Bagaimana organisasi melibatkan manajer menengah dalam pelaksanaan praktik ketenagakerjaan yang adil?
1. Komunikasikan kepada manajer menengah apa itu praktik ketenagakerjaan yang adil, dan manfaat yang diperoleh melalui pelaksanaan praktik semacam itu.
2. Bantulah mereka memahami peran mereka sendiri dalam pelaksanaan praktik semacam itu.
3. Berikan keahlian dan kompetensi yang diperlukan misalnya melalui kesempatan pelatihan tentang cara mempekerjakan berdasarkan prestasi.
4. Berikan alat-alat yang tepat, panduan perekrutan tentang perekrutan yang adil dan kebijakan SDM lainnya.
5. Bantulah mereka untuk menyadari bias dan stereotip mereka sendiri, dan doronglah mereka agar bersikap terbuka dan mau menerima ide-ide baru dan cara-cara baru untuk melaksanakan berbagai hal. 6. Buatlah mereka tetap bertanggung jawab untuk dan berikan
penghargaan atas berhasilnya pelaksanaan langkah-langkah dan hasil ketenagakerjaan yang adil. Bila memungkinkan, berbagilah dan tampilkan studi kasus dengan karyawan yang berhasil.
Sumber: Singapore Tripartite Centre for Fair Employment: Fair Employment. Leading Fair Employment Practices Handbook (Singapura).
Tips Manajemen 15
1.4. Memantau kebijakan dan rencana aksi kesetaraan
Tinjauan kebijakanDisarankan bahwa kebijakan kesetaraan dipantau secara berkala, sebaiknya setiap tahun, untuk memastikan bahwa kebijakan tersebut dijalankan dan bahwa tindakan yang diambil untuk mempromosikan kesetaraan berhasil. Tinjauan tersebut harus direncanakan dan dilaksanakan oleh sebuah komite bersama yang terdiri dari manajemen dan organisasi pekerja atau perwakilan karyawan lainnya. Meminta umpan balik dari karyawan mengenai berfungsinya dan dampak kebijakan dan rencana aksi kesetaraan adalah bagian penting dari pemantauan kemajuan.
Kadar formalitas yang diperlukan akan bervariasi sesuai ukuran organisasi. Di sebuah organisasi kecil tinjauan informal terhadap fungsi dan dampak kebijakan dan rencana aksi mungkin cukup. Di organisasi yang lebih besar dan lebih kompleks, analisa yang lebih formal mungkin diperlukan.
Buku 4: Mengelola Kesetaraan di T
empat Kerja
Pengumpulan data dan catatan
Berkenaan dengan pengumpulan data tentang tenaga kerja perusahaan yang ada, metodologi yang digunakan untuk melakukan penilaian tenaga kerja sebelum desain rencana aksi dapat diterapkan juga untuk tujuan pemantauan..
Lihat Subbab 8.2Melakukan audit kesetaraan.Pengusaha harus menyimpan catatan tentang seluruh karyawan dan semua keputusan ketenagakerjaan yang dibuat. Catatan up-to-date yang terpelihara dengan baik mencakup informasi yang berguna untuk memantau kebijakan dan rencana aksi kesetaraan, dan membuat pengusaha tidak perlu mengumpulkan data setiap kali tinjauan periodik harus dilakukan. Meskipun memberikan informasi pribadi harus selalu bersifat sukarela, pengusaha harus memastikan bahwa karyawan dan pelamar pekerjaan memahami tujuan pengumpulan informasi dan pentingnya pemantauan. Data pribadi yang dikumpulkan dari karyawan dan pelamar pekerjaan harus dirahasiakan.7
Analisa data dan hasil
Analisa data harus fokus pada identiikasi dampak langkah-langkah kesetaraan dan tindakan airmatif yang diterapkan di perusahaan. Ini harus dilakukan dengan meninjau setiap perubahan dalam komposisi staf perusahaan di berbagai pekerjaan dan pada berbagai tingkatan. Metode analisa data yang sama dapat digunakan seperti ketika melakukan penilaian tenaga kerja..
