Efektifitas Media Internal (Buletin Be Sharp) sebagai Sarana Pemenuhan Kebutuhan Informasi Karyawan Divisi Home Appliance (HA)
PT. Sharp Electronics Indonesia
Diajukan Sebagai Syarat Untuk Memperoleh Sarjana Ilmu Komunikasi ( Strata 1 ) Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercubuana Jakarta
Nama: Laura Vincentia Agusten Simanjuntak NIM: 44206110086
Jurusan: Public Relations
Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercubuana
Jakarta 2008
Fakultas Ilmu Komunikasi
PENGESAHAN PERBAIKAN SKRIPSI
Nama : Laura Vincentia Agusten
NIM : 44206110086
Fakultas : Ilmu Komunikasi
Judul Skripsi : Efektifitas Media Internal (Buletin Be Sharp) sebagai Sarana Pemenuhan Kebutuhan Informasi Karyawan Divisi Home Appliance (HA) PT. Sharp Electronics Indonesia
Jakarta,
Disetujui dan Diterima oleh:
Pembimbing,
(Heri Budianto, M.Si)
Mengetahui
Ketua Bidang Studi Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi
Bidang Studi Public Relations 2008
Laura Vincentia Agusten (44206110086)
Efektifitas Media Internal (Buletin Be Sharp) sebagai Sarana Pemenuhan Kebutuhan Informasi Karyawan Divisi Home Appliance (HA) PT. Sharp Electronics Indonesia, Jakarta Bibliografi Buku : 1976 – 2007
Halaman & Lampiran : 104 halaman & 10 lampiran
Kata Kunci : Efektifitas Media Internal dan Kebutuhan Informasi Karyawan
Pada suatu organisasi atau perusahaan, Media Internal berupa news letter, buletin, majalah atau koran terbatas merupakan wadah usaha yang mencari, mengumpulkan, menyeleksi, dan memproduksi informasi menjadi informasi tercetak. Media Internal ini dapat dijadikan sebagai tolok ukur keberhasilan dari aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh Humas dengan karyawan, pemimpin, dan juga anggotanya. PT. Sharp Electronics Indonesia sebagai salah satu produsen barang elektronik terbesar di Indonesia juga menyadari pentingnya fungsi media internal ini sebagai alat publikasi organisasi kepada karyawan untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka mengenai perusahaan. Oleh karena itulah PT Sharp Electronics Indonesia mengadakan program penerbitan Buletin Be Sharp ini sebagai media internal cetak yang memiliki target untuk dapat diakses atau dimiliki oleh seluruh karyawan perusahaan serta dealer diseluruh Indonesia. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui efektifitas media internal (Buletin Be Sharp) sebagai sarana pemenuhan kebutuhan informasi karyawan divisi Home
Appliance (HA) PT. Sharp Electronics Indonesia.
Kerangka pemikiran yang digunakan adalah pengertian komunikasi, komunikasi organisasi, Public Relations, efektifitas, media internal, buletin, kebutuhan informasi, dan karyawan dari beberapa pendapat ahli yang sangat berkompeten mengenai hal tersebut.
Tipe penelitian ini adalah penelitian evaluatif dengan pendekatan Kuantitatif. Sedang metode penelitian yang digunakan adalah metode survey dengan melakukan penyebaran kuesioner. Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh karyawan divisi Home Appliance (HA) PT. Sharp Electronics Indonesia sebanyak 553 orang. Sample yang diambil adalah sebanyak 85 orang dengan menggunakan rumus Slovin untuk menentukan ukuran samplenya dan teknik
Probability Sampling jenis Proportionate Stratified Random Sampling untuk teknik samplingnya.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada tabel dimensi Audience Coverage (Jangkauan Pembaca), seluruh responden berjumlah 85 orang atau skor presentase sebesar 100% selalu menerima dan membaca Buletin Be Sharp setiap kali buletin tersebut terbit. Sedangkan hasil perhitungan tabel dimensi Efektifitas Media Internal (Buletin Be Sharp) menunjukkan bahwa pada dimensi Audience Response (Tanggapan Pembaca), responden merespons program penerbitan media internal Buletin Be Sharp secara positif/efektif (skor: 69.52%), pada dimensi
Communication Impact (Pengetahuan terhadap Media), pengetahuan responden terhadap Buletin Be Sharp cukup positif/efektif (skor: 56.06%) serta pada dimensi Process of Influence
(Pengaruh Media), pengaruh program penerbitan media internal Buletin Be Sharp terhadap kebutuhan informasi responden juga cukup positif/efektif (skor: 58.62%).
Penelitian ini mengharapkan agar departemen PR PT Sharp Electronics Indonesia dapat melakukan evaluasi media internal melalui penyebaran angket untuk mengetahui kekurangan dalam penyajian buletin tersebut, juga mengharapkan dapat memberikan informasi dan penjelasan mengenai proses pembuatan dan penerbitan buletin tersebut kepada karyawan sebagai pengetahuan mereka, serta meningkatkan kualitas buletin baik itu dari segi isi materi, penyajian rubrik, dan desain lay out (gambar dan tata letak) media internal tersebut.
1.2. Perumusan Masalah ……… 8
1.3. Tujuan Penelitian ……… 9
1.4. Manfaat Penelitian 1.4.1 Manfaat Akademis ……… 9
1.4.2 Manfaat Praktis ……… 9
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Komunikasi ……… 11
2.2. Komunikasi Organisasi ……… 12
2.3. Public Relations ……… 15
2.3.1. Fungsi, Peran, dan Sasaran PR ….……… 16
2.4. Teori Uses and Gratifications ……… 20
2.5. Efektifitas .…….….……..……….…….……… 21
2.6. Media Internal ….……… 25
2.5.1. Buletin………...…….……… 31
2.7. Kebutuhan Informasi …………...……… 33
2.8 Karyawan ………..……… 35
BAB III. METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Tipe Penelitian ……… 37
3.2. Metode Penelitian ………...……… 37
3.3. Populasi dan Sample…………..………...… 38
3.3.1. Populasi ……… 38
3.3.2. Sample ……… 39
3.4. Definisi Konsep ……… 42
3.5. Operasionalisasi Konsep ……… 43
3.6. Teknik Pengumpulan Data……… 47
3.6.1. Data Primer……… 47
3.6.2. Data Sekunder……… 48
3.7. Tehnik Analisa Data……… 48
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Objek Penelitian ……… 51
4.1.1. Sejarah Perusahaan ……… 51
4.1.6. Peran dan Fungsi PR PT. Sharp Electronics Indonesia……… 59
4.1.7. Media Iternal (Buletin Be Sharp) PT. Sharp Electronics Indonesia ……… 61
4.2. Hasil Penelitian……… 65
4.2.1. Data Responden ……… 66
4.2.2. Media Exposure (Terpaan Media) ……… 68
4.2.3. Dimensi Efektifitas Media Internal ……… 71
4.2.3.1. Dimensi Audience Coverage (Jangkauan Pembaca). ……… 71
4.2.3.2. Dimensi Audience Responden (Tanggapan Pembaca) . … 72 4.2.3.3. Dimensi Communication Impact (Pengetahuan terhadap media) ………. 86
4.2.3.4. Dimensi Process of Influence (Pengaruh media)……… 93
4.3. Pembahasan ……… 99
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ……… 103 5.2. Saran ……… 104 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN 1. Kuesioner 2. Data Responden
3. Terpaan Media (Media Exposure) 4. Jawaban Kuesioner
5. Tabulasi Data
6. Struktur Organisasi PT. Sharp Electronics Indonesia 7. Struktur Organisasi PR di PT. Sharp Electronics Indonesia
8. Surat Keterangan melakukan penelitian dari PT. Sharp Electronics Indonesia 9. Gambar-gambar isi Buletin Be Sharp
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Manusia pada dasarnya tidak akan dapat lepas dari aktivitas komunikasi sehari-hari dalam setiap melakukan sesuatu hal. Mengapa? Karena manusia adalah makhluk sosial yang saling berhubungan, saling bergantung dan saling terikat satu sama lain dengan orang - orang yang berada di lingkungannya. Satu-satunya alat yang dapat dipakai untuk dapat berhubungan dengan orang lain adalah dengan menggunakan komunikasi tersebut, baik secara verbal maupun non verbal.
