Universitas Gunadarma
MODUL 2
PELATIHAN SERTIFIKASI
KOMPETENSI
KOMUNIKASI BISNIS
S1 – Ekonomi Syariah
Skema Sertifikasi :
SB-010/1/LSP-UG/II/2017
TEKNISI AKUNTANSI AHLI
-SYARIAH
Unit Kompetensi :
M.692000.003.02
Melaksanakan Prinsip-prinsip Supervisi
M.692000.004.02
Melakukan Komunikasi Bisnis yang Efektif
UNIVERSITAS GUNADARMA
Skema Sertifikasi :
SB-011/1/LSP-UG/II/2017
Teknisi Akuntansi Muda - Syariah
Unit Kompetensi :
M.692000.003.02 Melaksanakan Prinsip-prinsip Supervisi M.692000.004.02 Melakukan Komunikasi Bisnis yang Efektif
Penyusun :
Muhamad Rizky Rizaldy., SE., MM., M.Sc.
Editor :
Nur Azifah., SE., M.Si.
Dr. Ir. Riskayanto., MM.
Depok, 2017
KATA PENGANTAR
MODUL 3
PELATIHAN SERTIFIKASI KOMPETENSI
KOMUNIKASI BISNIS
Puji syukur kehadhirat Allah Subhanahu wa Ta’ala, atas berkat dan dan karunianya, Modul 3 Pelatihan Sertifikasi Teknisi Akuntansi Dasar skema Teknisi Akuntansi Muda – Syariah dapat kami selesaikan. Modul ini merupakan bagian dari seri modul pendukung untuk pelatihan sertifikasi kompetensi untuk skema Teknisi Akuntansi Muda – Syariah yang bertujuan memberikan bekal keterampilan bagi mahasiswa khususnya di program studi S-1 Ekonomi Syariah.
Modul ini terbagi menjadi 2 (dua) bab. Bab pertama berisi Melaksanakan prinsip-prinsip supervisi. Unit ini mencakup kompetensi berkaitan dengan keterampilan, pengetahuan dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam merencanakan, melaksanakan supervisi serta melakukan penilaian kinerja terhadap staf. Bab kedua berisi Melakukan Komunikasi Bisnis yang Efektif. Unit ini mencakup kompetensi berkaitan dengan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja yang dibutuhkan untuk berkomunikasi bisnis secara efektif di dalam organisasi dengan menggunakan bahasa lisan maupun tulis.
Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada: Kepala Program Studi S-1 Ekonomi Syariah Univ. Gunadarma yaitu Bapak Dr. Riskayant dan Sekretaris Progam Studi yaitu Ibu Nur Azifah., SE., M.Si atas arahannya terkait agar modul ini sejalan dengan kurikulum yang diberikan di perkuliahan, Kepala LSP Universitas Gunadarma, Bapak Dr. R. Supriyanto dan staff atas arahan dan koordinasinya agar modul ini sesuai dengan kebutuhan ujian sertifikasi kompetensi, serta staff/ asisten laboratorium yang membantu penyusunan modul ini. Saran dan kritik dari pembaca, penyusun harapkan untuk perbaikan modul ini di masa mendatang.
Tim Penyusun
KUK 17. Melaksanakan Prinsip-prinsip Supervisi...
17.1. Merencanakan Supervisi... 17.2. Melaksanakan Supervisi... 17.3. Melakukan Penilaian... 17.4. Soal Latihan... 17.5. Studi Kasus... 17.6. Daftar Pustaka...
KUK 18. Melakukan Komunikasi Bisnis yang Efektif...
18.1. Mempersiapkan komunikasi bisnis... 18.2. Membuat pesan bisnis... 18.3. Melaksanakan komunikasi bisnis profesional... 18.4. Soal Latihan... 18.5. Studi Kasus... 18.6. Praktikum... 18.6.1. Alat dan Bahan yang dibutuhkan... 18.6.2. Kegiatan Praktikum... 18.7. Daftar Pustaka...
DAFTAR TABEL
Tabel 17.1... Tabel 18.1...
DAFTAR GAMBAR
MELAKSANAKAN PRINSIP-PRINSIP
SUPERVISI
KODE:
M.692000.003.02
Objektif:
Unit ini mencakup kompetensi berkaitan dengan keterampilan, pengetahuan dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam merencanakan, melaksanakan supervisi serta melakukan penilaian kinerja terhadap staf. Berikut ini elemen kompetensi KUK 17, yaitu:
1. Merencanakan Supervisi 2. Melaksanakan Supervisi 3. Melakukan Penilaian
MATERI ELEMEN KOMPETENSI 1
MERENCANAKAN SUPERVISI
KRITERIA UNJUK KERJA
1.1 Kebutuhan akan keahlian dan keterampilan staf diidentifikasi 1.2 Kriteria penilaian kinerja dan target kerja staf ditentukan 1.3 Volume penugasan setiap staf ditentukan
1.4 Jadwal dan matriks kegiatan supervisi disusun
1.5 Dokumen, metode, dan alat kegiatan supervisi diidentifikasi
URAIAN MATERI ELEMEN KOMPETENSI 1
1.1 Identifikasi Kebutuhan akan Keahlian dan Keterampilan Staf dalam Supervisi
Supervisi atau pengawasan adalah proses untuk mendukung, memastikan, dan mengembangkan pengetahuan, kemampuan, dan nilai individu maupun grup yang ada dalam pengawasan tersebut. Supervisi juga menyajikan akuntabilitas, baik
bagi pengawas (supervisor) maupun yang diawasi (supervisee) dalam mengeksplorasi praktik dan kinerja. Supervisi memberikan dan mengembangkan bukti-bukti sebagai bahan evaluasi penilaian kinerja tahunan; hal ini terkait proses manajemen kinerja sebuah organisasi dengan fokus khusus pada pengembangan manusia, dengan maksud menempatkan pengembangan manusia sebagai faktor utama dalam pencapaian keluaran organisasi yang optimal.
Dalam tahap awal modul ini, empat model supervisi akan didiskusikan. Tahap ini juga akan membantu peserta dalam menentukan medel supervisi mana yang paling tepat digunakan pada konteks khusus dengan mengindikasi pertimbangan-pertimbangan pokok, keunggulan, dan praktik-praktik terbaik. Adapun keempat model tersebut adalah:
Supervisi yang efektif sangat berkaitan erat dengan perkembangan organisasi yang berkelanjutan. Mengevaluasi praktik kerja dalam proses supervisi memberikan staff dukungan yang sangat mereka butuhkan dalam lingkungan kerja yang kompleks, bertanggung jawab, dan menantang. Supervisi harus dilakukan dalam konteks membangun lingkungan kerja yang mendukung proses belajar, yang secara aktif mendorong pengembangan kemampuan dan praktik. Supervisi yang rutin dilaksanakan, dengan kualitas tinggi, dan terkelola dengan baik, adalah kunci dari pengembangan manusia, pengetahuan, dan nilai di dalam organisasi.
Supervisi yang efektif dalam kepemimpinan staff dan manajemen dapat membuahkan perkembangan-perkembangan berikut:
Supervisi
Manfaat-manfaat di atas dapat dioptimalkan dengan mengkombinasikan dua atau lebih model supervisi dengan cara menyesuaikan dengan strukur dan kebutuhan organisasi
1.2 Penentuan Kriteria Penilaian Kinerja dan Target Kerja Staf
Untuk mengetahui sejauh apa peningkatan kinerja karyawan, mengidentifikasi kendala yang dialami, sekaligus memberikan informasi bagi organisasi mengenai kondisi kinerja karyawannya, maka hal yang diperlukan adanya komunikasi kinerja yang berlangsung terus menerus. Hal ini penting untuk mencegah dan menyelesaikan masalah yang terjadi. Pengelolaan kinerja akan melibatkan individu dan tim terutama dalam mencapai target. Apabila tim tersebut memiliki kinerja yang baik, maka anggotanya akan menetapkan kualitas target dan berupaya mencapai target. Mereka juga akan saling memahami, menghargai, dan saling menghormati satu sama lain. Bahkan mereka yang bersentuhan langsung dengan pelanggan akan menampilkan kinerja yang berorientasi pada pelanggan.
