POLITEKNIK MELAKA PROSEDUR KERJA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

(1)

POLITEKNIK MELAKA

PROSEDUR KERJA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

PEMILIK PROSES :

PENYELARAS PENASIHATAN AKADEMIK

PPP-04-01

PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS

(2)

MAKLUMAT TERKAWAL

(3)

(4)

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ... 3

1.1 Maklumat Umum Proses ... 3

1.2 Rujukan ... 3

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan ⁷ ... 4

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi ^7.4 ... 4

1.5 Definisi ... 5

1.6 Singkatan ... 6

2. SIPOC DIAGRAM ^4.4.1 ... 7

2.1 Proses Pendaftaran Kursus ... 7

3.2 Pemilihan Pelajar Secara Online ... 9

4. PROSES KERJA ^4.4.1 ... 10

4.1 Proses Pendaftaran Kursus ... 10

4.2 Pemilihan Pelajar Secara Online ... 10

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ... 10

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1 ... 11

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4 ... 12

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) ^7.5 ... 12

9. LAMPIRAN ^8.5 ... 12

10. KAWALAN DAN PINDAAN ^7.5 ... 13

(5)

PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS

PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 1/13

Tarikh 21-04-21

1.0 KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES 1.1

Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Menggariskan tindakan-tindakan bagi memudahkan

pengurusan pendaftaran kursus pelajar oleh pensyarah didalam tempoh yang ditetapkan.

2) Skop (key activities) a. Digunapakai dalam urusan memilih pelajar dibawah pensyarah kursus.

b. Menyelaras tarikh-tarikh penting urusan pendaftaran kursus

c. Menyelaras tindakan di atas isu kagagalan pendaftaran kursus

3) Indikator kecemerlangan proses ^4.4.1 a. Jadual waktu bagi semakan pelajar bagi urusan pendaftaran dikeluarkan sebelum pelajar mendaftar b. Pelajar selesai mendaftar kursus dalam tempoh

yang ditetapkan setiap semester

c. Pensyarah memilih setiap pelajar di dalam kursus pilihan sebelum tarikh akhir

pendaftaran/pengguguran kursus

4) Pemilik proses a. Penyelaras Penasihat Akademik Politeknik 5) Pelanggan proses ^5.2 a. Timbalan Pengarah Akademik

b. Ketua Jabatan

c. Ketua Program/Ketua Kursus d. Pensyarah

e. Pelajar

6) Pihak berkepentingan ^4.2 a. Jabatan Akademik b. Politeknik Melaka

c. Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti d. Badan Persijilan

1.2

Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan ^7.5 (external references) a.

Garis Panduan Sistem Penasihatan Akademik.

Rujukan dalaman ^7.5 (internal references) a. Kurikulum Kursus b. Takwim P&P c. Jadual Waktu

(6)

1.3

Sumber-Sumber Yang Diperlukan

⁷

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

 Manusia ^7.1.2  Ketua Jabatan

 Ketua program/Ketua kursus

 Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

 Penyelaras Kualiti Jabatan

 Pensyarah

 Pegawai Teknologi Maklumat (Perisian)

 Pemilik proses

 Infrastruktur ^7.1.3

Bangunan dan utility ^7.1.3(a)  Pejabat dan Ruang Kerja

 Dewan taklimat Peralatan, perkakasan, perisian ^7.1.3(b)  Komputer dan printer

Pengangkutan ^7.1.3^(c)  -

Teknologi maklumat dan komunikasi ^7.1.3(d)  Kemudahan internet

 Peralatan perlu dikaliberasi ^7.1.5  -

 Bahan ⁷ ^ Alat tulis

 Persekitaran^7.1.4 ^ Selamat & kondusif

 Pengetahuan ^7.1.6  Memahami kehendak kurikulum

 Kompetensi kakitangan ^7.2 ^ Pernah mendapat penerangan berkaitan kehendak kurikulum dari Ketua program

 Pernah mendapat taklimat daripada Ketua Program akan kepentingan dan isu berkaitan pendaftaran kursus

 Lain-lain ^ -

1.4

Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi

^7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Takwim P&P Penyelaras Kualititi Jabatan

Seminggu sebelum kuliah bermula

Emel Semua

Pensyarah

2. Jadual Waktu Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Seminggu sebelum kuliah bermula

Serahan Tangan Semua Pensyarah

3. Jadual Waktu Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Tempoh pendaftaran pelajar di dalam sistem

Hebahan di SPMP Pelajar

4. Senarai pelajar di dalam kursus terlibat

Pegawai Teknologi Maklumat

Tempoh sehingga

Hebahan di i- Daftar SPMP

Pensyarah/

PPAJ/

(7)

PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 1/13

Tarikh 21-04-21

Sistem i-Daftar SPMP

tarikh tamat pendaftaran/

pengguguran kursus

PPAP

5. Slip Pendaftaan Kursus

Pelajar Minggu

pertama Kuliah

Serahan tangan PA

1.5

Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Timbalan Pengarah Akademik Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai aktiviti akademik di organisasi.

