POLITEKNIK MELAKA PROSEDUR KERJA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

(1)

POLITEKNIK MELAKA

PROSEDUR KERJA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

PPP – 07

PENGURUSAN PEPERIKSAAN DAN PENILAIAN

MAKLUMAT TERKAWAL

PEMILIK PROSES :

PEGAWAI PEPERIKSAAN

(2)

(3)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 1 /20

Tarikh 21-04-21

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ... 2

1.2 Rujukan ... 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 ... 3

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ... 3

1.5 Definisi ... 4

1.6 Singkatan ... 5

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 ... 6 2.1 Proses Cetak Soalan Peperiksaan Akhir ... 6

3.1 Penyediaan Soalan Peperiksaan Akhir ... 8

3.2 Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan ... 9

4. PROSES KERJA 4.4.1 ... 14

4.1 Penyediaan Soalan Peperiksaan Akhir ... 14

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ... 17

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 ... 18

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4... 18

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ... 18

9. LAMPIRAN 8.5 ... 19

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ... 20

(4)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 2 /20

Tarikh 21-04-21

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif a. Memastikan pengurusan peperiksaan dan penilaian dapat dilaksanakan dengan tepat dan berkesan.

2) Skop (key activities) a. Perancangan pengurusan peperiksaan akhir b. Penyediaan Kertas Soalan

c. Penyediaan Jadual waktu Peperiksaan Akhir d. Penahanan pelajar dari menduduki peperiksaan

akhir

e. Pemprosesan Keputusan Penilaian f. Pengurusan pensijilan

3) Indikator kecemerlangan proses ^4.4.1 a. Kertas soalan disediakan setiap semester bermula dari penggubalan sehinggalah cetakan.

b. Kertas soalan disediakan berdasarkan dokumen yang tepat dan betul.

c. Jadual waktu selaras disediakan oleh pihak JPPKK dimurnikan untuk kegunaan PMK d. Keputusan Penilaian perlu melalui proses

pengumpulan markah KK dan PA

e. Pemprosesan Keputusan Penilaian dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan

f. Sijil perlu dikeluarkan mengikut prosedur yang ditetapkan

4) Pemilik proses a. Pegawai Peperiksaan

5) Pelanggan proses ^5.2 a. Timbalan Pengarah Akademik b. Ketua Jabatan

c. Ketua Program/Ketua Kursus d. Pensyarah

e. Pelajar

6) Pihak berkepentingan ^4.2 a. Jabatan Pendidikan Politeknik & Kolej Komuniti b. Politeknik Melaka

c. Jabatan Akademik d. Badan Persijilan

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan luaran^7.5 (external references) a. Standard ISO 9001:2015 b. Taksonomi Bloom Rujukan dalaman ^7.5 (internal references) a. Kurikulum Kursus

b. Takwim P&P

c. Takwim Pentaksiran JPPKK

d. Arahan-Arahan Peperiksaan Dan Kaedah Penilaian

(5)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 3 /20

Tarikh 21-04-21

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan

⁷

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

 Manusia ^7.1.2  Ketua Jabatan

 Ketua program/Ketua kursus

 Penyelaras Peperiksaan Jabatan

 Pensyarah

 Pemilik proses

 Infrastruktur ^7.1.3

Bangunan dan utility ^7.1.3(a)  Pejabat dan Ruang Kerja

Peralatan, perkakasan, perisian ^7.1.3(b)  Komputer, printer, mesin cetak, bilik kebal

Pengangkutan ^7.1.3^(c)  Kereta

Teknologi maklumat dan komunikasi ^7.1.3(d)  Kemudahan internet

 Peralatan perlu dikaliberasi ^7.1.5 ^ -

 Bahan ⁷  Alat tulis

 Persekitaran^7.1.4  Selamat & kondusif

 Pengetahuan ^7.1.6 ^ Memahami Arahan-Arahan Peperiksaan Dan Kaedah Penilaian

 Kompetensi kakitangan ^7.2 ^ Pernah mendapat penerangan berkaitan dengan Keselamatan

 Lain-lain  -

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi

^7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Takwim Aktiviti Pentaksiran

