TAKLIMAT SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK) ISO

Teks penuh

(1)TAKLIMAT SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK) ISO 9001:2015 @UTHM Disampaikan oleh: Dr. Shazarel Shamsudin (Ketua Jabatan Pengurusan Kualiti Institusi (JPKI)). 18 November 2021 (Khamis). 10.00 pagi. Pejabat / Kediaman sendiri.

(2) Kandungan Taklimat • Mengenai CAD • Pengenalan Umum SPK ISO 9001 • Perubahan ISO 9001 • Konsep Pengauditan ISO 9001:2015 • SPK ISO 9001:2015@UTHM • Pelaksanaan Audit@UTHM • Dapatan Audit Pemantauan MS ISO 9001:2015 2020 • Dapatan Audit Kualiti Dalaman 2021.

(3) Mengenai CAD. 1 2 3 4 5. Bertanggungjawab menasihat fakulti/ pusat pengajian dalam pembangunan dan semakan kurikulum program akademik agar memenuhi kehendak pemegang taruh. Bertanggungjawab memantau pematuhan program akademik agar selaras dengan keperluan kualiti Kementerian Pendidikan Malaysia, Agensi Kelayakan Malaysia (MQA), dan/atau badan akreditasi berkaitan Bertanggungjawab menyelaras pusat-pusat tanggungjawab ke arah pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2015 universiti. Bertanggungjawab mengurus pembangunan latihan dan aktiviti berkaitan pembelajaran dan pengajaran (P&P) bagi warga UTHM.. Bertanggungjawab memantau kualiti pengajaran dan beban tugas staf akademik UTHM..

(4) 1 2 3 4 5 6. Memastikan pembangunan dan penambahbaikan program akademik dilaksana berdasarkan garis panduan, piawaian dan prosedur yang ditetapkan. Memastikan semua program akademik universiti mendapat akreditasi dan pengiktirafan daripada badan kelayakan tempatan dan / atau antarabangsa. Memperkasakan budaya pembelajaran dan pengajaran agar merangkumi aspek pembelajaran berasaskan pelajar, e-pembelajaran serta kreativiti dan inovasi. Menyediakan latihan pembelajaran dan pengajaran kepada staf akademik serta menjalankan kajian berkaitan pembelajaran dan pengajaran. Memastikan perlaksanaan atau penyemakan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 kekal di universiti Memastikan pengurusan pentadbiran, sistem maklumat dan kewangan adalah mengikut prosedur dan peraturan universiti..

(5)

(6) Pengenalan @ISO9001:2015. Pengenalan SPK ISO 9001 • ISO 9001 is a standard that sets out the requirements for a quality management system (QMS). • A QMS is a way of defining how an organization can meet the requirements of its customers and other stakeholders affected by its work. • There are over one million organizations certified to ISO 9001 across over 187 countries globally. • Help businesses and organizations to be more efficient and improve customer satisfaction..

(7) Pengenalan@ISO 9001:2015. Umum Mengenai SPK ISO9001:2015 • The adoption of a quality management system is a strategic decision for an organization that can help to improve its overall performance and provide a sound basis for sustainable development initiatives. • This International Standard employs the process approach, which incorporates the Plan-Do-Check-Act (PDCA) cycle and risk-based thinking. • “shall” indicates a requirement • “should” indicates a recommendation • “may” indicates a permission • “can” indicates a possibility or a capability • “NOTE” is for guidance in understanding or clarifying the associated requirement..

(8) ISO9001:2015 ISO 9001:2015 is made up of a number of different sections:. • Clause 0-3 – Introduction and scope of the standard • Clause 4 – Context of the organization • Clause 5 – Leadership • Clause 6 – Planning • Clause 7 – Support • Clause 8 – Operation • Clause 9 – Performance evaluation • Clause 10 – Improvement.

(9) ISO9001:2015.

(10) 1 2 3 Perunding Inokreatif Q (2015 v.1). 11.

(11) • SWOT/PESTEL. 4. • Senarai pihak. berkepentingan. • Maintain- dokumen • Retain- rekod. Perunding Inokreatif Q (2015 v.1). 12.

(12) 5. Perunding Inokreatif Q (2015 v.1). 13.





(17) 8. Perunding Inokreatif Q (2015 v.1).








(25) Pengenalan@ISO 9001:2015. FAEDAH SPK ISO 9001 06. 03. Bekerja dengan cara lebih cekap - Ini dapat meningkatkan produktiviti dan kecekapan, menurunkan kos dalaman.. 01. Dapat memahami keseluruhan konteks organisasi untuk memenuhi kehendak pelanggan – objektif kualiti dan peluang perniagaan baru dapat dikenal pasti dengan jelas.. Dapat mengenal pasti dan atasi risiko yang berkaitan dengan organisasi.. 05. Meluaskan pasaran bagi program2 baru: dapat menarik pelajar/industri yang mengambil kira kepentingan ISO 9001.. 04. Dapat memenuhi keperluan undang-undang dan peraturan yang diperlukan.. 02. Utamakan pelanggan: dapat memenuhi keperluan dan kepuasan mereka. Ini boleh menarik pelajar baru, pelajar berulang dan meningkat kemasukan pelajar..

(26) Why was ISO 9001 revised? • All ISO standards are reviewed and revised regularly to make sure they remain relevant to the marketplace. • ISO 9001 has been updated to take into account the different challenges that businesses now faced. • For example, increased globalization has changed the way we do business and organizations often operate more complex supply chains, and there are increased expectations from customers. • ISO 9001 needs to reflect these changes in order to remain relevant..

(27) Key Improvement to ISO9001:2015 1. Structure ISO 9001:2015 now follows the same overall structure as other ISO management system standards (High-Level Structure), making it easier for anyone using multiple management systems..

(28) Key Improvement to ISO9001:2015 1. Focus on risk-based thinking 2. Understand organizational context 3. Strengthen Process approach 4. A greater emphasis on leadership engagement 5. Less emphasis on documentation.

