POLITEKNIK MELAKA PROSEDUR KERJA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

(1)

POLITEKNIK MELAKA

PROSEDUR KERJA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

PEMILIK PROSES :

PENOLONG PEGAWAI TADBIR

PS – 03

PENGURUSAN PEROLEHAN

BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA

MAKLUMAT TERKAWAL

(2)

(3)

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ... 2

1.2 Rujukan ... 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan ⁷ ... 3

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi ^7.4 ... 3

1.5 Definisi ... 4

1.6 Singkatan ... 5

2. SIPOC DIAGRAM ^4.4.1 ... 5

2.1 Perancangan Perolehan ... 5

2.2 Proses Perolehan dan Penyediaan Pesanan Tempatan secara atas talian ... 6

2.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran ... 7

3. SWIMLANE ^4.4.1 ... 9

3.2 Proses Perolehan dan Penyediaan Pesanan Kerajaan secara atas talian ... 10

4. PROSES KERJA ^4.4.1 ... 13

4.2 Proses Perolehan dan Pesanan Kerajaan secara atas talian ... 13

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ... 15

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1 ... 16

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4 ... 16

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) ^7.5 ... 16

9. LAMPIRAN ^8.5 ... 16

10. KAWALAN DAN PINDAAN ^7.5 ... 17

(4)

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Memastikan garis panduan dan prosedur perolehan kerja, bekalan dan perkhidmatan oleh Politeknik Melaka dilaksanakan mengikut peraturan kewangan yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan.

2) Skop (key activities) a. Menyelaras Kontrak Pusat b. Menyelaras Pembelian Terus c. Menyelaras Sebutharga d. Menyelaras Tender Terbuka

3) Indikator kecemerlangan proses ^4.4.1 a. Pembayaran dilaksanakan dalam tempoh 7 hari dari tarikh invois diterima di Unit Kewangan

b. Semua Prestasi Pembekal diukur 4) Pemilik proses a. Penolong Pegawai Tadbir

5) Pelanggan proses ^5.2 a. Pengarah

b. Ketua Jabatan/Ketua Unit c. Jawatankuasa Sebutharga d. Pegawai Perolehan Jabatan/Unit e. Pegawai Penerima Jabatan/Unit f. Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit g. Unit Kewangan

6) Pihak berkepentingan ^4.2 a. Kementerian Pendidikan Malaysia

b. Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti (JPPKK)

c. Kementerian Kewangan

d. Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM)

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan ^7.5 (external references) a. ISO 9001:2015

b. PPP (Portal Pekeliling Perbendaharaan) c. Pekeliling Perkhidmatan

d. Arahan Perbendaharaan

e. Surat Pekeliling Jabatan Akauntan Negara f. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan

Perakaunan g. Sistem ePerolehan h. Sistem iGFMAS Rujukan dalaman ^7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja

b. Semua Garis Panduan (terbitan dalaman)

PENGURUSAN

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 04

PEROLEHAN

Mukasurat 2 /17

BEKALAN, KERJA

DAN PERKHIDMATAN

^Tarikh 21-04-2021

PS- 03

(5)

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan

⁷

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

 Manusia ^7.1.2  Pengarah

 Timbalan Pengarah

 Ketua Jabatan Perdagangan

 Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit

 Pegawai Perolehan Jabatan/Unit

 Pegawai Penerima Jabatan/Unit

 Pemilik proses

 Infrastruktur ^7.1.3

Bangunan dan utility ^7.1.3(a)  Pejabat dan Ruang Kerja Peralatan, perkakasan, perisian ^7.1.3(b)  Komputer dan Pencetak Pengangkutan ^7.1.3^(c)  Tidak Berkaitan

Teknologi maklumat dan komunikasi ^7.1.3(d)  Tidak Berkaitan

 Peralatan perlu dikaliberasi ^7.1.5 ^ Tidak Berkaitan

 Bahan ⁷  Alat tulis

 Persekitaran^7.1.4  Selamat & kondusif

 Pengetahuan ^7.1.6 ^ Teknik audit

 Keperluan standard

 Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

 Kompetensi kakitangan ^7.2 ^ Pernah mengikuti Kursus Perolehan Kerajaan

 Lain-lain  Tidak Berkaitan

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi

^7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Maklumat ABM PP J/U dan KJ/KU Setiap awal tahun Emel PAK 2. Cipta perolehan

secara atas talian dan nota minta manual dan nota minta secara manual

PP J/U Selepas perancangan perolehan

Atas talian Pembekal/

KJ/KU/UKew

3. Pesanan Kerajaan dalam Sistem ePerolehan dan iGFMAS

PT (Kew) Selepas semakan dilaksanakan oleh JANM

Serahan Tangan

PP J/U

4. Pesanan Penghantaran

PP J/U Selepas pesanan penghantaran disahkan oleh pegawai

perolehan/ UKew melalui Sistem ePerolehan

Atas talian UKew

5. Borang Prestasi Pembekal

PP J/U Selepas menerima bekalan

Serahan Tangan

UKew

(6)