Pegawai Peperiksaan

Awal tahun Emel PPJ

2. Jadual Waktu Peperiksaan Akhir

Pegawai Peperiksaan

Seminggu sebelum peperiksaan bermula

Emel, Hebahan laman sesawang

Semua Pensyarah, Pelajar

3. Arahan

Penggubalan Soalan Peperiksaan Akhir

Pegawai Peperiksaan

Awal Semester

Emel,

Serahan Tangan

Pensyarah Kursus, Ketua Jabatan 4. Arahan Pemurnian

Draf Soalan Peperiksaan Akhir

Pegawai Peperiksaan

Seminggu sebelum bengkel pemurnian dilaksanakan

Emel, Faksimili

Pensyarah kursus

(6)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 4 /20

Tarikh 21-04-21

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

5. Surat Tahan Dari Pegawai Dalam Serahan Pelajar

Menduduki

Peperiksaan Akhir

Peperiksaan tempoh 5 hari sebelum peperiksaan akhir bermula

Tangan/Pos

6. Surat Lulus Penuh Pegawai Peperiksaan

Sehari selepas Mesyuarat Lembaga Peperiksaan Dan Penilaian Politeknik Malaysia

Pos/Serahan Tangan

Pelajar

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Pegawai Peperiksaan Pegawai Peperiksaan adalah pegawai yang dilantik bagi

melaksanakan semua urusan dan aktiviti peperiksaan di Politeknik KPT.

Penyelaras Peperiksaan Jabatan Penyelaras Peperiksaan Jabatan adalah terdiri dari pensyarah- pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan bagi menyelaras urusan peperiksaan jabatan dan bertanggungjawab kepada Pegawai Peperiksaan.

Pegawai Teknologi Maklumat Pegawai Teknologi Maklumat adalah Pegawai yang dilantik oleh Pengarah bagi menguruskan urusan teknologi maklumat

Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pegawai Tadbir yang dilantik untuk menjalankan tugas di unit peperiksaan

Pensyarah Kursus Pensyarah yang mengajar sesuatu kursus.

Pemeriksa Skrip Jawapan Kedua

Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan bagi membuat semakan kedua Skrip Jawapan Penilaian Akhir yang terpilih.

Penyelaras Moderasi Jabatan Pensyarah yang dilantik oleh Timbalan Pengarah (Akademik) bertujuan untuk merancang dan melaksanakan proses moderasi di peringkat jabatan.

Penyelaras Moderasi Kursus Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan Akademik bertujuan untuk menyelaras proses moderasi kursus di peringkat jabatan.

Bilik Kebal/

Kabinet Berkunci

Tempat yang selamat untuk menyimpan kertas soalan Peperiksaan Akhir dan lain-lain dokumentasi yang berkaitan Unit Peperiksaan.

Bilik Cetak Terkawal Tempat yang dikawal untuk menempatkan fasilitis bagi mencetak kertas soalan peperiksaan dan dokumen berkaitan di Unit Peperiksaan.

Peperiksaan Akhir Semester Suatu peperiksaan formal yang diadakan pada setiap akhir semester.

Jadual Waktu Peperiksaan

Dokumen yang menunjukkan tarikh, tempat, masa dan kursus berlangsungnya peperiksaan akhir semester.

Penyelaras Jadual Waktu Peperiksaan

Penyelaras Peperiksaan Jabatan yang dilantik untuk membentuk dan menyelaraskan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Semester.

(7)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 5 /20

Tarikh 21-04-21

PERKATAAN PENERANGAN

Ketua Pengawas Peperiksaan

Seorang pegawai Politeknik yang dilantik oleh Pegawai Peperiksaan bagi mengetuai perjalanan peperiksaan.

Pengawas Peperiksaan Pegawai yang dipertanggungjawab untuk mengawasi perjalanan peperiksaan.

Fail Kehadiran Peperiksaan Akhir Fail yang mengandungi senarai nama pelajar, penyata kedatangan, tatatertib peperiksaan dan borang laporan kes meniru

Pemeriksa Kertas Pensyarah yang menyemak / memeriksa dan memberi markah kepada skrip jawapan pelajar.

Penilaian Kerja Kursus Penilaian secara berterusan dalam satu-satu semester yang merangkumi kuiz, tutorial, tugasan, ujian, amali atau projek

Markah Kerja Kursus Jumlah markah kerja kursus yang terdiri daripada ujian, kuiz, tutorial, tugasan, amali dan projek bagi setiap semester sebelum peperiksaan akhir.

