Menentukan rencana aksi kesetaraan
2. MENANGANI PENGADUAN TERKAIT DISKRIMINAS
w Berkomitmenlah untuk melakukan penyelidikan yang tepat dalam setiap kasus dan menangani semua pengaduan secara serius.
w Pastikan kerahasiaan prosedur.
w Berikan jaminan bahwa baik pelapor maupun terlapor akan diperlakukan dengan adil. Kedua belah pihak harus akan diberi kesempatan mengklariikasi dan menjelaskan posisi mereka untuk menghindari kesalahpahaman.
w Laranglah viktimisasi dan penghukuman karyawan yang menyampaikan pengaduan.
w Tentukan langkah-langkah untuk menyampaikan pengaduan tentang diskriminasi. Langkah-langkah tersebut harus sederhana dan dapat diakses oleh seluruh karyawan.
w Pelapor harus bisa memilih antara prosedur informal dan penyelidikan perusahaan formal untuk menyelesaikan masalah. Merupakan praktik yang baik bila menentukan prosedur yang jelas untuk kedua pendekatan tersebut.
w Tentukan jangka waktu untuk menangani kasus tersebut dan memberikan penyelesaian.
w Aturlah penyelesaian masalah tersebut pada tingkatan organisasi serendah mungkin.
w Aturlah jalan untuk menyampaikan pengaduan sampai ke tingkat manajemen berikutnya jika karyawan tidak puas dengan penyelesaian tersebut.
w Nyatakan bahwa kedua belah pihak yang bersengketa harus bertindak dengan itikad baik dan bekerja sama untuk mencapai penyelesaian.
2. MENANGANI PENGADUAN TERKAIT
DISKRIMINASI
Prosedur harus diumumkan kepada semua karyawan, dan manajer lini harus dilatih pada berurusan dengan keluhan sesuai dengan prosedur. Para pengusaha juga harus memastikan bahwa lini manajer dan supervisor memahami pentingnya proses pengaduan dan peran pribadi mereka dalam menjaga keharmonisan di tempat kerja antara semua karyawan.8
Manajer senior yang bertanggung jawab atas kesetaraan harus dibuat bertanggung jawab untuk menjamin prosedur tersebut diikuti. Koordinator kesetaraan harus memantau penggunaan prosedur secara berkala, dan mencatat hasil prosedur tersebut.
8 Lihat Singapore Tripartite Alliance for Fair Employment Practices (TAFEP): Tripartite guidelines on fair employment practices
(Singapura); Hong Kong Equal Opportunities Commission: Equal opportunity essentials kit for SMEs (Hongkong); Hong Kong Equal Opportunities Commission: “Sexual harassment in the workplace”, in Good management practice series (Hongkong).
Sampel prosedur penanganan pengaduan terkait kesetaraan
Di bawah ini adalah sampel prosedur penanganan masalah dan pengaduan terkait kesetaraan untuk UKM yang disusun oleh Hong Kong Equal Opportunities Commission. Equal Opportunities Commission mendorong perusahaan- perusahaan untuk mengadaptasi kebijakan tersebut untuk kebutuhan khusus perusahaan mereka, mengadopsinya, dan mengesahkannya dengan stempel perusahaan.
Sampel prosedur penanganan pengaduan terkait kesetaraan
Prosedur ini menjelaskan apa yang harus dilakukan jika Anda memiliki masalah isu, atau pengaduan terkait kesetaraan.
Di_____ [nama perusahaan]_________ kami memahami bahwa mungkin
akan sulit bagi Anda untuk bekerja sebaik-baiknya jika Anda diperlakukan tidak adil atau dilecehkan di tempat kerja. Itulah mengapa kami mendukung kesempatan yang sama di tempat kerja ini. Anda dapat memperoleh salinan kebijakan kesetaraan kami dari_______(katakan di mana)_______.
____[Tuliskan nama orang yang bertanggung jawab atas kesetaraan]_____ bertanggung jawab untuk memastikan prosedur ini diikuti dan ditinjau jika diperlukan. Jika Anda menyampaikan sebuah masalah kepada kami, maka masalah itu akan ditangani secara rahasia, tidak memihak dan cepat.
Apa yang harus dilakukan jika Anda memiliki masalah
Kami telah menguraikan prosedur penanganan masalah langkah demi langkah. Mungkin tidak semuanya berlaku untuk Anda, atau Anda dapat
Buku 4: Mengelola Kesetaraan di T
empat Kerja
mengikutinya dalam urutan yang berbeda dari yang ditunjukkan di sini. Anda dapat mencari bantuan dari kantor Disnaker setempat setiap saat, meskipun kami menyarankan agar Anda mencoba untuk menyelesaikan masalah di tempat kerja terlebih dahulu, jika memungkinkan.
Langkah 1: Bicarakan dengan orang yang terlibat
Jika Anda bisa, yang terbaik adalah berupaya menyelesaikan sendiri masalah tersebut dan melakukannya sesegera mungkin setelah kejadian. Kami memahami bahwa Anda mungkin tidak selalu merasa nyaman melakukannya, terutama jika Anda memiliki masalah dengan penyelia.