(29) ISO9001: 2008 vs ISO9001:2015. Different. 8 clauses. 10 clauses.

(30) ISO9001: 2008 vs ISO9001:2015 Revised Quality Management Principles.

(31)

(32) Audit@ISO 9001:2015. Pengenalan@ISO 9001:2015 Sistem Pengurusan Kualiti (4). Sokongan & Operasi. Organisasi & konteksnya. (4). KEPERLUAN PELANGGAN. Plan. Perancangan. (6). (7,8). Do. Kepimpinan. (5). Penilaian Prestasi. (9). Check. Act Keperluan & jangkaan pihak yang berkepentingan yang relevan (4). Kepuasan pelanggan. Penambahbaikan. KEPUTUSAN SPK. Produk & perkhidmatan. (10). Perunding Inokreatif Q (2015 v.1). 11.

(33) Pengenalan@ISO 9001:2015. Pemikiran Berasaskan Risiko. P = PLAN D = DO C = CHECK A = ACTION. Pendekatan proses ialah keputusan yang dikehendaki (keluaran/hasil), dicapai dengan lebih berkesan APABILA aktiviti, sumber, kawalan dan input diurus sebagai satu jajaran (proses). R = RISK B = BASED T = THINKING.

(34) Pengenalan@ISO 9001:2015. Integrasi PDCA Dan RBT RBT SUMBER. AKTIVITI INPUT. OUTPUT AKTIVITI. Keperluan Pelanggan. KAWALAN. Kepuasan Pelanggan Produk & Perkhidmatan.

(35) Pengenalan@ISO 9001:2015. Kesan Risiko@UTHM 1. KUALITI PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN. 2. PEMATUHAN TERHADAP UNDANG2/AKTA. 3. KESIHATAN, KESELAMATAN DAN PERSEKITARAN (KKP). 4 5 6. REPUTASI UNIVERSITI (RATING & RANKING) KELESTARIAN KEWANGAN AKREDITASI.

(36) Audit@ISO9001:2015. KONSEP PENGAUDITAN. AUDIT. • SISTEMATIK. • BEBAS. • PROSES YG DIDOKUMENTASI. Untuk mendapatkan Bukti Audit dan menilai secara Objektif bagi menentukan Sejauhmanakah kriteria Audit dipenuhi.

(37) Audit@ISO9001:2015. KONSEP PENGAUDITAN 3 2 1. Skop Audit Pelan Audit. Program Audit • Pengaturan untuk satu sesi atau lebih audit dirancang utk tempoh masa dan tujuan tertentu. • Penerangan aktiviti dan susunan untuk diaudit. • Tahap dan sempadan audit.

(38) Audit@ISO9001:2015. KONSEP PENGAUDITAN 6 5 4. Bukti Audit • Rekod/kenyataan fakta atau maklumat lain yang relevan dengan kriteria audit. Kesimpulan Audit Penemuan Audit • Keputusan penilaian bukti audit yang dikumpul berdasarkan kriteria audit. • Hasil audit setelah mempertimbangkan objektif audit dan semua penemuan audit.

(39) SPK ISO 9001:2015@UTHM.

(40) SPK@UTHM. KEPERLUAN AUDIT DALAMAN & KSP Keperluan standard (bagi Klausa 9.2) Setiap organisasi hendaklah melakukan audit dalaman pada selang waktu yang dirancang untuk menentukan sama ada pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di organisasinya dapat dikekalkan dan berkesan. Jika gagal dilaksanakan! Memperolehi Ketidakpatuhan Major (major NCR) - Audit Pemantauan oleh SIRIM pada bulan Disember 2021. Audit Dalaman. Implikasi Mesyuarat KSP Keperluan standard (bagi Klausa 9.3.1) Pengurusan tertinggi handaklah mengkaji semula sistem pengurusan kualiti organisasi, pada selang waktu yang dirancang, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, keberkesanan dan selari dengan halatuju strategik organisasi.

(41) SPK@UTHM. PROSES KERJA SPK (Mac – Nov., 2021) (Dis., 2021). (Mac, 2021). Maklum balas Audit Pemantauan oleh SIRIM. Dokumentasi. Bengkel. Latihan. 42. Audit Dalaman. Mesyuarat KSP. Audit Pemantauan SIRIM.

(42) SPK@UTHM. SKOP PENGAUDITAN Pensijilan ISO 9001 sejak 28 Dis 2001. AUDIT PENSIJILAN SEMULA 2019 SIRIM: PROVISION OF EDUCATION SERVICES FOR DIPLOMA, BACHELOR DEGREE LEVEL AND SUPPORT SERVICES [BERMULA 2020].

(43) SPK@UTHM. SIJIL TERKINI ISO 9001:2015.

(44) SPK@UTHM. SKOP ISO@UTHM Scope exclusions PNC PI UAD. PSPR. Monitoring: CAD. Student Sources: Supports: Registrar, HEP, PBP, PCU, Treasury, PTM, PPP, PKU, PHI, PTTA, PPUU, PKKA Sport Center, QMS Scope Residential Curriculum college, Pagoh design & Campus, CGOL Education. External provider: Mayang Sari, Sime Darby, etc. PPS PPUM PAB. services. CAD, PPA. PPKK CEC PPK. Academic Programme Design: Planning & Implementation by Faculties, PPD, PPUK, PPB. ICC RMC Institutes. PY UTHM. CoE. PEW. Penerbit 45.

