Membuat Data Baris

Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat data baris: a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan |

Daftar Baris;

96

b) klik tombol Baris Baru;

c) masukkan informasi pada kolom isian sebagai berikut :

 nama gedung : gedung A;

 nama lantai : lantai 1;

 nama ruang : ruang 1;

 nama rak : rak 1;

 kode baris : BR1;

 nama baris : baris 1;

 kapasitas : 6 kolom;

 keterangan : baris dengan 6 kolom;

d) untuk menyimpan data, klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru, setelah proses penyimpanan selesai, akan kembali pada halaman Daftar Baris Penyimpanan;

2) Mengubah dan menggandakan Data Baris

Berikut merupakan langkah-langkah untuk mengubah data baris: a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar

Baris;

b) untuk mengubah data baris, klik tombol pada kolom ubah, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data baris yang dipilih pada tampilan jendela baris;

c) ubah informasi pada kolom isian sebagai berikut:

 nama gedung: gedung A;

 nama lantai : lantai 1;

 nama ruang : ruang 1;

 nama rak : rak 1;

 kode baris : BR1;

 nama baris : baris 1;

 kapasitas : 8 Kolom;

 keterangan : baris dengan 8 kolom; d) untuk Simpan data, klik tombol simpan;

e) untuk menggandakan data, klik tombol pada kolom gandakan secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data baris yang dipilih pada tampilan jendela baris;

98

f) jika akan diubah, Ubah informasi pada kolom isian sebagai berikut:

 nama gedung: gedung B;

 nama lantai : lantai 1;

 nama ruang : ruang 1;

 nama rak : rak 1;

 kode baris : BR1;

 nama baris : baris 1;

 kapasitas : 6 Kolom;

 keterangan : baris dengan 6 kolom;

g) untuk simpan klik tombol simpan atau klik tombol Simpan dan Baru;

3) Menghapus Data Baris

Berikut merupakan langkah-langkah untuk menghapus Data Baris :

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar Baris;

b) untuk menghapus data baris, klik tombol Hapus Baris;

c) klik pada salah satu data baris yang akan dihapus, muncul konfirmasi hapus;

d) klik tombol OK untuk menghapus, klik Cancel untuk membatalkan penghapusan;

4) Pencarian Data Baris

Berikut merupakan langkah-langkah untuk menghapus Data Baris :

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar Baris;

b) klik tombol Filter;

100

c) ketik nama baris : Baris 1;

d) klik tombol Gunakan Filter. Klik tombol kosongkan data untuk membersihkan nama baris;

f. Kolom

1) Membuat Data Kolom

Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat data kolom :

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar Kolom;

b) klik tombol Kolom baru;

c) masukkan informasi pada kolom isian sebagai berikut :

 nama gedung : gedung B;

 nama lantai : lantai 1;

 nama ruang : ruang 1;

 nama rak : rak 1;

 nama baris : raris 1;

 kode kolom : KL1;

 nama kolom : kolom 1;

 kapasitas : 4 Boks;

 keterangan : kolom dengan 4 boks;

d) untuk menyimpan data, klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

2) Mengubah dan menggandakan Data Kolom

Berikut merupakan langkah-langkah untuk mengubah data kolom:

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Penyimpanan | Daftar kolom penyimpanan;

b) untuk mengubah data kolom, klik tombol pada kolom Ubah , secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

102

c) ubah Informasi pada kolom isian sebagai berikut:

 nama gedung: gedung B;

 nama lantai : lantai 1;

 nama ruang : ruang 1;

 nama rak : rak 1;

 nama baris : baris 1;

 kode kolom : KL1;

 nama kolom : kolom 1;

 kapasitas : 6 Boks;

 keterangan : kolom dengan 6 boks; d) untuk Simpan data, klik tombol Simpan;

e) untuk menggandakan data, klik tombol pada kolom gandakan, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

f) jika ada yang diubah, ubah Informasi pada kolom isian sebagai berikut :

 nama gedung: gedung A;

 nama lantai : lantai 1;

 nama ruang : ruang 1;

 nama rak : rak 1;

 nama baris : baris 1;

 kode kolom : KL1;

 nama kolom : kolom 1;

 kapasitas : 6 Boks;

 keterangan : kolom dengan 6 boks; g) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru; 3) Menghapus Data Kolom