Melalui komunikasi, manusia dapat saling berinteraksi satu sama lain, dapat saling memberikan informasi atau pesan satu sama lain, serta memenuhi kebutuhan hidup antara satu dengan yang lainnya. Melihat penjelasan diatas maka tidak dapat dipungkiri bahwa komunikasi menjadi kunci penting dalam mewujudkan tercapainya kesamaan pendapat dan tujuan yang sama diantara manusia yang satu dengan yang lainnya, serta juga menjadi kunci utama demi terwujudnya kemajuan dan keberhasilan suatu organisasi. Rintangan dalam mencapai keberhasilan untuk menyatukan pikiran diantara orang-orang dalam industri, perburuhan, pendidikan, komunitas, dan pemerintah harus diatasi dengan komunikasi yang lebih efektif.1
Komunikasi adalah proses pertukaran informasi untuk mendapatkan saling pengertian.2 Komunikasi juga dapat diartikan sebagai pertukaran pesan
verbal maupun non verbal antara si pengirim dengan si penerima pesan untuk
1
H. Frazier Moore, Humas Membangun Citra Dengan Komunikasi, Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 2005, hal 85
2
mengubah tingkah laku.3 Tanpa adanya komunikasi maka tidak akan ada proses interaksi yang terjadi antara manusia satu dengan yang lainnya. Definisi lain menjelaskan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian informasi atau pesan dari komunikator (si penyampai pesan) kepada komunikan (si penerima pesan) melalui saluran atau media tertentu dengan tujuan untuk mendapatkan
feedback. Sebagai contoh, seseorang yang sedang melakukan sebuah
percakapan dengan orang lain dapat dikatakan sebagai salah satu bentuk komunikasi. Orang yang berbicara dikatakan sebagai komunikator, yang mendengarkan disebut komunikan, hal yang dibicarakan oleh komunikator kepada komunikan pada saat percakapan itu terjadi merupakan informasi atau pesan, serta media atau saluran yang dipakai adalah melalui udara.
Komunikasi memiliki fungsi isi yang melibatkan pertukaran informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, dan fungsi hubungan yang melibatkan pertukaran informasi mengenai bagaimana hubungan kita dengan orang lain. Oleh karena itu komunikasi sangatlah penting dalam sebuah organisasi. Organisasi memiliki karakteristik dinamis, memerlukan informasi, mempunyai tujuan, dan terstruktur. Adanya perubahan lingkungan, iklim dan moral organisasi, serta meningkatnya persaingan dalam organisasi dapat menyebabkan terjadinya sebuah Komunikasi Organisasi.
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi
3
dalam suatu lingkungan.4 Tujuan dari komunikasi organisasi ini adalah agar struktur organisasi dapat berjalan dengan baik, dan masalah yang timbul dalam organisasi pun dapat diatasi juga. Maka dari itu komunikasi yang baik dan efektif sangat penting untuk diciptakan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Tanpa adanya komunikasi yang baik dan efektif dalam organisasi tersebut, maka seluruh kegiatan dan aktivitas yang terjadi dapat menjadi hancur berantakan, sebaliknya bila didalam organisasi tersebut dapat tercipta komunikasi yang baik dan efektif maka organisasi pun bisa berjalan dengan lancar, dan tujuan organisasi juga dapat tercapai dengan baik.
Bagi sebuah organisasi atau perusahaan, baik itu perusahaan lokal maupun asing, swasta maupun milik pemerintah, yang berbasis profit maupun
non profit, serta dalam skala besar, menengah, maupun kecil, seorang Public Relations (PR) memiliki peranan sangat penting sebagai jembatan komunikasi
antara level top manajemen dengan seluruh karyawan yang berada didalamnya serta bagi publik atau masyarakat luas. PR tidak hanya berfungsi menciptakan dan mempertahankan citra atau image perusahaan dimata khalayak atau masyarakat luas saja, tapi juga harus dapat membentuk image positif dimata seluruh karyawan perusahaan.
PR di dalam suatu organisasiharus dapat menjadi sumber informasi bagi seluruh karyawan sebagai publik internal perusahaan itu sendiri. Oleh karena itu PR membutuhkan media internal sebagai alat pendukung untuk terciptanya komunikasi atau penyampaian pesan yang efektif dari level top manajemen kepada bawahannya serta sebaliknya. Pengertian Media PR dalam ilmu komunikasi adalah sarana penghubung yang dipergunakan oleh seorang PR
4
R. Wayne Pace and Don F. Faules, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan
(mewakili organisasi) dengan publiknya, yaitu publik internal maupun publik eksternal untuk membantu pencapaian tujuan.5 Media PR terdiri dari 2 bentuk yaitu Media Internal dan Media Eksternal. Media Internal dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat berbentuk majalah, tabloid, buletin, newsletter, website perusahaan, intranet perusahaan, company profile, financial report, dan masih banyak lagi jenis lainnya. Sedang Media Eksternal yang dibuat oleh PR adalah media massa baik yang berbentuk media cetak maupun elektronik. Media Internal memiliki fungsi sebagai alat publikasi organisasi kepada banyak publik, khususnya karyawan sebagai publik internal utama perusahaan sehingga komunikasi internal pun dapat tercipta dengan baik dan efektif didalam organisasi atau perusahaan tersebut.
PT. Sharp Electronics Indonesia sebagai salah satu produsen barang elektronik terbesar di Indonesia juga menyadari pentingnya fungsi media internal ini sebagai alat publikasi organisasi kepada karyawan untuk memenuhi kebutuhan mereka akan informasi perusahaan. Karyawan sebagai warga PT. Sharp Electronics Indonesia membutuhkan informasi mengenai kegiatan atau aktivitas perusahaan, kebijakan-kebijakan baru dari atasan atau perusahaan, serta inforrmasi-informasi menarik lainnya untuk mengetahui perkembangan informasi terbaru yang terjadi di dalam perusahaan serta mendapat wawasan dan pengetahuan mengenai tips-tips, trik-trik, dan informasi menarik lainnya yang berguna untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas mereka dalam bekerja. Jadi sudah seharusnya PR memenuhi kebutuhan mereka akan informasi-informasi tersebut. Sayangnya selama ini aliran informasi-informasi yang tercipta di PT. Sharp Electronics Indonesia tidak berjalan begitu baik dan efektif. Mengapa?
5
Maria Assumpta Rumanti, Dasar-dasar Public Relations Teori dan Praktik, Jakarta, PT Grasindo, 2005, hal 118
Hal ini dikarenakan walaupun aliran informasi di PT. Sharp Electronics Indonesia dapat terjadi secara serentak dan berurutan serta memiliki 3 arah komunikasi yaitu komunikasi ke atas, komunikasi ke bawah, dan komunikasi horisontal, yang semuanya tergantung kepada jenis - jenis informasi yang ingin disampaikan, tetapi kegiatan penyebaran informasi yang terjadi di PT. Sharp Electronics Indonesia tidaklah berpusat pada Departemen PR, melainkan bisa dilakukan oleh setiap divisi atau masing-masing departemen sesuai dengan jenis dan isi informasi yang ingin disampaikan. Perbedaannya adalah bila Departemen PR memberikan informasi untuk lingkungan internal dan eksternal PT. Sharp Electronics Indonesia tapi lebih memfokuskan pada informasi-informasi yang bersifat eksternal yang berhubungan dengan media (wartawan), sedangkan divisi/departemen lainnya hanya memberikan informasi untuk lingkungan internal PT. Sharp Electronics Indonesia saja.
Kondisi inilah yang kadang menyebabkan terjadinya ketimpang tindihan (overlapping) dalam beberapa pelaksanaan kegiatan tugas dan fungsi dari masing-masing unit departemen. Akibatnya tidak seluruh informasi dapat diterima oleh karyawan sehinggga kebutuhan mereka akan informasi pun menjadi tidak terpenuhi. Selain itu, keterbatasan fasilitas yang diterima oleh karyawan juga menjadi penyebab kurang terpenuhinya kebutuhan informasi mereka.Di PT. Sharp Electronics Indonesia tidak seluruh karyawan mendapatkan fasilitas komputer dan bagi mereka yang memiliki komputer pun tidak seluruhnya mendapatkan fasilitas internet. Oleh karena itu PR PT. Sharp Electronics Indonesia menyadari betul bahwa perusahaan membutuhkan Media Internal sebagai media komunikasi internal karyawan yang informasinya bisa sampai kepada seluruh karyawan. Dengan jumlah karyawan yang hampir mencapai
angka 3000 orang, baik yang berada di kantor pusat, maupun yang berada di kantor cabang, membuat media komunikasi ini menjadi sangat penting sebagai sarana sumber informasi dan alat pendukung pemenuhan kebutuhan informasi bagi mereka.
Media Internal yang dimiliki oleh PT. Sharp Electronics Indonesia juga beragam, mulai dari company profile perusahaan, website perusahaan, Internal Buletin online dalam intranet perusahaan, serta Buletin Be Sharp yang berbentuk majalah cetak berukuran kecil. Dengan adanya media – media komunikasi ini, tentunya diharapkan dapat membantu seluruh karyawan, baik yang berada di kantor pusat maupun kantor cabang, baik yang golongan buruh pabrik, staf, maupun level manajemen ke atas untuk bisa mendapatkan banyak informasi dan selengkap-lengkapnya mengenai seluruh kegiatan perusahaan, mulai dari aktivitas dan kegiatan internal maupun eksternal perusahaan, produk-produk terbaru perusahaan, sampai tips-tips, trik-trik serta informasi umum menarik lainnya.
Media Internal ini selain berguna sebagai sumber informasi dan menambah wawasan serta pengetahuan karyawan, juga berfungsi untuk membentuk image positif PT. Sharp Electronics Indonesia dimata mereka. Dari beberapa Media Internal yang telah disebutkan diatas, maka media internal cetak atau publikasi cetaklah yang tetap menjadi media utama untuk komunikasi internal karyawan di kebanyakan organisasi, termasuk juga di PT. Sharp Electronics Indonesia.