Penilaian Akhir Semester Keseluruhan penilaian dalam satu-satu semester setelah

mengambilkira penilaian berterusan dan peperiksaan akhir untuk semester tersebut

Borang Markah Penilaian Akhir

Dokumen yang mengandungi senarai pelajar dan markah Penilaian Akhir Pelajar.

Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip Jawapan Calon

Borang yang mengandungi perbezaan markah Penilaian Akhir pensyarah kursus dan Penanda Kedua

Lembaran Markah Merupakan satu senarai penuh keputusan peperiksaan pelajar Sijil Pengiktirafan yang dianugerahkan kepada graduan di peringkat

diploma atau sijil.

Daftar Sijil Dokumen yang mengandungi maklumat graduan dan sijil yang dikeluarkan.

Jawatankuasa

Peperiksaan Politeknik

Satu badan di Politeknik yang bertanggungjawab mengenai perjalanan proses penilaian dan peperiksaan serta membuat keputusan

peperiksaan.

Final Exam Identification Specification Table

Merupakan dokumen yang digunakan sebagai rujukan untuk menggubal soalan peperiksaan akhir

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

TPA Timbalan Pengarah Akademik

KJ Ketua Jabatan

KP Ketua Program

KPPJ Ketua Penyelaras Peperiksaan Jabatan

PPJ Penyelaras Peperiksaan Jabatan

PPT Penolong Pegawai Tadbir

PO Pembantu Operasi

KK Kerja Kursus

PA Penilaian Akhir

FEIST Final Exam Identification Specification Table

(8)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 6 /20

Tarikh 21-04-21

2. SIPOC DIAGRAM ^4.4.1

2.1 Proses Cetak Soalan Peperiksaan Akhir SOURCE OF

INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS

• BPN

• Pegawai Peperiksaan

• KPPJ / PPJ

• PO

• Set soalan peperiksaan

• Data

pendaftaran kursus pelajar

• Arahan percetakan

CETAK SOALAN PEPERIKSAAN

AKHIR

• Soalan peperiksaan yang siap dicetak mengikut bilangan pelajar kursus

• KPPJ / PPJ

• Pengawas peperiksaan

• Calon peperiksaan

2.2 Proses Tahan Pelajar Dari Menduduki Peperiksaan Akhir SOURCE OF

INPUTS

• Pensyarah kursus

• KJ

• Pemantauan kehadiran pelajar

• Senarai nama pelajar tidak layak

TAHAN PELAJAR DARI

MENDUDUKI

• Surat tidak layak menduduki peperiksaan

• Pegawai peperiksaan

• KPPJ / PPJ

• Pelajar

• Pegawai PEPERIKSAAN

peperiksaan AKHIR

2.3 Proses Laksana Peperiksaan SOURCE OF

INPUTS

• Ketua pengawas / pengawas peperiksaan

• Pengarah

• KJ

• Jadual pengawasan peperiksaan

LAKSANA PEPERIKSAAN

• Perjalanan peperiksaan

• Skrip jawapan

• Pelajar

• Pengawas peperiksaan

(9)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 7 /20

Tarikh 21-04-21

2.4 Proses Keputusan Peperiksaan SOURCE OF

INPUTS

• Pemeriksa kedua

• Penyelaras moderasi

• KPPJ / PPJ

• Jawatankuasa peperiksaan politeknik

• Borang markah PA

• Rekod markah KK / PA di SPMP

• Skrip jawapan pelajar

• Borang penyelarasan pemeriksaan skrip jawapan

• Borang moderasi jabatan

PROSES KEPUTUSAN PEPERIKSAAN

• Borang markah PB / PA

• Lembaran markah keseluruhan

• KPPJ / PPJ

• Pelajar

• Ahli

jawatankuasa peperiksaan politeknik

2.5 Proses Pengurusan Pensijilan SOURCE OF

INPUTS

• Pengarah

• KPPJ / PPJ

• Butiran

graduan lulus penuh dan keputusan.

