ISO 9001:2015. Internal Audit Of Quality Management System

(1)

© PT TUV Rheinland Indonesia

2018

(2)

1 st Day

10:00-11:30

ISO 19011: 2011 Management System Auditing

Terminology & Audit Framework-PDCA

Managing Audit Program

11:30-12:30

Lunch Break

12:30-13:30

Implementing Audit Program

Audit Workflow

Preparation of Audit Documents

Selection of Audit Team

13:30-14:30

How to Conduct On-site Audit

Opening Meeting & Closing

Audit Techniques

NCR Reporting Using P-L-O-R Technique

14:30-14:45

Coffee Break

14:45-15.45

How to Conduct On-site Audit (Continued)

Opening Meeting & Closing

Audit Techniques

NCR Reporting Using P-L-O-R Technique

15.45-16.45

Workshop of Risk Identification and Assessment

2 st Day

08: 00-09:45

Concept of Correction and Corrective Action

Evaluating Auditor Competency

09:45-10:00

Coffee Break

10:00-11:30

Audit simulation :

Opening Meeting

Audit term 1

Audit term 2

11:30-12:30

Break & Lunch

12:30-13:30

Making Of Audit Findings

13:30-14:30

Pesentation of Audit Findings

• Closing meeting

14:30-14:45

Coffee Break

14:45-16:00

Review & Sharing of Problem Encountered in the Audit

3 st Day

08:00-09:45

Induksi dan Peningkatan Awareness Pimpinan terhadap Penjaminan

Mutu Perguruan Tinggi oleh Dr. Syahrul Aminullah SKM., M.Si.

Kasubdit Pengembangan Sistem Mutu Kemenristek Dikti

09:45-10:00

Coffee Break

10:00-11:30

Induksi dan Peningkatan Awareness Pimpinan terhadap Penjaminan

Mutu Perguruan Tinggi oleh Dr. Syahrul Aminullah SKM., M.Si.

Kasubdit Pengembangan Sistem Mutu Kemenristek Dikti

11:30-13:00

Break & Lunch

(3)

Internal Audit of ISO 9001:2015 Based on ISO 19011:2011

Welcome to

TÜV Rheinland Academy

About us

TÜV Rheinland Founded in 1872 as part of the German Steam Boiler Association

Now a worldwide service provider for testing, inspection, certification, consulting and training

Aiming at quality and safety of people, technology and the environment

Our Academy

 Leading technical training provider

 More than 200,000 participants per year, at over 30,000 training and education events, in about 25 countries worldwide

 Different learning forms from face to face training to digital learning solutions Building trust and credibility – in all markets

Skilling globally.

Focusing locally.

(4)

Milestones

Long tradition – originator of many TIC services

1872 1904 1908 1955 2000 2001 2009 2012 2014 Founded to ensure the safety of manufacturing plants First elevator inspection Global market leader in photovoltaic certification One of the biggest independent service providers for ICT security First Bluetooth product certification 2/6/2018 Corporate Presentation 2017 3 First product certification First vehicle inspection First internet-based certification database

New test mark with QR code for fast research

Enabling

Key facts

INDUSTRIAL SERVICES

MOBILITY PRODUCTS ACADEMY &

LIFE CARE

ICT & BUSINESS SOLUTIONS Adding value and enabling a safer and better use of modern technologies

SYSTEMS

2,000

Services

(5)

Milestones - TÜV Rheinland Indonesia

1980 1996 1998 ₂₀₁₀ 2012 2014 2016 2017

1st_{Project : Technical}

Assistance

Launch homologation

business Accredited for ISPO, Star Rating Hotel Accredited for VLK, PHPL, HACCP Certify for ISO 9001, 14001, 18001 2/6/2018 Corporate Presentation 2017 5 Receive Accreditation for Product Cert. (LsPro) Founded TÜV International Indonesia Launch Electrical and Wheel Testing Laboratory 2009

Launch Tire Testing Laboratory

Appointed by Ministry of Industry for Toys Testing Laboratory

At home in All Over Indonesia

(6)

Your seminar

2/6/2018 Internal Quality Audit 7

Sasaran Pelatihan

Memahami persyaratan sistem manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2015 sebagai kriteria audit

Mampu merencanakan audit mutu internal

Mampu membuat checklist audit

Mampu melakukan audit mutu internal

Mampu membuat kesimpulan audit

Mampu membuat laporan audit

Mempu memeriksa tindakan perbaikan yang dilakukan auditee atas temuan ketidaksesuaian

Internal Audit of ISO 9001:2015 based on ISO 19011:2011

Review Persyaratan

Standard

(7)

Siklus P-D-C-A dari ISO 9001:2015

2/6/2018 PT TUV Rheinland Indonesia 9 Support & operation (7,8) Planning (6) Performance Evaluation (9) Leadership (5) Improvement (10) Organization And it’s context (4) Customer requirement Needs and expectations of interested parties (4)

Quality management System (4)

Customer satisfaction Products and services Result of the QMS

Persyaratan ISO 9001:2015

1 Scope 2 Normative references 3 Terms and definitions 4 Context of the organization

4.1 Understanding the organization and its context

4.2 Understanding the needs and expectations of Interested parties

4.3 Determining the scope of the quality management system

4.4 Quality management system and its processes 5 Leadership 5.1 Leadership Commitment 5.1.1 General 5.1.2 Customer Focus 5.2 Policy

5.2.1 Establishing the quality policy 5.2.2 Communicating the quality policy 5.3 Organizational roles, responsibilities and

authorities

6 Planning for the quality management system 6.1 Actions to address risks and opportunities 6.2 Quality objectives and planning to achieve them 6.3 Planning of changes 7 Support 7.1 Resources 7.1.1 General 7.1.2 People 7.1.3 Infrastructure

7.1.4 Environment for the operation of processes

7.1.5 Monitoring and measuring resources 7.1.6 Organizational knowledge 7.2 Competence 7.3 Awareness 7.4 Communication 7.5 Documented information 7.5.1 General

7.5.2 Creating and updating

7.5.3 Control of documented information

Next slide : clause 8,9,10 

(8)

8 Operation

8.1 Operational planning and control 8.2 Requirements for products and services

8.2.1 Customer communication

8.2.2 Determination of requirements related to products and services

8.2.3 Review of requirements related to products and service

8.2.4 Change to requirements for product and service 8.3 Design and development of products and services

8.3.1 General

8.3.2 Design and development planning 8.3.3 Design and development Inputs 8.3.4 Design and development controls 8.3.5 Design and development outputs 8.3.6 Design and development changes

8.4 Control of externally provided, processes products and services

8.4.1 General

8.4.2 Type and extent of control 8.4.3 Information for external providers 8.5 Production and service provision

8.5.1 Control of production and service provision 8.5.2 Identification and traceability

8.5.3 Property belonging to customers or external providers

8.5.4 Preservation 8.5.5 Post-delivery activities 8.5.6 Control of changes

8.6 Release of products and services 8.7 Control of nonconforming process outputs 9 Performance evaluation

9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation

9.1.1 General

9.1.2 Customer satisfaction 9.1.3 Analysis and evaluation 9.2 Internal audit

9.3 Management review 9.3.1 General

9.3.2 Management review inputs 9.3.2 Management review outputs 10 Improvement

10.1 General

10.2 Nonconformity and corrective action 10.3 Continual improvement

Annex A Clarification of new structure, terminology and concepts

Annex B Other international standard on quality management and quality management systems developed by ISO/TS 176

