PERATURAN KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 25 TAHUN 2010 TENTANG

(1)

PERATURAN KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 25 TAHUN 2010

TENTANG

APLIKASI NASKAH DINAS ELEKTRONIK KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas pokok Kepolisian Negara Republik Indonesia, salah satunya dilakukan melalui penyelenggaraan administrasi umum yang tertib dan lancar dalam bentuk naskah dinas;

b. bahwa dalam mewujudkan naskah dinas yang seragam, konsisten, aman, cepat, tepat, efektif dan efisien, dilakukan dengan memanfaatkan dan menerapkan kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang dituangkan dalam bentuk aplikasi elektronik;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia tentang Aplikasi Naskah Dinas Elektronik Kepolisian Negara Republik Indonesia;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2002 Nomor 2, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4168);

2. Peraturan Presiden Nomor 52 Tahun 2010 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kepolisian Negara Republik Indonesia; 3. Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor

15 Tahun 2007 tentang Naskah Dinas di Lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan: PERATURAN KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA TENTANG APLIKASI NASKAH DINAS ELEKTRONIK KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA.

(2)

BAB I

KETENTUAN UMUM Pasal 1

Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan:

1. Kepolisian Negara Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat Polri adalah alat negara yang berperan dalam memelihara keamanan dan ketertiban masyarakat, menegakkan hukum, serta memberikan perlindungan, pengayoman dan pelayanan kepada masyarakat dalam rangka terpeliharanya keamanan dalam negeri.

2. Naskah Dinas Elektronik adalah surat menyurat yang dilakukan secara elektronik atau terekam dalam multimedia elektronik sebagai sarana komunikasi dan informasi.

3. Aplikasi Naskah Dinas Elektronik yang selanjutnya disingkat ANDE adalah penerapan sistem pengelolaan naskah dinas berbasis elektronik atau teknologi informasi.

4. Server adalah perangkat komputer yang berfungsi sebagai pusat

penyimpanan aplikasi dan data yang digunakan dalam ANDE.

5. Uninterruptible Power Supply (UPS) adalah alat yang digunakan untuk

menyimpan cadangan listrik yang dapat digunakan bilamana listrik dari Perusahaan Listrik Negara (PLN) padam.

6. Terminal kerja (workstation) adalah perangkat komputer yang digunakan oleh operator dalam melakukan pemasukan informasi surat masuk dan pembuatan surat ke luar.

7. Pemindai (scanner) adalah alat yang digunakan untuk mengubah dokumen dari media kertas menjadi media elektronik/digital.

8. Alat cetak (printer) adalah alat yang digunakan untuk mencetak dokumen dari media elektronik menjadi media kertas.

9. Operator adalah pengguna ANDE dalam melaksanakan proses surat masuk dan surat ke luar.

10. Jaringan adalah media yang menghubungkan antara terminal kerja yang satu dengan terminal kerja yang lain atau antara terminal kerja dengan server. 11. Local Area Network (LAN) adalah jaringan yang menghubungkan terminal

kerja yang ada pada satu lokasi atau satuan organisasi.

12. Wide Area Network (WAN) adalah jaringan yang menghubungkan terminal

kerja yang ada pada Kepolisian Daerah dengan terminal kerja atau server yang ada pada Markas Besar Kepolisian Negara Republik Indonesia.

13. Indeks adalah ciri khusus atau tanda pengenal suatu arsip atau naskah dinas yang berupa kata tangkap yang berfungsi sebagai petunjuk untuk mengenali dan memudahkan penemuan kembali arsip/naskah dinas.

14. Template adalah dokumen yang berisikan model-model tampilan yang akan

digunakan pada proses pembuatan dokumen lain.

(3)

₃

15. Basis data (database) adalah sekumpulan file yang saling terkait dan membentuk suatu bangun data, minimal terdiri dari satu file yang cukup untuk dimanipulasi oleh komputer sedemikian rupa.

16. Internet Protocol Address yang selanjutnya disebut IP adalah deretan angka

biner antar 32-bit sampai 128-bit yang dipakai sebagai alamat identifikasi untuk tiap komputer host dalam jaringan Internet.

Pasal 2

Tujuan dari peraturan ini:

a. mewujudkan keseragaman format pembuatan naskah dinas; dan b. mempermudah pemahaman, pengisian, dan pengoperasian ANDE.

Pasal 3

Prinsip-prinsip dalam penyelenggaraan ANDE Polri adalah:

a. ketelitian dalam bentuk, susunan, isi dan bahasa yang digunakan ataupun cara pengetikan;

b. terang dan jelas, yaitu apabila dibaca atau diperbanyak, isi surat tidak menimbulkan keragu-raguan dan tidak menimbulkan tafsiran lain;

c. singkat dan padat, yaitu apa yang dituangkan dalam ANDE Polri mencakup apa yang dikehendaki, dapat dimengerti dengan menggunakan kalimat yang efektif;

d. mantik dan meyakinkan, yaitu menurut urutan yang logis dan sistematis, serta menimbulkan pemahaman bagi penerima dan pembaca;

e. pembakuan, yaitu setiap naskah dinas harus disusun menurut aturan dan bentuk yang telah dibakukan melalui ANDE Polri; dan

f. efisiensi dan efektivitas, yaitu pekerjaan yang terkait dengan naskah dinas dapat dilakukan kolaborasi dimana satu dokumen sekaligus dapat dianalisa dalam waktu yang singkat guna meningkatkan produktivitas kerja.

BAB II

PROSEDUR PENYELENGGARAAN Bagian Kesatu

Bentuk Naskah Dinas Pasal 4

(1) Penyelenggaraan ANDE menggunakan bentuk naskah dinas yang sudah baku dan berlaku di lingkungan Polri.

(2) Bentuk naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. peraturan;

b. keputusan;

(4)

c. instruksi;

d. perintah harian/amanat anggaran; e. surat edaran;

f. surat perintah/surat tugas; g. laporan; h. surat; i. nota dinas; j. surat telegram; k. maklumat; l. pengumuman; m. surat pengantar; n. telaahan staf; dan o. naskah dinas lainnya.

Bagian Kedua Spesifikasi Teknis

Pasal 5

(1) Spesifikasi teknis yang digunakan untuk pengoperasian ANDE meliputi: a. spesifikasi ideal perangkat keras (hardware);

b. perangkat lunak (software);

c. spesifikasi minimum perangkat keras (hardware); dan d. konfigurasi sistem ANDE.

(2) Spesifikasi teknis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilaksanakan secara bertahap sesuai kemampuan satuan organisasi masing-masing.

(3) Spesifikasi teknis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam lampiran yang tidak terpisahkan dengan peraturan ini.

(4) Apabila terjadi perkembangan teknologi di bidang perangkat lunak dan perangkat keras, spesifikasi teknis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disesuaikan dengan teknologi yang baru.

Bagian Ketiga Pengamanan Data

Pasal 6

(1) Pengamanan data pada ANDE bertujuan untuk mengamankan data yang tersimpan di server dari kerusakan atau hilang akibat virus.

