POLITEKNIK MELAKA PROSEDUR KERJA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

(1)

POLITEKNIK MELAKA

PROSEDUR KERJA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

PEMILIK PROSES :

KETUA UNIT PERPUSTAKAAN

PS – 09

PERKHIDMATAN RUJUKAN PERPUSTAKAAN

MAKLUMAT TERKAWAL

(2)

(3)

MAKLUMAT TERKAWAL

PERKHIDMATAN POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

RUJUKAN

Mukasurat 1 / 13

PERPUSTAKAAN

PS-09 ^Tarikh ^21-04-21

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses ... 2

1.2 Rujukan ... 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan ⁷ ... 2

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi ^7.4 ... 2

1.5 Definisi ... 3

1.6 Singkatan ... 3

2. SIPOC DIAGRAM ^4.4.14 2.1 Perolehan Bahan Perpustakaan ... 4

2.2 Penerimaan dan Pemprosesan Bahan...4

2.3 Sirkulasi Bahan (Peminjaman)...4

2.4 Sirkulasi Bahan (Pemulangan)...4

3. SWIMLANE ^4.4.1 3.1 Perolehan Bahan Perpustakaan ... 5

3.2 Penerimaan dan Pemprosesan Bahan...6

3.3 Sirkulasi Bahan (Peminjaman)...8

3.4 Sirkulasi Bahan (Pemulangan)...9

4. PROSES KERJA ^4.4.1 4.1 Perolehan ... 10

4.2 Pemprosesan Bahan...10

4.3 Sirkulasi ... 10

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ... 11

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1 ... 11

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4 ... 12

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) ^7.5 ... 12

9. LAMPIRAN ^8.5 ... 12

10. KAWALAN DAN PINDAAN ^7.5 ... 13

(4)

Keluaran 02

RUJUKAN

Mukasurat 2 / 13

PERPUSTAKAAN

PS-09 ^Tarikh ^21-04-21 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Memastikan pencapaian hasil pembelajaran melalui sokongan bahan rujukan yang lengkap dan terkini 2) Skop (key activities) a. Perolehan Bahan Perpustakaan

b. Penerimaan dan Pemprosesan Bahan c. Sirkulasi (Pinjaman dan Pemulangan)

3) Indikator kecemerlangan proses ^4.4.1 a. Permohonan perolehan bahan setiap tahun (ABM) b. Bahan rujukan yang diterima diproses dalam tempoh 1

bulan

c. Proses pinjaman dan pemulangan bahan tidak melebihi 5 minit

4) Pemilik proses a. Pustakawan

5) Pelanggan proses ^5.2 a. Staf Politeknik Melaka b. Pelajar

6) Pihak berkepentingan ^4.2 a. Kementerian Pendidikan Tinggi b. Jabatan Pendidikan Politeknik c. Perpustakaan Negara Malaysia 1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan ^7.5 (external references) a. ISO 9001:2015

b. Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling Perkhidmatan semasa.

c. Akta Penyerahan Bahan Perpustakaan 1986 (Akta 331) d.Library of Congress Subject Headings.

Rujukan dalaman ^7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja

b. Semua Garis panduan (terbitan dalaman) 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan ⁷

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

 Manusia ^7.1.2  Pustakawan

 Penolong Pustakawan

 Pembantu Perpustakaan

 Infrastruktur ^7.1.3

Bangunan dan utility ^7.1.3(a)  Kemudahan tempat penyimpanan bahan rujukan Peralatan, perkakasan, perisian ^7.1.3(b)  Komputer dan pencetak

Pengangkutan ^7.1.3^(c)  -

Teknologi maklumat dan komunikasi ^7.1.3(d)  Sistem Perpustakaan

 Peralatan perlu dikaliberasi ^7.1.5 ^ -

 Bahan ⁷ ^ Alat tulis, Bahan Rujukan Perpustakaan

 Persekitaran^7.1.4 ^ Selamat & kondusif

 Pengetahuan ^7.1.6 ^ Keperluan standard

 Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

 Kompetensi kakitangan ^7.2 ^ Pernah mengikuti kursus orientasi perpustakaan

 Lain-lain ^ Kewangan

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi ^7.4

(5)

Keluaran 02

RUJUKAN

Mukasurat 3 / 13

PERPUSTAKAAN

PS-09 ^Tarikh ^21-04-21

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Buku perolehan Pegawai Perolehan Unit

