3. Ketepatan waktu (timing): sesuai jadwal vs menyimpang jadwal
2.6. Media Internal
Pengertian Media menurut Tony Greener adalah merupakan jalur penting dalam kegiatan - kegiatan Public Relations.29
Istilah media internal atau jurnal internal memiliki bermacam-macam padanan, mulai dari buletin, majalah, surat kabar, newsletter, sampai koran dinding perusahaan. Semua istilah tersebut mengacu pada suatu bentuk terbitan dari suatu perusahaan atau lembaga pemerintahan yang sengaja dibuat dalam rangka mengadakan komunikasi dengan publik.
Media Internal, baik yang berupa paparan berita atau siaran berita
(newsletter), buletin, majalah, atau koran terbatas hanya diberikan bagi para
29
Tony Grener, Kiat Sukses PR dan Pembentukan Citranya, Jakarta, PT Bumi Aksara, 1993, hal 23
pegawai, para pemimpin, para pemegang saham, para anggota, atau para pelanggan.30
Pengertian Media Internal secara luas dapat diartikan sebagai bahan informasi yang diterbitkan secara teratur oleh bagian internal perusahaan atau lembaga pemerintahan. Hal ini dikarenakan keseluruhan proses produksi dan pengelolaan Media Internal tersebut sebagai tugas pokok dan fungsi dari Humas.
Hubungannya dengan komunikasi perusahaan adalah bahwa Media Internal ini diterbitkan untuk mengelola proses penyususnan informasi yang berkaitan dengan berbagai hal profil perusahaan yang dibutuhkan untuk aktivitas Humas internal.
Pada suatu organisasi atau perusahaan, Media Internal yang berupa
newsletter, buletin, majalah atau koran terbatas merupakan wadah usaha yang
mencari, mengumpulkan, menyeleksi, dan memproduksi informasi untuk dijadikan informasi tercetak.
Media Internal informasi tercetak dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat dijadikan tolok ukur keberhasilan dari aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh Humas dengan para karyawan, para pemimpin, dan anggota. Hal ini disebabkan oleh kelancaran penyelenggaraan proses pengelolaan informasi yang dibutuhkan melalui informasi yang terekam dalam media informasi tercetak.
Fungsi Media Internal menurut Rosady Ruslan adalah sebagai berikut:31 1. Sebagai media hubungan komunikasi internal dan eksternal
yang diedarkan atau diberikan secara gratis dalam upaya penyampaian pesan-pesan, informasi, dan berita (bentuk
press release atau photo press) mengenai aktivitas
30
Frank Jefkins, Public Relations, edisi 4, Jakarta, Erlangga, 1996, hal 127-128 31
Rosady Ruslan, Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi, Jakarta, PT Raja Grafindo Persada, 1998, hal 186
perusahaan, manfaat produk barang/jasa yang ditujukan kepada para konsumen, pelanggan, distributor, supplier, relasi bisnis, stakeholder (hubungan dengan pihak-pihak terkait),
stockholder (hubungan dengan pemegang saham), dan employee relations (hubungan dengan pegawai dan
keluarganya)
2. Sebagai ajang komunikasi khusus antara karyawan, misalnya ucapan selamat ulang tahun, informasi kelahiran bayi dan keluarga karyawan, adanya pegawai atau pendatang baru (new comer), kegiatan olah raga, wisata, keagamaan, program kesehatan, dan hingga berita duka cita serta kegiatan sosial. 3. Sebagai sarana media untuk pelatihan dan pendidikan dalam
bidang tulis-menulis bagi karyawan, serta staf Public Relations yang berbakat atau berpotensi sebagai penulis ilmiah populer. 4. Terdapat nilai tambah (value added) bagi departemen Public
Relations untuk menunjukkan segi kemampuan dalam upaya
menerbitkan media khusus, media internal yang bermutu, kontinyu, terbit secara berkala dan teratur, dengan penampilan yang professional baik kualitas maupun kuantitas berita, lay
out, isi halaman, susunan redaktur, gambar (photo essay),
yang ditata dengan bagus dan lebih menarik serta cover atau seninya (arts) serta tata warna dan sebagainya.
