Perancangan Audit

4. PROSES KERJA 1

4.1 Perancangan Audit

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Pengarah Sedia Takwim dan perancangan strategik organisasi (jadual dan bajet) 2. PPQ/KPJD Rujuk takwim untuk perancangan audit dalaman

3. PPQ Urus latihan untuk juruaudit. Selenggara rekod latihan 4. Pengarah/ PPQ Melantik KJD

5. KPJD Rancang dan sedia jadual audit

− PS-06(1)(24-06-19): Jadual Audit Dalaman 6. PPQ Sedia memo dan edar jadual audit kepada:

a. Semua juruaudit

b. Pihak yang akan diaudit

7. KPJD/KKJD/JD Kendali Desktop Audit & baca dan fahami:

a. Manual Kualiti

b. Standard MS ISO 9001:2015 c. Proses Kerja Audit Dalaman

d. Proses Kerja Operasi Dan Sokongan yang berkaitan 8. KPJD/KKJD/JD Sedia:

a. Senarai semak b. Kertas Catatan Audit

c. Borang Laporan Ketakakuran d. Borang Laporan Kumpulan e. Alat tulis

f. Agihan tugas pasukan 4.2 Perlaksanaan Audit

Bil Tanggung jawab Tindakan

9. Pengarah/wakil Pengerusikan Mesyuarat Pembukaan

10. KPJD Beri penerangan dalam mesyuarat pembukaan:- a. Nyatakan objektif dan skop audit

b. Perkenalkan ahli kumpulan audit

c. Kenalpasti unit/ bahagian/ jabatan serta auditee yang akan diaudit d. Terangkan perjalanan dan prosedur audit

e. Pastikan hal berkaitan keperluan seperti pengiring audit, ruang berbincang , pengangkutan dan sebagainya

f. Tentukan masa, tarikh dan tempat untuk mesyuarat penutup g. Dapatkan persetujuan berkaitan jadual audit dan sebagainya 11. Setiausaha Ambil kehadiran Mesyuarat Pembukaan

− PS-06(2)(24-06-19) : Rekod Kehadiran Mesyuarat

12. KPJD/KKJD/JD Laksana dan catat perjalanan audit dalaman berdasarkan borang senarai semak dan catatan juruaudit yang disediakan dengan menggunakan teknik seperti:

a. Temubual (interview)

Tarikh 21-04-21

AUDIT DALAMAN PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 04

Mukasurat 9 /14

Tarikh 21-04-21

Bil Tanggung jawab Tindakan

b. Pemerhatian (observe)

c. Pemeriksaan rekod/ dokumen/bahan/peralatan (examine)

− Senarai semak & catatan juruaudit PS-06(3)(24-06-19) 13. KPJD/KKJD/JD Kenalpasti ketakakuran atau peluang penambahbaikan dan sediakan

laporan. Serah kepada KKJD:

− PS-06(4)(24-06-19) : Borang Laporan Ketakakuran

− PS-06(5)(24-06-19) : Borang Laporan Pemerhatian

− PS-06(6)(24-06-19) : Peluang-peluang Penambahbaikan (OFI) 14. KKJD Semak dan selaras penemuan audit. Sedia laporan kumpulan juruaudit:

− Laporan Kumpulan Juruaudit (log audit)

PS-06(7)(24-06-19): Laporan Kumpulan Juruaudit (log audit) 15. KPJD Buat persediaan untuk pembentangan dalam mesyuarat penutup 16. Pengarah/wakil Pengerusikan Mesyuarat Penutup Audit

17. KPJD Bentang penemuan audit:

a. Penghargaan terima kasih kerana bekerjasama menjayakan program audit

b. Sahkan semula objektif dan skop audit yang telah dijalankan

c. Disclaimer iaitu penyataan bahawa audit yang dijalankan adalah berdasarkan sampel dan semua penemuan adalah pada masa audit dijalankan

d. Bentang penemuan audit

e. Dapatkan maklumbalas/ pengesahan dari auditee f. Nyatakan tindakan yang perlu diambil

g. Beri makluman tarikh jawapan laporan ketakakuran dan tarikh audit susulan

18. Ahli Mesyuarat Beri maklumbalas verbal (jika perlu) 19. KPJD Serah kepada urusetia:

− PS-06(4)(24-06-19) : Borang Laporan Ketakakuran

− PS-06(5)(24-06-19) : Borang Laporan Pemerhatian

− PS-06(6)(24-06-19) : Peluang-peluang Penambahbaikan (OFI)

− PS-06(7)(24-06-19) : Laporan Kumpulan Juruaudit (log audit) 20. PPQ Sedia salinan pendua dan serah laporan kepada pemilik proses yang

dikenalpasti:

− PS-06(4)(24-06-19) : Borang Laporan Ketakakuran

− PS-06(5)(24-06-19) : Borang Laporan Pemerhatian

− PS-06(6)(24-06-19) : Peluang-peluang Penambahbaikan (OFI)

4.3 Tindakan Pembetulan

Bil Tanggung jawab Tindakan

21. Pemilik Proses Ambil tindakan pembetulan Rujuk :

− PS-05 : Proses Kerja Tindakan Pembetulan 22. Pemilik Proses Lengkapkan ruang Tindakan Pembetulan

− PS-06(4)(24-06-19) : Borang Laporan Ketakakuran

23. Pemilik Proses Kembalikan borang kepada KPJD seperti tarikh yang telah ditetapkan 24. Pemilik Proses Selenggara semua rekod dan maklumat berkaitan Tindakan Pembetulan

4.4 Audit Susulan

Bil Tanggung jawab Tindakan

25. KPJD Uruskan audit susulan

26. JD Laksanakan audit susulan dan verifikasi audit.

Tentukan status tindakan pembetulan samaada audit:

a. Ditutup b. Tidak ditutup

PS-06(9)(24-06-19) : Analisis Ketakakuran

4.5 Analisis dan Laporan

Bil Tanggung jawab Tindakan

27. KPJD Rujuk semua maklumat berkaitan penemuan audit. Sedia analisis penemuan audit dan laporan audit.

PS-06(8)(24-06-19) : Laporan Audit Dalaman 28. Pengarah/WP Semak dan sahkan Laporan Audit Dalaman

29. KPJD Bentang dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) 30. Urussetia Kualiti Selenggara rekod

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan ^8.1 (P)

 Output perancangan  Kertas cadangan (jika perlu)

 Jadual Audit

 Senarai semak

 Kelulusan perancangan  Pengarah, PPK, Ketua juruaudit Perlaksanaan & Kawalan ^8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

 Kaedah kawalan ^{8.5 } Rujuk dan akur kepada penetapan stakeholders

 Rujuk dan akur kepada proses kerja

 Penggunaan borang-borang seperti di lampiran

 Pemantauan ketua

Tarikh 21-04-21

AUDIT DALAMAN PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 0

Mukasurat 11 /14

Tarikh 21-04-21

 Kawalan Proses yang disumber luar ^8.4

 Juruaudit luar (2^nd Party)

 Semakan dan pengesahan kompetensi

 Identifikasi dan kemudahkesanan ^8.5.2

 No rujukan bilangan audit

 Harta hak milik pelanggan ^{8.5.3 } FRP perkhidmatan ^8.5.5

 Kursus/latihan (jika perlu)

 Kawalan Perubahan ^{8.5.6 } Kawalan Dokumen Tindakan ¹⁰(ACTION)

 Penilaian keberkesanan ^9.1.3 Penilaian pencapaian objektif kualiti Penilaian pencapaian piagam pelanggan

 Tindakan pembetulan ^10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

 Penambahbaikan ^10.3 Audit susulan untuk Tindakan Pembetulan

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4

Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT

TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN

(jika berlaku) 1.  Kertas Cadangan

Program Kualiti &

Audit Dalaman

 Kertas cadangan tidak selari dengan tarikh dan bajet yang ditetapkan

 Semakan oleh ketua

 Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan takwim dan bajet organisasi 2.  Rekod latihan

 Surat lantikan juruaudit

 Juruaudit tidak hadir kursus dan tidak kompeten

 Kawalan kehadiran semasa kursus

 Sijil tidak dikeluarkan kepada peserta yang tidak hadir

 Latihan semula

 Tambah bilangan hari/jam audit

3.  Surat makluman audit

 Jadual audit

 Susunan jadual yang bertindih dan juruaudit mengaudit kerja mereka sendiri

 Semakan oleh rakan dan ketua

 Pastikan juruaudit tidak audit kerja mereka sendiri

 Tidak

mengambil kira hasil audit

4.  Senarai semak

 Agihan tugas  Senarai semak yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh

 Sentiasa

membuat kajian semula senarai semak

 Pembetulan

Tarikh 21-04-21 5.  Catatan audit  Catatan audit tidak

menyeluruh

 Sediakan

template contoh:

turtle diagram

 Pinda maklumat tiada bukti objektif

 Laporan kumpulan tidak menyeluruh

 Latihan lanjutan untuk juruaudit

 Pinda maklumat Ketua Auditor dan Setiausaha

 Pinda dan membuat pembetulan 8.  Laporan tindakan

pembetulan

 Tatacara tindakan pembetulan tidak mematuhi Proses kerja tindakan pembetulan dan keperluan standard

 Memberi taklimat kepada pemilik proses berkaitan tatacara tindakan pembetlan

 Auditor tidak membuat verifikasi audit dan hanya lihat sampel yang ditemui sahaja

