POLITEKNIK MELAKA PROSEDUR KERJA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

(1)

POLITEKNIK MELAKA

PROSEDUR KERJA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

PEMILIK PROSES :

KETUA UNIT PEMBANGUNAN INKSTRUKSIONAL DAN MULTIMEDIA

PS – 15

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL &

MULTIMEDIA

MAKLUMAT TERKAWAL

(2)

(3)

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL &

MULTIMEDIA

PS-15

POLITEKNIK MELAKA Keluaran 04

Mukasurat 1 /12 Tarikh 21-04-21

KANDUNGAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ... 2

1.2 Rujukan ... 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan ⁷ ... 2

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi ^7.4 ... 3

1.5 Definisi ... 3

1.6 Singkatan ... 3

2. SIPOC DIAGRAM^4.4.1 ... 4

2.1 Penyediaan Perkhidmatan Teknikal ... 4

3. SWIMLANE ^4.4.1 ... 5

3.1 Perkhidmatan Teknikal ... 5

3.2 Perkhidmatan /Salinan Grafik, Produksi & Multimedia ... 6

3.3 Pinjaman Peralatan ... 7

3.4 Senggara dan Baiki Aset (Borang Aduan Kerosakan Peralatan) ... 8

4. PROSES KERJA^4.4.1 ... 9

4.1 Perkhidmatan Teknikal ... 9

4.2 Perkhidmatan /Salinan Grafik, Produksi & Multimedia. ... 9

4.3 Pinjaman Peralatan ... 9

4.4 Selenggara dan Baiki Aset ... 10

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ... 10

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1 ... 11

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4 ... 11

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD)^7.5 ... 11

9. LAMPIRAN^8.5 ... 12

10. KAWALAN DAN PINDAAN^7.5 ... 12

(4)

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL &

MULTIMEDIA

PS-15

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Memastikan pengurusan perkhidmatan Pembangunan

Instruksional & Multimedia berjalan dengan sempurna dan lancar.

2) Skop (key activities) Prosedur ini digunapakai oleh PMK untuk menguruskan perkhidmatan audio/video, peminjaman dan pemulangan peralatan multimedia.

3) Indikator kecemerlangan proses^4.4.1 a. Melaksanakan rakaman dan suntingan video dalam tempoh 2 minggu bekerja

b. Menyediakan perkhidmatan audio-visual dalam tempoh 2 hari bekerja

c. Menyediakan perkhidmatan mengambil dan mengedit gambar dalam tempoh 5 hari bekerja.

d. Menyediakan perkhidmatan rekaan grafik dalam tempoh 7 hari bekerja.

e. Menyelesaikan aduan kerosakan peralatan multimedia dalam tempoh 5 hari bekerja.

4) Pemilik proses Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia 5) Pelanggan proses^5.2 a. Staf

b. Pelajar 6) Pihak berkepentingan^4.2 a. Jabatan

b. Unit c. Pelajar

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan ^7.5 (external references) a. ISO 9001:2015

Rujukan dalaman ^7.5 (internal references) a. Garispanduan Penerbitan PoliTV dari CeLT, JPP 1.3

Sumber-Sumber Yang Diperlukan

⁷

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

 Manusia ^7.1.2  Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia

 Pegawai multimedia dan sumber

 Jurufotografi

 Pereka

 Juruaudio visual

 Pembantu operasi

 Pelanggan

 Infrastruktur ^7.1.3

Bangunan dan utiliti ^7.1.3(a)  Ruang pejabat

 Stor

 Studio

(5)

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL &

MULTIMEDIA

PS-15

Peralatan, perkakasan, perisian ^7.1.3(b)  Kamera digital, video digital, PA system dan perisian Pengangkutan ^7.1.3^(c)  Kereta dan lori

Teknologi maklumat dan komunikasi

7.1.3(d)

 Telefon, e-mail , aplikasi whatsapp

 Peralatan perlu dikaliberasi ^7.1.5  -

 Bahan ⁷  bahan luak, alat ganti dan bekalan pejabat

 Persekitaran^7.1.4  Selamat & kondusif

 Pengetahuan ^7.1.6  Teknik fotografi dan video serta PA system

 Kompetensi kakitangan ^7.2 ^ Pengambilan dan suntingan videografi, kemahiran PA system dan rekaan grafik.