Langkah 2:Bicarakan dengan orang yang bertanggung jawab atas kesetaraan
Jika Anda ingin membicarakan masalah atau mencari tahu apa hak Anda, luangkan waktu untuk berbicara dengan perwakilan kesetaraan perusahaan kami _____[tuliskan nama dan rincian kontak]____. Mereka akan bertemu dengan Anda sesegera mungkin. Pada umumnya mereka tidak akan membahas masalah Anda dengan orang lain tanpa seizin Anda. Satu-satunya pengecualian untuk ini adalah jika Anda memberitahu mereka sesuatu yang mungkin berdampak pada keselamatan seseorang.
Tergantung pada apa yang Anda putuskan dan setelah mendapatkan keterangan dari Anda, perwakilan kesetaraan akan mendekati pihak lain yang terlibat dalam masalah itu sesegera mungkin (dan sebaiknya dalam waktu dua hari kerja sejak bertemu dengan Anda) dan mendapatkan keterangan dari sisi mereka.
Kami sangat mendorong penyelesaian pengaduan tepat waktu. Dalam ____[jangka waktu]___ setelah berbicara dengan pihak lain tersebut, dan
____[jangka waktu]____ dari tanggal pertama kali Anda mendekati mereka, perwakilan kesetaraan akan berbicara dengan saksi jika mereka membutuhkan informasi lebih lanjut. Saksi mungkin termasuk orang yang tidak benar-benar melihat apa yang terjadi, tetapi yang mengamati reaksi Anda atau perilaku terkait lainnya.
Perwakilan kesetaraan kemudian akan memutuskan apakah mereka memiliki informasi yang cukup untuk mengetahui apakah tuduhan Anda benar (dengan menggunakan standar pembuktian bahwa kemungkinan besar tuduhan tersebut benar). Mereka juga akan mengetahui apakah tindakan disipliner diperlukan.
Bila tuduhan terbukti, perwakilan kesetaraan (atau manajer Anda) akan menyelesaikan masalah tersebut dengan:
• Mengumpulkan semua semua orang dalam sebuah pertemuan untuk mencapai kesepakatan/menyelesaikan masalah jika tuduhan tersebut tidak bersifat serius
• Mengambil tindakan disipliner yang sesuai (misalnyai menuntut permintaan maaf, konseling, peringatan formal, pemindahan, penurunan pangkat, hilangnya hak promosi selama periode tertentu) terhadap orang yang bertanggung jawab jika tuduhan tersebut serius. Mereka juga bisa mengatur pelatihan tentang isu-isu kesetaraan bagi seluruh staf untuk memastikan bahwa semua orang tahu apa perilaku di tempat kerja yang bisa dan tidak bisa diterima.
Langkah 3:Hubungi kementerian tenaga kerja, organisasi pekerja atau pusat bantuan hukum
Jika Anda tidak puas dengan putusan yang dicapai di bawah prosedur ini, atau Anda tidak merasa nyaman mengajukannya kepada kami, Anda dapat menghubungi hotline departemen tenaga kerja, organisasi pekerja atau pusat bantuan hukum untuk mendapatkan saran lebih lanjut.
Bagaimana perusahaan kami akan menangani masalah Anda?
Kami akan menangani masalah Anda:
• Secara rahasia – Hanya orang yang terlibat langsung dalam masalah atau pengaduan Anda (termasuk siapa saja yang membantu
mengatasinya) yang akan memiliki akses ke informasi mengenainya. Informasi tentang masalah ini hanya akan masuk di ile karyawan jika mereka disiplin terkait dengannya.
• Secara tidak memihak – Semua orang yang terlibat dalam masalah ini akan mendapatkan kesempatan untuk menceritakan cerita tersebut dari sisi mereka, dan akan diperlakukan seadil-adilnya. Orang yang menangani masalah atau pengaduan tidak akan membuat keputusan atau mengambil tindakan apapun sampai semua informasi yang relevan telah dikumpulkan.
• Secara cepat – Kami akan menangani semua masalah atau pengaduan secepat mungkin. Bila memungkinkan, kami akan berusaha menyelesaikan semua masalah dalam ____[batas waktu]_____
Buku 4: Mengelola Kesetaraan di T
empat Kerja
Sumber: Diadaptasi dari Hong Kong Equal Opportunities Commission: Equal opportunity essentials kit for SMEs
(Hongkong).
Kami tidak akan mentoleransi Viktimisasi – perlakuan yang tidak menguntungkan atau kerugian siapapun yang terlibat dalam masalah atau pengaduan yang ditangani di bawah prosedur ini akan ditertibkan. Penggunaan prosedur ini yang membahayakan (misalnya, berbohong tentang seseorang) juga akan ditertibkan. Kami tidak akan mengambil tindakan apapun tanpa bukti. Kami akan menyelidiki semua masalah sebelum mengambil keputusan dan/atau mengambil tindakan. Kami hanya akan mengambil tindakan jika kami yakin kemungkinan besar tuduhan tersebut benar.
___________________________________ Tanggal ______________________ Tanda tangan pelaksana usaha/
stempel perusahaan