Persyaratan ISO 9001:2015

2/6/2018 PT TUV Rheinland Indonesia 11

ISO 9001 : 2008 1. scope

2. Normative Reference 3. Terms and definitions

ISO 9001 : 2015 1. scope

2. Normative Reference 3. Terms and definitions 4. Quality Management Systems

4.1 General Requirement 4.2 Documentation Requirements

4. Context of the organization

4.1 Understanding the organization and its context

4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties 4.3 Determining the scope of the quality management system

4.4 Quality management system

= = = Persyaratan Documentasi ada di klausul 7.5 9001:2015

ISO 9001:2008

ISO 9001:2015

Persyaratan ISO 9001:2015

Persyaratan pengendalian outsource Ada di klausul 8.4 9001:2015

(9)

2/6/2018

13 PT TUV Rheinland Indonesia

Persyaratan ISO 9001:2015

Klausul 4.1

• menentukan eksternal dan internal issue yang relevan dengan tujuan, arah trategis yang berpengaruh terhadap QMS

• Harus dipantau dan ditinjau

Klausul 4.2

menetapkan:

• Pihak-pihak berkepentingan yang relevan dengan QMS;

• Persyaratan dari pihak berkepentingan ini yang relevan dengan QMS Harus dipantau dan ditinjau

Klausul 4.3

• Persyaratan untuk lingkup QMS lebih diperjelas, harus didokumentasikan dan mempertimbangkan: isu internal eksternal; persyaratan interested party ;produk dan layanan

• justifikasi untuk setiap kasus di mana persyaratan tidak dapat diterapkan

Klausul 4.4

Klausul 4.1 ISO 9001:2008 ditambahkan mengenai persyaratan risk pada saat penetapan proses dan informasi mengenai documented information 4 Context of organization 4.1 Understanding context 4.2 Interested parties 4.3 Scope 4.4 QMS 5. Management Responsibility 5.1 Management commitment 5.2 Customer focus 5.3 Quality policy 5.4. Planning

5.5 Authorities, Responsibility and communication

5.6 Management Review

5. Leadership

5.1 Leadership and commitment 5.2 Policy

5.3 Organization roles, responsibilities and authorities

6. Planning

6.1 Actions to address risks and opportunities 6.2 Quality objectives and planning to achieve them

6.3 Planning of changes

Komunikasi ada di klausul 7.4 9001:2015

Management Reviewi ada di klausul 9.3 9001:2015

ISO 9001:2008

ISO 9001:2015

(10)

2/6/2018

Persyaratan ISO 9001:2015

5 Leadership 5.1 Leadership and commitment 5.2 Policy 5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities

Klausul 5.1.2 Fokus Pelanggan

Manajemen puncak harus juga memastikan bahwa : • persyaratan hukum dan peraturan yang ditentukan • risiko ditentukan dan diperhatikan

Klausul 5.2 Kebijakan mutu harus :

 Dikomunikasikan, dipahami dan diterapkan  Tersedia untuk interested parties jika diperlukan Klausul 5.3 Tanggung jawab dan wewenang

 Sebelumnya ini adalah klausul 5.5 di ISO 9001:2008

 Tidak ada pesyaratan MR tetapi secara fungsi masih tetap ada (penetapan tergantung dari TM)

Klausul 5.1.1 komitmen manajemen Meminta TM juga:

• Akuntabilitas terhadap QMS

• terlibat, mengarahkan dan mendukung orang-orang untuk berkontribusi terhadap efektifitas QMS 5. Management Responsibility 5.1 Management commitment 5.2 Customer focus 5.3 Quality policy 5.4. Planning

5.5 Authorities, Responsibility and communication

5.6 Management Review

6. Planning

6.1 Actions to address risks and opportunities 6.2 Quality objectives and planning to achieve them

6.3 Planning of changes

ISO 9001:2008

ISO 9001:2015

(11)

2/6/2018

Persyaratan ISO 9001:2015

Klausul 6.1

• Klausul Baru

• Mengenai persyaratan dan tujuan dari identifikasi risk&opportunities • Rencana yang dilakukan untuk mengatasi risk&opportunities Klausul 6.2

Lebih eksplisit persyaratan mengenai perencanaan untuk mencapai sasaran mutu (apa yang akan dilakukan; sumber daya apa yang diperlukan; siapa yang bertanggungjawab; kapan akan selesai; bagaimana hasilnya akan dievaluasi

Klausul 6.3

Perubahan pada QMS harus dilakukan secara terencana. Persyaratan ini Keterkaitan juga dengan

Klausul 7.1.6 - pengetahuan Organisasi - untuk mengatasi perubahan kebutuhan dan tren, sehubungan dengan pengetahuan

Klausul 8.1 - Mengontrol perubahan operasional, yang direncanakan atau tidak direncanakan

Klausul 8.5.6 - Mengatasi perubahan yang mempengaruhi produk & jasa 6

Planning

6.1 Actions to address risk

and opportunity

6.2 Objectives and planning

6.3 Planning of changes 6. Resource Management 6.1 General 6.2 Human Resource 5.3 Infrastructure 6.4 Work Environment 7. Support 7.1 Resources 7.2 Competence 7.3 Awareness 7.4 Communication 7.5 Documented information

Klausul 4.2.3 dan 4.2.4 ISO 9001:2008

Klausul 7 ini sama dengan klausul 6 di ISO 9001:2008 berisikan pengelolan dari sumber daya (manusia, Infrastruktur dan lingkungan) ditambahkan dengan pengendalian dokumen dan komunikasi

ISO 9001:2008

ISO 9001:2015

Persyaratan ISO 9001:2015

(12)

2/6/2018

Persyaratan ISO 9001:2015

7.1 Resources 7.3 Awareness 7.4 Communication 7.5 Documented information 7.2 Competence 7.1.4 Environment for the operation of processes 7.1.5 Monitoring and measuring resources 7.1.2 People 7.1.3 Infrastructure 7.1.6 Organizational knowledge 7

Support Klausul 7.1_{Menyediakan Sumberdaya manusia,}

lingkungan, infrastruktur, pengetahuan, peralatan pemantauan/pengukuran baik dari internal/eksternal,

Klausul 7.2 , 7.3 dan 7.4

orang yang relevan melakukan pekerjaan di bawah kendali organisasi harus memiliki kompetensi, kesadaran dan komunikasi (internal dan eksternal) dari QMS

Klausul 7.5

Sama dengan klausul 4.21,4.2.3 dan 4.2.4 ISO 9001:2008 tetapi lebik eksplisit persyaratan untuk kerahasiaan, integridas dan akses dari dokumen

7. Product Realization

7.1 Planning of product realization 7.2 Customer-related processes 7.3 Design and development 7.4 Purchasing

7.5 Production and service provision 7.6 Control of monitoring and

measuring equipment

8. Operation

8.1 Operational planning and control 8.2 Requirements for products and services 8.3 Design and development of products and

services

8.4 Control of externally provided products and services

8.5 Production and service provision 8.6 Release of products and services 8.7 Control of nonconforming process outputs

ISO 9001:2008

ISO 9001:2015

Persyaratan ISO 9001:2015

8- Operation

8.2.4 monitoring and measurement product 8.3 Control of Nonconforming product

(13)

2/6/2018

Persyaratan ISO 9001:2015

Klausul 8.1 sama dengan klausul 7.1 ISO 9001:2008

 Lebih eksplisit tentang penetapan kriteria proses Klausul 8.2 sama dengan klausul 7.2 ISO 9001:2008

