Tugas yang dilakukan untuk PT KMK adalah melakukan rekapitulasi persediaan ke Ms. Excel untuk periode Agustus dan September 2021. Langkah-langkah dalam merekap persediaan sebagai berikut:
a. Menerima file master Ms. Excel persediaan bulanan milik klien yang berisikan rekapan atas nilai harga pokok penjualan, ending stock, dan raw material.
Gambar 3. 1 File Master Rekapan Persediaan Bulanan Klien
Gambar 3. 2 Aplikasi Jubelio
b. Membuka file master Ms. Excel berisi persediaan bulanan dan aplikasi Jubelio yang diperoleh dari staf senior untuk meng-input nilai harga pokok masing- masing produk.
Pada gambar 3.2 terdapat aplikasi jubelio yang digunakan untuk mencari informasi mengenai harga pokok suatu barang. Pada tahap ini, jenis pekerjaan yang dilakukan adalah memasukkan nilai harga pokok per item
persediaan bulanan yang sudah disediakan oleh staf senior. Berikut adalah hasil rekapan yang dilakukan selama proses magang.
Gambar 3. 3 Ms. Excel Rekapitulasi Harga Pokok Setelah Pengerjaan
Pekerjaan yang dilakukan adalah merekap nilai Cost Of Goods Sold (COGS) ke dalam file rekapitulasi persediaan bulanan milik klien. Nilai COGS diperoleh dari sistem perusahaan klien dengan cara menuliskan kode SKU pada kolom pencarian yaitu “ANGPAU-01” dan secara otomatis sistem akan mencari kode tersebut. Nilai HPP dari kode tersebut sebesar Rp 4.500, nilai tersebut direkap ke dalam kolom COGS. Jumlah total COGS sebesar “Rp 45.000” diperolah secara otomatis karena adanya perkalian antara nilai kuantitas “10” dengan harga COGS “Rp 4.500”.
Merekap nilai COGS pada PT KMK kurang lebih sebanyak 2.500 transaksi.
c. Merekap jumlah persediaan akhir barang jadi dari file ending stock masing- masing gudang ke dalam file master Ms. Excel persediaan bulanan dan
menghitung total akhir persediaan dengan adanya perkalian nilai ending stock dengan nilai HPP per masing- masing item.
Selain merekap harga pokok penjualan, tugas lainnya adalah membuat rekapitulasi ending stock bulanan per masing-masing gudang. Tugas yang dilakukan adalah merekap jumlah ending stock yang diperoleh dari file ending stock bulanan dari hasil rekapan perusahaan klien ke dalam file master Ms.
Excel rekapitulasi persediaan bulanan dan menghitung nilai akhir persediaan dengan mengalikan jumlah persediaan dengan harga persediaan tersebut.
Berikut file yang digunakan dalam meng-input nilai persediaan akhir:
Gambar 3. 5 File Master Rekapan Persediaan Bulanan Klien
Gambar 3. 4 Daftar Stock Akhir Gudang per Periode
Gambar 3. 6 Ms. Excel Rekapitulasi Ending Stock Setelah Pengerjaan PT KMK melakukan pemeriksaan persediaan akhir masing-masing gudang di CNG, CNGN, NL, CNY, LB, PIM, DS, TAS, PPR, dan MKR.
Gambar 3.5 menunjukan hasil pemeriksaan persediaan periode Agustus 2021 pada gudang TAS. Pada periode ini PT KMK memiliki persediaan apron akhir segar cream sebanyak 6 unit, apron segar pink sebanyak 12 unit, apron ciliwung jkt sebanyak 12 unit, dan apron makanan gue sebanyak 24. Jumlah unit tersebut akan direkap ke dalam file master Ms. Excel rekapitulasi persediaan bulanan seluruh cabang yang diberikan staf senior. Hasil dari meng-input persediaan akhir sebagai berikut:
Pada gambar 3.6 dilakukan rekapitulasi ending stock atas Apron Ciliwung, Apron Makanan Gue, Apron Segar Cream, dan Apron Segar Pink masing-masing sebanyak 12, 24, 6, dan 12. Jumlah ending stock tersebut diperolah dari daftar stock akhir gudang TAS. Sedangkan total jumlah persediaan yang masih tersedia diperoleh dari nilai ending stock “12” untuk
99
Apron Ciliwung dikalikan dengan nilai HPP “Rp 36.000” hasilnya Rp 432.000.
Rekapitulasi ending stock PT KMK dilakukan kurang lebih 1000 jenis barang untuk 10 gudang.
d. Merekap jumlah persediaan bahan baku dari file ending raw material ke dalam rekapan file master Ms. Excel persediaan bulanan.
Selain meng-input jumlah ending stock bulanan per cabang milik klien, dilakukan juga peng-input-an jumlah raw material milik perusahaan klien yang diperoleh dari file rekapitulasi Ms. Excel stock bahan bulanan milik klien ke dalam rekapan file master Ms. Excel rekapitulasi persediaan bulanan seluruh cabang.
