Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

 Pensyarah

 PBMB  Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

EDAR BORANG PENILAIAN Makmal dan Bilik Kuliah

 Pensyarah Kursus Makmal dan Bilik Kuliah

JALANKAN PENILAIAN PERALATAN DAN

ISI BORANG PENILAIAN Makmal dan Bilik Kuliah yang telah lengkap diisi

 PBMB yang lengkap diisi kepada Pemilik Lokasi

MEMFAILKAN REKOD PENILAIAN

STATUS PERALATAN DI

LOKASI Makmal dan Bilik Kuliah yang Tidak Berfungsi / Tidak Makmal dan Bilik Kuliah

 PPA J/U Makmal dan Bilik Kuliah

BINCANGKAN SENARAI

PENDEK PERALATAN

DENGAN KJ UNTUK ULASAN

STATUS

 Ulasan status peralatan tidak berfungsi/ tidak mencukupi

 KJ

(M4 Kuliah)

PPP-08

 KJ  Ulasan Status Peralatan tidak berfungsi/

tidak mencukupi

MENGISI ULASAN STATUS

PERALATAN

 Rekod Ulasan Status

Peralatan tidak berfungsi/ tidak mencukupi oleh KJ

(M5 Kuliah)

 KJ  Rekod Ulasan

Status

Peralatan tidak berfungsi/

tidak mencukupi oleh KJ

MEMBUAT PERANCANGAN

PENGURUSAN PEROLEHAN

 Rekod Perancangan Pengurusan Perolehan mengikut peruntukan jabatan yang ada

 PP J/U

 (M6 dan ke atas)

DAN BILIK KULIAH

Tarikh 21-04-21

PPP-08 3. SWIMLANE ^4.4.1

3.1 Penilaian Peralatan Asas Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

PK PBMB PL PPA J/U KJ PP J/U

TERIMA BORANG MAKMAL DAN

BILIK KULIAH

SEMAK PERALATAN

BENGKEL, MAKMAL DAN

BILIK KULIAH

ISI

EDAR BORANG PENILAIAN PERALATAN

BENGKEL, MAKMAL DAN

BILIK KULIAH

TERIMA BORANG PENILAIAN

BENGKEL, MAKMAL DAN

BILI KULIAH DAN BUAT MAKMAL DAN

BILI KULIAH

BUAT SENARAI PENDEK PERALATAN YANG TIDAK BERFUNGSI/ MAKMAL DAN

BILIK KULIAH UNTUK

PERALATAN TIDA

CUKUP

PPP-08

4. PROSES KERJA ^4.4.1

4.1 Penilaian Peralatan Asas Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. KJ Mengarah PBMB menyediakan Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah mengikut keperluan melalui Mesyuarat Pengurusan Jabatan

2. PBMB a. Menjalankan taklimat ringkas Prosedur Berkaitan Peralatan PPP-08 b. Mengedarkan dengan tangan Borang Penilaian Peralatan Bengkel,

Makmal dan Bilik Kuliah kepada semua Pensyarah Kursus mengikut Jadual waktu Jabatan

3. PK Membuat penilaian peralatan, mengisi secara manual Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah dan menyerahkan dengan tangan kepada PBMB

4. PBMB a. Membuat edaran salinan Borang Penilaian Status Peralatan yang lengkap diisi kepada Pemilik Lokasi untuk difailkan

b. Menyediakan laporan dan senarai pendek peralatan dan menyerahkan kepada PPA J/U

5. PL Pemilik Lokasi menerima dan memfailkan salinan Borang Penilaian Status Peralatan yang lengkap diisi dilokasi

6. PPA J/U PPA J/U membuat perbincangan dengan KJ untuk mendapatkan ulasan tentang status peralatan

7. KJ Mengarah PP J/U membuat perancangan perolehan penyelenggaraan atau pembelian peralatan mengikut peruntukan jabatan yang ada

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan ^8.1 (P)

 Output perancangan  Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

 Pesanan Tempatan

 Prestasi Pembekal

 Kelulusan perancangan  KJ

 Pengarah Perlaksanaan & Kawalan ^8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

 Kaedah kawalan ^8.5 ^ Jadual Waktu PK

 Rujuk dan akur kepada proses kerja

 Pemantauan KJ

 Kawalan Proses yang disumber luar ^8.4

 Juruaudit Luar

 Juruaudit Dalaman

 Identifikasi dan kemudahkesanan ^8.5.2

 Kod Pesanan Tempatan

Mukasurat 9 /12

DAN BILIK KULIAH

Tarikh 21-04-21

PPP-08

 Harta hak milik pelanggan ^8.5.3 ^ -

 Pemuliharaan ^8.5.4  -

 Khidmat selepas perkhidmatan ^8.5.5

 Penilaian dan Analisa Prestasi Pembekal

 Kawalan Perubahan ^8.5.6  - Tindakan ¹⁰(ACTION)