 Latihan juruaudit

 Semakan Ketua juruaudit

 Semakan dan pembetulan

10.  Analisis dan Laporan Audit Dalaman

 Laporan dan analisis yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh

 Sediakan template

 Tindakan pembetulan

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) ^7.5

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN KATEGORI

1. Rekod latihan juruaudit Kekal Fail Audit Dalaman Unit Kualiti

Terhad

2. Surat lantikan juruaudit 3 tahun Fail Audit Dalaman Unit Kualiti

Terhad

3. Surat/memo makluman audit 3 tahun Fail Audit Dalaman Unit Kualiti

Terhad

4. Jadual audit 3 tahun Fail Audit Dalaman

Unit Kualiti

Terhad

5. Senarai semak dan catatan audit Berubah &

dikemaskini

Fail Audit Dalaman Unit Kualiti

Terhad

6. Laporan ketakakuran 3 tahun Fail Audit Dalaman Unit Kualiti

Terhad

7. Laporan audit dan analisis audit Kekal Fail Audit Dalaman Unit Kualiti

Terhad

9. LAMPIRAN ^8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PS-06(1)(21-04-21) Jadual Audit Dalaman 2) PS-06(2)( 21-04-21) Rekod Kehadiran Mesyuarat

3) PS-06(3)( 21-04-21) Senarai Semak dan Catatan Juruaudit 4) PS-06(4)( 21-04-21) Borang Laporan Ketakakuran

5) PS-06(5)( 21-04-21) Borang Laporan Pemerhatian

6) PS-06(6)( 21-04-21) Peluang-Peluang Penambahbaikan (OFI) 7) PS-06(7)( 21-04-21) Laporan Kumpulan Juruaudit (Log Audit) 8) PS-06(8)( 21-04-21) Laporan Audit Dalaman

9) PS-06(9)( 21-04-21) Analisis Ketakakuran AUDIT DALAMAN

PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 04

Mukasurat 13 /14

Tarikh 21-04-21

10. KAWALAN DAN PINDAAN ^7.5 KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada:

a. Hardcopy b. Laman web

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang darin50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-17

02 25-06-18

03 24-06-19

04 21-04-21

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01. Menggugurkan Lampiran 1 – Senarai Tugas Juruaudit

14 5.6.2018 KSP BIL 1/2018 P02. Kriteria Kecemerlangan Proses,

SIPOC, Swimlane, Proses Kerja, P-D- C-A,Kawalan Output Tidak Akur dan Maklumat Perlu Diselenggara (Rekod)

2,3,5-8,10- 12

14.6.2019 TP

P03.

P04.

Tarikh 21-04-21

LAMPIRAN 1

JADUAL AUDIT DALAMAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015

RUJUKAN AUDIT TARIKH AUDIT TINDAKAN PEMBETULAN AUDIT SUSULAN

SKOP SPK

PASUKAN AUDIT

MESYUARAT

PEMBUKAAN TARIKH: MASA:

MESYUARAT PENUTUP TARIKH: MASA

JADUAL KERJA PENGAUDITAN TERPERINCI

TARIKH MASA PROSES KERJA JAB/UNIT

AUDITEE

KUMPULAN JURUAUDIT

LOKASI AUDIT

Disediakan oleh,

(NAMA)

Ketua Juruaudit Dalaman Tarikh

Disahkah oleh,

(NAMA)

Wakil Pengurusan Tarikh

PS-06(1)(21-04-21)

REKOD KEHADIRAN MESYUARAT PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN AUDIT SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015

RUJUKAN AUDIT TARIKH AUDIT TARIKH MESY. PEMBUKAAN TARIKH MESY. PENUTUP

PENGERUSI MESY.

KETUA JURUAUDIT

BIL NAMA BHG/UNIT TANDATANGAN

PEMBUKAAN PENUTUP

PS-06(2)( 21-04-21)

LAMPIRAN 3

SENARAI SEMAK DAN CATATAN AUDIT SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 PROSES

LOKASI TARIKH JURUAUDIT

Bil Jejak Audit Catatan / Klausa

 Pinda borang mengikut kesesuaian

 Bebas mengikut kreativiti juruaudit

 Contoh: Boleh gunakan Turtle Diagram PS-06(3)( 21-04-21)

BORANG LAPORAN KETAKAKURAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 A-MAKLUMAT AUDIT

Nama Auditor Tarikh

Nama Auditi Rujukan Audit

Lokasi Audit Rujukan NCR

Proses Kerja

B-KATEGORI KETAKAKURAN (/) : Diisi Oleh Auditor

MAJOR MINOR OFI Guna borang OFI

C-MAKLUMAT KETAKAKURAN : Diisi Oleh Auditor

Butir ketakakuran bukti penemuan dan klausa :