PT. Sharp Electronics Indonesia menciptakan Buletin Be Sharp ini sebagai media internal cetak yang memiliki target untuk dapat diakses atau dimiliki oleh seluruh karyawan dan dealer. Buletin ini berfungsi sebagai media
informasi yang berisi mengenai perkembangan ataupun kegiatan yang dilakukan oleh setiap karyawan maupun toko-toko, baik itu dalam bidang promosi, penjualan, maupun kegiatan sosial serta artikel, tips-tips, trik-trik dan informasi umum menarik lainnya yang dapat menambah wawasan dan pengetahuan mereka. Edisi Buletin Be Sharp ini pertama kali diterbitkan pada bulan Desember 1997, kemudian bulan Desember 2006 media internal ini tampil dengan “new look” dengan jumlah terbitan sebesar 4500 eksemplar dengan sasaran target seluruh karyawan perusahaan dan dealer yang diterbitkan setiap dua bulan sekali.6
Media dengan sifatnya yang relatif permanen, dapat menjadi referensi bagi karyawan, dan pengaruhnya yang besar terhadap karyawan membuat media cetak inilah yang masih menjadi alat utama komunikasi karyawan, bahkan walaupun dibandingkan dengan media komunikasi dengan teknologi informasi komunikasi berbasis internet sekalipun. Penulis pun juga memiliki pandangan yang sama. Penulis melihat bahwa media komunikasi ini, khususnya media internal cetak dalam suatu perusahaan sangat penting sebagai alat atau media informasi dari PR kepada publik internal perusahaan.
Oleh karena itu, pada kesempatan ini, penulis tertarik untuk memilih Media Internal Buletin Be Sharp sebagai topik penelitian ini. Selain karena alasan yang telah dijelaskan diatas, juga karena target Buletin Be Sharp ini hanya memfokuskan pada karyawan PT. Sharp Electronics Indonesia dan para dealer saja yang sudah dianggap seperti keluarga sendiri. Jadi dari seluruh media komunikasi yang dimiliki oleh PT. Sharp Electronics Indonesia, hanya Media Internal Buletin Be Sharp ini sajalah yang tersebar pada seluruh karyawan, baik
6
yang berada di kantor pusat maupun kantor cabang, baik pada golongan buruh pabrik, staf, dan level manajemen ke atas serta para dealer. Sedangkan Media Internal lainnya seperti intranet dan internet perusahaan tidak dapat dinikmati dan dipakai oleh seluruh karyawan apalagi oleh para dealer karena tidak seluruh karyawan mendapatkan fasilitas komputer, dan bagi karyawan yang memiliki komputer sekalipun juga tidak seluruhnya mendapatkan fasilitas internet. Sedangkan alasan penulis memilih divisi Home Appliance (HA) sebagai populasi penelitian ini karena divisi HA merupakan divisi terbesar di PT. Sharp Electronics Indonesia yang terdiri dari staf karyawan serta buruh pabrik yang tidak dimiliki oleh semua divisi disini.
Penulis mengharapkan agar dalam penelitian ini ia dapat mengukur sejauh mana keefektifan atau tingkat keberhasilan penggunaan media internal
Buletin Be Sharp ini bagi karyawan, khususnya bagi seluruh karyawan divisi HA
jika dilihat kembali kepada tujuan dan fungsinya seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Penulis juga berharap dapat memberikan hasil yang berguna dan bermanfaat bagi seluruh pihak yang terkait didalamnya.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dari permasalahan ini dapat dirumuskan sebagai berikut:
“Sejauh mana Efektifitas Media Internal (Buletin Be Sharp) sebagai Sarana Pemenuhan Kebutuhan Informasi Karyawan Divisi Home Appliance (HA) PT. Sharp Electronics Indonesia?”
1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah yang dikemukakan di atas, maka penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sejauh mana efektifitas Media Internal (Buletin Be Sharp) sebagai Sarana Pemenuhan Kebutuhan Informasi Karyawan Divisi Home Appliance (HA) PT. Sharp Electronics Indonesia.”
1.4. Manfaat Penelitian 1.4.1. Manfaat Akademis
1. Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai tambahan informasi dan wawasan bagi para mahasiswa, khususnya mahasiswa Universitas Mercu Buana mengenai pentingnya Media Internal bagi suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan informasi karyawan perusahaan.
2. Penelitian ini diharapkan juga bermanfaat bagi perkembangan Ilmu Komunikasi pada umumnya dan Ilmu PR khususnya mengenai keefektifan Media Internal sebagai pemenuhan kebutuhan informasi karyawan dalam suatu perusahaan.
3. Penelitian ini juga diharapkan dapat digunakan oleh para mahasiswa sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya.
1.4.2. Manfaat Praktis
1. Bagi PT. Sharp Electronics Indonesia, hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai alat ukur untuk mengetahui seberapa efektif penggunaan media internal (Buletin Be Sharp) sebagai sarana pemenuhan kebutuhan informasi bagi karyawan perusahaan.
2. Dapat menjadi acuan bagi PT. Sharp Electronics Indonesia mengenai jenis media internal apa yang paling cocok bagi karyawan yang dapat memuaskan kebutuhan informasi mereka.
3. Dapat menjadi masukan bagi PT. Sharp Electronics Indonesia untuk lebih mengembangkan media internal perusahaan yang mereka miliki, khususnya Buletin Be Sharp sebagai media komunikasi internal karyawan dalam pemenuhan kebutuhan informasi bagi mereka.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Komunikasi
Menurut seorang penulis dalam bukunya yang berjudul Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar mendefinisikan komunikasi sebagai berikut:
”Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi di antara individu melalui sistem lambang-lambang, tanda-tanda, atau tingkah laku”.7
Menurut William I Gorden dalam buku Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar Komunikasi secara ringkas dapat didefinisikan sebagai suatu transaksi dinamis yang melibatkan gagasan dan perasaan.8
”Communication is the process by which an individual (communicator) transmits stimuli (usually verbal) to modify the behaviour of other individuals (the audience).”9
Komunikasi dalam istilah sederhana adalah proses penyampaian pengertian antar individu. Semua masyarakat manusia dilandasi dengan kapasitas manusia untuk menyampaikan maksud, hasrat, perasaan, pengetahuan, dan pengalaman dari orang yang satu kepada yang lainnya. Dengan kata lain, komunikasi adalah pusat minat dari situasi perilaku dimana suatu sumber menyampaikan suatu pesan kepada seorang penerima dengan tujuan mempengaruhi perilaku si penerima.
7
Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 2005, hal 62
8
Ibid, hal 69 9
Mc Graw Hill, Communication, Prospectives, Processes & Contexts, Singapore, 2005, hal 4
Sebuah definisi yang dibuat oleh kelompok sarjana komunikasi yang mengkhususkan diri pada studi komunikasi antar manusia bahwa:
”Komunikasi adalah suatu transaksi, proses simbolik yang menghendaki orang-orang mengatur lingkungannya dengan membangun hubungan antar sesama manusia, melalui pertukaran informasi, untuk menguatkan sikap dan tingkah laku orang lain, serta berusaha mengubah sikap dan tingkah laku itu.”10
Unsur-unsur komunikasi secara umum terdiri dari Sender (komunikator): pihak yang menciptakan pesan baik seseorang maupun suatu kelompok,
Message (pesan): informasi yang disampaikan dari sender (komunikator) kepada receiver (komunikan) berupa kode simbolik seperti bahasa atau isyarat, Channel
(saluran): media yang dipakai oleh sender (komunikator) untuk menyampaikan pesan kepada receiver (komunikan), serta Receiver (komunikan) yaitu pihak penerima pesan yang menjadi sasaran komunikasi. Sedang jenis-jenis komunikasi sendiri terdiri dari Komunikasi Verbal, Komunikasi Non Verbal, Komunikasi Secara Langsung , dan Komunikasi Secara Tidak Langsung.
2.2. Komunikasi Organisasi
Menurut Dedy Mulyana pengertian komunikasi organisasi adalah pola pengorganisasian yang terjadi dan bagaimana caranya dari mereka yang terlibat dalam proses tersebut itu bertransaksi dan memberi makna atas apa yang terjadi.11
Komunikasi Organisasi juga dapat didefinisikan sebagai proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang
10
Hafied Cangara, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta, PT RajaGrafindo Persada, 2007, hal 19-20
11
Deddy Mulyana, Komunikasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Bandung, PT. Remaja Rosdakarya, 2005, cetakan ke empat, hal 33
saling tergantung satu sama lain, untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti dan selalu berubah-ubah.
7 (tujuh) konsep kunci komunikasi organisasi yaitu terdiri dari:12
1. Proses adalah gejala penciptaan dan pertukaran pesan di antara anggotanya yang terjadi secara terus-menerus di dalam suatu organisasi.
2. Pesan adalah informasi yang disampaikan dari komunikator kepada komunikan berupa kode simbolik seperti bahasa atau isyarat.