Berikut merupakan langkah-langkah untuk menghapus data kolom:

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Penyimpanan | Daftar Kolom Penyimpanan;

b) untuk menghapus data kolom, pilih data yang akan dihapus;

104

c) klik tombol Hapus Kolom, muncul konfirmasi hapus;

d) klik tombol OK untuk menghapus kolom, klik tombol Cancel untuk membatalkan;

4) Pencarian Data Kolom

Berikut merupakan langkah-langkah untuk menghapus data kolom:

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Penyimpanan | Daftar Kolom Penyimpanan;

b) untuk Pencarian data kolom, klik tombol Filter;

c) masukkan nama kolom : Kolom 1;

d) kemudian klik nama kolom dan klik tombol Gunakan Filter;

g. Boks

1) Membuat Data Boks

Adapun langkah-langkah untuk membuat data boks adalah sebagai berikut:

a) buka menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar Boks;

106

b) klik tombol Boks Baru;

c) isikan informasi berikut:

 nama gedung: gedung A;

 nama lantai : lantai 1;

 nama ruang : ruang 1;

 nama rak : rak 1;

 nama baris : baris 1;

 nama kolom : kolom 1;

 kode boks : BK1;

 nama boks : boks 1;

 keterangan : boks 1;

d) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

2) Mengubah dan menggandakan Data Boks

Berikut merupakan langkah-langkah untuk mengubah data Boks: a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar

Kolom;

b) untuk mengubah data Boks klik tombol pada kolom Ubah , secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela Boks;

c) ubah Informasi pada kolom isian sebagai berikut:

 nama gedung: gedung A;

 nama lantai : lantai 1;

 nama ruang : ruang 1;

 nama rak : rak 1;

 nama baris : baris 1;

 nama kolom : kolom 2;

 kode boks : BK1;

 nama boks : boks 1;

 keterangan : boks 1;

d) untuk Simpan data, klik tombol simpan;

e) untuk menggandakan data, klik tombol pada kolom gandakan, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

108

f) jika ada yang diubah, ubah Informasi pada kolom isian sebagai berikut:

 nama gedung: gedung B;

 nama lantai : lantai 1;

 nama ruang : ruang 1;

 nama rak : rak 1;

 nama baris : baris 1;

 nama kolom : kolom 2;

 kode boks : BK1;

 nama boks : boks 1;

 keterangan : boks 1;

g) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru; 3) Menghapus Data Boks

Berikut merupakan langkah-langkah untuk menghapus data Boks:

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar Boks; b) untuk menghapus data boks, pilih data yang akan

dihapus;

c) klik tombol Hapus Boks, muncul konfirmasi hapus;

d) klik tombol OK untuk menghapus boks, klik tombol Cancel untuk membatalkan

4) Pencarian Data Boks

Berikut merupakan langkah-langkah untuk menghapus data kolom:

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar Boks;

b) untuk Pencarian data boks, klik tombol Filter;

110

c) masukkan nama boks : boks 1;

d) klik Nama Boks dan klik tombol Gunakan Filter;

3. Naskah Dinas

a. Informasi Naskah Dinas Masuk

1) Membuat Informasi Naskah Dinas Masuk

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Naskah Dinas Masuk | Informasi Naskah Dinas Masuk;

b) klik tombol Naskah Dinas Masuk Baru;

c) isikan informasi berikut:

 pejabat/naskah :

 jenis naskah : jika belum ada klik tombol Tambah Baru

 pengirim : jika belum ada klik tombol Tambah Baru

 nomor naskah dinas :

 perihal/tentang :  tanggal masuk :  tanggal naskah :  pukul :  penerima :  jumlah halaman :  klasifikasi arsip :

 retensi naskah dinas :

 naskah dinas :

 diterima via :

 lampiran :

 keterangan : informasi naskah dinas masuk;

d) klik tab tampilan naskah dinas; e) klik tambah Image;

f) simpan ke Folder – klik tombol ...

g) pilih folder kemudian klik tombol Simpan;