Penilaian kinerja karyawan dapat dilakukan dengan mengukur secara kualitatif dan kuantitatif, yaitu dengan cara melihat prestasi dan kontribusi yang diberikan karyawan dalam bekerja. Selanjutnya, untuk mengetahui apakah karyawan
Motivasi individu yang lebih kuat
Pemahaman terkait hubungan pekerjaan
dengan tujuan organisasi
Manajemen waktu yang lebih efektif
Kemampuan untuk merencanakan
beban kerja
Koordinasi dan komunikasi yang
lebih baik
Mengurangi konflik/ salah paham
Meningkatkan
melaksanakan tugas sesuai dengan tuntutan pekerjaan dan apakah kinerjanya meningkat atau menurun, maka organisasi harus melakukan penilaian kinerja kepada anggotanya yang dilakukan secara berkala. Kegiatan penilaian kinerja ini merupakan proses di mana perusahaan mengevaluasi atau menilai kemampuan dan kecakapan kerja karyawan dalam melakukan suatu pekerjaan yang dibebankan kepadanya.
KBBI mengartikan aspek sebagai sebuah tanda; sudut pandang; pemunculan atau penginterpretasian gagasan, masalah, situasi, dan sebagainya sebagai pertimbangan yang dilihat dari sudut pandang tertentu.
Berdasarkan penjelasan tersebut dapat dikatakan bahwa aspek penilaian kinerja merupakan sebuah tanda atau sudut pandang sebagai bentuk intepretasi dari penilaian kinerja itu sendiri. Aspek penilaian kinerja dapat diartikan sebuah dimensi atau bagian dari sebuah penilaian kinerja. Sebagai contoh aspek dalam kepuasan kerja karyawan adalah rekan kerja yang mendukung, pekerjaan yang menantang, lingkungan kerja yang nyaman, dan penghasilan. Dapat dikatakan seorang yang merasakan kepuasan kerja memiliki keempat aspek tersebut di dalamnya.
Kriteria penilaian kinerja dapat dilihat melalui beberapa dimensi, yaitu kegunaan fungsional (functional utility), keabsahan (validity), empiris (empirical base), sensitivitas (sensitivity), pengembangan sistematis (systematic development), dan kelayakan hukum (legal appropriateness.
Kegunaan fungsional bersifat krusial. Karena hasil penilaian kinerja dapat
digunakan untuk melakukan seleksi, kompensasi, dan pengembangan karyawan, maka hasil penilaian kinerja harus valid, adil, dan berguna sehingga dapat diterima oleh pengambil keputusan
Valid atau mengukur apa yang sebenarnya hendak diukur dari penilaian
kinerja tersebut.
Sensitivitas kriteria. Kriteria itu menunjukkan hasil yang relevan saja,
yaitu kinerja, bukan hal-hal lainnya yang tidak berhubungan dengan kinerja.
Sistematika kriteria. Hal ini tergantung dari kebutuhan organisasi dan lingkungan organisasi. Kriteria yang sistematis tidak selalu baik. Organisasi yang berada pada lingkungan yang cepat berubah mungkin justru lebih baik menggunakan kriteria yang kurang sistematis untuk cepat menyesuaikan diri dan begitu juga sebaliknya.
Kelayakan hukum yaitu kriteria itu harus sesuai dengan hukum yang
berlaku
Dimensi-dimensi ini digunakan dalam penentuan jenis-jenis kriteria penilaian kinerja. Adapun kriteria-kriteria tersebut adalah people-based criteria, product-based criteria dan behaviour-product-based criteria.
People-based criteria dibuat berdasarkan dimensi kegunaan fungsional
sehingga banyak digunakan untuk seleksi dan penentuan kompensasi. Kriteria ini dibuat berdasarkan penilaian terhadap kemampuan pribadi seperti pengalaman, kemampuan intelektual, dan keterampilan.
Product-based criteria biasanya dianggap lebih baik daripada people-based criteria. Kriteria ini didasarkan atas tujuan atau jenis output yang ingin dicapai.
Behaviour-based criteria mempunyai banyak aspek, bisa dari segi
hukum, etika, normatif, atau teknis. Kriteria ini dibuat berdasarkan perilaku-perilaku yang diharapkan sesuai dengan aspek-aspek tersebut
Ketiga hal tersebut dapat dipecah untuk kemudian menjadi aspek yang diukur dalam penilaian kinerja. Aspek penilaian adalah dimensi perusahaan yang dapat dikendalikan oleh karyawan yang bersangkutan. Oleh sebab itu, aspek penilaian kinerja ini harus sinkron dengan tujuan penilaian Apabila tidak sinkron, dapat terjadi kekeliruan penilaian tentang prestasi kerja karyawan yang diinginkan. Berikut penjelasan mengenai aspek penilaian kinerja dilihat dari beberapa sudut pandang:
Penilaian kinerja dapat dibedah menjadi beberapa hal. Penjabaran berikut terdapat beberapa aspek penilaian yang dapat dinilai dari karyawan diberbagai jabatan. Penjabaran tersebut adalah sebagai berikut:
Hal-hal umum yang dinilai dari karyawan di bidang produksi, antara lain
quality, quantity of work, knowledge of job, dependability, cooperation, adaptability, attendance versatility, house keeping, dan safety.
Hal-hal umum yang dinilai dari karyawan tata usaha, antara lain quality,
quantity of work, knowledge of job, dependability, cooperation, adaptability, attendance initiative, judgement, dan health.
Hal-hal umum yang dinilai dari orang yang memegang posisi pimpinan,
antara lain quality, quantity of work knowledge of job, dependability, cooperation, judgement initiative, leadership, planning and organizing, dan health.
Tindakan protektif, yaitu tingkat penghilangan ancama terhadap organisasi
oleh para karyawan.
Gagasan konstruktif, yaitu tingkat pemberian sumbangan berbagai gagasan
konstruktif dan kreatif para karyawan untuk memperbaiki organisasi.
Sikap yang menguntungkan, yaitu tingkat upaya para karyawan dalam
mengembangkan sikap yang menguntungkan terhadap organisasi di antara mereka sendiri, pelanggan, dan masyarakat umum.
Ahli lain menyebutkan ada sepuluh komponen data untuk mengukur kinerja (Umar, 2003), yaitu:
Kualitas pekerjaan yang dihasilkan.
Kejujuran karyawan dalam bekerja.
Inisiatif yang dimunculkan demi tercapainya efektivitas kelompok.
Tingkat kehadiran.
Sikap yang ditampilkan dalam kegiatan sehari-hari.
Kerja sama antara anggota tim.
Keandalan mengerjakan suatu tugas tertentu.
Pengetahuan tentang pekerjaannya.
Tanggung jawab terkait penyelesaian tugas.
Pemanfaatan waktu luang.
Sedangkan Bernardin dan Russell (1993) mengungkapkan ada enam kriteria pokok yang dapat dipakai untuk mengukur kinerja, yaitu:
Kualitas hasil kerja. Setiap karyawan memiliki tugas masing-masing.
Sebagai seorang karyawan, hal pertama yang dinilai dalam penilaian kinerja adalah bagaimana kualitas pekerjaan yang Anda hasilkan. Apakah tugas yang Anda hasilkan sesuai dengan keinginan atasan Anda atau masih terdapat beberapa kesalahan. Kesalahan dalam penyelesaian tugas menjadi hal yang dipertimbangkan untuk pemberian nilai bagi Anda.
Kuantitas. Salah satu aspek dalam penilaian kinerja adalah seberapa
kuantitas ini dapat berupa nominal rupiah, jumlah unit, atau jumlah aktivitas yang ia lakukan dalam periode tertentu.
Timeliness. Aspek ini melihat seberapa singkat waktu yang Anda gunakan
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Semakin sedikit waktu yang Anda gunakan, tentu semakin baik penilaian yang akan Anda peroleh. Namun perlu diingat bahwa penilaian aspek ini tidak lepas dari aspek yang lain. Penilaian tidaklah akan menjadi baik apabila Anda mengerjakan dalam waktu yang singkat namun kualitas tidak maksimal.
Cost effectiveness. Aspek selanjutnya adalah efektivitas penggunaan dana
Salah satu yang menjadi aspek dalam penilaian kinerja adalah seberapa efektif pengeluaran yang Anda gunakan dalam menyelesaikan tugas kerja.
Kebutuhan akan supervisor. Salah satu yang menjadi dasar penetapan
aspek dalam penilaian kinerja adalah seberapa mandiri Anda dalam bekerja. Semakin minim Anda memperoleh bantuan dari orang lain, khususnya atasan Anda, maka akan menjadi pertimbangan tersendiri bagi Anda.
Dampak interpersonal. Aspek terakhir yaitu bagaimana Anda dapat
memberikan impact yang baik pada rekan dalam tim Anda dan bagaimana Anda menjalin hubungan interpersonal serta bekerja sama dengan rekan dalam tim.