(45) SPK@UTHM. SPK dan Proses-prosesnya@UTHM Management Clause 4 & 8.1. Planning. Operation. Responsibility Center. Design of Curriculum Development (RPK). PPA / CAD / FACULTY. Marketing, Offering & Students Intake (PAP). PPA / HEP / PKU. Clause 8.3. Clause 8.3. C U S T O M E R. Programme Development Clause 7. Development & Sources Management. Clause 8.2. Students Intake Registration & Studies. Clause 8.2. Clause 8.5. Academic Programme Planning and Implementation (RPP) Clause 8.5, 8.6. Convocation (KVN). PPA / REGISTRAR. Resource Management (PSR). REGISTRAR / PTM LIBRARY / PPP / RESIDENTIAL COLLEGE / * FACULTY. Clause 7.1. Clause 8.1. Graduation. Clause 8.4. Clause 9. Monitoring and Feedback. PPA / CAD / PPUK / PPB / * FACULTY. Procurement (BEN) ClausE 9.1.2. Student Support Program (PSP). Clause 9.2.1. SACAD / KSP/ Tracer Study. BURSARY. Feedback. C U S T O M E R. PCU/ PBP/ HEP / PI / RESIDENTIAL COLLEGE / PPUK PSPR / PKKA / CAD / PPP/ PTM. Internal Audit, Documented Information, Control of Non-compliance Specifications, Management Review Meetings, Improvements. Feedback. * FACULTY – covering all faculties and centers of study.

(46) SPK@UTHM. STATUS ISO DI UTHM Universiti Awam. ISO 9001:2015 QMS Skop: Provision of Education Services for Diploma, Bachelor Degree Level & Support Services.. ISO/IEC 27001:2013 ISMS. Skop: Teaching & Learning Services at Tertiary Level, Mgmt & Implementation of Research, Networking with Industry and Community, Mgmt of Student Development & Alumni, and Corporate Services. Skop: Design and Development of Undergraduate and Postgraduate Education; Provision of Education Services for Undergraduate and Postgraduate Levels.. Skop: Information Technology, Security Techniques, Information Security Mgmt Systems Requirements [Since 2013]. Skop: Provision of Tertiary Education (Undergraduate), Research, Consultancy & Publication.. Skop: Information Security Mgmt System for Provision & Maintenance of Info System at ICT Centre [Since 2013]. Skop: Provision of Education Services at Undergraduate & Postgraduate and Activities of Research Mgmt; Provision of Education Support Services; Mgmt of Finance for UTeM; Mgmt of Building Maintenance Services of UTeM.. Skop: Information Security Mgmt System for Provision & Maintenance of Info System [Since 2014]. On going. Skop: Database of Univ Information System - Staff & Student Application Data, Finance & Accounting, and Research Application Data. [Since 2015]. ISO 14001:2004 EMS N/A Skop: Environmental Mgmt System – Requirements with Guidance for Use [Since 2014] Skop: Environmental Mgmt System – Requirements with Guidance for Use [Since 2010]. ISO/IEC 17025 Lab Accred System Skop: Electromagnetic compatibility (EMC) [Since 2017] Skop: General Requirements for the Competence of Testing & Calibration Laboratories [Since 2008] Skop: General Requirements for the Competence of Testing & Calibration Laboratories-Field of Testing: Toxicity [Since 2010]. ISO 15189 Lab Accred System. Swa Akreditasi. N/A. N/A. Skop: Medical LaboratoriesRequirements for Quality & Competence [Since 2008] Skop: Medical LaboratoriesRequirements for Quality & Competence [Since 2011]. N/A. N/A. N/A. N/A. N/A. N/A. N/A. N/A.

(47) SPK@UTHM. Muat Turun Dokumen Kualiti.



(50) PELAKSANAAN AUDIT@UTHM. Tarikh & Tempoh Masa Audit Tarikh : 15 Ogos hingga 16 September 2021 • 23 hari bekerja • Mesyuarat Penutupan oleh Wakil Pengurusan. Tempoh Masa Dokumentasi Bagi Pengauditan: • Dokumen & rekod bermula Januari 2021 hingga Julai 2021 • Fail pengajaran: Sem1 20/21 & Sem2 20/21.

(51) PELAKSANAAN AUDIT@UTHM. Jadual Pelaksanaan Audit Bil. Tarikh. Aktiviti. 1. 8 - 12 Ogos 2021. Pengambilan Fail Audit oleh Ketua Juruaudit/Juruaudit di CAD. 2. 15 Ogos 2021. Mesyuarat Pembukaan Audit Dalaman Kualiti. 3. Mengikut Persetujuan Ketua Juruaudit - PTj. Mesyuarat Pembukaan Audit Dalaman Kualiti di antara Kumpulan Audit & PTj. 4. 15 Ogos - 16 September 2021. Pelaksanaan Audit Dalaman Kualiti. 5. 13 September 2021. Mesyuarat Pengumpulan Dapatan Audit Dalaman Kualiti. 6. 19 September 2021. Mesyuarat Penutupan Audit Dalaman Kualiti. Pusat Pembangunan dan Latihan Akademik, UTHM. 52.

(52) PELAKSANAAN AUDIT@UTHM. Proses Audit Dalaman 2021. 13 Jun – 29 Julai 2021. 01. 15 Ogos – 16 Sept. 2021. 13 Sept. 2021 20 Sept. 2021 – 15 Okt. 2021 18 Oktober 2021. 02 03 04 05.

(53) PELAKSANAAN AUDIT@UTHM. Audit Kualiti Dalaman 01 02. Objektif Audit: 1. Niat/tujuan 2. Implementasi 3. Keberkesanan implementasi. Skop Audit: 1. Tahap dan sempadan sesuatu audit 2. Lokasi / Fungsi / Kedalaman / Proses. Kriteria Audit:. 03. : Minimum set of practice to do a Best Practice complete job; of an Minimum level of Organization acceptable practice. 1. Digunapakai sebagai rujukan terhadap kesesuaian yang ditentukan 2. Piawai 3. Dokumen perundangan 4. Dokumen organisasi 54.