Juruaudit:

Nama : Tarikh:

Pemilik proses:

Nama:

Tarikh:

D-TINDAKAN PEMBETULAN Diisi Oleh Pemilik Proses

Nota Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

Guna kaedah 5 Why atau Ishikawa dll untuk mengenalpasti punca Juruaudit perlu membuat verifikasi semasa audit susulan

Punca

ketidakakuran Tindakan Pembetulan Risiko baharu Pengesahan

E-AUDIT SUSULAN (FOLLOW UP) Diisi Oleh Juruaudit

Catatan verifikasi DITUTUP TIDAK DITUTUP

Pengesahan

Juruaudit Tandatangan: ……….

Nama:

Audit yang tidak ditutup akan disusul semula dalam audit yang berikutnya Pemegang proses perlu berusaha sedaya upaya untuk mengambil tindakan PS-06(4)( 21-04-21)

LAMPIRAN 5

BORANG LAPORAN PEMERHATIAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 A-MAKLUMAT AUDIT

Nama Auditor Tarikh

Nama Auditi Rujukan Audit

Bil. Butir Pemerhatian

1.

2.

Proses:

Pengesahan juruaudit:

Nama : Tarikh:

PS-06(5)( 21-04-21)

PELUANG-PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI) SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 A-MAKLUMAT AUDIT

Nama Auditor Tarikh

Nama Auditi Rujukan Audit

B-SENARAI PELUANG PENAMBAHBAIKAN NOTA

Peluang penambahbaikan samada:

 Ketidakakuran yang berlaku tetapi tidak menjejaskan proses kerja (tahap sangat kecil)

 Memerluan Penambahbaikan

 Memerlukan Peningkatan keberkesanan

 Perlu membuat pembetulan mengikut keperluan

Pengesahan juruaudit:

Nama : Tarikh:

PS-06(6)( 21-04-21)

LAMPIRAN 7

LAPORAN KUMPULAN JURUAUDIT (LOG AUDIT) SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 A-MAKLUMAT AUDIT

Ketua Pasukan Audit Tarikh

Ketua Kumpulan Audit Rujukan Audit

Ahli Kumpulan Juruaudit

B-LAPORAN RINGKAS 1. Proses yang diaudit

2. Kekuatan dan inovasi

3. Penemuan audit Major: Minor: Pemerhatian: OFI:

4. Proses yang tidak sempat diaudit

5. Kekangan/permasalahan yang dihadapi

6. Penemuan serius yang perlu diambil tindakan segera

7. Peluang-peluang penambahbaikan

Rujuk lampiran 8. Laporan Ketakakuran Rujuk lampiran

Ketua Kumpulan Juruaudit

Nama : Tarikh:

PS-06(7)( 21-04-21)

LAPORAN AUDIT DALAMAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015

Rujukan Audit: Tarikh Audit:

1. Tujuan laporan a. Memaklumkan kepada pihak pengurusan dan warga organisasi berkaitan audit dalam yang telah dijalankan

b. Maklumat yang akan dibentangkan di dalam Measyuarat Kajian Semula Pengurusan

2. Latarbelakang audit Rujukan audit Tarikh juruaudit Bilangan juruaudit

3. Skop audit Standard dirujuk MS ISO 9001:2015 MS ISO 19011 MS 1900:2014 MS 2300:2009 Skop persijilan

Skop lokasi Pengecualian

4. Objektif audit a. Menyemak status pematuhan kepada standard

b. Menyemak status pematuhan kepada SPK, peraturan dan perundangan dan keperluan pelanggan

5. Pendekatan audit a. Audit dijalankan berdasarkan sampel dan pendekatan yang digunakan adalah:

 Temubual

 Pemeriksaan dokumen dan peralatan

 Pemerhatian.

b. Penemuan audit adalah berdasarkan bukti objektif yang ditemui semasa audit dikendalikan

6. Proses yang diaudit Rujuk lampiran 7. Kekuatan dan inovasi

8. Penemuan

9. Proses tidak sempat diaudit

10. Kekangan & masalah 11. Penemuan kritikal 12. Peluang

penambahbaikan

Rujuk lampiran

13. Butir ketakakuran Rujuk lampiran 14. Analisis data Rujuk lampiran 15. Kesimpulan

16. Pengesahan Tandatangan

Nama Ketua Juruaudit Tarikh

PS-06(8)( 21-04-21)

LAMPIRAN 9

ANALISIS KETAKAKURAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015

Rujukan Audit: Tarikh Audit:

Bil Butir Ketakakuran Klausa Pemegang Proses ^{Ditutup Tidak}

ditutup

PS-06(9)( 21-04-21)