(5)

₅

(2) Pengamanan data sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dalam bentuk antara lain:

a. metode back-up; b. restore data;

c. firewall;

d. login username dan password;

e. antivirus; dan

f. hak akses pembuka folder.

(3) Bentuk pengamanan data sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam lampiran yang tidak terpisahkan dengan peraturan ini.

Bagian Keempat Prosedur Pengoperasian

Pasal 7

(1) Prosedur pengoperasian ANDE dimulai dengan login ke dalam aplikasi sampai dengan pembuatan laporan.

(2) Prosedur pengoperasian ANDE sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilaksanakan oleh satuan organisasi dengan membangun sistem aplikasi satuan organisasi masing-masing.

(3) Untuk mendukung kelancaran pengoperasian sistem aplikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2), satuan organisasi dapat membangun sistem aplikasi dengan menyusun buku petunjuk teknis pengoperasian oleh satuan organisasi.

(4) Sistem aplikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan (3) dapat mengacu pada sistem aplikasi yang diatur dalam peraturan ini.

(5) Prosedur pengoperasian ANDE sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam lampiran yang tidak terpisahkan dengan peraturan ini.

BAB III

PELAKSANA TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB Pasal 8

(1) Pelaksana tugas operasionalisasi ANDE terdiri dari: a. supervisor;

b. administrator sistem; dan c. operator.

(6)

(2) Pelaksana tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditunjuk berdasarkan surat perintah dari Kasatker/Kasubsatker.

Pasal 9

(1) Supervisor sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf a:

a. pada tingkat pusat dijabat oleh Karo/Kabag/Kasubbagrenmin/ pengemban fungsi SDM; dan

b. pada tingkat kewilayahan dijabat oleh Kabag/Kasubbagrenmin/ pengemban fungsi SDM.

(2) Supervisor sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab atas kelancaran, ketertiban, keamanan, dan keberhasilan penggunaan atau penerapan ANDE.

Pasal 10

(1) Administrator sistem sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf b pada tingkat pusat dan kewilayahan dijabat oleh Kataud/Kaurtu.

(2) Administrator sistem sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertugas: a. secara teknis dan administrasi atas mekanisme sistem aplikasi; dan b. mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan aplikasi dan berfungsinya

terminal kerja agar dapat digunakan oleh operator.

Pasal 11

(1) Operator sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c pada tingkat pusat dan kewilayahan dijabat oleh golongan Brigadir/PNS yang menguasai dan dapat mengoperasikan aplikasi komputer Microsoft Office.

(2) Penguasaan dan pengoperasian aplikasi komputer sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuktikan dengan sertifikasi yang dikeluarkan oleh lembaga pendidikan/kursus yang kompeten.

(3) Operator sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertugas sebagai berikut: a. secara teknis dalam pemasukan data ke dalam sistem aplikasi; b. melaksanakan pemasukan indeks surat masuk dan surat ke luar;

c. mengalihmediakan dokumen dari bentuk fisik/kertas ke dalam bentuk elektronik/digital;

d. mengetik konsep surat ke luar berdasarkan template surat elektronik yang ada dalam aplikasi; dan

e. merekapitulasi laporan surat masuk dan surat ke luar.

(7)

₇

BAB IV

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN Pasal 12

(1) Pengawasan dan pengendalian terhadap penggunaan sistem ANDE di tingkat pusat dan kewilayahan, dilakukan melalui sistem pengawasan internal yang profesional, proporsional, objektif, dan transparan.

(2) Pengawasan dan pengendalian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dievaluasi oleh Supervisor di masing-masing satuan baik pada tingkat pusat maupun kewilayahan.

BAB V

KETENTUAN PENUTUP Pasal 13

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahuinya, Peraturan Kapolri ini diundangkan dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 30 September 2010

KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA, Ttd.

Drs. H. BAMBANG HENDARSO DANURI, M.M. JENDERAL POLISI

Diundangkan di Jakarta

pada tanggal 11 Oktober 2010 MENTERI HUKUM DAN HAM REPUBLIK INDONESIA,

Ttd.

PATRIALIS AKBAR

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2010 NOMOR 499

Paraf:

1. Konseptor/Kasetum Polri: ... 2. Kadivbinkum Polri : ... 3. Wakapolri : ...

(8)

LAMPIRAN

PERATURAN KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 25 TAHUN 2010

TENTANG

APLIKASI NASKAH DINAS ELEKTRONIK

KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

(9)

KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

MARKAS BESAR

APLIKASI NASKAH DINAS ELEKTRONIK

KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

PERATURAN KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

NOMOR TAHUN 2010 TANGGAL 2010

(10)

PENGAMANAN DATA

APLIKASI NASKAH DINAS ELEKTRONIK

A. Metode Backup Data

1. metode backup yang pertama adalah menggunakan cara menjalankan prosedur backup yang sudah ada dalam Aplikasi Naskah Dinas Elektronik. Dari proses ini akan menghasilkan suatu file yang kemudian disimpan dalam media penyimpanan lain yang berada di luar server; 2. metode backup yang kedua adalah dengan cara meng-copy file database

yang dihasilkan yang berada di SQL Server pada media penyimpanan lain di luar server. Media penyimpanan yang menyimpan kedua file ini kemudian disimpan pada tempat yang aman baik dari sentuhan manusia maupun aman terhadap kerusakan yang diakibatkan oleh bencana alam atau kebakaran. Selain data yang di-backup, software aplikasinya pun perlu di-backup yaitu dengan cara menyimpan CD/DVD instalasinya dalam tempat yang sama dengan file data tersebut.

B. Restore Data

1. instal ulang aplikasi dari CD/DVD instalasi yang asl;

2. jalankan prosedur restore yang ada dalam Aplikasi Naskah Dinas Elektronik dimana data yang diambil adalah data yang tersimpan pada media backup yang tersimpan di luar server;

3. copy file database yang disimpan pada media penyimpanan lain di luar server ke database SQL dalam server.

C. Firewall

1. aktifkan Windows Firewall yang ada di server;

2. matikan service selain yang digunakan untuk Aplikasi Naskah Dinas Elektronik, seperti file sharing dan remote desktop;

3. tentukan terminal yang dapat mengakses server Aplikasi Naskah Dinas Elektronik;

4. tutup port selain yang digunakan untuk mengakses Aplikasi Naskah Dinas Elektronik;

5. jangan menghubungkan server Aplikasi Naskah Dinas Elektronik dengan

internet (dunia luar), cukup koneksi intranet saja.

(11)

6

D. Login Username dan Password

1. buat password dengan panjang karakter lebih dari 12 karakter;

2. jangan menggunakan informasi pribadi seperti tanggal lahir, nama orang tua, hewan peliharaan atau sebagainya;

3. kombinasikan karakter yang digunakan untuk password antara huruf, angka dan simbol;

4. ganti password secara berkala.

