POLITEKNIK MELAKA PROSEDUR KERJA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

(1)

POLITEKNIK MELAKA

PROSEDUR KERJA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

PEMILIK PROSES : KETUA JURU AUDIT

PS – 06

AUDIT DALAMAN

MAKLUMAT TERKAWAL

(2)

(3)

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ... 2

1.2 Rujukan ... 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan ⁷ ... 2

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi ^7.4 ... 3

1.5 Definisi ... 3

1.6 Singkatan ... 5

2. SIPOC DIAGRAM ^4.4.1 ... 5

2.1 Proses Audit Dalaman ... 5

3. SWIMLANE ^4.4.1 ... 7

3.1 Audit Dalaman ... 7

4. PROSES KERJA ^4.4.1 ... 8

4.1 Perancangan Audit ... 8

4.2 Perlaksanaan Audit ... 8

4.3 Tindakan Pembetulan ... 10

4.4 Audit Susulan... 10

4.5 Analisis dan Laporan ... 10

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ... 10

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1 ... 11

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4 ... 11

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) ^7.5 ... 12

9. LAMPIRAN ^8.5 ... 13

10. KAWALAN DAN PINDAAN ^7.5 ... 14 AUDIT DALAMAN

PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 04

Mukasurat 1 /14

Tarikh 21-04-21

(4)

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Memastikan Penambahbaikan Sistem Pengurusan

Kualiti melalui proses audit dalaman yang dijalankan secara terancang dan sistematik

2) Skop (key activities) a. Perancangan audit b. Perlaksanaan audit c. Tindakan Pembetulan d. Audit Susulan

e. Analisis dan laporan audit

3) Indikator kecemerlangan proses ^4.4.1 a. Audit dijalankan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh setahun

b. Semua auditor adalah kompeten

c. Auditor tidak mengaudit kerja mereka sendiri d. Tidak ada laporan ketidakakuran berkaitan audit

dalaman daripada Badan Persijilan 4) Pemilik proses a. JK Kerja Kualiti

b. Ketua juruaudit c. Pasukan juruaudit 5) Pelanggan proses ^5.2 a. Kakitangan

6) Pihak berkepentingan ^4.2 a. Badan Persijilan

b. Kementerian Pendidikan Tinggi

c. Jabatan Pengurusan Politeknik dan Kolej Komuniti 1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan ^7.5 (external references) a. ISO 9001:2015 b. ISO 19011:2011

c. Pekeliling, peraturan & perundangan Rujukan dalaman ^7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja

b. Semua Garispanduan (terbitan dalaman)

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan ⁷

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

 Manusia ^7.1.2  Ketua juruaudit

 Ketua Kumpulan Juruaudit

 Juruaudit

 Pemilik proses

 JK Kerja Kualiti

 Infrastruktur ^7.1.3

Bangunan dan utility ^7.1.3(a)  Kemudahan mesyuarat dan penyediaan laporan Peralatan, perkakasan, perisian ^7.1.3(b)  Komputer dan pencetak

Pengangkutan ^{7.1.3 (c)}  -

Teknologi maklumat dan komunikasi ^7.1.3(d)  Email dan laman sesawang

Tarikh 21-04-21

(5)

AUDIT DALAMAN PS-06

Keluaran 04

Mukasurat 3 /14

Tarikh 21-04-21

 Peralatan perlu dikaliberasi ^7.1.5 ^ -

 Bahan ⁷ ^ Alat tulis

 Persekitaran^7.1.4 ^ Selamat & kondusif

 Pengetahuan ^7.1.6 ^ Teknik audit

 Keperluan standard

 Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

 Kompetensi kakitangan ^7.2 ^ Pernah mengikuti kursus juruaudit dalaman

 Lain-lain ^

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi ^7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Jadual Audit Ketua Juruaudit 2 minggu sebelum audit

Memo Semua

kakitangan 2. Laporan Audit

(verbal)