URUS PENSIJILAN

• Sijil & transkrip

• Buku penyerahan sijil

• Pelajar

(10)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 8 /20

Tarikh 21-04-21

YA

RALAT

TIDAK SEDIA LAMPIRAN 6

PEMBANTU OPERASI PENYELARAS

PEPERIKSAAN JABATAN KETUA

PENYELARAS PEPERIKSAAN

JABATAN PEGAWAI

PEPERIKSAAN

SEDIA ARAHAN PERCETAKAN

SIMPAN DALAM BILIK KEBAL SEHINGGA HARI

PEPERIKSAAN

BUAT CETAKAN PENUH CETAK,

SUSUN, ’STAPLING

’ DAN PEMBUNGKUSAN

MENGIKUT JADUAL

BUAT CETAKAN PERCUBAAN TERIMA SET SOALAN DAN LAMPIRAN 6 UNTUK

CETAKAN SOALAN SERAH PADA

KETUA PENYELARAS PEPERIKSAAN UNTUK SEMAKAN

AKHIR TERIMA SOALAN DARI BAHAGIAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN (BPN)

3. SWIMLANE ^4.4.1

3.1 Penyediaan Soalan Peperiksaan Akhir

(11)

TERIMA DRAF JADUAL WAKTU

PEPERIKSAAN

SEBAR DRAF JADUAL WAKTU

PEPERIKSAAN

TERIMA MAKLUMBALAS BERKAITAN JADUAL

WAKTU

BERI MAKLUMBALAS

KEPADA JAWATANKUASA

KESELARASAN JADUAL WAKTU

BPN

TERIMA JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN RASMI SELARAS

SEBAR JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN RASMI SELARAS

MOHON SENARAI NAMA PENSYARAH

SEDIA SENARAI NAMA CALON

PENGAWAS PEPERIKSAAN

SEDIA JADUAL WAKTU PENGAWASAN PEPERIKSAAN

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 9 /20

Tarikh 21-04-21

3.2 Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan

PEGAWAI PEPERIKSAAN KETUA PENYELARAS

PEPERIKSAAN JABATAN PEMBANTU OPERASI

EDAR JADUAL WAKTU PENGAWASAN PEPERIKSAAN HANTAR DATA PEPERIKSAAN AKHIR PADA BPN

(12)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 10 /20

Tarikh 21-04-21

3.3 Menahan Pelajar Menduduki Peperiksaan Akhir

PENSYARAH KURSUS / KJ PEGAWAI PEPERIKSAAN PENYELARAS PEPERIKSAAN JABATAN

PANTAU KEHADIRAN PELAJAR

TERIMA SENARAI NAMA PELAJAR TIDAK LAYAK

KELUARKAN SURAT TIDAK

LAYAK TANDAKAN ‘X’ PADA NAMA

YANG TIDAK LAYAK DI NILAI

(13)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 11 /20

Tarikh 21-04-21

3.4 Pemprosesan Keputusan Peperiksaan

PENSYARAH KURSUS

PEMERIKSA KEDUA

PENYELARAS PEPERIKSAAN JABATAN

PEGAWAI PEPERIKSAAN

AHLI JAWATANKUASA

PEPERIKSAAN

REKOD MARKAH PENILAIAN AKHIR (PA) DI SPMP

YA

PERBEZAAN 5 MARKAH

TIDAK

REKOD PADA LAMPIRAN 7

MAKLUM PADA PENSYARAH BELUM REKOD

MARKAH PA

AKTIFKAN MENU PEMPROSESAN

KEPUTUSAN DI SPMP

A PROSES KEPUTUSAN

PENILAIAN PELAJAR ISI BORANG

SEPERTI DI LAMPIRAN 2 & 3 ISI BORANG

SEPERTI DI LAMPIRAN 1

BENTUK PLATFORM DAFTAR

MARKAH DI SPMP MENGIKUT SEKSYEN PELAJAR

SEMAK SKRIP JAWAPAN PEPERIKSAAN

AKHIR REKOD MARKAH

KERJA KURSUS (KK) DI SPMP

SEMAK STATUS REKOD MARKAH PA/ KK DI SPMP SEMAK SKRIP

JAWAPAN YANG TERPILIH

(14)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 12 /20

Tarikh 21-04-21

CETAK DAN SEMAK LEMBARAN MARKAH UNTUK

MESYUARAT PENYELARASAN

PEPERIKSAAN JABATAN PENSYARAH

KURSUS

PEMERIKSA KEDUA

PENYELARAS PEPERIKSAAN JABATAN

PEGAWAI PEPERIKSAAN

AHLI JAWATANKUASA

PEPERIKSAAN

A

KEMASKINI &

CETAK SEMULA LEMBARAN MARKAH UNTUK

PEGESAHAN JAWATANKUASA

PEPERIKSAAN PMK

YA

PENGESAHAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN

DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA

PEPERIKSAAN PMK

PINDAAN

TIDAK