Adapun bentuk-bentuk media internal cukup bervariasi yaitu sebagai berikut:32
a. Bulletin: sebuah buletin sebagai media komunikasi regular antara seorang pimpinan dengan bawahannya di lapangan. Terbit secara mingguan. Biasanya buletin berisikan berita perusahaan dan pokok-pokok berita umum.
b. Newsletter: berisi pokok-pokok berita yang diperuntukkan bagi pembaca yang sibuk.
c. The Magazine: berisikan tulisan berbentuk feature, artikel dan gambar, foto, diterbitkan setiap bulan atau triwulan.
d. The Tabloid Newspapper: mirip surat kabar populer (umum) dan berisikan pokok-pokok berita yang sangat penting, artikel pendek, dan ilustrasi. Diterbitkan mingguan, dwimingguan, bulanan, atau setiap dua bulan sekali.
e. The Wall Newspapper: bentuk media komunikasi staff atau karyawan di satu lokasi pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan. Di Indonesia biasa dikenal dengan surat kabar atau majalah dinding.
Pada siklus atau alasan perancangan pembuatan media internal mencakup dua aspek, yaitu Fact Finding dan Identifikasi Masalah.33
1. Fact Finding
PR mencari dan mengumpulkan berbagai fakta dan data tentang kebutuhan publik akan isi media, gaya, dan bentuk media itu sendiri.
32
Soleh Soemirat M.S, Elvinaro Ardianto, Dasar-Dasar Public Relations, Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 2005, hal 23
33
Soleh Soemirat M.S, Elvinaro Ardianto, Dasar-Dasar Public Relations, Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 2005, hal 27
2. Identifikasi Masalah
Setelah data dan fakta terkumpul, baru kemudian diidentifikasi dengan memilah atau mengkategorikannya
Fact Finding dan Identifikasi Masalah ini merupakan latar belakang
perlunya sebuah media internal. Dengan alasan tidak bahwa informasi tidak sampai ke bawah dengan tatap muka, dan umpan balik pun tidak sampai juga dari karyawan kepada pimpinan, maka dibutuhkanlah jembatan komunikasi dalam bentuk media internal ini.34
Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam pembuatan Media Internal adalah sebagai berikut:35
1. Readers (pembaca)
PR harus mengetaui siapa yang menjadi target atau sasaran pembacanya karena pembaca akan menentukan gaya dan isi penerbitan.
2. Quantity (eksemplar, tiras/oplah)
Jumlah eksemplar atau tiras yang diterbitkan harus disesuaikan dengan jumlah pembaca. Tiras akan mempengaruhi cara produksi, kualitas bahan, dan isi.
3. Frequency (waktu terbit dan edisi)
Melalui fasilitas dan biaya yang ada, dapat ditentukan waktu edisi terbitnya, apakah mingguan, bulanan, dwibulanan, dan sebagainya. 4. Policy (kebijakan redaksi)
PR harus menentukan tujuan penerbitan, dan media internal ini harus diterbitkan sejalan dengan program PR secara menyeluruh sehingga
34
Soleh Soemirat,M.S, Elvinaro Ardianto, Dasar-Dasar Public Relations, Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 2005, hal 27
tercapai sasaran yang hendak dicapai dalam memelihara dan meningkatkan citra positif.
5. Title (nama)
PR merancang nama dan mendesain logo media internal ini. Nama harus mencerminkan kekhasan dan memiliki karakteristik tersendiri, mudah diingat, dan komunikatif.
6. Proses percetakan
Proses percetakan ini ditentukan oleh faktor-faktor antara lain bentuk dan lebar media internal, jumlah eksemplar/tiras, penggunaan warna, dan jumlah gambar atau foto yang akan dipasang dalam media internal.
