadi rujukan atau pedoman pelaksanaan kegiatan sekaligus pengendali bagi setiap unit kerja dalam merencanakan program kerja dan anggaran , monitoring, evaluasi dan audit internal serta perbaikan mutu secara terus menerus dan berkelanjutan

Keempat : Dalam penetapan pelaksanaan pengendalian dan pengembangan/peningkatan Standar SPMI Poltekkes Palembang, Ketua Unit Penjaminan Mutu Poltekkes Palembang ditugaskan untuk melakukan koordinasi secara sinergis dengan pimpinan-pimpinan unit kerja dalam rangka penjabaran langkah-langkah strategis yang diperlukan demi tercapainya sasaran mutu Poltekkes Palembang yang tertuang dalam Restra Poltekkes Palembang.

Kelima : Unit Penjaminan Mutu ditugaskan untuk menyelenggarakan penjaminan mutu akademik dan non akademik secara keseluruhan di Lingkungan Poltekkes Palembang dengan melakukan monitoring, evaluasi, dan audit internal dalam proses implementasi penjaminan mutu di Lingkungan Poltekkes Palembang

Keenam : Hal-hal yang belum diatur dalam keputusan ini akan ditetapkan dalam ketentuan tersendiri

Ketujuh : Manual Standar SPMI ini akan ditinjau kembali setelah 4 (empat) tahun diberlakukan

Kedelapan Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam Keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

(8)

Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | viii

Berkaitan dengan pemenuhan PP Nomor 19 tahun 2005 tersebut Poltekkes

Palembang telah menyusun Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

dengan Nomor : HK.01.03/1.1/ /2016

Dalam rangka mewujudkan dan melaksanakan Kebijakan SPMI tersebut diperlukan

pedoman dalam penetapan, pelaksanaan/pemenuhan, pengendalian, dan

pengembangan/peningkatan SPMI, baik bidang akademik maupun non-akademik

yang tertuang dalam Manual Standar SPMI.

Manual Standar SPMI merupakan dokumen tertulis yang berisi petunjuk praktis

mengenai cara, langkah atau prosedur tentang bagaimana Sistem Penjaminan

Mutu Internal (SPMI) ditetapkan, dilaksanakan/dipenuhi, dievaluasi dan

dikembangkan/ditingkatkan mutunya dalam berbagai Standar SPMI secara

berkelanjutan oleh seluruh penyelenggara pendidikan di Lingkungan Poltekkes

Palembang sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya masing- masing.

II. LUAS LINGKUP MANUAL SPMI

Dalam rangka implementasi SPMI sebagaimana yang diwajibkan dalam PP No. 19

Tahun 2005 tentang Standar Pendidikan Nasional, perlu dikemukakan bahwa agar

perguruan tinggi senantiasa memenuhi kebutuhan stakeholder yang senantiasa

berkembang, maka SPMI di Perguruan Tinggi juga harus disesuaikan dengan

perkembangan secara berkelanjutan (continuous improvement).

Berkaitan dengan hal tersebut Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang

disusun Poltekkes Palembang meliputi kegiatan SPMI bidang akademik dan non-

akademik yang mengadopsi 8 (delapan) Standar SNP wajib minimal sebagaimana

diatur dalam PP Nomor 19 Tahun 2005 tentang SNP ditambah dengan 5 (lima)

Standar SPMI lain yang tertuang dalam Kebijakan SPMI Poltekkes Palembang

dengan tujuan memudahkan proses implementasi SPMI dan proses akreditasi

(9)

Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | ix Dalam implementasi SPMI tersebut diperlukan panduan atau petunjuk praktis

berupa Manual SPMI sebagai pedoman bagaimana Standar SPMI ditetapkan,

dilaksanakan/dipenuhi, dikendalikan dan dikembangkan/ ditingkatkan mutunya

secara berkelanjutan oleh seluruh penyelenggara di Poltekkes Palembang yang

dilengkapi dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Formulir (Borang).

Implementasi SPMI tersebut melalui suatu tahapan penetapan, pelaksanaan/

pemenuhan, pengendalian dan pengembangan/peningkatan yang secara

berkelanjutan dengan menggunakan model Manajemen Kendali Mutu PDCA yang

mengacu pada Visi, Misi dan Tujuan Poltekkes Palembang, Renstra Poltekkes

Palembang serta Kebijakan SPMI Poltekkes Palembang dalam waktu satu siklus,

yaitu satu tahun atau satu kalender akademik dan diikuti oleh siklus yang sama pada

tahun- tahun berikutnya

III. FUNGSI MANUAL SPMI

Dokumen Manual SPMI Poltekkes Palembang berfungsi sebagai :

1. Petunjuk bagaimana merancang dan menyusun, menetapkan,

melaksanakan/memenuhi, mengendalikan dan mengembangkan/

meningkatkan Standar SPMI.

2. Pemandu para pejabat struktural dan atau seluruh unit kerja karyawan

akademik dan karyawan non akademik dalam melaksanakan SPMI sesuai

dengan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya masing-masing untuk

mewujudkan terciptanya budaya mutu.

3. Petunjuk bagaimana kriteria, standar dan sasaran dikembangkan ditetapkan

dalam Standar SPMI dikendalikan dan ditingkatkan mutunya secara

berkelanjutan

IV. MACAM MANUAL SPMI

Pada dasarnya Manual SPMI Poltekkes Palembang berkaitan dengan pentahapan

bagaimana penetapan, pelaksanaan/pemenuhan, pengendalian dan

pengembangan/peningkatan Standar SPMI diimplementasikan di Poltekkes

Palembang.

1. Tahap Penetapan Standar SPMI

Tahap penetapan standar SPMI merupakan tahapan ketika seluruh Standar SPMI

bidang akademik dan non-akademik di tingkat Poltekkes dirancang, disusun, dan

(10)

Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | x

Nasional Pendidikan dan dalam Pasal 91 ayat (2) PP No. 19 Tahun 2005 yang

menetapkan bahwa setiap satuan pendidikan tinggi wajib memenuhi kedelapan

kelompok standar tersebut atau melampauinya. Selain 8 standar minimal SNP,

Poltekkes Palembang menetapkan 5 (lima) standar lain yang mengacu pada

Rencana Strategis (Renstra) Poltekkes Palembang 2015-2018 yang tertuang dalam

Kebijakan SPMI Poltekkes Palembang.

