POLITEKNIK MELAKA PROSEDUR KERJA

(1)

POLITEKNIK MELAKA

PROSEDUR KERJA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

PPP – 02

PENYEDIAAN JADUAL WAKTU

(2)

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ... 1

1.1 Maklumat Umum Proses... 1

1.2 Rujukan ... 1

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan ⁷ ... 3

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi ^7.4... 2

1.5 Definisi ... 2

1.6 Singkatan ... 3

2. SIPOC DIAGRAM ^4.4.1 ... 4

2.1 Proses Penyediaan Jadual Waktu……….4

3. SWIMLANE ^4.4.1 ... 6

3.1 Proses Penyediaan jadual Waktu………..7

4. PROSES KERJA ^4.4.1 ... 7

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ... 9

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1 ... 10

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4 ... 11

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) ^7.5 ... 12

9. LAMPIRAN ^8.5 ... 12

10. KAWALAN DAN PINDAAN ^7.5 ... 13

(3)

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES 1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Memastikan jadual waktu disiapkan seminggu sebelum semester bermula supaya aktiviti Pembelajaran dan Pengajaran (PdP) dapat dilaksanakan dengan berkesan.

2) Skop (key activities) a. Penyediaan jadual waktu b. Pindaan jadual waktu

c. Pengemaskinian jadual waktu

3) Indikator kecemerlangan proses^4.4.1 a. Jadual waktu disediakan seminggu sebelum semester bermula.

b. Semua pensyarah akan diberikan jadual waktu c. Pindaan jadual waktu akan dibuat mengikut

keperluan

d. Setiap jabatan akademik akan mempunyai Jadual Waktu Induk Pensyarah dan Jadual Waktu Induk Bilik

4) Pemilik proses a. Ketua Jabatan

b. Ketua Penyelaras Jadual Waktu

c. Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu d. Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

5) Pelanggan proses^5.2 a. Pensyarah b. Pelajar

c. Kakitangan lain

6) Pihak berkepentingan^4.2 a. Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti b. Kementerian Pengajian Tinggi

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan ^7.5 (external references) a. Dokumen Kurikulum b. Struktur Program c. Takwim Akademik

d. Takwim Proses Pembelajaran & Pengajaran e. Pekeliling, peraturan & perundangan

Rujukan dalaman ^7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja

b. Semua Garispanduan yang berkaitan c. c. Keputusan Peperiksaan Akhir

(4)

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan ⁷

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

 Manusia ^7.1.2  Ketua Jabatan

 Ketua Penyelaras Jadual Waktu

 Ketua Program

 Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu

 Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

 Infrastruktur ^7.1.3

Bangunan dan utility ^7.1.3(a)  Kemudahan tempat mesyuarat dan berbengkel Peralatan, perkakasan, perisian ^7.1.3(b)  Perisian yang berkaitan, komputer dan printer

Pengangkutan ^{7.1.3 ©}  -

Teknologi maklumat dan komunikasi ^7.1.3(d)  -

 Peralatan perlu dikaliberasi ^7.1.5 ^ -

 Bahan⁷ ^ Alat tulis dan perisian jadual waktu

 Persekitaran^7.1.4 ^ Selamat & kondusif

 Pengetahuan ^7.1.6 ^ Kemahiran melayari perisian jadual waktu

 Keperluan standard

 Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

 Kompetensi kakitangan ^7.2 ^ Kursus dalaman berkaitan perisian jadual waktu

 Lain-lain ^

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi ^7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Jadual Waktu Pensyarah

Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

1 minggu sebelum semester bermula

Perisian jadual waktu

Semua pensyarah 2. Jadual Waktu

Makmal/Bengkel

Penyelaras Makmal/Bengkel 3. Jadual Waktu Induk

Pensyarah

Ketua Jabatan

4. Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/

Makmal/ Bengkel

Ketua Jabatan

5. Jadual Waktu Induk Program

Ketua Jabatan

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Ketua Jabatan Pegawai yang dilantik untuk mengetuai hal-hal pengurusan dan pentadbiran di dalam sesuatu jabatan.

Ketua Penyelaras Jadual Waktu Pegawai yang dilantik untuk menyelaras jdual waktu bagi semua jabatan.