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Bekalan Merangkumi bahan luak, alat tulis dan peralatan kecil

Perkhidmatan Meliputi kerja-kerja keselamatan, kebersihan, pembaikan dan penyenggaraan

Sistem ePerolehan Sistem ePerolehan merupakan sistem perolehan elektronik yang membolehkan pembekal menawarkan harga bagi produk dan perkhidmatan kepada Kerajaan melalui Internet dan bertindak sebagai medium alternatif untuk para pembekal mendaftar/memperbaharui Sijil Kementerian Kewangan Malaysia (MOF).

Sistem iGFMAS Sistem Government Financial Management Accounting System (iGFMAS) yang merupakan sistem berpusat di ibu pejabat Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) menggunakan satu pangkalan data dan satu pusat data bercirikan perakuan tunai dan akruan

Sebutharga Sebut harga merupakan kaedah untuk melaksanakan sesuatu perolehan yang melibatkan jumlah had nilai melebihi RM20,000 hingga RM500,000 setahun di kalangan pembekal yang berdaftar dalam kod bidang berkaitan.

Jawatankuasa Sebutharga A

Perolehan bekalan/perkhidmatan melebihi RM50,000 hingga RM500,000 terdiri daripada 3 Jawatankuasa yang terdiri dari Jawatankuasa Pembuka, Jawatankuasa Penilaian Kewangan dan Jawatankuasa Penilaian Teknikal.

Jawatankuasa Sebutharga B

Perolehan bekalan/perkhidmatan melebihi RM20,000 hingga RM50,000 terdiri daripada 1 Jawatankuasa Penilaian Sebutharga (Kombinasi Pembuka, Teknikal dan Kewangan)

Rekod Pembekal Merangkumi Analisis Prestasi Pembekal dan Borang Penilaian Prestasi Pembekal

Pesanan Tempatan Dokumen awal yang diperlukan sebelum sesuatu perolehan dilaksanakan

Pesanan Penghantaran Dokumen akhir yang diperlukan bagi bekalan/perkhidmatan yang telah lengkap disempurnakan untuk tujuan pembayaran

Invois Dokumen yang digunakan dalam urusniaga jualan dan belian Anggaran Belanjawan

Mengurus

Keperluan peruntukan yang diperlukan bagi tempoh setahun bagi tahun berikutnya

Jabatan Akauntan Negara (JANM)

Jabatan yang menguruskan bayaran bagi perolehan kerajaan

Pelulus Pengarah, TP dan KJP

Pegawai Perolehan Jabatan/Unit

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah dan Ketua Jabatan untuk menguruskan perolehan di jabatan / unit.

Pegawai Penerima Jabatan/Unit

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah / Ketua Jabatan untuk menerima dan menyemak dan mengesahkan penerimaan aset/stok dijabatan/unit Penolong Pegawai Aset

Jabatan/Unit

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah / Ketua Jabatan untuk melaksanakan proses pengurusan aset di jabatan/unit

PENGURUSAN

POLITEKNIK MELAKA Keluaran 04

PEROLEHAN

Mukasurat 4 /17

BEKALAN, KERJA

DAN PERKHIDMATAN

^Tarikh 21-04-2021

PS- 03

(7)

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

TP Timbalan Pengarah

PP eP Pegawai Pelulus Sistem ePerolehan

KJP Ketua Jabatan Perdagangan

KJ Ketua Jabatan

KU Ketua Unit

PPT (K) Penolong Pegawai Tadbir (Kanan)

PPT (Kew) Penolong Pegawai Tadbir (Kewangan) PPT Penolong Pegawai Tadbir (Aset & Stor)

PAK Pembantu Akauntan (Kanan)

PA Pembantu Akauntan

PT (Kew) Pembantu Tadbir (Kewangan)