3. Jaringan adalah jalan atau jalur yang dilalui oleh pesan.
4. Keadaan saling tergantung adalah merupakan sifat organisasi sebagai suatu sistem terbuka. Bila satu bagian dari organisasi terganggu, maka akan berpengaruh pada bagian lainnya.
5. Hubungan adalah hubungan dalam organisasi yang fokus terhadap tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat dalam organisasi sehingga perlu untuk mempelajari perilaku tersebut.
6. Lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem.
7. Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Hal ini dapat disebabkan oleh terlalu sedikitnya informasi yang diperlukan dan juga karena terlalu banyaknya informasi yang diterima.
12
Terdapat tiga jenis komunikasi formal dalam suatu organisasi yaitu komunikasi vertikal, komunikasi horizontal dan komunikasi lintas saluran.
1. Komunikasi Vertikal
Adalah komunikasi ke atas (bawahan kepada atasan atau pimpinan) dan komunikasi ke bawah (atasan kepada bawahan). Komunikasi ke atas adalah untuk memasukkan data atau informasi kepada tingkat manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkat bawah berupa laporan periodik, gagasan, penjelasan, permintaan untuk memberikan keputusan, dan sebagainya. Sedang Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan tingkatan manajer sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Komunikasi ini berupa pengarahan, instruksi, nasihat, penilaian terhadap bawahan, kebijaksanaan, dan sebagainya.
2. Komunikasi Horizontal
Adalah komunikasi penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Komunikasi ini bersifat koordinatif sehingga dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah.
3. Komunikasi Lintas-saluran
Adalah komunikasi penyampaian informasi yang diberikan melewati batas-batas fungsional atau batas-batas unit kerja, dan di antara orang-orang yang satu dengan yang lainnya tidak saling menjadi bawahan atau atasan. Mereka melintasi jalur fungsional dan
berkomunikasi dengan orang-orang yang diawasi dan yang mengawasi tetapi bukan atasan atau bawahan mereka.13
2.3. Public Relations
”Definisi Public Relations (PR) adalah semua bentuk komunikasi yang
terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian”.14
Menurut kamus IPR (Institute of Public Relations) pengertian ”PR adalah
keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terncana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan khalayaknya.”15
Definisi PR mengacu pada rumusan IPRA (International Public Relations
Association) yaitu:
”Public Relations atau Hubungan Masyarakat adalah komunikasi dua arah dan timbal balik, antara organisasi dengan publik secara timbal balik dalam rangka meningkatkan pembinaan kerja sama dan pemenuhan kepentingan bersama.”16
PR merupakan ujung tombak perusahaan yang memiliki fungsi sebagai sumber informasi bagi seluruh karyawan perusahaan serta menjaga citra atau
image perusahaan tersebut.
13
Pace, R. Wayne and Don F. Faules, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan
Kinerja Perusahaan, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2005, hal 184-198
14
Frank Jefkins, Public Relations, edisi 5, Jakarta, Erlangga, 2004, hal 10 15
Ibid, hal 9 16
Rosady Ruslan, Praktik dan Solusi Public Relations Dalam Situasi Krisis dan
Oleh karena itu PR yang profesional haruslah memiliki keterampilan dan keahlian sebagai berikut:17
1. Kemampuan berkomunikasi 2. Keahlian menulis
3. Kemampuan bernegosiasi
4. Kemampuan bergaul dengan orang banyak 5. Memiliki integritas diri
6. Kreatif/ memiliki imajinasi tinggi
7. Kemauan untuk mengembangkan wawasan
2.3.1. Fungsi, Peran, dan Sasaran PR
Menurut Edward L. Bernay fungsi utama seorang PR atau Humas adalah sebagai berikut:
1. Memberikan penerangan kepada masyarakat
2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung
3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya
17
Peran PR dalam suatu organisasi dibagi menjadi 4 (empat) kategori yaitu sebagai berikut : 18
a. Communication Tehnician (Teknisi Komunikasi)
Beberapa praktisi memasuki dunia Humas ini sebagai teknisi. Pada tahap ini kemampuan jurnalistik dan komunikasi sangat diperlukan. Humas diarahkan untuk berperan menulis newsletter, inhouse journal,
newsrelease, features, dan lain sebagainya. Biasanya praktisi dalam
peran ini tidak hadir pada saat manajemen menemui kesulitan. Mereka tidak dilibatkan dalam manajemen sebagai pengambil keputusan. Peran mereka lebih ke arah penelitian tools dan mengimplementasikan program.
b. Expert Presciber (Penasehat Ahli)
Praktisi Humas sebagai pendefinisi problem, pengembang program dan memiliki tanggung jawab penuh untuk mengimplementasikannya. Mereka sebagai pihak yang pasif. Manajer yang lainnya menyerahkan tugas komunikasi sepenuhnya ke tangan si "komunikasi" ini sehingga mereka dapat mengerjakan pekerjaan mereka yang lainnya.
c. Communication Facilitator (Fasilitator Komunikasi)
Humas sebagai pendengar setia dan broker informasi. Mereka sebagai penghubung, interpreter dan mediator antara organisasi dan publiknya. Mereka mengelola two way communication dengan cara membuka rintangan komunikasi yang ada atau yang terjadi.
18
Rosady Ruslan, Manajemen Humas dan Komunikasi, Jakarta, PT. Raja Grafindo Persada, 2002, hal 22-23
d. Problem Solving Facilitator (Fasilitator dalam pemecahan masalah)
Peranan praktisi Humas dalam hal proses pemecahan persoalan Humas ini, merupakan bagian tim manajemen untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat (adviser) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.
Sasaran PR ada 2 (dua) yaitu terdiri dari Publik Internal dan Publik Eksternal.
1. Publik Internal adalah orang-orang yang berada dalam organisasi yang secara fungsional memiliki tugas dan pekerjaan serta hak dan kewajiban tertentu.
Publik Internal perusahaan antara lain yaitu: a. Karyawan
b. Keluarga Karyawan c. Pemegang Saham d. Top Manajemen
2. Publik Eksternal adalah terdiri dari orang-orang di luar organisasi atau perusahaan.
Publik Eksternal perusahaan anatar lain yaitu: a. Konsumen b. Komunitas c. Pemerintah d. Media massa e. Pemasok f. Distributor
g. Pesaing
h. Dan lain-lain, berdasarkan jenis usahanya
Menurut Rosady Ruslan dalam buku Kampanye Public Relations, 10 (sepuluh) khalayak utama PR yaitu terdiri dari:
1. Masyarakat luas
2. Calon pegawai atau anggota 3. Para pegawai atau anggota
4. Pemasok jasa dan berbagai macam barang 5. Para investor
6. Para distributor
7. Konsumen dan pemakai produk organisasi 8. Para pemimpin pendapat umum
9. Serikat pekerja 10. Media massa19
Menurut Onong Uchjana Effendy salah satu kegiatan komunikasi PR adalah kegiatan internal PR yang bersifat dua arah (two way communications), yang kegiatannya adalah komunikasi ke bawah (Downward communications) dan komunikasi ke atas (Upward communications).20 Dalam melaksanakan kegiatan komunikasi ke bawah dapat dilakukan dengan:
a. Mengadakan rapat
b. Memasang papan pengumuman
c. Menerbitkan buletin internal dan sebagainya
19
Rosady Ruslan, Kampanye Public Relations, Jakarta, Rajawali Pers, 2002, hal 23 20
Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 2004, hal 79
Sedangkan dalam melaksanakan kegiatan komunikasi ke atas dapat dilakukan dengan:
a. Mengadakan pertemuan untuk menampung pendapat
b. Mengadakan rubrik khusus dalam buletin intern, semacam kontak pembaca tetapi khusus untuk diisi oleh karyawan
c. Mengadakan kotak saran (suggestion box) untuk menampung saran baik kepentingan organisasi dan kepentingan karyawan21
Berdasarkan kegiatan Internal PR yang dijelaskan di atas, buletin yang merupakan bentuk media internal adalah salah satu produk yang dihasilkan oleh suatu organisasi untuk menjalankan komunikasi ke bawah (Downward
communications).
Teori Uses and Gratifications
Komunikasi Massa (Mass Communication) adalah komunikasi yang menggunakan media massa, baik cetak (surat kabar, majalah) atau elektronik (radio, televisi) yang dikelola oleh suatu lembaga atau orang yang dilembagakan, yang ditujukan kepada sejumlah besar orang yang tersebar di banyak tempat. 22
Dalam analisis media kita mengenal adanya dua dimensi komunikasi massa, yaitu dimensi pertama: dimesi makro dari teori komunikasi massa yang mengkaji posisi atau kedudukan media dalam masyarakat dan terjadinya saling mempengaruhi antara berbagai struktur kemasyarakatan dengan media, dan dimensi kedua: dimensi mikro dari teori komunikasi massa yang melihat hubungan antara media dengan audience yang menekankan kepada efek-efek
21
Ibid, hal 79-80 22
individu dan kelompok sebagai hasil interaksi dengan media.23
Pada dimensi mikro dari teori komunikasi massa ini terdapat tiga teori dominan, salah satunya adalah Teori Uses and Gratifications. Teori ini memusatkan perhatian pada penggunaan (uses) isi media untuk mendapatkan pemenuhan (gratification) atas kebutuhan seseorang. Penulis pun melihat bahwa audience atau dalam hal ini adalah karyawan divisi HA menjadi fokus dalam penelitian ini. Penelitian ini menunjukkan adanya hubungan antara media, audience, dan efek yaitu dimana terlihat adanya kebutuhan karyawan divisi
Home Appiliance (HA) akan informasi perusahaan serta menambah wawasan
dan pengetahuan mereka dan PR berusaha mewujudkannya dengan menyelenggarakan penerbitan media internal Buletin Be Sharp ini untuk memenuhi kebutuhan mereka dengan melihat efek yang ditimbulkan dari buletin tersebut, apakah kebutuhan informasi mereka terpenuhi atau tidak.