Ketua Program Pegawai yang dilantik untuk mengetuai hal-hal pengurusan dan pentadbiran di dalam sesuatu program.

(5)

Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu

Pegawai yang dilantik untuk membantu KPJW menyelaras jadual waktu bagi semua Jabatan.

Penyelaras Jadual Waktu Jabatan Pegawai yang dilantik untuk menyediakan jadual waktu jabatan.

Jadual Waktu Induk Program Jadual waktu yang mengandungi hari, masa, program, kursus, kod nama pensyarah dan Bilik Kuliah/ Makmal/Bengkel bagi satu semester.

Jadual Waktu Induk Pensyarah Jadual waktu yang mengandungi hari, masa, kod nama pensyarah, kursus, program dan Bilik Kuliah/ Makmal/Bengkel bagi satu semester.

Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/

Makmal/Bengkel

Jadual waktu yang mengandungi hari, masa, Bilik Kuliah/

Makmal/Bengkel, kursus, program dan kod nama pensyarah bagi satu semester.

Jadual Waktu Pensyarah Jadual waktu yang mengandungi hari, masa, kursus, program dan kod nama pensyarah kursus bagi satu semester

Jadual Waktu Makmal/ Bengkel Jadual waktu yang mengandungi hari, masa, kursus, program dan kod nama pensyarah kursus bagi satu semester

Tarikh Siap Merujuk seminggu sebelum sesi baharu bermula Tarikh Kuatkuasa Merujuk seminggu sebelum kuliah bermula

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

KJ Ketua Jabatan

KPJW Ketua Penyelaras Jadual Waktu

KP Ketua Program

PKPJW Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu

PJWJ Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

2. SIPOC DIAGRAM^4.4.1

2.1 Proses Penyediaan Jadual Waktu SOURCE OF

INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER

OF OUTPUTS

 KJ

 KP

 Penyelaras Kualiti Jabatan

 Senarai kursus yang akan ditawarkan

 Senarai nama pensyarah kursus

 Salinan kurikulum

 Salinan Struktur Program

 Kalender akademik

DAPAT MAKLUMAT KANDUNGAN JADUAL WAKTU

 Maklumat yang diperlukan untuk membina jadual waktu

 KPJW

 PJWJ

 KJ

 KP

 KPJW

 PJWJ

 Senarai bilik kuliah

 Slot bagi jabatan

sokongan BUAT

MESYUARAT JADUAL WAKTU

 Agihan bilik kuliah

 Agihan slot jabatan sokongan

 Tarikh siap

penyediaan jadual waktu

 Tarikh kuatkuasa jadual

 KPJW

 PKPJW

 PJWJ

(6)

SOURCE OF INPUTS

OF OUTPUTS

 PKPJW

 PJWJ  Maklumat

kandungan jadual waktu

 Keputusan mesyuarat jadual

waktu SEDIA JADUAL

WAKTU

 Jadual Waktu Induk Program

 Jadual Waktu Induk Pensyarah

 Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/

Makmal / Bengkel

 Jadual Waktu Pensyarah

 Jadual Waktu Makmal / Bengkel

 PKPJW

 PJWJ

 KJ

 PJWJ

 Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel

SEMAK JADUAL WAKTU

 Jadual Waktu Induk Program yang telah disemak

 Jadual Waktu Induk Pensyarah yang telah disemak

Makmal / Bengkel yang telah disemak

 Jadual Waktu Pensyarah yang telah disemak

 Jadual Waktu Makmal / Bengkel yang telah disemak

 PJWJ

 KJ  Jadual Waktu Induk Program

SAH JADUAL WAKTU

 Jadual Waktu Induk Program yang telah disahkan

 Jadual Waktu Induk Pensyarah yang telah disahkan

Makmal / Bengkel yang telah

disahkan

 Jadual Waktu Pensyarah yang telah disahkan

 Jadual Waktu Makmal / Bengkel yang telah

disahkan

 PJWJ

(7)

