PROSEDUR AUDIT INTERNAL

(1)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

No. Dokumen : PT-KITSBS-03 No. Revisi : ⁰⁰

Tanggal : ^April Halaman : ^{i dari iv} LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN

DIBUAT OLEH

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas

2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi

3. Bambang SA PLT DM Pemeliharaan

4. Nursalim PLT DM Enjiniring

DIPERIKSA OLEH

1. Andi Aziz Wakil Manajemen

2. Hendra Noviar Manajer Enjiniring

3. Ikram Manajer Produksi

4. Tosni Karo Karo Manajer Keuangan

5. Muhammad Syafrudin Manajer SDM & Umum

MENGESAHKAN

1. Ruly Firmansyah General Manager

(2)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

Tanggal : ^April Halaman : ^{ii dari iv}

DAFTAR ISI

Uraian Halaman

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN ... i

DAFTAR ISI ... ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ... iii

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ... iv

1. TUJUAN ... 1

2. LINGKUP ... 1

3. REFERENSI ... 1

4. DEFINISI ... 1

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ... 2

6. LAMPIRAN ... 4

(3)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

Tanggal : ^April Halaman : iii dari iv

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

No Unit Kerja Salinan Dokumen

1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER

2. Seluruh Karyawan Softcopy

(4)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

Tanggal : ^April Halaman : ^{iv dari iv}

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan oleh

(5)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

No. dokumen : PT-KITSBS-03 No. revisi : 00

Tanggal : April Halaman : 1 dari 4

1. TUJUAN

Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam penyelenggaraan audit internal untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Terpadu diterapkan dan dipelihara secara efektif, disamping untuk mencari peluang perbaikan sistem manajemen secara berkelanjutan dapat dilaksanakan secara baik dan terencana.

2. LINGKUP

Prosedur ini mencakup semua tahapan audit internal mulai dari penyusunan program audit, penetapan auditor, pelaksanaan audit dan pembuatan laporan serta pemantauan tindak lanjut hasil temuan audit.

3. REFERENSI

3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 8.2.2 Audit Internal.

3.2. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.5.5 Audit Internal.

3.3. Persyaratan SMK 3 PP No. 50 Tahun 2012, Elemen 11.1 Audit Internal SMK3.

3.4. Persyaratan PAS 99:2012, Klausul 9.2 Audit Internal.

4. DEFINISI

4.1. Audit Internal

Proses pemeriksaan yang dilakukan secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk melihat kesesuaian penerapan sistem manajemen terpadu terhadap kebijakan perusahaan, prosedur dan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan.

4.2. Program Audit Internal

Penjelasan tentang rencana audit internal untuk jangka waktu tertentu dan tujuan tertentu.

4.3. Rencana Audit

Uraian tentang kegiatan audit yang mencakup jadwal audit, lingkup audit, lokasi audit dan tim audit.

4.4. Auditor

Pihak yang berwenang dan bertanggungjawab untuk melaksanakan audit yang telah mendapatkan pelatihan Audit Internal dengan acuan ISO 19011.

4.5. Auditee

Pihak yang mewakili suatu area atau aktifitas untuk diaudit.

4.6. Temuan Audit

Hasil dari audit yang menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian terhadap persyaratan serta saran untuk peningkatan/ perbaikan.

(6)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

4.7. Ketidaksesuaian

Hasil audit yang menunjukkan bahwa pelaksanaan kegiatan tidak sesuai dengan persyaratan/prosedur yang berlaku.

5. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB 5.1. Pembuatan Program Audit Internal

5.1.1. Program Audit Internal dibuat setiap tahun oleh Tim menggunakan Formulir Program Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-01), disetujui oleh Wakil Manajemen dan disahkan oleh General Manager.

5.1.2. Program Audit Internal menguraikan unit kerja yang akan diaudit, waktu pelaksanaan, tim auditor yang terdiri ketua tim dan anggota yang tidak mengaudit pekerjaannya, dengan harus mempertimbangkan status dan kepentingan proses yang diaudit serta hasil audit internal dan eksternal sebelumnya.