E. Antivirus

1. matikan fasilitas auto update, update antivirus secara manual dengan mengunduh (download) virus definition;

2. matikan fasilitas email scanner atau fasilitas lain yang berhubungan dengan koneksi internet;

3. lakukan scan spyware secara berkala yang dilakukan secara manual minimal satu minggu sekali;

4. unduh virus definition secara berkala, paling lambat satu minggu sekali; 5. matikan scan archive (zip atau rar), karena jika diaktifkan akan

memerlukan waktu yang cukup lama. Selain itu jika ada virus di dalam

archive maka tidak akan berbahaya asalkan file di dalamnya tidak

dijalankan;

6. hindari pengaturan untuk langsung menghapus file yang dianggap sebagai virus, lebih baik pilih opsi karantina;

7. jika ingin menggunakan penjadwalan secara otomatis untuk melakukan

scan, pilih waktu dimana komputer jarang terpakai/diakses;

8. periksa karantina virus jika sudah terlalu banyak isinya, hapus yang benar-benar virus atau file yang sudah tidak terpakai lagi. Jika banyak file yang berukuran sama kemungkinan itu adalah virus, hapus atau tinggalkan satu saja;

9. aktifkan fasilitas report dan simpan hasil report tersebut di folder yang mudah dicari;

10. selalu aktifkan Resident Shield/Guard karena ini yang dapat selalu memonitor file-file setiap saat;

11. hindari penggunaan dua atau lebih antivirus secara bersamaan.

(12)

F. Hak Akses Pembuka Folder

1. selalu membuat folder dengan menentukan pengguna yang dapat membuka folder tersebut;

2. buat folder secara terstruktur, misalnya sesuai dengan struktur organisasi yang ada.

(13)

8

PROSEDUR PENGOPERASIAN

APLIKASI NASKAH DINAS ELEKTRONIK POLRI

A. PROSEDUR INSTALASI APLIKASI NASKAH DINAS ELEKTRONIK POLRI 1 Sistem Operasi

a. instalasi dasar

asumsi pada server yang ada telah terinstall Sistem Operasi Windows 2008 service pack 1 dan telah terhubung dengan jaringan yang ada;

b. spesifikasi jaringan

1) jaringan yang digunakan adalah jaringan (LAN) Mabes Polri dan Kewilayahan;

2) Internet Protocol (IP) address yang digunakan adalah

IP address statis yang telah ditentukan oleh masing–masing

satuan organisasi. 2 Sistem Database

a. instalasi dasar

asumsi pada server yang ada telah terinstall Sistem Database yang sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan;

b. spesifikasi database

1) database yang telah terpasang (terinstall) Microsoft Structured Query Language (SQL) Server 2008;

2) mode instalasi yang digunakan adalah SQL Server dan Windows Authentification Mode (Mixed Mode)’

3. Instalasi

a. database

1) attach database

a) login ke dalam server

(1) tekan Ctrl+Alt+Del untuk masuk ke menu login;

(14)

(2) masuk dengan menggunakan Account administrator, masukkan password untuk masuk ke dalam sistem;

b) login ke dalam SQL database

(1) tekan tombol ”Start” pada task bar kemudian klik ”SQL” Server Management Studio”;

(15)

10

(2) masuk dengan menggunakan account administrator SQL server yaitu ”sa” masukkan password untuk masuk kedalam sistem;

(3) klik kanan pada ”Database” | ”Attach”;

(16)

(4) klik ”Add”;

(5) klik folder dimana Database berada (standar) c:/Inetpub/wwwroot/Ears/App_Data;

(17)

12

(6) pilih Database yang tertera di dalam folder tersebut ”EAR_AMF_Data.MDF”, ”EAR_DIO_Data.MDF”,

”EAR_LDI_Dta.MDF”, dan ”EAR_LOG_Data.MDF kemudian tekan tombol ”OK”;

c) Test Database

login ke dalam SQL Server;

d) tekan tombol ”Start” pada task bar kemudian klik ”SQL Server Management Studio”;

(18)

e) masuk dengan menggunakan account administrator SQL server yaitu ”sa” masukkan password untuk masuk ke dalam sistem;

2) periksa keberadaan Database

a) jika proses berhasil maka secara otomatis Database yang dipilih akan tampil pada folder utama dan itu menandakan bahwa proses Attach Database berhasil;

(19)

14

b) database Aplikasi Naskah Dinas Elektronik Siap digunakan.

2. Aplikasi Naskah Dinas Elektronik (ANDE) a. Attach Naskah Dinas Elektronik

1) login ke dalam Server

a) tekan Ctrl+Alt+Del untuk masuk ke menu login;

b) masuk dengan menggunakan Account Administrator, masukkan password untuk masuk ke dalam sistem;

(20)

2) login ke Internet Information System (IIS)

a) aktifkan Internet Management System;

b) masuk ke menu utama dari IIS;

(21)

16

c) klik kanan mouse di atas bagian ”Default Web Site” | ”New” | ”Virtual Directory...”;

d) pada bagian kolom yang harus diisi masukkan ”Ears” yang nantinya akan digunakan sebagai nama Virtual Site dari aplikasi NDE | Klik ”Next”;

(22)

e) selanjutnya pilihlah mana folder yang akan dijadikan sebagai Virtual Directory (Virtual Application), windows pencarian akan tampil ketika tombol ”Browse...” di pilih. Pilihlah direktori dimana anda meletakan file applikasi NDE;

f) secara normal penempatan file ANDE adalah di ”C:\Inetpub\wwwwroot\Ears”;

(23)

18

g) setelah itu tekan tombol ”Next” | ”Finish”;

h) selanjutnya lakukan setting pada properti Virtual Directory (Virtual Application) yang ada pada ”Ears”;

(24)

i) bagian yang harus disesuaikan adalah bagian tabulasi ”ASP.NET” disini harus dipilih ”2.0.50727” atau Tipe .Net Classic | Kemudian tekan ”Ok”;

b. Setting Koneksi

1) login ke dalam server

a) tekan Ctrl+Alt+Del untuk masuk ke menu login;

(25)

20

b) masuk dengan menggunakan Account Administrator, masukkan password untuk masuk ke dalam sistem;

2) Aktifkan Internet Explorer

a) klik Icon Internet Explorer, kemudian masukkan alamat

URL sebagai berikut

(26)

b) input...

b) inputkan data pada kolom isian ”Database Server”, ”User ID” dan ”Password”. Kemudian tekan tombol ”Test Connection” untuk mengetahui apakah Applikasi dapat berinteraksi dengan Database;

c) tekan tombol ”Save” untuk menyimpan konfigurasi yang diperlukan ke dalam koneksi Applikasi dan Database;

(27)

22

d) tekan tombol ”Ya” untuk melakukan konfirmasi terhadap penyimpanan yang dilakukan;

e) aplikasi NDE untuk Mabes Polri telah siap digunakan;

(28)

B. ADMINISTRATOR 1. Daftar Pengguna

a. Role Pengguna

1) Membuat Role Pengguna

a) pada menu utama, klik Menu Pengaturan | Aplikasi | Role Pengguna;.

b) klik tombol Role Baru;

(29)