Ketua Juruaudit Semasa mesyuarat Penutup

Laporan Verbal Ahli yang hadir Mesyuarat 3. Laporan bertulis

serta analisis

Ketua Juruaudit 1 minggu sebelum MKSP

Laporan bertulis &

slide

Ahli MKSP

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Audit Dalaman Proses pemeriksaan yang sistematik, bebas dan didokumenkan bagi mendapatkan bukti audit serta menilai bukti tersebut secara objektif bagi menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi Ketua Juruaudit Dilantik dari kalangan juruaudit untuk mengetuai pasukan

juruaudit. Bertanggungjawab untuk memastikan keseluruhan program audit berjalan dengan lancar, memastikan juruaudit diberikan latihan, membuat perancangan audit, menyelesaikan konflik(jika ada) dan melaporkan penemuan audit kepada wakil pengurusan dan pihak pengurusan atasan melalui Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan(MKSP) dan lain-lain

Ketua Kumpulan Juruaudit Ketua kumpulan yang dilantik untuk mengetuai kumpulan audit semasa audit dilaksanakan. Ketua kumpulan bertanggungjawab memastikan aktiviti audit kumpulan berjalan dengan lancar berdasarkan jadual yang telah ditetapkan. Ketua kumpulan juga bertanggungjawab terhadap penyelarasan dan laporan

kumpulan audit. Ketua Kumpulan Juruaudit dilantik setiap kali program audit dan boleh berubah

Juruaudit Dalaman Juruaudit yang dilantik dan diberikan latihan untuk

mengendalikan audit dalaman. Juruaudit tidak boleh mengaudit kerja mereka sendiri

Pihak yang diaudit (auditee): Pemilik proses yang diaudit semasa program audit berlangsung.

Pihak yang diaudit bertanggungjawab untuk mengambil tindakan pembetulan terhadap ketakakuran audit

Senarai semak Instrumen yang disediakan oleh juruaudit sebelum

melaksanakan audit. Senarai semak disediakan berdasarkan proses kerja yang disesuaikan dengan keperluan standard MS

(6)

Tarikh 21-04-21

ISO 9001:2015

Catatan Juruaudit Catatan yang disediakan oleh juruaudit sepanjang menjalankan audit yang mengandungi maklumat berkaitan penemuan audit samada positif atau negative

Ketakakuran (Nonconforming) Percanggahan atau pelanggaran terhadap keperluan MS ISO 9001 : 2015, peraturan, pekeliling dan perundangan serta proses kerja yang didokumenkan

Ketakakuran Major Ketakakuran total / ketiadaan bukti kewujudan dokumen dan pelaksanaan yang boleh memberi impak serta kesan buruk yang besar terhadap pelanggan dan organisasi secara keseluruhan.

Ketakakuran major juga boleh berlaku sekiranya ketidakpatuhan minor yang berulang-ulang

Ketakakuran Minor Ketidakpatuhan yang telah berlaku kerana tidak mematuhi sepenuhnya prosedur/keperluan standard/pekeliling atau perundangan. Ketakakuran ini tidak menjejaskan produk akhir secara langsung atau Sistem pengurusan Kualiti secara keseluruhan

Pemerhatian / OFI

(Opportunity For Improvement)

Ketidakpatuhan yang berlaku disebabkan pelaksanaan proses kerja yang tidak sempurna dan belum menjejaskan sistem samada secara langsung atau tidak langsung

Laporan Ketakakuran (Nonconforming Report (NCR))

Laporan yang disediakan oleh juruaudit untuk melaporkan penemuan audit yang tidak akur

Laporan Kumpulan Juruaudit Dalaman SPK (Log Audit)

Laporan yang disediakan oleh Ketua Kumpulan Juruaudit Dalaman untuk diserahkan kepada Ketua Juruaudit Dalaman setelah audit dalaman selesai dijalankan oleh kumpulan. Log audit perlu disediakan sebelum mesyuarat penutup audit dijalankan