Sementara itu, Gomes (2003) menjabarkan beberap aspek yang perlu mendapat perhatian dalam menguku kinerja, antara lain:
Quantity of work, yaitu jumlah waktu, unit, nominal, atau aktivitas yang
dilakukan dalam suatu periode waktu yang tertentu.
Quality of work, yaitu kualitas kerja yang dicapai berdasarkan standar
yang ditetapkan oleh perusahaan sebelumnya.
Job knowledge, yaitu tingkat pengetahuan dan keterampilannya mengenai
Creativeness, yaitu ide atau gagasan yang dimunculkan dalam bentuk
tindakan-tindakan untuk menyelesaikan persoalan-persoalan yang muncul.
Cooperation, yaitu kesediaan untuk terlibat dan berkontribusi untuk
bekerja sama dengan rekan dalam tim.
Dependability, yaitu kesadaran dan dapat dipercaya secara mandiri untuk
menyelesaikan pekerjaan.
Initiative, yaitu semangat untuk melaksanakan tugas-tugas baru sekaligus
memperbesar tanggung jawabnya.
Personal qualities, yaitu berhubungan dengan kepribadian, kepemimpinan,
keramah-tamahan, dan integritas pribadi.
1.3 Penentuan Volume Penugasan Setiap Staf
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam menyusun sistem penilaian kinerja yaitu harus digali terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi dengan adanya sistem penilaian kinerja yang akan disusun. Hal ini penting karena dengan mengetahui tujuan yang ingin dicapai akan lebih memudahkan dalam menentukan desain penilaian kinerja. Selanjutnya, menetapkan standar yang diharapkan dari suatu jabatan. Bertujuan untuk mengetahui dimensi-dimensi apa saja yang akan diukur dalam penilaian kinerja. Dimensi- dimensi tersebut tentunya harus sangat terkait dengan pelaksanaan tugas pada jabatan itu. Tahap ini biasanya dapat dilakukan dengan menganalisa jabatan (job analysis) atau menganalisa uraian tugas masing-masing jabatan. Berikut penjelasan masing-masing dimensi tersebut:
Job Analysis
tersebut Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan standan standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan dan pengalaman yang diperlukan.
Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan, dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu, perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisis jabatan (job analysis) Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisis jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, Dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.
Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis jabatan sebagai berikut,
"A systematic may to gather and analyze information about the content and the
human requirements of jobs, and the context in which jobs are performed" (Analisis jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan prestasi jabatan).
Lebih lanjut, Mathis dan Jackson (2006) memisahkan antara jabatan (jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok tugas, kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi jabatan yang dilakukan oleh seseorang. Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunakan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu.
dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan pentin dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kekaryawanan dan lingkungan kerja.
Fungsi Job Analysis
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam manajemen sumber daya manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
Untuk keperluan penarikan dan seleksi. Penarikan dan seleksi
karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami karakteristik pekerjaan, maka akan dapat ditetapkan siapa personel/orang yang tepat untuk memangku jabatan tertentu tersebut. Selain itu, setiap pekerjaan memerlukan tingkat pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang berbeda-beda
Untuk keperluan kompensasi. Besarnya gaji atau upah karyawan
bergantung pada pekerjaan apa yang mereka lakukan dalam organisasi. Bagi karyawan yang memiliki keterampilan dan pendidikan yang tinggi tentu akan memperoleh gaji yang lebih besar dibanding dengan karyawan yang hanya memiliki keterampilan dan pendidikan terbatas
Untuk keperluan penilaian kinerja. Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar kinerjanya masing-masing. Para karyawan harus dievaluasi berdasarkan seberapa baik mereka menyelesaikan tugas yang ditetapkan dalam deskripsi pekerjaan mereka dan tujuan-tujuan spesifikasi lain yang telah ditentukan. Manajer cukup membandingkan antara kinerja aktual dengan kinerja standar yang ditetapkan.
pernyataan apakah suatu pekerjaan mengandung bahaya atau tidak. Deskripsi/ spesifikasi pekerjaan harus mencerminkan kondisi tersebut. Di samping itu dibutuhkan juga informasi khusus mengenai bahaya-bahaya tersebut agar mereka dapat menjalankan pekerjaan mereka dengan aman.
Hubungan karyawan dan perburuhan. Informasi analisis pekerjaan
juga penting dalam hubungan kekaryawanan dan perburuhan. Ketika para karyawan dipertimbangkan untuk promosi, transfer, atau demosi, deskripsi pekerjaan memberikan standar evaluasi dan perbandingan bakat. Lepas dari apakah perusahaan memiliki serikat atau tidak, informasi yang diperoleh melalui analisis pekerjaan sering kali dapat menghasilkan keputusan-keputusan sumber daya manusia yang objektif
Untuk keperluan pelatihan. Apabila karyawan yang diterima belum
cukup keterampilannya untuk melaksakan tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk segera memberikan pelatihan tambahan.
Untuk meberikan gambaran kepada perusahaan. Memberikan gambaran mengenai tantangan yang bersumber dari lingkungan yang dapat memengaruhi pekerjan karyawan.
Untuk evaluasi jabatan. Menghilangkan persyaratan jabatan yang
sebenarnya tidak diperlukan karena didasarkan pada pemikiran yang diskriminatif.
Untuk menemukan hambatan. Menemukan unsur-unsur pekerjaan yang
mendorong maupun yang menghambat kualitas kerja karyawan.
Untuk menentukan kebijakan. Membantu dalam menentukan kebijakan dan program-program manajemen sumber daya manusia, seperti perencanaan, pelatihan, dan pengembangan karier apakah karyawan sudah memenuhi spesifikasi keahlian yang memadai untuk mengerjakan tugas ataukah membutuhkan pelatihan karena masih ada kesenjangan antara tuntutan pekerjaan dengan keahlian yang dimiliki karyawan.
Menentukan standar prestasi. Menentukan standar prestasi yang realistis
pekerjaan berhasil dikerjakan dengan baik, sehingga dapat dibandingkan antara hasil nyata kerja dengan standar yang ditetapkan.
Untuk penempatan. Berperan dalam penempatan karyawan agar sesuai
dengan tingkat pengetahuan, keahlian, dan pengalaman yang dibutuhkan.
Untuk dasar transformasi struktur. Memudahkan dalam mendesain ulang terutama bila terjadi merger, akuisisi, dan perampingan organisasi.
Tujuan Job Analysis
Menetapkan spesifikasi karyawan, yaitu dengan analisis jabatan, maka
dapat dimiliki persyaratan kekaryawanan dan juga dapat diberikan pengertian mengenai tugas yang terkandung dalam suatu jabatan, serta persyaratan yang harus dipenuhi oleh setiap orang yang menduduki suatu jabatan agar pekerjaan terlaksana dan berhasil.
Menentukan kebutuhan pelatihan, yaitu dengan menggunakan hasil
analisis jabatan, maka dapat diketahui kemampuan maupun keahlian apa yang dibutuhkan karyawan sehingga dapat ditentukan program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan tersebut dalam membantu pelaksanaan pekerjaannya .
Menentukan peringkat, yaitu dengan analisis jabatan maka dapat diketahui bobot dari suatu jabatan sehingga dapat dinilai dan dibandingkan antara jabatan yang satu dengan jabatan lainnya, dan dapat disusun peringkat jabatan dalam organisasi
Mengembangkan metode, yaitu dengan analisis jabatan dapat dilakukan perbaikan terhadap berbagai metode kerja dalam suatu jabatan.
Informasi Jabatan
Analisis jabatan harus dilaksanakan dengan menganalisis dua aspek dari suatu jabatan, yaitu:
Aspek kegiatan pelaksanaan pekerjaan mengenai apa yang
Aspek persyaratan dari seorang pemangku jabatan mengenai
syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seorang pemangku jabatan agar dapat melaksanakan tugas dan pekerjaannya dengan baik.
Untuk menganalisis dua aspek itu diperlukan informasi yang berhubungan dengan jabatan yang akan dianalisis, yaitu:
Informasi jabatan (job information) mengenai pelaksanaan pekerjaan
menyangkut apa yang dikerjakan bagaimana mengerjakan, dan mengapa harus melakukan pekerjaan itu.