24

c) isikan informasi berikut:

 nama Role : kepala satuan organisasi;

 keterangan: role untuk kepala satuan organisasi;

 pilih fungsi hak akses;

d) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

2) Mengubah dan Menggandakan Role Pengguna

a) pada menu utama, klik Menu Pengaturan | Aplikasi | Role Pengguna;

b) untuk mengubah, pilih data yang akan diubah kemudian klik tombol pada kolom ubah, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

c) ubah informasi berikut

 nama role : kepala satuan organisasi;

 keterangan : role untuk kepala satuan organisasi;

 pilih fungsi hak akses; d) klik tombol Simpan;

(30)

e) untuk menggandakan, pilih data yang akan digandakan kemudian klik tombol pada kolom Gandakan, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

.

f) ubah infomasi berikut :

 nama role : Tata Urusan Dalam Satuan Organisasi;

 keterangan : role untuk tata urusan dalam;

 pilih fungsi hak akses;

f) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru; 3) Menghapus Role Pengguna

b) pilih data yang akan di hapus kemudian klik tombol Hapus Role. Muncul konfirmasi hapus;

(31)

26

c) klik OK untuk melanjutkan, klik Cancel untuk membatalkan hapus.

4) Pencarian Role Pengguna

b) klik tombol Filter;

c) isikan nama Role : Tata Urusan Dalam Satuan Organisasi kemudian klik Gunakan Filter;

d) untuk mengosongkan data klik tombol Kosongkan Data;

b. Group Pengguna

1) Membuat Group Pengguna Baru

a) pada menu utama, klik Menu Pengaturan | Aplikasi | Group Pengguna;

b) klik tombol Group Baru;

(32)

c) isikan informasi berikut :

 nama group: Group Kepala Satuan Organisasi A;

 keterangan : group kepala satuan organisasi A;

 role : kepala;

d) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru; 2) Mengubah dan Menggandakan Group Pengguna

(33)

28

c) ubah informasi berikut

 nama group: Group Kepala Satuan Organisasi B

 keterangan : group untuk user kepala satuan organisasi B;

 role : pimpinan; d) klik tombol Simpan;

e) untuk menggandakan, pilih data yang akan digandakan kemudian klik tombol pada kolom Gandakan., secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

(34)

f) ubah informasi berikut :

 nama group : Tata Urusan Dalam;

 keterangan : group untuk user tata urusan dalam;

 role : tata urusan dalam; g) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru; 3) Menghapus Group Pengguna

b) pilih data yang akan dihapus kemudian klik tombol Hapus Group. Muncul konfirmasi hapus;

c) klik OK untuk melanjutkan, klik Cancel untuk membatalkan hapus;

4) Pencarian Group Pengguna

c) isikan nama group :Tata Urusan Dalam, kemudian klik Gunakan Filter;

(35)

30

d) untuk mengosongkan data klik tombol Kosongkan Data. c. Jabatan Pengguna

1) Membuat Jabatan Pengguna

a) pada menu utama, klik Menu Pengaturan | Aplikasi | Jabatan Pengguna;

b) klik tombol Jabatan Baru;

c) isikan informasi berikut :

 nama Jabatan : Kasetum Polri;

 keterangan : Jabatan untuk Kepala Sekretariat Umum Polri ;

(36)

d) klik tombol Simpan atau Simpan Baru; 2) Mengubah dan Menggandakan Jabatan Pengguna

a) pada menu utama, klik Menu Pengaturan | Aplikasi |Jabatan Pengguna;

b) untuk mengubah, pilih data yang akan diubah kemudian klik tombol pada kolom Ubah. secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

c) ubah informasi berikut:

 nama jabatan: Kepala Satuan Organisasi;

 keterangan : jabatan untuk kepala satuan organisasi;

 klik tombol Simpan;

d) untuk menggandakan, pilih data yang akan digandakan kemudian klik tombol pada kolom Gandakan, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

(37)

32

e) ubah informasi berikut:

 nama jabatan: Staf Taud;

 keterangan : Jabatan untuk tata urusan dalam;

f) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru; 3) Hapus Jabatan Pengguna

a. pada menu utama, klik Menu Pengaturan | Aplikasi | Jabatan Pengguna;

b. pilih data yang akan dihapus kemudian klik tombol Hapus Jabatan. Muncul konfirmasi berikut;

c) klik OK untuk melanjutkan, klik Cancel untuk membatalkan;

4) Pencarian Jabatan Pengguna

a) pada menu utama, klik Menu Pengaturan | Aplikasi | Jabatan Pengguna;

(38)

c) isikan nama jabatan : Staf Taud, kemudian klik tombol Gunakan Filter;

d) untuk mengosongkan nama jabatan klik tombol Kosongkan Data;

d. Pengguna (User)

1) Membuat Pengguna

berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat data Pengguna:

a) pada menu utama, klik Menu Pengaturan | Aplikasi| b) Pengguna;

(39)

34

d) isikan informasi berikut:

 nama user : tata usaha

urusan dalam 1;

 nomor induk pegawai (NIP): K10000184;

 jabatan : staf Taud;

 alamat Email : taud1@takah.com;

 group : tata urusan dalam;

 role : tata urusan

dalam;

 nama login : Taud_1;

 password : password;

 masukkan ulang password : password;

 hari Kadaluarsa Password : 99;

 status : aktif;

e) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

2) Mengubah dan Menggandakan Pengguna

a) pada menu utama, klik Menu Pengaturan | Aplikasi | Pengguna;

(40)

c) ubah data berikut ini:

 nama user : tata urusan dalam1;

 nomor induk pegawai (NIP) : K10000184;

 jabatan : staf Taud;

 alamat Email : taud1@takah.com;

 group : tata urusan dalam;

 role : tata urusan dalam;

 nama login : Taud_1;

 password : password;

 masukkan ulang password : password;

 hari kadaluarsa password : -

 status : aktif; d) klik tombol Simpan;

e) untuk menggandakan, pilih data yang akan digandakan kemudian klik tombol pada kolom Gandakan, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

(41)

36

f) ubah data informasi berikut:

 nama user : Kepala Satuan

Organisasi

 nomor register pegawai (NRP): 52060076;

 jabatan : Kepala Sekretariat

Umum Polri;

 alamat email : asgar_sumantri@polri.go.id;

 group : kepala satuan organisasi B;

 role : kepala satuan organisasi;

 nama login : kasetum_B;

 password : password;

 masukkan ulang password : password;

 hari kadaluarsa password : 99;

 status : aktif; g) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru; 3) Menghapus Pengguna

b) pilih data yang akan dihapus kemudian klik tombol Hapus Pengguna. Akan muncul konfirmasi;

(42)

c) klik OK untuk melanjutkan, klik Cancel untuk membatalkan;

4) Pencarian Pengguna

c) isikan nama pengguna: Tata Urusan Dalam, klik tombol Gunakan Filter;

d) untuk mengosongkan data klik Kosongkan Data;

(43)