1 bulan Buku

Perolehan

Penolong Pustakawan 2. Buku rekod denda Pembantu

Perpustakaan

1 bulan Catatan denda Unit Kewangan 3. Statistik

Perpustakaan

Penolong Pustakawan

1 tahun Laporan bertulis

 Ahli MKSP

 PNM

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Pegawai Perolehan Staf yang menguruskan perolehan bahan dan bekalan bagi unit perpustakaan

Barkod Cetakan maklumat yang ditampal pada bahan perpustakaan Spine Label Dicetak dan dilekatkan pada tetulang bahan perpustakaan Tattle tape Dilekatkan pada bahan perpustakaan (dalam buku)

Sirkulasi Proses pinjaman, pemulangan dan tempahan

Klasifikasi Proses pengkatalogan bahan perpustakaan untuk memudahkan simpanan dan dapatan kembali bahan

Input sheet Slip proses buku

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

PNM Perpustakaan Negara Malaysia

PUS Pustakawan

PP Penolong Pustakawan

PEM.P Pembantu Perpustakaan

(6)

Keluaran 02

RUJUKAN

Mukasurat 4 / 13

PERPUSTAKAAN

PS-09 ^Tarikh ^21-04-21

2. SIPOC DIAGRAM ^4.4.1

2.1 Perolehan Bahan Perpustakaan SOURCE OF

INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

 Pengarah  Peruntukan Kewangan

PEROLEHAN BAHAN

 Bahan Rujukan

 Pegawai Peroleha n

 Pustakawan ^ Senarai Judul Bahan

 Bahan Rujukan

 Pegawai Perolehan

 Pustakawan ^ Status bahan di pasaran

 Bahan Rujukan

 Pegawai Perolehan

2.2 Penerimaan dan Pemprosesan Bahan SOURCE OF

INPUTS

 Pembantu Pustakawan

 Bahan Rujukan

SEMAKAN

BAHAN ^ Jumlah Bahan

 Pustakawan  Senarai bahan

PEROLEHAN

BAHAN ^ Bahan Rujukan

 Pembantu pustakawan

 Pustakawan  Pengkelasan KLASIFIKASI

BAHAN ^ Nombor Pengkelasan

 Rekod Bahan

PEROLEHAN

BAHAN ^ Nombor Perolehan

 Data dan statistik

SIMPAN

REKOD ^ Analisis dan Laporan

 MKSP

2.2 Sirkulasi Bahan (Pinjaman)

2.3 Sirkulasi Bahan (Pemulangan) SOURCE OF

INPUTS

 Bahan Rujukan

SIRKULASI

(Pemulangan) ^ Bahan Rujukan

 Pengguna Perpustakaan SOURCE OF

INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS o Pembantu

Pustakawan

 Bahan Rujukan

SIRKULASI

(Pinjaman) ^ Bahan Rujukan

 Pengguna Perpustakaan

(7)

Keluaran 02

RUJUKAN

Mukasurat 5 / 13

PERPUSTAKAAN

PS-09 ^Tarikh ^21-04-21

3.

SWIMLANE

^4.4.1

3.1 PEROLEHAN BAHAN PERPUSTAKAAN

PENGARAH PUSTAKAWAN PEGAWAI PEROLEHAN

MENYEMAK STATUS BUKU (ada/tidak) DAN

HARGA BUKU DIPASARAN

TERIMA PERUNTUKAN MENERIMA CADANGAN

JUDUL BUKU DARI PENSYARAH

MEMBUAT TAWARAN DI E-

PEROLEHAN

MENERIMA BAHAN SELEPAS PROSES

PEMBELIAN SELESAI

(8)

Keluaran 02

RUJUKAN

Mukasurat 6 / 13

PERPUSTAKAAN

PS-09 ^Tarikh ^21-04-21

3.2 PENERIMAAN DAN PEMPROSESAN BAHAN

PEGAWAI PEROLEHAN PUSTAKAWAN

PENOLONG PUSTAKAWAN

PEMBANTU PUSTAKAWAN

BAHAN MENEPATI PESANAN

YA TIDAK

PERIKSA FIZIKAL BAHAN ROSAK

(PULANGKAN KEPADA PEMBEKAL)