Ketua Jabatan Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai Jabatan Akademik tertentu di organisasi.

Ketua Program Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai program tertentu di Jabatan Akademik Induk.

Ketua Kursus Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai kursus tertentu di Jabatan Akademik Sokongan.

Kurikulum Dokumen rujukan utama bagi setiap kursus yang ditawarkan di politeknik yang diselaraskan penggunaan oleh Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti.

Takwim P&P Kalendar P&P untuk semester semasa yang disediakan oleh Pegawai Pengurusan Kualiti untuk kegunaan kumpulan akademik.

Jadual Waktu Jadual P&P untuk setiap pensyarah bagi semester tersebut yang lengkap mengandungi masa, kursus diajar, program terlibat, tempat P&P, jam kredit mengajar dan tugas-tugas sampingan pensyarah.

Peyelaras Jadual Waktu Pihak yang terlibat menyelaraskan dan menyediakan Jadual Waktu bagi pensyarah.

Penyelaras Penasihat Akademik Jabatan

Pihak yang terlibat menyelaraskan hal ehwal akademik dan menguruskan perkara-perkara berkaitan aktiviti akademi pelajar jabatan.

Penasihat Akademik Pihak yang bertanggungjawab dalam mengurus serta membantu merancang dan menyusun struktur program serta memantau pendaftaran kursus sepanjang pengajian

Pensyarah Individu yang bertanggungjawab merancang, menyedia, menyenggara Rancangan Mengajar dan seterusnya melaksanakan kuliah

berdasarkan Rancangan Menagajar yang telah disahkan.

(8)

1.6

Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

TPA Timbalan Pengarah Akademik

KJ Ketua Jabatan

KP Ketua Program

KK Ketua Kursus

PK Pensyarah Kursus

PPAP Penyelaras Penasihat Akademik Politeknik

PPAJ Penyelaras Penasihat Akademik Jabatan

PJWJ Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

FPA Fail Penasihat Akademik

(9)

PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 1/13

Tarikh 21-04-21

2. SIPOC DIAGRAM ^4.4.1

2.1 Proses Pendaftaran Kursus

SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF

OUTPUTS

• KP / KK

• PJWJ • Struktur program

• Jadual Waktu DAFTAR KURSUS

• Slip

pendaftaran kursus

• Bilangan pelajar

• PK

• PA

• Pelajar

2.2 Pemilihan Pelajar Secara Online SOURCE

OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF

OUTPUTS

• Pangkalan data

• Senarai pelajar mengikut kursus

• Kehadiran

pelajar PILIH

PELAJAR

• Pangkalan data

• Senarai pelajar mengikut seksyen

• PK

• PPAJ

(10)

3. SWIMLANE ^4.4.1

KP / KK PJWJ PENASIHAT

AKADEMIK PELAJAR PENSYARAH KURSUS

SEDIA JADUAL WAKTU

* Nota :

Pelajar tidak aktif dirujuk kepada

HEP CETAK SLIP

PENDAFTARAN KURSUS

PILIH PELAJAR MENGIKUT

SEKSYEN SEMAK

STATUS PELAJAR *

DAFTAR KURSUS SECARA ONLINE EDAR

STRUKTUR PROGRAM

TERIMA JADUAL WAKTU

CETAK SENARAI PELAJAR

SIMPAN SLIP PENDAFTARAN

PELAJAR

SERAH SLIP PENDAFTARAN

KEPADA PA

(11)

PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 1/13

Tarikh 21-04-21

3.2 Pemilihan Pelajar Secara Online

TIDAK

PELAJAR DIPILIH OLEH PENSYARAH

YA

PENASIHAT AKADEMIK PENSYARAH

KURSUS PELAJAR

PENYELARAS PENASIHAT

AKADEMIK JABATAN/

PENYELARAS PENDAFTARAN

JABATAN

CETAK BORANG KEHADIRAN

PELAJAR PILIH PELAJAR DI

DALAM SISTEM ONLINE HADIR KE

KELAS YANG DIPILIH MAKLUM AKAN

KURSUS YANG DIDAFTAR OLEH

PELAJAR

SEMAKAN SLIP PENDAFTRAN

KURSUS SEMAK

SENARAI NAMA DI PANGKALAN

DATA

(12)

