Panduan untuk Mengaudit Sistem Manajemen
CATATAN 1 Seorang pengamat bukan merupakan bagian dari tim audit (3.9) dan tidak mempengaruhi atau mengganggu dengan pelaksanaan audit (3.1)
7. Kompetensi dan evaluasi auditor
7.2. Menentukan kompetensi auditor untuk memenuhi kebutuhan program audit
7.2.1. Umum
Dalam memutuskan pengetahuan dan keterampilan yang sesuai yang diperlukan auditor, berikut ini sebaiknya dipertimbangkan :
7.2.2. Perilaku pribadi
Auditor sebaiknya memiliki kualitas yang diperlukan untuk memungkinkan mereka untuk bertindak sesuai dengan prinsip-prinsip audit seperti yang dijelaskan dalam Klausul 4. Auditor sebaiknya menunjukkan perilaku profesional selama melaksanakan kegiatan audit, termasuk keberadaan :
etika, yaitu adil, jujur, tulus, jujur dan bijaksana;
berpikiran terbuka, yaitu bersedia untuk mempertimbangkan ide-ide atau
pandangan alternatif;
diplomatis, yaitu bijaksana dalam berurusan dengan orang;
jeli, yaitu aktif mengamati lingkungan fisik dan kegiatan;
perseptif, yaitu menyadari dan mampu memahami situasi;
serbaguna, yaitu mampu mudah beradaptasi dengan situasi yang berbeda;
ulet, yaitu gigih dan fokus pada pencapaian tujuan;
menentukan, yaitu mampu mencapai kesimpulan yang tepat waktu menurut
penalaran yang wajar dan analisis;
mandiri, yaitu mampu bertindak dan fungsi secara independen sementara
berinteraksi secara efektif dengan orang lain;
bertindak dengan ketabahan, yaitu mampu bertindak secara bertanggung
jawab dan etis, meskipun tindakan ini tidak selalu populer dan kadang-kadang dapat mengakibatkan perselisihan atau konfrontasi;
terbuka untuk perbaikan, yaitu mau belajar dari situasi, dan berjuang untuk
hasil audit yang lebih baik;
peka budaya, yaitu jeli dan hormat kepada budaya auditee;
kolaboratif, yaitu secara efektif berinteraksi dengan orang lain, termasuk anggota tim audit dan personil auditee.
7.2.3. Pengetahuan dan keterampilan 7.2.3.1. Umum
Auditor sebaiknya memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang dimaksud dari audit yang mereka harapkan untuk dilakukan. Seluruh auditor sebaiknya memiliki pengetahuan dan keterampilan umum dan juga sebaiknya diharapkan memiliki beberapa pengetahuan dan keterampilan disiplin ilmu dan sektor tertentu. Ketua tim audit sebaiknya memiliki pengetahuan dan keterampilan tambahan yang diperlukan untuk memberikan kepemimpinan untuk tim audit.
7.2.3.2. Pengetahuan dan keterampilan umum auditor sistem manajemen Auditor sebaiknya memiliki pengetahuan dan keterampilan di bidang yang diuraikan di bawah.
mengamati dan mengkaji dokumen, catatan dan data;
memahami dan mempertimbangkan pendapat para ahli;
memahami kesesuaian dan konsekuensi menggunakan teknik sampling
untuk audit;
memverifikasi relevansi dan akurasi informasi yang dikumpulkan;
mengkonfirmasi kecukupan dan kesesuaian bukti audit untuk mendukung
temuan audit dan kesimpulan;
menilai faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kehandalan dari temuan
audit dan kesimpulan;
menggunakan dokumen kerja untuk merekam kegiatan audit;
mendokumentasikan temuan audit dan menyiapkan laporan audit yang
tepat;
menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi, data, dokumen dan
catatan;
berkomunikasi secara efektif, secara lisan dan tertulis (baik secara pribadi atau melalui penggunaan interpreter dan penerjemah);
memahami jenis risiko yang terkait dengan audit
b) Sistem manajemen dan dokumen referensi : pengetahuan dan keterampilan
di bidang ini memungkinkan auditor untuk memahami ruang lingkup audit dan menerapkan kriteria audit, dan sebaiknya mencakup hal-hal berikut :
standar sistem manajemen atau dokumen lain yang digunakan sebagai
kriteria audit;
penerapan standar sistem manajemen oleh auditee dan organisasi lainnya,
yang sesuai;
interaksi antara komponen-komponen sistem manajemen;
mengenal hirarki dokumen referensi;
penerapan dokumen referensi untuk situasi audit yang berbeda.
c) Konteks organisasi : pengetahuan dan keterampilan di bidang ini
memungkinkan auditor untuk memahami struktur, praktek bisnis dan manajemen auditee, dan sebaiknya mencakup hal-hal berikut :
jenis organisasi, tata kelola, ukuran, struktur, fungsi dan hubungan;
konsep bisnis dan manajemen umum, proses dan terminologi yang terkait,
termasuk perencanaan, penganggaran dan pengelolaan personil;
aspek budaya dan sosial dari auditee.
d) Persyaratan hukum dan kontrak yang berlaku dan persyaratan lain yang berlaku untuk auditee : pengetahuan dan keterampilan di bidang ini
Hal ini tidak perlu untuk setiap auditor dalam tim audit untuk memiliki kompetensi yang sama; namun, kompetensi keseluruhan tim audit sebaiknya cukup untuk mencapai tujuan audit.