 Lebih eksplisit pertimbangan komunikasi pelanggan termasuk customer property dan contingency actions Klausul 8.3 sama dengan klausul 7.3 ISO 9001:2008

 Bagian ini pada desain dan pengembangan produk dan jasa telah secara substansial berubah dan disederhanakan:

Klausul 8.4

 Bagian ini merupakan gabungan dari persyaratan 4.1 mengenaia pengendalian outsource dan 7.4 pembelian di ISO 9001:2008

8.1 Operational planning and control

8.2 Requirements for products and services

8 Operation

8.3 Design and development of products and services

8.5 Production and service provision 8.4 Control of externally provided processes products and services

8.5 Production and service provision 8.5.1 Control of production and service provision

Persyaratan ISO 9001:2015

Klausul 8.5 sama dengan klausul 7.5 ISO 9001:2008

 Dalam 8.5.1 titekankan tentang persyaratan kualifikasi personil dan pengendalian kesalahan dari orang

 Validasi proses bagian dari klausul 8.5.1

 Pada 8.5.3 yang diminta di jaga bukan hanya properti pelanggan tetapi juga properti milik eksternal provider

 Persyaratan baru mengenai post delivery activity (8.5.5) dan pengendalian perubahan (8.5.6)

Klausul 8.6 dan 8.7

 Sekarang bagian dari operasional sebelumnya yaitu di persyaratan 8.2.4 pementauan dan pengukuran produk dan 8.3 pengendalian produk tidak sesuai

8.1 Operational planning and control

8.2 Requirements for products and services

8 Operation

8.3 Design and development of products and services

8.5 Production and service provision 8.4 Control of externally provided processes products and services

8.5 Production and service provision 8.5.1 Control of

(14)

2/6/2018

ISO Requirement

8. Measurement, analysis and improvement

8.1 General

8.2 Monitoring and measurement 8.3 Control of nonconforming product

8.4 Analysis of data 8.5 Improvement

9. Performance evaluation

9.1 Monitoring, measurement, analysis And evaluation

9.2 Internal audit 9.3 Management review

10. Improvement

10.1 Nonconformity and corrective action 10.2 Improvement

ISO 9001:2008

ISO 9001:2015

Persyaratan ISO 9001:2015

9 Performance evaluation 9.2 Internal audit 9.3 Management review 9.1.2 Customer satisfaction 9.1.3 Analysis and evaluation

9.1.1 General 9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation Klausul 9.1.1

Mempersyaratkan organisasi untuk menetapkan apa, bagaimana dan kapan pemantauan, pengukuran, analisis dan improvement harus dilakukan

Klausul 9.1.2

Mengatur tentang pengukuran kepuasan pelanggan. Tidak ada perubahan signifikan dari ISO 9001:2008

Klausul 9.1.3

Hal-hal apa saja yang secara minimum harus dianalisis dan dievaluasi. Risk based thinking pada tahap CHECK ada pada klausul ini

Klausul 9.2

Tentang audit internal. Hal penting yang ditekankan:  Program audit berbasis risiko

 Netralitas auditor internal

 Kriteria audit mempertimbangkan interested parties

Klausul 9.3

(15)

2/6/2018

Persyaratan ISO 9001:2015

Klausul 10.1

 Lebih menekankan pada peluan untuk perbaikan

 Meminta untuk melihat perbaikan kedepan dari produk dan jasa  Penekanan pada pencegaan terjadinya ketidaksesuaian

Klausul 10.2

 Berlaku umum tidak hanya untuk ketidaksesuaian produk saja  Dari hasil perbaikan bila diperlukan memperbaharui resiko

dan peluang yang ditentukan selama perencanaan,;

 Mengevaluasi kebutuhan untuk tindakan menghilangkan penyebab dari ketidaksesuaian, dengan masud supaya tidak akan muncul lagi di tempat lain merupakan bagian dari corrective action

 terdokumentasi Klausul 10.3

 Peluang harus diperhatikan sebagai bagian dari perbaikan berkelanjutan 10 Improvement 10.2 Nonconformity and corrective action 10.3 Continual improvement 10.1 General

PENGANTAR INTERNAL

AUDIT



Pengertian Audit



Tipe Audit



Internal Audit



Tujuan Internal Audit

(16)

06.02.2018 Audit Sistem Manajemen ISO 19011:2011 27

Audit Sebuah proses yang sistematik,

independen dan terdokumentasi untuk

mencari bukti-bukti audit dan mengevaluasi

bukti-bukti tsb secara objective (tidak

subjective) untuk menentukan sejauh mana

kriteria-kriteria yang menjadi acuan audit telah

dipenuhi.

‘A systematic, independent and documented process for obtaining audit evidence and evaluating it objectively to

determine the extent to which agreed criteria are fulfilled

.’

PENGERTIAN AUDIT(ISO 19011)

Rekaman, pernyataan atas fakta atau informasi

lain, yang relevan terhadap kriteria audit dan

dapat diverifikasi

Catatan: Bukti audit dapat berbentuk kualitatif ataupun kuantitatif

Bukti Audit

seperangkat kebijakan, prosedur atau

persyaratan yang digunakan sebagai referensi

sebagai pembanding bukti audit

Kriteria Audit

(17)

TIPE AUDIT

• FIRST PARTY  oleh diri sendiri (Internal Audit) • SECOND PARTY  Pihak yang berkepentingan

(Customer/Supplier Audit)

• THIRD PARTY  Pihak independan (Audit sertifikasi)

• Audit harus dilakukan pada interval yang terencana

• Mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan

bidang yang diaudit

• Sebaiknya ada sebuah prosedur yang mengatur audit

internal

• Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri

• Audit harus objektif dan tidak memihak

Persyaratan ISO 9001:2015 (9.2) :

(18)

Internal Audit dilakukan untuk memastikan bahwa

SMM

• Dilaksanakan (sesuai Prosedur/IK)

• Sesuai persyaratan standard (mis. ISO 9001)

• Dilaksanakan dan dipelihara secara efektif

• Audit juga sebaiknya menemukan

potensi-potensi perbaikan

TUJUAN INTERNAL AUDIT

Mengapa perlu audit?

Untuk melihat dari sudut pandang yang berbeda dan akurat apa yang sedang terjadi dalam sebuah organisasi pada suatu saat tertentu

Manfaat lain:

• Peluang untuk perbaikan • Mengidentifikasi akar

masalah dan rencana koreksi dan pencegahan.

• Membantu auditor dalam

memahami kesehatan perusahaan

• Persiapan eksternal audit • Sebagai alat manajemen

(19)

PRINSIP AUDIT DAN

KOMPETENSI

AUDITOR



Standard Panduan Audit



Prinsip Audit



Kompetensi Auditor

Quality ISO 19011:2002 Environmental TC 176 (Quality management &

quality assurance) TC 207 (Environmental management) ISO 10011-1:1990 ISO 10011-2:1991 ISO 10011-3:1991 ISO 14010:1996 ISO 14011:1996 ISO 14012:1996

Panduan untuk quality and/or environmental management systems auditing

Combined Audit ISO 9001 Our company Customer Supplier ISO 14001:2015 Vocabulary ISO 9000:2015 Fundamentals & Vocabulary ISO 19011:2011

Panduan untuk audit sistem manajemen (Guidelines for auditing management systems)

STANDAR PANDUAN AUDIT

(20)

1. Integritas : dasar dari profesionalisme

Dapat dipercaya, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian, adalah penting dalam pelaksanaan audit

2. Penyampaian yang Jujur: kewajiban untuk melaporkan secara jujur dan akurat

Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit sebaiknya mencerminkan pelaksanaan kegiatan audit yang jujur dan akurat

3. Profesionalisme: pelaksanaan audit dengan cermat

memelihara profesionalisme sesuai dengan pentingnya tugas yang dilaksanakan dan kepercayaan yang diberikan

PRINSIP AUDIT (ISO 19011)

Prinsip-prinsip berikut terkait dengan audit :

Auditor sebaiknya independen terhadap aktifitas yang diaudit

dan bebas dari bias dan konflik kepentingan. Auditor menjaga keputusan yang objektif selama proses audit untuk meyakinkan temuan – temuan dan keputusan – keputusan didasarkan pada bukti (evidence).

