YUSRENI WARMI Pengelola Keuangan WILTON WAHAB Pengelola Pengadaan
Barang dan Jasa
NOFRIADY HANDRA Pengelola Program Pengembangan ANTONOV Monitoring dan Evaluasi NIKE Staf Administrasi REKTOR Penanggung Jawab
5.1 Organisasi Pelaksanaan Kegiatan
Organisasi pelaksanaan program PHP-PTS berdasarkan struktur yang ada di Institut Teknologi Padang. Anggota keorganisasian bertanggung jawab terhadap pelaksanaan hibah. Keanggotaan organisasi adalah :
Ketua Pelaksana, Ade Indra, ST, MT
Tugas
1. Mengelola pelaksanaan hibah
2. Mengarahkan Pengelola Keuangan dalam pelaksanaan tugasnya
3. Mengarahkan Pengelola Pengadaan Barang dan jasa dalam pelaksanaan tugasnya 4. Mengarahkan Pengelola Program Pengembangan dalam pelaksanaan tugasnya 5. Melaporkan perkembangan pelaksanaan hibah kepada pihak institusi
6. Berkoordinasi dengan tim monitoring dan evaluasi internal institut Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan program hibah 2. Bertanggung jawab terhadap hasil evaluasi dan monitoring
3. Bertanggung jawab ke pihak institusi dalam keberhasilan kegiatan.
Pengelola Keuangan, Yusreni Warmi, ST, MT
B
BAABB55
MEKANISME PELAKSANAAN
KEGIATAN PHP-PTS DI INSTITUSI
Tugas
1. Mengelola kegiatan-kegiatan bidang keuangan
2. Menghimpun semua data mengenai proses penyelenggaraan hibah bidang keuangan 3. Membantu ketua melaporkan perkembangan kegiatan keuangan
4. Ikut terlibat mengarahkan dan menyelengarakan kegiatan yang dilaksanakan Pengelola Program Pengembangan
5. Berkoordinasi dengan Pengelola Keuangan, Pengelola Pengadaan Barang dan Jasa, Pengelola Program Pengembangan, serta Monitoring dan Evaluasi
Tanggung Jawab
1. Bertangung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan keuangan dan program pengembangan
2. Bertangung jawab terhadap hasil laporan kemajuan pelaksanaan kegiatan program pengembangan dan keuangan
Pengelola Pengadaan Barang dan Jasa, Ir. Wilton Wahab, M.Eng
Tugas
1. Mengelola kegiatan bidang pengadaan barang dan jasa
2. Membantu ketua melaporkan kegiatan pengadaan barang dan jasa
3. Ikut terlibat menyelenggarakan kegiatan yang dilaksanakan oleh penanggung program pengembangan
Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan barang dan jasa 2. Bertanggung jawab terhdap laporan pengelolaan barang dan jasa
Pengelola Program Pengembangan
Tugas
1. Mengelola kegiatan kegiatan program pengembangan
2. Ikut terlibat menyelenggarakan kegiatan yang dilaksanakan oleh penanggung jawab program pengembangan
Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan program pengembangan
2. Bertanggung jawab terhadap laporan pengelolaan program pengembangan
Tim monitoring dan evaluasi internal, Antonov, ST, MT
Bertugas melihat perkembangan, kemajuan dan peningkatan komponen-komponen indikator kinerja yang berdampak pada kinerja jurusan dalam menghasilkan lulusan yang dapat di terima di tengah masyarakat. Tim monitoring meminta kehadiran tim pelaksana dan wakil institusi untuk pelaksanaan monitoring dan evaluasi internal. Hasilnya menjadi kajian dan bahan pertimbangan untuk pelaksanaan kegiatan selanjutnya.
5.2 Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan
Mekanisme Pelaksanaan kegiatan ini diawali dengan pakta integritas untuk sama sama berkomitmen melaksanakan kegiatan ini secara jujur dan disiplin dan menjauhi tindak pidana korupsi, Rektor bertindak sebagai Penanggung Jawab Kegiatan bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan. Selain itu, berperan aktif dalam koordinasi dengan para pengelola kegiatan tingkat institusi, serta memastikan ketertiban administrasi pelaksanaan program kegitan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan
Adapun tahapan yang harus dilalui terdiri dari a. Pengajuan Kerangka Acuan Kerja (TOR) yang menjelaskan secara detail baik tentang pengadaan, pengembangan dan tentang monitoring baik dalam bentuk pelatihan, pengadaan barang dan jasa dan bentuk
kegiatan/pelaksana termasuk juga Jadual pelaksanaan, dan calon perserta (dosen dan tenaga administrasi), serta menyiapkan panitia internal untuk seleksi,.