JK PEPERIKSAAN SAHKAN LEMBARAN

MARKAH PAMER

KEPUTUSAN PELAJAR SEDIAKAN

ANALISIS SEPERTI DI LAMPIRAN 4 & 5

(15)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 13 /20

Tarikh 21-04-21

YA RALAT

TIDAK

YA

RALAT

TIDAK

PEMBANTU TADBIR/

PEMBANTU OPERASI PENYELARAS PEPERIKSAAN

JABATAN PEGAWAI PEPERIKSAAN

BUAT PEMBETULAN

SERAHAN SIJIL/ TRANSKRIP PADA PELAJAR ISI FAIL REKOD DAFTAR SIJIL &

TRANSKRIP CETAK SIJIL TERIMA SENARAI

BUTIRAN GRADUAN SEMAK BUTIRAN

GRADUAN CETAK SENARAI NAMA

GRADUAN LULUSAN PENUH

3.5 Pengurusan Pensijilan

(16)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 14 /20

Tarikh 21-04-21

4. PROSES KERJA ^4.4.1

4.1 Penyediaan Soalan Peperiksaan Akhir

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Pegawai Peperiksaan Terima Soalan Dari Bahagian Peperiksaan & Penilaian (BPN) 2. Pegawai Peperiksaan Serah Pada Ketua Penyelaras Peperiksaan Untuk Semakan Akhir 3. Ketua Penyelaras

Peperiksaan Jabatan Sedia Lampiran 6

4. Pegawai Peperiksaan Sedia Arahan Percetakan

5. Pembantu Operasi Terima set soalan dan Lampiran 6 untuk cetakan soalan

6. Pembantu Operasi Buat cetakan percubaan. Sekiranya ada ralat perlu buat percubaan semula tetapi sekiranya tiada ralat terus buat cetakanpenuh.

7. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Cetak, Susun, Stapling dan pembungkusan mengikut jadual 8. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Simpan dalam bilik kebal sehingga hari peperiksaan.

4.2 Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan

1. Pegawai Peperiksaan Hantar data Peperiksaan Akhir pada BPN 2. Pegawai Peperiksaan Terima draf Jadual Waktu Peperiksaan 3. Pembantu Operasi Sebar Draf Jadual Waktu Peperiksaan

4. Pegawai Peperiksaan Terima maklumbalas berkaitan jadual waktu peperiksaan

5. Pegawai Peperiksaan Beri maklumbalas kepada Jawatankuasa Keselarasan Jadual Waktu BPN

6. Pegawai Peperiksaan Terima Jadual Peperiksaan Rasmi Selaras 7. Pembantu Operasi Sebar Jadual Waktu Peperiksaan Rasmi Selaras 8. Pegawai Peperiksaan Mohon senarai nama pensyarah

9. Ketua Penyelaras Peperiksaan Jabatan

Sedia senarai nama calon pengawas peperiksaan 10. Pegawai Peperiksaan Sedia Jadual Waktu Pengawas Peperiksaan 11. Pegawai Peperiksaan Edar jadual waktu pengawasan peperiksaan

(17)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 15 /20

Tarikh 21-04-21

4.3 Menahan Pelajar Menduduki Peperiksaan Akhir

1. Pensyarah Kursus/KJ Pantau Kehadiran Pelajar

2. Pegawai Peperiksaan Terima senarai nama pelajar tidak layak 3. Pegawai Peperiksaan Keluarkan surat tidak layak

4. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Tandakan ‘X’ pada nama yang tidak layak dinilai pada senarai kehadiran peperiksaan akhir pelajar

4.4 Pemprosesan KeputusanPeperiksaan

1. Pensyarah Kursus Bentuk Platform daftar markah di SPMP mengikut seksyen pelajar 2. Pensyarah Kursus Rekod markah kerja kursus (KK) di SPMP

3. Pensyarah Kursus Semak skrip jawapan peperiksaan akhir 4. Pemeriksa Kedua Semak skrip jawapan yang terpilih 5. Pemeriksa Kedua Isi borang seperti dilampiran 2 dan 3

6. Pemeriksa Kedua Sekiranya terdapat perbezaan 5 markah, pensyarah kursus perlu semak semula skrip jawapan peperiksaan akhir.