 Lain-lain 

1.4

Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi

^7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Kemudahan

perkhidmatan yang ada di UPIM

Staf UPIM Setahun Poster/

Web site

Staf / Pelajar

2. Prosedur permohonan/

pengguna &

tanggung pengguna

Staf UPIM Setahun Poster/

Web site

Staf / Pelajar

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

UPIM Unit Pembangunan Instruksional dan Multimedia

Perkhidmatan teknikal Menyediakan peralatan multimedia termasuk staf UPIM, mengambil gambar , mengambil video , suntingan dan rekaan grafik

Pinjaman peralatan Memberi pinjaman videokamera , kamera , mikrofon, kabel, layar dan stand microphone

Jurufoto Pegawai yang mahir dalam hal ehwal mengambil dan suntingan gambar Juru audio visual Pegawai yang mahir dalam hal ehwal mengambil dan suntingan video Pereka Pegawai yang mahir dalam hal ehwal suntingan dan rekaan grafik Multimedia Peralatan terdiri PA system, siaraya, kamera video, kamera, suntingan

dan rekaan grafik

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

UPIM Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia Pemohon/pengguna Peminjam peralatan/ Pengguna perkhidmatan KUPIM Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia

Peralatan Peralatan termasuklah kamera, kamera video dan PA system, layar, kabel dan stand microfon.

Pegawai UPIM Terdiri daripada Pegawai Multimedia dan Sumber (PMS), Jurufotografi (JF), Pereka (PR), Juruaudio Visual (JAV) dan Pembantu Operasi (PO)

(6)

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL &

MULTIMEDIA

PS-15

2. SIPOC DIAGRAM^4.4.1

2.1 Penyediaan Perkhidmatan Teknikal

SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF

OUTPUTS

• KUPIM

• Pegawai UPIM

• Pengguna

• Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal

• Surat arahan aktiviti / program

• Tentatif aktiviti / program

• Jadual tugas UPIM

• Bahan P&P

• Story board

• Borang soal selidik kepuasan pelanggan

KHIDMAT TEKNIKAL

• Khidmat teknikal (gambar, video, dan audio-visual)

• Pengguna

• UPIM

• Peg.UPIM

• Pengguna

• Borang Perkhidmatan /Salinan Grafik, Produksi &

multimedia.

• Surat arahan aktiviti/program

• Maklumat berkaitan program

PERKHIDMATAN SALINAN

GRAFIK, PRODUKSI DAN

MULTIMEDIA

• Reka cipta grafik

• Hasilkan produksi

• Salinan multimedia ( gambar/ video)

• Pengguna

• KUPIM

• Pegawai UPIM

• Pengguna

• KEW.PA 9 : Borang Permohonan

Pergerakan /Pinjaman Aset Alih.

• Surat arahan

• Tentatif program

• Rekod soal selidik kepuasan pelanggan

PINJAM ASET

• Peralatan yang diperlukan

• Pengguna

• KUPIM

• Pegawai UPIM

• Pengguna

• aduan kerosakan dan lengkap borang aduan kerosakan UPIM

• lengkap borang kerosakan Kew. PA 9

• rekod soal selidik kepuasan pelanggan

SENGGARA DAN BAIKI ASET

• pembaikan / penyelenggaraan juru audio/

juruteknik/

pembekal luar

• Pengguna

(7)

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL &

MULTIMEDIA

PS-15

3. SWIMLANE ^4.4.1

3.1 Perkhidmatan T

eknikal

KUPIM PEGAWAI UPIM PENGGUNA

LULUS

TERIMA BORANG KHIDMAT TEKNIKAL

TIDAK

MAKLUM KEPADA PENGGUNA

MENILAI PERKHIDMATAN

( Borang Soal Selidik Kepuasan

Pelanggan)

