BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
4.2 Penyajian Data
4.2.2 Menetapkan Konteks
Konteks manajemen risiko adalah konteks di mana proses manajemen risiko akan diterapkan. Konteks proses manajemen risiko ditetapkan sesuai dengan kebutuhan unit farmasi Rumah Sakit Tentara.
Dengan ditetapkannya konteks berarti manajemen unit farmasi memiliki batasan atau parameter internal dan eksternal yang akan dijadikan pertimbangan dalam pengelolaan risiko dan menentukan lingkup kerja serta kriteria risiko untuk proses – proses selanjutnya. Konteks yang ditetapkan meliputi semua parameter internal dan eksternal yang relevan dan penting bagi unit farmasi.
Melalui tahap komunikasi dan konsultasi, unit farmasi Rumah Sakit Tentara menetapkan konteks internal dan eksternal seperti yang ada pada tabel dibawah ini.
Tabel 4.1
Pengaruh Lingkungan Eksternal
Pengaruh Lingkungan Eksternal
No. Faktor Eksternal Kelompok Risiko Jenis Risiko
1. 2. Pasien PedagangBesar Farmasi 1. Pelayanan terhadap Pasien 1. Pemilihan Pemasok 2. Transaksi antara pemasok dan unit farmasi rumah sakit
a. Edukasi manfaat obat
b. Konseling pasien yang akan
keluar dari rumah sakit
a. Menetapkan calon pemasok
a. Pemantauan status pesanan
b. Penerimaan dan
pemeriksaan pesanan
c. Pembayaran
Sumber : Hasil Pengolahan Penelitian ( 2015 )
45
Pengaruh Lingkungan Internal
Pengaruh Lingkungan Internal
No. Faktor Internal Kelompok Risiko Jenis Risiko
1. 2. 3. Keuangan Operasional Teknologi 1. Biaya pembelian 1. SDM
2. Proses dan sistem
1. Teknologi
Informasi
2. Teknologi
Komunikasi
a. Kesesuaian antara dana yang
dikeluarkan dan dana yang didapatkan dalam kegiatan pembelian obat
a. Kompetensi karyawan pada
unit farmasi
b. Keselamatan kerja karyawan
a. Sistem pengendalian dan
kontrol yang digunakan pada kegiatan operasional
b. SOP yang digunakan pada
gudang obat
a. Keandalan software yang
digunakan
b. Keandalan Hardware yang
digunakan c. Back up data
a. Pemanfaatan teknologi
dalam berbagi dan bertukar informasi di antara
stakeholder Sumber : Hasil Pengolahan Penelitian ( 2015 )
4.2.3 Identifikasi Risiko
Tahap identifikasi risikobertujuan untuk mengidentifikasi risiko yang harus dikelola Rumah sakit melalui proses yang sistematis dan terstruktur. Sasaran identifikasi risiko adalah mengembangkan daftar sumber risiko dan kejadian yang komprehensif serta memiliki dampak trhadap pencapaian sasaran target yang teridentifikasi dari konteks. Dokumen utama yang dihasilkan dalam proses ini adalah daftar risiko.
Metode identifikasi risiko yang digunakan adalah metode Failure Mode and Effect Analysis ( FMEA ). Proses identifikasi risiko menggunakan metode FMEA dilakukan tahap peninjauan risiko para pemangku kepentigan, yaitu :
I. Peninjauan Proses pada Pelayanan Terhadap Pasien
Berdasarkan kepentingan pasien terhadap obat di Rumah Sakit tentara, pasien terdiri atas 2 jenis, yaitu pasien umum yang hanya melakukan pembelian obat pada instalasi rumah sakit tanpa disertai rawat inap dan pasien yang menjalani rawat inap serta secara otomatis mendapatkan obat – obatan sesuai dengan kebutuhan mereka. Permintaan obat oleh pasien terhadap rumah sakit akan dipenuhi setelah pasien umum memberikan resep dan setelah petugas rumah sakit pada setiap ruang inap pasien memberikan resep yang telah ditulis oleh dokter. Pelayanan untuk pasien yang dilakukan unit farmasi rumah sakit tidak hanya sebatas memenuhi resep dokter saja, namun pegawai pada bagian farmasi juga memberikan penjelasan tentang penggunaan obat, manfaat mengonsumsi obat bahkan efek samping yang mungkin ditimbulkan.