Tindakan Pembetulan Tindakan yang diambil untuk menangani ketakakuran dengan mengenalpasti punca ketakakuran dan mengelakkan

ketakakuran daripada berulang

Audit Susulan (Follow up) Audit yang dijalankan selepas menerima jawapan ketakakuran daripada pihak yang diaudit. Tujuannya adalah untuk

memeriksa dan mengesahkan kesahihan serta keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil. Audit boleh ditutup atau tidak ditutup semasa audit susulan dijalankan. Penemuan audit yang tidak ditutup perlu disusul semula semasa audit yang berikutnya Laporan Audit Laporan keseluruhan yang disediakan oleh Ketua Juruaudit

Dalaman yang mengandungi analisis audit dan laporan keseluruhan

(7)

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

PPQ Pegawai Pengurusan Kualiti

KPJD Ketua Pasukan Juruaudit Dalaman

KKJD Ketua Kumpulan Juruaudit Dalaman

JD Juruaudit Dalaman

PP Pemegang Proses

MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

2. SIPOC DIAGRAM ^4.4.1

2.1 Proses Audit Dalaman SOURCE OF

INPUTS

INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF

OUTPUTS

 PPQ  Takwim

PERANCANGAN SPK DAN AUDIT

 Kertas Cadangan Program Kualiti

& Audit Dalaman

 Ketua juruaudit

 Pengarah

 PPQ

 Ketua juruaudit

 Kertas Cadangan Kursus Audit

 Senarai calon juruaudit

LATIHAN DAN LANTIKAN

 Rekod latihan

 Surat lantikan juruaudit

 Juruaudit

 Ketua Juruaudit

 PPQ

 Takwim Organisasi

 Senarai juruaudit dan ketua

kumpulan

 Senarai proses dan Jabatan

SEDIA DAN EDAR JADUAL

AUDIT

 Surat

makluman audit

 Jadual audit

 Warga PMK

 Juruaudit

 Ketua kumpulan juruaudit

 Jadual audit RANCANG &

KENDALI DESKTOP

AUDIT

 Senarai semak

 Agihan tugas

 Semua juruaudit

 Senarai semak

 Agihan tugas LAKSANA AUDIT  Catatan audit  Pemilik proses

 Juruaudit

 Catatan Audit

 Laporan Kumpulan juruaudit(Log Audit)

SEDIA LAPORAN KETAKAKURAN DAN LOG AUDIT

 Laporan ketakakuran (NCR)

 Log Audit

 Ketua Juruaudit

 Ketua juruaudit  Laporan Ketakakuran

LAPORAN PENUTUP

AUDIT

 Laporan ketidakakuran

 Pemilik proses AUDIT DALAMAN

PS-06

Keluaran 04

Mukasurat 5 /14

Tarikh 21-04-21

(8)

Tarikh 21-04-21

 Laporan Audit Dalaman

 Rekod kehadiran

 Pemegang proses

 Laporan

ketakakuran TINDAKAN PEMBETULAN

 Laporan tindakan pembetulan

 Ketua juruaudit

 Juruaudit

 Laporan tindakan pembetulan

AUDIT SUSULAN

 Verifikasi audit susulan

 Status audit

 Urusetia Unit Kualiti

 Ketua Juruaudit  Verifikasi audit

susulan LAPORAN DAN

ANALISIS AUDIT

 Laporan Audit Dalaman

 Urusetia

 Warga PMK

 Ahli MKSP

 Pegawai Pengurusan Kualiti

 Laporan Audit

Dalaman BENTANG

DALAM MKSP

 Rekod

pembentangan dalam MKSP

 Ahli MKSP

(9)

