1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
1) Objektif Prosedur ini menggariskan tindakan untuk memastikan penilaian peralatan untuk pelaksanaan teori atau amali di setiap bengkel, makmal dan bilik kuliah supaya proses Perkhidmatan Pemberian Pendidikan dapat dilaksanakan denagn lancar, berkualiti dan berkesan.
2) Skop (key activities) a. Menjalankan Penilaian Peralatan b. Membuat Laporan Penilaian Peralatan
c. Membuat senaraipendek peralatan yang tidak berfungsi/tidak mencukupi
d. Membuat ulasan status peralatan
e. Merancang pengurusan penyelenggaraan dan perolehan peralatan rosak atau tidak mencukupi 3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Peralatan sentiasa berfungsi, memenuhi keperluan
dan mencukupi
4) Pemilik proses a. Penyelaras Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah 5) Pelanggan proses 5.2 a. Pensyarah Kursus
6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Kementerian Pendidikan Malaysia b. Jabatan Pendidikan Politeknik (JPP) c. Kementerian Kewangan
d. Jabatan Akauntan Negara 1.2 Rujukan
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan luaran 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015
b. 1PP (Pekeliling Perbendaharaan) c. Pekeliling Perkhidmatan
d. Arahan Perbendaharaan
e. Surat Pekeliling Jabatan Akauntan Negara Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja
b. Semua Garis Panduan (terbitan dalaman)
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7
SUMBER-SUMBER PENERANGAN
Manusia 7.1.2 Pengarah
Timbalan Pengarah (Akademik)
Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)
Ketua Jabatan
Penyelaras Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
Pemilik Lokasi
Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit
Pegawai Perolehan Jabatan/Unit
DAN BILIK KULIAH
Tarikh 21-04-21
PPP-08
Infrastruktur 7.1.3
Bangunan dan utility 7.1.3(a) Bengkel, Makmal, Bilik Kuliah
Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Perabot (Kerusi dan Meja Pensyarah dan Pelajar)
LCD Projector, Skrin, Komputer, Perisian dan printer
Kemudahan Lain (Air-Cond dan Papan Putih dsb) Pengangkutan 7.1.3(c) Tidak Berkaitan
Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Tidak Berkaitan
Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 Tidak Berkaitan
Bahan 7 Tidak Berkaitan
Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif
Pengetahuan 7.1.6 Keperluan standard
Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan
Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mengikuti Kursus Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan Perolehan Kerajaan
Lain-lain Tidak Berkaitan
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima
1. Borang Penilaian Peralatan
PBMB Minggu Akhir
Cuti Semester Pelajar
(MSK Pelajar Baru)
Menyediakan Borang dan Edar Dengan Tangan
PK
2. Buat Penilaian Status Peralatan dan Isi Borang Penilaian
PK 1 Minggu
(M1 Kuliah)
Isi secara manual dan serahan dengan tangan
PBMB
3. Edarkan salinan Borang Penilaian Status Peralatan yang lengkap diisi kepada
Pemilik Lokasi
PBMB 1 Minggu
(M2 Kuliah)
Memfail rekod yang diedarkan
PL
4. Sediakan Laporan dan sedia Senarai Pendek Peralatan yang tidak berfungsi/
/tidak mencukupi
PBMB 1 Minggu
(M3 Kuliah)
Membuat Laporan dan Senarai Pendek dan Serahan Tangan
PPA J/U
5. Jalankan perbincangan
berkaitan Senarai Pendek Peralatan
PPA J/U 1 Minggu
(M4 Kuliah)
Berbincang
dengan KJ dan dapatkan ulasan status peralatan
KJ
6. Buat Ulasan Status Peralatan yang tidak berfungsi/tidak
mencukupi
KJ 1 Minggu
(M5 Kuliah)
KJ berbincang dengan PP J/U
PP J/U
PPP-08 7. Menguruskan
perolehan samada untuk tujuan penyelenggaraan atau pembelian peralatan
PP J/U (M6 ke atas) Merancang
kaedah perolehan mengikut
peruntukan jabatan yang ada
Unit Kewangan
dan Perolehan
1.5 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Penilaian Peralatan Menjalankan penilaian status peralatan di bengkel, makmal dan bilik kuliah
Salinan Rekod Penilaian peralatan
Memfailkan rekod penilaian peralatan di lokasi bengkel, makmal dan bilik kuliah
Laporan Penilaian Peralatan Membuat laporan status peralatan yang tidak berfungsi / tidak mencukupi
Senarai Pendek Peralatan Membuat senarai pendek peralatan yang tidak berfungsi / tidak mencukupi
Ulasan Komen atau cadangan Ketua Jabatan bagi peralatan yang disenarai pendek dari aspek keperluan dan kelancaran P & P.