38

e. Log Aplikasi

1) Pencarian Penggunan

Log Aplikasi merupakan menu untuk melihat segala kegiatan yang dilakukan user terhadap aplikasi.

a) pada menu utama, klik Menu Pengaturan | Aplikasi | Log Aplikasi;

b) klik tab Login;

c) klik tab lihat;

(44)

d) klik tab Tambah;

e) klik tab Perbaharui;

(45)

40

f) klik tab Hapus;

g) klik tab Cetak;

(46)

h) klik tab Download;

i) untuk menghapus data log klik tombol Hapus, muncul konfirmasi hapus;

j) klik OK untuk melanjutkan , klik Cancel untuk membatalkan;

k) untuk cetak , klik tombol Cetak muncul window baru untuk cetak;

l) untuk filter, klik tombol Filter;

m) isikan informasi berikut:

 tanggal aktivitas: pilih tanggal aktivitas;

 ID pengguna : isikan ID pengguna;

 alamat IP : alamat IP;

(47)

42

n) klik tombol Gunakan Filter;

o) untuk mengosongkan data klik tombol Kosongkan Data; f. Folder Umum

1) Menambahkan Folder di Folder Umum

a) pada menu utama, klik Menu Pengaturan | Metadata | Folder Umum;

b) untuk menambah folder, klik tombol Tambah Folder ;

(48)

 nama : folder Dokumen;

 keterangan: folder untuk menyimpan dokumen keputusan.

c) klik tab informasi akses;

 pilih akses: pilih akses berdasarkan Group, Role, Pengguna;

 pilih Group atau Role atau Pengguna;

 pilih hak akses yang dimiliki oleh Group atau Role atau Pengguna;

 klik tombol Tambah;

d) klik tombol Simpan;

e) untuk mengubah data. Klik tombol pada kolom ubah;

(49)

44

f) ubah data berikut:

 nama : folder Dokumen Keputusan;

 keterangan: folder untuk menyimpan dokumen keputusan;

 klik tab informasi akses;

g) klik pada salah satu nama di kolom atas;

h) ubah hak akses oleh Group atau Role atau Pengguna; i) klik tombol Simpan;

(50)

j) untuk memindahkan folder, pilih salah satu folder kemudian klik tombol Pindahkan;

k) pilih folder akan dipindah kemudian klik tombol Simpan.

2. Back Up dan Restore Arsip a. Back up Arsip

1) pada menu utama, klik Menu Admin | Back up & Restore Arsip; a) klik tombol Back up & Restore;

(51)

46

b) isikan data berikut :

 server name : ANDE;

 user name : setum;

 password : setum-mabespolri- 18012010;

 path template : (biarkan apa adanya);

 path repository :

(drive ANDE diinstall):\Ears\_rep\_filing;

c) klik tombol Connect, setelah koneksi berhasil kemudian klik tombol Save;

d) klik tab Back up Data;

(52)

e) pilih surat yang akan di-back up (Surat Masuk, Surat Ke luar atau keduanya) lalu klik tombol Search;

f) pilih data yang akan diback up; g) klik tombol Back up;

b. Restore Arsip

1) klik tombol ..., kemudian cari file .mdb; 2) klik tombol Restore;

(53)

48

c. Tulis ke CD/DVD

1) pada menu utama, klik Menu Admin | Tulis ke CD/DVD; 2) klik tombol tulis ke CD/DVD;

3) klik tombol Add Files.. pilih file yang akan ditulis ke CD/DVD; 4) klik tombol Burn;

C. OPERATOR 1. Parameter

a. Daftar Instansi Eksternal

1) Membuat Data Instansi Eksternal

Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat data Instansi External:

a) pada menu utama, klik Menu Tata Naskah | Parameter | Daftar Instansi Eksternal;

(54)

b) klik tombol instansi baru;

c) masukkan informasi pada kolom isian sebagai berikut :

 nama instansi: PT. Tata Bisnis Solusi;

 alamat : jalan Alaydrus 73 B, Gajah Mada, Jakarta 10130;

2) Mengubah dan Menggandakan data instansi eksternal a) pada menu utama, klik Menu Tata Naskah | Daftar

Instansi Eksternal;

(55)

50

b) klik tombol pada kolom ubah, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

c) ubah data :

 nama instansi : Tata Bisnis Solusi, PT;

 alamat : jalan Alaydrus 73B, Gajah Mada, Jakarta 10130;

e) untuk menggandakan data, klik tombol pada kolom Gandakan;

(56)

f) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

3) Menghapus Data Instansi Eksternal

b) pilih data yang akan dihapus kemudian klik tombol Hapus Instansi;

c) akan muncul konfirmasi hapus;

d) klik tombol OK untuk melanjutkan penghapusan, klik tombol Cancel untuk membatalkan;

4) Pencarian Data Instansi Eksternal

(57)

52

c) isi nama instansi : PT. Tata Bisnis Solusi;

d) kemudian klik tombol Gunakan Filter untuk membersihkan data klik tombol Kosongkan Data;

b. Daftar Unit Kerja Internal

1) Membuat Daftar Unit Kerja Internal

a) pada menu utama, klik Menu Tata Naskah | Parameter | Daftar Unit Kerja Internal;

b) klik tombol Unit kerja Baru;

(58)

c) isikan infomasi berikut :

 kode unit kerja : Subbagrenmin Setum Polri;

 nama unit kerja : Sub Bagian Perencanaan dan Administrasi Setum Polri;

 keterangan : menangani perencanaan dan administrasi Setum Polri; d) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru.

2) Mengubah dan menggandakan Data Unit Kerja Internal a) pada menu utama, klik Menu Tata Naskah | Parameter |

Daftar Unit Kerja Internal;

b) klik tombol pada kolom ubah, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

c) ubah data :

 kode unit kerja : Subbagbinset Setum Polri;

 nama unit kerja: Sub Bagian Pembinaan Kesekretariatan Setum Polri;

 keterangan : menangani Pembinaan Kesekretariatan Setum Polri;

(59)

54

e) untuk menggandakan data unit kerja internal, pilih data yang akan digandakan kemudian klik tombol pada kolom Gandakan;

f) jika akan mengubah datanya, ubah data :

 kode unit kerja : Kaurbinnis Subbagbinset Setum Polri;

 nama unit kerja: Urusan Pembinaan Teknis Subbagbinset Setum Polri;

 keterangan : menangani Pembinaan Teknis Subbagbinset Setum Polri; g) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

3) Menghapus Data Unit Kerja Internal

a) menu utama, klik Menu Tata Naskah | Parameter | Daftar unit Kerja Internal;

b) pilih data yang akan dihapus;

(60)

c) kemudian klik tombol Hapus Unit Kerja. Muncul konfirmasi untuk hapus;

d) klik tombol OK untuk melanjutkan , klik tombol Cancel untuk membatalkan.