7. Pensyarah Kursus Rekod markah Kerja Kursus (KK) di SPMP 8. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Semak status rekod markah KK/PA di SPMP

9. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Rekod pada Lampiran 7

10. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Maklum pada pensyarah yang belum merekod markah PA

11. Pegawai Peperiksaan Aktifkan pemprosesan keputusan di SPMP 12. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Proses Keputusan Penilaian Pelajar

13. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Cetak dan semak lembaran markah untuk Mesyuarat Penyelarasan Peperiksaan Jabatan

(18)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 16 /20

Tarikh 21-04-21

14. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Kemaskini dan cetak semula lembaran markah untuk pengesahan Jawatankuasa Peperiksaan PMK

15. Ahli Jawatankuasa Peperiksaan

Pengesahan Keputusan Peperiksaan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan PMK

16. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Sekiranya terdapat pindaan, perlu kemaskini dan cetak semula lembaran markah untuk pengesahan Jawatankuasa Peperiksaan PMK

17. Ahli Jawatankuasa Peperiksaan

JK Peperiksaan sahkan lembaran markah

18. Pegawai Peperiksaan Pamer keputusan pelajar 19. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Sediakan analisis seperti lampiran 4 & 5

4.5 Pengurusan Pensijilan

1. Pegawai Peperiksaan Cetak senarai nama graduan lulus penuh 2. Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

Semak butiran graduan

3. Pegawai Peperiksaan Sekiranya ada ralat perlu buat pembetulan senarai nama graduan lulus penuh

4. Pembantu Tadbir Terima senarai butiran graduan

5. Pembantu Tadbir Cetak Sijil. Sekiranya ada ralat perlu cetak semula 6. Pembantu Tadbir Isi fail rekod daftar sijil dan transkrip

7. Pembantu Tadbir/

Pembantu Operasi

Serahan sijil/ transkrip pada pelajar

(19)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 17 /20

Tarikh 21-04-21

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan ^8.1 (P)

 Output perancangan  Soalan Peperiksaan Akhir

 Jadual Waktu Peperiksaan Akhir

 Senarai Pelajar Tidak layak Menduduki Peperiksaan Akhir

 Keputusan Peperiksaan

 Sijil untuk graduan

 Kelulusan perancangan  Bahagian Peperiksaan dan Penilaian

 Timbalan Pengarah Akademik

 Ketua Jabatan Perlaksanaan & Kawalan ^8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

 Kaedah kawalan ^8.5 ^ Rujuk dan akur kepada Kurikulum

 Rujuk dan akur kepada FEIST

 Rujuk dan akur takwim

 Rujuk dan akur kepada proses kerja

 Penggunaan borang-borang seperti di lampiran

 Kawalan Proses yang disumber luar ^8.4

 Juruaudit luar

 Panel luar

 Identifikasi dan kemudahkesanan ^8.5.2

 Nama Pensyarah Penggubal

 Kod Kursus

 Nama dan nombor pendaftaran pelajar

 Nama Politeknik Penyelaras

 Harta hak milik pelanggan ^8.5.3 ^ Keputusan pelajar

 Sijil

 Markah KK

 Pemuliharaan ^8.5.4 ^ Peralatan percetakan

 Khidmat selepas perkhidmatan ^8.5.5

 Surat Lulus Penuh

 Transkrip

 Sijil

 Kawalan Perubahan ^8.5.6 ^ Jadual waktu Peperiksaan Akhir Tindakan ¹⁰(ACTION)

 Penilaian keberkesanan ^9.1.3 Penilaian Audit Dalaman & Luaran

 Tindakan pembetulan ^10.2 Bengkel Penyediaan Soalan Dan Bengkel Pemurnian Soalan

 Penambahbaikan ^10.3 Semakan FEIST dilaksanakan setiap tahun

(20)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 18 /20

Tarikh 21-04-21

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK

AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN

(jika berlaku) 1.  Soalan Peperiksaan

Akhir

 Tidak mengikut kurikulum dan FEIST

 Semakan oleh TPA/KJ

 Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan kehendak Kurikulum dan FEIST