Ketua Pelaksana Kegiatan akan menyetujui pencairan dana yang diminta Personal In Charge (PIC) setelah diperiksa oleh bagian Pengelola Keuangan dan Pengelola yang terkait dengan kegiatan tersebut. Peserta mengikuti kegiatan pelatihan dengan mendapat surat tugas Rektor.
5.3 Mekanisme Pengelolaan Keuangan
Pengelolaan keuangan program PHP-PTS mengacu pada ketentuan yang berlaku di Institut Teknologi Padang sebagai berikut:
1. Pengelolaan
a. Tahun anggaran Institut Teknologi Padang di mulai pada tanggal 01 September sampai 31 Agustus setiap tahunnya sesuai berlakunya tahun akademik.
b. Tata cara pengelolaan keuangan Institut disesuaikan dengan kebutuhan institut dengan mempertimbangkan nilai-nilai efektivitas, efisiensi, otonomi dan akuntabilitas
c. Tata cara pengelolaan dan pertanggungjawaban anggaran yang bersumber dari pemerintah dilaksanakan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku bagi pengelalaan anggaran pendapatan.
d. Tata cara pengelolaan keuangan institut ditetapkan oleh Pengurus Yayasan Pendidikan Teknologi Padang (YPTP).
2. Akuntabilitas
a. Pada akhir tahun anggaran, Pimpinan Institut menyampaikan laporan tahunan yang sudah mendapat pertimbangan dari Senat Institut ke Yayasan Pendidikan Teknologi Padang. Laporan tahunan yang disampaikan ke Yayasan Pendidikan Teknologi Padang (YPTP) meliputi;
1) Laporan keuangan yang meliputi neraca, laporan arus kas, dan laporan perubahan aktiva bersih.
2) Laporan akademik, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang meliputi keadaan, kinerja, serta hasil-hasil yang telah dicapai institut, laporan Fakultas Teknologi Industri (FTI), laporan Fakultas Teknik Sipil dan Pengembangan (FTSP) serta laporan BPMI yang meliputi kinerja, dan kemajuan yang telah dicapai.
b. Laporan keuangan yang sudah diserahkan, diperiksa oleh pengurus YPTP menurut standar akuntansi yang berlaku.
5.4 Mekanisme Pengadaan Barang dan Jasa
Pengandaan barang dan jasa, dan pekerjaan sipil akan mengacu ke Perpres No. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang /Jasa Pemerintan dan Perpres 70 No. Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Dalam peraturan tersebut telah diatur prosedur pembelian barang berdasarkan kelompok harga. Harga barang yang akan dibeli sesuai dengan prosedur seperti; pembelian langsung, penunjukan langsung dan penawaran umum terbuka (tender). Proses ini harus mengikuti serangkaian aturan yang berlaku yaitu misalnya pengumuman di surat kabar, publikasi di website, dan sebagainya. Siklus pengadaan barang/jasa serta pekerjaan sipil adalah; merencanakan pengadaan barang/jasa, pekerjaan sipil, membentuk panitia pengadaan, menetapkan system pengadaan, menyusun jadual pengadaan, menyusun Owner Estimate, menyusun dokumen pengadaan, melaksanakan pengadaan, menyusun kontrak dan implementasi kontrak setiap unit pelaksanaan program terkait, Tim Pengadaan
dan Ketua Pelaksana Program. Tim pengadaan terdiri dari 5 orang dan semuanya harus memenuhi kualifikasi tertentu salah satunya adalah harus bersertifikat). Apabila institut tidak dapat membentuk tim pengadaan internal dengan kualifikasi tertentu (salah satunya adalah harus bersertifikat) sebagaimana yang dipersyaratkan, maka perlu direktrut personil dari pihak diluar institusi.
5.5 Mekanisme Monitoring dan Evaluasi Internal
Gambar 5.1 : Struktur Organisasi BPMI – ITP
Monitoring dan Evalusi Internal pelaksanaan kegiatan akan dilakukan oleh BPMI sebagai koordinator yang ditetapkan berdasarkan SK Rektor ITP.