4) Pencarian Data Unit Kerja Internal

a) pada menu utama, klik Menu Tata Naskah | Parameter | daftar Unit Kerja Internal;

(61)

56

c) isikan nama unit kerja : Tata Urusan Dalam;

d) kemudian klik tombol gunakan Filter untuk membersihkan nama unit kerja klik tombol Kosongkan Data;

c. Daftar Kode Klasifikasi Persoalan

1) Membuat Kode Klasifikasi Persoalan

Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat data kode klasifikasi persoalan:

a) pada menu utama, klik Menu Tata Naskah | Parameter | daftar kode Klasifikasi Persoalan;

b) klik tombol Kode Klasifikasi Baru;

(62)

c) isikan Infomasi berikut :

 kode klasifikasi :SIP.1.1;

 nama persoalan: administrasi persuratan;

 keterangan : persoalan administrasi persuratan; d) klik Simpan atau Simpan dan Baru;

2) Mengubah dan menggandakan Daftar Kode Klasifikasi Persoalan

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Parameter | daftar kode klasifikasi persoalan;

b) untuk mengubah data, klik tombol pada kolom ubah, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

c) ubah data:

 kode klasifikasi : SIP.1.2;

 nama persoalan: penyimpanan dan pemeliharaan arsip;

 keterangan : persoalan penyimpanan dan pemeliharaan arsip;

e) untuk menggandakan data klik tombol pada kolom Gandakan, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

(63)

58

f) ubah data :

 kode klasifikasi : SIP.1.3;

 nama persoalan: jadwal retensi arsip ;

 keterangan : persoalan jadwal retensi arsip; g) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

3) Menghapus Data Kode Klasifikasi Persoalan

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas| Parameter | Daftar Kode Klasifikasi Persoalan;

b) untuk menghapus data, pilih data yang akan dihapus;

(64)

c) kemudian klik tombol Hapus, muncul konfirmasi untuk hapus;

d) klik OK untuk melanjutkan penghapusan, klik Cancel untuk membatalkan.

4) Pencarian Data Kode Klasifikasi Persoalan

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Parameter | Daftar Kode Klasifikasi Persoalan;

.

c) ketik nama kode klasifikasi : SIP.1.1;

d) kemudian klik tombol Gunakan Filter, untuk mengosongkan nama kode klasifikasi klik tombol kosongkan data;

d. Daftar Kategori Naskah

1) Membuat Daftar Kategori Naskah

(65)

60

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Parameter | Daftar kategori Surat;

b) klik tombol Kategori Baru;

 nama kategori: Naskah Dinas;

 retensi : 1 tahun dan 0 retensi;

 keterangan : jenis naskah dinas; d) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

2) Mengubah dan menggandakan Daftar Kategori Dokumen a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Parameter |

Daftar kategori Surat;

(66)

c) jika akan mengubah data, ubah data berikut :

 nama kategori: Naskah Dinas;

 retensi : 1 lama tahun dan 9 bulan retensi;

 keterangan : jenis naskah dinas; d) klik tombol Simpan;

e) untuk menggandakan data, pilih data yang akan digandakan kemudian klik tombol pada kolom Gandakan, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

(67)

62

f) jika akan mengubah data, ubah data berikut :

 nama kategori: naskah peraturan;

 retensi : seumur hidup;

 keterangan : naskah peraturan;

g) kemudian klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru; 3) Menghapus Daftar Kategori Naskah.

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas| Parameter | Daftar kategori Naskah Dinas;

b) untuk menghapus, pilih data yang akan dihapus;

c) kemudian klik tombol Hapus Kategori, muncul konfirmasi untuk menghapus;

d) klik tombol OK untuk melanjutkan, klik tombol Cancel untuk membatalkan penghapusan;

(68)

4) Pencarian Daftar Kategori Naskah.

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Parameter | Daftar kategori Naskah Dinas;

c) isikan nama kategori : Dokumen Keuangan;

d) klik tombol Gunakan Filter, untuk mengosongkan nama kategori klik tombol kosongkan data;

e. Daftar Jenis Naskah Dinas

1) Membuat Daftar Jenis Naskah Dinas

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas| Parameter | Daftar Jenis Naskah Dinas;

b) klik tombol Naskah Dinas Baru;

(69)

64

 nama naskah dinas: Surat Perintah;

 keterangan : surat perintah; d) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

2) Mengubah dan menggandakan Daftar Jenis Naskah Dinas a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Parameter |

Daftar Jenis Naskah Dinas;

(70)

c) isikan informasi yang akan diubah berikut :

 nama naskah dinas : Surat Tugas;

 keterangan : surat tugas; d) klik tombol Simpan;

e) untuk menggandakan data, pilih data yang akan digandakan kemudian klik tombol pada kolom Gandakan, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

f) jika terdapat data yang akan diubah sebagai berikut:

 nama naskah dinas: Undangan;

 keterangan : Undangan; g) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru; 3) Menghapus Daftar Jenis Naskah Dinas

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas| Parameter | daftar jenis Naskah Dinas;

(71)

66

c) kemudian klik tombol Hapus Naskah Dinas, muncul konfirmasi hapus;

d) klik OK untuk melanjutkan, klik Cancel untuk membatalkan penghapusan;

4) Pencarian Daftar Jenis Naskah Dinas

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Parameter | Daftar Jenis Naskah Dinas;

(72)

c) isikan nama naskah dinas : surat edaran; d) klik tombol Gunakan Filter;

e) untuk mengosongkan nama naskah dinas klik tombol Kosongkan Data.

f. Daftar Penomoran Naskah Dinas Keluar

1) Membuat Daftar Penomoran Naskah Dinas Keluar

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Parameter | Daftar Penomoran Naskah Dinas Keluar;

b) klik Penomoran Naskah Dinas Baru;

(73)

68

c) isikan informasi berikut berdasar tipe naskah dinas sederhana :

 jenis naskah dinas : Peraturan;

 tipe penomoran naskah dinas: Sederhana;

 nomor : 'NOMOR : '

#MM#DD#^YYYY'-'@{5};

d) isikan informasi berikut berdasar tipe naskah dinas perpaduan :

 jenis naskah dinas : Surat Edaran;

 tipe penomoran naskah dinas: perpaduan;

 nomor : pilih berdasar pertama

jenis naskah,nomor , bulan, tahun;

e) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

2) Mengubah dan menggandakan penomoran naskah dinas ke luar a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Parameter |

Daftar Penomoran Naskah Dinas Ke luar;

b) untuk mengubah, pilih data yang akan diubah, kemudian klik tombol pada kolom ubah, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

(74)

c) ubah data yang muncul sebagai berikut:

 jenis naskah dinas : Peraturan;

 tipe penomoran naskah dinas: sederhana;

 nomor : 'NOMOR : '#MM#DD#^YYYY'-'@{3}; d) klik tombol Simpan;

e) untuk menggandakan data, pilih data yang akan digandakan kemudian klik tombol pada kolom gandakan, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

(75)

70

f) ubah data yang muncul sebagai berikut :

 jenis naskah dinas : keputusan;

 tipe penomoran naskah dinas: perpaduan;

 nomor : pilih berdasar pertama jenis

naskah,nomor bulan, tahun;

g) klik tombol Simpan atau Simpan Baru. 3) Hapus Daftar Penomoran Naskah Dinas Keluar