Audit evidence (Bukti audit) dapat diverifikasi. Berdasarkan

sampel dan informasi yang tersedia, sejak audit dilaksanakan selama waktu yang terbatas dan sumberdaya yang terbatas

5. Independensi : bersifat impartial (netral) dan objective

6. Bukti berdasarkan fakta

Auditor sebaiknya menjaga kerahasiaan dari informasi yang

diperoleh selama melakukan audit

4. Kerahasiaan : menjaga informasi yang diperoleh

(21)

06.02.2018 Audit Sistem Manajemen ISO 19011:2011 37 Generic knowledge and Skills 7.3.1 and 7.3.2

Education Work Experience Auditor Training Audit Experience 7.4 Personal Behaviours 7.2 Quality -specific knowledge and Skills 7.3.3 Quality Environmental Specific knowledge and Skills 7.3.4 Environmental

KONSEP KOMPETENSI AUDITOR

Internal auditor sebaiknya kompeten atas dasar,



pendidikan



pengalaman kerja

General



training



pengalaman audit

KOMPETENSI AUDITOR

(22)

CONTOH MATRIX KOMPETENSI AUDITOR

KOMPETENSI AUDITOR

Auditor Lead Auditor

 Pemahaman tentang prinsip – prinsip Audit, tujuan, prosedur dan teknik

 Pemahaman tentang disiplin ilmu manajemen dan dokumen – dokumen referensi

 Pemahaman tentang situasi organisasi dan peran proses audit di organisasi

 Pemahaman tentang persyaratan

perundangan, hukum dan persyaratan lain yang dilaksanakan termasuk dari lembaga eksternal  Pemahaman tentang kompleksitas sistem

manajemen yang diaudit

 Ketercapaian target audit yang telah dilakukan

Sama dengan auditor ditambah :

 Mengorganisir dan mengarahkan anggota tim Audit

 Memimpin Tim Audit untuk mendapatkan keputusan Audit

 Menghindari dan memecahkan permasalahan  Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit Sebaiknya mempunyai kompetensi juga :

 Terminologi Mutu/Lingkungan/K3  Panduan umum, prinsip dan teknis sistem

manajemen

 “Alat” Sistem Manajemen dan aplikasinya (contoh: SPC, Cause&effect analysis, dll)  Pengetahuan mengenai aktifitas pada area

(23)

 Menjunjung kode etik; sopan, jujur, kebenaran,

tulus, bijaksana  Berpikiran terbuka  Diplomatis  Teliti  Mengamati  Cepat Tanggap  Mandiri  Mampu memutuskan  Percaya diri  Adaptasi

Personal behaviours

KOMPETENSI AUDITOR

 Lebih bersahabat dan tidak tegang

 Pendengar yang baik dan lancar berkomunikasi (75% mendengar, 25% bertanya)  Menunjukan minat yang tinggi

 Lebih objektif dan logis

 Berpandangan positif dan elalu menanggapi dengan baik  Hindari adu argumentasi  Mudah bergaul dengan setiap tingkatan di organisasi

 Memiliki rasa ingin tahu yang tinggi  Memahami teknologi dan hal-hal baru

 Hindari cari-cari kesalahan dan catat hal-hal yang baik juga  Tepat waktu

 Periksa semua proses  Hargai kerahasiaan organisasi

 Hindari membaca SOP/dokumen sendiri mintalah penjelasan.  Audit sistem bukan individu

Menjadi Auditor Sebaiknya

(24)

KOMPETENSI AUDITOR

Tipe Perilaku Auditor

Pasif

Agresif

Asertif

 Ekspresi kebutuhan, keinginan, pandangan dan perasaan

 Sikap sempurna

 Langsung pada persoalan

 Junjung tinggi hak orang lain

 Bekerja demi kepuasan semua/mayoritas

Kinerja auitor juga sebaiknya dilakukan evaluasi

Contoh metode evaluasi Auditor

(25)

MANAJEMEN PROGRAM

AUDIT



Manajemen Program Audit



Pelaksanaan Audit



Pelaporan Audit

Organisasi dapat menetapkan satu Program Audit yang didalamnya terdiri dari beberapa sistem manajemen dan juga berbagai macam tujuan.

Top Manajemen sebaiknya menunjuk seseorang yang

bertanggung jawab untuk Manajemen Program Audit, dengan

wewenang:



Menetapkan, menerapkan, mengawasi, meninjau

dan meningkatkan Program Audit



Mengidentifikasi dan memastikan sumber daya

yang diperlukan tersedia

(26)

Menentukan Tujuan Audit (5.2)

Perencanaan Program Audit (5.3) 5.3.1 Tanggung jawab manager program audit 5.3.2 Kompetensi manager program audit 5.3.3 menetapkan cakupan program audit 5.3.4 Identifikasi dan evaluasi Risiko program audit 5.3.5 Penetapan prosedur program audit 5.3.6 Identifikasi sumber daya yang dibutuhkan

Implementasi Program Audit (5.4) 5.4.1 Umum

5.4.2 Menentukan Tujuan, Lingkup dan Kriteria Audit

5.4.3 Pemilihan Metode Audit 5.4.4 Pemilihan Tim Auditor

5.4.5 Penetapan tanggung jawab dari auditor 5.4.6 Mengelola dan merawat rekaman audit

5.5 Monitoring Program Audit Peninjauan dan Peningkatan Program Audit (5.6) Kompetensi dan evaluasi Auditors (clause 7) Kegiatan Audit (clause 6) Plan Do Check Act

Manajemen Program Audit – Plan

ISO 9001:2015 clause 9.2.2

Organisasi harus:

a) merencanakan, menetapkan dan memelihara program audit termasuk frekuensi, metode, tanggung jawab, perencanaan, persyaratan dan pelaporan, yang

harus mempertimbangkan kepentingan

dari proses yang menjadi perhatian, perubahan yang mempengaruhi

organisasi dan hasil dari audit sebelumnya Misalnya

• Langsung berkaitan dengan pelanggan maka diaudit lebih sering atau lebih lama.

• Langsung berkaitan dengan regulasi pemerintah, audit harus lebih diperketat, atau frekuensi audit ditambah.