7. Style (format, gaya, bentuk)
Hal-hal yang mempengaruhi style media internal adalah ukuran halaman, berapa banyak kolom, tipografi, ilustrasi, keseimbangan berita, feature, dan artikel.
8. Free issue
Ada dua pendapat mengenai ini, media internal tidak boleh dijual, tapi ada juga yang berpendapat jika ingin dinilai lebih tinggi, media internal ini dihargakan/dijual. Semua ini tergantung sejauh mana media internal ini mewakili kepentingan, baik top manajemen, karyawan, atau pelanggan.
9. Advertisement (iklan)
Media Internal mampu menyerap iklan. Hal ini tergantung pada karakteristik pembaca dan jumlah tiras yang dimiliki Media Internal agar bisa menarik pemasang iklan.
10. Distribution (sirkulasi)
Dalam mendistribusikan media internal harus memperhitungkan aktualitas penerbitan. Penyampaiannya bisa dikirim melalui kurir, maupun via pos.
11. Sirkulasi (Distribution)
Dalam mendistribusikan jurnal internal harus diperhitungkan aktualitas penerbitan. Penyampaian jurnal internal bisa dikirim melalui kurir (ditangani sendiri), via pos, atau digabung dengan sirkulasi pers komersial.
2.6.1. Buletin
Definisi buletin menurut Onong Uchjana Effendy adalah:
”Penerbitan berkala yang isinya meliputi berbagai liputan jurnalistik, pandangan tentang topik aktual yang patut diketahui konsumsi pembaca, artikel, sastra, dan sebagainya dan menurut skala penerbitannya dibedakan atas majalah bulanan, tengah bulan, mingguan dan sebagainya. Dan menurut pengkhususan isinya dibedakan atas majalah berita, wanita, remaja, olahraga, sastra, ilmu pengetahuan tertentu, dan sebagainya.”36
Sedangkan menurut buku Leksikon Komunikasi pengertian buletin adalah sebagai berikut: “Buletin adalah terbitan berkala bukan surat kabar dari suatu badan, perkumpulan, dinas, dan sebagainya. Berita penting untuk disiarkan sendiri.”37
36
Onong Uchjana Effendy, Human Relations dan Public Relations Dalam Manajemen, Bandung, CV Mandar Maju, hal 31
37
Harimurti Kridalaksana, Leksikon Komunikasi, Jakarta, PT Pradanya Paramita, 1984, hal 24
Buletin merupakan salah satu saluran atau media dalam menyampaikan pesan dalam proses komunikasi, sehingga dapat disimpulkan bahwa komunikasi dengan menggunakan media menurut Onong Uchjana Effendy memiliki peran dan fungsi sebagai berikut:
1. Menyampaikan informasi (to informed), artinya apabila materi itu menambah pengetahuan baru bagi pembacanya.
2. Mendidik (to educate), yaitu informasi yang memperkenalkan kepada pembaca mengenai cara baru untuk melakukan suatu kegiatan atau mengatasi suatu masalah.
3. Menghibur (to entertain), yaitu jika informasi yang dikandung memberi ganjaran psikologis.38
Melihat peran dan fungsi diatas berarti buletin merupakan suatu wadah untuk menyajikan berita atau pesan yang disajikan dalam bentuk artikel atau sejenisnya dengan tujuan untuk menyampaikan informasi, mendidik, dan menghibur.
Buletin merupakan sarana penting antara pimpinan dengan bawahan, antara organisasi dengan seluruh karyawan sehingga dapat tercipta hubungan yang baik. Selain itu merupakan bagian atau fungsi dari tugas utama dalam kehidupan di lingkungan organisasi yang menjadi penghubung meskipun tidak langsung. Dan buletin dalam menyampaikan pesan kepada komunikannya diusahakan agar dapat menarik perhatian dan memberikan manfaat bagi komunikannya.
38