3. SWIMLANE ^4.4.1

3.1 Audit Dalaman

PENGARAH PPQ KETUA

JURUAUDIT

KETUA KUMP JURUAUDIT

JURUAUDIT PEMEGANG PROSES

LULUS TAKWIM

SEDIA KERTAS CADANGAN PROGRAM KUALITI DAN AUDIT

URUS KURSUS

LANTIK PASUKAN JURUAUDIT

SEDIA JADUAL AUDIT

KENDALI DESKTOP AUDIT DAN SEDIA SENARAI SEMAK

KENDALI AUDIT

SEDIA LAPORAN KETIDAKAKURAN (NCR)/PEMERHATIAN

TINDAKAN PEMBETULAN

BENTANG DALAM MKSP

SEDIA LAPORAN

SELENGGARA REKOD

Keluaran 04

Mukasurat 7 /14

Tarikh 21-04-21

BENTANG PENEMUAN

AUDIT EDAR

JADUAL &

MEMO MAKLUMAN

AUDIT

BUAT PERSEDIAAN

SEDIA LAPORAN AUDIT

URUS AUDIT SUSULAN

(10)

4. PROSES KERJA ^4.4.1

4.1 Perancangan Audit

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Pengarah Sedia Takwim dan perancangan strategik organisasi (jadual dan bajet) 2. PPQ/KPJD Rujuk takwim untuk perancangan audit dalaman

3. PPQ Urus latihan untuk juruaudit. Selenggara rekod latihan 4. Pengarah/ PPQ Melantik KJD

5. KPJD Rancang dan sedia jadual audit

− PS-06(1)(24-06-19): Jadual Audit Dalaman 6. PPQ Sedia memo dan edar jadual audit kepada:

a. Semua juruaudit

b. Pihak yang akan diaudit

7. KPJD/KKJD/JD Kendali Desktop Audit & baca dan fahami:

a. Manual Kualiti

b. Standard MS ISO 9001:2015 c. Proses Kerja Audit Dalaman

d. Proses Kerja Operasi Dan Sokongan yang berkaitan 8. KPJD/KKJD/JD Sedia:

a. Senarai semak b. Kertas Catatan Audit

c. Borang Laporan Ketakakuran d. Borang Laporan Kumpulan e. Alat tulis

f. Agihan tugas pasukan 4.2 Perlaksanaan Audit

9. Pengarah/wakil Pengerusikan Mesyuarat Pembukaan

10. KPJD Beri penerangan dalam mesyuarat pembukaan:- a. Nyatakan objektif dan skop audit

b. Perkenalkan ahli kumpulan audit

c. Kenalpasti unit/ bahagian/ jabatan serta auditee yang akan diaudit d. Terangkan perjalanan dan prosedur audit

e. Pastikan hal berkaitan keperluan seperti pengiring audit, ruang berbincang , pengangkutan dan sebagainya

f. Tentukan masa, tarikh dan tempat untuk mesyuarat penutup g. Dapatkan persetujuan berkaitan jadual audit dan sebagainya 11. Setiausaha Ambil kehadiran Mesyuarat Pembukaan

− PS-06(2)(24-06-19) : Rekod Kehadiran Mesyuarat

12. KPJD/KKJD/JD Laksana dan catat perjalanan audit dalaman berdasarkan borang senarai semak dan catatan juruaudit yang disediakan dengan menggunakan teknik seperti:

a. Temubual (interview)

Tarikh 21-04-21

(11)

Keluaran 04

Mukasurat 9 /14

Tarikh 21-04-21

b. Pemerhatian (observe)

c. Pemeriksaan rekod/ dokumen/bahan/peralatan (examine)

− Senarai semak & catatan juruaudit PS-06(3)(24-06-19) 13. KPJD/KKJD/JD Kenalpasti ketakakuran atau peluang penambahbaikan dan sediakan

laporan. Serah kepada KKJD:

− PS-06(4)(24-06-19) : Borang Laporan Ketakakuran

− PS-06(5)(24-06-19) : Borang Laporan Pemerhatian

− PS-06(6)(24-06-19) : Peluang-peluang Penambahbaikan (OFI) 14. KKJD Semak dan selaras penemuan audit. Sedia laporan kumpulan juruaudit:

− Laporan Kumpulan Juruaudit (log audit)