PT (A) Pembantu Tadbir (Aset)

PT (S) Pembantu Tadbir (Stor)

PP J/U Pegawai Perolehan Jabatan/Unit

PPM J/U Pegawai Penerima Jabatan/Unit

PPA J/U Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit

BKP, JPPKK Bahagian Khidmat Pengurusan, Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti

UKew Unit Kewangan

UAS Unit Aset & Stor

JANM Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM)

ABM Anggaran Belanjawan Mengurus

PPP Portal Pekeliling Perbendaharaan

2. SIPOC DIAGRAM ^4.4.1

2.1 Perancangan Perolehan SOURCE OF

INPUTS

INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

 Pengarah  Surat arahan menyediakan unjuran keperluan perolehan

BINCANG KEPERLUAN PEROLEHAN

 Lampiran Unjuran Keperluan

 KJ/KU

 PP J/U  Menyenaraikan spesifikasi bekalan/

perkhidmatan

SEDIA SENARAI KEPERLUAN

DAN SPESIFIKASI

 Dokumen spesifikasi dan anggaran keperluan

 UKew

 UKew  Senarai ABM dari

Jabatan/Unit

KUMPUL DAN HANTAR ABM

 Anggaran Belanja Mengurus (ABM)

 BKP, JPP

(8)

2.2 Proses perolehan dan penyediaan pesanan tempatan melalui Sistem ePerolehan dan iGFMAS

SOURCE OF INPUTS

 Pengarah  Waran Peruntukan

AGIH PERUNTUKAN

 Agihan Peruntukan

 KJ/KU

 Urusetia Sebutharga

 Sebutharga lebih dari RM20,000 sehingga RM500,000

LAKSANA PENILAIAN

 Surat Setuju Terima (SST)

 UKew

 PP J/U  Pembelian secara terus kurang dari RM20,000

 Senarai Perancangan Pembelian

MOHON PEROLEHAN

PEMBELIAN TERUS DALAM

SISTEM ePEROLEHAN /

NOTA MINTA MANUAL

 Nota minta melalui sistem ePerolehan

 Nota minta secara manual (iGFMAS)

 Inden kerja

 UKew

 UKew  Peruntukan yang diterima di

jabatan/unit SEMAK

PERUNTUKAN

 Peruntukan mencukupi

 Peruntukan tidak mencukupi

 PP J/U

 UKew  Kod

perbelanjaan mengikut jenis perolehan

ISI KOD DIPERTANGGUNG

DALAM SISTEM ePEROLEHAN

/iGFMAS

 Kod

perbelanjaan perolehan disemak

 Pelulus

 Pelulus  Perolehan melalui sistem ePerolehan dan manual

(iGFMAS)

LULUS PERMOHONAN

 Pesanan Kerajaan atas talian

 JANM

 JANM  Pesanan Kerajaan atas talian

SEMAK KOD PERBELANJAAN

 Nombor Pesanan Kerajaan

 UKew

 UKew  Nombor

Pesanan Kerajaan yang telah disemak

CETAK PESANAN KERAJAAN

 Dokumen Pesanan Kerajaan lengkap

 PP J/U

 PP J/U  Dokumen pesanan kerajaan

LAKSANA PEROLEHAN

 Bekalan/

Perkhidmatan / Kerja

diterima

 Syarikat Pembekal

PENGURUSAN

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 04

PEROLEHAN

Mukasurat 6 /17

BEKALAN, KERJA

DAN PERKHIDMATAN

^Tarikh 21-04-2021

PS- 03

(9)

2.3

Penerimaan bekalan/perkhidmatan dan proses pembayaran melalui Sistem ePerolehan

INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

 Pesanan Kerajaan atas talian

SAHKAN PEMBELIAN, CIPTA PESANAN PENGHANTARAN

DAN SEDIA BEKALAN/

PERKHIDMATAN

 Pesanan kerajaan yang telah disahkan

 PP J/U

 PP J/U  Pesanan penghantaran atas talian

SAHKAN PENERIMAAN

DAN CETAK PESANAN PENGHANTARAN

 Pesanan penghantaran dicetak

 PPM J/U

 PPM J/U  Bekalan yang dipesan

SEMAK BEKALAN

 Bekalan/

Perkhidmatan diterima adalah lengkap

 Bekalan / Perkhidmatan diterima adalah tidak lengkap

 PP J/U

 Pelulus  Pemenuhan/

Nota Kredit /Nota Debit atas talian

CIPTA PEMENUHAN SEPARA (BAGI BEKALAN) DAN

NOTA KREDIT/

NOTA DEBIT (BAGI PERKHIDMATAN)