2.  Soalan Peperiksaan Akhir

 Penggubalan tidak mengikut tempoh yang ditetapkan

 Bengkel Penggubalan Soalan

 Mengemukakan surat tunjuk sebab oleh pensyarah berkaitan

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) ^7.5

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Salinan asal kertas soalan peperiksaan akhir

6 semester Bilik Kebal / Kabinet berkunci Unit Peperiksaan

Terhad

2. Takwim Aktiviti-Aktiviti peperiksaan

1 tahun Bilik Unit Peperiksaan/

Pejabat Ketua Jabatan

Am 3. Jadual Waktu Peperiksaan Akhir

Semester

1 semester Unit Peperiksaan Am 4. Jadual Waktu Pengawasan

Peperiksaan

1 semester Unit Peperiksaan Am 5. Salinan surat tidak layak menduduki

peperiksaan / dimansuhkan penilaian berterusan

3 tahun Bilik Pegawai Peperiksaan

Terhad

6. Dokumen Keluar / Masuk kertas Soalan / Jawapan

3 tahun Meja PPJ di Unit Peperiksaan

Terhad

7. Laporan Kes Meniru

Sepanjang Tempoh Pengajian

Bilik Pegawai Peperiksaan

Terhad

(21)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 19 /20

Tarikh 21-04-21

10. Borang Markah Pemeriksa Kedua 3 tahun Unit Peperiksaan Terhad 11. Borang Penyelarasan Pemeriksaan

Skrip Jawapan

3 tahun Jabatan Terhad

12. Lembaran Markah Selama-lamanya Bilik Pegawai Peperiksaan

Terhad 13. Statistik Taburan skor pencapaian

pelajar

3 Tahun Bilik Pegawai Peperiksaan

Terhad 14. Statistik Pencapaian PNM≥ 3.00

bagi setiap program

3 Tahun Bilik Pegawai Peperiksaan

Terhad

15. Daftar Sijil Selama-lamanya Bilik Pegawai

Peperiksaan

Terhad

16. Daftar Stok Sijil Selama-lamanya Bilik Pegawai Peperiksaan

Terhad 17. Senarai semak kerja penyediaan

kertas peperiksaan

1 Semester Unit Peperiksaan Terhad 18. Senarai semak kerja pemprosesan

keputusan peperiksaan

1 Semester Unit Peperiksaan Terhad 19. Senarai semak kerja pengurusan

persijilan

1 Tahun Unit Peperiksaan Terhad

9. LAMPIRAN ^8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PPP-07(1)(21-04-21) Borang Markah Penilaian Akhir 2) PPP-07(2)(21-04-21) Borang Markah Pemeriksa Kedua

3) PPP-07(3)(21-04-21) Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip Jawapan Calon

4) PPP-07(4)(21-04-21) Statistik Taburan Skor Pencapaian Pelajar 5) PPP-07(5)(21-04-21) Statistik Pencapaian PNM ≥ 3.00 Bagi Setiap

Program

6) PPP-07(6)(21-04-21) Penyediaan Kertas Peperiksaan 7) PPP-07(7) (21-04-21) Pemprosesan Keputusan Peperiksaan

(22)

PENGURUSAN PEPERIKSAAN &

PENILAIAN

PPP-07

Keluaran 02

Mukasurat 20 /20

Tarikh 21-04-21

10. KAWALAN DAN PINDAAN ^7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada:

a. Hardcopy b. Laman web

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-17

02 21-04-21

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01.

P02.

P03.

(23)

BORANG MARKAH PENILAIAN AKHIR

SESI

Nama Pensyarah Jabatan JKA/ JKE/ JKM/ JP/ JMSK/ JPA Program

Nama Kursus Kod Kursus Kelas

No. No.

Pendaftaran

Objektif Struktur Esei Jumlah

Markah Keseluruhan

Kategori

Soalan 1 Soalan 2 Jumlah Markah

Soalan 1 Soalan 2 Soalan 3 Soalan 4 Jumlah Markah

CLO J CLO J CLO J CLO J CLO J CLO J CLO J

Nota: Ruangan Borang / Saiz Borang boleh diubah mengikut kesesuaian item.

