Perjalanan dinas/bisnis pimpinan adalah perjalanan yang dilakukan oleh
pimpinan atau pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan atau yang berkaitan dengan kepentingan lembaga/perusahaan yang biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu. Dalam kegiatan perjalanan dinas, perlu beberapa hal yang harus dilakukan agar perjalanan tersebut berjalan sesuai dengan rencana dan mencapai tujuan yang ingin dicapai yaitu: perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan. Ketiga hal ini sangat penting untuk mewujudkan perjalanan dinas yang berjalan dengan lancar. Dalam pelaksanaannya sekretaris lah yang berperan aktif dalam ketiga hal pokok tersebut, sampai dengan pelaporannya. Laporan perjalanan dinas dibuat dengan tujuan agar ada arsip pada perusahaan tentang perjalanan dinas yang telah
dilakukan oleh pimpinan.
Didalam laporan perjalanan dinas, terdapat 2 laporan yang harus dibuat oleh seorang sekretaris, yaitu: laporan daftar perjalanan dinas (itenarary) dan laporan biaya perjalanan dinas. Laporan/daftar perjalanan dinas dibuat agar dapat mempermudah pihak-pihak yang memerlukan mengetahui tentang segala hal informasi perjalanan dinas yang akan dilakukan oleh seorang pimpinan/karyawan. Laporan biaya perjalanan dibuat digunakan untuk mengetahui biaya-biaya yang dikeluarkan saat pimpinan melakukan perjalanan dinas. Dengan dibuatnya laporan biaya perjalanan dinas dapat diketahui keseimbangan antara pengeluaran pada dana perjalanan dinas dan biaya saat melakukan perjalanan dinas. Dengan adanya pembuatan laporan perjalanan dinas, maka sebuah perjalanan dinas yang dilakukan oleh pimpinan akan lebih mudah lagi baik dalam pelaksanaannya maupun dalam pencapaian tujuannya.
Materi Evaluasi
Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang (X) pada salah satu huruf a, b, c, d, atau e !
Soal-soal Evaluasi...
1. Perjalanan dinas dilakukan karena adanya acara-acara yang harus dihadiri oleh pimpinan, berikut yang bukan merupakan acara yang biasanya terdapat dalam pelaksanaan perjalanan dinas adalah ...
a. RUPS
b. Temu kangen
c. Pembukaan cabang baru d. Seminar
e. Lokakarya
2. Tujuan dari adanya perjalanan dinas adalah ...
a. Untuk meningkatkan kemahiran pegawai/karyawan b. Untuk kepentingan pimpinan dan negara
c. Untuk kelancaran komunikasi dan peningkatan hubungan yang baik serta mengembangkan usaha atau perluasan aktivitas
d. Untuk menghilangkan tingkat kejenuhan seorang pimpinan dalam bekerja
e. Untuk mndapatkan situasi dan kondisi yang berbeda dengan lingkungan kerja yang ada 3. Hal-hal yang dimuat dalam daftar perjalanan dinas adalah ...
a. Waktu keberangkatan b. Tempat tujuan c. Lamanya perjalanan d. Jenis transportasi e. Semua benar
4. Informasi yang harus diperoleh sekretaris sehubungan dengan perjalanan dinas pimpinan adalah, kecuali ...
a. Tujuan utama perjalanan dinas b. Cara perjalanan yang dipilih
c. Jadwal kegiatan pimpinan saat dirumah d. Jenis pelayanan yang diminta
e. Jadwal keberangkatan
5. Hal terpenting dalam pengaturan kegiatan seorang pimpinan adalah...
a. Mencatat seluruh kegiatan
b. Melakukan koordinasi dengan pihak-pihak yang berhubungan c. Diatur oleh tenaga adminsitrasi
A. Pilihan Ganda
d. Hanya sekretaris yang mengetahui
e. Memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin
6. Daftar perjalanan dinas biasanya dibuat minimal 4rangkap, selain sekretaris pihak yang biasanya memperoleh tembusan tersebut yaitu ...