 Penilaian keberkesanan ^9.1.3 ^ Taklimat Ringkas Prosedur PPP-08

 Penilaian Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

 Salinan Borang Penilaian Status Peralatan Pemilik difailkan di Lokasi

 Laporan Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

 Senarai pendek Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

 Ulasan Status Peralatan oleh KJ

 Penilaian pencapaian objektif kualiti

 Penilaian pencapaian piagam pelanggan

 Penilaian audit dalaman dan luaran

 Penilaian Prestasi Pembekal

 Tindakan pembetulan ^10.2  Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

 Penambahbaikan ^10.3 ^ Semakan berperingkat dokumen

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN

(jika berlaku) 1.  Borang Penilaian

Peralatan

Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah

 Salinan Rekod Penilaian

Peralatan Pemilik Lokasi

 Laporan Penilaian Peralatan

 Senarai pendek peralatan

 Ulasan Status Peralatan oleh KJ

 Tidak menjalankan Taklimat Perancangan Penilaian Peralatan seperti yang ditetapkan

 PBMB tidak

menyediakan Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah dengan secukupnya oleh PBMB Borang Penilaian Peralatan

Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

 KJ perlu Makmal dan Bilik Kuliah dalam Mesyuarat Pengurusan Jabatan supaya sentiasa

 Dokumen perolehan

mengikut prosedur kerajaan oleh PP

 PK tidak menyemak peralatan dan mengisi Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah

 PBMB tidak

mengedarkan salinan rekod penilaian peralatan kepada Pemilik Lokasi

 PBMB tidak

menyediakan laporan dan senarai pendek peralatan dan tidak menyerahkan kepada PPA J/U

 PPA J/U tidak membuat

perbincangan dengan KJ untuk mendapatkan Ulasan Status

Peralatan

 KJ tidak membuat perancangan perolehan bersama PP J/U

 PP J/U tidak mematuhi prosedur perolehan kerajaan seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling

Perbendaharaan Kerajaan

 PK perlu menyemak peralatan dan mengisi Borang Penilaian Peralatan

Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah

 PBMB tidak mengedarkan salinan rekod penilaian

peralatan kepada PL

 PBMB perlu menyediakan laporan, senarai pendek peralatan dan dengan KJ untuk mendapatkan Ulasan Status Peralatan kerajaan seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Kerajaan

semua PK di jabatan.

Tarikh 21-04-21

PPP-08

Tarikh 21-04-21

PPP-08

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) ^7.5

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah

1 Tahun Bilik Ketua Jabatan Terhad

2. Laporan Penilaian Peralatan

2 Tahun Fail Penilaian Peralatan Bilik Ketua Jabatan

Terhad

3. Senarai Pendek Peralatan

2 Tahun Fail Penilaian Peralatan Bilik Ketua Jabatan

Terhad

9. LAMPIRAN ^8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PPP-08(1) (21-04-21) Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah

2) PPP-08(2) (21-04-21) Senarai Pendek Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah

PPP-08

10. KAWALAN DAN PINDAAN ^7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi.

ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi.

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa.

iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran.

v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50%

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-17

02 25-06-18

03 21-04-21

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES, SIPOC, SWIMLANE, PROSES KERJA, LAMPIRAN

M/S 2 - 12 5.6.2018 KSP BIL 1 /2018

P02.

P03.

P04.

P05.

BORANG PENILAIAN PERALATAN BENGKEL, MAKMAL DAN BILIK KULIAH

Senarai peralatan yang tidak berfungsi / tidak mencukupi : Nama Lokasi Bengkel/Makmal/Bilik Kuliah BK 34

Bil Senarai Peralatan

Bilangan peralatan (Nyatakan Bilangan) Jumlah

Asal

Tidak Berfungsi

Tidak Mencukupi 1 MEJA PELAJAR

2 KERUSI PELAJAR 3 MEJA PENSYARAH 4 KERUSI PENSYARAH 5 LCD

6 PC KOMPUTER 7 AIR COND 8 PAPAN PUTIH

Disediakan oleh : Disahkan oleh :

………. ……….

Tandatangan PK Tandatangan PBMB

Nama : Tarikh :

Nama :

Tarikh :

PPP-08(1) (21-04-21)

SENARAI PENDEK PERALATAN BENGKEL, MAKMAL DAN BILIK KULIAH

Bil Kod Kursus Lokasi

Senarai Peralatan Jumlah Asal

Tidak Berfungsi

Tidak Mencukupi

1 MEJA PELAJAR

2 KERUSI PELAJAR

3 MEJA PENSYARAH

4 KERUSI PENSYARAH

5 LCD

6 PC

7 AIR COND

8 PAPAN PUTIH

Sila tambah helaian jika jadual tidak mencukupi.

Ulasan Status Peralatan Oleh Ketua Jabatan :

Disediakan oleh : Disahkan oleh :

………. ……….

Tandatangan PBMB Tandatangan KJ

Nama : Tarikh :

Nama : Tarikh :

PPP-08(2) (21-04-21)

MAKLUMAT TERKAWAL

Dalam dokumen POLITEKNIK MELAKA PROSEDUR KERJA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 (Halaman 7-0)