Informasi persyaratan jabatan (job specification) mengenai kualifikasi
umum dan khusus yang harus dimiliki seorang karyawan. Kualifikasi umum menyangkut pendidikan minimum yang disyaratkan, pengetahuan yang harus dimiliki, kemampuan dan keahlian yang dimiliki dan diperoleh baik dari praktik maupun latihan kerja yang mencakup keahlian mental, fisik, sosial, dan pengalaman kerja yang berhubungan dengan pekerjaan tertentu. Kualifikasi khusus menyangkut bakat yang dimiliki, kepribadian, kemampuan pengendalian diri, minat kerja, kesehatan fisik dan mental, serta jenis kelamin yang serasi untuk menyelesaikan tugas.
Informasi perilaku (behavior) mengenai daftar perilaku apa saja yang
dibutuhkan untuk dapat melakukan pekerjaan tertentu dengan berhasil dan juga daftar tuntutan kerja yang diperlukan, seperti misalnya pekerjaan yang menuntut duduk lama, berdiri lama, atau ketahanan fisik yang tangguh.
Informasi mengenai peralatan yang dibutuhkan untuk melakukan
Informasi konteks pekerjaan mengenai kondisi kerja, beban kerja,
waktu dan jadwal kerja, dan posisi jabatan di dalam struktur organisasi.
Job Description
Deskripsi tugas atau deskripsi pekerjaan (Job Description) pada dasarnya adalah suatu dokumen tertulis yang digunakan sebagai panduan kerja bagi karyawan ataupun staf pada jabatan tertentu, yang mana berisi gambaran tugas- tugas yang harus dikerjakan oleh karyawan pada jabatannya itu, serta menggambarkan kedudukan karyawan tersebut dalam organisasi. Secara garis besar, format penyusunan Job Description umumnya terdiri atas Tugas Pokok, Kedudukan Dalam Organisasi, serta Tugas Harian dari karyawan tersebut. Dokumen Job Description wajib dihormati dan ditaati bukan hanya oleh karyawan yang bersangkutan, melainkan juga wajib diperhatikan oleh setiap karyawan yang ada di dalam perusahaan. Oleh karena itu, format yang dibuat haruslah memiliki 'wibawa' sehingga setiap karyawan selalu siap memperhatikan Job Description tersebut tanpa alasan apa pun. Untuk hal tersebut, bentuk formulir Job Description harus dilengkapi pengesahan dari para pejabat yang berwenang di dalam perusahaan.
Apabila dengan berbekal job description menjadikan para karyawan lebih mudah dalam melaksanakan tugas-tugas pekerjaannya, dari sisi tim penilai ternyata juga memperoleh manfaat besar dengan adanya job description ini. Seorang penilai akan lebih mudah memberikan nilai kepada para karyawan, terutama untuk kriteria-kriteria peduli & responsif serta loyalitas.
Sebagai contoh dalam kasus di atas, dapat digambarkan misalnya si A memang seringkali dengan sukarela mengerjakan job description dari rekan kerjanya yang lain, misalnya si P. Hal ini dilakukan dengan ikhlas dan sukarela karena rekan kerjanya tersebut memang berhalangan hadir. Apalagi jika ternyata, dengan tindakannya itu perusahaan justru memperoleh manfaat besar. Misalnya, terhindar dari komplain dari pelanggan karena keterlambatan penyelesaian barang pesanan
Bagi sang penilai, nilai bagus atau bahkan bagus sekali itu sangat pantas bagi si A untuk kritería peduli & responsif. Hal ini dikarenakan dia ikhlas mengerjakan tugas lain, walaupun bukan tugasnya sendiri, tanpa mengharapkan imbalan apa pun. Hal yang juga tampak di mata sang penilai adalah si A memiliki loyalitas yang tinggi kepada perusahaan. Dengan demikian, pantas bagi si A untuk mendapatkan nilai bagus atau bagus sekali untuk kriteria loyalitas.
Job Spesification
Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama sama dengan uraian jabatan, tetapi dapat juga disusun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam spesifikasi jabatan adalah:
Persyaratan pendidikan, latihan, dan pengalaman kerja.
Persyaratan pengetahuan dan keterampilan.
Persyaratan fisik dan mental.
Persyaratan umur dan jenis kelamin.
orang yang menduduki suatu jabatan agar dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Seorang karyawan akan mau dan mampu bekerja dengan baik jika ia ditempatkan pada posisi jabatan yang sesua dengan minat dan kemampuannya serta kebutuhannya dapat terpenuhi dengan ia melakukan pekerjaan itu. Oleh sebab itu, perusahaan harus bisa menempatkan karyawan sesuai dengan minat dan kemampuannya serta memerhatikan kebutuhannya. Di samping itu, dengan menempatkan karyawan pada suatu jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang dimilikinya, berartti para karyawan telah diberi kesempatan untuk mengembangkan diri dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin.
Penyusunan job spesification dapat dilakukan dengan cara:
Mengumpulkan informasi pekerjaan, seperti mengumpulkan
informasi dengan,
o Menyiapkan daftar dari semua pekerjaan di pesahaan dan lokasi
perusahaan tersebut berada,
o Mengumpulkan semua deskripsi pekerjaan yang terdiri dari
daftar tugas dan posisi.
Set up prosedur instruksi kerja. Menyusun prosedur instruksi kerja,
meliputi
o Prosedur/tata cara.
o Instruksi pekerjaan dengan detail.
o Mesin yang digunakan instruksi.
o MSDS (material safety data sheet)
Identifikasi spesifikasi pekerjaan untuk setiap tugas.
Mulai membuat job spesification dan sosialisasi kepada karyawan
yang bersangkutan.
Pada umumnya job description akan diikuti oleh specification. Berikut contoh job desc dan job specification ada di salah satu perusahaan. Meskipun masih banyak macam dan format job desc, namun contoh di bawah ini setidaknya dapat sedikit memberikan gambaran bagi Anda mengenai format sederhana job description dan job specification.
Setelah melekukan job analysis, akan ditemukan job description dan job spesification. Seperti yang sudah dijelaskan di bab sebelumnya bahwa job description merupakan suatu uraian mengenai jabatan atau posisi dalam suatu perusahaan. Berdasarkan definisi tersebut, maka job description akan membantu kita untuk mengetahui kewenangan dari tiap-tiap departemen atau dari tiap-tiap bagian, serta penanggung jawab dari tiap-tiap departemen tersebut. Melalui job description, kita juga akan mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut. Tentu kesamaan kualifikasi memiliki peran tersendiri bagi manajemen maupun karyawan yang ada di posisi tersebut.
Penilaian yang dibuat harus berdasar apa tugas yang dimiliki posisi tersebut (job description) dan kualifikasi apa yang harus dimiliki oleh posisi tersebut (job specification). Kedua hal tersebut akan menjadi dasar dalam menentukan performance standard. Setelah menemukan gambaran yang matang mengenai posisi yang akan dinilai, maka langkah selanjutnya adalah menentukan standar kerja yang harus dicapai oleh posisi tersebut. Tentu harus ada indikator performance baik dan buruk yang jelas untuk menentukan nasib karyawan. Melihat pentingnya penilaian kinerja bagi kelangsungan hidup karyawan maupun organisasi, tentu menentukan performance standard menjadi hal penting. Oleh sebab itu, pada sub bab selanjutnya akan dibahas mengenai performance standard sebagai indikator kinerja yang akan diukur.
1.4 Penyusunan jadwal dan matriks kegiatan supervisi
Hasil kinerja tersebut digunakan untuk bahan pertimbangan yang objektif dalam upaya pembinaan dan pengembangan bagi karyawan. Oleh sebab itu, tentunya penilaian kinerja tidak dilakukan setiap saat.
Waktu penilaian juga bergantung pada prosedur yang digunakan. Ada yang memang dilakukan dalam satu tahun sekali, namun ada juga yang dilakukan dua kali dalam satu tahun. Penilaian tersebut tentu harus bersifat rasional. Atasan sebagai penilai tentu membutuhkan waktu untuk mengenal karyawannya. Sangat sulit memperoleh gambaran mengenai kinerja seseorang dalam jangka waktu beberapa bulan saja.
Meskipun mungkin untuk dilakukan, namun kemungkinan hasil yang diperoleh kurang objektif. Bisa saja karyawan masih dalam masa adaptasi sehingga kinerjanya kurang optimal. Oleh sebab itu umumnya penilaian kinerja dilakukan setengah tahun sekali atau satu tahun sekali secara berkelanjutan.