II. Peninjauan Proses pada Hubungan Rumah Sakit dengan Pemasok (Pedagang
Besar Farmasi)
A. Perencanaan
Kegiatan perencanaan pada unit farmasi Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar meliputi perencanaan kebutuhan obat dan pemilihan pemasok. Kegiatan perencanaan ini di susun oleh Kanit Farmasi berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
47
Kepala unit farmasi menentukan jumlah obat yang akan dibeli untuk persediaan pada gudang obat dengan beberapa pertimbangan dan pedoman yang telah ditentukan sebelumnya.
Adapun kegiatan pokok pada kegiatan perencanaan pengadaan obat meliputi :
a. Memilih obat apa yang akan di beli dan menentukan jumlahnya.
b. Kanit menyusun daftar pembelian yang memuat tentang bahan obat
serta spesifikasinya dan kapan waktu diperlukannya obat tersebut.
c. Penentuan jumlah obat yang akan di beli memiliki pedoman dasar,
yaitu berdasarkan pemakaian obat pada periode yang lalu, data obat pada kartu stok, data mengenai pola atau siklus penyakit pasien, dan anggaran yang tersedia dengan menyesuaikan kebutuhan obat dan alokasi dana.
2. Menentukan kriteria pemasok (Pedagang Besar Farmasi )
Sebelum pembelian dilakukan maka unit farmasi menentukan kriteria pemasok yang akan menyalurkan obat ke rumah sakit terlebih dahulu. Terdapat banyak pemasok yang ingin menawarkan produk mereka ke Rumah Sakit Tentara Pematangsiantar, sehingga persaingan diantara pemasok mengakibatkan mereka berlomba – lomba untuk memberikan pelayanan terbaik. Tentunya hal ini berdampak positif bagi rumah sakit karena dapat dengan leluasa memilih pemasok yang sesuai dengan kriteria yang diinginkan rumah sakit dan tidak jarang para pemasok bersedia memberikan layanan di bayar di belakang. Banyaknya pemasok yang menawarkan produk mereka menjadi kesempatan yang
baik kepada rumah sakit untuk menentukan kriteria yang paling sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.Para pemasok mengirimkan salesnya ke Rumah Sakit Tentara, lalu mereka menawarkan produk mereka kepada dokter yang berkerja pada rumah saki tersebut. Jika dokter menyetujui untuk menggunakan obat yang ditawarkan, maka para sales langsung memberikan stok obat mereka kepada bagian farmasi lalu kepala unit farmasi menuliskan laporan yang berisi tentang obat dan pemasok yang telah dipilih oleh dokter dan diserahkan kepada kepala rumah sakit. Apabila kepala rumah sakit menyetujui nya, maka bendahara mencairkan dana pembelian tetapi untuk pemesanan selanjutnya pada pemasok yang sama, kepala unit farmasi tidak lagi membutuhkan persetujuan dari kepala rumah sakit karena telah disetujui sebelumnya.
B. Pemilihan Pemasok
Unit farmasi Rumah Sakit Tentara berusaha mencari pemasok yang dapat memberikan produk yang sesuai dengan kualitas, pelayanan dan harga yang diharapkan. Unit farmasi dapat memilih pemasok yang dapat memberikan penawaran harga paling rendah dibandingkan pemasok lain dengan kualitas yang sama, hal ni dikarenakan terdapat banyak pilihan pemasok yaitu Pedagang Besar Farmasi. Pemilihan pemasok oleh kanit farmasi dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa hal, yaitu :
1. Produk harus sesuai dengan ketentuan yang di minta oleh pihak rumah
sakit
49
3. Nama obat, expiration date dan tanggal produksi harus tercantum dengan jelas pada kemasan obat.
4. Terdapat brosur / leaflet yang memuat informasi tentang indikasi, efek
samping obat, ataupun peringatan penting lainnya. 5. Pengiriman obat tepat waktu.
6. Pemasok memberikan garansi.
C. Pembelian
Setelah unit farmasi mengetahui jumlah obat yang dibutuhkan, dana telah dipersiapkan, dan pemasok telah ditemukan maka selanjutnya unit farmasi melakukan pembelian. Pembelian obat dilakukan setiap bulan, tetapi frekuensi pembelian obat pada setiap bulan dapat seketika berubah karena adanya perubahan kebutuhan dan permintaan pasien. Kegiatan pembelian unit farmasi Rumah Sakit Tentara meliputi :
1. Menetapkan waktu pembelian
Unit farmasi menentukan waktu pembelian sesuai dengan waktu kapan diperlukannya obat tersebut, agar persediaan tetap seimbang dengan permintaan obat. Maka itu pembelian harus dilakukan sebelum persediaan obat habis, sehingga pelayanan farmasi kepada pasien tidak terputus dengan begitu diperlukan waktu yang tepat untuk melakukan pembelian.