 Nota kredit/Nota Debit atas talian

 Pelulus  Pesanan penghantaran atas talian

LULUS PESANAN PENGHANTARAN

 Pesanan Penghantaran telah diluluskan atas talian

 Pesanan

Penghantaran MUATNAIK INVOIS

 Invois telah dimuatnaik atas talian

 PP J/U

 PP J/U  Pesanan Kerajaan

 Pesanan Penghantaran

SEDIA DOKUMEN PEMBAYARAN

 Dokumen bayaran lengkap dan telah disahkan

 UKew

 UKew  Dokumen

bayaran

LAKSANA BAYARAN

 Baucar Bayaran  JANM

 UAS

 PPA J/U

 Sistem SPS

 Sistem SPA DAFTAR

BEKALAN

 Stok didaftarkan

 Aset didaftarkan

 Staf

(10)

PENGURUSAN

PEROLEHAN

Mukasurat 8 /17

BEKALAN, KERJA

DAN PERKHIDMATAN

^Tarikh 21-04-2021

PS- 03

2.4 Penerimaan bekalan/perkhidmatan/kerja dan proses pembayaran melalui Sistem iGFMAS

 Syarikat pembekal

 Inden kerja

SERAH INVOIS DAN PESANAN PENGHANTARAN

 Invois

 Pesanan Kerajaan

 PP J/U

 PP J/U  Inden kerja

 Pesanan Kerajaan

 Invois

 Prestasi Pembekal

SEDIA DOKUMEN BAYARAN

 Dokumen bayaran lengkap dan telah disahkan

 UKew

 UKew  Dokumen bayaran

SEMAK DOKUMEN BAYARAN DAN

SAHKAN PENERIMAAN

 Pesanan penghantaran disahkan

 Pelulus

 Pelulus  Pesanan Penghantaran atas talian

LULUS PESANAN PENGHANTARAN

 Pesanan Penghantaran telah

diluluskan atas talian

 UKew

 UKew  Surat setuju terima (SST)

 Dokumen kontrak

 Dokumen bayaran

SEDIA BAUCAR BAYARAN DAN

LAKSANA BAYARAN

 Baucar Bayaran dicetak

 Pembayaran kepada pembekal

(11)

BKP, JPP UKew

PP J/U KJ/KU

PENGARAH

TERIMA ABM KUMPUL

ABM JABATAN/UNIT SEDIA

SENARAI KEPERLUAN KENALPASTI

KEPERLUAN JABATAN KELUAR

ARAHAN PENYEDIAAN

UNJURAN KEPERLUAN PEROLEHAN

3. SWIMLANE ^4.4.1

3.1 Perancangan Perolehan

(12)

PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA

ISI KOD DIPERTANGGUNG

LULUS PERMOHONAN

SEMAKAN KOD PERBELANJAAN PERUNTUKAN DI

iGMAS

PENGURUSAN

PEROLEHAN

Mukasurat 10 /17

BEKALAN, KERJA

DAN PERKHIDMATAN

^Tarikh 21-04-2021

PS- 03

3.2 Proses perolehan dan penyediaan pesanan kerajaan melalui Sistem ePerolehan dan iGFMAS

PENGARAH URUSETIA SEBUTHARGA JAWATANKUASA

SPESIFIKASI /PEMBUKA/

PENILAIAN KEWANGAN/

PENILAIAN TEKNIKAL / PENILAIAN

& PP J/U

UKew PELULUS JANM

TIDAK

LULUS

YA

TIDAK

LULUS

YA SEMAK

PERUNTUKAN PEROLEHAN

SECARA PEMBELIAN

TERUS AGIH

PERUNTUKAN

CETAK PESANAN KERAJAAN LAKSANA

PEROLEHAN

* Nota :

1. Perolehan secara pembelian terus adalah tidak melebihi RM20,000 2. Perolehan secara sebutharga adalah melebihi RM20,000 hingga RM 500,000

(13)