PS-06(7)(24-06-19): Laporan Kumpulan Juruaudit (log audit) 15. KPJD Buat persediaan untuk pembentangan dalam mesyuarat penutup 16. Pengarah/wakil Pengerusikan Mesyuarat Penutup Audit

17. KPJD Bentang penemuan audit:

a. Penghargaan terima kasih kerana bekerjasama menjayakan program audit

b. Sahkan semula objektif dan skop audit yang telah dijalankan

c. Disclaimer iaitu penyataan bahawa audit yang dijalankan adalah berdasarkan sampel dan semua penemuan adalah pada masa audit dijalankan

d. Bentang penemuan audit

e. Dapatkan maklumbalas/ pengesahan dari auditee f. Nyatakan tindakan yang perlu diambil

g. Beri makluman tarikh jawapan laporan ketakakuran dan tarikh audit susulan

18. Ahli Mesyuarat Beri maklumbalas verbal (jika perlu) 19. KPJD Serah kepada urusetia:

− PS-06(6)(24-06-19) : Peluang-peluang Penambahbaikan (OFI)

− PS-06(7)(24-06-19) : Laporan Kumpulan Juruaudit (log audit) 20. PPQ Sedia salinan pendua dan serah laporan kepada pemilik proses yang

dikenalpasti:

− PS-06(6)(24-06-19) : Peluang-peluang Penambahbaikan (OFI)

(12)

4.3 Tindakan Pembetulan

21. Pemilik Proses Ambil tindakan pembetulan Rujuk :

− PS-05 : Proses Kerja Tindakan Pembetulan 22. Pemilik Proses Lengkapkan ruang Tindakan Pembetulan

23. Pemilik Proses Kembalikan borang kepada KPJD seperti tarikh yang telah ditetapkan 24. Pemilik Proses Selenggara semua rekod dan maklumat berkaitan Tindakan Pembetulan

4.4 Audit Susulan

25. KPJD Uruskan audit susulan

26. JD Laksanakan audit susulan dan verifikasi audit.

Tentukan status tindakan pembetulan samaada audit:

a. Ditutup b. Tidak ditutup

PS-06(9)(24-06-19) : Analisis Ketakakuran

4.5 Analisis dan Laporan

27. KPJD Rujuk semua maklumat berkaitan penemuan audit. Sedia analisis penemuan audit dan laporan audit.

PS-06(8)(24-06-19) : Laporan Audit Dalaman 28. Pengarah/WP Semak dan sahkan Laporan Audit Dalaman

29. KPJD Bentang dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) 30. Urussetia Kualiti Selenggara rekod

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan ^8.1 (P)

 Output perancangan  Kertas cadangan (jika perlu)

 Jadual Audit

 Senarai semak

 Kelulusan perancangan  Pengarah, PPK, Ketua juruaudit Perlaksanaan & Kawalan ^8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

 Kaedah kawalan ^8.5 ^ Rujuk dan akur kepada penetapan stakeholders

 Rujuk dan akur kepada proses kerja

 Penggunaan borang-borang seperti di lampiran

 Pemantauan ketua

Tarikh 21-04-21

(13)

Keluaran 0

Mukasurat 11 /14

Tarikh 21-04-21

 Kawalan Proses yang disumber luar ^8.4

 Juruaudit luar (2^nd Party)

 Semakan dan pengesahan kompetensi

 Identifikasi dan kemudahkesanan ^8.5.2

 No rujukan bilangan audit

 Harta hak milik pelanggan ^8.5.3 ^ FRP

 Prosedur Kualiti (PPP & PS)

 Rekod Kualiti

 Pemuliharaan ^8.5.4 ^ Rekod rekod kualiti

 Fail Audit Dalaman

 Khidmat selepas perkhidmatan ^8.5.5

 Kursus/latihan (jika perlu)

 Kawalan Perubahan ^8.5.6 ^ Kawalan Dokumen Tindakan ¹⁰(ACTION)

 Penilaian keberkesanan ^9.1.3 Penilaian pencapaian objektif kualiti Penilaian pencapaian piagam pelanggan