(54) PELAKSANAAN AUDIT@UTHM. Audit Kualiti Dalaman • Skop Audit :. Penyediaan perkhidmatan pendidikan bagi peringkat diploma, ijazah sarjana muda dan perkhidmatan sokongan.. • Kriteria Audit :. • Piawai ISO9001: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.. • • •. Konteks Organisasi – klausa 4 Kepimpinan, Tanggungjawab pengurusan – klausa 5 Perancangan, Pengurusan Risiko – klausa 6 Sokongan, Pengurusan Sumber – klausa 7 Maklumat yang didokumenkan (dokumen & rekod) – klausa 7.5 Proses – klausa 8 Penilaian Prestasi, Analisa – Klausa 9 Peningkatan, Penambahbaikan berterusan – Klausa 10. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Prosedur Proses & Arahan Kerja serta Rekod MyPortfolio Manual kerja, Garispanduan, Peraturan dan lain-lain dokumen yang berkaitan.. 55.

(55) PELAKSANAAN AUDIT@UTHM. Kaedah Audit. Semakan (C). Permerhatian (O). Temubual (I).

(56) PELAKSANAAN AUDIT@UTHM. Pemilihan Sampel Audit • • • • • • • • • • • • •. Objektif/Fungsi PTj Senarai pihak-pihak berkepentingan Senarai Program Daftar Risiko Senarai Staf Senarai Pelajar/Graduan : Pilih pelajar Tahun 1 - 4 Senarai Perolehan : Pilih setiap Kategori Senarai Latihan : Bukti keberkesanan latihan Senarai Alat/Jadual Penyelengaraan Senarai Aduan : Status (Selesai, pending, ….) Persekitaran tempat kerja … dll *Pilih secara rawak dan minta PTj sediakan.. 57.

(57) PELAKSANAAN AUDIT@UTHM. Senarai Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2015 Senarai Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2015 68 Dokumen Kualiti boleh dimuatturun di https://cad.uthm.edu.my/dokumen-iso.html. 01. Manual Kualiti (MK). • Manual Kualiti. – Dasar & Objektif Kualiti. – Isu Dalaman & Luaran. – Senarai Pihak Yang Berkepentingan.. 02 • • • •. Prosedur Kualiti (KLT). KLT-01 KLT-02 KLT-03 KLT-04. Kawalan Dokumen. Kawalan Rekod. Audit ISO Dalaman. Kawalan Ke Atas Perkhidmatan Yg Tidak Mematuhi Keperluan Yg Ditetapkan. • KLT-05 Tindakan Pembetulan. • KLT-06 Pengurusan Risiko. • KLT-07 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.. Prosedur Rekabentuk Pembangunan Kurikulum (RPK) • RPK-01 Rekabentuk & Pembangunan Program Akademik Baharu. • RPK-02 Penilaian Semula Kurikulum.. 03 04. Pemasaran, Penawaran & Pengambilan Pelajar (PAP). • PAP-01 Pelajar PascaPemasaran Program Akademik. • PAP-02 Menyemak & Mengemaskini Maklumat Utk Buku Panduan Kemasukan Ke IPTA. • PAP-03 Pengambilan Pelajar Baru Semester I. • PAP-04 Proses Minggu Transformasi Mahasiswa. • PAP-05 Pengambilan Siswazah.. 05. Perancangan & Pelaksanaan Program Akademik (RPP). • RPP-01 Penyediaan Jadual Waktu Akademik. • RPP-02 Pendaftaran Kursus. • RPP-03 Khidmat Nasihat Sistem Penasihatan Akademik. • RPP-04 Pelaksanaan Kuliah. • RPP-05 Pelaksanaan & Penilaian Amali Makmal/ Bengkel/Studio. • RPP-06 Pelaksanaan Kerja Lapangan. • RPP-07 Pelaksanaan Projek Sarjana Muda. • RPP-08 Penempatan Pelajar Menjalani Latihan Mengajar. • RPP-09 Pelaksanaan Latihan Mengajar. • RPP-10 Penempatan Latihan Industri. • RPP-11 Penyeliaan & Penilaian Latihan Industri. • RPP-12 Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir. • RPP-13 Pentaksiran Kertas Jawapan Peperiksaan Akhir. • RPP-14 Perkhidmatan Peperiksaan Akhir. • RPP-15 Mengumpul, Memasuk & Menyemak Markah Peperiksaan Di Peringkat Fakulti/ Pusat. • RPP-16 Penilaian Kerja Kursus. • RPP-17 Pelaksanaan Aktiviti Kursus Kokurikulum. • RPP-18 Pelantikan Profesor Pelawat/Pemeriksaan Luar/ Profesor Adjung. • RPP-19 Pengendalian Penilaian Pengajaran Staf Akademik & Penilaian Kursus. • RPP-21 Pelaksanaan Projek Diploma. 06. Konvokesyen (KVN). • KVN-01 Pengesahan Penganugerahan. • KVN-02 Pengurusan Istiadat Konvokesyen.. 07. • • • • • • • • • • • • • • • • •. PSR-01 PSR-02 PSR-03 PSR-04 PSR-05 PSR-06 PSR-07 PSR-09 PSR-10 PSR-11 PSR-12 PSR-13 PSR-14 PSR-15 PSR-16 PSR-17 PSR-18. 08 • • • •. BEN-01 BEN-02 BEN-03 BEN-04. 09 • • • • • • • • • •. PSP-01 PSP-02 PSP-03 PSP-04 PSP-05 PSP-06 PSP-07 PSP-08 PSP-09 PSP-10. Pengurusan Sumber (PSR) Pelantikan Staf Pentadbiran. Latihan Staf. Pelantikan Staf Akademik Warganegara. Pelantikan Staf Akademik Sambilan. Pelantikan Staf Akademik Bukan Warganegara. Pengurusan Perkhidmatan Pinjaman Antara Perpustakaan. Perolehan Bahan Rujukan. Perkhidmatan Sirkulasi. Pendaftaran Pelajar Baharu di Kolej Kediaman. Penempatan Pelajar Kanan Di Kolej Kediaman. Persiapan Bilik Pelajar Kolej Kediaman. Pengecualian Menginap di Kolej Kediaman oleh Pelajar Wajib. Baikpulih Alatan IT Berdasarkan Aduan Pengguna. Peng. Pembersihan Dewan & Bilik Kuliah Serta Persekitarannya. Peng. Penyenggaraan Berkala Peralatan Dewan & Bilik Kuliah. Peng. Penyenggaraan Dewan & Bilik Kuliah (Aduan Pengguna). Pengurusan Aset Alih Makmal. Perolehan (BEN) Perolehan Bekalan & Perkhidmatan. Perolehan Kerja. Pembayaran. Pinjaman. Program Sokongan Pelajar (PSP) Permohonan Biasiswa Kementerian Pendidikan Malaysia. Prosedur Tindakan Tatatertib Pelajar. Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar. Pengurusan Aktiviti Pelajar. Penyediaan Laporan Program Kelab dan Persatuan Pelajar. Urusan Kemalangan Pelajar. Urusan Kematian Pelajar. Pelaksanaan Aktiviti Kerjaya. Sesi Kaunseling. Pemeriksaan Borang Kesihatan Pelajar Baharu..