5.1.3. Seluruh unit kerja yang berada dalam kewenangan Kantor Induk PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel diaudit minimal 1 (satu) kali dalam setahun.

5.1.4. Setiap tim auditor minimal terdiri atas 2 orang yang bertindak sebagai Ketua tim auditor dan Anggota, dan tidak berasal dari unit kerja yang akan diaudit.

5.1.5. Lingkup audit disesuaikan tugas dan tanggungjawab masing-masing unit kerja dalam penerapan Sistem Manajemen Terpadu.

5.2. Persiapan Pelaksanaan Audit Internal

5.2.1. Ketua Tim Audit menyusun rencana pada Formulir Jadwal Audit Internal (FR-PT-KITSBS- 03-02) yang disampaikan ke Auditee paling lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan.

5.2.2. Tim audit menyiapkan daftar pertanyaan menggunakan Formulir Checklist Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-03) dan peralatan audit lain yang diperlukan.

5.2.3. Berdasarkan rencana audit yang telah diterima, unit kerja yang akan diaudit menunjuk personil yang memiliki tugas dan tanggungjawab di dalam pelaksanaan kegiatan yang akan diaudit untuk mendampingi Tim Audit selama pelaksanaan audit

5.2.4. Apabila memerlukan Tenaga Ahli Pendamping, Ketua Tim Audit harus menyampaikan kepada unit kerja yang akan diaudit bersamaan dengan penyampaian Rencana Pelaksanaan Audit Internal.

5.3. Pelaksanaan Audit Internal

5.3.1. Audit diawali dengan mengadakan pertemuan pembuka (Opening Meeting) yang dihadiri oleh Tim Auditor dan auditee, untuk menjelaskan maksud, tujuan dan memastikan jadwal audit.

(7)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

5.3.2. Kegiatan audit dilaksanakan berdasarkan jadwal audit yang telah disepakati auditee, meliputi kegiatan pemeriksaan dokumen-dokumen terkait, wawancara dengan auditee atau pekerja dan observasi di lapangan.

5.3.3. Temuan audit dan rencana perbaikan dikonfirmasi kepada auditee pada saat pelaksanaan audit dan dicatat dalam Formulir Temuan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03- 06) dan Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04- 01).

5.3.4. Pada saat pertemuan penutup (Closing Meeting), auditor menjelaskan hasil temuan audit yang ditemukan kepada auditee.

5.4. Penyusunan dan penerbitan Laporan Pelaksanaan Audit Internal

5.4.1. Laporan Pelaksanaan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-04) disusun Ketua Tim Auditor paling lambat 3 (tiga) hari setelah audit berakhir, dilengkapi dengan Formulir Temuan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-06) dan salinan dari Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) yang dibuat oleh auditor yang dirangkum pada Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT-KITSBS- 03-05).

5.4.2. Laporan disampaikan kepada Wakil Manajemen dan Unit Kerja yang diaudit, sebagai bahan untuk Tinjauan Manajemen.

5.4.3. Rekaman Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS- 04-01) yang dibuat oleh auditor, disimpan dan dipelihara oleh Sekretariat SMT.

5.5. Pemantauan Tindakan Perbaikan

5.5.1. Tim Auditor memantau pelaksanaan hingga tindaklanjut temuan dinyatakan ditutup sesuai target yang ditetapkan auditee untuk dilaporkan kepada Wakil Manajemen.

5.5.2. Unit kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan secara proaktif melaporkan perkembangan tindakan perbaikan yang dilakukannya kepada Auditor dan bila tindakan perbaikan telah dilaksanakan, auditee menyampaikan kepada auditor untuk diverifikasi dan dinyatakan selesai/ tertutup oleh auditor.

5.5.3. Hasil verifikasi dicatat dalam Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT- KITSBS-04-01) yang relevan dan pada Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT-KITSBS-03-05) dinyatakan tertutup/ selesai selanjutnya.