 Tindakan pembetulan ^10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

 Penambahbaikan ^10.3 Audit susulan untuk Tindakan Pembetulan

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4

Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT

TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN

(jika berlaku) 1.  Kertas Cadangan

Program Kualiti &

Audit Dalaman

 Kertas cadangan tidak selari dengan tarikh dan bajet yang ditetapkan

 Semakan oleh ketua

 Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan takwim dan bajet organisasi 2.  Rekod latihan

 Surat lantikan juruaudit

 Juruaudit tidak hadir kursus dan tidak kompeten

 Kawalan kehadiran semasa kursus

 Sijil tidak dikeluarkan kepada peserta yang tidak hadir

 Latihan semula

 Tambah bilangan hari/jam audit

3.  Surat makluman audit

 Jadual audit

 Susunan jadual yang bertindih dan juruaudit mengaudit kerja mereka sendiri

 Semakan oleh rakan dan ketua

 Pastikan juruaudit tidak audit kerja mereka sendiri

 Tidak

mengambil kira hasil audit

4.  Senarai semak

 Agihan tugas  Senarai semak yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh

 Sentiasa

membuat kajian semula senarai semak

 Pembetulan

(14)

Tarikh 21-04-21 5.  Catatan audit  Catatan audit tidak

menyeluruh

 Sediakan

template contoh:

turtle diagram

 Pinda maklumat

 Pembetulan 6.  Laporan

ketakakuran (NCR)

 Log Audit

 Kesilapan klausa , tiada bukti objektif

 Laporan kumpulan tidak menyeluruh

 Latihan lanjutan untuk juruaudit

 Pinda maklumat

 Membuat tindakan Pembetulan 7.  Rekod kehadiran  Rekod tidak

dikemaskini

 Semak oleh Ketua Auditor dan Setiausaha

 Pinda dan membuat pembetulan 8.  Laporan tindakan

pembetulan

 Tatacara tindakan pembetulan tidak mematuhi Proses kerja tindakan pembetulan dan keperluan standard

 Memberi taklimat kepada pemilik proses berkaitan tatacara tindakan pembetlan

 Pinda dan membuat Pembetulan

9.  Verifikasi audit susulan

 Status audit

 Auditor tidak membuat verifikasi audit dan hanya lihat sampel yang ditemui sahaja

 Latihan juruaudit

 Semakan Ketua juruaudit

 Semakan dan pembetulan

10.  Analisis dan Laporan Audit Dalaman

 Laporan dan analisis yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh

 Sediakan template

 Tindakan pembetulan

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) ^7.5

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN KATEGORI

1. Rekod latihan juruaudit Kekal Fail Audit Dalaman Unit Kualiti

Terhad

2. Surat lantikan juruaudit 3 tahun Fail Audit Dalaman Unit Kualiti

Terhad

3. Surat/memo makluman audit 3 tahun Fail Audit Dalaman Unit Kualiti

Terhad

4. Jadual audit 3 tahun Fail Audit Dalaman

Unit Kualiti

Terhad

5. Senarai semak dan catatan audit Berubah &

dikemaskini

Fail Audit Dalaman Unit Kualiti

Terhad

6. Laporan ketakakuran 3 tahun Fail Audit Dalaman Unit Kualiti

Terhad

7. Laporan audit dan analisis audit Kekal Fail Audit Dalaman Unit Kualiti

Terhad

(15)

9. LAMPIRAN ^8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PS-06(1)(21-04-21) Jadual Audit Dalaman 2) PS-06(2)( 21-04-21) Rekod Kehadiran Mesyuarat

3) PS-06(3)( 21-04-21) Senarai Semak dan Catatan Juruaudit 4) PS-06(4)( 21-04-21) Borang Laporan Ketakakuran

5) PS-06(5)( 21-04-21) Borang Laporan Pemerhatian

6) PS-06(6)( 21-04-21) Peluang-Peluang Penambahbaikan (OFI) 7) PS-06(7)( 21-04-21) Laporan Kumpulan Juruaudit (Log Audit) 8) PS-06(8)( 21-04-21) Laporan Audit Dalaman