Gambar 3. 8 Rekapitulasi Stock Bahan Bulanan Klien Gambar 3. 7 File Master Rekapan Persediaan Bulanan Klien
Sama hal dengan peng-input-an ending stock, peng-input-an raw material dilakukan dengan meng-input nilai raw material yang tersisa pada file rekapitulasi stock bahan bulanan milik klien ke dalam file master Ms.
Excel persediaan bulanan tersebut ke dalam masing-masing item. Pada Gambar 3.8 menunjukan nilai stock bahan jaket asisi sebanyak 2,6 kg, benang jahit rol besar army, baby pink, dan biru telor asin masing- masing sebanyak 4, 1, dan 12 dengan satuan rol. Nilai tersebut di-input ke dalam file master Ms.
Excel persediaan bulanan klien berdasarkan masing-masing item. Berikut hasil dari peng-input-an nilai raw material yang dilakukan selama proses magang berlangsung.
Gambar 3. 9 Hasil Rekapitulasi Stock Bahan Bulanan Klien
Pada gambar 3.9 dilakukan rekapitulasi ending raw material atas bahan jaket asisi sebanyak 2,6 kg, dan benang jahit rol besar army, baby pink, telor asin masing masing 4, 1, dan 12 yang direkap pada kolom “Agustus”.
e. Setelah pekerjaan selesai, file master Ms. Excel persediaan bulanan diberikan kembali kepada staf senior untuk di-review.
Pekerjaan rekapitulasi ending raw material dilakukan PT KMK sebanyak 850 item.
2. Melakukan Stock Opname
Tugas yang dilakukan adalah melakukan stock opname ke perusahaan klien dan merekap stok persediaan periode pengerjaan bulan Oktober 2021. Langkah- langkah pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1. Menerima file rekapan pencatatan stock akhir dari klien dari staf senior dan stiker untuk menandakan stock tersebut.
Gambar 3. 10 File Rekapan Pencatatan Stock Akhir dari Klien
Pada gambar 3.10 file tersebut berdasarkan hasil rekapitulasi yang dilakukan oleh bagian gudang perusahaan klien per 27 Oktober 2021. Form tersebut
digunakan untuk menuliskan jumlah stock akhir per 28-29 Oktober 2021 ketika melakukan stock opname.
2. Menghitung secara manual stock akhir yang terdapat pada gudang klien dengan didampingi oleh staf gudang. Hasil perhitungan dicatat pada rekapan persediaan yang disediakan oleh staf senior.
Gambar 3. 11 Hasil Rekapan Stock Opname
Pada gambar 3.11 terdapat jumlah angpau boteh dengan kode katalog
“ANGPAU-01” pada tanggal 27 Oktober 2021 sebanyak 134 unit. Setelah itu dilakukan perhitungan stock terhadap “ANGPAU-01” secara manual sebanyak 134 unit. Selanjutnya dilakukan penempelan stiker sebagai tanda bahwa barang tersebut sudah dilakukan pengecekkan.
Lakukan hal yang sama untuk semua item barang, jika dalam melakukan stock opname terdapat selisih antara perhitungan fisik dengan pencatatan menurut rekapitulasi yang dibuat oleh perusahaan klien, maka perlu diinformasikan kepada bagian gudang.
Dalam melakukan perhitungan stock barang, kurang lebih sebanyak 500 jenis barang yang di-stock opname.
Gambar 3. 12 Hasil Rekapan Stock Opname ke Excel
Setelah pengecekkan fisik selesai, data yang diberikan dari staf senior berupa rekapan hasil stock opname dalam format hardcopy. Hasil rekapan tersebut direkapitulasi ke dalam Ms. Excel dengan format yang sudah ditentukan oleh staf senior yang terdiri dari no, kode katalog, nama barang, stock akhir, dan stock ter-update. Peng-input-an dilakukan hanya pada kolom stock ter-update saja karena data yang lainya sudah disiapkan oleh staf senior.
Pada peng-input-an stock akhir persediaan, jika terdapat selisih antara stock sebelumnya dengan stock terbaru, hal itu disebabkan karena adanya penjualan. Terlihat pada gambar 3.12 terdapat selisih satu unit barang “Boteh Small Atas” dengan jumlah 76 unit menurut hasil rekapitulasi dari bagian gudang per 27 Oktober 2021 dengan hasil perhitungan fisik per tanggal 28-29 Oktober 2021 sebanyak 75 unit. Selisih stock itu terjadi karena adanya penjualan setelah pengecekkan fisik yang dilakukan oleh staf accounting klien. Setelah pekerjaan rekapitulasi selesai, file rekapan stock opname diberikan kembali ke staf senior untuk diperiksa dan di-review.
PT BEG
Dalam melakukan rekapitulasi stock barang, kurang lebih sebanyak 200 jenis barang yang direkap ke dalam Ms. Excel.
3.3.2. PT BEG