POLITEKNIK MELAKA PROSEDUR KERJA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

(1)

POLITEKNIK MELAKA

PROSEDUR KERJA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

PEMILIK PROSES :

KETUA JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK

PPP – 08

PENILAIAN PERALATAN BENGKEL, MAKMAL DAN BILIK KULIAH

MAKLUMAT TERKAWAL

(2)

(3)

DAN BILIK KULIAH

Tarikh 21-04-21

PPP-08

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ... 2

1.2 Rujukan ... 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan ⁷ ... 2

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi ^7.4 ... 3

1.5 Definisi ... 4

1.6 Singkatan ... 4

2. SIPOC DIAGRAM ^4.4.1 ... 5

2.1 Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah ... 5

3. SWIMLANE ^4.4.1 ... 7

3.1 Penilaian Peralatan Asas Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah ... 7

4. PROSES KERJA ^4.4.1 ... 8

4.1 Penilaian Peralatan Asas Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah ... 8

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ... 8

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1 ... 9

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4 ... 9

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) ^7.5 ... 11

9. LAMPIRAN ^8.5 ... 11

10. KAWALAN DAN PINDAAN ^7.5 ... 12

(4)

PPP-08 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Prosedur ini menggariskan tindakan untuk memastikan penilaian peralatan untuk pelaksanaan teori atau amali di setiap bengkel, makmal dan bilik kuliah supaya proses Perkhidmatan Pemberian Pendidikan dapat dilaksanakan denagn lancar, berkualiti dan berkesan.

2) Skop (key activities) a. Menjalankan Penilaian Peralatan b. Membuat Laporan Penilaian Peralatan

c. Membuat senaraipendek peralatan yang tidak berfungsi/tidak mencukupi

d. Membuat ulasan status peralatan

e. Merancang pengurusan penyelenggaraan dan perolehan peralatan rosak atau tidak mencukupi 3) Indikator kecemerlangan proses ^4.4.1 a. Peralatan sentiasa berfungsi, memenuhi keperluan

dan mencukupi

4) Pemilik proses a. Penyelaras Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah 5) Pelanggan proses ^5.2 a. Pensyarah Kursus

6) Pihak berkepentingan ^4.2 a. Kementerian Pendidikan Malaysia b. Jabatan Pendidikan Politeknik (JPP) c. Kementerian Kewangan

d. Jabatan Akauntan Negara 1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan luaran ^7.5 (external references) a. ISO 9001:2015

b. 1PP (Pekeliling Perbendaharaan) c. Pekeliling Perkhidmatan

d. Arahan Perbendaharaan

e. Surat Pekeliling Jabatan Akauntan Negara Rujukan dalaman ^7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja

b. Semua Garis Panduan (terbitan dalaman)

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan ⁷

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

 Manusia ^7.1.2  Pengarah

 Timbalan Pengarah (Akademik)

 Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)

 Ketua Jabatan

 Penyelaras Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

 Pemilik Lokasi

 Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit

 Pegawai Perolehan Jabatan/Unit

(5)

DAN BILIK KULIAH

Tarikh 21-04-21

PPP-08

 Infrastruktur ^7.1.3

Bangunan dan utility ^7.1.3(a)  Bengkel, Makmal, Bilik Kuliah

Peralatan, perkakasan, perisian ^7.1.3(b)  Perabot (Kerusi dan Meja Pensyarah dan Pelajar)

 LCD Projector, Skrin, Komputer, Perisian dan printer

 Kemudahan Lain (Air-Cond dan Papan Putih dsb) Pengangkutan ^7.1.3^(c)  Tidak Berkaitan

Teknologi maklumat dan komunikasi ^7.1.3(d)  Tidak Berkaitan

 Peralatan perlu dikaliberasi ^7.1.5 ^ Tidak Berkaitan

 Bahan ⁷ ^ Tidak Berkaitan

 Persekitaran^7.1.4  Selamat & kondusif

 Pengetahuan ^7.1.6 ^ Keperluan standard

 Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

 Kompetensi kakitangan ^7.2 ^ Pernah mengikuti Kursus Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan Perolehan Kerajaan

 Lain-lain ^ Tidak Berkaitan

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi ^7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Borang Penilaian Peralatan

PBMB Minggu Akhir

Cuti Semester Pelajar

(MSK Pelajar Baru)

Menyediakan Borang dan Edar Dengan Tangan

PK

2. Buat Penilaian Status Peralatan dan Isi Borang Penilaian

PK 1 Minggu

(M1 Kuliah)

Isi secara manual dan serahan dengan tangan

PBMB

3. Edarkan salinan Borang Penilaian Status Peralatan yang lengkap diisi kepada

Pemilik Lokasi

PBMB 1 Minggu

(M2 Kuliah)

