Kadang-kadang anda memasukkan data ke sebuah tabel dimana data pada tabel itu berada pada tabel lain dan saling berhubungan. Misalnya anda membuat database yang terdiri dari tabel vendor dan tabel hp dimana keduanya dihubungkan dengan kode vendor. Jika kita ingin
memasukkan data kode vendor ke tabel hp, maka kode itu harus sesuai dengan kode vendor pada tabel vendor. Bagaimana caranya anda memasukkan kode vendor tanpa harus mengira-ngira atau bolak balik ke table hp atau tabel vendor.
hp. Dengan menambahkan lookup column, pengisian data akan lebih mudah karana ketika kita mengisi data akan disediakan listbox yang berupa field-field yang kita tambahkan melalui lookup column. Contoh field yang telah ditambahkan lookup column.
Untuk memudahkan anda dalam latihan penggunaan lookup column, anda bisa download databasenya di sini.
Lookup Column dengan mengetik sendiri valuenya
1. Buka tabel karyawan dalam Design View
2. Pada field jk, klik Data Type, kemudian pilih Lookup Wizard.
3. Pada kotak dialog Lookup Wizard pilih I will type in the value that I want. Kemudian klik Next.
4. Pada Number of columns ketikkan 2. Kemudian isi tabel di bawahnya seperti gambar.
5. Klik next, klik Next lagi, kemudian klik Finish. Simpan perubahan kemudian tampilkan tabel karyawan pada Datasheet view. Maka pada pada field jk, akan ditambahkan list box seperti gambar di bawah
Lookup Column dengan mengambil dari Table lain atau Query
1. Buka tabel hp dalam Design View
2. Pada field vendorhp, klik Data Type, kemudian pilih Lookup Wizard.
3. Pada kotak dialog Lookup Wizard pilih I want to lookup column to look up the values in a the table or query. Kemudian klik Next.
4. Pada Opsi View, pilih Tables, pilih Table: vendor. Kemudian klik Next.
5. Tambahkan field kodeven dan namaven ke Selected Fields dengan cara double klik pada filed atau dengan klik pada panah kanan. Kemudian klik Next.
6. Pada tahap ini anda diberikan pilihan untuk mengurutkan data vendor. Jika anda ingin mengurutkannya, pilih field yang mau diurutkan, pilih pengurutannya secara ascending atau descending. Kemudian klik Next.
7. Hilangkan centang pada Hide key Column (recomended) untuk menampilkan field kunci. Kemudian klik Next.
8. Klik Next lagi. Kemudian klik Finish. Maka pada ketika anda menginputkan data pada tabel hp akan muncul list box seperti gambar di bawah
Membuat Form Menggunakan Form Tool pada Access 2007
Anda bisa menggunakan Form tool untuk membuat sebuah form hanya dengan single klik. Ketika anda menggunakan tool ini, semua field dari source akan diletakkan pada form. Anda bisa memulai mengunakan form tool, atau anda bisa memodifikasinya pada Layout view atau Design View untuk memperoleh hasil yang anda inginkan.
Pada tab Create, di group Forms, klik Form.
Access akan membuat form dan menampilkannya pada Layout view. Pada Layout view, anda bisa mengubah design pada form selkaligus menampilkan data. Misalnya anda bisa mengubah lebar textbox untuk menyesuaikan dengan lebar data.
Jika tabel atau query yang digunakan sebagai datasouce berisi relasi one-to-many, Access akan menambahkan datasheet pada form berdasarkan relasi tabel atau query.
Membuat Query dari Banyak Tabel pada Acces 2007
Kadang-kadang, proses membangun dan menggunakan query merupakan hal yang mudah, memilih field dari tabel, mungkin menerapkan beberapa kriteria, dan kemudian melihat hasilnya. Tetapi bagaimana jika, seperti yang lebih sering terjadi, data yang anda butuhkan adalah yang tersebar di lebih dari satu tabel? Untungnya, anda dapat membangun sebuah query yang menggabungkan informasi dari berbagai sumber.