• Untuk special process, ISO 9001:2015 clause 8.5.1. f) (proses dimana ketidaksesuaian yang timbul tidak dapat diverifikasi pada saat inspeksi) audit harus lebih ditekankan kepada bagaimana metode validasi prosesnya

(27)

Tujuan Audit sebaiknya didasarkan pada beberapa

pertimbangan sebagai berikut :

 Prioritas Manajemen  Tujuan Komersial

 Karakteristik proses, produk, projek dan perubahan apapun yang terjadi padanya,

 Persyaratan Sistem Manajemen

 Persyaratan Perundangan dan Kontraktual  Kebutuhan evaluasi vendor

 Persyaratan pelanggan dan Kebutuhan pihak – pihak yang berkepentingan

 Tingkat kinerja auditee terutama yang berkaitan dengan kegagalan ataupun keluhan pelanggan

 Risiko organisasi

 Tindak lanjut dari audit sebelumnya  Tingkat kematangan dari sistem manajemen

Tujuan Audit

Manajemen Program Audit – Plan

Manajer Program Audit bertanggung jawab untuk:

 Menetapkan tujuan dan lingkup program audit

 Mengindentifikasi dan mengevaluasi Risiko dari program audit  Menetapkan tanggung jawab dan prosedur dan memastikan

ketersediaan sumber daya

 Memastikan penerapan program audit

 Memastikan catatan terkait dengan program audit terpelihara  Mengawasi, meninjau dan meningkatkan program audit

Tanggung Jawab dan Peran

(28)

Seorang manajer program audit sebaiknya memiliki kemampuan untuk mengelola program audit, menangani Risiko yang terkait secara efektif dan efisien, sebaik pengetahuan dan keahlian yang dimilikinya

mengenai :

Prinsip, prosedur dan metode audit

Standar sistem manajemen dan dokumen referensi Aktifitas, produk dan proses-proses dari auditee

Perundang-undangan dan persyaratan lainnya yang terkait Pelanggan, supplier dan pihak-pihak yang terkait

Dan terus menerus meningkatkan pengetahuan dan keahliannya tersebut

Kompetensi Manajer Program Audit

Manajemen Program Audit – Plan

Manajer program audit sebaiknya menetapkan ruang lingkup dari program audit yang dapat bervariasi tergantung dari :  Ukuran organisasi

 Sifat organisasi  Fungsi

 Kompleksitas dan tingkat kematangan organisasi

Sebuah organisasi dapat memiliki audit program yang berisi satu jenis audit, tergantung dari jenis aktifitas dan struktur auditee.

Penetapan Ruang Lingkup Audit (5.3.3)

Manajemen Program Audit – Plan

(29)

Ruang Lingkup Program (5.3.3)

Ruang lingkup Program Audit dipengaruhi oleh:

• Ruang lingkup,tujuan, waktu dan frekuensi audit

• Jumlah, kepentingan, kompleksitas, kesamaan sifat dan lokasi, aktivitas yang diaudit • Faktor-faktor yang memepengaruhi keefektifan sistem manajemen

• Standar, peraturan dan persyaratan kontraktual serta kriteria lainnya yang berlaku • Hasil dari audit (eksternal dan internal) dan tinjauan program audit sebelumnya • Bahasa, budaya dan isu sosial

• Kepentingan dari pihak-pihak terkait (e.g. keluhan pelanggan dan ketidaktaatan terhadap peraturan)

• Perubahan yang mendasar dalam organisasi dan operasinya.

• Ketersediaan informasi dan teknologi informasi pendukung aktivitas audit (e.g. metode jarak jauh)

• Ketidaksesuaian yang terjadi baik dari internal ataupun eksternal (e.g. kegagalan produk dan bocornya keamanan informasi)

Manajemen Program Audit – Plan

Identifikasi dan Evaluasi Risiko Program Audit (5.3.4)

 Perencanaan (e.g. kegagalan dalam menetapkan tujuan audit dan ruang lingkup program audit)

 Sumber daya (e.g Kurangnya waktu pada pelaksanaan audit)  Pemilihan tim audit (e.g. kompetensi yang tidak sesuai)  Pelaksanaan audit (e.g. komunikasi yang tidak efektif)  Pengendalian rekaman (e.g. kerusakan rekaman audit)

 Pengawasan, peninjauan dan peningkatan program audit

Terdapat Risiko yang bervariasi terkait dengan penetapan, implementasi, pemantauan dan peningkatan suatu program audit yang dapat mempengaruhi tujuan audit. Manajer program audit sebaiknya mempertimbangkan Risiko ini dalam mengembangkan program audit. Risiko-Risiko tersebut dapat terkait dengan

(30)

Prosedur Program Audit sebaiknya ditetapkan termasuk :

 Membuat perencanaan dan jadwal Audit dengan mempertimbangkan Risiko

program audit

 Memastikan keamanan informasi dan kerahasiaan  Menjamin kompetensi auditor dan lead auditor

 Menyeleksi tim Audit, menetapkan tugas dan tanggung jawabnya  Menentukan kompetensi Auditor dan Lead Auditor

 Melaksanakan audit termasuk penggunaan metode sampling yang sesuai  Pelaksanaan tindak lanjut Audit, jika dapat dilaksanakan

 Pelaporan pencapaian program audit secara keseluruhan ke manajemen puncak  Memelihara catatan Program Audit

 Mengawasi dan meninjau kinerja dan efektifitas Program Audit

Menetapkan Prosedur Program Audit (5.3.5)

Manajemen Program Audit – Plan

Diskusi kelompok

1. Pelajari identifikasi risiko dan peluang organisasi 2. Tentukan skala prioritas risiko dan peluang

3. Berdasarkan skala prioritas risiko dan peluang tersebut, buat program audit meliputi: a) Proses apa?

b) Departemen apa? c) Frekuensi berapa kali?

(31)

Menetapkan Sumber Daya (5.3.6)

Pada saat mengidentifikasi sumberdaya program audit, kita sebaiknya mempertimbangkan:

• Finansial untuk mengembangkan, menerapkan, mengelola dan meningkatkan aktivitas audit

• Metode/ Teknik Audit

• Ketersediaan informasi dan teknologi komunikasi

• ketersediaan auditor dan expert (jika perlu) sesuai tujuan audit • Lingkup program dan Risiko audit

• Waktu perjalanan, akomodasi dan kebutuhan lain

Manajemen Program Audit – Plan

 Mengkomunikasikan program audit kepada pihak terkait  Menetapkan tujuan, lingkup dan kriteria untuk setiap

audit

 Koordinasi dan penjadualan audit dan aktivitas lain terkait dengan program audit

 Memastikan pemilihan tim audit

 Memastikan ketersediaan fasilitas yang dibutuhkan tim audit  Meyakinkan pelaksanaan audit sesuai program audit  Memastikan pengendalian catatan dari aktivitas audit

Implementasi Program Audit (5.4)

Manajemen Program Audit – Do

(32)

06.02.2018 Audit Sistem Manajemen ISO 19011:2011 59 Lead Auditor, Auditor, Expert, Trainee 1st_{party audit} 2nd_party audit, 3rd_party AUDIT INITIATED AUDIT PLAN (obj, scope, criteria) OK INITIAL VISIT NOT OK RESOLVE WITH AUDITEE

PREPARE AUDIT DOCUMENTS

BRIEF AUDIT TEAM

CARRY OUT AUDIT

OPENING MEETING PHYSICAL AUDIT CLOSING MEETING

Finding? YES CORRECTIVE/ PREVENTIVE ACTION VERIFICATION? NO YES NO RESULT OF OVERALL PERFORMANCE MANAGEMENT REVIEW CONTINUAL IMPROVEMENT AUDIT WORKFLOW Audit Plan, Audit Checklist Audit Notes, NC Report Audit Report,

Catatan Program Audit

 lingkup dan tujuan program audit yang terdokumentasi

 Risiko program audit

 hasil tinjauan efektivitas program Catatan Hasil Audit

 audit plan  laporan audit

 laporan ketidaksesuaian  laporan tindakan koreksi  audit notes

 hasil verifikasi Catatan Personnel

 Evaluasi kompetensi dan kinerja auditor

 Seleksi Tim Audit

 Menjaga dan meningkatkan kompetensi Notes:

C

atatan sebaiknya dipelihara untuk menunjukan implementasi

program audit sudah terpenuhi.