Memfail rekod yang diedarkan

PL

4. Sediakan Laporan dan sedia Senarai Pendek Peralatan yang tidak berfungsi/

/tidak mencukupi

PBMB 1 Minggu

(M3 Kuliah)

Membuat Laporan dan Senarai Pendek dan Serahan Tangan

PPA J/U

5. Jalankan perbincangan

berkaitan Senarai Pendek Peralatan

PPA J/U 1 Minggu

(M4 Kuliah)

Berbincang

dengan KJ dan dapatkan ulasan status peralatan

KJ

6. Buat Ulasan Status Peralatan yang tidak berfungsi/tidak

mencukupi

KJ 1 Minggu

(M5 Kuliah)

KJ berbincang dengan PP J/U

PP J/U

(6)

PPP-08 7. Menguruskan

perolehan samada untuk tujuan penyelenggaraan atau pembelian peralatan

PP J/U (M6 ke atas) Merancang

kaedah perolehan mengikut

peruntukan jabatan yang ada

Unit Kewangan

dan Perolehan

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Penilaian Peralatan Menjalankan penilaian status peralatan di bengkel, makmal dan bilik kuliah

Salinan Rekod Penilaian peralatan

Memfailkan rekod penilaian peralatan di lokasi bengkel, makmal dan bilik kuliah

Laporan Penilaian Peralatan Membuat laporan status peralatan yang tidak berfungsi / tidak mencukupi

Senarai Pendek Peralatan Membuat senarai pendek peralatan yang tidak berfungsi / tidak mencukupi

Ulasan Komen atau cadangan Ketua Jabatan bagi peralatan yang disenarai pendek dari aspek keperluan dan kelancaran P & P.

Perolehan Peralatan Menguruskan proses penyelenggaraan atau pembelian peralatan mengikut peruntukan jabatan yang ada

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

PPMK Pengarah Politeknik Melaka

TP(A) Timbalan Pengarah (Akademik)

TP(SA) Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)

KJ Ketua Jabatan

PBMB Penyelaras Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

PL Pemilik Lokasi

PPA J/U Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit

PP J/U Pegawai Perolehan Jabatan/Unit

PK Pensyarah Kursus

M Minggu

(7)

DAN BILIK KULIAH

Tarikh 21-04-21

PPP-08

2. SIPOC DIAGRAM ^4.4.1

2.1 Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah SOURCE OF

INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

 PBMB  Sesi Taklimat Ringkas

Prosedur

JALANKAN TAKLIMAT

RINGKAS PROSEDUR

 Edaran Prosedur PPP-08

 KJ

 Pensyarah

 PBMB  Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

EDAR BORANG PENILAIAN PERALATAN

 Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

 Pensyarah Kursus

 Minggu MSK

 PK  Borang

Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

JALANKAN PENILAIAN PERALATAN DAN

ISI BORANG PENILAIAN PERALATAN

 Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah yang telah lengkap diisi

 PBMB (M1 Kuliah)

 PBMB  Edaran salinan Borang

Penilaian Status Peralatan yang lengkap diisi kepada Pemilik Lokasi

MEMFAILKAN REKOD PENILAIAN

STATUS PERALATAN DI

LOKASI

 Salinan Borang Penilaian Status Peralatan

 PL

(M2 Kuliah)

 PBMB  Senarai Pendek Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah yang Tidak Berfungsi / Tidak Mencukupi

SEDIAKAN SENARAI

PENDEK PERALATAN

 Fail Rekod Penilaian Peralatan

 Senarai Pendek Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

 PPA J/U (M3 Kuliah)

 PPA J/U  Senarai Pendek Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

BINCANGKAN SENARAI

PENDEK PERALATAN

DENGAN KJ UNTUK ULASAN

STATUS

 Ulasan status peralatan tidak berfungsi/ tidak mencukupi

 KJ

(M4 Kuliah)

(8)

PPP-08

 KJ  Ulasan Status Peralatan tidak berfungsi/

tidak mencukupi

MENGISI ULASAN STATUS

PERALATAN

 Rekod Ulasan Status

Peralatan tidak berfungsi/ tidak mencukupi oleh KJ

KJ

(M5 Kuliah)

 KJ  Rekod Ulasan

Status

Peralatan tidak berfungsi/

tidak mencukupi oleh KJ

MEMBUAT PERANCANGAN

PENGURUSAN PEROLEHAN

 Rekod Perancangan Pengurusan Perolehan mengikut peruntukan jabatan yang ada

 PP J/U

 (M6 dan ke atas)

(9)