Kali ini kita akan membahas membuat query registrasi pasien pada poliklinik. Tabel yang
dibutuhkan adalah Tabel Registrasi sebagai tabel utama, tabel pasien, tabel poli, dan tabel dokter. Bila anda tidak ingin membuat tabel-tabel tersebut secara manual, klik di sini untuk download databasenya.
Pastikan anda sudah membuat Relationships seperti ini:
Pada tab Create, di group Other, klik Query Wizard.
Pada kotak dialog New Query, klik Simple Query Wizard, dan klik OK.
Pada kombo box Tables/Queries, klik tabel yang berisi informasi yang ingin anda masukkan dalam query. Di sini anda memilih tabel sebanyak 5, yang pertama pilih
Pada daftar Available Fields, double field klik untuk memasukkan field-field yang dibutukhan dalam query. Masukkan NoRgt, TanggalRgt, JamRgt.
Lakukan hal yang sama pada tabel:
o Pasien, NamaPsn
o Dokter, NamaDkt
o Poli, NamaPl
o Karyawan, NamaKar
Bila anda sudah memasukkan semua fieldnya, klik Next.
Pada What tittle do you want for your query? ketikkan judul query, kemudian klik
Finish.
Kita bisa melihat hasil query seperti di bawah ini:
Kriteria dalam query merupakan aturan yang mengidentifikasikan record atau data mana saja yang dimasukkan ke dalam query. Tidak semua query harus berisi kriteria, jika anda tidak ingin melihat semua data record yang tersimpan dalam recordsource, anda harus menambahkan kriteria pada query untuk menyaring data mana saja yang mau anda tampilkan. Pastikan anda sudah tahu membuat sebuah Simple Query sehingga anda dapat memahami dengan mudah dalam pengisian kriteria.
Kriteria sama seperti formula, sebuah string yang berisi operator (tanda-tanda) dan konstanta. Kriteria juga mengacu kepada ekspresi dalam Microsoft Office Access 2007.
Berikut beberapa contoh kriteria dan penjelasannya
Kriteria Deskripsi
>10 and <50 Kriteria ini untuk menampilkan number yang lebih dari 10 dan kurang dari 50
#2/2/2006# Kriteria ini untuk menampilkan record yang bertanggal 2/2/2006 Is Null Kriteria ini untuk menampilkan field yang recordnya kosong.
Seperti yang anda lihat, kriteria bisa terlihat sangat berbeda satu sama lain, tergantung pada jenis data field yang anda isi kriteria. Beberapa kriteria yang sederhana, dan menggunakan operator dasar dan konstanta. Lainnya sangat kompleks, dan menggunakan fungsi, operator khusus, dan menyertakan referensi field.
Di sini, anda akan melihat di mana dan bagaimana anda menambahkan kriteria. Untuk menambahkan kriteria untuk query, anda harus membuka query dalam Design view. Anda kemudian mengidentifikasi field-field yang anda ingin isikan kriteria.
Kriteria yang anda tentukan untuk field yang berbeda dalam baris Kriteria digabungkan dengan menggunakan operator DAN. Dengan kata lain, kriteria yang ditetapkan di Tempat Lahir dan Gender diinterpretasikan seperti ini:
TempatLahirPsn = "Tabanan" and GenderPsn = "Pria"
Jika anda menambahkan kriteria seperti itu maka data yang hanya Tempat Lahir di Tabanan dan Gender Pria akan ditampilkan. Bila hanya salah satu kriteria terpenuhi misalnya tempat lahir di tabanan tetapi gender bukan pria maka data tidak ditampilkan. Lihat hasil berikut:
Sekarang bagaimana bila anda ingin menampilkan keduanya tempat lahir di tabanan atau gendernya adalah pria. Kondisi tersebut diinterpretsikan seperti berikut:
TempatLahirPsn = "Tabanan" or GenderPsn = "Pria"
Hasilnya adalah sebagai berikut:
Perhatikan pasien dengan nama tia artanti, walaupun dia wanita tatap ditampilkan dalam query karena tempat lahirnya di tabanan, brgitu juga pasien dengan nama solihin walaupun tempat lahirnya di Bandung tetapi tetap ditampilkan karena gendernya pria.
Tutorial kali ini menjelaskan kriteria-kriteria dalam pembuatan query yang fieldnya bertipe Date/Time. Pastikan anda sudah membaca menambahkan kriteria pada query untuk mengetahui bagaimana menyisipkan kriteria pada query.