Berkelanjutan di sini diartikan bahwa penilaian ini bersifat satu rangakaian. Sebagai contoh, tahun lalu Anda memperoleh hasil kinerja yang kurang baik, namun tahun ini penilaian kinerja Anda tergolong cukup baik. Pihak peruasahaan akan menganalisis faktor apa yang menjadikan kinerja Anda menjadi lebih baik. Ternyata faktor ruangan kerja yang nyaman menjadikan produktivitas Anda naik
Begitu juga sebaliknya, apabila kinerja Anda menurun dari tahun lalu, pihak perusahaan akan menganalisis mengapa kinerja Anda turun. Terlebih apabila satu departemen juga mengalami penurunan kinerja. Tentu perusahaan perlu menjadikan ini perhatian dan perlu segera dicari akar permasalahan mengapa penurunan kinerja terjadi kepada departement tersebut.
1.5 Identifikasi dokumen, metode, dan alat kegiatan supervisi
metode yang sesuai dengan tujuan dan kebutuhan Anda agar hasil penilaian yang dihasilkan tepat guna. Berikut merupakan uraian singkat dari beberapa metode penilaian karyawan, baik yang klasik maupun modern.
Rating Scale
Rating scale adalah alat pengumpul data yang digunakan dalam observasi untuk menjelaskan, menggolongkan, dan menilai individu atau situasi. Rating scale adalah alat pengumpul data yang berupa suatu daftar yang berisi ciri-ciri tingkah laku/sifat yang harus dicatat secara bertingkat. Rating scale merupakan sebuah daftar yang menyajikan sejumlah sifat atau sikap sebagai butir- butir atau item. Dari beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan suatu pengertian. Rating scale adalah salah satu alat untuk memperoleh data yang berupa suatu daftar yang berisi tentang sifat/ciri-ciri tingkah laku yang ingin diselidiki yang harus dicatat secara bertingkat.
Pada rating scale, observer diminta merefleksikan kesan-kesan lampau ke dalam rating. Teknik ini lebih memberikan cara pencatatan yang mudah dan cepat dalam meringkaskan kesan-kesan hasil pengamatan. Rating scale merupakan perluasan checklist. Perbedaan dengan checklist adalah pada rating scale observer mengindikasikan judgement dalam bentuk frekuensi dan atau kualitas karakteristik performa (misalnya: sangat baik, sedang, kurang), sedangkan pada checklist hanya dituliskan hadir tidaknya perilaku.
Rating Scale
Prinsip Dalam penilaiannya terdapat kolom-kolom yang berisi kategori penilaian yang dinyatakan dalam bentuk sangat baik, baik, cukup, kurang dan sangat kurang baik. Penilaian metode berdasarkan faktor-faktor penilaiannya.
Kelebihan Penilaian dilakukan dengan banyak karyawan, metode ini sitem penilaian sederhana dan cepat.
dipergunakan untuk penilaian samar
Prinsip, kelebihan dan kelemahan Penggunaan Metode Rating Scale
Ada beberapa jenis skala rating yang dapat digunakan, yaitu:
Skala grafis: Menggunakan garis lurus horizontal ataupun kadang
vertikal dalam penyajiannya.
Skala numeris: Angka dalam kebanyakan skala rating digunakan
sebagai anchor, tetapi penggunaan angka ini harus didefinisikan secara jelas. Di depan ataupun di belakang setiap deskripsi disediakan ruang untuk membubuhkan tanda (biasanya tanda) yang menunjukkan kesesuaiannya dengan subjek yang diamati. Bentuk numeris ini kadang disertai bentuk grafis, sehingga observer atau rater hanya menandai angka yang menjadi pilihannya.
Standard rating: Bentuk rating ini sering juga disebut sebagai skala
presentase.Anchor presentase meminta observer merating subjek ke dalam suatu kontinum yang bergerak dari 0 s/d 100, dalam perbandingan dengan subjek amatan lain atau kelompok khusus.
Cumulatedpoints rating: Item yang disusun merupakan indikator
suatu trait yang akan diukur. Skor akhir skala merupakan penjumlahan keseluruhan item. Misalnya, bagaimana seorang pemilik toko mengobservasi kemampuan karyawannya dalam memberikan pelayanan pada konsumen.
Force choice rating: Bentuk ini biasanya digunakan dalam bidang
militer atau bisnis. Observer diminta memilih kalimat yang menggambarkan kondisi subjek amatan.
Semantic differential: Skala ini menggunakan pasangan kata sifat
Berikut contoh formulir penilaian kinerja sederhana yang digunakan di beberapa perusahaan:
Checklist
Checklist adalah salah satu alat observasi yang ditujukan untuk memperoleh data, berbentuk daftar berisi faktor-faktor berikut subjek yang ingin diamati olehserver, di mana observer dalam pelaksanaan observasi di lapangan tinggal memberi tanda check (cek, atau biasanya dicentang) pada list faktor-faktor sesuai perilaku subjek yang muncul, di lembar observasi, sehingga memungkinkan observer dapat melakukan tugasnya secara cepat dan objektif, sebab observer sudah "membatasi diri" pada ada atau tidaknya aspek perbuatan subjek, sebagaimana telah dicantumkan di dalam list/daftar.
Checklist merupakan suatu pencatatan yang bersifat sangat selektif karena berisi suatu daftar kriteria yang spesifik dan dibatasi padahal-hal yang bersifat observable (dapat diamati tingkah lakunya) serta harus dijawab dengan YA atau TIDAK. Checklist juga biasanya digunakan bersama-sama dengan metode pencatatanlain agar dapat mendokumentasikan dengan baik hal/ area yang spesifik tersebut.
Checklist
Prinsip Formulir isian yang berdasarkan nama karyawan, bagian di mana karyawan bekerja, nama dan jabatan penilai, faktor yang dinilai dengan sorotan perhatian terutama ditunjukan pada aspek kritikal dalam mengukur keberhasilan seseorang menyelesaikan tugas
Kelebihan Biaya yang murah, pengurusannya mudah penilaian hanya membutuhkan pelatihan sederhana
Kelemahan Penilaian yang hanya mengedepankan penilaian pribadi karyawan dalanm menentukan kriteria pekerja, menentukan bobot yang tidak sesuai
Setiap kriteria dalam checklist harus mengukur ada tidaknya pengetahuan, tingkah laku atau keterampilan, dan mendeskripsikan secara tepat/detail/rinci suatu gerakan, keterampilan, atau tingkah laku sehingga tidak memberi kesempatan kepada observer untuk menilainya secara subjektif. Checklist digunakan apabila jenis tingkah laku yang akan muncul telah diketahui dan tidak dibutuhkan informasi tentang frekuensi dan/atau kualitas lain dari tingkah laku tersebut. Penggunaan checklist:
Memperlihatkan kemajuan/progresivitas dalam suatu rangkaian
perkembangan kinerja seseorang.
Mencatat ada tidaknya suatu tingkah laku atau kriteria yang akan
dinilai.
Sebagai suatu screening untuk melihat adanya
hambatan/keterlambatan (sebagai predictor dari keterampilan atau tingkah laku yang akan terjadi selanjutnya).
Sebagai curriculum planning tool untuk menyusun kurikulum
individu atau program selanjutnya.
Forced Choice Method
Metode ini berbentuk persentase yang sudah ditentukan dari karyawan yang ditempatkan dalam kategori kerja. Dalam metode ini terdapat pernyataan, baik bersifat positif maupun negatif tentang karyawan yang dinilai. Dalam pernyataan tersebut terdapat berbagai faktor seperti kemampuan belajar dan prestasi kerja.
Forced Choice Method
Prinsip Sistem penilaian ini menggunakan penilaian dengan skala lima butir yaitu berkinerja tinggi, berkinerja rata-rata tinggi, berkinerja rata-rata, berkinerja rata-rata rendah, dan berkinerja rendah
Kelemahan Tidak realistik mendorong pimpinan untuk mendistribusikan ke lima kelas yang karyawannya hanya empat atau lima. Penilaian hasil tergantung pada ketepatan pilihan awal pimpinan atas nilai-nilai jalan pintas. Kesulitan dalam mendapatkan karyawan yang memandang diri sendiri sebagai orang yang berprestasi tinggi untuk memahami bahwa mendapatkan nilai standar tinggi tidak sama dengan mendapat nilai C pada rapor
Prinsip, kelebihan, dan kelemahan penggunaan Metode Forced Choice Method
Critical Incident Method (CIT)
Teknik insiden kritis (atau CIT) adalah seperangkat prosedur yang digunakan untuk mengumpulkar pengamatan langsung perilaku manusia yang memilikiI signifikansi kritis dan memenuhi kriteria yang ditetapkan metodis. Pengamatan ini kemudian terus melacak sebagai insiden, yang kemudian digunakan untuk memecahkan masalah praktis dan mengembangkan prinsip-prinsip psikologis yang luas.