LULUS PESANAN

PENGHANTARAN MUATNAIK INVOIS

SEDIA DOKUMEN PEMBAYARAN

DAFTAR SISTEM SPA / SPS

3.3 Penerimaan bekalan/perkhidmatan dan proses pembayaran melalui Sistem ePerolehan

PP J/U PPM J/U PELULUS SYARIKAT

PEMBEKAL

UKew UAS/

PPA J/U

PATUH

TIDAK

YA

SEMAK DOKUMEN,

SEDIA BAUCAR BAYARAN SAHKAN

PEMBELIAN, CIPTA PESANAN PENGHANTARAN

DAN SEDIA BEKALAN/

PERKHIDMATAN TERIMA DAN SEMAK

BEKALAN DAN TANDATANGAN

DOKUMEN

CIPTA PEMENUHAN SEPARA (BAGI BEKALAN) DAN NOTA KREDIT/

NOTA DEBIT (BAGI PERKHIDMATAN) LAKSANA

PENERIMAAN DAN CETAK

PESANAN PENGHANTARAN

BAGI PEROLEHAN

PEMBELIAN TERUS

(14)

(15)

SEDIA BAUCAR BAYARAN

DAN LAKSANA BAYARAN

3.4 Penerimaan bekalan/perkhidmatan/kerja dan proses pembayaran melalui Sistem iGFMAS

SYARIKAT PEMBEKAL

PP J/U UKew PELULUS

LULUS PEROLEHAN SEMAK DOKUMEN

BAYARAN DAN LAKSANA PENERIMAAN SEDIA

DOKUMEN BAYARAN SERAH INVOIS

DAN PESANAN PENGHANTARAN

(16)

4. PROSES KERJA ^4.4.1

4.1 Perancangan Perolehan

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Pengarah Mengarahkan KJ/KU membuat perancangan perolehan bekalan/

perkhidmatan/kerja mengikut keperluan jabatan/ unit melalui Mesyuarat Pengurusan

2. KJ/KU Mengenalpasti keperluan bekalan pejabat / bahan luak / perkhidmatan bagi tahun berikutnya selepas perbincangan bersama dengan pensyarah / pegawai di jabatan / unit.

3. PP J/U Menyediakan dan menyerahkan senarai keperluan beserta anggaran kos kepada KJ/KU untuk jangka masa satu tahun.

4. UKew Mengumpul semua ABM yang telah dihantar oleh jabatan/unit dan menghantar ABM lengkap kepada BKP, JPP

5. BKP, JPP Menerima ABM dari Politeknik Melaka

4.2 Proses Perolehan dan Pesanan Kerajaan melalui sistem ePerolehan dan iGFMAS

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Pengarah Mengagihkan peruntukan melalui mesyuarat bersama ahli pengurusan 2. Urusetia

Sebutharga Jawatankuasa Spesifikasi /Pembuka / Penilaian Kewangan/

Penilaian Teknikal / Penilaian

& PP J/U

Menyediakan spesfikasi sebutharga, mengendalikan urusan pembukaan sebutharga, berperanan mengkaji, menilai dan mengenalpasti semua sebutharga yang diterima menguntungkan Kerajaan sebelum syor dibuat oleh Jawatankuasa Pemutus Sebutharga. Perolehan secara sebutharga adalah melibatkan perolehan yang melebihi RM20,000 sehingga RM500,000.

3. Urusetia Sebutharga

Mengeluarkan surat tawaran dan surat setuju terima (SST) kepada pembekal/syarikat berjaya

4. PP J/U Melaksanakan perolehan melalui Sistem ePerolehan/secara manual (nota minta manual) iGFMAS/ inden kerja. Perolehan secara pembelian terus adalah melibatkan perolehan yang tidak melebihi RM20,000

5. UKew Menyemak peruntukan sama ada mencukupi atau tidak mencukupi 6. UKew Meluluskan permohonan sekiranya peruntukan mencukupi

7. UKew Mengisi kod dipertanggung dalam Sistem ePerolehan dan dihantar kepada Pelulus untuk kelulusan

8. Pelulus Meluluskan perolehan yang dikemukakan oleh Pegawai Perolehan 9. JANM Menyemak kod dipertanggung sama ada lulus atau tidak lulus dan

mencipta nombor pesanan kerajaan

10. UKew Mencetak dan menyerahkan pesanan kerajaan setelah mendapat kelulusan dari JANM dan serah dokumen kepada PP J/U

PENGURUSAN

PEROLEHAN

Mukasurat 13 /17

BEKALAN, KERJA

DAN PERKHIDMATAN

^Tarikh 21-04-2021

PS- 03

(17)