(58) PELAKSANAAN AUDIT@UTHM. PERANAN PENYELARAS KUALITI & STAF@PTj Kemaskinikan dokumen dan rekod Melengkapkan tindakan pembetulan /penambahbaikan NCR & OFI. 02 01. Memaklumkan tarikh dan maklumat audit kepada semua staf di PTj. 03. 04. Menyediakan segala keperluan bagi sesi audit. 05 06. Memberikan kerjasama sepenuhnya semasa audit berjalan Melengkapkan dan mengesahkan penemuan NCR & OFI.

(59) DAPATAN AUDIT PEMANTAUAN MS ISO 9001:2015 TAHUN 2020 OLEH SIRIM QAS INTERNATIONAL SDN. BHD.

(60) Laporan NCR & OFI JUMLAH OFI 4 (3). NCR 0 (3). 0 (0). 0 (0). 0 (0). 0 (0) 0 (1). *Nota: ( ) OFI dan NCR bagi tahun 2019. 4 5. 0 (0). 10. Klausa ISO 9001 6. 7. 0 (0). 9 8. 1 (0) 0 (0). 0 (0). 0 (0). 2 (2). 0 (0). 1 (0).

(61) LAPORAN OFI OFI. Klausa. #1 7.2 Kekompetenan (Pendaftar). #2 (Fakulti/ Pusat). 8.5.1 Kawalan penyediaan pengeluaran dan perkhidmatan. Butiran Penambahbaikan. Organisasi telah merancang dan melaksanakan kursus yang diperlukan untuk kakitangan UTHM. Walau bagaimanapun, penilaian keberkesanan latihan selepas 3 bulan dari tarikh kursus didapati tidak dilakukan secara konsisten. RPP/Lecture Plan digunakan bagi merancang sesi pengajaran dan pembelajaran (PdP) bagi 14 minggu kuliah. Walaubagaimanapun, perancangan untuk penilaian berterusan (continuous assessment) berdasarkan minggu kuliah boleh ditunjukkan..

(62) LAPORAN OFI OFI. Klausa. Butiran Penambahbaikan. Analisa ke atas aduan kerosakan fasiliti dan 10.2 / 9.1.3 penyenggaraan boleh ditambahbaik. Ketakakuran danKlausa Tindakan Butiran Penambahbaikan Terutamanya analisa punca ketakakuran Pembetulan / Analisis dan Pihak pengurusan asrama 8.5.1 yang berlaku bagi setiap bahagian yang Penilaian perlu menentukan kaedah Kawalan Penyediaan Pengeluaran dan terlibat bagi mengenalpasti trend dan kawalan aset organisasi yang Perkhidmatan tindakan pembetulan yang sesuai. Analisa lebih berkesan. yang sama boleh dijalankan ke atas aduan Penambahbaikan boleh yang telah melebihi tempoh tindakan dijalankan ke atas borang pembetulan. Ini bertujuan memantau inventori yang digunapakai. perkembangan tindakan pembetulan yang Serta laporan kerosakan yang diambil dan keberkesanan tindakan dikemukakan oleh pelajar perlu tersebut. dibuktikan tindakan Pihak organisasi perlu menentukan kaedah #4 8.1 pembetulan yang dijalankan. penentukuran pencapaian (PPUK) Perancangan dan Kawalan Manakala kawalan ke atas objektif bagi setiap program/kursus yang Operasi penggunaan barangan elektrik dijalankan. Ini bertujuan boleh disemak semula. menilai keberkesanan pelaksaan kursus/program yang dijalankan. #3 (PPP).

(63) DAPATAN AUDIT KUALITI DALAMAN (2021).

(64) Maklumat audit dalaman AUDIT DALAMAN KUALITI 2021:. • • • • • • •. 15 Ogos hingga 16 September 2021 15 Ketua Juruaudit dan 60 Juruaudit 42 PTj 101 program akademik Kali ke-5 integrasi Audit ISO dan Audit Akademik Dijalankan secara kaedah jarak jauh sepenuhnya Penilaian keberkesanan pengurusan RISIKO (RBT) 65.

(65) Ketakakuran 1. Kemasukan markah peperiksaan yang berlainan dari RPP04 (FSTKM). 62 (103). OFI. 14 (3). NCR 3 (4) 0 (0). 0 (7). 0 (0) 9 (11). 4 5. 0 (0). *Nota: ( ) OFI dan NCR bagi tahun 2020. 10. Klausa ISO 9001. 6. 7. 0 (0). 9 8. 0 (3) 0 (0). 3 (5). 1 (0). 10 (16). 2 (4). 2. Program Sarjana Muda Pengurusan Teknologi (Pembinaan) dengan Kepujian (BPC) mempunyai nisbah 1:28 yang menunjukkan kekurangan staf akademik (FPTP). 26 (58) 3. Program BNT kekurangan staf & tidak mematuhi keperluan akreditasi ETAC, BEM (Sec 8.5, m/s 16) (FTK) 66.