Sebuah insiden kritis dapat digambarkan sebagai salah satu yang membuat kontribusi yang signifikan baik secara positif atau negatif, untuk kegiatan atau fenomena. Kejadian penting dapat dikumpulkan dengan berbagai cara, tetapi biasanya responden diminta untuk menceritakan kisah tentang sebuah pengalaman yang mereka miliki.
memecahkan akar penyebab situasi dan akan menyebabkan tidak ada masalah lebih lanjut.
CIT dapat digunakan dalam berbagai bidang. Secara umum hal ini sangat berguna dalam tahap awal pengembangan tugas skala besar dan analisis kegiatan dalam proyek yang ada. Hal ini terutama disebabkan kemampuan metode untuk cepat memisahkan area masalah utama yang berada dalam suatu sistem. Dalam kesehatan, CIT digunakan dalam situasi di mana pemeriksaan langsung staf klinis dan peneliti dapat membantu mereka lebih memahami peran mereka dan membantu mereka memecahkan masalah praktis. CIT memungkinkan staf klinis untuk lebih memahami peran mereka dalam pengaturan klinis.
Keuntungan lain adalah bahwa hal itu membantu mereka mendapatkan pengetahuan lebih baik tentang interaksi mereka dengan pasien dan dokter lainnya. Hal ini juga membantu staf klinis lebih memahami praktik mereka dari berbagai peran (misalnya dokter, perawat, pendidik klinis, informatika perawat, dosen). Dalam penelitian kesehatan, CIT dapat menjadi sumber yang baik dalam mengidentifikasi pengalaman pasien dalam pengaturan kesehatan, menjelajahi dimensi interaksi pasien-penyedia, dan menentukan tanggapan pasien terhadap penyakit dan perawatan.
Critical Incident Method
Prinsip Metode ini digunakan untuk melengkapi metode lainnya.
Kelebihan Menyajkan fakta-fakta yang spesifik untuk menjelaskan penilaian, bermanfaat untuk mengidentifikasi kinerja karyawan untuk perbaikan kemerosotan.
Kelemahan Sulit untuk menilai atau menyusun peringkat karyawan yang berhubungan dengan satu sama lain.
Prinsip, kelebihan, dan kelemahan penggunaan Metode Critical Incident Method
wawancara, di mana informan didorong untuk berbicara tentang insiden organisasi yang tidak biasa bukan menjawab pertanyaan langsung. Menggunakan CIT menekankan pada dimasukkannya pendapat umum tentang manajemen dan prosedur kerja, tetapi sebaliknya, berfokus pada insiden tertentu.
Metode Catatan Prestasi
Metode selanjutnya adalah metode yan berhubungan dengan metode peristiwa kritis dengan catatan penyempurnaan misalnya penampilan, kemampuan berbicara, dan kepemimpinan.
Metode Catatan Prestasi
Prinsip Metode ini digunakan untuk menghasilkan detail laporan tahunan tentang kontribusi karyawan.
Kelebihan Digunakan untuk pengambilan keputusan untuk promosi serta memberikan masukan tentang hasil kerja yang akan datang.
Kelemahan Metode ini hanya memberikan sesuatu yang baik saja terhadap apa yang dilakukan karyawan.
Prinsip, kelebihan, dan kelemahan penggunaan Metode Catatan Prestasi
MATERI ELEMEN KOMPETENSI 2
MELAKSANAKAN SUPERVISI
KRITERIA UNJUK KERJA
2.1. Pelaksanaan tugas-tugas staf diawasi
2.2. Kesalahan-kesalahan staf dalam menjalankan tugas diidentifikasi 2.3. Arahan atau bimbingan kepada staf diberikan
Proses supervisi dilakukan secara reguler, direncanakan dalam bentuk tatap muka perorangan maupun kelompok di mana kinerja didiskusikan bersama dalam tahap-tahap yang sistematis. Supervisi kelompok dapat digunakan sebagai suplemen supervisi individu yang memang harus selalu dilakukan. Tujuan dari diskusi adalah memberikan kesempatan diskusi terbuka untuk mengevaluasi diri supervisee dalam proses bekerja dan mengembangkan diri.
Berlaku pada semua model supervisi, supervisi yang efektif secara umum mencakup:
Hal-hal di atas juga mencakup pekerjaan supervisee, pekerjaan grup, dan kegiatan lain yang berkaitan, semisal kehadiran individu dalam kegiatan grup.
Format sesi supervisi dalam berupa dalam ragam bentuk bergantung kepada model dan kebutuhan spesifik organisasi, namun secara umum, sesi-sesi supervisi dapat dilakukan dalam empat tahapan berikut:
Cakupan
Supervisi Evaluasi tugas supervisee yang sedang berlangsung Pendelegasian tugas kepada seluruh anggota tim
Sangatlah penting untuk melakukan proses supervisi yang secara reguler terjadwal, namun pertemuan-pertemuan informal pun tetap perlu dilakukan, interaksi harian memungkinakan terjadinya supervisi informal. Kadang juga perlu
dilakuakan di luar jadwal karena bersifat darurat (ad hoc supervision). Sebagai
contoh, para supervisee membutuhkan dukungan tambahan pada situasi yang kompleks. Seorang supervisor harus peka pada kebutuhan yang seperti ini, dan para supervisee harus cukup berani dan percaya diri intuk mengejukan kebutuhan bantuan ekstra karena kondisi yang tidak biasa di luar sesi supervisi yang telah dijadwalkan, ini akan membuat mereka mendapatkan apa yang mereka butuhkan. Perlu diingat, bahwa walaupun bersifat informal atau darurat, rekaman proses supervisi tetaplah perlu dilakukan yang kemudian dibawa ke dalam sesi supervisi reguler untuk dicatat secara formal.
Simpulan dan Tindak Lanjut
Sepakati tindak lanjut Sempurnakandan distribusikan catatan/rekaman pertemuan Sepakati evaluasi lanjutan
Penyelesaian Masalah
Identifikasi area
masalah penyelesaian masalahEksplorasi ide-ide Kembangkan alternatif Ukur konsekuensi
Pencarian dan Pertukaran Informasi
Minta update Konfirmasi siapa saja yang terlibat Ajukan pertanyaan terbuka Minta supervisee untuk menyimpulkan
Rekapitulasi diskusi sebelumnya
Ekspolarasi kegiatan sebelumnya dan lakukan
Apa prinsip-prinsip supervisi yang efektif?
Baik pada supervisi individu, tersegmentasi, grup, maupun profesional, sipervisi yang efektif hendaknya mengacu kepada prinsip-prinsip berikut:
MATERI ELEMEN KOMPETENSI 3
MELAKUKAN PENILAIAN
KRITERIA UNJUK KERJA
3.1.
Format dan dokumen penilaian kinerja staf disiapkan3.2. Penilaian kinerja dilakukan sesuai dengan aturan organisasi dan atribut
3.3. Penilaian yang ditetapkan
3.4. Hasil penilaian kinerja dikomunikasikan kepada staf dan didokumentasikan
URAIAN MATERI ELEMEN KOMPETENSI 3
Prinsip Supervisi Efektif
Supervisi harus ditempatkan sebagai faktor sentral yang menentukan kualitas keluaran dari organisasi.
Supervisi harus mempromosikan dan membuktikan praktik yang dapat dipertanggungjawabkan.
Supervisi harus menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas.
MELAKUKAN KOMUNIKASI BISNIS
YANG EFEKTIF
KODE:
M.692000.004.02
Objektif:
Unit ini mencakup kompetensi berkaitan dengan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja yang dibutuhkan untuk berkomunikasi bisnis secara efektif di dalam organisasi dengan menggunakan bahasa lisan maupun tulis. Berikut ini elemen kompetensi KUK 18, yaitu:
1. Mempersiapkan komunikasi bisnis 2. Membuat pesan bisnis
3. Melaksanakan komunikasi bisnis profesional
MATERI ELEMEN KOMPETENSI 1
MEMPERSIAPKAN KOMUNIKASI BISNIS
KRITERIA UNJUK KERJA
1.1 Penerima pesan dalam proses komunikasi diidentifikasi 1.2 Objektif-objektif dari penerima pesan diidentifikasi
1.3 Kebutuhan-kebutuhan informasi penerima pesan diidentifikasi 1.4 Media, waktu, dan tempat komunikasi diidentifikasi
URAIAN MATERI ELEMEN KOMPETENSI 1
Dalam kehidupan sehari-hari, setiap orang tidak dapat dilepaskan dari dunia komunikasi, mulai dari nbangun tidur hingga akan tidur kembali. Sebelum berangkat kerja atau sekolah, berbagai kegiatan komunikasi mereka lakukan, seperti mendengarkan radio atau musik dalam format CD (Compact Disc) atau
DVD (Digital Versatile Disc), menonton acara televisi, membaca koran, tabloid, atau majalah, atau bercengkerama dengan anggota keluarga.