112

h) klik tombol Alih Media;

i) klik tombol Upload untuk mengambil file pada komputer;

j) klik Scan untuk mengaktifkan scanner;

k) klik tombol Simpan;

l) klik kembali tab informasi dasar;

m) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

2) Cetak Lembar Disposisi Naskah Dinas Masuk:

a) pada menu utama, klik menu Naskah Dinas | Naskah Dinas Masuk | Informasi Naskah Dinas Masuk;

b) pilih naskah dinas masuk yang akan dicetak lembar disposisinya, kemudian klik tombol Cetak Lembar Disposisi;

c) setelah tercetak secara otomatis naskah dinas tersebut akan berpindah ke lokasi Pencarian Naskah Dinas Masuk;

114

3) Buku Ekspedisi Naskah Dinas Masuk:

a) pada menu utama, klik menu Naskah Dinas | Naskah Dinas Masuk | Informasi Naskah Dinas Masuk;

b) pilih naskah dinas masuk yang akan dicetak buku ekspedisinya, kemudian klik tombol Cetak Lembar Ekspedisi;

c) setelah tercetak secara otomatis naskah dinas tersebut akan berpindah ke lokasi Pencarian Naskah Dinas Masuk;

4) Mengubah Informasi Naskah Dinas Masuk:

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Naskah Dinas Masuk | Informasi Naskah Dinas Masuk;

b) klik tombol pada kolom Ubah, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

c) ubah informasi berikut :

 pejabat/naskah:

 jenis naskah : jika belum ada klik tombol Tambah Baru

 pengirim : jika belum ada klik tombol Tambah Baru  nomor naskah :  perihal/tentang :  tanggal masuk :  tanggal naskah :  pukul :  penerima :  klasifikasi arsip :  jumlah halaman :  retensi surat :  diterima via :  keterangan :

d) klik tab Tampilan Naskah Dinas;

e) pilih nama file kemudian klik tombol Hapus image;

116

f) klik Tambah Image;

g) simpan ke Folder – klik tombol;

h) pilih folder kemudian klik tombol Simpan; i) klik tombol Alih Media;

j) klik tombol Upload untuk mengambil file pada komputer;

k) klik Scan untuk mengaktifkan scanner;

l) klik tombol Simpan; m) klik tab Lacak Naskah; n) klik tombol Tambah Image; o) simpan ke Folder klik tombol;

118

p) pilih folder kemudian klik tombol Simpan;

q) klik tombol Alih Media;

r) klik tombol Upload untuk mengambil file pada komputer;

s) klik Scan untuk mengaktifkan scanner;

t) klik tombol Simpan;

u) klik kembali tab Informasi Dasar;

v) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

4) Hapus Informasi Naskah Dinas Masuk

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Naskah Dinas Masuk |Informasi Naskah Dinas Masuk;

b) pilih data yang akan dihapus kemudian klik tombol Hapus Naskah Dinas Masuk, akan muncul konfirmasi hapus;

120

c) klik OK untuk melanjutkan, klik Cancel untuk membatalkan;

6) Pencarian Naskah Dinas Masuk

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Naskah Dinas Masuk | Pencarian Naskah Dinas Masuk;

b) klik tombol Filter;

c) isikan Nomor Naskah Dinas /Perihal/Pengirim pada kolom yang disediakan;

d) pilih Jenis Tulis dan Status;

e) klik tombol Gunakan Filter untuk mulai pencarian;

f) klik kosongkan data untuk membersihkan nomor naskah dinas;

b. Informasi Naskah Dinas Ke luar

1) Membuat Informasi Naskah Dinas Ke luar

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Naskah Dinas Keluar | Informasi Naskah Dinas Ke luar;

b) klik tombol Naskah Dinas Keluar Baru;

c) pada tab Informasi Dasar, isikan indeks naskah dinas ke luar;

d) Isikan informasi berikut:

 jenis naskah :

 konseptor : jika belum ada klik tombol tambah Baru

 perihal/tentang :

 tanggal ke luar :

 tanggal naskah:

 penerima : jika belum ada klik tombol Tambah Baru.

 jumlah halaman:

 klasifikasi arsip :

 retensi naskah :

 klasifikasi Arsip:

 lokasi simpan – klik tombol disebelah kanan, akan muncul windows pop up untuk memilih lokasi simpan;

122

 No. Referensi : Klik Tombol ... (untuk mencari naskah dinas yang berhubungan);

 Referensi Naskah Dinas : klik tombol ... (untuk) mencari naskah

dinas yang berhubungan);