Perolehan Peralatan Menguruskan proses penyelenggaraan atau pembelian peralatan mengikut peruntukan jabatan yang ada
1.6 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
PPMK Pengarah Politeknik Melaka
TP(A) Timbalan Pengarah (Akademik)
TP(SA) Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)
KJ Ketua Jabatan
PBMB Penyelaras Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
PL Pemilik Lokasi
PPA J/U Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit
PP J/U Pegawai Perolehan Jabatan/Unit
PK Pensyarah Kursus
M Minggu
DAN BILIK KULIAH
Tarikh 21-04-21
PPP-08
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1
2.1 Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah SOURCE OF
INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS
Pensyarah
PBMB Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
EDAR BORANG PENILAIAN Makmal dan Bilik Kuliah
Pensyarah Kursus Makmal dan Bilik Kuliah
JALANKAN PENILAIAN PERALATAN DAN
ISI BORANG PENILAIAN Makmal dan Bilik Kuliah yang telah lengkap diisi
PBMB yang lengkap diisi kepada Pemilik Lokasi
MEMFAILKAN REKOD PENILAIAN
STATUS PERALATAN DI
LOKASI Makmal dan Bilik Kuliah yang Tidak Berfungsi / Tidak Makmal dan Bilik Kuliah
PPA J/U Makmal dan Bilik Kuliah
BINCANGKAN SENARAI
PENDEK PERALATAN
DENGAN KJ UNTUK ULASAN
STATUS
Ulasan status peralatan tidak berfungsi/ tidak mencukupi
KJ
(M4 Kuliah)
PPP-08
KJ Ulasan Status Peralatan tidak berfungsi/
tidak mencukupi
MENGISI ULASAN STATUS
PERALATAN
Rekod Ulasan Status
Peralatan tidak berfungsi/ tidak mencukupi oleh KJ
KJ
(M5 Kuliah)
KJ Rekod Ulasan
Status
Peralatan tidak berfungsi/
tidak mencukupi oleh KJ
MEMBUAT PERANCANGAN
PENGURUSAN PEROLEHAN
Rekod Perancangan Pengurusan Perolehan mengikut peruntukan jabatan yang ada
PP J/U
(M6 dan ke atas)
DAN BILIK KULIAH
Tarikh 21-04-21
PPP-08 3. SWIMLANE 4.4.1
3.1 Penilaian Peralatan Asas Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
PK PBMB PL PPA J/U KJ PP J/U
TERIMA BORANG MAKMAL DAN
BILIK KULIAH
SEMAK PERALATAN
BENGKEL, MAKMAL DAN
BILIK KULIAH
ISI
EDAR BORANG PENILAIAN PERALATAN
BENGKEL, MAKMAL DAN
BILIK KULIAH
TERIMA BORANG PENILAIAN
BENGKEL, MAKMAL DAN
BILI KULIAH DAN BUAT MAKMAL DAN
BILI KULIAH
BUAT SENARAI PENDEK PERALATAN YANG TIDAK BERFUNGSI/ MAKMAL DAN
BILIK KULIAH UNTUK
PERALATAN TIDA
CUKUP
PPP-08
4. PROSES KERJA 4.4.1
4.1 Penilaian Peralatan Asas Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. KJ Mengarah PBMB menyediakan Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah mengikut keperluan melalui Mesyuarat Pengurusan Jabatan
2. PBMB a. Menjalankan taklimat ringkas Prosedur Berkaitan Peralatan PPP-08 b. Mengedarkan dengan tangan Borang Penilaian Peralatan Bengkel,
Makmal dan Bilik Kuliah kepada semua Pensyarah Kursus mengikut Jadual waktu Jabatan
3. PK Membuat penilaian peralatan, mengisi secara manual Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah dan menyerahkan dengan tangan kepada PBMB
4. PBMB a. Membuat edaran salinan Borang Penilaian Status Peralatan yang lengkap diisi kepada Pemilik Lokasi untuk difailkan
b. Menyediakan laporan dan senarai pendek peralatan dan menyerahkan kepada PPA J/U
5. PL Pemilik Lokasi menerima dan memfailkan salinan Borang Penilaian Status Peralatan yang lengkap diisi dilokasi
6. PPA J/U PPA J/U membuat perbincangan dengan KJ untuk mendapatkan ulasan tentang status peralatan
7. KJ Mengarah PP J/U membuat perancangan perolehan penyelenggaraan atau pembelian peralatan mengikut peruntukan jabatan yang ada
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (P)
Output perancangan Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
Pesanan Tempatan
Prestasi Pembekal
Kelulusan perancangan KJ
Pengarah Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Jadual Waktu PK
Rujuk dan akur kepada proses kerja
Pemantauan KJ
Kawalan Proses yang disumber luar 8.4
Juruaudit Luar
Juruaudit Dalaman
Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2
Kod Pesanan Tempatan
Mukasurat 9 /12
DAN BILIK KULIAH
Tarikh 21-04-21
PPP-08
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 -
Pemuliharaan 8.5.4 -
Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5
Penilaian dan Analisa Prestasi Pembekal
Kawalan Perubahan 8.5.6 - Tindakan 10(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Taklimat Ringkas Prosedur PPP-08
Penilaian Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
Salinan Borang Penilaian Status Peralatan Pemilik difailkan di Lokasi
Laporan Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
Senarai pendek Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
Ulasan Status Peralatan oleh KJ
Penilaian pencapaian objektif kualiti