Kegiatan komurikasi yang dilakukan dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada baik media komunikasi nonelektronik/konvensional maupun media komunikasi elektronik. Media komunikasi nonelektronik antara lain adalah penggunaan bahasa lisan, bahasa isyarat/bahasa tubuh, dan aneka media komunikasi yang menggunakan kertas (aneka macam surat menyurat, surat kabar, majalah, dan tabloid, Sedangkan media komunikasi elektronik antara lain adalah media audio-visual (televisi), interkom, Internet (situs Web dan e-mail electronic mail), teleconference, video conference, telepon biasa (fixed line), dan telepon genggam/seluler (handphone).
Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menengah, maupun besar, orang-orang yang berkecimpung di dalamnya (oara pelaku bisnis) tidak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu, bagi mereka komunikasi merupakan faktor yang sangat penting demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik yang konvensional maupun yang elektronik sebagai sarana penyampaian pesan-pesan bisnis.
Sebagai awal bahasan, dalam bab ini akan dibahas dasar-dasar komunikasi bisnis yang mencakup pengertian komunikasi bisnis, komunikasi verbal dan nonverbal,
proses komunikasi, sebab-sebab timbulnya kesalahpahaman dalam komunikasi, dan cara-cara memperbaiki atau meningkatkan komunikasi
Pengertian Komunikasi Bisnis
Sebelum membahas bentuk dasar komunikasi, terlebih dahulu kita perlu memahami apa yang dimaksud dengan komunikasi dan komunikasi bisnis.
Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communications: Principles and Methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan.
Pada umumnya, pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal.
Di dalam dunia praktis, Anda juga mengenal komunikasi antarpribadi
(interpersonal communications) dan komunikasi lintas budaya
(intercultuaral/cross-cultural communications), selain komunikasi bisnis (business communication). Komunikasi bisnis, komunikasi antarpribadi maupun komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang masing-masing memiliki karakter yang berbeda dari yang lainnya.
sejawat, atau antarkaryawan, untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi yang terjalin cenderung lebih santai, akrab, dan tidak kaku. Tidak menjadi masalah apabila digunakan bahasa daerah, bahasa gaul, bahasa prokem, bahasa tubuh, atau bahasa gado-gado alias bahasa campuran. Yang terpenting dalam komunikasi antarpribadi tersebut adalah bahwa, penyampaian pesan-pesan tersebut dapat dipahami dengan baik oleh pihak lain. Di samping itu, pokok bahasan atau topik bahasannya juga sangat variatif.
Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan geografis tempat tinggal. Komunikasi dapat terjadi pada tingkat antardaerah, antarwilayah, maupun antarnegara.
Bagaimana dengan kornunikasi bisnis? Secara sederhana dapat dikemukakan
bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang diguna
kan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu
Dalam dunia bisnis, seorang komunikator yang baik di samping harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik (tentu saja), juga harus mampu menggunakan berbagai macam alat atau media komunikasi yang ada untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif dan efisien, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai
gerakan-gerakan isyarat ataupun bahasa tubuh untuk memperkuat penyampaian pesan-pesan bisnis.
Bentuk Dasar Komunikasi
Pada dasarnya, ada dua bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam dalam bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing dapat
dijelaskansecara singkat sebagai berikut
Komunikasi Verbal
Apa yang dimaksud dengan komunikasi verbal (verbal communications)? Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral). Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesanbisnis dapat tercapai dengan baik.
Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya:
Membuat dan mengirim surat pengantar barang ke suatu perusahaan
Membuat dan mengirim surat teguran atau peringatan kepada nasabah
yang menunggak pembayarannya
Membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada pihak lain.
Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.
Membuat dan mengirim surt pemesanan barang (order) kepada pihak
lain
Membuat dan mengirim surat pengaduan kepada pihak lain
Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.
Membuat dan mengirim surat penolakan kerja
Membuat dan mengirim surat penerimaan kerja.
Membuat dan mengirim surat pemberitahuan ke media massa.
Membuat dan mengirim surat pengumuman ke media massa.
Membuat dan mengirim informasi lowongan kerja ke media massa.
Membuat dan mengirim surat ucapan terima kasih kepada mitra kerja
bisnis suatu perusahaan
Membuat dan mengirim surat ucapan berduka cita/belasungkawa
kepada mitra kerja bisnis suatu perusahaan.
Membuat dan mengirim surat penuntutan kepada mitra bisnis suatu
perusahaan.
Membuat dan mengirim surat edaran ke media massa.
Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi
tentang produk-produk baru.
Berdiskusi dalam suatu kerja tim (teamwork)
Melakukan wawancara kerja dengan pelamar kerja di suatu
perusahaan.
Mengadakan pengarahan (briefing) untuk staf karyawan dalam suatu
perusahaan
Melakukan negosiasi dengan pelaku bisnis lain
Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer
operasional/lini bawah.
Melakukan presentasi proposal tentang pengembangan perusahaan di
hadapan tim penguji.
Melakukan konferensi jarak jauh melalui komputer (teleconfevence)
dengan perusahaan/pihak lain.
Melakukan chatting dengan teman sejawat di Internet.
abstraksi, seseorang tidak dapat menggunakan ekspresi wajah atau bahasa tubuh untuk menerangkannya. Sebaliknya, dia harus menggunakan bahasa verbal, dengan menyusun kata-kata ke dalam suatu pola yang memiliki arti atau makna dalam bentuk tertulis atau lisar.
Melalui komunikasi secara lisan atau tertulis, diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Penyampaian suatu pesan secara lisan maupun tertulis memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang dikatakan dengan baik dan benar.
Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan bisnis, seseorang dapat menggunakan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.
Berbicara dan Menulis
Pada umumnya, untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara (speaking) daripada menulis (writing) suatu pesan. Alasannya, komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis (efisien), dan cepat dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis. Pada umumnya bagi para pelaku bisnis, penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis relatif lebih jarang dilakukan. Meskipun demikian, bukan berarti bahwa komunikasi secara tertulis tidak penting, mengingat tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan.
Pesan yang sangat penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan secara tertulis. Adapun bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam dunia bisnis antara lain meliputi surat (macam-macam surat bisnis), memo, dan laporan.
Mendengar dan Membaca
daripada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut, mereka memerlukan keterampilan mendengarkan (listening) dan membaca (reading) yang baik.
Sayangnya, kebanyakan orang dalam dunia bisnis memiliki kemampuan mendengarkan yang relatif lemah (kurang baik). Sebagai contoh yang sederhana ketika seseorang mengikuti seminar bisnis, informasi yang dapat diserap dalam benak pikiran peserta mungkin hanya setengah dari yang diucapkan pembicara (itu pun sudah lumayan). Beberapa hari kemudian, pesan yang masih dapat diingat mungkin tinggal seperempatnya. Begitu pula halnya dengan mahasiswa. Tatkala mengikuti kuliah, pada hari pertama mungkin banyak hal yang didapatkan, dipahami dan dimengerti. Namun, pada hari-hari berikutnya materi yang masih dapat diingat, dipahami dan dimengerti sudah semakin banyak berkurang atau terlupakan.
Dalam hal keterampilan membaca, seseorang sering mengalami kesulitan dalam mengambil pesan-pesan penting dari suatu bacaan. Hasil studi yang dilakukan oleh Irwin Ross pada tahun 1986, yang termuat di majalah Fortune Amerika Serikat menunjukkan bahwa kira-kira 38 persen dari orang dewasa mengalami kesulitan memahami iklan di berbagai surat kabar, 14 persen mengalami kesulitan mengisi cek dengan benar, 26 persen mengalami kesulitan dalam penjumlahan dan pengurangan dalam buku cek, dan sekitar 20 persen mengalami kesulitan membaca dengan baik
Meskipun mendengar dan membaca adalah hal yang berbeda, keduanya memerlukan pendekatan serupa. Langkah pertama adalah mencatat informasi. Ini berarti bahwa, seseorang harus memusatkan perhatian pada pembicaraan yang tengah berlangsung atau bahan yang sedang dibacanya.
informasi, seseorang harus dapat memutuskan mana informasi yang penting dan mana yang penting.