DAN BILIK KULIAH

Tarikh 21-04-21

PPP-08 3. SWIMLANE ^4.4.1

3.1 Penilaian Peralatan Asas Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

PK PBMB PL PPA J/U KJ PP J/U

TERIMA BORANG MAKMAL DAN

BILIK KULIAH

SEMAK PERALATAN

BENGKEL, MAKMAL DAN

BILIK KULIAH

ISI BORANG

MENJALANKAN TAKLIMAT

RINGKAS PROSEDUR

PPP-08

EDAR BORANG PENILAIAN PERALATAN

BENGKEL, MAKMAL DAN

BILIK KULIAH

TERIMA BORANG PENILAIAN

BENGKEL, MAKMAL DAN

BILI KULIAH DAN BUAT

SALINAN UNTUK PEMILIK

LOKASI

SEDIA LAPORAN PENILAIAN BENGKEL, MAKMAL DAN

BILI KULIAH

BUAT SENARAI PENDEK PERALATAN YANG TIDAK BERFUNGSI/

TIDAK MENCUKUPI

TERIMA BORANG PENILAIAN BENGKEL, MAKMAL DAN

BILIK KULIAH UNTUK DIFAILKAN

DILOKASI

TERIMA SENARAI

PENDEK PERALATAN

PERALATAN TIDA

CUKUP

YA

K MEMBUAT PERANCAN

GAN PEROLEHAN

/ ABM

(10)

PPP-08

4. PROSES KERJA ^4.4.1

4.1 Penilaian Peralatan Asas Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. KJ Mengarah PBMB menyediakan Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah mengikut keperluan melalui Mesyuarat Pengurusan Jabatan

2. PBMB a. Menjalankan taklimat ringkas Prosedur Berkaitan Peralatan PPP-08 b. Mengedarkan dengan tangan Borang Penilaian Peralatan Bengkel,

Makmal dan Bilik Kuliah kepada semua Pensyarah Kursus mengikut Jadual waktu Jabatan

3. PK Membuat penilaian peralatan, mengisi secara manual Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah dan menyerahkan dengan tangan kepada PBMB

4. PBMB a. Membuat edaran salinan Borang Penilaian Status Peralatan yang lengkap diisi kepada Pemilik Lokasi untuk difailkan

b. Menyediakan laporan dan senarai pendek peralatan dan menyerahkan kepada PPA J/U

5. PL Pemilik Lokasi menerima dan memfailkan salinan Borang Penilaian Status Peralatan yang lengkap diisi dilokasi

6. PPA J/U PPA J/U membuat perbincangan dengan KJ untuk mendapatkan ulasan tentang status peralatan

7. KJ Mengarah PP J/U membuat perancangan perolehan penyelenggaraan atau pembelian peralatan mengikut peruntukan jabatan yang ada

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan ^8.1 (P)

 Output perancangan  Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

 Pesanan Tempatan

 Prestasi Pembekal

 Kelulusan perancangan  KJ

 Pengarah Perlaksanaan & Kawalan ^8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

 Kaedah kawalan ^8.5 ^ Jadual Waktu PK

 Rujuk dan akur kepada proses kerja

 Pemantauan KJ

 Kawalan Proses yang disumber luar ^8.4

 Juruaudit Luar

 Juruaudit Dalaman

 Identifikasi dan kemudahkesanan ^8.5.2

 Kod Pesanan Tempatan

(11)

Mukasurat 9 /12

DAN BILIK KULIAH

Tarikh 21-04-21

PPP-08

 Harta hak milik pelanggan ^8.5.3 ^ -

 Pemuliharaan ^8.5.4  -

 Khidmat selepas perkhidmatan ^8.5.5

 Penilaian dan Analisa Prestasi Pembekal

 Kawalan Perubahan ^8.5.6  - Tindakan ¹⁰(ACTION)

 Penilaian keberkesanan ^9.1.3 ^ Taklimat Ringkas Prosedur PPP-08

 Penilaian Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

 Salinan Borang Penilaian Status Peralatan Pemilik difailkan di Lokasi

 Laporan Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

 Senarai pendek Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

 Ulasan Status Peralatan oleh KJ

 Penilaian pencapaian objektif kualiti

 Penilaian pencapaian piagam pelanggan

 Penilaian audit dalaman dan luaran

 Penilaian Prestasi Pembekal

 Tindakan pembetulan ^10.2  Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

 Penambahbaikan ^10.3 ^ Semakan berperingkat dokumen

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN

(jika berlaku) 1.  Borang Penilaian

Peralatan

Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah

 Salinan Rekod Penilaian

Peralatan Pemilik Lokasi

 Laporan Penilaian Peralatan

 Senarai pendek peralatan

 Ulasan Status Peralatan oleh KJ

 Tidak menjalankan Taklimat Perancangan Penilaian Peralatan seperti yang ditetapkan