2. Mempertimbangkan Lokasi Pemasok ( Pedagang Besar Farmasi )
Keberadaan lokasi pemasok juga turut mempengaruhi kegiatan pembelian unit farmasi. Jika lokasi pemasok dekat dengan gudang farmasi maka pembelian dapat dilakukan ketika persediaan hampir habis, namun jika klokasi pemasok jauh dari gudang obat maka pembelian harus dilakukan
dengan mempertimbangkan persediaan obat dan menyesuaikan dengan lamanya waktu yang dibutuhkan oleh pemasok untuk memenuhi kebutuhan gudang obat karena jauhnya lokasi pemasok itu sendiri.
3. Menetapkan frekuensi dan volume pembelian
Unit farmasi memperkirakan dengan baik berapa banyak jumlah obat yang akan di beli dan seberapa sering akan dilakukan pembelian terhadap jenis obat yang sama. Jika volume obat yang dibeli kecil, maka frekuensi pembelian obat kemungkinan akan tinggi dan sebaliknya jika volume pembelian besar maka frekuensi pembelian akan rendah. Banyaknya obat yang dipesan selalu disesuaikan dengan daya tampung yang dimiliki oleh rumah sakit.
4. Menyusun daftar pembelian
Daftar pembelian yang disusun oleh kanit farmasi mencakup nama obat serta spesifikai obatnya, jumlah yang dibutuhkan dan waktu kapan obat tersebut diperlukan.
5. Pembayaran
Sistem pembayaran dilakukan unit farmasi sesuai dengan kesepakatan dengan pemasok.
D. Penerimaan Pesanan
Pesanan obat kepada pemasok diterima di rumah sakit, karena obat diantarkan oleh pihak pemasok secara langsung. Adapun prosedur penerimaan pesanan yang dimiliki Rumah Sakit Tentara antara lain :
1. Pesananobat diterima karyawan unit farmasi secara langsung, tidak boleh
51
2. Memeriksa daftar permintaan apakah sudah sesuai dengan pesanan yang
diantarkan.
3. Selain memeriksa keseuaian antara pesanan dan produk yang diantarkan,
karyawan juga memeriksa kondisi fisik obat.
4. Setelah karyawan memeriksa jumlah dan kondisi fisik produk selanjutnya
karyawan membuat catatan tentang obat yang telah diterima.
5. Jika masih terdapat ketidaksesuaian pesanan, maka karyawan dapat
mencatat nya dan melaporkan kepada kanit farmasi agar menindaklanjuti kepada pemasok.
E. Penyimpanan
Rumah sakit tentara memliki beberapa tempat penyimpanan obat yaitu gudang obat dan instalasi obat. Penyimpanan obat diatur berdasarkan beberapa hal, diantaranya :
1. Penyimpanan obat dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya.
2. Menurut suhu dan kestabilannya.
3. Mudah tidaknya meledak / terbakar.
4. Menurut tahan atau tidaknya suatu obat terhadap cahaya.
Penyimpanan pada instalasi obat adalah obat yang akan dibagikan langsung kepada pasien rawat inap atau pasien umum yang melakukan pembelian langsung ke instalasi namun tidak menjalani rawat inap. Permintaan pasien akan obat berdasarkan resep dokter yang diberikan, dilayani pada instalasi. Sehingga jumlah obat pada instalasi tidak sama jumlahnya dengan yang terdapat pada gudang obat. Obat yang sudah mendekati masa kadaluarsa (3 bulan sebelum tanggal kadaluarsa) namun belum habis digunakan dapat
dikembalikan kepada pemasok untuk diganti dengan produk baru yang memiliki masa kadaluarsa lebih lama lagi. Rumah Sakit Tentara melakukan penukaran obat jika obat tersebut adalah obat yang paling sering dibutuhkan dan memiliki jumlah yang besar. Namun untuk obat – obatan tertentu yang sangat jarang dan jumlahnya sedikit tetapi harus disediakan unit farmasi, jika obat tersebut mendekati kadaluarsa maka rumah sakit tidak akan melakukan penukaran karena apabila obat tersebut kadaluarsa rumah sakit tidak mengalami kerugian yang berarti.
