KRITERIA UNJUK KERJA
3.1 Media komunikasi yang tersedia digunakan secara tepat 3.2 Kendala-kendala selama komunikasi diidentifikasi
3.3 Langkah-langkah untuk mengatasi kendala komunikasi diterapkan 3.4 Tanggapan dan kesepakatan-kesepakatan dibuat secara tertulis dan
didokumentasikan
3.5 Etika dan penampilan profesional dalam komunikasi ditaati
URAIAN MATERI ELEMEN KOMPETENSI 3
Teknik Berkomunikasi melalui Berbagai Media
Komunikasi tidak hanya dilakukan secara lisan, tetapi dapat juga dilakukan secara tertulis melalui media-media tersebut.
Komunikasi melalui Telepon
Dalam komunikasi melalui telepon memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak bicara akan tetapi etiket dalam bertelpon tidak bolehdiabaikan. Hal yang tepenting dalam berkomunikasi melaui telepon adalah suarayang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan bersahabat, dan juga tidak bernada emosi.
Adapun hal-hal yang terpenting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon di tempat kerja adalah sebagai berikut:
Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali bordering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan.
Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama
organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja.
Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan
pribadi atau telalu lama berbicara dengan si penelepon.
Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau
bersikap tidak tertuju pada pembicaraan.
Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya
bicaralah dengan sikap yang menyenangkan.
Berusalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan
memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.
Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau telalu
lambat.
Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang
yang akan dituju, di samping pokok pembicaraannya. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, “saya harus berbicara dengan siapa ya?”.
Apabila kita menelepon seseorang, kita dapat menanyakan apakah saat ini
memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa menggangu di sela-sela kesibukkannya.
Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan
kepada pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan, dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak.
Catat poin pesan-pesan yang disampaikan.
Mintalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah maaf jika membuat
Mengakhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan kata “terima kasih” (thank you) dan “kembali” (you are welcome), dan mengucapkan salam “selamat pagi” atau “selamat siang” ketika mengakhiri pembicaraan.
Meletakkan gagang telepon dengan pelan.
Hal-hal yang harus dihindari dalam berkomunikasi melalui telepon:
Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab atau
belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon.
Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.
Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah sesuatu.
Berbicara terlalu banyak basa-basi.
Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
Berbicara dengan nada memerintah.
Penelepom dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya
bunyi musik yang diperdengarkan.
Penelepopn ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.
Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.
Komunikasi melalui Surat
Walaupun perkembangan teknologi komunikasi dan informasi demikian pesat, komunikasi melalui surat-menyurat dalam dunia bisnis masih memegang peranan penting. Komunikasi melalui surat biasanya berkaitan dengan pengiriman pesan kepada pelanggan, supplier maupun mitra bisnis yang lain. Contoh: surat penagihan, surat konfirmasi utang/piutang, surat penawaran, surat undangan dan sebagainya.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam komunikasi bisnis melalui surat yaitu:
Menggunakan kertas berkop/kepala surat yang menunjukkan instansi/ perusahaan yang mengirimkan surat. Kop surat ini biasanya minimal berisi nama dan alamat instansi/perusahaan.
Menggunakan bahasa formal yang dimengerti oleh penerima surat.
Mencamtumkan tanggal, momor dan pokok surat serta ditandatangani oleh
pihak yang berhak pada instansi/perusahaan tersebut.
Surat dapat dikirim melalui kurir perusahaan, jasa pengiriman pos, melalui
faximile ataupun dikirim melalui e-mail sesuai urgensi isi surat.
Agar surat yang dikirim mendapat tanggapan positif, maka penulisannya harus memperhatikan syarat-syarat berikut:
Pahami permasalahan yang ditulis dengan baik
Gunakan tata bahasa yang baku
Pahami peraturan-peraturan yang ada hubungannya dengan pesan akan
disampaikan atau ditulis
Gunakan bahasa yang sederhana dan singkat
Gunakan istilah-istilah yang umum dipakai dalam surat
Gunakan kata-kata yang tepat
Jangan menggunakan singkatan yang tidak umum dipakai dalam surat
menyurat
Gunakan bahasa yang sopan dan hormat
Ungkapakan isi surat secara rinci dan jelas agar tidak terjadi salah tafsir
atau salah pengertian
Langkah-langkah dalam menyusun surat bisnis yang baik yaitu:
Menentukan tujuan
Pencatatan masalah-masalah yang akan dikemukakan
Menyusun masalah-masalah secara sistematis sesuai dengan urutannya
Komunikasi melaui Surat Elektronik (E-mail)
Produk pengembangan teknologi informasi tahun 1961 ini sekarang tampaknya sudah menjadi bagian hidup masyrakat Indonesia, khususnya mereka yang bekerja dan hidup dengan TI sebagai pendukung kehidupannya. E-mail adalah mekanisme komunikasi yang merupakan bagian dari ragam bahasa tulisan. Membayangkan e- mail adalah membayangkan sebuah surat yang dielektronisasikan, sesuai dengan kepanjangannya, electronic mail. E-mail yang ternyata memberi keuntungan dari sisi efisiensi biaya, kecepatan penyebaran informasi e-mail, tak terelakkan lagi menjadi perangkat komunikasi esensial bagi perusahaan pertimbangannya, selain biaya yang lenih rendah untuk pengguna yang banyak, perlindungan aset informasi perusahaan berupa e-mail juga diyakini lebih terjamin.
Tips komunikasi melalui e-mail:
Pastikan alamat e-mail yang dituju telah tepat, karena kesalahan penulisan
satu huruf saja membuat pesan tidak akan sampai pada tujuan.
Pegunakan kata-kata yang padat dan jelas, tidak terlalu bertele-tele. Jika
yang dikirim berupa dokumen, maka e-mail berisi pengantar saja sedangkan dokumen dilampirkan pada attachment.
Jika e-mail ditujukan untuk dikirimkan ke beberapa alamat, maka dapat
menggunakan cc (copy carbon) atau bcc (black copy carbon) agar orang yang dikirimi tidak mengetahui kemana saja e-mail dikirim.
Pastikan e-mail sudah terkirim dengan melihat status pengiriman.
Lakukan konfirmasi melalui telepon atau sms untuk memastikan bahwa e-
mail sudah diterima.