2. Tahap Pelaksanaan/Pemenuhan Standar SPMI

Pelaksanaan/Pemenuhan standar adalah ukuran, spesifikasi, patokan

sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar yang harus dipatuhi,

dikerjakan, dipenuhi pencapaiannya.

Tahap pelaksanaan/pemenuhan standar merupakan tahapan ketika isi seluruh

standar diimplementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan di

tingkat Poltekkes, Jurusan, Prodi, Bagian, Sub. Bagian, dan Unit-unit, termasuk di

dalamnya seluruh pejabat struktural, tenaga pendidik (dosen) dan tenaga

kependidikan, karyawan non-dosen, mahasiswa dan alumni dalam

melaksanakan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya masing-masing.

Pelaksanaan standar SPMI mengacu pada siklus manajemen SPMI Poltekkes

Palembang yang diawali dengan satu siklus kegiatan SPMI dalam waktu tahun

kalender akademik dan diikuti oleh siklus yang sama pada tahun-tahun

berikutnya.

Pemenuhan Standar SPMI menghasilkan suatu kegiatan yang seluruh isi standar

dilaksanakan dengan mengacu pada Standar Operasional Prosedur (SOP) dan

Formulir (Borang) yang telah ditetapkan dalam usaha pemenuhan dan

pencapaiaan, tujuan dan sasaran Standar SPMI yang telah ditetapkan.

3. Tahap Evaluasi dan Pengendalian Standar.

Tahap Pengendalian standar merupakan tahapan ketika seluruh isi standar yang

(11)

Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | xi termasuk di dalamnya seluruh pejabat struktural, tenaga pendidik (dosen) dan

tenaga kependidikan, karyawan non- dosen, mahasiswa dan alumni dalam

melaksanakan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya memerlukan pemantauan

atau pengawasan, pengecekan atau pemeriksaan dan evaluasi secara rutin dan

terus-menerus.

Pengawasan dan pemantauan terhadap pelaksanaan/pemenuhan SPMI dilakukan

oleh UPM, Tim Monitoring dan Evaluasi, serta Tim Audit Internal, dengan tujuan

agar pelaksanaan SPMI tidak menyimpang dengan Standar SPMI yang telah

ditetapkan. Pengawasan atau pemantauan dilakukan secara paralel atau

bersamaan dengan pelaksanaan/pemenuhan Standar SPMI.

Evaluasi atau penilaian hasil implementasi SPMI yang dilaksanakan oleh

masing-masing unit kerja/bersama- sama UPM untuk mengukur ketercapaian dan

kesesuaian hasil pelaksanaan dengan Standar SPMI yang Poltekkes Palembang.

4. Tahap Pengembangan/Peningkatan Standar

Pengembangan/Peningkatan Standar adalah pemanfaatan hasil monitoring,

evaluasi, dan audit internal setelah dilakukan tindakan koreksi. Bila implementasi

koreksi tersebut sesuai dengan ketentuan standar yang telah ditetapkan, maka

tahap selanjutnya dengan berdasarkan pada siklus SPMI, dilakukan

pengembangan/peningkatan standar secara berkelanjutan (Continuous

Improvement).

Tahap pengembangan/peningkatan Standar SPMI merupakan tahapan ketika

pelaksanaan Standar SPMI dalam siklus kalender akademik telah dikaji ulang

untuk ditingkatkan mutunya, dan ditetapkan Standar SPMI baru untuk

dilaksanakan pada siklus dan tahun akademik berikutnya.

Penentuan pengembangan/peningkatan Standar SPMI di tahun berikutnnya

didasarkan pada hasil Audit Internal yang dilaksanakan oleh UPM, Tim Monitoring

dan Evaluasi, serta Tim Audit Internal dengan melakukan pemeriksaan dan

mengaudit pelaksanaan Standar SPMI di seluruh unit kerja serta benchmarking.

Selanjutnya, melaporkan hasil audit, serta memberikan rekomendasi kepada

unit yang bersangkutan dan melaporkan kepada Direktur untuk ditindaklanjuti

(12)

Manual Penetapan Standar SPMI | 1

STATUS NAMA/JABATAN TANGGAL TANDA TANGAN

Dirumuskan oleh Devi Mediariti, S.Pd, S.Kep, M.Kes Ka. Unit Penjaminan Mutu

14 Maret 2016

Diperiksa oleh Eddy Susanto, SKM.,MKes Pembantu Direktur I

28 Maret 2016

Disetujui oleh Drg. Nur Adiba Hanum.,MKes Direktur

12 April 2016

Disahkan Oleh Drg. Nur Adiba Hanum.,MKes Direktur

12 April 2016

Dikendalikan Oleh Devi Mediariti, S.Pd, S.Kep, M.Kes Ka. Unit Penjaminan Mutu

(13)

MANUAL PENETAPAN STANDAR

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

(SPMI)

Kode :

MSPMI-UPM-001 Revisi : 1 Tanggal : 12 April 2016 Halaman : 2 / 34

I. VISI DAN MISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG

1. VISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG

Sebagai Institusi Pendidikan Tinggi Kesehatan yang unggul, profesional, mandiri

dan Kompetitif di tingkat Nasional Tahun 2020.

2. MISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG

a. Meningkatkan kualitas pendidikan, (pengajaran, penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat) sesuai perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

dibidang kesehatan.

b. Mengembangkan “Poltekkes Kemenkes Palembang Go Digital”dalam rangka

melaksanakan pelayanan prima yang cepat, tepat, akurat dan aman.

c. Meningkatkan pengelolaan pendidikan yang profesional dan akuntabel.

d. Mengembangkan kemitraan secara berkelanjutan dengan lembaga

pemerintah, swasta dan masyarakat dalam mendukung pelaksanaan Tri

Dharma Perguruan Tinggi.