Catatan Audit

(33)

Penerapan program audit sebaiknya dimonitor dan ditinjau

pada interval waktu yang sesuai. Hasil tinjauan sebaiknya di

laporkan kepada manajemen puncak. Peninjauan program

sebaiknya juga terhadap:

• Tinjauan peningkatan kompetensi tim audit • Laporan tinjauan efektivitas program audit

Manajemen Program Audit – Check

Pengawasan dan Peninjauan Program Audit (5.6)

Peningkatan program audit sebaiknya mempertimbangkan: • hasil-hasil dan trend pengawasan

• kesesuaian prosedur

• Kebutuhan dan harapan pihak terkait • catatan program audit

• praktek audit yang baru atau alternatif • efektivitas hasil pengukuran resiko program

• Kerahasiaan dan keamanan informasi program audit

Peningkatan / Improvement Program Audit (5.6)

Manajemen Program Audit – Action

(34)

Audit Sistem Manajemen ISO 19011:2011 63

PELAKSANAAN KEGIATAN AUDIT



menunjuk audit team leader



definisi tujuan-tujuan audit, ruang lingkup

dan kriteria



menentukan kelayakan audit (

informasi audit

plan, kerja sama dari auditee, waktu dan sumber daya

)



menetapkan tim audit



melakukan kontak awal dengan auditee

Memulai audit

(35)

Meninjau dokumen – dokumen yang relevan dengan

Dokumentasi Sistem Manajemen, termasuk catatan, laporan audit sebelumnya. Daftar dokumen:  Pedoman/Manual  Prosedur  Instruksi Kerja  Dokumen Eksternal  Peraturan Perundangan-undangan

Review dokumen

Pelaksanaan Audit

Rencana Audit:  tujuan-tujuan audit

 kriteria audit dan referensi dokumen

 ruang lingkup, tmsk.: identifikasi unit fungsi dan proses

dalam organisasi yang akan diaudit

 tanggal dan tempat

 Waktu yang disepakati dan

durasi

 peran dan tanggung jawab  alokasi sumber daya yang sesuai  identifikasi auditee

Persiapan Pelaksanaan Audit

(36)

AUDIT PLAN (SAMPLE)

Company / Auditee PT. XYZ

Audit Objective Audit Location

Check QMS systems implementation JL. Soekarno Hatta, Bandung Auditee Representatives MR and Division Head

Audit Scope All Division

Audit Criteria ISO 9001:2015

Date of Audit 26 – 30 Oktober 2015 Audit Leader Sukamta (SKT) – Lead Auditor Auditor Ronaldo (RO) ,Torres (TR), Del Piero (DP)

DAY / TIME AREA / ORGANIZATIONAL

UNIT AUDITEE AUDITOR RELATED CLAUSES TO ISO 9001:2015

Day One

08:30 – 09.00 Opening Meeting All All Auditor

09.00 – 10.00 Top Management Director, Vice Director

All Auditor 4.1, 4.2, 4.3, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1, 6.2, 6.3, 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 9.3, 10.1 10.00 – 12.00 Quality and Document

Control

MR MS, RO 5.3, 6.2, 7.5, 9.1, 9.2, 10.2, 10.3

10.00 – 12.00 Human Resource Dept. Head of HRD TR, DP 5.3, 6.2, 7.1.2, 7.2, 7.3, 7.4, 9.1, 10.2, 10.3

Pembagian tugas Tim Auditor Internal didasarkan pada

:

 Independensi Auditor  Kompetensi Auditor

 Efektivitas penggunaan sumber daya, dan peran serta tanggung jawab dari

 auditor

 auditors-in-training  technical experts

Perubahan tugas mungkin bisa terjadi pada saat pelaksanaan

audit untuk pencapaian Tujuan Audit

.

Persiapan dan Pelaksanaan Audit

(37)

Catatan – catatan yang dihasilkan pada saat Audit Internal dilakukan, harus disimpan (lihat elemen 9.2.2 ISO 9001:2015)

Dokumen kerja sebaiknya disiapkan dan digunakan oleh

Tim Audit sebagai referensi dan alat pencatatan hasil

audit, termasuk

:

 checklist and audit sampling plan

 form pencatatan ketidaksesuaian (Corrective Action Request/Report)

Persiapan dokumen kerja

Pelaksanaan Audit

Teknik-teknik Sampling

Karena terbatas oleh waktu dan sumber daya maka proses audit dilakukan dengan cara sampling, beberapa teknik sampling a.l;

Vertical Slice Sampling

Mengambil satu sample dan memeriksa kesesuaiannya terhadap semua element Quality system atau persyaratan tertentu yang terkait

Horizontal Slice Sampling

Konsentrasi pada satu elemen quality system dan memeriksa beberapa sample terkait dengan elemen tersebut.

(38)

Jika suatu masalah terdeteksi melalui vertical slice,

horizontal slice sampling harus digunakan untuk

menentukan kedalaman dan keseriusan dari masalah tsb

!!

Sample 1 Sample 2

Sample 4 Kepuasan Pelanggan

Sample 3

Analisis dan evaluasi data kepuasan pealnggan Corrective action

 Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit  Untuk mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar

sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah dibuat

 Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang diperlukan

 Alat bantu dalam penyusunan hasil audit yang dilakukan

Manfaat Checklist

(39)

 What –aktivitas apa yang akan dicek/diverifikasi

 Why –tujuan pelaksanaan aktivitas (kesesuaian dengan target,

kebijakan, prosedural, dll.)

 Where –informasi yang dibutuhkan terkait dengan pelaksanaan

aktivitas yang diobservasi

 When –tenggat waktu pelaporan kinerja dan penyelesaian aktivitas

sesuai target

 Who –orang/bagian/site yang bertanggungjawab atas pelaksanaan

aktivitas terkait dan penanggungjawab tindak lanjut jika target tidak tercapai

 How –bagaimana aturan main pelaksanaan, pemantauan dan

pengukuran keberhasilan aktivitas tersebut

Penyusunan Checklist

Pelaksanaan Audit

Klausul

(9001) Hal Yang Diperiksa Dokumentasi

Diterapkan Bukti Obyektif Status Keterangan Ya Tidak OK Not OK 6.2 Target di bagian HRD dan rencana untuk mencapai target

9.1

pemantauan dan pengukuran pencapaian target , analisa dan evaluasi target di bagian HRD

5.3 tugas dan tanggung_{jawab bagian HRD}

8.1

perencanaan pelaksanaan proses HRD

8.7 ketidaksesuaian_{mungkin terjadi}

10.2

tindakan korektif yang dilakukan terhadap

(40)

Checklist audit

Buat checklist audit untuk tiap proses yang akan diaudit • Checklist audit harus mencakup minimum 3 kriteria audit • Checklist audit harus mencakup sikuls PDCA

• Sediakan tempat yang cukup untuk mencatat: o Semua informasi untuk menjadi bukti audit o Kriteria audit

o Kriteria temuan audit

 Memperkenalkan anggota Tim Audit

 Konfirmasi mengenai Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria Audit  Konfirmasi mengenai Rencana Audit (Audit Plan)

 Metode Pelaksanaan Audit dan Manajemen Risiko  Sumberdaya dan Fasilitas yang diperlukan  Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi

dan data

 Konfirmasi mengenai hadirnya personil yang

relevan dengan ruang lingkup audit

 Status temuan audit (misal; major, minor, atau

observasi)

Opening Meeting

(41)



Wawancara - 5W 1H 1S 1N



Observasi fisik dari

pelaksanaan dan kondisi

sarana/prasarana



Review dokumen



Melakukan pengujian / test

Gunakan Metode yang Sesuai

Tanya Minta Bukti Check buktinya Catat

Metode Audit

Gunakan 5W + 1 H + 1S + 1N

Why (Mengapa) , Where (Dimana), What (Apa) , When

(Kapan) , Who (Siapa) , How (Bagaimana), disertai dengan pembuktian/verifikasi hasil yang baik. (Show me) Jangan lupa dicatat buktinya (Note)

Contoh:

T : Bagaimana anda menyimpan bahan baku?

