Untuk menyampaikan sesuatu ide dan informasi dapat dilakukan dengan berbagai jalan dengan menggunakan berbagai media yang ada. Seperti Personal contact yang dilakukan dengan secara “face to face” (berhadapan langsung), dengan menggunakan telephone, dengan surat-menurat dan lainya. Dalam berkomunikasi dengan pihak lain/ publik, suatu badan pasti akan memerlukan sebuah media yang efektif dan komunikator yang capable. Bagaimana hasil usaha
menghubungi dan mempengaruhi publik tergantung pula pada kecakapan komunikator.
Definisi dan Fungsi Media Relations
Mengutip definisi PRSSA, Stanley J Baran (2004, 361) mendefinisikan Media Relations sebagai “…the public relations professional maintain good relations with professionals in the media, understand their deadlines and other restraints, and earn their trust”.
Philip Lesly (1991:7) memberikan definisi Media Relations sebagai hubungan dengan media komunikasi untuk melakukan publisitas atau merespon kepentingan media terhadap kepentingan organisasi.
Yosal Iriantara (2005:32) mengartikan Media Relations merupakan bagian dari Public Relations eksternal yang membina dan mengembangkan hubungan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara organisasi dengan publik untuk mencapai tujuan organisasi.
a. Media Visual
Media berarti wadah atau sarana. Dalam bidang komunikasi, istilah media yang sering kita sebut sebenarnya adalah penyebutan singkat dari media komunikasi. Media komunikasi sangat berperan dalam mempengaruhi perubahan masyarakat. Televisi dan radio adalah contoh media yang paling sukses menjadi pendorong perubahan. Audio-visual juga dapat menjadi media komunikasi. Penyebutan audio-visual sebenarnya mengacu pada indra yang menjadi sasaran dari media tersebut. Media audiovisual mengandalkan
pendengaran dan penglihatan dari khalayak sasaran (penonton). Produk audio-visual dapat menjadi media dokumentasi dan dapat juga menjadi media komunikasi. Sebagai media dokumentasi tujuan yang lebih utama adalah mendapatkan fakta dari suatu peristiwa. Sedangkan sebagai media komunikasi, sebuah produk audio-visual melibatkan lebih banyak elemen media dan lebih membutuhkan perencanaan agar dapat mengkomunikasikan sesuatu. Film cerita, iklan, media pembelajaran adalah contoh media audio-visual yang lebih menonjolkan fungsi komunikasi. Media dokumentasi sering menjadi salah satu elemen dari media komunikasi. Karena melibatkan banyak elemen media, maka produk audio-visual yang diperuntukkan sebagai media komunikasi kini sering disebut sebagai multimedia.
Pada masyarakat yang masih terbelakang (belum berbudaya baca-tulis) elemen-elemen multimedia tidak seluruhnya secara optimal menunjang komunikasi. Masyarakat terbelakang hanya mengenal gambar dan suara. Pada masyarakat modern seluruh elemen multimedia menjadi sangat vital dalam membangun kesatuan dan memperkaya informasi. Suara, teks, gambar statis, animasi dan video harus diperhitungkan sedemikian rupa penampilannya, sehingga dapat menyajikan informasi yang sesuai dengan ciri khas masyarakat modern yakni efektif dan efisien. Untuk kepentingan efektifitas dan efisiensi inilah kemudian muncul istilah multimedia yang bersifat infotainment (informatif sekaligus menghibur) dan multilayer (beberapa lapis tampil pada saat yang sama).
b. Media Lisan
Media lisan yang sering ditemui dalam pekerjaan Humas yaitu Rapat-rapat, Pertemuan-pertemuan, konferensi-konferensi dan sebagainya. Dengan menggunakan media ini orang-orang dapat berkomunikasi dengan berhadapan muka dan selain daripada itu orang-orang yang berkumpul merupakan audience yang telah dipilih (selected)
Keuntungan dengan melalui pertemuan dan rapat-rapat ialah ada kesempatan untuk mengadakan tanya-jawab, pertukaran pendapat dapat dilangsungkan dengan teratur, sehingga soal-soal yang dianggap penting.
c. Media Tercetak
Media cetak adalah salah satu cara yang digunakan oleh seorang PR untuk menyampaikan maksud dan tujuan perusahaan itu kepada masyarakat luas.