3. TUJUAN POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG

a. Terwujudnya lulusan Poltekkes Kemenkes Palembang yang siap bekerja dan

berdaya saing tinggi, yang memiliki kemampuan akademik dan keunggulan

keterampilan yang mampu mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi

sehingga mampu bekerja secara profesional dan mandiri sesuai

kompetensinya serta berkarakter, jujur, adil, beretika dan bertaqwa kepada

Tuhan Yang Maha Esa.

b. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang menjadi Institusi pendidikan

modern yang mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi global

sehingga terwujudnya kepuasan civitas akademika dan stake holder melalui

pelayanan Prima.

c. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang yang kuat dengan terbentuknya

tatakelola yang efisien, akuntabel, transparan, berkeadilan dan terintegrasi

antar bidang.

d. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang yang unggul melalui terjalinnya

kemitraan yang luas baik dengan institusi dalam negeri dan luar negeri dalam

(14)

II. TUJUAN MANUAL

Standar diperlukan sebagai acuan dasar dalam pelaksanaan SPMI dalam rangka

mewujudkan visi dan misi Poltekkes Palembang. Acuan dasar tersebut meliputi

kriteria minimal dari berbagai aspek yang terkait dengan penyelenggaraan

pendidikan di Poltekkes Palembang agar dapat meningkatkan kinerja dalam

memberikan pelayanan pendidikan dan sebagai perangkat untuk terwujudnya

budaya mutu di Poltekkes Palembang. Penetapan Standar SPMI dimaksudkan pula

sebagai acuan dalam merancang, merumuskan dan menetapkan berbagai standar di

tingkat Institusi, Jurusan, Prodi, bagian, sub. Bagian, unit-unit, sub unit dalam upaya

peningkatan mutu secara terus-menerus dan berkelanjutan sehingga budaya mutu

tercipta di Poltekkes Palembang

III. LUAS LINGKUP MANUAL DAN PENGGUNAANNYA

Secara umum luas lingkup manual penetapan Standar SPMI mencakup aspek kegiatan

pendidikan tinggi yang meliputi penjaminan mutu akademik dan non-akademik

sebagai dasar implementasi SPMI di seluruh unit kerja penyelenggaraan pendidikan

di Poltekkes Palembang

Standar SPMI yang ditetapkan mencakup pernyataan kualitatif dan atau kuantitatif

yang dapat diukur pencapaian atau pemenuhannya oleh seluruh unit kerja sebagai

pelaksana penjaminan mutu di Poltekkes Palembang yang disertai dengan indikator

pencapaian dengan mengacu pada perundang-undangan yang berlaku.

Manual penetapan standar SPMI diperlukan ketika standar SPMI pertama kali

dirancang, dirumuskan dan ditetapkan dan berlaku untuk semua standar sampai

disahkan oleh Direktur

IV. DEFINISI ISTILAH

1. Mutu : Keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya

dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan stakeholder,

baik yang tersurat (dalam bentuk pedoman) maupun yang tersirat.

2. Pejaminan Mutu : Proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan

perguruan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan sehingga pihak-pihak yang

(15)

MANUAL PENETAPAN STANDAR

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

(SPMI)

Kode :

3. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) : Kegiatan sistemik penjaminan mutu

penyelenggaraan pendidikan tinggi yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi

(internally driven), dalam rangka pengawasan penyelenggaraan pendidikan

tinggi secara berkelanjutan (continuous improvement ).

4. Kebijakan : Pernyataan tertulis yang menjelaskan pemikiran, sikap, pandangan

dari institusi tentang suatu hal.

5. Kebijakan SPMI : Dokumen tertulis yang berisi garis besar penjelasan tentang

bagaimana SPMI di Poltekkes Palembang ditetapkan, dilaksanakan/dipenuhi,

dikendalikan dan dikembangkan/ ditingkatkan dalam penyelenggaraan

pelayanan pendidikan sehingga budaya mutu dapat tercapai.

6. Manual SPMI : Dokumen tertulis yang berisi petunjuk praktis mengenai

panduan bagaimana penetapan, pelaksanaan/ pemenuhan, pengendalian dan

pengembangan/peningkatan standar SPMI diimplementasikan.

7. Standar SPMI : Dokumen tertulis yang berisi kriteria, patokan, ukuran,

spesifikasi tentang sesuatu yang harus dicapai atau dipenuhi.

8. Merancang Standar : olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal apa

yang dibutuhkan dalam SPMI. Kegiatan ini dapat berupa elaborasi/ penjabaran

24 standar nasional pendidikan menjadi berbagai standar lain yang mengatur

berbagai aspek secara lebih rinci.

9. Merumuskan Standar : Menuliskan isi setiap standar dalam bentuk pernyataan

dengan menggunakan rumus ABCD (Audience, Behaviour, Competence dan

Degree).

10. Menetapkan Standar : Tindakan berupa persetujuan dan pengesahan standar

sehingga standar dinyatakan berlaku.

11. Melaksanakan Standar : Mengerjakan, mematuhi, dan memenuhi ukuran,

spesifikasi, aturan sebagaimana dinyatakan dalam isi standar.

12. Standar Operasional Prosedur (SOP) : Uraian tentang urutan atau

langkah-langkah untuk mencapai standar yang telah ditetapkan yang ditulis secara

sistematis, kronologis, logis dan koheren.

13. Formulir (Borang) : Dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencatat/merekam

kegiatan yang harus dilaksanakan untuk memenuhi isi standar dan Standar

(16)

14. Monitoring : Tindakan mengamati suatu proses atau kegiatan penyelenggaraan

pendidikan untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan penyelenggaraan

pendidikan berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya dilaksanakan sesuai isi

standar SPMI yang telah ditetapkan.

15. Evaluasi : Tindahan mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek

penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala dengan tujuan

untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan telah

berjalan sesuai dengan isi standar yang telah ditetapkan.