Lihat Subbab 8.2Melakukan audit kesetaraan.w Jika penilaian tenaga kerja menunjukkan dampak yang jelas (yaitu hilangnya atau berkurangnya kesenjangan), kebijakan dan rencana aksi kesetaraan telah berhasil. Perlunya melanjutkan langkah positif yang ada harus dinilai, dan langkah-langkah yang tidak perlu harus dihapuskan..
w Jika tidak ada dampak yang dapat diidentiikasi, kebijakan dan rencana aksi
kesetaraan tersebut tidak efektif. Pengusaha dan pekerja harus bekerja sama untuk merancang langkah-langkah baru untuk mempromosikan kesetaraan yang lebih efektif.
w Hasil pemantauan juga harus digunakan untuk mengidentiikasi bidang-bidang baru untuk promosi kesetaraan. Tujuan, langkah-langkah, tanggung jawab, jangka waktu, dan pengaturan pemantauan yang jelas harus ditetapkan untuk langkah-langkah ini, dan langkah-langkah tersebut harus dijadikan bagian dari rencana aksi kesetaraan perusahaan.
7 Lihat New Zealand Employers’ Federation: A guide for employers on discrimination in employment (Wellington, 1993); ACAS:
Delivering equality and diversity (London, 2009); Hong Kong Equal Opportunities Commission: Code of Practice on the family Status Discrimination Ordinance (Hongkong).
Perbaikan terus-menerus
Hasil dan outcome pemantauan harus digunakan untuk merumuskan langkah-langkah kesetaraan putaran berikutnya di perusahaan. Menjaga perusahaan bebas dari diskriminasi memerlukan komitmen berkelanjutan terhadap promosi kesetaraan. Tanpa perhatian yang layak, bahkan praktik diskriminatif sudah diberantas sekalipun bisa muncul kembali. Karena alasan ini, komitmen yang sesungguhnya terhadap kesetaraan membutuhkan komitmen terhadap siklus perbaikan terus-menerus.
Lihat Subbab 2.2Dasar-dasar manajemen kesetaraan.1.5. Mengkomunikasikan kemajuan Anda
Berguna bagi perusahaan untuk menginformasikan kepada pemangku kepentingan mereka dan masyarakat secara umum tentang praktik kesetaraan mereka dan capaian yang telah dibuat melalui penerapan kebijakan dan rencana aksi kesetaraan. Mengkomunikasikan komitmen terhadap kesetaraan juga akan membantu dalam memperkuat citra merek perusahaan, yang dapat membantu perusahaan menarik bakat ke perusahaan dan membangun basis pelanggan baru.
Buku 4: Mengelola Kesetaraan di T
empat Kerja
Pengusaha harus menetapkan prosedur untuk menangani laporan dan pengaduan karyawan tentang diskriminasi. Sebuah prosedur internal untuk penanganan pengaduan yang berfungsi dengan baik memungkinkan penanganan pengaduan yang cepat dan leksibel, dan dengan demikian dapat memainkan bagian penting dalam membina hubungan baik pekerja-manajemen. Masalah terkait diskriminasi yang terbaik diselesaikan melalui perubahan praktis dalam kebijakan atau praktik di tingkat tempat kerja. Harus juga diingat bahwa mengabaikan pengaduan karyawan hingga mereka membawa kasusnya ke Pengadilan Hubungan Industrial adalah beresiko bagi perusahaan, karena membiarkan masalah tersebut keluar ke publik berkemungkinan menyebabkan publisitas perusahaan yang buruk.