(66) 4.5 Tindakan Pembetulan NCR #1 – FSTKM PTj : Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Maklumat (FSKTM) TINDAKAN OLEH PTj BAGI MENGATASI NCR SEMASA AUDIT DALAMAN KUALITI (15 OGOS – 16 SEPT 2021) Bil. 1.. No. Prosedur RPP 04. Klausa. Laporan NCR. 8.1 (e) Perancan gan dan kawalan operasi. Penemuan: 1. Satu (1) fail ePdP dari program BIM (BIC 21404 Semester 1) mempunyai kemasukan markah peperiksaan yang berlainan dari RPP 04 (Rajah 1). Di RPP yang disediakan, didapati markah peperiksaan yang perlu dimasukkan ialah 40%, tetapi di Laporan Markah Kerja Kursus yang tertera ialah 30%. Taburan bagi markah bagi setiap CLO juga berbeza dari RPP dan bukti rubrik yang disertakan dari markah yang dimasukkan ke dalam Laporan Penilaian Keseluruhan Kursus, TCIS (Rajah 2). Sebagai contoh, markah projek yang dinyatakan di dalam RPP dan bukti rubrik ialah 20 markah, tetapi markah di TCIS menjadi lebih dari 25 markah.. Tindakan Pembetulan Tindakan pengemaskinian dilaksanakan terhadap RPP 04 dan Rekod P&P Kursus yang terlibat. • By • Name / Title / Address. Tindakan Pencegahan 1. Taklimat Persediaan Pengajaran dan Pembelajaran (PdP) bagi semester 1 sesi 2021/2022 telah diadakan secara dalam talian pada 03/10/2021 (Ahad), 9.30 pagi – 11 pagi. Taklimat tersebut telah disampaikan oleh TDAA, Dr Zubaile Abdullah yang merangkumi taklimat berkenaan OBE dan pematuhan terhadap prosedur ISO kepada semua pengajar kursus semester 1 2021/2022. Taklimat ini juga adalah usaha kepada tindakan pencegahan hasil penemuan Audit Kualiti Dalaman 2021 supaya penemuan tidak berulang pada masa akan datang. Pautan Taklimat Persediaan Pengajaran dan Pembelajaran (PdP): https://drive.google.com/file/d/1tV Ga6EbTbGXDDRGVf98kmzr5b1j66I rH/view?usp=sharing. 67.

(67) Samb… NCR #1 – FSTKM PTj : Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Maklumat (FSKTM) TINDAKAN OLEH PTj BAGI MENGATASI NCR SEMASA AUDIT DALAMAN KUALITI (15 OGOS – 16 SEPT 2021) Bil. 1.. No. Prosedur. Klausa. Laporan NCR 2. Dapatan dari fail kedua pula mendapati, program BIT (BIT 20502 Semester II) juga mendapati bahawa penilaian terhadap pelajar menepati RPP (Rajah 3) bagi item Tugasan dengan mempunyai CLO 1 dan 2. Bukti menunjukkan bahawa kedua-dua CLO ini telah pun dinilaikan dalam kerja kursus. Walaubagaimanapun semasa memasukkan markah ke TCIS (Rajah 4), didapati bahawa keseluruhan markah Tugasan tersebut dimasukkan kepada hanya satu CLO sahaja.. Tindakan Pembetulan. • By • Name / Title / Address. Tindakan Pencegahan 2. Pihak pengurusan fakulti juga menyediakan 1 folder sumber rujukan (kit PdP) bagi pelaksanaan PdP yang boleh dicapai oleh pengajar kursus supaya pelaksanaan PdP mematuhi prosedur ISO yang ditetapkan oleh universiti. Pautan Kit PdP: https://drive.google.com/drive/folde rs/1I9BPT_5KTNJ4PaeaI0eMfS7GUfmbz-x?usp=sharing 3. Penemuan hasil audit juga telah dimaklumkan kepada ahli JK OBE dan Kualiti FSKTM supaya ahli dapat membuat semakan yang menyeluruh terhadap dokumen PdP pada setiap semester dan seterusnya CQI dapat dijalankan terhadap proses semakan fail PdP. 68.

(68) 4.5 Tindakan Pembetulan NCR #2 – FPTP PTj : FAKULTI PENGURUSAN TEKNOLOGI DAN PERNIAGAAN (FPTP) TINDAKAN OLEH PTj BAGI MENGATASI NCR SEMASA AUDIT DALAMAN KUALITI (15 OGOS – 16 SEPT 2021) Bil.. No. Prosedur. Klausa. Laporan NCR. 1.. 7.1.2 Modal Insan. 4.4.2 Sistem Pengurusan Kualiti Dan Prosesnya. Berdasarkan keperluan “Kompilasi Dasar Jaminan Kualiti Pendidikan Tinggi (2009 – 2020) Edisi Ketiga, MQA, (Bidang 4: Staf akademik, m/s 170)” menyatakan ketetapan nisbah staf akademik: pelajar bagi Tahap 6 dalam MQF (Sarjana Muda) bidang Sains Sosial adalah 1: 25.. Tindakan Pembetulan. By Name / Title / Address Walaubagaimanapun, Program Sarjana Muda Pengurusan Teknologi (Pembinaan) dengan Kepujian (BPC) kini mempunyai nisbah 1:28 yang menunjukkan kekurangan staf akademik.. Tindakan Pencegahan Fakulti mengambil maklum berhubung perkara tersebut dan cuba untuk mengecilkan nisbah tersebut. Antara usaha yang telah dilakukan adalah dengan membuat sesi pengambilan staf akademik mengikut bidang keperluan. Berikutan Covid 19 yang melanda negara bagi tahun 2020 dan 2021. Sesi pengambilan staf juga terhad untuk dilaksanakan..

