MAKALAH
PENTINGNYA KOMUNIKASI BISNIS BAGI SEKRETARIS
Tugas Mata Kuliah Bahasa Indonesia Pembina: Setyawan Pujiono, M.Pd.
Oleh
Tikwi Dwi Rahayu Saputriyani (14811134020)
PROGRAM STUDI D3 ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS EKONOMI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Melihat berkembang pesatnya perusahaan asing di Indonesia memberikan peluang yang sangat besar bagi seorang sekretaris. Karena sekretaris merupakan pegawai yang wajib dimiliki oleh sebuah perusahaan, sekretaris membantu memudahkan pekerjaan direktur atau pemimpin perusahaan serta mengurus segala urusan yang berhubungan dengan pekerjaan pimpinan. Maka tak heran jika saat ini banyak sekali yang mendambakan dan berlomba-lomba mendaftarkan diri untuk menjadi seorang sekretaris, menyebabkan banyak sekali saingan yang ada saat ini baik dari dalam negeri maupun dari luar negeri. Sehingga agar dapat lolos dalam seleksi tersebut seorang yang ingin menjadi sekretaris harus memiliki kualitas dan kemampuan yang lebih dari sekretaris lain. Salah satu kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah komunikasi yang baik, lebih tepatnya adalah komunikasi bisnis untuk memajukan perusahaan, membangun hubungan kerjasama dengan reka bisnis dan memenangkan tender yang ada. Maka dari itu dalam mengatasi masalah tersebut saya membuat makalah ini, yang isinya menjelaskan lebih detail mengenai apa itu komunikasi bisnis.
B. Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud dengan komunikasi bisnis? 2. Apakah hubungan komunikasi bisnis dengan sekretaris? 3. Bagaimana meningkatkan kemampuan komunikasi bisnis?
C. Tujuan
1. Memberikan pemahaman apa itu komunikasi bisnis bagi sekretaris.
2. Menjelaskan mengenai hubungan komunikasi bisnis bagi seorang sekretaris dalam perusahaan.
BAB II PEMBAHASAN
A. Komunikasi Bisnis
Dalam pekerjaannya seorang sekretaris pasti tidak dapat lepas dari kegiatan komunikasi, seperti halnya dalam penyampaian tugas, hasil pekerjaannya kepada pimpinan, penyampaian presentasi pada saat rapat, bahkan pada saat menjalin kerjasama bisnis dengan client. Oleh karena itu, komunikasi merupakan faktor yang sangat penting bagi seorang sekretaris dalam pencapaian tujuan suatu perusahaan.
Sebelum membahas apa itu komunikasi bisnis, terlebih dahulu saya akan membahas apa yang di maksud dengan komunikasi itu sendiri. Menurut Himtreet dan Wayne (dalam Purwanto, 2003:3), “Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan”. Komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih dengan menggunakan cara-cara komunikasi yang biasa dilakukan oleh seorang seperti melalui lisan, tertulis, maupun sinyal-sinyal.
Komunikasi ada beberapa macam jenis antara lain seperti komunikasi antarpribadi (interpersonal comunication) merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai dalam kehidupan sehari-hari antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi lintas budaya (intercultural cross-cultural communication) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda. Sedangkan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakann dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal, maupun komunikasi nonverbal. (Purwanto, 2003:4).
manusia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Dengan menggunakan komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang lain, baik rasa senang, benci, rindu dan berbagai macam perasaan lainnya.
Dalam berkomunikasi juga memerlukan sebuah proses. Proses komunikasi Menurut Courtland L. Bovee dan John V. Thil (dalam Purwanto, 2003:11), proses komunikasi (communication process) terdiri atas 6 tahap, yaitu:
Tahap pertama: Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
Sebelum seseorang sekretaris menyampaikan pesan kepada pihak lain, maka seorang sekretaris harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain atau audien. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang ada di lingkungan sekitar. Seorang komunikator yang baik harus dapat menyaring dan memusatkan perhatian pada hal-hal yang penting atau relevan, Dalam dunia komunikasi, proses tersebut dikenal sebagai abstraksi (abstraction).
Tahap kedua: pengirim merubah ide menjadi suatu pesan
Dalam prosesnya tidak semua ide yang dikemukakan dapat diterima atau dimengerti sepenuhnya oleh pendengar. Agar ide dapat diterima dan dimengerti sepenuhnya oleh pendengar , sekretaris harus memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud atau tujuan yang hendak di capai, audien, gaya personal, dan latar belakang budaya.
Tahap tiga: pengirim menyampaikan pesan
Setelah ide-ide diubah ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada penerima pesan atau audiens. Rantai saluran komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan relatif pendek, namun ada juga yang cukup panjang. Panjang-pendeknya rantai saluran komunikasi yang digunakan berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian pesan. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu memperhatikan jenis atau sifat pesan yang akan di sampaikan.