5.5.4. Bila tindakan perbaikan tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana, maka unit kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan harus segera membuat rencana tindakan perbaikan dan pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) yang baru dan disampaikan kepada Auditor.

(8)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

5.5.5. Ketua Tim Auditor Internal memutakhirkan data dengan menggunakan Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT- KITSBS-03-05).

6. LAMPIRAN

6.1. Proses Audit Internal (PT-KITSBS-03)

6.2. Formulir Program Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-01) 6.3. Formulir Jadwal Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-02) 6.4. Formulir Checklist Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-03) 6.5. Formulir Laporan Pelaksanaan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-04) 6.6. Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan

/ Ketidaksesuaiaan (FR-PT-KITSBS-03-05)

6.7. Formulir Temuan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-06) 6.8. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01)

6.9. Formulir Daftar Hadir (FR-PT-KITSBS-19-03)

(9)

No.Dokumen : FR-PT-KITSBS-03-01 Tanggal Terbit : April

Revisi : 00

PERIODE :

KETERANGAN :

= RENCANA AUDIT = TINJAUAN MANAJEMEN

= TINDAKAN PERBAIKAN DILAKSANAKAN = CLOSE OUT

Tanggal Tanggal

Halaman :

KETERANGAN Bulan ...

PROGRAM AUDIT INTERNAL

No. LOKASI AUDIT

TAHUN 2014 III

II III IV

Bulan

Disetujui Oleh I

Diperiksa Oleh II

IV I

(10)

Dibuat Oleh

Tanggal KETERANGAN

(11)

JADWAL AUDIT INTERNAL

No. formulir : FR-PT-KITSBS-03-02 No. revisi : 00

Tanggal : April

Halaman :

No.

Bidang Auditee Auditor Internal Lokasi Waktu

Hari / Tanggal

(12)

FORMULIR CHECKLIST AUDIT INTERNAL

Tanggal : April Halaman :

Tanggal : Lokasi :

Catatan : *) beri tanda

√

bila Sesuai dan NC/Obs bila Tidak Sesuai NC : No Conformity

Obs : Observation

Auditor

( )

No. Item Cek/ Verifikasi Ref Auditee Hasil * Ket

(13)

(14)

LAPORAN PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL KE…….. TAHUN……….

1. Tanggal Pelaksanaan Audit : ______________________ s/d _____________________________

2. Susunan Tim Auditor : Ketua :

_______________________________________

Anggota :

_______________________________________

Anggota :

_______________________________________

3. Hasil Audit :

Aktivitas yang diaudit Klausul *) / Dok Ref.

Hasil Audit

Keterangan Sesuai Tidak

Sesuai

4. Saran untuk Perbaikan :

______________________________________________________

Dibuat oleh,

___________________

(15)

FORMULIR PEMANTAUAN TINDAKLANJUT PERMASALAHAN/KETIDAKSESUAIAN

Tanggal : April

Halaman :

Status per tanggal : **Sumber* : ...**

No. Uraian Ketidaksesuaian

/Permasalahan Rencana Tindaklanjut Target Waktu Selesai Penanggung

Jawab Status Keterangan

*): diisi dengan Tinjauan Manajemen/Audit Internal/lainnya Dibuat oleh,

...

(16)

TEMUAN AUDIT INTERNAL

Lokasi Audit : Tanggal :

No. Area/

Bagian Uraian Temuan ^Kategori

Temuan Ref. klausul/ elemen/

dokumen Ket

NC Obs

Ket:

NC : No Conformity Obs : Observation

Auditor,

( )

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

DAFTAR ISI

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

PROGRAM AUDIT INTERNAL

JADWAL AUDIT INTERNAL

No.

FORMULIR CHECKLIST AUDIT INTERNAL

√

LAPORAN PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL KE…….. TAHUN……….

FORMULIR PEMANTAUAN TINDAKLANJUT PERMASALAHAN/KETIDAKSESUAIAN

Status per tanggal : Sumber* : ...

TEMUAN AUDIT INTERNAL

Ket:

NC : No Conformity Obs : Observation

Status per tanggal : **Sumber* : ...**