J : Bahan baku disimpan pada area yang terpisah dan aman diserta tanda tanda peringatan yang memadai dan terdapat pemadam kebakaran

(42)

 Open Question :

Pertanyaan umum, tidak dapat dijawab dengan ‘ya’ atau ‘tidak’ Contoh: Bagaimana cara penetapan sasaran mutu di organisasi anda ?

 Extended Question:

Pengembangan dari pernyataan auditee

Contoh: Apa dan bagaimana cara anda mengukur pencapaian sasaran mutunya?

 Clarification Question :

untuk mencegah informasi yang kurang atas jawaban pertanyaan umum Contoh : dari penjelasan anda dilakukan pengukuran setiap bulan, bagaimana anda memastikan bahwa itu dilakukan?

 Closing Question:

untuk menutup pertanyaan yang diajukan digunakan untuk mengkonfirmasi fakta

Gunakan Metode yang Sesuai

Metode Audit : Wawancara



Trace Forward

telusuri dari input ke output untuk mengetahui hasilnya. Contoh: mulai dari kontrak marketing untuk meyakinkan apakah

persyaratan pelanggan telah dipenuhi.



Trace Backward

telusuri dari output ke input untuk melihat tahapan proses yang dilalui apakah sesuai.

Contoh: dari keluhan pelanggan, kemudian diteruskan ke proses-proses realisasi operasional



Combination

Gunakan Metode yang Sesuai

(43)

Struktur Penyampaian Pertanyaan dalam Audit (trace forward)

Tanyakan proses/ aktivitasnya apa (8.1) Tanyakan record (7.5) Lihat kebijakan

mutu, fokus pada masalah apa? (5.2) Quality objective (6.2) Tanyakan bagaimana cara mencapainya? - cara (8.1/8.3,8.5.,7.1.4) - alat (7.1.3,7.1.5, 8.4) - orang (7.1.2, 7,2, 7.3, 7.4, 5.3) Tanyakan cara mengukurnya (9.1, 8.6) Tanyakan bagaimana bila tidak tercapai (8.7, 10.1, 10.2, 10.3) Tanyakan prosedurnya (7.5) Ada? T Tanyakan kompetensi orang (7.2) Tanyakan target Lihat program peningkatan kompetensi (5.3, 7.2) Referensi : • UU, Permen •Manual Mutu • Prosedur • WI Koreksinya spt apa?apakah ada verifikasi stlh diperbaiki?

Contoh Audit Quality Risk

Tanyakan Aktifitas (Input-proses-output) (4.4.1) Tanyakan apa yang menjadi Risiko di proses tersebut (6.1.1) Tanyakan langkah-langkah yang dilakukan untuk mengatasi risk tersebut

(6.1.2)

Cek bagamana implementasinya ( 7 / 8 ) Cek apakah dilakukan evaluasi (9.1)

Cek apakah ketidaksesuaian yang berkaitan dengan risk sudah diidentifikasi (10.2)

Cek setelah melakukan tindakan korektif apakah harus mengupdate risk (10.2)

(44)

 Tanggal audit

 Area / Lokasi Audit :

Misalnya: Laboratory, Warehouse, Production,etc  Klausul relevan dari ISO 9001:2015

 Referensi dokumen/ bukti audit

 Deskripsi dari proses, produk atau personel yang diaudit  Nama dan Tanggal dokumen audit

 Yang berpotensi menjadi ketidaksesuaian  Hal-hal yang akan di follow up

 Improvement idea  Bukti-bukti kesesuaian

Yang sebaiknya dicatat

Metode Audit : Wawancara

AWAS!



Jangan jadi interogator



Tetap objektif dan bersahabat



Lebih banyak mendengar (75%)



Hindari menjebak, mencurigai,

menuduh atau pertanyaan beruntun

(45)

•Orang-orang yang argumentatif

•Serangan total

•Pembuang waktu

•Waffles (gaya bicara berlebihan tapi isinya sedikit)

•Orang yang gemar memuji/flatterers atau “pura-pura” ramah

•Pikun (senility)

•Interupsi yang terencana/tidak terencana

•Cook’s Tours dan penjelasan yg panjang

•Coffee/lunch break yg diperpanjang

•Menguraikan kasus-kasus khusus



Karakter dan Situasi Audit

Metode Audit : Wawancara

 Progressive Hostility

 Sudden Hostility

 Immediate Hostility

Sikap permusuhan dari auditee

Yang dapat dilakukan Auditor antara lain:

 Menjelaskan kepada auditee bahwa audit adalah audit sistem bukan orang. Penyimpangan terjadi mungkin karena ketidakjelasan sistem (instruksi kerja tidak jelas) atau mengindikasikan adanya kelemahan pada sistem (tidak dilakukannya on the job training/ sosialisasi terhadap sistem yang baru)`

(46)

• Berbicaralah kepada yang mengerjakan pekerjaan • Jangan menyuruh diam

• Berbicaralah dengan bahasa interviewee • Berbicaralah dengan jelas

• Jangan membingungkan-ajukan pertanyaan satu per satu • Kembali ke pertanyaan yang tidak dapat dijawab segera

Metode Audit : Wawancara

1. Pengamatan terhadap kondisi sarana/prasarana (eg.

Gedung, AC, mesin, dll)

2. Pengamatan terhadap Lingkungan kerja (yang

berkaitan baik terhadap mutu, lingkungan ataupun K3)

3. Pengamatan dalam proses pengerjaan (sesuai

persyaratan/tidak)

4. Tingkah laku manusia (terutama Audit K3 

berhubungan dengan unsafe action)

Jangan lupa dicatat/direkam

Catatan : pada saat observasi fisik/lapangan sebaiknya didampingi seorang saksi (baik dari guide ataupun auditee) untuk memperkuat bukti laporan

(47)

Ringkasan Proses Mengumpulkan dan Memverifikasi Informasi

Verifikasi hasil Audit

Sumber Informasi mengumpulkan informasi dengan cara sampling yang

sesuai Bukti audit Evaluasi terhadap kriteria

audit Temuan audit

peninjauan Kesimpulan audit

Temuan audit sebaiknya dievaluasi berdasarkan kriteria audit yang digunakan untuk menentukan klasifikasi temuan. Temuan audit dapat diklasifikasikan “kesesuaian” atau “ketidaksesuaian” terhadap standar dan/atau sebagai peluang perbaikan mutu. Jenis temuan audit yang dijelaskan terperinci saat closing meeting:

 Observasi/Opportunity For Improvement (OFI)  Ketidaksesuaian Minor/ non significant

 Ketidaksesuaian Major/ significant

Temuan Audit

(48)

 tidak dikategorikan ketidaksesuaian

 tidak melanggar elemen dari sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan

 berdasarkan pengalaman dan pengetahuan seorang Auditor Internal

 bersifat saran untuk peningkatan atau peluang perbaikan

Temuan Audit

Observation/OFI

Contoh:

“

Pelaksanaan diklat On-Job-Training sebaiknya mempertimbangkan waktu yang tepat untuk pelaksanaan dan evaluasinya.”