Tahap ke empat:Penerima menerima pesan
Komunikasi akan terjadi apabila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima pesan tersebut.
Tahap kelima: penerima menafsirkan pesan
Setelah penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat menafsirkan pesan. Dalam penyampaian suatu pesan seorang sekretaris harus mudah dimengerti dan tersimpan dalam benak pikiran si penerima pesan.
Tahap ke enam: penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik ke pengirim.
Biasanya dalam penyampaian umpan balik seseorang akan memberi tanggapan dengan cara tertentu dan memberi sinyal terhadap pengirim pesan. Umpan balik memegang peranan penting dalam proses komunikasi, karena ia memberi kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Selain itu, umpan balik dapat menunjukan adanya Faktor-faktor penghambat komunikasi, misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata, dan perbedaan reaksi secara emosional. Proses komunikasi tersebut dapat dikatakan lancar apabila di kedua belah pihak memahami apa pesan yang di peroleh.
B. Hubungan komunikasi bisnis dengan sekretaris
Sebelum kita membahas lebih rinci apa hubungan sekretaris dengan komunikasi bisnis, terlebih dahulu kita pahami apa peranan sekretaris dalam sebuah perusahaan.
Menurut Nuraeni (2008:21), sekretaris dalam kantor memiliki beberapa peranan umum antara lain:
1. Sekretaris sebagai duta
Sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, baik dalam berhubungan dengan pegawai lain maupun dalam berhubungan dengan rekan bisnis yang berhubungan dengan kepentingan kantor
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, disini sikap bicara dan bahasa tubuh sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda – beda
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan
Maksudnya sekretaris sebagai ibu rumah tangga disini yaitu seorang sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya.
4. Sekretaris sebagai humas
Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa seorang sekretaris memiliki peranan yang sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan, diperlukan adanya suatu proses komunikasi yang dapat mentransfer pesan-pesan dari sekretaris kepada rekan bisnis, pegawai lain, serta kepada pimpinan. Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting, (1) komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi; (2) komunikasi membantu menghubungkan seorang sekretaris dengan pegawai lain, pimpinan serta client perusahaan.
Beberapa macam bentuk komunikasi verbal yang di gunakan sekretaris dalam dunia bisnis antara lain yaitu: berbicara dan menulis, pada umumnya dalam mengirim pesan-pesan bisnis, seorang sekretaris senang berbicara (speaking) daripada menulis (writing) suatu pesan. Alasannya, komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis (eficient), dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada umumnya, bagi para pelaku bisnis khususnya seorang sekretaris, penyampaian pesan-pesan bisnis dengan tulisan relatif jarang di gunakan atau jarang dilakukan. Bukan berarti komunikasi lewat tulisan tidak penting, masih ada beberapa bentuk komunikasi tertulis yang digunakan dalam komunikasi bisnis antara lain mencangkup surat (macam-macam surat bisnis), memo dan laporan. Mendengar dan membaca, perlu di ingat bahwa komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang terjadi dua arah. Maka dalam hal ini penting juga memiliki ketrampilan mendengarkan dan membaca bagi seorang sekretaris. Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mencatat informasi informasi yang berarti bahwa seorang sekretaris harus memusatkan perhatiannya pembicaraan yang tengah berlangsung. Setelah dapat menangkap inti pembicaraan, langkah selanjutnya adalah menafsirkan dan menilai informasi. Langkah ini adalah bagian terpenting dalam dari proses mendengar.
C. Meningkatkan ketrampilan komunikasi bisnis
Kemampuan seorang sekretaris untuk memahami apa yang sedang terjadi pasti berbeda satu sama lain, semua itu tergantung dari kepekaan masing-masing sekretaris. Bila seorang sekretaris mengetahui dinamika komunikasi, pasti ia akan dapat membaca secara akurat apa yang sedang terjadi dalam suatu organisasi. Disamping ketrampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar, dan berbicara, sangat penting dan diutamakan bagi seorang sekretaris. Ketrampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan sekretaris itu dalam suatu perusahaan.
BAB III PENUTUP
A. Simpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, sebagai pembantu pimpinan dalam mendapatkan tander atau client. Sehingga Kemampuan dan keterampilan komunikasi harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris. Seorang sekretaris juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.
B. Saran
DAFTAR PUSTAKA
Lewis, Richard D. 2004. Komunikasi Bisnis Lintas Budaya. Bandung: PT Remaja Rosdakarya
Mulyana, Deddy. 2000. Ilmu Komunikasi. Bandung: PT Remaja Rodakarya
Purwanto, Djoko. 2003. Komunikai Binis. Jakarta: Erlangga.
Rosidah dan Ambar Teguh Sulistitiyani. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional & Kantor Yang Efektif. Yogyakarta: Gava Media
