3. SWIMLANE 4.4.1
3.1 Penilaian Peralatan Asas Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
PK PBMB PL PPA J/U KJ PP J/U
TERIMA BORANG MAKMAL DAN
BILIK KULIAH
SEMAK PERALATAN
BENGKEL, MAKMAL DAN
BILIK KULIAH
ISI
EDAR BORANG PENILAIAN PERALATAN
BENGKEL, MAKMAL DAN
BILIK KULIAH
TERIMA BORANG PENILAIAN
BENGKEL, MAKMAL DAN
BILI KULIAH DAN BUAT MAKMAL DAN
BILI KULIAH
BUAT SENARAI PENDEK PERALATAN YANG TIDAK BERFUNGSI/ MAKMAL DAN
BILIK KULIAH UNTUK
PERALATAN TIDA
CUKUP
PPP-08
4. PROSES KERJA 4.4.1
4.1 Penilaian Peralatan Asas Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. KJ Mengarah PBMB menyediakan Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah mengikut keperluan melalui Mesyuarat Pengurusan Jabatan
2. PBMB a. Menjalankan taklimat ringkas Prosedur Berkaitan Peralatan PPP-08 b. Mengedarkan dengan tangan Borang Penilaian Peralatan Bengkel,
Makmal dan Bilik Kuliah kepada semua Pensyarah Kursus mengikut Jadual waktu Jabatan
3. PK Membuat penilaian peralatan, mengisi secara manual Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah dan menyerahkan dengan tangan kepada PBMB
4. PBMB a. Membuat edaran salinan Borang Penilaian Status Peralatan yang lengkap diisi kepada Pemilik Lokasi untuk difailkan
b. Menyediakan laporan dan senarai pendek peralatan dan menyerahkan kepada PPA J/U
5. PL Pemilik Lokasi menerima dan memfailkan salinan Borang Penilaian Status Peralatan yang lengkap diisi dilokasi
6. PPA J/U PPA J/U membuat perbincangan dengan KJ untuk mendapatkan ulasan tentang status peralatan
7. KJ Mengarah PP J/U membuat perancangan perolehan penyelenggaraan atau pembelian peralatan mengikut peruntukan jabatan yang ada
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (P)
Output perancangan Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
Pesanan Tempatan
Prestasi Pembekal
Kelulusan perancangan KJ
Pengarah Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Jadual Waktu PK
Rujuk dan akur kepada proses kerja
Pemantauan KJ
Kawalan Proses yang disumber luar 8.4
Juruaudit Luar
Juruaudit Dalaman
Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2
Kod Pesanan Tempatan
Mukasurat 9 /12
DAN BILIK KULIAH
Tarikh 21-04-21
PPP-08
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 -
Pemuliharaan 8.5.4 -
Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5
Penilaian dan Analisa Prestasi Pembekal
Kawalan Perubahan 8.5.6 - Tindakan 10(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Taklimat Ringkas Prosedur PPP-08
Penilaian Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
Salinan Borang Penilaian Status Peralatan Pemilik difailkan di Lokasi
Laporan Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
Senarai pendek Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
Ulasan Status Peralatan oleh KJ
Penilaian pencapaian objektif kualiti
Penilaian pencapaian piagam pelanggan
Penilaian audit dalaman dan luaran
Penilaian Prestasi Pembekal
Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan
Penambahbaikan 10.3 Semakan berperingkat dokumen
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1
Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4
BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR
TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku)
TINDAKAN PEMBETULAN
(jika berlaku) 1. Borang Penilaian
Peralatan
Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah
Salinan Rekod Penilaian
Peralatan Pemilik Lokasi
Laporan Penilaian Peralatan
Senarai pendek peralatan
Ulasan Status Peralatan oleh KJ
Tidak menjalankan Taklimat Perancangan Penilaian Peralatan seperti yang ditetapkan
PBMB tidak
menyediakan Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah dengan secukupnya oleh PBMB Borang Penilaian Peralatan
Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
KJ perlu Makmal dan Bilik Kuliah dalam Mesyuarat Pengurusan Jabatan supaya sentiasa
Dokumen perolehan
mengikut prosedur kerajaan oleh PP
PK tidak menyemak peralatan dan mengisi Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah
PBMB tidak
mengedarkan salinan rekod penilaian peralatan kepada Pemilik Lokasi
PBMB tidak
menyediakan laporan dan senarai pendek peralatan dan tidak menyerahkan kepada PPA J/U
PPA J/U tidak membuat
perbincangan dengan KJ untuk mendapatkan Ulasan Status
Peralatan
KJ tidak membuat perancangan perolehan bersama PP J/U
PP J/U tidak mematuhi prosedur perolehan kerajaan seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling
Perbendaharaan Kerajaan
PK perlu menyemak peralatan dan mengisi Borang Penilaian Peralatan
Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah
PBMB tidak mengedarkan salinan rekod penilaian
peralatan kepada PL
PBMB perlu menyediakan laporan, senarai pendek peralatan dan dengan KJ untuk mendapatkan Ulasan Status Peralatan kerajaan seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Kerajaan
semua PK di jabatan.