16. Evaluasi standar : Tindakan menilai isi standar didasarkan pada hasil

pelaksanaan isi standar pada waktu sebelumnya dan perkembangan situasi dan

kondisi institusi, tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan institusi dan

masyarakat pada umumnya, serta relevansinya dengan visi dan misi Poltekkes

Palembang.

17. Pengembangan atau peningkatan standar : Upaya untuk mengevaluasi dan

memperbaiki mutu dari isi standar SPMI yang dilakukan secara periodik

berdasarkan siklus standar secara berkelanjutan.

18. Siklus Standar : Durasi atau masa berlakunya standar SPMI dengan aspek yang

telah diatur di dalamnya

19. Dampak : Menggambarkan apakah yang dilakukan menghasilkan perubahan dari

kondisi awal ke kondisi baru seperti yang telah ditetapkan sebelumnya.

20. Audit Internal : kegiatan pemeriksaan kepatuhan yang secara internal berfungsi

mengukur dan mengevaluasi SPMI di Poltekkes Palembang dengan cara

menyediakan analisis, penilaian dan rekomendasi yang berhubungan dengan

kegiatan-kegiatan SPMI yang dilakukan oleh Auditor Internal Poltekkes Palembang

untuk memeriksa apakah seluruh standar telah dicapai atau dipenuhi oleh setiap

unit kerja di Poltekkes Palembang.

21. Rekomendasi : Tindakan memberikan perbaikan yang dirumuskan berdasarkan

hasil proses audit mutu internal. Hasil tersebut dikomunikasikan kepada unit

yang diaudit untuk ditindaklanjuti.

22. Kaji Ulang : menganalisis hasil temuan dan rekomendasi dari kegiatan audit

internal sebagai dasar tindakan koreksi untuk perbaikan dan atau peningkatan

pada siklus berikutnya dalam upaya peningkatan mutu berkelanjutan

(17)

MANUAL PENETAPAN STANDAR

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

(SPMI)

Kode :

23. Benchmarking : Upaya pembandingan standar, baik antar internal organisasi maupun dengan standar eksternal secara berkelanjutan, dengan tujuan

peningkatan mutu.

24. Studi pelacakan/ tracer study: kegiatan penelusuran atau pelacakan terhadap

alumni untuk mendapatkan informasi dan umpan balik atas relevansi kurikulum

dan kebutuhan pasar kerja.

25. Stakeholders adalah individu, kelompok maupun komunitas dan masyarakat baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki hubungan serta

kepentingan terhadap Poltekkes Kemenkes Palembang

V. LANGKAH-LANGKAH ATAU PROSEDUR

1. Standar mutu yang disusun harus mengacu pada Visi, Misi dan Tujuan Poltekkes

Palembang serta dirumuskan dengan mempertimbangkan kondisi dan

kemampuan unit kerja

2. Standar mutu disusun dan ditetapkan secara berjenjang, mulai dari tingkat

Direktorat, Jurusan, program studi, unit/ bagian dan sebagainya sesuai kebutuhan

3. Tiap jenjang unit kerja yang akan menetapkan standar perlu melakukan kajian

peraturan dan perundang-undangan yang berlaku terkait standar yang akan

disusun.

4. Dasar perumusan standar dapat berupa peraturan perundang-undangan terkait,

hasil evaluasi diri tentang kinerja yang sedang berjalan, masukan dari

stakeholder, hasil benchmarking, dan atau hasil studi pelacakan (tracer study)

5. Standar yang akan ditetapkan oleh suatu unit kerja tidak boleh bertentangan

dengan standar mutu sejenis atau yang terkait yang telah ditetapkan oleh unit

kerja pada jenjang diatasnya.

6. Unit kerja yang akan menetapkan standar perlu melakukan evaluasi diri terkait

dengan standar yang akan disusun dan ditetapkan.

7. Unit kerja membentuk tim sesuai dengan jenis standar yang akan disusun

beranggota antara lain unsur pimpinan unit kerja, unsur dosen, tenaga

kependidikan. Jika diperlukan, tim juga dapat menyertakan stakeholders

(18)

8. Tim melakukan analisis kebutuhan standar untuk menentukan ruang lingkup,

jenis dan kriteria standar. Analisis kebutuhan juga dapat dilakukan berdasarkan

hasil pemantauan dan evaluasi kinerja pada siklus penjaminan mutu sebelumnya.

9. Melakukan sosialisasi untuk mendapat umpan balik dan diuji peluang

implementabilitasnya sehingga benar-benar dapat digunakan sebagai acuan

dalam implementasi SPMI.

10.Standar mutu disahkan oleh pemimpin unit kerja dan pemimpin unit kerja pada

jenjang diatasnya.

11.Standar pada tingkat Jurusan disahkan oleh ketua jurusan.

12.Standar pada tingkat Direktorat disahkan oleh Direktur setelah mendapat

persetujuan Senat Poltekkes Palembang.

13.Setelah disahkan, standar harus disosialisasikan dan dipublikasikan secara

terbuka kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

14.Perumusan standar harus mengikuti kaidah ABCD (Audience, Behavior,

Competence dan Degree) yang berarti:

Audience : Menyiapkan siapa pelaku atau pengelola standar, siapa

yang bertanggungjawab/ ditugasi dalam pencapaian standar

tersebut.

Behaviour : Menjelaskan kondisi/ keadaan, tindakan, perilaku,yang

bersifat “should be” yang harus selalu dapat diukur.

Competence : Menjelaskan target/ sasaran/ tugas/ materi/ objek dalam

perilaku (behavior) yang telah dirumuskan.

Degree : Menetapkan waktu/ periode yang harus dicapai untuk

mencapai atau melakukan tindakan/ perilaku pada standar

tersebut

Jika standar dinyatakan dalam struktur kalimat lengkap, A adalah subjek, B berada

(19)

MANUAL PENETAPAN STANDAR

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

(SPMI)

Kode :

VI. KUALIFIKASI PEJABAT / PETUGAS YANG MENJALANKAN MANUAL

Unit Penjaminan Mutu sebagai koordinator dengan melibatkan pimpinan Poltekkes

Kemenkes Palembang dan semua unit kerja, serta dosen dan tenaga kependidikan,

masing-masing sesuai tugas, kewenangan dan bidang keahliannya.