III. Peninjauan Proses Keuangan
Seluruh biaya operasional unit farmasi yang ditanggung oleh kas Rumah Sakit Tentara mencakup biaya perlengkapan dan peralatan. Unit farmasi pada Rumah Sakit Tentara tidak memiliki kas tersendiri, sehingga biaya yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan unit farmasi akan dipenuhi berdasarkan keputusan kepala rumah sakit. Kepala unit farmasi diberikan wewenang untuk menentukan berapa besar volume obat yang akan dibeli dan seberapa sering pembelian obat dilakukan.. Namun dana yang akan dialokasikan untuk unit farmasi tetap saja berdasarkan keputusan kepala rumah sakit. Tidak jarang Rumah sakit tentara melakukan transaksi dibayar dibelakang kepada pemasok. Hal ini disebabkan karena dana pada kas rumah sakit tidak mencukupi untuk melakukan pembelian secara tunai.
Pelunasan obat yang di beli diusahakan dapat dilakukan setiap bulan atau jika tidak dapat dilakukan maka disesuaikan dengan kesepakatan yang telah dibuat bersama dengan pemasok tentang tata cara pelunasan obat yang telah di beli.
53
A.Sumber Daya manusia
Unit Farmasi memiliki 8 orang pegawai dengan pembagian kerja sebagai berikut :
1. Yanti Simanjuntak (Kepala Unit Farmasi) : merancang perencanaan
pembelian, menyerahkan proposal pembelian obat kepada kepala rumah sakit dan apabila proposal telah disetujui oleh kepala rumah sakt maka dilakukan pembelian secara langsung, dan menulis laporan tentang arus obat.
2. Andi (Apoteker) : mengelolah instalasi obat dan meracik obat serta
bertugas sebagai penanggungjawab instalasi obat rumah sakit.
3. Menti, Nurhayai dan Roida (Asisten Apoteker ) : bekerja dengan 2 shift
yaitu shift malam 1 orang dan shift pagi 2 orang tugasnya adalah menerima pesanan yang di antar pemasok, melayani resep pasien serta memberikan edukasi tentang obat maupun konseling kepada pasien.
4. Suyanti dan Susi : masing – masing bekerja untuk mengurus administrasi
pada gudang dan instalasi obat rumah sakit.
5. Erlinda : mengatur tata letak obat di dalam gudang.
Pelaksanaan kegiatan operasional farmasi tidak hanya dipengaruhi oleh pegawai unit farmasi saja, tetapi dokter serta perawat turut memberikan pengaruh juga.
1. Dokter : menentukan jenis obat apa yang akan dipakai.
2. Perawat : memenuhi resep pasien yang menjalani rawat inap di rumah
memberikan obat keada perawat dan perawat memberikan obat kepada pasien.
B. Sistem dan SOP yang digunakan
Unit farmasi pada rumah sakit tentara tidak memiliki aturan atau SOP secara terperinci, sehingga sistem yang dijalankan adalah berdasarkan aturan yang diterapkan rumah sakit untuk seluruh bagian di dalamnya. Peraturan yang digunakan unit farmasi dalam menjalankan kegiatan operasional di gudang obat dipercayakan kepada kepala unit farmasi secara langsung, sehingga kepala unit farmasi sendiri yang menerjemahkan aturan rumah sakit yang bersifat secara umum untuk diterapkan pada unit farmasi. Tidak ada peraturan tertulis secara spesifik tentang perlakuan obat oleh karyawan. Kepala rumah sakit memberikan wewenang yang penuh kepada kepala unit farmasi untuk menetapkan aturan secara teknis dalam perlakuan terhadap gudang penyimpanan, instalasi obat dan obat itu sendiri.
V. Peninjauan Proses pada Teknologi
Unit farmasi pada Rumah sakit Tentara menggunakan 2 komputer dalam bekerja. 1 komputer terdapat pada ruangan Kepala unit farmasi dan satu komputer lagi terdapat pada bagian administrasi gudang obat rumah sakit. Pemanfaatan teknologi pada kegiatan operasional unit farmasi Rumah Sakit Tentara ini masih cukup minim. Mereka masih melakukan pencatatan persediaan obat secara manual.