SOURCE OF INPUTS

OF OUTPUTS

 PJWJ  Jadual Waktu Induk Program

PAMER JADUAL WAKTU

 Jadual Waktu Induk Program dipamer di Bilik Pensyarah /Bilik KJ

 Jadual Waktu Induk Pensyarah dipamer di Bilik KJ / Bilik Pensyarah

Makmal / Bengkel dipamer di Bilik KJ/

Bilik Pensyarah

 Jadual Waktu Makmal / Bengkel dipamer di Makmal / Bengkel

 KJ

 Pensyarah

 PJWJ  Jadual Waktu Pensyarah

 Jadual Waktu Makmal/ Bengkel

 Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu

SERAH JADUAL WAKTU

 Borang

Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu yang telah ditandatangani oleh pensyarah

 Pensyarah

 PKPJW

 PJWJ  Jadual Waktu Induk Program

LAKSANAKAN PINDAAN JADUAL

WAKTU (SEKIRANYA

PERLU)

 Proses P&P berjalan lancar

 Tindakan Pembetulan

 PKPJW

 PJWJ

 PKPJW

 PJWJ  Maklumat

kandungan jadual waktu

 Keputusan mesyuarat jadual waktu

 Maklumat Kursus / jadual yang tidak lancar

 Sebarang perancangan terhadap Tindakan Pembetulan

PINDA JADUAL WAKTU JIKA

TERDAPAT SEBARANG PEMBETULAN

 Pelaksanaan Tindakan Pembetulan

Makmal / Bengkel

 PJWJ

(8)

3. SWIMLANE^4.4.1

3.1 Proses Penyediaan Jadual Waktu

KETUA JABATAN

KETUA PENYELARAS JADUAL WAKTU/

PENOLONG KETUA PENYELARAS JADUAL

WAKTU

PENYELARAS JADUAL

WAKTU JABATAN PENSYARAH

SIMPAN JADUAL WAKTU / PINDAAN

JADUAL WAKTU

BUAT MESYUARAT JADUAL WAKTU

SEDIA JADUAL WAKTU / PINDA JADUAL

WAKTU

SEMAK

SAH JADUAL WAKTU / PINDAAN JADUAL

WAKTU Lengkap Tidak Lengkap

DAPAT MAKLUMAT KANDUNGAN JADUAL

WAKTU

PAMER JADUAL WAKTU / PINDAAN

JADUAL WAKTU

SERAH JADUAL WAKTU / PINDAAN

JADUAL WAKTU

TERIMA JADUAL WAKTU

(9)

4. PROSES KERJA^4.4.1

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Dapat maklumat kandungan jadual waktu yang disahkan daripada Ketua Jabatan, seperti:

 Senarai kursus yang akan ditawarkan

 Senarai nama pensyarah kursus

 Salinan kurikulum

 Salinan Struktur Program

 Kalender Akademik 2. Ketua Penyelaras

Jadual Waktu

Buat mesyuarat jadual waktu.Tentukan bagi setiap jabatan:

 Senarai bilik kuliah

 Slot bagi jabatan sokongan

 Tarikh siap jadual waktu

 Tarikh kuatkuasa jadual waktu 3. Penolong Ketua

Penyelaras Jadual Waktu /

Sedia jadual waktu. Memastikan setiap jabatan mempunyai set jadual waktu yang berikut (yang berkaitan):

4. Ketua Jabatan / Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Semak jadual waktu.

Memastikan semua set jadual yang berkaitan disemak.

5. Ketua Jabatan Sah jadual waktu.

Mengesahkan semua set jadual yang telah disemak.

Pamer jadual waktu.

Memastikan setiap set jadual waktu berikut dipamerkan:

 Jadual Waktu Induk Program dipamer di Bilik KJ / Bilik Pensyarah

 Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel dipamer di Bilik KJ/

Bilik Pensyarah

 Jadual Waktu Makmal/ Bengkel dipamer di Bilik Penyelaras Makmal/

Bengkel 7. Penyelaras Jadual

Waktu Jabatan

Serah jadual waktu kepada pensyarah.

Bukti penyerahan menggunakan Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu yang telah ditandatangani oleh pensyarah.

8. Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu /

Nilai keberkesanan proses penyediaan jadual waktu.

Membuat perancangan dan melaksanakan tindakan pembetulan jika proses P&P tidak dapat berjalan lancar disebabkan jadual waktu.