4. PROSES KERJA ^4.4.1

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. KP Edar struktur program

2. PJWJ Sediakan jadual waktu, hebahan di laman SPMP 3. PA Terima / Semak Status Pendaftaran Pelajar 4. Pelajar Daftar Kursus Secara Online

Cetak Slip Pendaftaran Kursus Serah Slip Pendaftaran kepada PA 5. Pensyarah

Kursus

Pilih pelajar mengikut seksyen / Cetak Senarai Pelajar 6. PA Simpan salinan Slip Penaftaran Kursus Pelajar didalam FPA

4.2 Pemilihan Pelajar Secara Online

Bil Tanggung jawab Tindakan

PPAJ Maklum

2. Pelajar Hadir ke kelas yang dipilih

Pastikan kehadiran diambil oleh pensyarah secara manual pada hari pertama kuliah kursus terlibat

3. Pensyarah kursus

Semak senarai nama di pangkalan data i-Daftar SPMP Pilih pelajar di dalam sistem online

Cetak Borang Kehadiran Pelajar

4. PA Semakan slip pendaftaran kursus pelajar Semak status pendaftaran kursus pelajar

Mengmbil tindakan susulan kepada Pensyarah Kursus serta pelajar

5.P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan ^8.1 (P)

o Output perancangan o Takwim P&P

o Senarai Kursus Pengajian o Kelulusan Perancangan o Pengarah, KJHEP,Pegawai

Peperiksaan Politeknik Perlaksanaan dan Kawalan ^8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

o Kaedah kawalan ^8.5 o Rujuk dan akur Takwim P&P o Rujuk dan akur Proses Kerja o Penggunaan Borang di dalam

Lampiran

o Pemantauan oleh Ketua Jabatan/

KP/PPAP

(13)

PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 1/13

Tarikh 21-04-21

o Kawalan proses yang disumber luar ^8.4 o Juruaudit o Identifikasi dan kemudahkesanan ^8.5.2 o Kod Kursus

o No Matrik Pelajar o Pensyarah Kursus o Data SPMP

o Harta hak milik pelanggan ^8.5.3 o Data Bilangan Pelajar o Pemuliharaan ^8.5.4 o Sistem Pendaftaran Online o Khidmat selepas perkhidmatan ^8.5.5 o Urusan Pendaftran/ Pengguguran

Kursus sekiranya ada isu o Kawalan Perubahan ^8.5.6 o Takwim P&P

Tindakan ¹⁰ (ACTION)

o Penilaian keberkesanan ^9.1.3 o Penilaian pencapaian objektif kualiti o Tindakan Pembetulan ^10.2 o Tindakan Tindakan Pembetulan

o Penambahbaikan ^10.3 o Hebahan pelbagai medium/ Kolaborasi di antara pelbagai Unit

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

(14)

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK

AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN

(jika berlaku) 1.  Senarai pelajar tidak

daftar kursus sehingga tempoh ditetapkan

 Bilangan kreadit pelajar kurang implikasi melibatkan Unit Peperiksaan

 Implikasi pelajar melibatkan status

sebagai pelajar Politeknik

 Semakan oleh HEP/ PPAP/PPAJ

 Makluman untuk tindakan oleh PA kepada pelajar terlibat

2.  Pelajar tidak dipilih oleh pensyarah sehingga tempoh yang ditetapkan

 Kesan kepada peratusan kehadiran pelajar

 Implikasi kepada status sebagai pelajar

Politeknik

 Makluman hebahan berkala kepada pensyarah kursus dan PA oleh PPAJ

 Tindakan Pembetulan dengan mengemaskini RM mengikut perancangan

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) ^7.5

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Slip Pendaftaran Kursus

6 semester Fail FPA di Pejabat Pensyarah Fail Folio Pelajar

Am

2. Rekod Kehadiran Pelajar 1 semester FRP Pensyarah Kursus

Am

9. LAMPIRAN ^8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

(15)

PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 1/13

Tarikh 21-04-21

10. KAWALAN DAN PINDAAN ^7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada:

a. Hardcopy b. Laman web

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang darin50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-2017

02 21-04-21

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01.

P02.

P03.