Mekanisme Kegiatan monitoring dan evaluasi internal Tim Monevin bertugas
Menyusun instrumen monitoring dan evaluasi
Memantau dan mengevaluasi hasil petaksanaan kegiatan
Melakukan verifikasi laporan kegiatan dan pengumpulan informasi melalui survei
Melakukan peninjauan ulang (review) secara berkala melalui diskusi dan konsultasi
dengan pihak-pihak yang terlibat dalam program
Menyusun laporan hasil Monevin secara berkala.
Pada saat pelaporan dan diskusi secara umum pelaksanaan monevin dilakukan terbuka dan transparan yang melibatkan seluruh unsur terkait seperti :
Ketua BPMI INSTITUSI REKTOR SEKRETARIS, DEKAN FTI DEKAN FTSP SENAT ITP YAYASAN Struktur
Organisasi ITP MONEVIN Tim KEGIATAN AKADEMIK Tim MONEVIN PHK dan PHP-PTS Tim
Dihadiri oleh semua tim monitoring dan evaluasi internal
Dihadiri oleh semua tim pelaksana kegiatan
Dihadiri oleh wakil institusi
Tim pelaksana kegiatan memaparkan hasil pelaksanaan kegiatan dalam bentuk tulisan
dan lisan (persentase)
Tim monitoring dan evaluasi internal mengajukan beberapa pertanyaan yang
mengarah pada mekanisme yang berlaku dalam aturan monitoring dan evaluasi internal
Hasil monitoring disampaikan kepada pihak institusi dan tim pelaksana kegiatan guna
peningkatan implementasi kegiatan.
Pengelola dan Penanggung Jawab Program akan mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan Program PHP-PTS secara fungsional dengan aturan tertentu, dan secara institusional-struktural kepada Pimpinan Institut Teknologi Padang. Dalam pelaksanaan tugasnya, Penanggung Jawab Program secara teknis-operasional dibantu oleh Ketua Pelaksana menyangkut penggunaan seluruh sumberdaya (dosen, mahasiswa). Sedangkan dengan Unit Kendali Mutu/Monev Internal, berkoordinasi tentang kualitas dan kuantitas pelaksanaan kegiatan serta pencapaian indikator keberhasilan. Badan Penjamin Mutu Internal (BPMI) akan melakukan monitoring dan evaluasi setiap organisasi dan implementasi PHP-PTS secara periodik (setiap bulan) dan berpedoman kepada proposal program yang telah dibuat.
Rencana Anggaran Belanja PHP-PTS Tahun Anggaran 2014
Institusi : Institut Teknologi Padang
Lokasi : Jalan Gajah Mada, Kandis, Naggalo Padang
No KOMPONEN BIAYA/RINCIAN BELANJA
PERHITUNGAN TAHUN 2014 VOLUME HARGA SATUAN (Rp) JUMLAH BIAYA (Rp) 1 Pengadaan Barang
A Pengadaan Bahan Pustaka 1 Paket
46.618.000,00
46.618.000,00 B Pengadaan Alat laboratorium non-TIK 2 Paket
148.401.250,00
148.401.250,00 C
Pengadaan Peralatan TIK dan Pendidikan
(Komputer, LCD, Server, Laptop, dll) 1 Paket
177.095.000,00
177.095.000,00
D Pengadaan Software Aplikasi
E
Pengadaan Furniture
(Kelas/Laboratorium/Perpustakaan/Layanan
administrasi akademik 1 Paket
27.210.000,00
27.210.000,00 F Pengadaan Peralatan Pendukung 1 Paket
88.464.000,00 88.464.000,00 2 Pekerjaan Sipil
Pembangunan Laboratorium 1 Paket
275.467.000,00
275.467.000,00 3
Pengembangan Staf Non gelar
Pelatihan/Magang di Luar Institusi 1 Paket
102.000.000,00
102.000.000,00
TOTAL DANA PHP-PTS PMPB DIKTI
865.255.250,00
4
Dana Pendamping (Dana DRK)
A
Lokakarya Lab/job sheet dan Acara
Pratikum (AP) seluruh Prodi 1 Paket 20.000.000 20.000.000
B In House Training 1 Paket
20.000.000 20.000.000
C Manajemen Program
a. Honor Pengelola
- Penanggung Jawab 5 bulan 1.500.000 7.500.000
- Ketua Pelaksana 5 bulan 1.250.000 6.250.000
- Pengelola Keuangan 5 bulan 1.000.000 5.000.000
- Pengadaan Barang dan Jasa 5 bulan 1.000.000 5.000.000 - Pengelola Pengembangan Program 5 bulan 1.000.000 5.000.000