(10)

Bil Tanggung jawab Tindakan 9. Penolong Ketua

Penyelaras Jadual Waktu /

Pinda jadual waktu jika terdapat sebarang pembetulan.

Dapatkan maklumat yang berkaitan:

 Maklumat Kursus / jadual yang tidak lancar

 Sebarang perancangan terhadap tindakan pembetulan

Pastikan pindaan jadual waktu mempunyai set pindaan yang berikut (yang mana berkaitan):

 Jadual Waktu Makmal / Bengkel 10. Ketua Jabatan Semak pindaan jadual waktu.

11. Ketua Jabatan Sah pindaan jadual waktu.

Bukti pengesahan kepada set pindaan yang berikut (yang mana berkaitan):

 Jadual Waktu Makmal / Bengkel 12. Penyelaras Jadual

Waktu Jabatan

Pamer pindaan jadual waktu.

Memastikan setiap set pindaan jadual waktu berikut dipamerkan:

 Jadual Waktu Induk Program dipamer di Bilik KJ / Bilik Pensyarah

 Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel dipamer di Bilik KJ/

Bilik Pensyarah

 Jadual Waktu Makmal/ Bengkel dipamer di Bilik Penyelaras Makmal @ Bengkel

Serah pindaan jadual waktu kepada pensyarah.

Menggunakan Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu dan ditandatangani oleh pensyarah.

Cop “BATAL” ke atas jadual lama yang telah dipinda.

14. Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu /

Nilai keberkesanan proses penyediaan terhadap pindaan jadual waktu.

Membuat perancangan dan melaksanakan tindakan pembetulan jika proses P&P tidak dapat berjalan lancar disebabkan jadual waktu.

15. Ketua Jabatan Simpan jadual waktu / pindaan jadual waktu.

Memastikan set jadual waktu induk / pindaan jadual waktu induk (yang telah disahkan) disimpan :

(11)

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan ^8.1 (PLAN)

 Output perancangan  Senarai bilik kuliah

 Slot bagi jabatan sokongan

 Tarikh siap jadual waktu

 Tarikh kuatkuasa jadual waktu

 Kelulusan perancangan  Ketua Penyelaras Jadual Waktu Perlaksanaan & Kawalan ^8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

 Kaedah kawalan ^8.5 ^ Rujuk dan akur kepada penetapan stakeholders

 Rujuk dan akur kepada proses kerja

 Penggunaan borang-borang seperti di lampiran

 Pemantauan ketua

 Kawalan proses yang disumber luar ^8.4  Semakan dan pengesahan kompetensi

 Identifikasi dan kemudahkesanan ^8.5.2 ^ Kod Kursus

 Kod Nama Pensyarah

 Kod Bilik Kuliah/ Makmal/ Bengkel

 Harta hak milik pelanggan ^8.5.3 ^ Jadual waktu pensyarah

 Pemuliharaan ^8.5.4 ^ Perisian jadual waktu

 Khidmat selepas perkhidmatan ^8.5.5  Bengkel penggunaan perisian jadual waktu (jika perlu)

 Kawalan Perubahan ^8.5.6  Pindaan jadual waktu sekiranya perlu Tindakan ¹⁰(ACTION)

 Penilaian keberkesanan ^9.1.3  Penilaian pencapaian objektif kualiti

 Penilaian pencapaian piagam pelanggan

 Tindakan pembetulan ^10.2  Senarai baru untuk kursus yang ditawarkan

 Senarai baru untuk nama pensyarah kursus

 Senarai agihan bilik kuliah yang baru

 Membuat pembetulan terhadap slot jabatan sokongan

 Membuat pindaan dan pembetulan hingga selari dengan takwim P&P

 Mengisi maklumat berkaitan tindakan pembetulan dalam Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu.

 Membuat pindaan dan pembetulan hingga masalah dapat diselesaikan.

 Penambahbaikan ^10.3  Kemaskini perisian jadual waktu

(12)

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang Jabatan Akademik.