YA MEMBUAT KERJA- KERJA PEMASANGAN

& PENGUJIAN ALATAN MULTIMEDIA

(8)

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL &

MULTIMEDIA

PS-15

3.2 Perkhidmatan /Salinan Grafik, Produksi & Multimedia

LULUS

TERIMA BORANGTEMPAHAN PERKHIDMATAN/ SALINAN GRAFIK,PRODUKSI & MULTIMEDIA

TIDAK

MAKLUM KEPADA PENGGUNA

MENILAI PERKHIDMATAN (

Borang Soal Selidik Kepuasan

Pelanggan )

YA MEMBUAT REKA BENTUK GRAFIK /PRODUKSI

/MEMBUAT SALINAN MULTIMEDIA.

(9)

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL &

MULTIMEDIA

PS-15

3.3 Pinjaman Peralatan

TERIMA BORANG PINJAMAN PERALATAN DARI

PEMOHON DAN SEMAK PERALATAN

TIDAK

YA

LULUS

PENGGUNA PEGAWAI UPIM

KUPIM

MENILAI PERKHIDMATAN

( Borang soal selidik kepuasan pelanggan) MEMBUAT

PENGUJIAN PERALATAN AUDIO /

VISUAL

MENANDATANGANI TERIMAAN DAN PEMULANGAN ASET

PADA KEW.PA 9 MENYEDIAKAN

PERALATAN.AUDIO- VISUAL MAKLUM KEPADA

PENGGUNA

(10)

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL &

MULTIMEDIA

PS-15

3.4 Senggara dan Baiki Aset (Borang Aduan Kerosakan Peralatan)

TERIMA BORANG ADUAN KEROSAKAN

DARI PEMOHON

BAIKI DAN SELENGGARA

PERALATAN AUDIO/VISUAL

TIDAK BOLEH LULUS BORANG

KEROSAKAN KEW PA 9

SELENGGYa^{ARA DAN}

BAIKI MAKLUM KEPADA PEMBEKAL

MENILAI

BAIKI DAN PERKHIDMATAN

SELENGGARA (Borang soal

selidik kepuasan pelanggan)

(11)

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL &

MULTIMEDIA

PS-15

4. PROSES KERJA^4.4.1 4.1

Perkhidmatan Teknikal

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. KUPIM Meluluskan borang khidmat teknikal 2. PMS Memantau tugas JF, PR , JAV serta PO

3. JAV Menjalankan tugas PA system serta siaraya, mengambil dan mengedit video 4. JF Mengambil dan mengedit gambar dan video

5. PR Mereka grafik mengikut kehendak pelanggan

6. Pengguna Memastikan perkhidmatan yang diberikan seperti yang dikehendaki

4.2

Perkhidmatan /Salinan Grafik, Produksi & Multimedia.

Bil Tanggung

jawab Tindakan

1 KUPIM Meluluskan borang khidmat / salinan Grafik, Produksi dan Multimedia 2 PMS Memantau tugas JF, PR , JAV serta PO

3 JAV Menjalankan tugas mengambil dan mengedit video / menyediakan montaj dll / salinan video

4 JF Menyediakan salinan gambar.

5 PR Mereka grafik mengikut kehendak pelanggan

6 PENGGUNA Berbincang dengan pegawai-pegawai multimedia tentang keperluan dan kehendak mereka.

4.3 Pinjaman Peralatan

Bil. Tanggungjawab Tindakan

1. KUPIM Meluluskan permohonan pinjaman

2. PMS Mengarahkan JAV , JF memeriksa peralatan audio-visual 3. Pegawai Upim Maklum kepada pelanggan untuk mengambil peralatan 4. Pegawai Upim Isi borang rekod pergerakan Kew. PA 9.