9) PS-06(9)( 21-04-21) Analisis Ketakakuran AUDIT DALAMAN

PS-06

Keluaran 04

Mukasurat 13 /14

Tarikh 21-04-21

(16)

10. KAWALAN DAN PINDAAN ^7.5 KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada:

a. Hardcopy b. Laman web

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang darin50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-17

02 25-06-18

03 24-06-19

04 21-04-21

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01. Menggugurkan Lampiran 1 – Senarai Tugas Juruaudit

14 5.6.2018 KSP BIL 1/2018 P02. Kriteria Kecemerlangan Proses,

SIPOC, Swimlane, Proses Kerja, P-D- C-A,Kawalan Output Tidak Akur dan Maklumat Perlu Diselenggara (Rekod)

2,3,5-8,10- 12

14.6.2019 TP

P03.

P04.

Tarikh 21-04-21

(17)

LAMPIRAN 1

JADUAL AUDIT DALAMAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015

RUJUKAN AUDIT TARIKH AUDIT TINDAKAN PEMBETULAN AUDIT SUSULAN

SKOP SPK

PASUKAN AUDIT

MESYUARAT

PEMBUKAAN TARIKH: MASA:

MESYUARAT PENUTUP TARIKH: MASA

JADUAL KERJA PENGAUDITAN TERPERINCI

TARIKH MASA PROSES KERJA JAB/UNIT

AUDITEE

KUMPULAN JURUAUDIT

LOKASI AUDIT

Disediakan oleh,

(NAMA)

Ketua Juruaudit Dalaman Tarikh

Disahkah oleh,

(NAMA)

Wakil Pengurusan Tarikh

PS-06(1)(21-04-21)

(18)

REKOD KEHADIRAN MESYUARAT PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN AUDIT SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015

RUJUKAN AUDIT TARIKH AUDIT TARIKH MESY. PEMBUKAAN TARIKH MESY. PENUTUP

PENGERUSI MESY.

KETUA JURUAUDIT

BIL NAMA BHG/UNIT TANDATANGAN

PEMBUKAAN PENUTUP

PS-06(2)( 21-04-21)

(19)

LAMPIRAN 3

SENARAI SEMAK DAN CATATAN AUDIT SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 PROSES

LOKASI TARIKH JURUAUDIT

Bil Jejak Audit Catatan / Klausa

 Pinda borang mengikut kesesuaian

 Bebas mengikut kreativiti juruaudit

 Contoh: Boleh gunakan Turtle Diagram PS-06(3)( 21-04-21)

(20)

BORANG LAPORAN KETAKAKURAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 A-MAKLUMAT AUDIT

Nama Auditor Tarikh

Nama Auditi Rujukan Audit

Lokasi Audit Rujukan NCR

Proses Kerja

B-KATEGORI KETAKAKURAN (/) : Diisi Oleh Auditor

MAJOR MINOR OFI Guna borang OFI

C-MAKLUMAT KETAKAKURAN : Diisi Oleh Auditor

Butir ketakakuran bukti penemuan dan klausa :

Juruaudit:

Nama : Tarikh:

Pemilik proses:

Nama:

Tarikh:

D-TINDAKAN PEMBETULAN Diisi Oleh Pemilik Proses

Nota Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

Guna kaedah 5 Why atau Ishikawa dll untuk mengenalpasti punca Juruaudit perlu membuat verifikasi semasa audit susulan

Punca

ketidakakuran Tindakan Pembetulan Risiko baharu Pengesahan Pemegang proses

Tandatangan:...

Nama:

Tarikh:

E-AUDIT SUSULAN (FOLLOW UP) Diisi Oleh Juruaudit

Catatan verifikasi DITUTUP TIDAK DITUTUP

Pengesahan

Juruaudit Tandatangan: ……….