VII. CATATAN

Template standar, peraturan-peraturan terkait.

VIII. REFERENSI

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan

Tinggi.

2. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 49

tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

tahun 2014 tentang Penjaminan Mutu.

tahun 2014 tentang Akreditasi.

5. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu pendidikan Tinggi. Direktorat Jenderal

Pendidikan Tinggi, 2014.

(20)

Manual Pelaksanaan Standar SPMI | 9

14 Maret 2016

28 Maret 2016

12 April 2016

(21)

MANUAL PELAKSANAAN STANDAR

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

(SPMI)

Kode :

dibidang kesehatan.

3. TUJUAN POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG

pelayanan Prima.

(22)

penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi.

Pelaksanaan standar diperlukan sebagai pemenuhan implementasi Standar SPMI

yang telah ditetapkan dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di tingkat institusi,

jurusan, Prodi, bagian, Sub. Bagian, Unit Pelaksana, sub unit dalam upaya

meningkatkan kinerja dalam rangka peningkatan proses penyelenggaran dan

peningkatan mutu serta sebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu dalam

penyelenggaraan pendidikan di Poltekkes Palembang secara terus- menerus dan

berkelanjutan sehingga budaya mutu tercipta di Poltekkes Palembang

Berdasarkan penetapan Standar SPMI, maka seluruh isi Standar SPMI harus

dilaksanakan/dipenuhi dengan diimplementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan

pendidikan di Poltekkes Palembang dengan berpedoman pada Manual Pelaksanaan

Standar SPMI.

Manual Pelaksanaan/Pemenuhan Standar SPMI diperlukan ketika standar SPMI

diimpementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh seluruh unit

kerja di Poltekkes Palembang pada semua tingkatan baik tingkat Poltekkes, Jurusan,

Prodi, Sub. Bagian, Unit, sub unit, Organisasi mahasiswa dan alumni, maupun

sumber daya akademik dan non-akademik.

1. Melaksanakan standar: ukuran, spesifikasi, patokan sebagaimana dinyatakan

dalam pernyataan standar harus dipatuhi, dikerjakan dan dipenuhi

pencapaiannya.

2. Prosedur kerja: uraian tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang

ditulis secara sistematis, kronologis, logis dan koheren.

(23)

MANUAL PELAKSANAAN STANDAR

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

(SPMI)

Kode :

1. Melakukan persiapan teknis dan atau administratif pelaksanaan standar SPMI

yang disesuaikan dengan isi standar.

2. Menyiapkan prosedur kerja/ Standar Operasional Prosedur (SOP), instruksi kerja

atau sejenisnya sesuai dengan isi standar untuk pelaksanaan isi standar yang

telah ditetapkan.

3. Melakukan sosialisasi Standar SPMI yang diberlakukan kepada seluruh pejabat

struktural, karyawan akademik (dosen dan tenaga kependidikan) dan karyawan

non-akademik (karyawan administrasi, sopir, dan satpam), serta mahasiswa dan

alumni secara periodik dan konsisten.

4. Melaksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan isi

standar SPMI yang telah ditetapkan sebagai tolok ukur pencapaian/pemenuhan

Standar SPMI.

Tahapan pelaksanaan Standar SPMI dapat digambarkan sebagai berikut :

- Unit Penjaminan Mutu melakukan persiapan teknis dan administratif untuk keperluan pelaksanaan isi standar

- WMM dan UPM melakukan koordinasi dengan Jurusan, Prodi, Sub. Bagian, Unit-Unit di seluruh Unit Kerja Poltekkes Palembang

-WMM-Unit Penjaminan Mutu, bersama dengan Tim Perumus, menyusun Manual Prosedur/PK/SOP/IK yang terkait dengan masing-masing standar SPMI

- Direktur beserta Unit Penjaminan Mutu mensosialisasikan isi standar kepada seluruh pejabat struktural, dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa.

- Seluruh jurusan dan prodi melaksanakan standar SPMI berpedoman pada standar yang telah ditetapkan.

(24)

Pihak-pihak yang harus melaksanakan penetapan Standar SPMI adalah

1. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur berdasarkan tugas pokok dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan, dan/ atau mereka yang secara eksplisit disebut dalam pernyataan standar yang bersangkutan

2. Karyawan akademik (dosen dan tenaga kependidikan) dan karyawan non akademik (karyawan administrasi, sopir dan satpam) berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan.

3. Mahasiswa dan alumni berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan

VII. CATATAN

Daftar prosedur kerja.

VIII. REFERENSI

Tinggi.

2. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 49 tahun

2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

2014 tentang Penjaminan Mutu.

2014 tentang Akreditasi.

5. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu pendidikan Tinggi. Direktorat Jenderal Pendidikan

Tinggi, 2014.

(25)

MANUAL EVALUASI STANDAR

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

(SPMI)

Kode :

Manual Evaluasi Standar SPMI | 14

Dirumuskan oleh Devi Mediariti, S.Pd, S.Kep, M.Kes

Ka. Unit Penjaminan Mutu

14 Maret 2016

Diperiksa oleh Eddy Susanto, SKM.,MKes

Pembantu Direktur I

28 Maret 2016

Disetujui oleh Drg. Nur Adiba Hanum.,MKes

Direktur

12 April 2016

Disahkan Oleh Drg. Nur Adiba Hanum.,MKes

Direktur

12 April 2016

Dikendalikan Oleh Devi Mediariti, S.Pd, S.Kep, M.Kes

Ka. Unit Penjaminan Mutu

(26)

1. VISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG

2. MISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG

dibidang kesehatan.

pelayanan Prima.

(27)

MANUAL EVALUASI STANDAR

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

(SPMI)

Kode :

Untuk mengevaluasi pelaksanaan standar sehingga isi standar dapat tercapai/

terpenuhi.