2.5. Efektifitas
Efektifitas dapat diartikan sebagai dampak atau semua jenis perubahan yang terjadi dalam diri seseorang setelah menerima suatu pesan dari suatu sumber. Perubahan tersebut meliputi perubahan sikap, perubahan pengetahuan, dan perubahan perilaku nyata.24 Definisi lain efektifitas secara umum menurut Andre Hardjana adalah:25
1. Mengerjakan hal-hal yang benar, sesuai yang seharusnya diselesaikan sesuai dengan rencana dan aturannya.
23
S.Djuarsa Sendjaja, Teori Komunikasi, Jakarta, Universitas Terbuka, 1994, hal 211-212
24
Andre Harjana, Audit Komunikasi:Teori dan Praktek, Jakarta, PT Grasindo, 2000,hal 2 25
2. Mencapai tingkat di atas pesaing, mampu menjadi terbaik dengan lawan yang lain sebagai yang terbaik.
3. Membawa hasil, apa yang telah dikerjakan mampu memberi hasil yang bermanfaat.
4. Menangani tantangan masa depan, semua yang telah direncanakan dan hasil yang bermanfaat bagi masa depan.
5. Meningkatkan keuntungan atau laba, hasil yang diperoleh memberi keuntungan atau laba.
6. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya, sumber daya yang dipakai telah optimal digunakan sampai tingkat maksimum.
Bila dihubungkan dengan komunikasi maka komunikasi yang efektif adalah bagaimana penyebaran pesan (komunikator) dengan penerima pesan (komunikan) dapat menimbulkan suatu pengertian yang sama tentang suatu pesan (efek). Perubahan yang terjadi disebut efek positif atau efektifitas. Efektifitas dapat diukur dengan melakukan evaluasi terhadap objek yang menjadi tujuan penelitian. Adapun kriteria yang digunakan dalam efektifitas komunikasi adalah sebagai berikut:26
1. Penerima atau pemakai pesan (receiver or user): penerima pesan vs penerima yang dituju. Penerima pesan merupakan obyek yang diharapkan untuk menerima pesan tersebut.
2. Isi (content): yang diterima / yang tersalur vs yang dimaksudkan
Isi pesan yang diterima memang sesuai dengan yang dimaksudkan oleh pengirim pesan.
3. Ketepatan waktu (timing): sesuai jadwal vs menyimpang jadwal
26
Pesan yang dimaksudkan sampai kepada penerima pesan tepat pada waktunya. Artinya penyampaian pesan tersebut sesuai dengan kondisi dan situasi.
4. Media komunikasi (media): saluran yang digunakan vs saluran yang dimaksud.
Media yang digunakan untuk menyampaikan pesan sesuai dengan kebutuhan dan diharapkan oleh pengirim pesan dan penerima pesan.
5. Format pesan (format): struktur yang diterima vs yang dikirim
Terdapat kesesuaian format antara yang dimaksudkan oleh pengirim dengan penerima.
6. Sumber pesan (source): orang yang melakukan vs yang bertanggung jawab
Artinya ada kejelasan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga pesan yang disampaikan akurat.
Komunikasi yang efektif dipengaruhi oleh 5 (lima) pesan, yaitu:
1. Keterbukaan (openess), yaitu menunjukkan adanya sikap saling terbuka diantara pelaku komunikasinya
2. Empati (empathy), yaitu kemampuan seseorang untuk memproyeksikan dirinya dalam peran orang lain
3. Kepositifan (positiveness), yaitu sikap yang positif terhadap diri sendiri maupun terhadap orang lain
4. Dukungan (supportiveness), yaitu sikap peaku komunikasi yang mendukung terjadinya komunikasi tersebut
5. Kesamaan (equality), yaitu adanya unsur kesamaan yang dimiliki oleh pihak-pihak yang berkomunikasi27
Secara umum tolak ukur efektifitas dan hasil program kampanye PR adalah sebagai berikut:28
1. Audience Coverage (Jangkauan Pembaca)
Berapa banyak khalayak yang dapat diterpa atau dijangkau pesan-pesan kampanye PR. Di sini pentingnya pemilihan media (media planning) agar dapat menjangkau khalayak sasaran dengan efektif.
2. Audience Response (Tanggapan Pembaca)
Kampanye PR akan efektif bila khalayak merespons secara positif. Artinya, kampanye PR mampu mendorong partisipasi aktif khalayak untuk mendukung program yang dilaksanakan. Ada ”sense of belonging” dari khalayak terhadap perusahaan. Diharapkan opini yang muncul dari khalayak (public) terhadap organisasi adalah positif atau favourable. 3. Communication Impact (Pengetahuan terhadap media)
Sejauh mana pesan-pesan komunikasi yang menggunakan berbagai media mampu mempengaruhi kognitif (pengetahuan/pemikiran) khalayak dengan melihat pengetahuan khalayak terhadap media tersebut. Karena itu proses komunikasi harus dapat membantu menyebarkan pesan dan informasi yang dapat dimengerti dan dipahami khalayak sasaran.
27
Sri Ninik Rejeki, Herawani Anita, Dasar-Dasar Komunikasi Untuk Penyuluhan, Yogyakarta, Universitas Atmajaya, 1999, hal 8
28
Rachmat Kriyantono, Teknik Praktis Riset Komunikasi, edisi pertama, cetakan kedua, Jakarta, Prenada Media Group, 2007, hal 69
4. Process of Influence (Pengaruh media)
Artinya proses persuasi yang dilakukan PR harus terkesan alamiah dan sewajarnya. Proses pengaruh ini janganlah menggunakan berbagai cara tanpa mempertimbangkan kepentingan khalayak.
Berdasarkan penjelasan diatas, maka efektifitas kegiatan komunikasi yang diselenggarakan oleh PR dapat dilihat dari pencapaian tujuan program atau kegiatan yang diselenggarakan oleh PR itu sendiri. Jadi dalam penelitian ini media internal dapat dikatakan efektif bila saat penelitian komunikasi ini media internal tersebut sukses sebagai sarana yang dipakai oleh PR untuk menyampaikan informasi kepada seluruh karyawan, dan pihak karyawan pun merasa puas dengan terpenuhinya kebutuhan informasi mereka akan segala sesuatu yang berhubungan dengan produk, kebijakan perusahaan, ataupun informasi-informasi umum menarik lainnya.
2.6. Media Internal
Pengertian Media menurut Tony Greener adalah merupakan jalur penting dalam kegiatan - kegiatan Public Relations.29
Istilah media internal atau jurnal internal memiliki bermacam-macam padanan, mulai dari buletin, majalah, surat kabar, newsletter, sampai koran dinding perusahaan. Semua istilah tersebut mengacu pada suatu bentuk terbitan dari suatu perusahaan atau lembaga pemerintahan yang sengaja dibuat dalam rangka mengadakan komunikasi dengan publik.
Media Internal, baik yang berupa paparan berita atau siaran berita
(newsletter), buletin, majalah, atau koran terbatas hanya diberikan bagi para
29
Tony Grener, Kiat Sukses PR dan Pembentukan Citranya, Jakarta, PT Bumi Aksara, 1993, hal 23
pegawai, para pemimpin, para pemegang saham, para anggota, atau para pelanggan.30
Pengertian Media Internal secara luas dapat diartikan sebagai bahan informasi yang diterbitkan secara teratur oleh bagian internal perusahaan atau lembaga pemerintahan. Hal ini dikarenakan keseluruhan proses produksi dan pengelolaan Media Internal tersebut sebagai tugas pokok dan fungsi dari Humas.
Hubungannya dengan komunikasi perusahaan adalah bahwa Media Internal ini diterbitkan untuk mengelola proses penyususnan informasi yang berkaitan dengan berbagai hal profil perusahaan yang dibutuhkan untuk aktivitas Humas internal.
Pada suatu organisasi atau perusahaan, Media Internal yang berupa
newsletter, buletin, majalah atau koran terbatas merupakan wadah usaha yang
mencari, mengumpulkan, menyeleksi, dan memproduksi informasi untuk dijadikan informasi tercetak.