Pelaporan Audit



tidak mempunyai dampak yang serius terhadap mutu

atau sistem mutu



human error

contoh:



Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen

seperti prosedur atau instruksi kerja terhadap

pelaksanaan yang sebenarnya atau terhadap

persyaratan standar yang ada



Penyimpangan dalam penerapan terhadap bagian dari

prosedur instruksi kerja

Temuan Audit

Minor/ Non Significant Nonconformity

Pelaporan Audit

(49)



berdampak yang serius terhadap pencapaian mutu

atau efektivitas sistem mutu

Contoh:



Tidak dilakukannya pemeriksaan/pengujian pada saat

penerimaan bahan baku



Tidak adanya pengendalian terhadap proses khusus



Tidak dilakukannya program audit mutu internal

Temuan Audit

Major/ Significant Nonconformity

Pelaporan Audit

NC

Location & Objective Evidence

Jika P-L-O ada tapi R tidak ada  ??

Jika P-R ada tapi L&O tidak ada??

Jika R-L&O ada tapi P tidak ada  ??

Jika P-L-O-R maka  ??

Pelaporan Audit

Problem : Apakah ada masalah? Location : Dimana lokasinya? Objective evidence : Apa buktinya?

Reference : Apakah ada standard/prosedur yang mengatur?

(50)

Berdampak signifikan MAJOR

• Problem 

• Location 

• Objective Evidence 

• Reference 

NC

Tidak ada NC

“Kesesuaian / Observasi" Tidak Berdampak signifikan MINOR

Analisa Penentuan Status Temuan

Pelaporan Audit

Contoh:

ISO 9001:2015

Target KPI tahun 2016 di Departemen Marketing

tidak dianalisa dan dievaluasi pencapaiannya,

seperti yang diminta dalam Prosedur PM/MR/08

revisi 01 dan klausul 9.1.3 dari ISO 9001:2015.

P

L

O

(51)

Closing Meeting

• Menyelesaikan perbedaan

• Menyampaikan kesimpulan audit sesuai

tujuan audit

• Memberikan rekomendasi jika diperlukan dan kita mengerti

tentang hal tersebut

• Memastikan kapan tindakan perbaikan dilakukan

• Menginformasikan waktu penyerahan laporan

• Menekankan kerahasiaan informasi

Pelaporan Audit



Mengidentifikasi ketidaksesuaian yang ditemukan dalam

LKS/PTP/CAR/NCR



Menjelaskan ketidaksesuaian yang ditemukan kepada

auditee



Meminta persetujuan dari auditee mengenai batas waktu

pelaksanaan tindakan perbaikan



Verifikasi tindakan perbaikan yang

dilakukan

Tugas Internal Auditor

(52)

Tindak lanjut audit oleh auditee

Correction (3.12.3)

Action to eliminate a detected nonconformity

Corrective Action (3.12.2)

Action to

eliminate the cause

of a nonconformity and to prevent

recurrence

Oleh karena itu

jangan membuat

corrective action sebelum mengetahui penyebabnya

Penyebab yang berbeda akan menghasilkan corrective action yang juga berbeda

Sumber: ISO 9000:2015

 Verifikasi bahwa akar penyebab permasalahan telah benar-benar teridentifikasi.

 Verifikasi bahwa tindakan perbaikan yang dilakukan telah cukup baik dan efektif.

 Verifikasi bahwa personal yang terkait benar - benar mengetahui tindakan perbaikan yang dilaksanakan atau dengan adanya pelatihan mengenai perubahan sistem/dokumen akibat tindakan perbaikan tersebut.

 Melihat dokumentasi dari tindakan perbaikan yang telah dilakukan (adanya perubahan dokumen/data).

Verifikasi

(53)

Have we met your expectations?

We look forward to your feedback.

2/6/2018 Internal Quality Audit 101

Contact Us For All Your Training Needs PT TUV Rheinland Indonesia

Menara Karya 10th Floor

Jl. H.R. Rasuna Said Block X-5 Kav. 1-2 Jakarta 12950 - Indonesia Email : mukhsin.safiq@tuv.com Website : www.tuv.com Phone : +62 21-5794-4579 ext 179 Fax : +62 21-5794-4575

ISO 9001:2015. Internal Audit Of Quality Management System

© PT TUV Rheinland Indonesia

2018

1 st Day

10:00-11:30

ISO 19011: 2011 Management System Auditing

 Terminology & Audit Framework-PDCA

 Managing Audit Program

11:30-12:30

Lunch Break

12:30-13:30

Implementing Audit Program

 Audit Workflow

 Preparation of Audit Documents

 Selection of Audit Team

13:30-14:30

How to Conduct On-site Audit

 Opening Meeting & Closing

 Audit Techniques

 NCR Reporting Using P-L-O-R Technique

14:30-14:45

Coffee Break

14:45-15.45

How to Conduct On-site Audit (Continued)

 Opening Meeting & Closing

 Audit Techniques

 NCR Reporting Using P-L-O-R Technique

15.45-16.45

Workshop of Risk Identification and Assessment

2 st Day

08: 00-09:45

 Concept of Correction and Corrective Action

 Evaluating Auditor Competency

09:45-10:00

Coffee Break

10:00-11:30

Audit simulation :

 Opening Meeting

 Audit term 1

 Audit term 2

11:30-12:30

Break & Lunch

12:30-13:30

Making Of Audit Findings

13:30-14:30

Pesentation of Audit Findings

• Closing meeting

14:30-14:45

Coffee Break

14:45-16:00

Review & Sharing of Problem Encountered in the Audit

3 st Day

08:00-09:45

Induksi dan Peningkatan Awareness Pimpinan terhadap Penjaminan

Mutu Perguruan Tinggi oleh Dr. Syahrul Aminullah SKM., M.Si.

Kasubdit Pengembangan Sistem Mutu Kemenristek Dikti

09:45-10:00

Coffee Break

10:00-11:30

Induksi dan Peningkatan Awareness Pimpinan terhadap Penjaminan

Mutu Perguruan Tinggi oleh Dr. Syahrul Aminullah SKM., M.Si.

Kasubdit Pengembangan Sistem Mutu Kemenristek Dikti

11:30-13:00

Break & Lunch

Welcome to

TÜV Rheinland Academy

About us

Skilling globally.

Focusing locally.

Milestones

Enabling

2,000

Milestones - TÜV Rheinland Indonesia

At home in All Over Indonesia

Your seminar

Review Persyaratan

Standard

Siklus P-D-C-A dari ISO 9001:2015

Persyaratan ISO 9001:2015

Next slide : clause 8,9,10 

Terminology & Audit Framework-PDCA

Managing Audit Program

Audit Workflow

Preparation of Audit Documents

Selection of Audit Team

Opening Meeting & Closing

Audit Techniques

NCR Reporting Using P-L-O-R Technique

Opening Meeting & Closing

Audit Techniques

NCR Reporting Using P-L-O-R Technique

Concept of Correction and Corrective Action

Evaluating Auditor Competency

Opening Meeting

Audit term 1

Audit term 2