Nama:

Tarikh

Pengesahan Pemegang proses

Tandatangan………

Nama:

Tarikh Nota:

Audit yang tidak ditutup akan disusul semula dalam audit yang berikutnya Pemegang proses perlu berusaha sedaya upaya untuk mengambil tindakan PS-06(4)( 21-04-21)

(21)

LAMPIRAN 5

BORANG LAPORAN PEMERHATIAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 A-MAKLUMAT AUDIT

Nama Auditor Tarikh

Bil. Butir Pemerhatian

1.

2.

Proses:

Pengesahan juruaudit:

Nama : Tarikh:

PS-06(5)( 21-04-21)

(22)

PELUANG-PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI) SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 A-MAKLUMAT AUDIT

Nama Auditor Tarikh

B-SENARAI PELUANG PENAMBAHBAIKAN NOTA

Peluang penambahbaikan samada:

 Ketidakakuran yang berlaku tetapi tidak menjejaskan proses kerja (tahap sangat kecil)

 Memerluan Penambahbaikan

 Memerlukan Peningkatan keberkesanan

 Perlu membuat pembetulan mengikut keperluan

Pengesahan juruaudit:

Nama : Tarikh:

PS-06(6)( 21-04-21)

(23)

LAMPIRAN 7

LAPORAN KUMPULAN JURUAUDIT (LOG AUDIT) SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 A-MAKLUMAT AUDIT

Ketua Pasukan Audit Tarikh

Ketua Kumpulan Audit Rujukan Audit

Ahli Kumpulan Juruaudit

B-LAPORAN RINGKAS 1. Proses yang diaudit

2. Kekuatan dan inovasi

3. Penemuan audit Major: Minor: Pemerhatian: OFI:

4. Proses yang tidak sempat diaudit

5. Kekangan/permasalahan yang dihadapi

6. Penemuan serius yang perlu diambil tindakan segera

7. Peluang-peluang penambahbaikan

Rujuk lampiran 8. Laporan Ketakakuran Rujuk lampiran

Ketua Kumpulan Juruaudit

Nama : Tarikh:

PS-06(7)( 21-04-21)

(24)

LAPORAN AUDIT DALAMAN

Rujukan Audit: Tarikh Audit:

1. Tujuan laporan a. Memaklumkan kepada pihak pengurusan dan warga organisasi berkaitan audit dalam yang telah dijalankan

b. Maklumat yang akan dibentangkan di dalam Measyuarat Kajian Semula Pengurusan

2. Latarbelakang audit Rujukan audit Tarikh juruaudit Bilangan juruaudit

3. Skop audit Standard dirujuk MS ISO 9001:2015 MS ISO 19011 MS 1900:2014 MS 2300:2009 Skop persijilan

Skop lokasi Pengecualian

4. Objektif audit a. Menyemak status pematuhan kepada standard

b. Menyemak status pematuhan kepada SPK, peraturan dan perundangan dan keperluan pelanggan

5. Pendekatan audit a. Audit dijalankan berdasarkan sampel dan pendekatan yang digunakan adalah:

 Temubual

 Pemeriksaan dokumen dan peralatan

 Pemerhatian.

b. Penemuan audit adalah berdasarkan bukti objektif yang ditemui semasa audit dikendalikan

6. Proses yang diaudit Rujuk lampiran 7. Kekuatan dan inovasi

8. Penemuan

9. Proses tidak sempat diaudit

10. Kekangan & masalah 11. Penemuan kritikal 12. Peluang

penambahbaikan

Rujuk lampiran

13. Butir ketakakuran Rujuk lampiran 14. Analisis data Rujuk lampiran 15. Kesimpulan

16. Pengesahan Tandatangan

Nama Ketua Juruaudit Tarikh

PS-06(8)( 21-04-21)

(25)

LAMPIRAN 9

ANALISIS KETAKAKURAN

Rujukan Audit: Tarikh Audit:

Bil Butir Ketakakuran Klausa Pemegang Proses ^Ditutup ^Tidak

ditutup

PS-06(9)( 21-04-21)