Pedoman penyusunan prosedur pengaduan:
w Persiapkan prosedur pengaduan dalam bentuk tertulis. Prosedur tersebut dapat dipersiapkan secara terpisah atau sebagai bagian dari kebijakan kesetaraan.
w Nyatakan komitmen perusahaan untuk menyelesaikan setiap pengaduan terkait diskriminasi secara adil, rahasia, eisien dan menyeluruh.
w Berkomitmenlah untuk melakukan penyelidikan yang tepat dalam setiap kasus dan menangani semua pengaduan secara serius.
w Pastikan kerahasiaan prosedur.
w Berikan jaminan bahwa baik pelapor maupun terlapor akan diperlakukan dengan adil. Kedua belah pihak harus akan diberi kesempatan mengklariikasi dan menjelaskan posisi mereka untuk menghindari kesalahpahaman.
w Laranglah viktimisasi dan penghukuman karyawan yang menyampaikan pengaduan.
w Tentukan langkah-langkah untuk menyampaikan pengaduan tentang diskriminasi. Langkah-langkah tersebut harus sederhana dan dapat diakses oleh seluruh karyawan.
w Pelapor harus bisa memilih antara prosedur informal dan penyelidikan perusahaan formal untuk menyelesaikan masalah. Merupakan praktik yang baik bila menentukan prosedur yang jelas untuk kedua pendekatan tersebut.
w Tentukan jangka waktu untuk menangani kasus tersebut dan memberikan penyelesaian.
w Aturlah penyelesaian masalah tersebut pada tingkatan organisasi serendah mungkin.
w Aturlah jalan untuk menyampaikan pengaduan sampai ke tingkat manajemen berikutnya jika karyawan tidak puas dengan penyelesaian tersebut.
w Nyatakan bahwa kedua belah pihak yang bersengketa harus bertindak dengan itikad baik dan bekerja sama untuk mencapai penyelesaian.
2. MENANGANI PENGADUAN TERKAIT
DISKRIMINASI
Prosedur harus diumumkan kepada semua karyawan, dan manajer lini harus dilatih pada berurusan dengan keluhan sesuai dengan prosedur. Para pengusaha juga harus memastikan bahwa lini manajer dan supervisor memahami pentingnya proses pengaduan dan peran pribadi mereka dalam menjaga keharmonisan di tempat kerja antara semua karyawan.8
Manajer senior yang bertanggung jawab atas kesetaraan harus dibuat bertanggung jawab untuk menjamin prosedur tersebut diikuti. Koordinator kesetaraan harus memantau penggunaan prosedur secara berkala, dan mencatat hasil prosedur tersebut.
8 Lihat Singapore Tripartite Alliance for Fair Employment Practices (TAFEP): Tripartite guidelines on fair employment practices
(Singapura); Hong Kong Equal Opportunities Commission: Equal opportunity essentials kit for SMEs (Hongkong); Hong Kong Equal Opportunities Commission: “Sexual harassment in the workplace”, in Good management practice series (Hongkong).
Sampel prosedur penanganan pengaduan terkait kesetaraan
Di bawah ini adalah sampel prosedur penanganan masalah dan pengaduan terkait kesetaraan untuk UKM yang disusun oleh Hong Kong Equal Opportunities Commission. Equal Opportunities Commission mendorong perusahaan-perusahaan untuk mengadaptasi kebijakan tersebut untuk kebutuhan khusus perusahaan mereka, mengadopsinya, dan mengesahkannya dengan stempel perusahaan.
Sampel prosedur penanganan pengaduan terkait kesetaraan
Prosedur ini menjelaskan apa yang harus dilakukan jika Anda memiliki masalah isu, atau pengaduan terkait kesetaraan.
Di_____ [nama perusahaan]_________ kami memahami bahwa mungkin akan sulit bagi Anda untuk bekerja sebaik-baiknya jika Anda diperlakukan tidak adil atau dilecehkan di tempat kerja. Itulah mengapa kami mendukung kesempatan yang sama di tempat kerja ini. Anda dapat memperoleh salinan kebijakan kesetaraan kami dari_______(katakan di mana)_______.
____[Tuliskan nama orang yang bertanggung jawab atas kesetaraan]_____ bertanggung jawab untuk memastikan prosedur ini diikuti dan ditinjau jika diperlukan. Jika Anda menyampaikan sebuah masalah kepada kami, maka masalah itu akan ditangani secara rahasia, tidak memihak dan cepat.
Apa yang harus dilakukan jika Anda memiliki masalah
Kami telah menguraikan prosedur penanganan masalah langkah demi langkah. Mungkin tidak semuanya berlaku untuk Anda, atau Anda dapat