Manual ini berlaku:

1. Ketika pelaksanaan isi standar memerlukan pemantauan atau pengawasan,

pengecekan atau pemeriksaan, dan evaluasi secara rutin dan terus-menerus.

2. Untuk seluruh standar.

1. Pemantauan atau monitoring: mengamati suatu proses atau kegiatan dengan

maksud untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan tersebut berjalan sesuai

dengan apa yang diharuskan dalam isi standar.

2. Pemeriksaan/ evaluasi: mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek dari

penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala, untuk mencocokkan

apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut telah berjalan sesuai

dengan isi standar.

Evaluasi pelaksanaan dilakukan untuk mengevaluasi arah SPMI. Evaluasi kebijakan

SPMI harus dilaksanakan secara keseluruhan tiap tiga tahun sekali. Evaluasi

inplementasi SPMI dilakukan tiap semester untuk akademik dan tiap triwulan,

semester dan tahunan untuk non-akademik baik dalam bentuk laporan kinerja,

EPSBED,SIMAK,SIMPEG,SIMKA,SIMKEU maupun dalam bentuk lain yang disepakati.

Evaluasi kesesuaian mutu baik standar maupun prosedur dilakukan melalui

pelaksanaan Audit Mutu Internal dan Eksternal serta Evaluasi Diri.

(28)

1. Kebijakan SPMI, merupakan aspek yang dievaluasi secara mendasar tentang arah

dan sasaran mutu dalam kebijakan SPMI. Kebijakan SPMI dipengaruhi oleh

peraturan perundang-undangan yang berlaku, perkembangan visi, misi serta

pencapaian renstra.

2. Manual Mutu, berupa dokumen yang menjabarkan pengorganisasian dan

prosedur pelaksanaan jurusan dan program studi.

3. Standar SPMI, berupa dokumen mutu yang harus dapat diukur atau dinilai dan

merupakan hasil kesepakatan bersama. Standar mutu, baik akademik maupun

manajemen yang ditetapkan merupakan acuan target dalam penyelenggaraan

proses-proses dan pelaksanaan kegiatan-kegiatan akademik maupun manajemen.

4. Pemantauan dan Audit Mutu Internal, meliputi audit mutu internal yang

dilakukan di tingkat direktorat, jurusan dan program studi.

5. Evaluasi Diri, dilakukan oleh Unit Penjaminan Mutu, atau tim evaluasi standar

yang ditunjuk oleh direktur.

6. Rumusan Koreksi atau Rekomendasi Tindakan Perbaikan, didasarkan pada

temuan hasil kegiatan monitoring dan Audit Mutu Internal.

7. Implementasi program dan kegiatan untuk peningkatan mutu berkelanjutan

(Qontinous Quality Improvement) di semua jurusan dan program studi.

Langkah-langkah pelaksanaan atau prosedur evaluasi :

1. Melakukan pemantauan secara periodik terhadap pelaksanaan isi standar dalam

semua aspek penyelenggaraan pendidikan.

2. Melakukan pencatatan semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian,

kesalahan, atau sejenisnya dari penyelenggaraan pendidikan yang tidak sesuai

dengan isi standar.

3. Melakukan pencatatan bila ditemukan ketidaklengkapan dokumen seperti

prosedur kerja, formulir dan sebagainya dari setiap standar yang telah

dilaksanakan.

4. Melakukan pemeriksaan dan mencari penyebab terjadinya penyimpangan dari isi

standar, atau bila isi standar gagal dicapai.

5. Melakukan perbaikan terhadap setiap pelanggaran atau penyimpangan.

6. Membuat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal yang menyangkut

(29)

MANUAL EVALUASI STANDAR

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

(SPMI)

Kode :

7. Membuat laporan hasil dari evaluasi pelaksanaan standar kepada pimpinan unit

kerja dan pimpinan Poltekkes Palembang, disertai saran dan rekomendasi.

Tahap pemantauan dan evaluasi ketercapaian standar salah satunya diacapai melalui

pelaksanaan program dan kegiatan di Poltekkes Kemenkes Palembang berjalan

sesuai rencana, dengan prosedur yang benar serta mengarah pada pencapaian

standar yang telah ditentukan.

Mekanisme Audit Mutu Internal dalam implementasi SPMI adalah :

1. Audit Mutu Internal dapat dilakukan pada aspek akademik maupun non

akademik dan dilaksanakan pada semua jurusan dan program studi.

2. Audit internal non akademik dilaksanakan setiap semester ( 6 bulan sekali).

3. Cakupan Audit Mutu Internal ditetapkan berdasarkan hasil audit sebelumnya dan

hasil evaluasi diri atau atas keperluan tertentu.

4. Personal yang telah mendapat kewenangan audit yang dapat melakukan audit

atas koordinasi Unit Penjaminan Mutu.

5. Kewenangan auditor dinyatakan dalam bentuk Sertifikat Auditor.

6. Hasil dan rekomendasi Audit Mutu Internal harus ditindaklanjuti oleh pimpinan

unit kerja dan tindak lanjut rekomendasi yang dilakukan dilaporkan kepada

pimpinan unit kerja pada jenjang diatasnya.

7. Laporan audit internal harus dapat diakses oleh pimpinan unit kerja yang diaudit

serta pimpinan unit kerja pada jenjang diatasnya.

8. Mekanisme rinci pelaksanaan audit mutu internal harus diuraikan pada Standar

Operasional Audit Mutu Internal.

Pejabat dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan, dan/

atau mereka yang secara eksplisit disebut dalam pernyataan standar yang

(30)

VII. CATATAN

Prosedur kerja audit mutu internal, formulir borang hasil pemeriksaan/ temuan audit,

formulir evaluasi diri.

VIII. REFERENSI

Tinggi.

2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

2014 tentang Penjaminan Mutu.

2014 tentang Akreditasi.

5. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu pendidikan Tinggi. Direktorat Jenderal Pendidikan

Tinggi, 2014.