 PBMB tidak

menyediakan Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah dengan secukupnya oleh PBMB

 KJ perlu memastikan PBMB mengadakan Taklimat Perancangan Penilaian Peralatan dijalankan

 PBMB perlu menyediakan Borang Penilaian Peralatan

Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

 KJ perlu memaklumkan kakitangan berkaitan Prosedur Pengurusan Penilaian Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah dalam Mesyuarat Pengurusan Jabatan supaya sentiasa

(12)

 Dokumen perolehan

mengikut prosedur kerajaan oleh PP

 PK tidak menyemak peralatan dan mengisi Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah

 PBMB tidak

mengedarkan salinan rekod penilaian peralatan kepada Pemilik Lokasi

 PBMB tidak

menyediakan laporan dan senarai pendek peralatan dan tidak menyerahkan kepada PPA J/U

 PPA J/U tidak membuat

perbincangan dengan KJ untuk mendapatkan Ulasan Status

Peralatan

 KJ tidak membuat perancangan perolehan bersama PP J/U

 PP J/U tidak mematuhi prosedur perolehan kerajaan seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling

Perbendaharaan Kerajaan

 PK perlu menyemak peralatan dan mengisi Borang Penilaian Peralatan

Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

 PBMB tidak mengedarkan salinan rekod penilaian

peralatan kepada PL

 PBMB perlu menyediakan laporan, senarai pendek peralatan dan

menyerahkan kepada PPA J/U

 PPA J/U perlu membuat perbincangan dengan KJ untuk mendapatkan Ulasan Status Peralatan

 KJ perlu membuat perancangan perolehan bersama PP J/U

 PP J/U perlu mematuhi prosedur perolehan kerajaan seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Kerajaan

semua PK di jabatan.

Tarikh 21-04-21

PPP-08

(13)

Tarikh 21-04-21

PPP-08

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) ^7.5

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah

1 Tahun Bilik Ketua Jabatan Terhad

2. Laporan Penilaian Peralatan

2 Tahun Fail Penilaian Peralatan Bilik Ketua Jabatan

Terhad

3. Senarai Pendek Peralatan

2 Tahun Fail Penilaian Peralatan Bilik Ketua Jabatan

Terhad

9. LAMPIRAN ^8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PPP-08(1) (21-04-21) Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah

2) PPP-08(2) (21-04-21) Senarai Pendek Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah

(14)

PPP-08

10. KAWALAN DAN PINDAAN ^7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi.

ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi.

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa.

iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran.

v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50%

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-17

02 25-06-18

03 21-04-21

04

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES, SIPOC, SWIMLANE, PROSES KERJA, LAMPIRAN

M/S 2 - 12 5.6.2018 KSP BIL 1 /2018

P02.

P03.

P04.

P05.

(15)

BORANG PENILAIAN PERALATAN BENGKEL, MAKMAL DAN BILIK KULIAH

Senarai peralatan yang tidak berfungsi / tidak mencukupi : Nama Lokasi Bengkel/Makmal/Bilik Kuliah BK 34

Bil Senarai Peralatan

Bilangan peralatan (Nyatakan Bilangan) Jumlah

Asal

Tidak Berfungsi

Tidak Mencukupi 1 MEJA PELAJAR

2 KERUSI PELAJAR 3 MEJA PENSYARAH 4 KERUSI PENSYARAH 5 LCD

6 PC KOMPUTER 7 AIR COND 8 PAPAN PUTIH

Disediakan oleh : Disahkan oleh :

………. ……….

Tandatangan PK Tandatangan PBMB

Nama : Tarikh :

Nama :

Tarikh :

PPP-08(1) (21-04-21)

(16)

SENARAI PENDEK PERALATAN BENGKEL, MAKMAL DAN BILIK KULIAH

Bil Kod Kursus Lokasi

Senarai Peralatan Jumlah Asal

Tidak Berfungsi

Tidak Mencukupi

1 MEJA PELAJAR

2 KERUSI PELAJAR

3 MEJA PENSYARAH

4 KERUSI PENSYARAH

5 LCD

6 PC

7 AIR COND

8 PAPAN PUTIH

Sila tambah helaian jika jadual tidak mencukupi.

Ulasan Status Peralatan Oleh Ketua Jabatan :

Disediakan oleh : Disahkan oleh :

………. ……….

Tandatangan PBMB Tandatangan KJ

Nama : Tarikh :

Nama : Tarikh :

PPP-08(2) (21-04-21)

MAKLUMAT TERKAWAL