(69) Bil.. No. Prosedur. Klausa. Laporan NCR. Tindakan Pembetulan. Manakala nisbah staf akademik: pelajar mengikut jabatan adalah: •. Jabatan Pengurusan Teknologi 1:31. &. •. Jabatan Pengurusan Pembinaan 1:28. •. Jabatan Pengurusan Tanah 1:26. Harta. By Name / Title / Address Keperluan “Kompilasi Dasar Jaminan Kualiti Pendidikan Tinggi (2009 – 2020) Edisi Ketiga, MQA” (Bidang 4: Staf akademik, m/s 170) menyarankan sekurang-kurangnya nisbah staf akademik kepada bilangan pelajar adalah 1: 25.. Tindakan Pencegahan Tarikh temuduga terakhir: 17/11/2020. Seramai 17 calon telah ditemuduga. 9 orang calon telah berjaya dan melapor diri secara berfasa bermula dari awal Januari 2021. Bagaimanapun, mengambilkira jumlah staf berpencen tahun 2020 seramai 4 orang menyebabkan nisbah tersebut tidak banyak berubah. Bagi tujuan temuduga dan ia hanya melibatkan bidang –bidang kritikal jabatan. Namun terdapat kekangan dalam mendapatkan calon sesuai..

(70) Bil.. No. Prosedur. Klausa. Laporan NCR. Tindakan Pembetulan. Tindakan Pencegahan • Tawaran gaji yang tidak kompetitif bagi mendapatkan calon dengan pengalaman industri atau profesional.. By Name / Title / Address. • Tempoh masa yang terlalu lama untuk pengeluaran surat tawaran rasmi menyebabkan staf lari ke organisasi lain. • Banyak calon stab /tutor yang diambil tidak dapat tamat dalam tempoh sepatutnya atau telah berhenti..

(71) 4.5 Tindakan Pembetulan NCR #3 – FTK. PTj : FAKULTI TEKNOLOGI KEJURUTERAAN (FTK). TINDAKAN OLEH PTj BAGI MENGATASI NCR SEMASA AUDIT DALAMAN KUALITI (15 OGOS – 16 SEPT 2021) Bil.. No. Prosedur. 1.. ETAC, BEM Manual 2020 (Sec 8.5, m/s 16) TTAC Manual 2020 (Sec 9.4, m/s 14). Klausa. 7.1.2 Modal Insan. Laporan NCR. Tindakan Pembetulan. Tindakan Pencegahan. Semakan senarai staf akademik menunjukkan bahawa program BNT mempunyai 7 orang pensyarah. Walaubagaimanapun, keperluan akreditasi ETAC, BEM (Sec 8.5, m/s 16) menetapkan sekurang-kurangnya 8 orang staf sepenuh masa bagi program.. Bagi proses penambahan staf , Fakulti telah menghantar nama calon yang secukupnya kepada pihak pendaftar permohonan penambahan staf akademik kepada Pendaftar bagi keduadua program (BNT & BNS).. Pihak pengurusan fakulti sentiasa memastikan bilangan staf akademik yang mencukupi bagi menyokong perlaksanaan program akademik yang ditawarkan, tetapi tindakan pencegahan ini perlu mendapat kerjasama dan sokongan penuh dari pihak pengurusan Universiti serta Pendaftar berdasarkan keperluan minimum badan akreditasi dan beban staf akademik.. Semakan senarai staf akademik menunjukkan bahawa program BNS mempunyai 1 orang pensyarah. Walaubagaimanapun, keperluan akreditasi MBOT (Sec 9.4, m/s 14) menetapkan sekurang-kurangnya 6 orang staf sepenuh masa bagi program.. Temuduga di peringkat universiti telah dibuat pada 8.7.2021 dan 9.8.2021. Untuk maklumat awal, seramai 4 orang staf akademik baharu bagi program BNS telah berjaya dalam temuduga dan diluluskan oleh pihak Pendaftar manakala seorang staf akademik yang dipohon oleh program BNT tidak diluluskan oleh pihak Pendaftar.. By Name / Title / Address. Bagi memenuhi keperluan BNS pada masa akan datang, pihak fakulti akan cuba menyusun semula staf FTK sedia ada. Bagi program BNT, fakulti akan mencadangkan nama calon baharu yang sesuai kepada pihak Pendaftar untuk ditemuduga..

(72) Analisis Hasil Audit Isu-isu Penting Kualiti Risiko. 01. MyPortfolio • Senarai semak status MyPortfolio bagi setiap PTj masih tiada. Isu telah dibangkitkan pada audit tahun 2019 & 2020 serta dalam MKSP tahun 2019 & 2020 (Pendaftar). • Tidak lengkap & tidak dikemaskini (Pendaftar, PRP, KKTSN, PPTA, KKTDI, KKTF, KKP, KK Pagoh 1, 2 & 3). 02. Kajian kepuasan pelanggan. Rekod (borang). 03. • Tidak diselenggara dan direkod dengan baik dalam prosedur kerja (PB, PTTA). Rancangan Mengajar • Tidak diikuti sepenuhnya dan terdapat fakulti yang menggunakan semua rujukan yang melebihi 5 tahun (PPUK, FTK) • Perkuliahan tidak cukup 14 minggu (FAST & FPTV) • Disahkan sebelum surat lantikan pensyarah dikeluarkan (PPB, PPUK). • Kurang relevan dengan fungsi PTj (PAB) • Tidak dikomunikasikan (FKEE, CGOL) • Borang tidak dikemaskini dan tidak lengkap (FPTV, FKMP) • Tidak dibincangkan dengan PTj (PSPR). 04. Objektif Kualiti. 05. 06. • Objektif kualiti yang kurang sesuai, sukar diukur, dan tiada strategi yang khusus untuk mencapainya (CGOL, PRP, PPUK, FSKTM). • Tidak melaksanakan kajian kepuasan pelanggan (OSHE, Pusat Sukan). 73.