4.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Pembayaran melalui Sistem ePerolehan

Bil Tanggungjawab Tindakan

1. Syarikat Pembekal Mengesahkan pembelian, mencipta pesanan penghantaran dan menyediakan bekalan/perkhidmatan

2. PP J/U Melaksanakan penerimaan melalui sistem ePerolehan, mencetak Pesanan Penghantaran dan menyerahkan kepada PPM J/U untuk semakan dan pengesahan penerimaan

3. PPM J/U a. Memastikan bekalan/ perkhidmatan dilaksanakan menepati tempoh masa yang telah ditetapkan.

b. Memeriksa sama ada bekalan / perkhidmatan yang dibekalkan/

dilaksanakan oleh pembekal/ kontraktor memenuhi dan menepati spesifikasi.

c. Bekalan/perkhidmatan yang tidak memenuhi dan menepati spesifikasi dikembalikan/dimaklumkan kepada pembekal

d. Menerima dan mengesahkan bekalan /perkhidmatan/ kerja yang dibekalkan jika menepati spesifikasi yang ditetapkan

4. Pelulus Mencipta pemenuhan separa (bagi bekalan) dan nota kredit/ nota debit (bagi perkhidmatan) dalam Sistem ePerolehan sekiranya PPM J/U mengesahkan penerimaan adalah tidak lengkap dan tidak mematuhi spesifikasi yang ditetapkan

5. Pelulus Meluluskan pesanan kerajaan

6. Syarikat Pembekal Memuatnaik invois dan pesanan penghantaran (sekiranya melibatkan bekalan)

7. PP J/U a. Mendapatkan tandatangan pegawai penerima dan KJ/KU bagi mengesahkan penerimaan pada Pesanan Kerajaan, Pesanan Penghantaran dan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal

b. Menyerahkan dokumen-dokumen berkaitan yang telah diperakui penerimaan kepada UKew.

8. UKew Menyemak dokumen dan menyediakan Baucar Bayaran

9. UAS Melaksanakan pendaftaran stok dan aset di dalam Sistem Pengurusan Aset (SPA) dan Sistem Pengurusan Stor (SPS)

(18)

4.4 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja dan Proses Pembayaran melalui Sistem iGFMAS

Bil Tanggungjawab Tindakan

1. Syarikat Pembekal

Menyerahkan invois dan pesanan penghantaran (sekiranya melibatkan bekalan) kepada PP J/U

2. PP J/U Menyediakan dokumen pembayaran lengkap iaitu Inden Kerja (sekiranya melibatkan kerja), Pesanan Kerajaan, Invois, Pesanan Penghantaran (sekiranya melibatkan bekalan) dan Prestasi Pembekal. Dokumen perlu ditandatangani oleh PPM J/U dan KJ/KU dan diserahkan kepada UKew.

3. UKew Menyemak dokumen pembayaran dan mengesahkan penerimaan bekalan/perkhidmatan/kerja

4. Pelulus Meluluskan penerimaan bekalan/perkhidmatan/kerja

5. UKew Menyediakan baucar bayaran dan melaksanakan pembayaran kepada syarikat pembekal

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan ^8.1 (P)

 Output perancangan  ABM

 Kelulusan perancangan  Pengarah Perlaksanaan & Kawalan ^8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

 Kaedah kawalan ^8.5 ^ Rujuk Portal Pekeliling Perbendaharaan (PPP)

 Rujuk dan akur kepada proses kerja

 Pemantauan TP, PPT(K)

 Kawalan Proses yang disumber luar ^8.4

 Juruaudit luar

 Identifikasi dan kemudahkesanan ^8.5.2

 Kod Pesanan Kerajaan

 Koding pendaftaran aset

 Harta hak milik pelanggan ^8.5.3 ^ Tidak Berkaitan

 Pemuliharaan ^8.5.4  Tidak Berkaitan

 Khidmat selepas perkhidmatan ^8.5.5

 Penilaian dan Analisa Prestasi Pembekal

 Kawalan Perubahan ^8.5.6 ^ Tidak Berkaitan Tindakan ¹⁰(ACTION)