5. Pelanggan Melengkapkan borang pinjaman selepas majlis berlangsung.

(12)

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL &

MULTIMEDIA

PS-15

4.4

Selenggara dan Baiki Aset

Bil Tanggung jawab Tindakan

7. KUPIM Meluluskan permohonan selenggara dan Baiki asset dan Kew. PA 9 8. PMS Mengarahkan JAV dan JF Baiki dan selenggara peralatan audio / visual 9. PMS Dapatkan sebutharga daripada pembekal jika kerosakan tidak dapat dibaiki 10. PMS Hantar peralatan kepada pembekal

11. Pembekal Baiki dan selenggara peralatan yang rosak

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan ^8.1 (P)

 Output perancangan  Borang Permohonan

 Senarai Permohonan

 Kelulusan perancangan  Ketua Unit Pembangunan dan Instruksional Multimedia Perlaksanaan & Kawalan ^8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

 Kaedah kawalan ^8.5 ^ Rujuk kepada borang ;

a) Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal

b) Borang Permohonan Pergerakan/Pinjaman Aset Alih c) Borang Perkhidmatan/Salinan Grafik & Multimedia d) Borang Aduan Kerosakan Peralatan

 Kawalan Proses yang disumber luar ^8.4

-

 Identifikasi dan kemudahkesanan ^8.5.2

 Kod peralatan

 Borang permohonan

 Harta hak milik pelanggan ^8.5.3  Data borang permohonan

 Maklum balas kepuasan pelanggan

 Pemuliharaan ^8.5.4  Kamera, video kamera, layar, alat pembesar suara, PA system, kabel, komputer.

 Khidmat selepas perkhidmatan ^8.5.5

 Maklum balas kepuasan pelanggan

 Kawalan Perubahan ^8.5.6  Permohonan yang dahulu didahulukan

Tindakan ¹⁰(ACTION)



(13)

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL &

MULTIMEDIA

PS-15

b) Komen dalam Borang permohonan Perkhidmatan/

pinjaman.

 Tindakan pembetulan ^10.2 a) Meningkatkan mutu perkhidmatan b) Selenggaraan berkala pada aset

 Penambahbaikan ^10.3 a) Perolehan peralatan baru b) Kursus kemahiran multimedia

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4

Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN

(jika berlaku) 1.  Pinjaman

peralatan tidak dapat diberikan kpd pelanggan.

 Bilangan peralatan yang terhad.

 Selenggara dan baiki alat yang rosak.

 Wujudkan SOP pinjaman peralatan.

 Pembelian tambahan peralatan.

2.  Perkhidmatan kurang berkesan.

 Staf UPIM yang tidak multi-tasking

 Staf UPIM perlu meningkatkan pelbagai kemahiran.

 Staf UPIM perlu menghadiri kursus yang pelbagai.

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD)^7.5

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI 1. Borang Tempahan Perkhidmatan

Teknikal

1 tahun Fail Kualiti UPIM AM 2. Borang Perkhidmatan / Salinan Grafik &

Multimedia

1 tahun Fail Kualiti UPIM AM 3. Borang Aduan Kerosakan Perralatan 1 tahun Fail Kualiti UPIM AM 4. Borang Permohonan Pergerakan /

Pinjaman Aset Alih

1 tahun Fail Kualiti UPIM AM

(14)

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL &

MULTIMEDIA

PS-15

9. LAMPIRAN^8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PS-15 (1) (21-04-21) Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal 2) PS-15 (2) (21-04-21) Borang Aduan Kerosakan Peralatan

3) PS-15 (3) (21-04-21) Borang Perkhidmatan/Salinan Grafik & Multimedia 4)

Kew.PA-9

Borang Permohonan Pergerakan / Pinjaman Aset Alih

10. KAWALAN DAN PINDAAN^7.5 KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi.

ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi.

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa.

iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran.

v. Semua maklumat diedar melalui samada : a. E-Document

b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08/09/17

02 25/06/18

03 24/06/19

04 21-04-21

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01. LAMPIRAN 1, LAMPIRAN 2 dan LAMPIRAN 3

LAMPIRAN 5.6.2018 KSP BIL 1/2018 P01. SIPOC, Swimlane, Proses Kerja,

Kawalan Output Tidak Akur dan Lampiran

4 – 12 14.6.2019 TP

(15)

PS-15(1)(21-04-21)

(16)

PS-15(2)(21-04-21)

(17)

PS-15(3)(21-04-21)

(18)