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas| Parameter | Daftar Penomoran Naskah Dinas Keluar;

c) kemudian klik tombol Hapus Penomoran Naskah Dinas, muncul konfirmasi hapus;

(76)

d) klik OK untuk melanjutkan , klik Cancel untuk membatalkan;

4) Pencarian Daftar Penomoran Naskah Dinas Ke luar

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Parameter | Daftar Penomoran Naskah Dinas Ke luar;

c) isikan nama naskah dinas : surat telegram;

d) klik tombol Gunakan Filter, untuk mengosongkan data klik tombol Kosongkan Data;

g. Daftar Format Naskah Dinas Ke luar

1) Membuat Daftar Format Naskah Dinas Ke luar

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Parameter | Daftar Format Naskah Dinas Ke luar;

b) klik tombol Format Baru;

(77)

72

 nama format : peraturan;

 versi : 1;

 tanggal efektif : 1 Januari 2010;

 kategori kelompok : naskah dinas peraturan;

 file – browse file Format naskah dinas, klik Tombol Alih Media;

 keterangan : peraturan;

d) untuk melihat naskah dinas klik tombol Lihat Format; e) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

2) Mengubah dan Menggandakan Daftar Format Naskah Dinas Ke luar

a) Pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas| Parameter | Daftar Format Naskah Dinas Ke luar;

(78)

b) Untuk mengubah data, pilih data yang akan diubah kemudian klik tombol pada kolom ubah, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

c) ubah informasi berikut ini:

 nama format : peraturan;

 versi : 2;

 kategori kelompok: naskah dinas peraturan;

 file : ubah browse file format naskah dinas;

 klik tombol Alih Media;

 klik tombol Upload untuk mengambil file pada komputer;

 Keterangan : naskah dinas peraturan; d) klik tombol Ubah, tombol ubah akan berubah menjadi

tombol Simpan;

(79)

74

e) klik tombol Simpan atau tombol Lihat Format untuk melihat format;

f) untuk menggandakan data, klik tombol pada kolom Gandakan, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;

(80)

g) jika akan mengubah data:

 nama format : Instruksi;

 versi : 1;

 kategori kelompok: naskah dinas instruksi;

 file – ubah browse file format naskah dinas;

 klik tombol Alih Media;

 klik tombol Upload untuk mengambil file pada komputer;

 keterangan : naskah dinas instruksi; h) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru; 3) Menghapus Daftar Format Naskah Dinas Ke luar

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Parameter | Daftar Format Naskah Dinas Ke luar;

b) untuk menghapus data, pilih data yang akan dihapus;

c) kemudian klik tombol Hapus Format, muncul konfirmasi untuk menghapus;

(81)

76

d) klik OK untuk melanjutkan, klik Cancel untuk membatalkan;

4) Pencarian Daftar Format Naskah Dinas Keluar

a) pada menu utama, klik Menu Naskah Dinas | Parameter | Daftar Format Naskah Dinas Keluar;

c) isikan nama format naskah dinas : instruksi; d) klik tombol Gunakan Filter;

e) untuk mengosongkan nama format naskah dinas klik tombol kosongkan data;

(82)

2. Lokasi...

2. Lokasi Penyimpanan a. Gedung

1) Membuat Data Gedung

Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat data gedung:

a) pada menu utama klik Lokasi Simpan | Daftar Gedung;

b) kemudian Klik tombol Gedung Baru;

(83)

78

c) masukkan informasi pada kolom isian sebagai berikut:

 kode gedung : GDA;

 nama gedung: Gedung A;

 kapasitas : 7 lantai;

 keterangan : Gedung dengan 7 lantai;

d) untuk menyimpan data, klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru, setelah proses penyimpanan selesai, akan kembali pada halaman Daftar Gedung;

2) Mengubah dan menggandakan Data Gedung

Berikut merupakan langkah-langkah untuk mengubah data gedung:

a) pada menu utama klik menu Lokasi Simpan | Daftar Gedung;

b) untuk mengubah data gedung, klik tombol dikolom Ubah, kemudian klik pada salah satu data gedung yang berada pada tabel, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data gedung yang dipilih pada tampilan jendela data gedung;

c) ubah data berikut:

 kode gedung : GDA;

 nama gedung : Gedung A;

 kapasitas : 9 lantai;

 keterangan : Gedung dengan 9 lantai;

(84)

d) kemudian klik Simpan;

e) klik OK;

f) untuk menggandakan data gedung klik tombol pada kolom Gandakan, akan muncul informasi lengkap data gedung, kemudian klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

g) ubah data berikut :

 kode gedung : GDB;

 nama gedung: Gedung B;

 kapasitas : 9 Lantai;

(85)

80

 keterangan : Gedung dengan 9 Lantai; h) kemudian klik Simpan;

i) klik OK;

3) Menghapus Data Gedung

Berikut merupakan langkah-langkah untuk menghapus data gedung:

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Penyimpanan | Daftar Gedung Penyimpanan;

b) pilih data yang akan dihapus,kemudian klik tombol Hapus gedung;

(86)

c) konfirmasi hapus;

d) klik tombol OK untuk menghapus data gedung atau klik tombol Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data gedung;

4) Pencarian Data Gedung

Berikut merupakan langkah-langkah untuk Filter data gedung: a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Penyimpanan |

Daftar Gedung Penyimpanan; b) isi nama gedung : Gedung A; c) kemudian klik Gunakan Filter;

(87)

82

b. Lantai

1) Membuat Data Lantai

Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat data lantai: a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan |

Daftar Lantai;

b) klik tombol Lantai Baru;

(88)

 kode lantai : LT1;

 nama lantai : Lantai 1;

 kapasitas : 10 Ruangan;

 keterangan : terdapat 10 ruang;

d) untuk menyimpan data, klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru, setelah proses penyimpanan selesai, akan kembali pada halaman daftar lantai;

2) Mengubah dan menggandakan Data Lantai

Berikut merupakan langkah-langkah untuk mengubah data lantai:

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar Lantai;

b) untuk mengubah data lantai, pilih data yang akan diubah kemudian klik tombol pada kolom ubah, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data lantai yang dipilih pada tampilan jendela data lantai;

(89)

84

c) ubah informasi pada kolom isian sebagai berikut :

 kapasitas : 9 ruangan;

 keterangan : terdapat 9 ruang; d) klik tombol Simpan;

e) menggandakan Lantai, klik tombol pada kolom gandakan, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data lantai yang dipilih pada tampilan jendela data lantai;

(90)

f) ubah informasi pada kolom isian sebagai berikut:

 kapasitas : 10 ruangan;

 keterangan : terdapat 10 ruang; g) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru; 3) Menghapus Data Lantai

Berikut merupakan langkah-langkah untuk menghapus data lantai :

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Penyimpanan | Daftar Lantai Penyimpanan;

b) untuk menghapus data lantai, pilih data yang akan dihapus kemudian klik tombol Hapus Lantai;

c) klik OK untuk menghapus lantai, klik Cancel untuk membatalkan;