 Penilaian keberkesanan ^9.1.3  Penilaian pencapaian objektif kualiti

 Penilaian pencapaian piagam pelanggan

 Penilaian audit dalaman dan luaran

 Penilaian Prestasi Pembekal

 Tindakan pembetulan ^10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

 Penambahbaikan ^10.3 Semakan berperingkat dokumen

PENGURUSAN

PEROLEHAN

Mukasurat 15 /17

BEKALAN, KERJA

DAN PERKHIDMATAN

^Tarikh 21-04-2021

PS- 03

(19)

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

10. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4

Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT

TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN

(jika berlaku) 1.  Perolehan

atas talian lewat

dilaksanakan

 Pesanan Kerajaan keluar selepas program

 Perancangan di peringkat

jabatan/unit bagi setiap perolehan yang

dilaksanakan

 Perolehan ditolak

 Teguran melalui surat tunjuk sebab dan dibangkitkan dalam mesyuarat pengurusan 2.  Bekalan

Lewat

 Bekalan lewat diterima dan tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan

 Pegawai yang menerima

bekalan/

perkhidmatan perlu memastikan proses semakan dan penerimaan dilaksanakan

 Prestasi Pembekal yang dinilai pada skala 2.99 akan dilaporkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa

Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

 Pembekal akan diberikan surat

peringatan/amaran dan disenaraihitam

11. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) ^7.5

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Waran Peruntukan 7 Tahun Unit Kewangan Terhad

2. Baucar Bayaran 7 Tahun Unit Kewangan Terhad

3. Surat Lantikan Jawatankuasa Sebutharga

2 Tahun Unit Pentadbiran Terhad 4. Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal 2 Tahun Unit Kewangan Terhad 5. Borang Analisa Prestasi Pembekal 2 Tahun Unit Kewangan Terhad

12. LAMPIRAN ^8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PS-03(2) (21-04-2021) Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal

(20)

13. KAWALAN DAN PINDAAN ^7.5 KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi.

ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi.

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa.

iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran.

v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-2017

02 25-06-2018

03 24-06-2019

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01. SIPOC, SWIMLANE, PROSES KERJA DAN LAMPIRAN

M/S 6 - 14 5.6.2018 KSP BIL 1/2018

P02. Keseluruhan Proses 1 -18 14.6.2019 TP

P03.

PENGURUSAN

PEROLEHAN

Mukasurat 17 /17

BEKALAN, KERJA

DAN PERKHIDMATAN

^Tarikh 21-04-2021

PS- 03

(21)

MAKLUMAT TERKAWAL

BORANG SOAL SELIDIK PRESTASI PEMBEKAL

Catatan:

No. LO :

Tarikh LO :

Nama Syarikat Pembekal :

Jenis Perolehan :

Sila tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan. Pilih samada ruangan bekalan, perkhidmatan atau kedua-duanya sekali.

1 2 3 4 5

SANGAT LEMAH LEMAH SEDERHANA BAIK CEMERLANG

BIL KRITERIA PENILAIAN SKOR

Pembekal yang Dinilai :

1. Keupayaan kontraktor/pembekal memenuhi permintaan dari segi harga Berbanding kontraktor atau pembekal lain

1 2 3 4 5

2. Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membekal barangan/perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan

1 2 3 4 5

3. Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membekalkan barangan/perkhidmatandalam jangkamasa yang ditetapkan

1 2 3 4 5

4. Keupayaan kontraktor/pembekal untuk bertolak ansur dari segi masa sekiranya pihak Politeknik Melaka memerlukan

1 2 3 4 5

barangan/perkhidmatan dengan segera

5. Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membuat tindakan pembetulan sekiranya barangan/perkhidmatan yang dibekalkan tidak memenuhi

1 2 3 4 5

spesifikasi yang ditetapkan

6. Penilaian terhadap kontraktor/pembekal dari segi sikap dan kerjasama yang ditunjukkan oleh kontraktor/pembekal

1 2 3 4 5

Min Skor = (Jumlah skor yang berkaitan) = Bil skor yang berkaitan Rumusan

Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membekalkan barangan/perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan mengikut skala yang berikut :

1.00 – 1.99 2.00 – 2.99 3.00 – 3.99 4.00 – 4.49 4.50 – 5.00

SANGAT LEMAH LEMAH SEDERHANA BAIK CEMERLANG

Disediakan Oleh : Disahkan Oleh :

... ...

( ) ( )

Pegawai Penerima Jabatan/Unit Ketua Jabatan/Unit / Pengarah Program /AJK Program

Tarikh : Tarikh :

PS-03(1) (24-06-19)