Penilaian pencapaian piagam pelanggan
Penilaian audit dalaman dan luaran
Penilaian Prestasi Pembekal
Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan
Penambahbaikan 10.3 Semakan berperingkat dokumen
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1
Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4
BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR
TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku)
TINDAKAN PEMBETULAN
(jika berlaku) 1. Borang Penilaian
Peralatan
Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah
Salinan Rekod Penilaian
Peralatan Pemilik Lokasi
Laporan Penilaian Peralatan
Senarai pendek peralatan
Ulasan Status Peralatan oleh KJ
Tidak menjalankan Taklimat Perancangan Penilaian Peralatan seperti yang ditetapkan
PBMB tidak
menyediakan Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah dengan secukupnya oleh PBMB Borang Penilaian Peralatan
Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
KJ perlu Makmal dan Bilik Kuliah dalam Mesyuarat Pengurusan Jabatan supaya sentiasa
Dokumen perolehan
mengikut prosedur kerajaan oleh PP
PK tidak menyemak peralatan dan mengisi Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah
PBMB tidak
mengedarkan salinan rekod penilaian peralatan kepada Pemilik Lokasi
PBMB tidak
menyediakan laporan dan senarai pendek peralatan dan tidak menyerahkan kepada PPA J/U
PPA J/U tidak membuat
perbincangan dengan KJ untuk mendapatkan Ulasan Status
Peralatan
KJ tidak membuat perancangan perolehan bersama PP J/U
PP J/U tidak mematuhi prosedur perolehan kerajaan seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling
Perbendaharaan Kerajaan
PK perlu menyemak peralatan dan mengisi Borang Penilaian Peralatan
Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
PBMB tidak mengedarkan salinan rekod penilaian
peralatan kepada PL
PBMB perlu menyediakan laporan, senarai pendek peralatan dan dengan KJ untuk mendapatkan Ulasan Status Peralatan kerajaan seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Kerajaan
semua PK di jabatan.
Tarikh 21-04-21
PPP-08
Tarikh 21-04-21
PPP-08
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
REKOD TEMPOH
SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN
KATEGORI
1. Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah
1 Tahun Bilik Ketua Jabatan Terhad
2. Laporan Penilaian Peralatan
2 Tahun Fail Penilaian Peralatan Bilik Ketua Jabatan
Terhad
3. Senarai Pendek Peralatan
2 Tahun Fail Penilaian Peralatan Bilik Ketua Jabatan
Terhad
9. LAMPIRAN 8.5
RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1) PPP-08(1) (21-04-21) Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah
2) PPP-08(2) (21-04-21) Senarai Pendek Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah
PPP-08
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5
KAWALAN MAKLUMAT
i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi.
ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi.
iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa.
iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran.
v. Semua maklumat diedar melalui samada:
a. E-Document b. Hardcopy
vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.
vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%
viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50%
KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:
KELUARAN TARIKH KUATKUASA
01 08-09-17
02 25-06-18
03 21-04-21
04
PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN
P01. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES, SIPOC, SWIMLANE, PROSES KERJA, LAMPIRAN
M/S 2 - 12 5.6.2018 KSP BIL 1 /2018
P02.
P03.
P04.
P05.
BORANG PENILAIAN PERALATAN BENGKEL, MAKMAL DAN BILIK KULIAH
Senarai peralatan yang tidak berfungsi / tidak mencukupi : Nama Lokasi Bengkel/Makmal/Bilik Kuliah BK 34
Bil Senarai Peralatan
Bilangan peralatan (Nyatakan Bilangan) Jumlah
Asal
Tidak Berfungsi
Tidak Mencukupi 1 MEJA PELAJAR
2 KERUSI PELAJAR 3 MEJA PENSYARAH 4 KERUSI PENSYARAH 5 LCD
6 PC KOMPUTER 7 AIR COND 8 PAPAN PUTIH
Disediakan oleh : Disahkan oleh :
………. ……….
Tandatangan PK Tandatangan PBMB
Nama : Tarikh :
Nama :
Tarikh :
PPP-08(1) (21-04-21)
SENARAI PENDEK PERALATAN BENGKEL, MAKMAL DAN BILIK KULIAH
Bil Kod Kursus Lokasi
Senarai Peralatan Jumlah Asal
Tidak Berfungsi
Tidak Mencukupi
1 MEJA PELAJAR
2 KERUSI PELAJAR
3 MEJA PENSYARAH
4 KERUSI PENSYARAH
5 LCD
6 PC
7 AIR COND
8 PAPAN PUTIH
Sila tambah helaian jika jadual tidak mencukupi.
Ulasan Status Peralatan Oleh Ketua Jabatan :
Disediakan oleh : Disahkan oleh :
………. ……….
Tandatangan PBMB Tandatangan KJ
Nama : Tarikh :
Nama : Tarikh :
PPP-08(2) (21-04-21)
MAKLUMAT TERKAWAL