Media Internal informasi tercetak dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat dijadikan tolok ukur keberhasilan dari aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh Humas dengan para karyawan, para pemimpin, dan anggota. Hal ini disebabkan oleh kelancaran penyelenggaraan proses pengelolaan informasi yang dibutuhkan melalui informasi yang terekam dalam media informasi tercetak.
Fungsi Media Internal menurut Rosady Ruslan adalah sebagai berikut:31 1. Sebagai media hubungan komunikasi internal dan eksternal
yang diedarkan atau diberikan secara gratis dalam upaya penyampaian pesan-pesan, informasi, dan berita (bentuk
press release atau photo press) mengenai aktivitas
30
Frank Jefkins, Public Relations, edisi 4, Jakarta, Erlangga, 1996, hal 127-128 31
Rosady Ruslan, Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi, Jakarta, PT Raja Grafindo Persada, 1998, hal 186
perusahaan, manfaat produk barang/jasa yang ditujukan kepada para konsumen, pelanggan, distributor, supplier, relasi bisnis, stakeholder (hubungan dengan pihak-pihak terkait),
stockholder (hubungan dengan pemegang saham), dan employee relations (hubungan dengan pegawai dan
keluarganya)
2. Sebagai ajang komunikasi khusus antara karyawan, misalnya ucapan selamat ulang tahun, informasi kelahiran bayi dan keluarga karyawan, adanya pegawai atau pendatang baru (new comer), kegiatan olah raga, wisata, keagamaan, program kesehatan, dan hingga berita duka cita serta kegiatan sosial. 3. Sebagai sarana media untuk pelatihan dan pendidikan dalam
bidang tulis-menulis bagi karyawan, serta staf Public Relations yang berbakat atau berpotensi sebagai penulis ilmiah populer. 4. Terdapat nilai tambah (value added) bagi departemen Public
Relations untuk menunjukkan segi kemampuan dalam upaya
menerbitkan media khusus, media internal yang bermutu, kontinyu, terbit secara berkala dan teratur, dengan penampilan yang professional baik kualitas maupun kuantitas berita, lay
out, isi halaman, susunan redaktur, gambar (photo essay),
yang ditata dengan bagus dan lebih menarik serta cover atau seninya (arts) serta tata warna dan sebagainya.
Adapun bentuk-bentuk media internal cukup bervariasi yaitu sebagai berikut:32
a. Bulletin: sebuah buletin sebagai media komunikasi regular antara seorang pimpinan dengan bawahannya di lapangan. Terbit secara mingguan. Biasanya buletin berisikan berita perusahaan dan pokok-pokok berita umum.
b. Newsletter: berisi pokok-pokok berita yang diperuntukkan bagi pembaca yang sibuk.
c. The Magazine: berisikan tulisan berbentuk feature, artikel dan gambar, foto, diterbitkan setiap bulan atau triwulan.
d. The Tabloid Newspapper: mirip surat kabar populer (umum) dan berisikan pokok-pokok berita yang sangat penting, artikel pendek, dan ilustrasi. Diterbitkan mingguan, dwimingguan, bulanan, atau setiap dua bulan sekali.
e. The Wall Newspapper: bentuk media komunikasi staff atau karyawan di satu lokasi pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan. Di Indonesia biasa dikenal dengan surat kabar atau majalah dinding.
Pada siklus atau alasan perancangan pembuatan media internal mencakup dua aspek, yaitu Fact Finding dan Identifikasi Masalah.33
1. Fact Finding
PR mencari dan mengumpulkan berbagai fakta dan data tentang kebutuhan publik akan isi media, gaya, dan bentuk media itu sendiri.
32
Soleh Soemirat M.S, Elvinaro Ardianto, Dasar-Dasar Public Relations, Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 2005, hal 23
33
Soleh Soemirat M.S, Elvinaro Ardianto, Dasar-Dasar Public Relations, Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 2005, hal 27
2. Identifikasi Masalah
Setelah data dan fakta terkumpul, baru kemudian diidentifikasi dengan memilah atau mengkategorikannya
Fact Finding dan Identifikasi Masalah ini merupakan latar belakang
perlunya sebuah media internal. Dengan alasan tidak bahwa informasi tidak sampai ke bawah dengan tatap muka, dan umpan balik pun tidak sampai juga dari karyawan kepada pimpinan, maka dibutuhkanlah jembatan komunikasi dalam bentuk media internal ini.34
Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam pembuatan Media Internal adalah sebagai berikut:35
1. Readers (pembaca)
PR harus mengetaui siapa yang menjadi target atau sasaran pembacanya karena pembaca akan menentukan gaya dan isi penerbitan.
2. Quantity (eksemplar, tiras/oplah)
Jumlah eksemplar atau tiras yang diterbitkan harus disesuaikan dengan jumlah pembaca. Tiras akan mempengaruhi cara produksi, kualitas bahan, dan isi.
3. Frequency (waktu terbit dan edisi)
Melalui fasilitas dan biaya yang ada, dapat ditentukan waktu edisi terbitnya, apakah mingguan, bulanan, dwibulanan, dan sebagainya. 4. Policy (kebijakan redaksi)
PR harus menentukan tujuan penerbitan, dan media internal ini harus diterbitkan sejalan dengan program PR secara menyeluruh sehingga
34
Soleh Soemirat,M.S, Elvinaro Ardianto, Dasar-Dasar Public Relations, Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 2005, hal 27
tercapai sasaran yang hendak dicapai dalam memelihara dan meningkatkan citra positif.
5. Title (nama)
PR merancang nama dan mendesain logo media internal ini. Nama harus mencerminkan kekhasan dan memiliki karakteristik tersendiri, mudah diingat, dan komunikatif.
6. Proses percetakan
Proses percetakan ini ditentukan oleh faktor-faktor antara lain bentuk dan lebar media internal, jumlah eksemplar/tiras, penggunaan warna, dan jumlah gambar atau foto yang akan dipasang dalam media internal.
7. Style (format, gaya, bentuk)
Hal-hal yang mempengaruhi style media internal adalah ukuran halaman, berapa banyak kolom, tipografi, ilustrasi, keseimbangan berita, feature, dan artikel.
8. Free issue
Ada dua pendapat mengenai ini, media internal tidak boleh dijual, tapi ada juga yang berpendapat jika ingin dinilai lebih tinggi, media internal ini dihargakan/dijual. Semua ini tergantung sejauh mana media internal ini mewakili kepentingan, baik top manajemen, karyawan, atau pelanggan.
9. Advertisement (iklan)
Media Internal mampu menyerap iklan. Hal ini tergantung pada karakteristik pembaca dan jumlah tiras yang dimiliki Media Internal agar bisa menarik pemasang iklan.
10. Distribution (sirkulasi)
Dalam mendistribusikan media internal harus memperhitungkan aktualitas penerbitan. Penyampaiannya bisa dikirim melalui kurir, maupun via pos.
11. Sirkulasi (Distribution)
Dalam mendistribusikan jurnal internal harus diperhitungkan aktualitas penerbitan. Penyampaian jurnal internal bisa dikirim melalui kurir (ditangani sendiri), via pos, atau digabung dengan sirkulasi pers komersial.
2.6.1. Buletin
Definisi buletin menurut Onong Uchjana Effendy adalah:
”Penerbitan berkala yang isinya meliputi berbagai liputan jurnalistik, pandangan tentang topik aktual yang patut diketahui konsumsi pembaca, artikel, sastra, dan sebagainya dan menurut skala penerbitannya dibedakan atas majalah bulanan, tengah bulan, mingguan dan sebagainya. Dan menurut pengkhususan isinya dibedakan atas majalah berita, wanita, remaja, olahraga, sastra, ilmu pengetahuan tertentu, dan sebagainya.”36
Sedangkan menurut buku Leksikon Komunikasi pengertian buletin adalah sebagai berikut: “Buletin adalah terbitan berkala bukan surat kabar dari suatu badan, perkumpulan, dinas, dan sebagainya. Berita penting untuk disiarkan sendiri.”37
36
Onong Uchjana Effendy, Human Relations dan Public Relations Dalam Manajemen, Bandung, CV Mandar Maju, hal 31
37
Harimurti Kridalaksana, Leksikon Komunikasi, Jakarta, PT Pradanya Paramita, 1984, hal 24
Buletin merupakan salah satu saluran atau media dalam menyampaikan pesan dalam proses komunikasi, sehingga dapat disimpulkan bahwa komunikasi dengan menggunakan media menurut Onong Uchjana Effendy memiliki peran dan fungsi sebagai berikut:
1. Menyampaikan informasi (to informed), artinya apabila materi itu menambah pengetahuan baru bagi pembacanya.
2. Mendidik (to educate), yaitu informasi yang memperkenalkan kepada pembaca mengenai cara baru untuk melakukan suatu kegiatan atau mengatasi suatu masalah.
3. Menghibur (to entertain), yaitu jika informasi yang dikandung memberi ganjaran psikologis.38
Melihat peran dan fungsi diatas berarti buletin merupakan suatu wadah untuk menyajikan berita atau pesan yang disajikan dalam bentuk artikel atau sejenisnya dengan tujuan untuk menyampaikan informasi, mendidik, dan menghibur.