Pengetahuan dan keterampilan disiplin dan sektor khusus auditor adalah sebagai berikut :
persyaratan sistem manajemen disiplin khusus dan prinsip-prinsip, serta
penerapan mereka;
persyaratan hukum yang relevan dengan disiplin dan sektor khusus, sehingga
auditor menyadari persyaratan khusus untuk yurisdiksi dan kewajiban, kegiatan auditee dan produk;
persyaratan pihak yang berkepentingan dengan disiplin khusus;
dasar-dasar disiplin khusus dan penerapan bisnis dan metode teknis disiplin
khusus, teknik, proses dan praktek, cukup untuk memungkinkan auditor untuk memeriksa sistem manajemen dan menghasilkan temuan audit dan
kesimpulan yang sesuai;
pengetahuan disiplin khusus yang berkaitan dengan sektor tertentu, sifat
operasi atau tempat kerja yang diaudit, cukup untuk auditor untuk mengevaluasi kegiatan auditee, proses, dan produk (barang dan jasa);
prinsip manajemen risiko, metode dan teknik yang relevan dengan disiplin dan
sektor khusus, sehingga auditor dapat mengevaluasi dan mengendalikan risiko yang terkait dengan program audit.
CATATAN Panduan dan contoh ilustratif pengetahuan dan keterampilan disiplin ilmu spesifik auditor disediakan dalam Lampiran A.
7.2.3.4. Pengetahuan dan keterampilan umum ketua tim auditor
Ketua tim audit sebaiknya memiliki pengetahuan dan keterampilan tambahan untuk mengelola dan memberikan kepemimpinan untuk tim audit, dalam rangka
memfasilitasi pelaksanaan audit yang efisien dan efektif. Seorang ketua tim audit sebaiknya memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan hal berikut :
a) menyeimbangkan kekuatan dan kelemahan dari individu anggota tim audit; b) mengembangkan hubungan kerja yang harmonis antara anggota tim audit; c) mengelola proses audit, termasuk :
perencanaan audit dan memanfaatkan sumber daya secara efektif selama
audit;
mengelola ketidakpastian untuk mencapai tujuan audit;
melindungi kesehatan dan keselamatan anggota tim audit selama audit,
termasuk memastikan kepatuhan auditor dengan persyaratan kesehatan, keselamatan dan keamanan yang relevan;
7.2.3.5. Pengetahuan dan keterampilan untuk audit sistem manajemen yang menangani berbagai disiplin ilmu
Auditor yang bermaksud untuk berpartisipasi sebagai anggota tim audit dalam audit sistem manajemen yang menangani berbagai disiplin ilmu sebaiknya memiliki kompetensi yang diperlukan untuk mengaudit setidaknya salah satu disiplin ilmu dari sistem manajemen dan paham tentang interaksi dan sinergi antara sistem manajemen yang berbeda.
Ketua tim audit yang melakukan audit sistem manajemen yang menangani berbagai disiplin ilmu sebaiknya memahami persyaratan dari masing-masing standar sistem manajemen dan mengenali batas-batas pengetahuan dan keterampilan mereka di masing-masing disiplin ilmu.
7.2.4. Pencapaian kompetensi auditor
Pengetahuan dan keterampilan auditor dapat diperoleh dengan menggunakan kombinasi berikut :
pendidikan / pelatihan formal dan pengalaman yang berkontribusi terhadap
pengembangan pengetahuan dan keterampilan dalam disiplin sistem manajemen dan sektor auditor yang bermaksud untuk mengaudit;
program pelatihan yang mencakup pengetahuan dan kemampuan umum
auditor;
pengalaman di posisi teknis, manajerial atau profesional yang relevan yang
melibatkan pelaksanaan penilaian, pengambilan keputusan, pemecahan masalah dan komunikasi dengan manajer, profesional, rekan, pelanggan dan pihak berkepentingan lainnya;
pengalaman audit yang diperoleh di bawah pengawasan auditor dalam disiplin
yang sama. 7.2.5. Ketua tim audit
Seorang ketua tim audit sebaiknya telah memperoleh pengalaman audit tambahan untuk mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang dijelaskan dalam 7.2.3. Pengalaman tambahan ini sesebaiknyanya diperoleh dengan bekerja di bawah arahan dan bimbingan dari seorang ketua tim audit yang berbeda.