VI.Potensi kesalahan dan dampak dari setiap proses
A. Potensi Kesalahan
55
a. Penjelasan mengenai obat yang tidak jelas kepada pasien b. Konseling kepada pasien tidak dilaksanakan dengan baik
c. Penulisan riwayat penyakit pasien tidak benar dan tidak terperinci d. Pasien tidak melakukan permintaan pada jenis dan stok obat tertentu
2. Pabrik Besar Farmasi (Pemasok)
a. Pemilihan pemasok yang subjektif
b. Pemasok memberikan barang palsu dan bermutu rendah
c. Pemasok tidak tepat waktu dalam mengirimkan barang
d. salah dalam menyusun jumlah dan jenis obat yang akan di pesan
3. Pemasok menawarkan harga obat di atas harga rata – rata ketika rumah
sakit melakukan transaksi dibayar di belakang
4. Pemasok tidak memberikan dokumen yang lengkap seperti brosur atau
leaflet yang memuat tentang indikasi efek samping obat ataupun
peringatan penting lainnya
5. Pemasok memberikan obat yang mendekati masa kadaluarsa.
6. Keuangan
a. Rumah sakit tidak selalu memiliki dana untuk membiayai pembelian
tunai secara tunai kepada pemasok
7. SDM
a. Pegawai farmasi tidak kompeten
b. Kepala rumah sakit lama menyetujui proposal pembelian obat
c. Kepala unit salah mencatat arus masuk dan keluar obat
d. Pegawai kurang rapi menyusun tata letak obat (tidak sesuai abjad nama obat)
e. Pegawai salah menakar komposisi obat yang akan di racik
f. Tidak mencatat dan memeriksa pesanan yang di anatr pemasok
g. Pegawai administrasi gudang obat salah mencatat arus masuk dan arus
keluar obat
h. Pegawai yang bekerja pada gudang tidak menyusun tata letak obat
secara rapi ( tidak sesuai dengan abjad nama obat)
i. Keluarnya pegawai kunci kepala unit farmasi
8. Proses dan sistem
a. SOP yang tidak jelas pada karyawan farmasi
b. SOP obat yang tidak jelas
c. Kurangnya data yang akan digunakan sebagai pedoman untuk
merencanakan jumlah persediaan
d. Kurangnya pemeliharaan pada asset di gudang.
9. Teknologi
a. Kurangnya sowtware khusus yang dapat digunakan untuk kegiatan
farmasi
b. Penggunaan hardware yangt idak up to date
B.Dampak
1. Pasien
a. Pasien tidak menggunakan obat sesuai aturan yang dianjurkan
b. Pasien mendapatkan efek samping dari obat yang dikonsumsi
c. Dasar untuk pengobatan selanjutnya mengalami perlakuan yang salah
d. Obat kadaluarsa
57
a. Kualitas obat yang di beli sub standart
b. Pasien memberikan keluhan karena pasien merasa obat yang
diberikan tidak bereaksi
c. Terjadi kekosongan obat
d. Persediaan obat tidak sesuai dengan kebutuhan
e. Biaya obat yang dikeluarkan rumah sakit meningkat
f. Salah cara penggunaan obat dan tata cara perlakuan obat oleh
pegawai gudang obat
g. Rumah sakit megalami kerugian jika masa penggunaan obat singkat
dan obat tidak dapt digunakan sampai habis sebelum masa kadaluarsa
3. Keuangan
a. Rumah sakit memiliki utang terhadap pemasok dan membeli obat
lebih mahal sehingga mengurangi keuntungan rumah sakit
4. SDM
a. Kegiatan operasional farmasi secara keseluruhan terganggu
b. Terhambatnya pencarian dana untuk pembelian obat
c. Ketidakseimbangan dalam laporan akhir tahun
d. Pegawai akan lama menemukan obat yang dibutuhkan pada instalasi
e. Pemborosan persediaan obat
f. Rumah sakit mengalami kerugian jika obat yang di pesan tidak sesuai
g. Ketidakseimbangan dalam laporan arus persediaan
h. Pegawai akan lama menemukan obat yang dibutuhkan pada gudang
obat
5. Proses dan Sistem
a. Keselamatan kerja pegawai tidak terjamin
b. Terjadi kerusakan obat
c. Kekurangan atau kelebihan stok obat
d. Kerusakan pada asset gudang
6. Teknologi
a. Inefektifitas pada kegiatan operasional
b. Tidak dapat menghemat waktu dalam mengolah data persediaan
c. Tidak dapat menghemat waktu dalam melakukan kegiatan operasional
