Prioritas arsitektur pada tahap ini diperuntukkan agar arsitektur informasi yang sudah didefinisikan dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan bisnis organisasi(10). Kebutuhan bisnis organisasi sekarang ini adalah data yang
90
berkualitas dan juga pengembangan sistem informasi yang sesuai dan mendukung bisnis organiasi.
Terkait dengan permasalahan yang sudah didapatkan diatas, maka organisasi dapat melihat indikasi bahwa perlu melihat dimensi-dimensi atau dapat dikatakan melihat aspek-aspek lain yang mempengaruhi arsitektur informasi itu sendiri. Dimensi tersebut adalah akurat, dapat diakses, relevan, berorientasi waktu, dan lengkap.
Dengan melihat permasalahan yang ada maka aspek yang terindikasi perlu dibahas adalah semua aspek yang terkait dengan data yang berkualitas untuk mendukung bisnis. Untuk mempermudah dalam pendefinisian arsitektur enterprise maka kerangka kerja zachman dapat digunakan sebagai pedoman dalam melihat aspek-aspek apa saja yang dapat mempengaruhi arsitektur informasi enterprise.
Berdasarkan pendefinisian arsitektur informasi organisasi pada bagian III.9 maka data adalah aspek utama yang menjadi dasar dalam mendukung informasi yang berkualitas. Kemudian untuk mendukung terbentuknya data yang berkualitas tersebut, maka aspek lainnya yang menjadi prioritas berikutnya dapat disusun berdasarkan kebutuhan dukungan pada bisnis organisasi.
Pada awalnya metodologi BSP tidak membahas aspek-aspek lain selain aspek data yang membantu bisnis dalam mencapai cita-citanya. Akan tetapi dengan metodologi BSP tersebut organisasi digunakan untuk menemukan aspek penting yang terkait dengan data yang berkualitas untuk mendukung bisnis(10). Oleh karena itu dengan mendefinisikan arsitektur informasi, maka aspek-aspek penting tersebut dapat terlihat.
Aspek fungsi (Function) pada kerangka kerja zachman merupakan aspek yang membantu organisasi dalam menghasilkan data yang berkualitas(2,14). Aspek fungsi tersebut terlihat pada matriks III.4 matriks sistem utama organisasi dan pemodelan bisnis organisasi menggunakan IDEF0. Pada matriks tersebut terlihat sistem ataupun aplikasi yang digunakan dalam melakukan tugas terkait dengan
91
terbentuknya data. Aspek fungsi pada EAP yang menjadi dasar tesis ini dikenal dengan aspek aplikasi yang mengelola data yang berkualitas(2).
Aspek berikutnya berdasarkan kerangka kerja zachman dalam menghasilkan data yang berkulitas adalah waktu (Time). Alasan mengapa aspek waktu menjadi prioritas aspek yang menjadi prioritas ketiga adalah didasarkan pada urutan terbentuk dan digunakannya data untuk menjalankan proses bisnis. Hal ini berhubungan dengan aplikasi apa yang dijalankan terlebih dahulu dalam membentuk data yang pada akhirnya data yang dihasilkan tersebut dapat digunakan oleh aplikasi berikutnya(10). Berdasarkan matriks III.5 aliran Data, maka urutan-urutan dalam terbentuk dan digunakannya data oleh setiap aplikasi yang digunakan oleh organisasi dapat terlihat dengan jelas.
Aspek orang (People) adalah aspek berikutnya yang dibahas pada tesis terkait dengan terdapatnya keterlibatan setiap orang di dalam organisasi dalam melakukan proses bisnis. Hal ini dapat di lihat pada matriks III.2 Hubungan proses bisnis dengan organisasi dan juga dapat dilihat pada pemodelan bisnis organisasi menggunakan IDEF0. Pada pemodelan bisnis organisasi dengan IDEF0 tersebut terlihat bahwa setiap proses bisnis yang dilakukan memerlukan peran orang yang bertindak sebagai penanggungjawab proses tersebut dan juga peran orang yang mengontrol dari setiap proses bisnis organisasi. Peran dari masing-masing orang tersebut tidak lain hanya untuk memastikan proses bisnis yang dilakukan sesuai dengan bisnis organisasi dan konsekuensinya adalah terbentuknya data yang berkualitas.
Aspek selanjutnya yang menjadi prioritas adalah aspek teknologi. Alasan mengapa aspek teknologi menjadi prioritas berikutnya adalah setiap orang yang memainkan peran dalam melakukan proses bisnis menggunakan teknologi(2). Hal ini terlihat pada pemodelan bisnis organisasi menggunakan IDEF0 yaitu dapat terlihat dengan digunakannya sistem informasi dimana sistem informasi tersebut dapat terdiri dari dua bagian yaitu teknologi yang berjenis perangkat keras dan perangkat lunak(1). Selain itu, orang-orang yang bekerja di organisasi tersebut belum tentu berada di dalam satu lokasi. Oleh karena itu teknologi ini diharapkan dapat membantu koordinasi kerja diantara anggota organisasi. Pada akhirnya
92
pendefinisian aspek teknologi dengan semua jenisnya dapat menjadi bagian penting dalam mendapatkan data yang berkualitas.