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN

(jika berlaku) 1.  Senarai nama

kursus yang ditawarkan

 Senarai nama pensyarah kursus yang akan mengajar

 Kesilapan dalam menyenaraikan kursus

 Kesilapan dalam menyenaraikan pensyarah kursus

 Semakan oleh Ketua Jabatan Akademik

 Senarai baru untuk kursus yang ditawarkan

 Senarai baru untuk nama pensyarah kursus 2.  Agihan bilik kuliah

 Agihan slot jabatan sokongan

 Penggunaan bilik kuliah yang tidak optimum

 Slot bagi Jabatan Sokongan tidak dapat dijalankan

 Semakan oleh Ketua Penyelaras Jadual Waktu

 Semakan oleh Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu

 Senarai agihan bilik kuliah yang baru

 Membuat pembetulan terhadap slot jabatan sokongan 3.  Tarikh siap jadual

waktu

 Tarikh kuatkuasa jadual waktu

 Jadual waktu tidak dapat disiapkan dalam tempoh seminggu sebelum semester bermula

 Semakan oleh Ketua Penyelaras Jadual Waktu

 Semakan oleh Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu

 Membuat pinda dan pembetulan hingga selari dengan takwim P&P

4.  Jadual Waktu Induk Program

 Jadual Waktu Induk Pensyarah

 Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel

 Jadual waktu tidak berjalan lancar kerana perkara-perkara berikut:

a. Kursus yang

tertinggal dari senarai kursus

b. Penggunaan bilik kuliah yang tidak sesuai

c. 2 atau lebih kursus menggunakan bilik kuliah yang sama d. Lain-lain yang

berkaitan

 Semakan oleh Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

 Mengisi maklumat berkaitan

tindakan pembetulan dalam Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu.

 Membuat pindaan dan pembetulan hingga masalah dapat

diselesaikan.

(13)

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD)^7.5

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Jadual Waktu Induk Program 3 tahun Pejabat Ketua Jabatan

Terhad 2. Jadual Waktu Induk Pensyarah 3 tahun Pejabat Ketua

Jabatan

Terhad 3. Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah / Makmal

/ Bengkel

3 tahun Pejabat Ketua Jabatan

Terhad

4. Jadual Waktu Pensyarah 3 tahun Fail Rekod

Pensyarah

Terhad 5. Jadual Waktu Makmal / Bengkel 3 tahun Pejabat Ketua

Jabatan

Terhad 6. Borang Penyerahan Dan Penerimaan

Jadual Waktu

3 tahun Pejabat Ketua Jabatan

Terhad

9. LAMPIRAN^8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PPP-02(1)(21-04-21) Jadual Waktu Induk Program 2) PPP-02(2)( 21-04-21) Jadual Waktu Induk Pensyarah

3) PPP-02(3)( 21-04-21) Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah / Makmal / Bengkel 4) PPP-02(4)( 21-04-21) Jadual Waktu Pensyarah

5) PPP-02(5)( 21-04-21) Jadual Waktu Makmal / Bengkel

6) PPP-02(6)( 21-04-21) Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu

(14)

10. KAWALAN DAN PINDAAN^7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’

organisasi.

ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi.

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa.

iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran.

v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08/09/2017

02 25/06/2018

03 21/04/2021

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN P01. KRITERIA

KECEMERLANGAN

PROSES, SIPOC DIAGRAM, PRPSES KERJA &

LAMPIRAN

2/13 5.6.2018 KSP BIL 1/2018

P02. SIPOC, SWIMLANE &

MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA

6, 7 & 12/13 1.4.2021

P03.

(15)

(16)

MAKLUMAT TERKAWAL

(17)

(18)

MAKLUMAT TERKAWAL PPP-02(3)(21-04-21)

(19)

PPP-02(4)(21-04-21)

(20)

MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 5 PPP-02(5)(21-04-21)

(21)

LAMPIRAN 6

BORANG PENYERAHAN DAN PENERIMAAN JADUAL WAKTU

JABATAN : _________________________

SESI :_______________

PPP-02(6)(21-04-21)

BIL NAMA PENSYARAH/

MAKMAL/BENGKEL

TTGN TERIMA/TARIKH

TTGN TERIMA/TARIKH (PINDAAN – JIKA ADA)

CATATAN PINDAAN