Tarikh 21-04-21
PPP-08
Tarikh 21-04-21
PPP-08
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
REKOD TEMPOH
SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN
KATEGORI
1. Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah
1 Tahun Bilik Ketua Jabatan Terhad
2. Laporan Penilaian Peralatan
2 Tahun Fail Penilaian Peralatan Bilik Ketua Jabatan
Terhad
3. Senarai Pendek Peralatan
2 Tahun Fail Penilaian Peralatan Bilik Ketua Jabatan
Terhad
9. LAMPIRAN 8.5
RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1) PPP-08(1) (21-04-21) Borang Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah
2) PPP-08(2) (21-04-21) Senarai Pendek Peralatan Bengkel, Makmal Dan Bilik Kuliah
PPP-08
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5
KAWALAN MAKLUMAT
i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi.
ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi.
iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa.
iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran.
v. Semua maklumat diedar melalui samada:
a. E-Document b. Hardcopy
vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.
vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%
viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50%
KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:
KELUARAN TARIKH KUATKUASA
01 08-09-17
02 25-06-18
03 21-04-21
04
PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN
P01. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES, SIPOC, SWIMLANE, PROSES KERJA, LAMPIRAN
M/S 2 - 12 5.6.2018 KSP BIL 1 /2018
P02.
P03.
P04.
P05.
BORANG PENILAIAN PERALATAN BENGKEL, MAKMAL DAN BILIK KULIAH
Senarai peralatan yang tidak berfungsi / tidak mencukupi : Nama Lokasi Bengkel/Makmal/Bilik Kuliah BK 34
Bil Senarai Peralatan
Bilangan peralatan (Nyatakan Bilangan) Jumlah
Asal
Tidak Berfungsi
Tidak Mencukupi 1 MEJA PELAJAR
2 KERUSI PELAJAR 3 MEJA PENSYARAH 4 KERUSI PENSYARAH 5 LCD
6 PC KOMPUTER 7 AIR COND 8 PAPAN PUTIH
Disediakan oleh : Disahkan oleh :
………. ……….
Tandatangan PK Tandatangan PBMB
Nama : Tarikh :
Nama :
Tarikh :
PPP-08(1) (21-04-21)
SENARAI PENDEK PERALATAN BENGKEL, MAKMAL DAN BILIK KULIAH
Bil Kod Kursus Lokasi
Senarai Peralatan Jumlah Asal
Tidak Berfungsi
Tidak Mencukupi
1 MEJA PELAJAR
2 KERUSI PELAJAR
3 MEJA PENSYARAH
4 KERUSI PENSYARAH
5 LCD
6 PC
7 AIR COND
8 PAPAN PUTIH
Sila tambah helaian jika jadual tidak mencukupi.
Ulasan Status Peralatan Oleh Ketua Jabatan :
Disediakan oleh : Disahkan oleh :
………. ……….
Tandatangan PBMB Tandatangan KJ
Nama : Tarikh :
Nama : Tarikh :
PPP-08(2) (21-04-21)
MAKLUMAT TERKAWAL