TIDAK ROSAK

BARCODE DICETAK DAN DILEKATKAN DI

BAHAN PERPUSTAKAAN PENGKATALOGAN

SEMAK PESANAN DO,INVOIS,

MENGECAP HAK MILIK PERPUSTAKAAN

MEMBUAT PENGKATALOGAN

REKOD DALAM BUKUPEROLEHAN

MASUKAN DATA DALAM SISTEM ILMU

CATAT NO.PEROLEHAN PADA BAHAN PERPUSTAKAAN KATALOG AWALAN

PADA SLIP PROSES

PENGKATALOGAN AKHIR

(9)

Keluaran 02

RUJUKAN

Mukasurat 7 / 13

PERPUSTAKAAN

PS-09 ^Tarikh ^21-04-21

3.3 SIRKULASI BAHAN (PEMINJAMAN)

PEMBANTU PUSTAKAWAN PENGGUNA

SAMBUNGAN

MENERIMA BAHAN UNTUK PINJAMAN

IMBAS KAD PELAJAR DAN SEMAK STATUS

PINJAMAN BAHAN

PERPUSTAKAAN ROSAK

TIDAK LULUS (BLACKLISTED)

TIDAK ROSAK

LULUS

IMBAS BARCODE UNTUK PINJAMAN

LABEL (SPINE LABEL) DICETAK DAN

DILEKATKAN

TATTLE TAPE / STRIP DAN SLIP TARIKH

PEMULANGAN DILEKATKAN PADA

BAHAN

SEMAK BAHAN YANG SIAP DI PROSES

RELEASE BAHAN YANG TELAH SIAP DAN SUSUN

DI RAK

(10)

Keluaran 02

RUJUKAN

Mukasurat 8 / 13

PERPUSTAKAAN

PS-09 ^Tarikh ^21-04-21

MENYERAHKAN BAHAN KEPADA

PEMINJAM

(11)

Keluaran 02

RUJUKAN

Mukasurat 9 / 13

PERPUSTAKAAN

PS-09 ^Tarikh ^21-04-21

3.4 SIRKULASI BAHAN (PEMULANGAN

)

PEMBANTU PUSTAKAWAN

SCAN BARCODE PADA BAHAN DAN SEMAK STATUS

PINJAMAN BERMASALAH / TIADA MASALAH

B YA

TIDAK

MENERIMA BAHAN YANG DIPULANGKAN

LEWAT- DENDA DIKENAKAN-CATAT MAKLUMAT PEMINJAM

DAN JUMLAH DENDA

HILANG - PELAJAR GANTI DENGAN BUKU BAHARU ATAU BAYAR 2

KALI GANDA HARGA BUKU

IMBAS BAHAN PADA REACTIVATOR /

DEACTIVATOR

(12)

Keluaran 02

RUJUKAN

Mukasurat 10 / 13

PERPUSTAKAAN

PS-09 ^Tarikh ^21-04-21 4.PROSES KERJA ^4.4.1

4.1 Perolehan

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Pengarah Meluluskan permohonan peruntukan/perolehan

2. Pustakawan Menerima permohonan senarai bahan rujukan daripada jabatan dan unit . Menyemak status buku dan mendapatkan harga dipasaran

3. Pegawai Perolehan Menyediakan nota minta

Memastikan keadaan fizikal bahan dalam keadaan sempurna 4. Pegawai Perolehan Menerima bahan selepas proses pembelian selesai

4.2 Pemprosesan Bahan

5. PEM.P Semak delivery order dan invois . Pastikan bahan dalam keadaan baik PEM.P Menerima bahan dan mengecap hak milik

6. PUS Membuat pengkelasan dan semakan pengkatalogan 7. PP Membuat pengkatalogan awalan pada slip proses

PP Merekod bahan dalam buku perolehan

9. PEM.P a) Mencatat nombor perolehan pada bahan perpustakaan b) Memasukkan data ke dalam sistem pengurusan perpustakaan c) Barcode dicetak dan dilekatkan di bahan perpustakaan.

d) Label (spine-label) dicetak dan dilekatkan pada tetulang bahan perpustakaan e) Tattle Tape dilekatkan dalam buku dan slip tarikh pemulangan dilekatkan

pada bahan perpustakaan.

f) Semak akhir bahan yang siap diproses

g) Release bahan perpustakaan yang telah siap diproses dan letakkan di rak 4.3 Sirkulasi