(31)

MANUAL PENGENDALIAN STANDAR

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

(SPMI)

Kode :

Manual Pengendalian Standar SPMI | 20

14 Maret 2016

Diperiksa oleh Eddy Susanto, SKM.,MKes

Pembantu Direktur I

28 Maret 2016

Disetujui oleh Drg. Nur Adiba Hanum.,MKes

Direktur

12 April 2016

Disahkan Oleh Drg. Nur Adiba Hanum.,MKes

Direktur

12 April 2016

(32)

dibidang kesehatan.

pelayanan Prima.

(33)

MANUAL PENGENDALIAN STANDAR

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

(SPMI)

Kode :

Pengendalian Standar SPMI bertujuan mengukur kesesuaian dan ketercapaian

pelaksanaan standar, dibandingkan dengan standar SPMI yang telah ditetapkan

sehingga standar SPMI yang ditetapkan tercapai atau terpenuhi.

Pengendalian Standar SPMI bertujuan pula sebagai sarana dalam upaya

meningkatkan kinerja peningkatan proses penyelenggaraan dan peningkatan mutu,

serta sebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu dalam penyelenggaraan

pendidikan di Poltekkes Palembang secara terus-menerus dan berkelanjutan.

Selain itu, pengendalian Standar SPMI merupakan manajemen kendali mutu untuk

mengevaluasi implementasi standar mutu secara periodik dan menjaga keberlanjutan

kualitas yang diikuti dengan peningkatan standar SPMI. Evaluasi tersebut meliputi

pengendalian atau pengecekan kesesuaian pelaksanaan standar dengan standar yang

telah ditetapkan, serta penetapan standar baru setelah melalui kaji ulang

1. Secara umum pengendalian standar SPMI merupakan tindakan mengevaluasi

pelaksanaan/pemenuhan isi standar oleh seluruh tingkatan mulai dari Poltekkes,

Jurusan, Prodi, Sub. Bagian, Unit-unit dan Sub Unit.

2. Pengendalian Standar SPMI diperlukan ketika standar SPMI yang dilaksanakan

memerlukan monitoring/pemantauan dan pengawasan, pengecekan atau

pemeriksaan dan evaluasi secara periodik dan terus- menerus.

3. Pengendalian SPMI dilaksanakan secara paralel atau bersamaan dalam suatu

siklus penjaminan mutu internal, minimal setiap 1 (satu) tahun sekali dalam

tahun kalender akademik di seluruh unit kerja Poltekkes Palembang, yang

(34)

1. Pengendalian: mengamati respon atas suatu proses atau kegiatan yang dilakukan

sebagai tindak lanjut dari evaluasi pelaksanaan isi standar.

2. Pemeriksaan: mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek dari

penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala, untuk mencocokkan

apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut telah berjalan sesuai

dengan isi standar, dilaksanakan sebelum tahap pengendalian.

3. Monitoring : Tindakan mengamati suatu proses atau kegiatan penyelenggaraan

pendidikan untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan penyelenggaraan

pendidikan berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya dilaksanakan sesuai isi

standar SPMI yang telah ditetapkan.

4. Evaluasi : Tindahan mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek

penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala dengan tujuan untuk

mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan telah berjalan

sesuai dengan isi standar yang telah ditetapkan.

5. Evaluasi standar : Tindakan menilai isi standar didasarkan pada hasil

pelaksanaan isi standar pada waktu sebelumnya dan perkembangan situasi dan

kondisi institusi, tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan institusi dan

masyarakat pada umumnya, serta relevansinya dengan visi dan misi Poltekkes

Palembang.

6. Audit Internal : kegiatan pemeriksaan kepatuhan yang secara internal berfungsi

mengukur dan mengevaluasi SPMI di Poltekkes Palembang dengan cara menyediakan

analisis, penilaian dan rekomendasi yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan SPMI

yang dilakukan oleh Auditor Internal Poltekkes Palembang untuk memeriksa apakah

seluruh standar telah dicapai atau dipenuhi oleh setiap unit kerja di Poltekkes

Palembang.

7. Rekomendasi : Tindakan memberikan perbaikan yang dirumuskan berdasarkan

hasil proses audit mutu internal. Hasil tersebut dikomunikasikan kepada unit

yang diaudit untuk ditindaklanjuti.

8. Kaji Ulang : menganalisis hasil temuan dan rekomendasi dari kegiatan audit

internal sebagai dasar tindakan koreksi untuk perbaikan dan atau peningkatan

pada siklus berikutnya dalam upaya peningkatan mutu berkelanjutan

(35)

MANUAL PENGENDALIAN STANDAR

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

(SPMI)

Kode :

9. Benchmarking : Upaya pembandingan standar, baik antar internal organisasi

maupun dengan standar eksternal secara berkelanjutan, dengan tujuan

peningkatan mutu.

Pengendalian Standar SPMI dilakukan baik dengan cara Monitoring dan Evaluasi,

maupun dengan cara Audit Internal. Pengendalian Standar SPMI yang dilakukan

dengan cara monitoring dan evaluasi, melalui langkah-langkah atau prosedur sebagai

berikut

1. Melakukan pemantauan secara periodik (harian, mingguan, bulanan, atau

semesteran) terhadap pelaksanaan isi standar dalam semua aspek kegiatan

penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan program kerja yang telah ditetapkan.

2. Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa pelaksanaan isi standar telah sesuai

dengan yang direncanakan dan isi standar dapat terpenuhi, Poltekkes Kemenkes

Palembang melakukan upaya agar hal tersebut dapat berjalan sebagaimana

mestinya

3. Jika dalam evaluasi pelaksanaan standar ditemukan kekeliruan, ketidaktepatan,

kekurangan atau kelemahan yang dapat menyebabkan tidak tercapainya isi

standar maka harus dilakukan tindakan korektif atau perbaikan untuk

memastikan pemenuhan isi standar.

4. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan berupa

penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari pelaksanaan kegiatan

penyelenggaraan pendidikan dibandingkan dengan isi standar SPMI.