Suatu pendekatan yang dapat dilakukan adalah mencari ide pokok (main idea) dan ide-ide pendukung (supporting idea) secara rinci. Jadi, untuk dapat menyerap informasi dengan baik seseorang harus dapat berkonsentrasi pada apa yang sedang dibaca atau didengar. Pekerjaan tersebut tentu saja bukan tugas yang mudah sehingga perlu latihan berulang-ulang dan tidak sekali jadi seperti ketika Harry Potter mengayunkan tongkat sihirnya, bim salabim!
Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal (nonverbal communications). Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal
Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan (dalam bahasa
Jawa disebut (getem-getem)
Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir keras.
Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untuk
menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya
Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melamun
Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan
rasa senang, simpati dan penghormatan
Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati
terhadap orang lain.
Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau
keheranan.
Berbicara dengan mengambil jarak agak menjauh untuk
menunjukkan bahwa lawan bicaranya belum begitu dikenal dengan baik (asing)
Menutup mulut dengan telapak tangan untuk menunjukkan suatu
kebohongan.
Telapak tangan yang terbuka untuk menunjukkan kejujuran.
Tangan mengepal untuk menunjukkan penuh percaya diri.
Gerakan kaki dan tangan secara tidak teratur, bagaikan orang yang
kedinginan, yang menunjukkan bahwa seseorang sedang grogi
Seseorang mengirimkan seuntai bunga kepada teman yang meraih
sukses bisnis untuk menunjukkan rasa simpati dan ucapan selamat atas kesuksesan yang diraih
Asbak di atas meja tamu untuk menunjukkan bahwa tamu
diperbolehkan merokok
Simbol dilarang merokok yang terpasang di ruang tamu untuk
menunjukkan bahwa tamu dilarang merokok.
Ruang tunggu sebuah bank tanpa tempat duduk untuk menunjukkan
bahwa para nasabah akan dilayani dengan cepat tanpa harus menunggu lama.
Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, rindu, maupun berbagai macam perasaan lainnya. Lagi pula secara mendasar komunikasi nonverbal cukup berbeda dengan komunikasi verbal.
dapat melakukan perilaku nonverbal juga sulit dijelaskan. Tidak seorang pun pernah mengajari bagaimana bayi menangis, tersenyum, atau tertawa. Dan tidak seorang pun pernah belajar mengerutkan dahi, manakala jalan pikirannya buntu atau terganggu. Begitu halnya dengan teriakan histeris, manakala seseorang sedang mengalami frustrasi atau stres berat karena tidak mampu menyelesaikan pekerjaan berat tepat
Komunikasi nonverbal juga lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan. Pada umumnya sebelum menyampaikan sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu rencana tenntang apa yang ingin dikatakan. Misalnya, ketika seseorang berkata, "Tolong, bukakan pintu itu”, pada saat itu ia dengan sadar telah mempunyai tujuan. Akan tetapi, ketika berkomunikasi secara nonverbal, ia sering kali melakukannya secara tidak sadar dan kadang kala disertai dengan muatan emosi yang tinggi. Contoh yang paling sederhana adalah ketika seseorang mengerutkan dahi pada saat sedang memikirkan sesuatu, ekspresi wajah yang memerah karena ingin meluapkan kemarahan, mondar-mandir tanpa tujuan yang pasti karena pikiran sedang kacau, menutup pintu dengan keras, menggebrak meja dengan keras, dan sejenisnya. Hal-hal tersebut merupakan sesuatu yang bersifat alami (natural) dan tidak pernah direncanakan sebelumnya. Ekspresi seseorang baik senang dan sedih, merupakan bagian dari komunikasi nonverbal.
Pentingnya Komunikasi Nonverbal
Apa kebaikan atau keunggulan komunikasi nonverbal? Salah satu keunggulan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Secara umum, orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan lebih mudah dikendalikan daripada dengan menggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) atau ekspresi wajah. Hal ini disebabkan oleh sifatnya yang spontan. Ketika mendengar berita menyenangkan, ekspresi wajah seseorang nampak cerah ceria, bak tanpa beban. Namun, bila seseorang mendengar berita yang kurang menyenangkan yang menyangkut diri sendiri, keluarga, atau teman karib, maka dengan cepat ekspresi wajahnya akan mudah berubah menjadi murung, lesu, lemah, tidak bergairah seolah-olah hampa dunia ini.
Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih percaya pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat nonverbal ketimbang pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal. Seseorang dapat saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal (seperti tertulis). Namun, ia tidak dapat sepenuhnya menutupi apa yang sedang terjadi pada dirinya karena hal itu tercermin dalam ekspresi wajahnya. Manakala wajah seseorang murung atau cemberut, dapat diduga bahwa ia sedang menghadapi suatu masalah mungkin masałah pribadi, keluarga, atau masalah bisnis di kantornya.
makanan atau minuman. Contoh lain, ketika berusaha memanggil temannya yang sedang asyik mengobrol di suatu tempat yang agak jauh seseorang dapat menggunakan isyarat nonverbal seperti bertepuk tangan sambil melambaikan.
Cukup banyak contoh bentuk komunikasi nonverbal baik yang ada dalam kehidupan sehari-hari maupun dalam dunia bisnis. Coba Anda kembangkan contoh-contoh yang lain!
Tujuan Komunikasi Nonverbal
Meskipun dapat berdiri sendiri, komunikasi nonverbal sering kali berkaitan erat dengan ucapan (lisan). Ini berarti sering terjadi penggabungan antara komunikasi verbal dan nonverbal dalam suatu situasi. Kata-kata yang disampaikan dalam suatu percakapan hanya membawa sebagian dari suatu pesan, sedangkan bagian yang lain, disampaikan melalui sinyal-sinyal nonverbal. Coba amati acara-acara berita di berbagai stasiun televisi. Dalam acara tersebut, dengan mudah dapat dijumpai kombinasi komunikasi verbal dan nonverbal.
Apa sebenarnya tujuan komunikasi nonverbal? Menurut Thil dan Bovee dalam in Business Communications, komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan, yaitu:
Memberikan informasi.
Mengatur alur suatu percakapan
Mengekspresikan emosi
Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan
verbal
Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya memberi contoh cara
mengayunkan tongkat golf yang baik dan benar
dengan bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara, dan penampilan, maka seseorang akan dapat melakukan komunikasi dengan baik. Dengan kata lain, seorang manajer (pemimpin) dalam suatu organisasi bisnis juga harus dapat menjadi seorang komunikator yang baik. la harus tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada para bawahannya, kapan suatu pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan.
Lebih lanjut, jika dapat belajar membaca pesan-pesan nonverbal yang di sampaikan orang lain, seseorang akan dapat menafsirkan maksud dan sikap mereka secara lebih akurat dan lebih tepat. Ketika berhadapan dengan para karyawan, klien, atau pelanggan, perhatikanlah secara seksama apa dan bagaimana pesan-pesan yang mereka sampaikan. Apabila karyawan menunjukkan gejala-gejala kurang atau menurun semangat kerjanya, sering melakukan mogok kerja, dan prestasi kerja menurun, seorang manajer harus tanggap dan segera mengambil langkah-langkah penanggulangan. Contoh-contoh tersebut menunjukkan bahwa sangat penting bagi seorang pemimpin dalam level apapun untuk peka atau tanggap terhadap sikap atau perilaku yang ditunjukkan oleh bawahannya.
Kelambanan dalam penanganan masalah yang dihadapi oleh bawahannya, sama halnya dengan menumpuk masalah, yang pada akhirnya dapat meledak di kemudian hari. Akumulasi permasalahan hendaknya dihindari dan diatasi dengan melakukan komunikasi yang baik kepada bawahan. Salah satu bentuk komunikasi yang baik dengan bawahan adalah mendengarkan dengan baik apa permasalahan nya dan selanjutnya mencari solusinya. Sekali lagi, jangan menumpuk masalah!
Proses Komunikasi
Perhatikanlah seseorang yang sedang berbicara, menulis, mendengarkan, atau membaca, kegiatan komunikasi yang mereka lakukan terdiri dari lebih dari satu tindakan. Sebagai suatu proses, komunikasi mempunyai persamaan dengan bagaimana seseorang mengekspresikan perasaan, hal-hal yang berlawanan (kontra-diktif), yang sama (selaras, serasi), serta meliputi proses menulis, mendengarkan, dan mempertukarkan informasi.
Menurut Bovee dan Thill dalam buku Business Communication Today, 6e, proses komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu:
Tahap Pertama: Pengirim Mempunyai Suatu I