 Keterangan : informasi naskah dinas masuk;

e) klik tab Tampilan naskah dinas; f) klik Tambah Image;

g) simpan ke Folder – klik tombol;

h) pilih folder kemudian klik tombol simpan; i) klik tombol Alih Media;

j) klik tombol upload untuk mengambil file pada komputer;

124

k) klik scan untuk mengaktifkan scanner;

l) klik tombol Simpan;

m) klik tab lacak naskah dinas;

n) klik tombol Tambah Image; o) simpan ke Folder klik tombol;

q) pilih folder kemudian klik tombol Simpan;

r) klik tombol Alih Media;

s) klik tombol Upload untuk mengambil file pada komputer;

t) klik Scan untuk mengaktifkan scanner;

126

u) klik tombol Simpan;

v) klik kembali tab informasi dasar;

w) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru.

2) Cetak Buku Ekspedisi

a) pada menu utama, klik menu Naskah Dinas | Naskah Dinas Keluar | Informasi Naskah Dinas Keluar;

b) pilih naskah dinas keluar yang akan dicetak buku ekspedisinya, kemudian klik tombol Cetak Buku Ekspedisi;

c) setelah tercetak secara otomatis naskah dinas tersebut akan berpindah ke lokasi Pencarian Naskah Dinas Keluar;

3) Cetak Tanda Terima Naskah Dinas Ke luar

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Naskah Dinas Keluar | Informasi Naskah Dinas Ke luar;

b) pilih surat ke luar yang akan dicetak tanda terimanya, kemudian klik tombol Cetak Tanda Terima;

c) setelah tercetak secara otomatis naskah dinas tersebut akan berpindah ke lokasi Pencarian Naskah Dinas Ke luar;

128

4) Mengubah Informasi Naskah Dinas Ke luar

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Informasi Naskah Dinas Ke luar;

b) klik tombol pada kolom Ubah, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

c) ubah informasi berikut:

 jenis naskah :

 konseptor : jika belum ada klik tombol tambah Baru

 perihal/tentang :

 tanggal keluar :

 tanggal naskah :

 penerima : jika belum ada klik tombol Tambah Baru

 jumlah halaman:

 klasifikasi arsip :

 retensi naskah :

 klasifikasi arsip :

 lokasi simpan – klik tombol disebelah kanan, akan muncul windows pop up untuk memilih lokasi simpan;

 keterangan – keterangan informasi naskah dinas Keluar;

d) klik tab Tampilan Naskah Dinas;

e) pilih nama file kemudian klik tombol Hapus image; f) klik Tambah Image;

g) simpan ke Folder – klik tombol;

h) pilih folder kemudian klik tombol simpan; i) klik tombol Alih Media;

j) klik tombol upload untuk mengambil file pada komputer;

130

k) klik scan untuk mengaktifkan scanner;

l) klik tombol Simpan; m) klik tab lacak naskaht; n) klik tombol Tambah Image; o) simpan ke Folder klik tombol;

p) pilih folder kemudian klik tombol Simpan;

q) klik tombol Alih Media;

r) klik tombol Upload untuk mengambil file pada komputer;

132

s) klik Scan untuk mengaktifkan scanner;

t) klik tombol Simpan;

u) klik kembali tab informasi dasar;

v) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

5) Hapus Informasi Naskah Dinas Ke luar

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Naskah Dinas Ke luar | Informasi Naskah Dinas Masuk;

b) pilih data yang akan dihapus kemudian klik tombol Hapus Naskah Dinas Keluar. Akan muncul konfirmasi hapus;

c) klik OK untuk melanjutkan, klik Cancel untuk membatalkan;

6) Pencarian Naskah Dinas Ke luar

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Naskah Dinas Ke luar | Informasi Naskah Dinas Ke luar; b) klik tombol Filter;

c) isikan nomor naskah dinas kemudian klik tombol Gunakan Filter;

d) klik kosongkan data untuk membersihkan nomor naskah dinas;

7) Pencarian Naskah Dinas Ke luar

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Naskah Dinas Ke luar | Pencarian Naskah Dinas Ke luar; b) klik tombol Filter;

c) isikan nomor naskah dinas kemudian klik Gunakan Filter;

134

d) untuk mengosongkan data klik Kosongkan Data.