Kriteria Hasil Query
#2/2/2006# menampilkan record pada tanggal 2 feb 2006
Not #2/2/2006# menampilkan record bukan pada tanggal 2 feb
2006
< #2/2/2006# menampilkan record sebelum tanggal 2 feb
2006
> #2/2/2006# menampilkan record setelah tanggal 2 feb
2006
>#2/2/2006# and <#2/4/2006# menampilkan record antara tanggal 2 feb 2006 dan 4 feb 2006
<#2/2/2006# or >#2/4/2006# menampilkan record sebelum tanggal 2 feb 2006 atau setelah tanggal 4 feb 2006
#2/2/2006# or #2/3/2006# menampilkan record pada tanggal 2 feb 2006 atau tanggal 4 feb 2006
In (#2/1/2006#, #3/1/2006#, #4/1/2006#) menampilkan record pada tanggal 1 feb, 1 mar, atau 1 apr 2006
DatePart("m", [SalesDate]) = 12 menampilkan record pada bulan desember untuk semua tahun
DatePart("q", [SalesDate]) = 1 menampilkan record pada quarter 1 untuk semua tahun
Date() menampilkan record pada tanggal sekarang
Date()-1 menampilkan record sehari sebelum tanggal
sekarang
Date() + 1 menampilkan record sehari setelah tanggal
sekarang DatePart("ww", [SalesDate]) = DatePart("ww", Date()) and Year(
[SalesDate]) = Year(Date())
menampilkan record pada minggu ini. Satu minggu dimulai dari hari minggu berakhir pada hari sabtu
Year([SalesDate])* 53 + DatePart("ww", [SalesDate]) = Year(Date())* 53 + DatePart("ww", Date()) - 1
menampilkan record pada minggu terakhir. Satu minggu dimulai dari hari minggu berakhir pada hari sabtu
Year([SalesDate])* 53+DatePart("ww", [SalesDate]) = Year(Date())* 53+DatePart("ww", Date()) + 1
menampilkan record pada minggu depan. Satu minggu dimulai dari hari minggu berakhir pada hari sabtu
sampai hari ini Year([SalesDate]) = Year(Now()) And Month([SalesDate]) =
Month(Now()) menampilkan record pada bulan ini
Year([SalesDate])* 12 + DatePart("m", [SalesDate]) =
Year(Date())* 12 + DatePart("m", Date()) - 1 menampilkan record pada bulan sebelumnya Year([SalesDate])* 12 + DatePart("m", [SalesDate]) =
Year(Date())* 12 + DatePart("m", Date()) + 1 menampilkan record pada bulan berikutnya Between Date( ) And DateAdd("M", -1, Date( )) menampilkan record selama satu bulan
dimulai dari sekarang Year([SalesDate]) = Year(Now()) And DatePart("q", Date()) =
DatePart("q", Now()) menampilkan record pada quarter sekarang Year([SalesDate])*4+DatePart("q",[SalesDate]) =
Year(Date())*4+DatePart("q",Date())- 1 menampilkan record pada quarter sebelumnya Year([SalesDate])*4+DatePart("q",[SalesDate]) =
Year(Date())*4+DatePart("q",Date())+1 menempilkan record pada quarter berikutnya Year([SalesDate]) = Year(Date()) menampilkan record pada tahun sekarang Year([SalesDate]) = Year(Date()) - 1 menampilkan record pada tahun lalu Year([SalesDate]) = Year(Date()) + 1 menampilkan record pada tahun depan Year([SalesDate]) = Year(Date()) and Month([SalesDate]) <=
Month(Date()) and Day([SalesDate]) <= Day (Date())
menampilkan record dari tanggal 1 jan tahun sekarang sampai tanggal sekarang.
< Date() menampilkan record kemarin
> Date() menampilkan record besok
Is Null menampilkan record yang kosong
Is Not Null menampilkan record yang tidak kosong
Perhatikan pada kriteria berisi SalesDate, SalesDate merupakan nama field pada tabel. Anda bisa menyesuaikan dengan nama file pada tabel yang anda buat.