5. Melakukan pencatatan bila ditemukan ketidak-lengkapan dokumen, seperti

prosedur kerja dan formulir(borang) dari setiap standar yang telah dilaksanakan.

6. Melakukan pemeriksaan dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya

penyimpangan dari isi standar atau bila isi standar tidak tercapai.

7. Melakukan tindakan korektif terhadap setiap pelanggaraan atau penyimpangan

dari isi standar.

8. Melakukan pencatatan atau rekaman tindakan korektif.

9. Melakukan pemantauan terus-menerus efek dari tindakan korektif tersebut, untuk

(36)

dengan isi standar.

10. Melakukan pembuatan laporan tertulis secara periodik tentang hal-hal yang

menyangkut pengendalian standar kepada UPM.

11. Membuat laporkan hasil evaluasi Standar SPMI kepada direktur untuk

ditindaklanjuti.

Secara garis besar tahapan pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara

monitoring dan evaluasi digambarkan sebagai berikut :

Wakil Manajemen Mutu – UPM berkoordinasi dengan Sub. Bagian dan Unit terkait untuk melakukan monitoring dan evaluasi

Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan pemantauan atau monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan Standar SPMI secara berkala sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan pencatatan, pemeriksaan terhadap pelaksanaan standar SPMI di masing-masing unit kerja, apakah fakta di lapangan telah sesuai dengan apa yang dituliskan dalam isi standar.

Tim Monitoring dan Evaluasi mempelajari hasil temuan temuan pelaksanaan Standar SPMI dan kelengkaan dokumen SPMI

Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan tindakan koreksi baik terhadap setiap penyimpangan pelaksanaan standar SPMI maupun ketidaklengkapan dokumen terkait dengan pelaksanaan Standar SPMI.

Tim Monitoring dan Evaluasi mengadakan rapat dengan WMM-UPM untuk menyimpulkan sebab-sebab terjadinya penyimpangan dan ketidaklengkapan dokumen terkait.

Tim Monitoring dan Evaluasi membuat laporan tertulis tentang hasil monitoring dan evaluasi disampaikan kepada Pimpinan Unit Kerja dan UPM

UPM menindaklanjuti hasil laporan dan membuat lapoan tertulis kepada Direktur.

Pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara Audit Internal, melalui suatu

langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut :

1. Melakukan audit internal terhadap dokumen SPMI dalam rangka

penyelenggaraan pendidikan di Poltekkes Palembang dengan mengacu pada

Manual Prosedur (SOP) Audit Internal dan Formulir (Borang) audit yang telah

ditetapkan secara berkala dan disahkan oleh surat keputusan atau atas

permintaan pimpinan Poltekkes Palembang, dan atau unit kerja.

2. Mengkomunikasikan jadwal visitasi kegiatan audit internal kepada unit kerja

sebagai Auditi. SPMI & Kelengkapan Dokumen SPMI

Pengambilan tindakan korektif terhadap setiap penyimpangan

Pelaksanaan Standar SPMI

(37)

MANUAL PENGENDALIAN STANDAR

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

(SPMI)

Kode :

3. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan melalui wawancara,

pemeriksaan dokumen, rekaman aktivitas dan keadaan lokasi secara

komprehensif.

4. Melakukan diskusi hasil temuan audit internal dengan Auditi untuk

mendapatkan persetujuan atas hasil temuan. Temuan penyimpangan dan atau

ketidaklengkapan dokumen harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang

disepakati antara Tim Audit Internal dengan Auditi.

5. Membuat laporan kepada UPM untuk diteruskan kepada Direktur disertai

dengan tindakan koreksi dan rekomendasi.

Secara garis besar tahapan pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara

Audit Internal digambarkan sebagai berikut :

Direktur melalui UPM membentuk Tim Audit Internal

Tim Audit Internal membuat perencanaan Audit untuk setiap unit kerja di Poltekkes Palembang secara periodik dan atau berdasaran permintaan pimpinan Poltekkes Palembang dan atau Unit Kerja sebagai Auditi

Tim Audit Internal menyampaikan jadwal audit kepada Auditi

Tim Audit Internal melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan hasil wawancara, pemeriksaaan dokumen, rekaman aktivitas dan keadaan di lokasi Auditi

Tim Audit Internal mempelajari hasil temuan temuan :

- Penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai/dipenuhi.

- Penyebab terjadinya ketidaklengkapan dokumen terkait dengan Standar SPMI.

Tim Audit Internal melakukan diskusi hasil temuan Audit dengan Auditi untuk mendapatakan persetujuan atas hasil temuan. Temuan penyimpangan dan atau ketidaklengkapan dokumen harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati antara Tim Audit Internal dan Auditi unit kerja.

Tim Audit Internal membuat laporan tertulis hasil audit disertai dengan rekomendasi kepada Pimpinan Unit Kerja dan UPM.

UPM menindaklanjuti hasil laporan Tim Audit Internal untuk diteruskan kepada direktur

direktur menindaklanjuti laporan Audit Internal.

Pihak-pihak yang harus menjalankan pengendalian Standar SPMI adalah :

1. UPM, ADAK, ADUM, serta Tim Audit Internal

2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang

bersangkutan.

3. Mereka yang secara eksplisit disebut dalam pernyataan standar yang

(38)

VII. CATATAN

Prosedur kerja audit mutu internal, formulir borang hasil pemeriksaan/ temuan audit,

formulir evaluasi diri.

VIII. REFERENSI

Tinggi.

tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

tahun 2014 tentang Penjaminan Mutu.

tahun 2014 tentang Akreditasi.

5. Tim pengembangan SPMI-PT “Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan

Tinggi’, Dirjen Dikti, 2014.

(39)

MANUAL PENINGKATAN STANDAR

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

(SPMI)

Kode :

Manual Peningkatan Standar SPMI | 28

14 Maret 2016

28 Maret 2016

12 April 2016

(40)

Manual Peningkatan Standar SPMI | 29

dibidang kesehatan.

pelayanan Prima.

antar bidang.