a. Pramugari b. Resepsionis hotel c. Keluarga pimpinan d. Agen perjalanan e. Relasi bisnis
7. Keterangan tentang tanggal, serta jam keberangkatan dan kedatangan, semua kota yang akan dikunjungi, jenis kendaraan yang akan dipaki, nama lapangan terbang atau stasium kereta api, serta nama hotel tempat menginap termasuk ...
a. Penganggaran perjalanan b. Rencana perjalanan c. Laporan perjalanan
d. Pengorganisasian perjalanan e. Pelaksanaan perjalanan
8. Kegunan laporan bagi suatu organisasi adalah ...
a. Laporan berguna bagi pimpinan dalam rangka menjalankan fungsi manajerialnya (yang terdiri dari planning, organizing, actuating dan controling)
b. Laporan berguna sebagai alat penghitung keuntungan
c. Laporan berguna sebagai media pembatas komunikasi baik intern maupun ekstern d. Laporan berguna sebagai alat membina kerjasama di organisasi saja
e. Semua jawaban benar
9. Kegiatan menyusun secara rinci tentang biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan perjalanan dinas pimpinan adalah ...
a. Perencanaan akomodasi b. Perencanaan transportasi c. Perencanaan keuangan d. Perencanaan pendahuluan
e. Penyusunan daftar perjalanan dinas
10. Untuk membuat laporan hasil kegiatan, aplikasi software yang biasa digunakan adalah ...
a. Ms. Access b. Ms. Word c. Ms. Excel d. Ms. Powerpoint e. Ms. Project
11. Pada tahap terakhir peran sekretaris dalam perjalanan dinas adalah pembuatan laporan perjalanan dinas, ada 2 jenis laporan dalam hal tersebut yaitu ...
a. Laporan daftar perjalanan dinas dan agenda pimpinan b. Laporan agenda pimpinan dan biaya penginapan dinas c. Laporan surat-surat perjalanan dan biaya perjalanan dinas d. Laporan daftar perjalanan dinas dan biaya perjalanan dinas e. Laporan biaya perjalanan dinas dan daftar client perjalanan dinas
12. Bagian-bagian laporan secara umum yang terdapat dalam pendahuluan yaitu ...
a. Pokok masalah b. Perbaikan cara kerja
c. Metode penyusunan laporan d. Pelaksanaan kegiatan e. Rangkuman
13. Berikut ini yang termasuk jenis laporan menurut bentuknya adalah ...
a. Laporan informal b. Laporan formal c. Laporan matrik d. Laporan umum e. Laporan harian
14. Pencatatan mengenai Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kuitansi dicatat pada ...
a. Laporan pengeluaran kas b. Laporan kas kecil c. Laporan bendahara d. Laporan entertainment e. Laporan appointment
15. Dua pihak yang terlibat untuk menandatangani laporan biaya perjalanan dinas adalah ...
a. Yang bepergian dan sekretaris b. Bendaharawan dan yang bepergian c. Sekretaris dan bendaharawan
d. Keluarga yang bepergian dan sekretaris e. Bendaharawan dan keluarga yg bepergian
Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan tepat!
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan perjalanan dinas/bisnis pimpinan?
Jawab : ...
...
...
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan laporan?
Jawab : ...
...
...
3. Apakah yang dimaksud dengan:
a. Laporan umum
4. Sebut dan jelaskan macam-macam laporan perjalanan dinas!
Jawab : ...
...
...
5. Apa sajakah yang perlu diketahui sekretaris agar dapat menyusun daftar perjalanan dengan baik?
Jawab : ...
...
...
6. Sebut dan jelaskan bagian-bagian yang secara umum terdapat dalam suatu laporan!
Jawab : ...
...
...
7. Sebutkan komponen-komponen yang harus terdapat dalam suatu daftar perjalanan dinas!
Jawab : ...
...
...
8. Bagaimanakah format daftar perjalanan dinas?
Jawab : ...
...
...
9. Sebutkan biaya-biaya apa saja yang biasanya terdapat dalam laporan biaya perjalanan bisnis!
B. Soal essay
Jawab : ...
...
...
10. Apa sajakah kegunaan laporan bagi suatu organisasi/perusahaan!
Jawab : ...
...
...