(91)

86

c. Ruang

1) Membuat Data Ruang

Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat data ruang: a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan |

Daftar Ruang;

b) klik tombol Ruang Baru;

 kode ruang : R1;

 nama ruang : Ruang 1;

 kapasitas : 4 Lajur;

 keterangan : lokasi ruang kapasitas 4 lajur;

d) untuk menyimpan data, klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru, setelah proses penyimpanan selesai, akan kembali pada halaman depan Daftar Ruang Penyimpanan;

2) Mengubah dan menggandakan Data Ruang

Berikut merupakan langkah-langkah untuk mengubah data lantai: a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Penyimpanan |

Daftar Ruang Penyimpanan;

(92)

b) mengubah data ruang, klik tombol pada kolom ubah , secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data ruang yang dipilih pada tampilan jendela data ruang. ubah informasi pada kolom isian sebagai berikut:

 Kapasitas : 6 Lajur;

 Keterangan : lokasi ruang kapasitas 6 lajur; c) klik tombol Simpan;

d) untuk menggandakan data, klik tombol pada kolom Gandakan;

(93)

88

e) secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data ruang yang dipilih pada tampilan jendela data ruang; Ubah informasi pada kolom isian sebagai berikut :

 kapasitas : 4 Lajur;

 keterangan : lokasi ruang kapasitas 4 lajur; f) klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

3) Menghapus Data Ruang

Berikut merupakan langkah-langkah untuk menghapus data ruang:

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar Ruang;

b) untuk menghapus data ruang, pilih data yang akan dihapus kemudian klik tombol Hapus Ruang;

(94)

c) muncul konfirmasi hapus;

d) klik OK untuk menghapus, klik Cancel untuk membatalkan;

4) Pencarian Data Ruang

Berikut merupakan langkah-langkah untuk Filter data ruang: a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar

Ruang;

(95)

90

c) ketik nama ruang : Ruang 1; d) klik tombol Gunakan Filter.

d. Rak

1) Membuat Data Rak

Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat data rak:

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar Rak;

b) klik tombol Rak Baru;

(96)

 nama gedung: gedung A;

 nama lantai : lantai 1;

 nama ruang : ruang 1;

 kode rak : rak1;

 nama rak : rak 1;

 kapasitas : 10 baris;

 keterangan : rak dengan 10 baris;

d) untuk menyimpan data, klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru, setelah proses penyimpanan selesai, kemudian halaman utama daftar rak penyimpanan;

2) Mengubah dan menggandakan Data Rak

Berikut merupakan langkah-langkah untuk mengubah data rak: a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar Rak; b) untuk mengubah data rak, pilih data yang akan diubah

kemudian klik tombol pada kolom ubah;

c) secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data rak yang dipilih pada tampilan jendela data rak;

(97)

92

d) ubah informasi pada kolom isian sebagai berikut:

 kode rak : rk1;

 keterangan : rak dengan 8 baris; e) untuk simpan data, klik tombol Simpan;

f) untuk menggandakan data rak, klik tombol pada kolom gandakan;

g) secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data rak yang dipilih pada tampilan jendela data rak;

(98)

h) ubah informasi pada kolom isian jika akan ada yang diubah, sebagai berikut :

 nama gedung : gedung B;

 kode rak : RK1;

 keterangan : rak dengan 10 baris;

i) untuk simpan data, klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

3) Menghapus Data Rak

Berikut merupakan langkah-langkah untuk menghapus data rak : a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar Rak; b) untuk Menghapus data rak, pilih data yang akan dihapus

klik tombol Hapus Rak;

(99)

94

c) muncul jendela konfirmasi;

d) klik tombol OK untuk menghapus, klik tombol Cancel untuk membatalkan;

4) Pencarian Data Rak

Berikut merupakan langkah-langkah untuk mencetak data ruang: a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar Rak; b) klik tombol Filter;

(100)

c) isi nama rak : rak 1;

d) kemudian klik tombol Gunakan Filter, klik tombol Kosongkan Data untuk membersihkan nama rak;

e. Baris

1) Membuat Data Baris

Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat data baris: a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan |

Daftar Baris;

(101)

96

b) klik tombol Baris Baru;

 nama gedung : gedung A;

 kode baris : BR1;

 nama baris : baris 1;

 kapasitas : 6 kolom;

 keterangan : baris dengan 6 kolom;

d) untuk menyimpan data, klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru, setelah proses penyimpanan selesai, akan kembali pada halaman Daftar Baris Penyimpanan;

2) Mengubah dan menggandakan Data Baris

Berikut merupakan langkah-langkah untuk mengubah data baris: a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar

Baris;

b) untuk mengubah data baris, klik tombol pada kolom ubah, secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data baris yang dipilih pada tampilan jendela baris;

(102)

c) ubah informasi pada kolom isian sebagai berikut:

 kapasitas : 8 Kolom;

 keterangan : baris dengan 8 kolom; d) untuk Simpan data, klik tombol simpan;

e) untuk menggandakan data, klik tombol pada kolom gandakan secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data baris yang dipilih pada tampilan jendela baris;

(103)

98

f) jika akan diubah, Ubah informasi pada kolom isian sebagai berikut:

 nama gedung: gedung B;

 kapasitas : 6 Kolom;

 keterangan : baris dengan 6 kolom;

g) untuk simpan klik tombol simpan atau klik tombol Simpan dan Baru;

3) Menghapus Data Baris

Berikut merupakan langkah-langkah untuk menghapus Data Baris :

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar Baris;

b) untuk menghapus data baris, klik tombol Hapus Baris;

(104)

c) klik pada salah satu data baris yang akan dihapus, muncul konfirmasi hapus;

d) klik tombol OK untuk menghapus, klik Cancel untuk membatalkan penghapusan;

4) Pencarian Data Baris

Berikut merupakan langkah-langkah untuk menghapus Data Baris :

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar Baris;

(105)

100

c) ketik nama baris : Baris 1;

d) klik tombol Gunakan Filter. Klik tombol kosongkan data untuk membersihkan nama baris;

f. Kolom

1) Membuat Data Kolom

Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat data kolom :

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Simpan | Daftar Kolom;

b) klik tombol Kolom baru;

(106)

 nama gedung : gedung B;

 nama baris : raris 1;

 kode kolom : KL1;

 nama kolom : kolom 1;

 kapasitas : 4 Boks;

 keterangan : kolom dengan 4 boks;

d) untuk menyimpan data, klik tombol Simpan atau Simpan dan Baru;

2) Mengubah dan menggandakan Data Kolom

Berikut merupakan langkah-langkah untuk mengubah data kolom:

a) pada menu utama, klik Menu Lokasi Penyimpanan | Daftar kolom penyimpanan;

b) untuk mengubah data kolom, klik tombol pada kolom Ubah , secara otomatis akan muncul seluruh informasi dari data kolom yang dipilih pada tampilan jendela kolom;