Produk-produk media cetak yang sering digunakan oleh seorang Public Relations adalah:
a. Siaran pers ( dalam bahasa Inggris: news release, media release, press release atau press statement) yaitu informasi yang mengandung nilai berita dan disampaikan oleh publik melalui media massa. Siaran Pers adalah sebuah tulisan ataupun rekaman yang ditujukan langsung pada media massa dengan tujuan untuk mengumumkan sesuatu yang memiliki nilai berita agar dipublikasikan di media massa.
Dalam strukturnya, pada bagian akhir siaran pers biasanya terdapat latar belakang (bahasa Inggris:backgrounder), dimana di bagian ini berisi
uraian singkat informasi yang bermanfaat sebagai penopang bagi tulisan wartawan.
Pada umumnya siaran pers dikirimkan via pos, via fax, ataupun dikirimkan melalui surat elektronik kepada para editor dari semua surat kabar, majalah, stasiun-stasiun radio; televisi dan jaringannya. Terkadang siaran pers tunda dikirimkan dalam rangka undangan untuk menghadiri "Konferensi pers".
b. Media internal adalah publikasi menggunakan media yang secara khusus dibuat oleh organisasi untuk kalangan lingkungan dalam (internal). Media ini biasanya memiliki format sebagai majalah, tabloid, dan lainnya. Bentuk yang digunakan untuk media internal tergantung dari besar-kecilnya organisasi dan anggaran yang tersedia.
Manfaat media internal
Sebagai media penyebarluasan informasi tentang operasional perusahaan, mensosialisasikan kebijakan perusahaan dan mengangkat isu umum masalah-masalah perusahaan. Saat dimanfaatkan dengan baik, media internal mampu mendekatkan karyawan dan perusahaan. Pengukuran keberhasilan media internal adalah saat karyawan merasa menjadi bagian dari organisasi melalui media internal. Dapat membantu saling pengertian antar karyawan. Menanamkan budaya organisasi, mempertahankan dan mensosialisasikan perubahan.
Bentuk-bentuk media internal Ada lima bentuk media internal:
• Buletin - biasanya digunakan sebagai komunikasi reguler antara karyawan dan atasannya.
Buletin adalah publikasi organisasi yang mengangkat perkembangan suatu topik atau aspek tertentu dan diterbitkan/ dipublikasikan secara teratur (berkala) dalam waktu yang relatif singkat (harian hingga bulanan). Buletin ditujukan kepada khalayak yang lebih sempit, yang berkaitan dengan bidang tertentu saja. Tulisan dalam buletin umumnya singkat dan padat (mirip berita) dimana digunakan bahasa yang formal dan banyak istilah teknis berkaitan dengan bidang tersebut.
Disain, serta foto-foto atau ilustrasi dalam buletin umumnya formal. Pilihan ukuran penerbitan buletin biasanya adalah A4 (210 x 297 mm) atau eksekutif (7¼ x 10½ inci).
Untuk buletin yang terbit secara berkala dalam jangka waktu sedang (1-2 bulan), biasanya diterbitkan dengan jumlah halaman agak tebal (36-120 halaman).
• Nawala - berisi pokok-pokok berita untuk pembaca yang sibuk. Formatnya biasanya memiliki 2-8 halaman, berukuran A4, dengan tulisan-tulisan ringkas tanpa gambar.
• Majalah - berisi karangan khas, tulisan artikel, gambar atau foto, dan biasanya terbit secara berkala. Formatnya biasanya berukuran A4.
• Tabloid atau koran tabloid - mirip surat kabar umum dengan pokok-pokok penting, artikel pendek, dan ilustrasi.
• Majalah dinding - media komunikasi yang ada di titik-titik tertentu lokasi suatu organisasi. Formatnya biasanya berisi poster-poster kecil.
c. Laporan tahunan d. Advetorial e. Profil perusahaan
f. Lembaran berita (Newsletter) g. Prospektus
h. Penulisan komentar pembaca i. Penulisah naskah pidato j. Iklan layanan masyarakat