Buletin merupakan sarana penting antara pimpinan dengan bawahan, antara organisasi dengan seluruh karyawan sehingga dapat tercipta hubungan yang baik. Selain itu merupakan bagian atau fungsi dari tugas utama dalam kehidupan di lingkungan organisasi yang menjadi penghubung meskipun tidak langsung. Dan buletin dalam menyampaikan pesan kepada komunikannya diusahakan agar dapat menarik perhatian dan memberikan manfaat bagi komunikannya.
38
2.7. Kebutuhan Informasi
Pengertian Kebutuhan menurut Philip Kotler adalah keadaan yang ditandai dengan perasaan kekurangan atau keinginan perwujudan tindakan tertentu. Dengan demikian kebutuhan merupakan perasaan kekurangan di dalam diri organisme, yang diperlukan guna memperbaiki kehidupan dan dirinya sendiri. 39 Kebutuhan yang diperlukan oleh karyawan adalah informasi, sedangkan keinginan karyawan itu sendiri adalah informasinya yang lengkap, mudah dipahami, serta bermanfaat untuk pekerjaannya sehingga kebutuhan mereka akan informasi dapat terpenuhi dengan membaca buletin tersebut.
Sedangkan informasi adalah suatu istilah untuk merujuk kepada apa yang disebut pertunjukan informasi dan sering digunakan untuk merujuk kepada nilai keberuntungan dan kerugian, evaluasi kinerja, dan pendapat pribadi yang dinyatakan dalam surat, memo, laporan teknis dan data.
Menurut Astrid S. Susanto pengertian informasi adalah pemberitahuan tentang sesuatu supaya orang dapat membentuk pendapatnya berdasarkan apa yang diketahui. 40 Informasi disini maksudnya adalah informasi mengenai kegiatan atau aktivitas dalam suatu organisasi atau perusahaan, kebijakan-kebijakan baru dari atasan, serta artikel-artikel menarik lainnya sehingga melalui buletin ini diharapkan karyawan dapat mengetahui perkembangan informasi-informasi terbaru yang terjadi di dalam organisasi atau perusahaan tersebut serta mendapat wawasan dan pengetahuan mengenai tips-tips, trik-trik, dan artikel menarik lainnya yang disajikan dalam buletin tersebut. Jadi dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa kebutuhan informasi merupakan hal yang penting dalam kehidupan manusia.
39
Philip Kotler, Manajemen Pemasaran, Jakarta, Salemba Empat, 1995, hal 304 40
Pawit M. Yusup juga turut mendefinisikan kebutuhan informasi adalah sebagai berikut: ”Kebutuhan informasi adalah fungsi dari keraguan ekstrinsik yang dihasilkan dari suatu perbedaan pengamatan dari kriteria ukuran kepastian seseorang mengenai obyek lingkungan yang penting, dan pernyataan terhadap suatu kriteria yang ingin dicapai.41
Pada suatu organisasi penyebaran informasi dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu secara serentak, berurutan, maupun kombinasi keduanya.42
1. Penyebaran informasi secara serentak adalah penyebaran informasi yang dilakukan apabila semua anggota / pihak-pihak yang berkepentingan menerima suatu informasi dalam waktu yang bersamaan. Pemilihan teknik penyebaran yang secara serentak memerlukan metode penyebaran yang berbeda, karena dengan pertimbangan adalah apakah informasi dapat didistribusikan pada saat yang bersamaan. Namun dengan berkembangnya media telekomunikasi, penyebaran informasi secara serentak menjadi lebih sederhana dan dapat dengan mudah dilakukan. Misalnya dengan menggunakan media televisi, radio atau bahkan dengan e-mail. Sehingga proses penyebaran informasi pun dapat lebih efektif dan efisien.
2. Penyebaran informasi secara berurutan adalah penyebaran informasi yang dilakukan melalui beberapa pihak dengan waktu yang tidak bersamaan. Misalnya saja informasi disampaikan melalui si A, kemudian si menyampaikan kepada si B dan seterusnya. Sehingga
41
Pawit M. Yusup, Pedoman Praktis Mencari Informasi, Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 1995, hal 53
42
Pace, R. Wayne and Don F. Faules, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan
pada proses ini penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang berbeda. Dan kelemahannya adalah dapat terjadi keterlambatan dalam penerimaan infomasi selain itu kebenaran dan keakuratan informasi pun akan terganggu yang dikarenakan akibat dari interpretasi yang berbeda-beda antara penyampai informasi yang satu kepada yang lain.
2.8. Karyawan
Karyawan adalah meliputi semua orang yang bekerja atau menunjang suatu organisasi yakni mulai dari puncak pimpinan (pihak manajemen) sampai kepada pelaksana operasional, mereka bisa terpusat di suatu gedung atau pula terpencar di beberapa daerah atau tempat dengan variasi jabatan disertai dengan variasi pendapatan, status, sosial, etnis dan unsur lainnya.43 Oleh karena itulah diperlukan jalinan kerjasama yang baik di antara pihak karyawan dengan pihak manajemen perusahaan sehingga dapat mencapai tujuan perusahaan yang telah di tetapkan sebelumnya dalam usaha mencapai keuntungan bersama di kedua belah pihak.
Karyawan juga adalah bagian dari khalayak internal perusahaan yang memiliki kedudukan penting bagi kelangsungan instansi, sehingga dapat dikatakan bahwa roda perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar adalah terletak pada karyawan. Tanpa adanya dukungan karyawan instansi akan sulit berjalan.
Berdasarkan definisi tentang karyawan di atas, penulis coba menarik kesimpulan bahwa karyawan adalah orang-orang yang bekerja pada sebuah
43
instansi atau perusahaan dan melakukan tugas sesuai pekerjaannya dan karyawan meliputi bawahan ataupun pimpinan.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Tipe Penelitian
Tipe penelitian yang digunakan oleh penulis adalah penelitian evaluatif dimana riset penelitian ini mengkaji efektifitas atau keberhasilan suatu program.44 Penulis ingin mengukur keberhasilan fungsi media internal (Buletin Be Sharp) sebagai pemenuhan kebutuhan informasi bagi seluruh karyawan Divisi Home
Appliance (HA) PT. Sharp Electronics Indonesia.
Jenis penelitian evaluatif yang dipakai oleh penulis adalah evaluasi sumatif yang menekankan pada efektifitas pencapaian program yang berupa produk tertentu.45 Disini penulis mengambil dua aspek sebagai kunci dari penelitian evaluasi ini, yaitu media internal Buletin Be Sharp dan karyawan Divisi
Home Appliance (HA) PT. Sharp Electronics Indonesia. Penulis ingin melihat
sejauh mana hubungan dan efektifitas media internal (Buletin Be Sharp) sebagai sarana pemenuhan kebutuhan informasi karyawan Divisi Home Appliance (HA) PT. Sharp Electronics Indonesia. Oleh karena itulah penulis mengambil tipe jenis ini dalam melakukan penelitiannya.
3.2. Metode Penelitian
Metode Penelitian yang digunakan oleh penulis adalah Metode Penelitian Kuantitatif jenis metode survey yaitu metode penelitian yang pengumpulan
44
Rachmat Kriyantono, Teknik Praktis Riset Komunikasi, edisi pertama, cetakan kedua, Jakarta, Prenada Media Group, 2007, hal 69
45
datanya menggunakan kuesioner (questionnaire method) yaitu daftar pertanyaan tertulis yang diajukan pada sekelompok orang yang disebut sample.46 Alasan penulis memakai metode ini adalah karena metode ini dibatasi pada penjaringan data yang dikumpulkan dari sample atas populasi untuk mewakili seluruh populasi. Dan metode survey ini juga membantu perolehan data secara kuantitatif mengenai efektifitas media internal (Buletin Be Sharp) sebagai sarana pemenuhan kebutuhan informasi karyawan perusahaan.
3.3. Populasi dan Sample 3.3.1. Populasi
Pengertian Populasi menurut Sudjana dalam buku Metode Penelitian Bidang Sosial adalah totalitas semua nilai yang mungkin, baik hasil menghitung maupun pengukuran, kuantitatif maupun kualitatif, daripada karakteristik tertentu mengenai sekumpulan obyek yang lengkap dan jelas.47
Pada penelitian ini penulis memilih keseluruhan karyawan divisi Home
Appliance (HA) PT. Sharp Electronics Indonesia sebagai populasi penelitiannya,
dengan mengkhususkan pada tingkat level atau jabatan yang ada didalam divisi tersebut mulai dari level Manager hingga buruh pabrik. Alasan penulis memilih populasi berdasarkan tingkat level atau jabatan ini adalah dikarenakan supaya penulis dapat melakukan pengukuran secara merata mulai dari level atas hingga level ke bawah.