J adalah Jumlah Markah bagi soalan tersebut

Kategori adalah Kategori Tinggi, Sederhana dan Rendah ditentukan berdasarkan kepada pencapaian pelajar di dalam kelas tersebut.

Tandatangan : Tarikh :

(24)

BORANG MARKAH PEMERIKSA KEDUA PENILAIAN AKHIR

SESI

Nama Pemeriksa Kedua Jabatan JKA/ JKE/ JKM/ JP/ JMSK/ JPA Program

Nama Kursus Kod Kursus Kelas

No No.

Pendaftaran

Objekt if

Soalan 2

Soalan 3

Soalan 4

Soalan 5

Soalan 6

Soalan 7

Soalan 8

Soalan 9

Soalan 10

Soalan 11

Soalan 12

Soalan 13

Soalan 14

Jumlah Kategori

Nota: Ruangan Borang / Saiz Borang boleh diubah mengikut kesesuaian.

J adalah Jumlah Markah bagi soalan tersebut

Kategori adalah Kategori Tinggi, Sederhana dan Rendah ditentukan berdasarkan kepada pencapaian pelajar di dalam kelas tersebut.

Tandatangan :

(25)

KOD KURSUS NAMA KURSUS

JABATAN JKA/ JKE/ JKM/ JP/ JMSK/ JPA PROGRAM

KELAS

BORANG PENYELARASAN PEMERIKSAAN SKRIP JAWAPAN CALON

Bil No Siri Skrip

Kategori (T, S, R)

MARKAH ASAL (markah dari pemeriksa

skrip jawapan)

MARKAH PENYEMAKAN (markah dari pemeriksa kedua)

Perbezaan Markah

Markah Penyelarasan

(jika perlu*) CATATAN

JUMLAH (A) JUMLAH (B) JUMLAH (A-B) JUMLAH

1 2 3 4 5 6

Tiga kategori markah ialah tinggi sederhana dan rendah

* Diperlukan jika perbezaan markah > 5.

NAMA TANDATANGAN TARIKH

Pemeriksa Kedua Penyelaras Moderasi Kursus

Penyelaras Moderasi Jabatan

(26)

STATISTIK TABURAN SKOR PENCAPAIAN PELAJAR

SESI Jabatan JKA / JKE / JKM / JP / JPA / JMSK Program

Bil. Kursus

Peratus Pencapaian Pelajar

Catatan Nilai Mata <

2.00

2.00 ≤ Nilai Mata <

3.00

3.00 ≤ Nilai Mata

< 3.67

Nilai Mata

≥ 3.67

………..……… ………

Tandatangan Tarikh

Penyelaras Peperiksaan Jabatan

(27)

PPP-07(5) (21-04-21)

STATISTIK PENCAPAIAN PNM ≥ 3.00 BAGI SETIAP PROGRAM

SESI JABATAN : JKA / JKE / JKM / JP / JPA / JMSK

BIL SEMESTER PROGRAM JUMLAH PELAJAR YANG MENCAPAI PNM ≥ 3.00

JUMLAH PELAJAR YANG LULUS

PERATUS KELULUSAN

CATATAN (* - kurang drp 25% pelajar yang mencapai PNM ≥

3.00 )

Tandatangan Tarikh :

(28)

JABATAN : JKA / JKE / JKM / JP / JPA / JMSK

PENYEDIAAN KERTAS PEPERIKSAAN SESI

BIL

KOD KURSUS

BIL. PELAJAR TARIKH PEPERIKSAAN TARIKH SIAP

………. ………..

Tandatangan Tarikh

(29)

PEMPROSESAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN

JABATAN : ………..

SESI :……….

TARIKH PEPERIKSAAN BERAKHIR : ……….

BIL PROGRAM / SEKSYEN

BIL.

PELAJAR

KEY-IN MARKAH

CETAK

TARIKH SIAP

Nama T/Tangan

PKK PA LEMBARAN SLIP

………. ………..

Tandatangan Tarikh

(tandakan √ di ruangan key-in dan cetak)

PPP-07(7) (21-04-21)

(30)