11. PEM.P 1. Terima bahan daripada pengguna

2. Mengimbas kad keahlian untuk menyemak status pinjaman a) Pinjaman

i. Imbas barcode pada bahan perpustakaan untuk urusan pinjaman ii. Mengecap tarikh pemulangan pada slip tarikh pulang dan mengimbas

bahan perpustakaan pada alat reactivator and deactivator . Kemaskini rekod

iii. Menyerahkan bahan perpustakaan yang dipinjam kepada peminjam

b) Pemulangan

i. Menerima bahan perpustakaan yang hendak dipulangkan.

ii. Scan barcode pada bahan perpustakaan dan semak status pinjaman

iii. Lewat - Denda akan dikenakan, mencatatkan maklumat diri peminjam

dan jumlah denda (rujuk panduan bayaran denda perpustakaan) yang dikenakan ke dalam rekod wang denda.

iv. Hilang - pelajar menggantikan bahan perpustakaan itu dengan yang baharu atau membayar dua kali ganda harga bahan perpustakaan

(13)

Keluaran 02

RUJUKAN

Mukasurat 11 / 13

PERPUSTAKAAN

PS-09 ^Tarikh ^21-04-21

5 P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

6 RISIKO DAN PELUANG ^6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang Perancangan ^8.1 (P)

 Output perancangan  Merancang perolehan bahan rujukan perpustakaan

 Mengenal pasti jumlah permohonan perolehan bahan perpustakaan.

 Mengenal pasti dan menyediakan pelan pengurusan risiko

 Kelulusan perancangan  Pengarah Perlaksanaan & Kawalan ^8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

 Kaedah kawalan ^8.5  Rujuk dan akur kepada proses kerja

 Menyemak dan memastikan perolehan dilakukan mengikut tatacara kewangan kerajaan

 Menilai risiko

 Pemantauan ketua

 Kawalan proses dari sumber luar ^8.4

 Perkeliling yang berkuatkuasa

 Mengenal pasti status bahan perpustakaan dalam pasaran

 Melaksanakan kutipan data dalam kajian penilaian perkhidmatan perpustakaan

 Identifikasi dan kemudah kesanan

8.5.2

 Nombor panggilan

 No Matrik Pelajar

 Harta hak milik pelanggan ^8.5.3 ^ Data pelajar

 Pemuliharaan ^8.5.4 ^ Bahan rujukan

 Khidmat selepas perkhidmatan ^8.5.5

 Makluman kepada pengguna

 Kawalan Perubahan ^8.5.6  Jadual waktu perkhidmatan

Tindakan ¹⁰(ACTION)

 Risiko dan peluang ^6.1 Mengambil tindakan Pelan Pengurusan Risiko sekiranya ada

 Penilaian keberkesanan ^9.1.3 Penilaian pencapaian piagam pelanggan

 Tindakan pembetulan ^10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

 Penambahbaikan ^10.3 Penilaian berterusan perkhidmatan rujukan

(14)

Keluaran 02

RUJUKAN

Mukasurat 12 / 13

PERPUSTAKAAN

PS-09 ^Tarikh ^21-04-21

7 KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4

B IL

OUTPUT POTENSI OUTPUT

TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN

(jika berlaku) 1.  Bahan Rujukan  Bahan rujukan yang

tidak terkini

 Memohon peruntukan (ABM)

 Pinda dan buat pembetulan selari dengan peruntukan Organisasi 2.  Bahan Rujukan

(Sirkulasi)

 Bahan lewat dipulangkan

 Mengeluarkan surat peringatan

 Denda lewat

3.  Analisis dan laporan

 Data tidak lengkap  Kemaskini rekod statistik setiap bulan

 Pembetulan

8 MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) ^7.5

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Buku perolehan kekal Bilik PP Terhad

2. Rekod kewangan 7 tahun Bilik PP Terhad

3. Input Sheet 1 tahun Bilik PP Am

4. Buku denda 1 tahun Kaunter Am

5. Surat/memo 5 tahun Bilik Kerja Terhad

6. Laporan statistik 5 tahun Bilik Kerja Am

9 LAMPIRAN ^8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) - -

(15)

Keluaran 02

RUJUKAN

Mukasurat 13 / 13

PERPUSTAKAAN

PS-09 ^Tarikh ^21-04-21

10 KAWALAN DAN PINDAAN ^7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumen merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi.

ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebar luas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi.

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa.

iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran.

v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 21-04-2021

02

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01.

P02.

P03.

(16)