46
Bambang Setiawan, Metode Penelitian Komunikasi I, Jakarta, Universitas Terbuka, 1995, hal 39
47
Hadari Nawawi, Metode Penelitian Bidang Sosial, Yogyakarta, Gadjah Mada University Press, 2003, hal 141
Populasi yang diambil oleh penulis untuk penelitian ini adalah sebanyak 553 karyawan divisi Home Appliance (HA) PT. Sharp Electronics Indonesia dengan detail sebagai berikut:48
Level Populasi
Manager keatas 6 orang
Assisten Manager 6 orang
Supervisor 15 orang
Staff 96 orang
Buruh 430 orang
Jumlah 553 orang
3.3.2. Sample
Sample adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh
populasi tersebut. Apa yang dipelajari dari sample itu, kesimpulannya akan diberlakukan untuk populasi. Untuk itu sample yang diambil dari populasi harus betul-betul representatif (mewakili).49
Saat menentukan ukuran sample, apabila makin besar jumlah sample mendekati populasi, maka peluang kesalahan generalisasi semakin kecil dan sebaliknya makin kecil jumlah sample menjauhi populasi, maka makin besar kesalahan generalisasi (diberlakukan umum). Selain itu tingkat kesalahan juga mempengaruhi dalam penentuan ukuran sample. Makin besar tingkat kesalahan maka akan semakin kecil jumlah sample yang diperlukan, dan sebaliknya, makin kecil tingkat kesalahan, maka akan semakin besar jumlah anggota sample yang diperlukan.50
48
SHARP-HA Man Power Report, 2008 49
Sugiyono, Metode Penelitian Bisnis, Bandung, CV Alfabeta, 2007, hal 73 50
Untuk menentukan ukuran sample, penulis melakukan perhitungan statistik dengan menggunakan rumus Slovin. Rumus Slovin ini untuk menentukan ukuran
sample dari populasi yang diketahui jumlahnya. Rumusnya adalah:51 n = N _
1 + Ne²
n = 553_
1 + (553)(0,1)²
n = 85 orang (pembulatan dari 84,68)
Ket : n = ukuran sample N = ukuran populasi
e = kelonggaran ketidak telitian karena kesalahan pengambilan sample yang dapat ditolerir, yaitu 10%
Berdasarkan hasil perhitungan rumus diatas, maka jumlah sample yang diteliti dalam penelitian ini adalah berjumlah 85 orang. Jumlah ini menurut penulis dinilai sudah cukup representatif (mewakili) dari total populasi tersebut.
Teknik sampling yang akan digunakan oleh penulis dalam penelitian ini adalah teknik Probability Sampling jenis Proportionate Stratified Random
Sampling yaitu merupakan teknik pengambilan sample anggota populasi yang
dilakukan dengan memperhatikan strata yang ada dalam populasi tersebut. Teknik sampling ini digunakan untuk menentukan jumlah sample, bila populasi berstrata secara proporsional.52
51
Rachmat Kriyantono, Teknik Praktis Riset Komunikasi, edisi pertama, cetakan kedua, Jakarta, Prenada Media Group, 2007, hal 160
52
Rumus Proporsional Stratified Random Sampling adalah:53 Ni = Ni × n
N
Ket: Ni = Ukuran tiap strata sample Ni = Ukuran tiap strata populasi n = Ukuran (total) sample N = Ukuran (total) populasi
Berikut teknik sample dengan Stratified random sampling : Contoh untuk level Manager ke atas:
Ni = 6 orang (populasi manager ke atas) n = 85 orang (sample)
N = 553 orang (jumlah seluruh karyawan divisi HA) N = 6 x 85 = 0,92 = 1 orang
553
Table Proportionate Stratified Random Sampling:
Level Populasi Ni N sample
Proportionate Stratified
Random Sampling
Manager ke atas 6 orang 553 85 1
Assisten Manager 6 orang 553 85 1 Supervisor 15 orang 553 85 2 Staff 96 orang 553 85 15 Buruh 430 orang 553 85 66 Jumlah 553 orang 85 53
Dengan pembulatan angka dari masing-masing sample berdasarkan level kepegawaian di atas, maka keseluruhan sample yang dipakai oleh penulis adalah sejumlah 85 orang.
3.4. Definisi Konsep
Untuk melaksanakan penelitian ini berbagai konsep dari istilah perlu diperjelas definisi konsepnya antara lain:
1. Efektifitas Media Internal
Efektifitas Media Internal adalah keberhasilan dari suatu Media internal dalam membentuk opini dan minat karyawan, menyebarluaskan informasi, menjawab pertanyaan karyawan, serta mendidik karyawan dengan pengetahuan dan tips-tips yang diberikan dan disajikan dalam Media Internal tersebut. Jadi sebuah Media Internal dapat dikatakan efektif bila saat penelitian audit komunikasi media sukses sebagai sarana yang dipakai oleh PR untuk menyampaikan informasi kepada seluruh karyawan, dan pihak karyawan pun merasa puas dengan terpenuhinya kebutuhan informasi mereka akan segala sesuatu yang berhubungan dengan produk, kebijakan perusahaan, ataupun informasi-informasi umum menarik lainnya.
2. Kebutuhan Informasi
Kebutuhan informasi adalah fungsi dari keraguan ekstrinsik yang dihasilkan dari suatu perbedaan pengamatan dari kriteria ukuran kepastian seseorang mengenai obyek lingkungan yang penting, dan pernyataan terhadap suatu kriteria yang ingin dicapai.
3. Karyawan
Karyawan adalah meliputi semua orang yang bekerja atau menunjang suatu organisasi yakni mulai dari puncak pimpinan (pihak manajemen) sampai kepada pelaksana operasional, mereka bisa terpusat di suatu gedung atau pula terpencar di beberapa daerah atau tempat dengan variasi jabatan disertai dengan variasi pendapatan, status, sosial, etnis dan unsur lainnya.
Operasionalisasi Konsep
No Variable Dimensi Indikator Skala
1 Efektifitas Media Internal Audience Coverage (Jangkauan Pembaca) 1. Karyawan yang menerima Buletin Be Sharp 2. Karyawan yang membaca Buletin Be Sharp 2. Ya 1. Tidak 2. Audience Response (Tanggapan Pembaca) 1. Kesesuaian waktu penerbitan Buletin Be Sharp setiap edisinya 2. Penantian terbitan Buletin Be Sharp edisi berikutnya 3. Menarik tidaknya isi materi dan informasi dalam Buletin Be Sharp untuk dibaca 4. Kelengkapan dan kejelasan isi materi Buletin Be Sharp 5. Minat tinggi mereka untuk membaca Buletin Be Sharp setiap edisinya
5. Sangat setuju 4. Setuju 3. Ragu-ragu 2. Tidak setuju 1. Sangat tidak setuju
6. Informasi yang berkaitan dengan kegiatan dan aktivitas perusahaan dalam isi Buletin Be Sharp 7. Informasi yang berkaitan dengan kebijakan
perusahaan dalam isi Buletin Be Sharp 8. Buletin Be Sharp dapat menjadi sumber informasi terbaru pada setiap edisinya 9. Kegunaan dan keefektifan Buletin Be Sharp untuk menunjang pekerjaan mereka 10. Buletin Be Sharp dapat memenuhi keinginan mereka untuk meningkatkan produktifitas kerja mereka 11. Kemudahan mendapatkan informasi dengan Buletin Be Sharp 12. Kecocokan Buletin Be Sharp sebagai sumber informasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan 13. Bagus dan menariknya desain lay out Buletin Be Sharp untuk dilihat
14. Menariknya rubrik yang disajikan dalam Buletin Be Sharp untuk dibaca 15. Penyajian Buletin Be Sharp yang menarik dan menghibur, seperti olah raga, musik, humor, hobi, dsb 16. Menariknya rubrik-rubrik Buletin Be Sharp untuk diperbincangkan dengan rekan kerja 17. Kecukupan rubrik-rubrik Buletin Be Sharp dalam memenuhi kebutuhan informasi karyawan 18. Penyajian rubrik-rubrik Buletin Be Sharp yang dapat memberikan pengetahuan dan menambah wawasan 19. Sistem pendistribusian Buletin Be Sharp 20. Kemudahan untuk mendapatkan setiap edisi Buletin Be Sharp
21. Menariknya kuis-kuis dalam Buletin Be Sharp untuk diikuti
3. Communication Impact (Pengetahuan terhadap media) 1. Waktu penerbitan Buletin Be Sharp 2. Orang-orang yang terlibat dalam penerbitan Buletin Be Sharp
3. Isi materi yang disajikan dalam Buletin Be Sharp 4. Orang yang menjadi sumber isi materi dalam setiap rubrik yang disajikan dalam Buletin Be Sharp
5. Bentuk pesan atau informasi yang disajikan dalam Buletin Be Sharp 6. Maksud pesan atau informasi dalam Buletin Be Sharp 7. Desain lay out dari Buletin Be Sharp 8. Penyajian semua rubrik dalam Buletin Be Sharp
9. Pendistribusian Buletin Be Sharp 10. Penyajian kuis-kuis dalam Buletin Be Sharp
11. Hadiah-hadiah yang diberikan kepada pemenang kuis dalam Buletin Be Sharp 5. Sangat tahu 4. Tahu 3. Cukup tahu 2. Tidak tahu 1. Sangat tidak tahu