(73) Isu 1. PRESTASI KERJA. Bil. Perkara. Bukti. 1.. Kebanyakan Myportfolio staf tidak diselenggara maklumat dokumennya dengan baik dan mengikut standard bagi menyokong operasi prosesnya. (Tindakan pemantauan: Pendaftar). Laporan audit Pendaftar, PRP, KKTSN, PPTA, KKTDI, KKTF, KKP, KK Pagoh 1, 2 &3. 2.. Pembinaan objektif kualiti yang lemah, tidak memehuhi kaedah SMART, bercanggah dengan apa yang dipaparkan pada leman sesawang & tiada tindakan alternatif diambil untuk mencapainya.. Laporan audit GLOBAL, PRP, PPUK, FSTKM & FKAAB.. 3.. Tiada bukti senarai semak status atau data pengemaskinian terperinci MyPortfolio PTi. Perancangan MyPortfolio telah disasarkan dalam SKT 2020 Penyelaras kualiti (Pengemaskinian MP) dan juga Pekeliling Pengurusan Bil. 13 2018 berkaitan pelaksanaan MP dan berkuatkuasa sepenuhnya MP mulai 1.1.2019 (Tindakan pemantauan: Pendaftar). Laporan audit Pendaftar. 74.

(74) Samb… Bil. Perkara. Bukti. 4.. Sistem penasihatan akademik dan kerjaya sedia ada di TCIS memerlukan maklumat tambahan yang boleh dicapai oleh PAK untuk membuat pemantauan & penasihatan tentang elemen kerjaya berdasarkan peranan baru PAK yang disyorkan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Kebolehpasaran Graduan Bil. 1/2020 (bertarikh 8 Jan 2020).. Laporan audit PPA. 5.. Setiap kolej kediaman di UTHM mempunyai Borang Soal Selidik Kepuasan Pelanggan dan format pelaporan yang berbeza. Borang Soal Selidik Kepuasan Pelanggan dan format pelaporan perlu diselaraskan.. Laporan audit PRP. 6.. Jam pertemuan (kuliah) yang dinyatakan di dalam surat lantikan dan RPP tidak sama.. Laporan audit PPUK. 75.

(75) Samb… Bil. Perkara. Bukti. 7.. Nisbah staf kepada program bagi empat (4) dari lima (5) program yang ditawarkan adalah melebihi dari standard MQA yang di nyatakan.. Laporan audit FSTKM. 8.. Terdapat aduan-aduan kerosakan yang berstatus masih belum selesai dan tergantung. Laporan audit KKTF. 9.. Sistem pemantauan pencapaian pelajar pasca siswazah beserta sistem notifikasi status selari dengan tempoh pengajian pelajar masih belum dapat disediakan sepenuhnya. Laporan audit PPS. 76.

(76) Samb… Bil. Perkara. Bukti. 10. Surat perlantikan penyelaras untuk Laporan audit CeDS kursus tertentu yang tidak lengkap. 11. Tarikh tandatangan untuk borang permohonan pembelian (RO) [BEN/UP/001A-Pin4] tidak ditulis dengan lengkap. Keenam enam sampel borang permohonan pembelian yang diberi oleh auditi tidak mempunyai tarikh tandatangan yang lengkap. Laporan audit FKEE. Cadangan penambahbaikan: Lihat semula, rancang, SENTIASA pantau, keberkesanan tindakan 77.

(77) Isu 2. Cadangan penambahbaikan: 1. Penilaian kendiri 2. Audit fasiliti PTj 3. Endah. Fasiliti & Infrastruktur Tiada bukti penyelenggaraan di Makmal Kejuruteraan Senibina (Lukisan, Komputer 1 & 2, Makerspace), Makmal CAGED dan Makmal SDRC (FKAAB). 78.

(78) Isu 3. Keselamatan Alat pemadam api jenis ABC Powder telah tamat tarikh luput iaitu pada 2 September 2021 (KKTDI, KKP). Cadangan penambahbaikan: 1. Bantuan OSHE, PPP & PKU 2. Kesedaran 79.

(79) Isu 4. FKEE. Technology and Technical Accreditation Council (TTAC), MBOT memerlukan setiap program teknologi mengemukakan 1 laporan pemeriksa luar setiap 2 tahun. Namun hanya 1 orang pemeriksa luar dalam bidang TVET telah dilantik.. Tiada lantikan rasmi dari Dekan/TD untuk Panel Penilai Tajuk (PPT) PSM.. FPTP. FPTV. PnP. Tiada rubrik penilaian yang mengukur domain psikomotor dan afektif/ penyediaan rubrik yang kurang perincian pada pemarkahan kerja kursus. (Terlalu umum). PnP. FKAAB Tiada laporan CQI kursus dilampirkan dalam efile PdP (merujuk kepada subjek Sem 1 2020/2021 BFR 31808 Architectural Studio 5). 80.

(80) Thank You. Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM) 86400 Parit Raja, Batu Pahat Johor, Malaysia Tel: +607-453 7000 Fax: +607-453 6337 http://www.facebook.com/uthmjohor. @uthmjohor. http://pinterest.com/uthmjohor. 81.

(81) *Notes: • The United Kingdom Accreditation Service (UKAS) is the sole national accreditation body recognised by the British government to assess the competence of organisations that provide certification, testing, inspection and calibration services. • The IQNet certificates are used by companies and organizations worldwide to testify that they are certified in a particular standard (as ISO 9001, ISO14001 or any other). • IQNet is an international certification entity, formed by more than 30 of the most relevant certification entities of the most important countries. • IQNet is a global network of leading certification bodies.

(82)