Kemudian aspek yang penting berikutnya berdasarkan kerangka kerja zachman adalah aspek motivasi. Aspek motivasi merupakan bagian dari penjaminan terbentuknya data yang berkualitas. Berdasarkan kerangka zachman maka aspek motivasi adalah aturan bisnis (business rules) tentang data(14). Pada pemodelan bisnis menggunakan IDEF0 yang sudah dilakukan dapat terlihat suatu cara dalam menjamin terbentuknya data yang berkualitas. Cara tersebut adalah sebuah mekanisme yang terkait dengan penggunaan teknologi informasi, dimana mekanisme itu memberikan cara atau langkah dalam penggunaan teknologi informasi. Dengan cara atau mekanisme yang benar dalam penggunaan teknologi informasi, maka data yang berkualitas tersebut dapat diperoleh dengan baik. Berdasarkan prioritas dalam arsitektur informasi yang sudah di buat, organisasi perlu membuat suatu pedoman perencanaan arsitektur tersebut. Pedoman ini berisikan langkah-langkah yang menuntun pada arah dan tujuan serta pencapaian arsitektur yang mendukung bisnis organisasi(2). Sesuai dengan kebutuhan organisasi atas sebuah arsitektur informasi yang dapat menjawab tantangan bisnis organisasi dimasa depan, maka aspek-aspek yang mempengaruhi arsitektur informasi tersebut perlu ditetapkan. Penetapan urutan aspek-aspek yang mempengaruhi arsitektur informasi tersebut adalah ditujukan untuk mendapatkan pedoman yang cocok bagi organisasi dalam menjamin kesesuaian kebutuhan bisnis organisasi. Berdasarkan analisa diatas maka lapisan dan komponen EAP organisasi dapat dirumuskan seperti gambar dibawah ini.
93
Gambar III.6 Gambar komponen EAP untuk ITHB
Gambar III.6 di atas ini menjelaskan lapisan dan komponen EAP organisasi yang di rumuskan berdasarkan kebutuhan perencanaan arsitektur enterprisenya. Komponen tersebut adalah inisiasi perencanaan, pemodelan bisnis, dukungan sistem dan teknologi, arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur waktu, arsitektur orang (SDM), arsitektur teknologi, dan arsitektur mekanisme. Pada gambar III.6 diatas ini sudah mencakup aspek-aspek yang terdapat pada kerangka kerja Zachman.
Oleh karena itu, dengan mengadopsi kerangka kerja Zachman, maka aspek-aspek yang terindikasi perlu dibahas adalah aspek-aspek sebagai berikut:
1. Aspek data (Data) yang melingkupi keseluruhan organisasi termasuk layanan dan juga koordinasi kerja diantara area fungsional. Aspek data meliputi ketersediaan data yang akurat, valid dan tepat waktu.
2. Aspek fungsi (Function) didalam organisasi yang terkait dengan dukungan sistem informasi/IT yang digunakan dalam bekerja. Fungsi ini adalah untuk menjamin pengelolaan data yang baik.
3. Aspek waktu (Time) yaitu untuk memberikan arahan urutan kerja organisasi atas dasar kevalidan data yang akan digunakan dalam menjalankan bisnis
4. Aspek orang (People) yaitu memastikan orang-orang yang bekerja di dalam organisasi melakukan tugas-tugasnya masing-masing dengan tujuan memberikan layanan pendidikan yang baik.
Arsitektur Teknologi Inisiasi Perencanaan Pemodelan Bisnis Dukungan Sistem dan Arsitektur Data Arsitektur Aplikasi Arsitektur Waktu
Implementasi / Perencanaan Migrasi
Lapisan 1 Lapisan 3 Lapisan 4 Arsitektur SDM Arsitektur Mkanisme Lapisan 2
94
5. Aspek jaringan (Network) yang memberikan dukungan kerja organisasi yang terkait dengan kordinasi dan juga aliran kerja orang-orang didalam organisasi yang dapat meliputi semua lokasi kerja.
6. Aspek motivasi (Motivation) yaitu sebuah mekanisme yang membantu organisasi dalam bekerja sehingga data-data yang dihasilkan benar-benar sesuai kebutuhan.
Setelah mendapatkan arsitektur informasi termasuk di dalamnya aspek-aspek yang mempengaruhi arsitektur itu, maka organisasi perlu membuat pedoman-pedoman yang lebih fokus kepada aspek-aspek tersebut. Pedoman–pedoman ini diharapkan dapat memberikan suatu pemahaman atas keseluruhan aspek arsitektur informasi. Dengan membuat pedoman-pedoman itu maka organisasi mendapatkan pengetahuan atas semua aspek yang membantu organisasi dalam menjalankan bisnis.
Pedoman-pedoman yang didasarkan aspek-aspek tersebut selanjutnya dapat disebut sebagai arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur waktu, arsitektur SDM, arsitektur teknologi dan arsitektur motivasi.
III.10.1 Prioritas Arsitektur Data
Arsitektur data merupakan bagian yang membahas mengenai data-data apa saja yang digunakan untuk mendukung bisnis organisasi. arsitektur data merupakan salah satu bagian dari arsitektur sistem informasi pada kerangka kerja Zachman. Dimana arsitektur data merupakan dasar pembahasan awal dari organisasi untuk mendapatkan semua data-data yang digunakan pada enterprise. Data itu sendiri berisikan entitas-entitas dimana masing-masingnya mempunyai atribut dan relasi diantara entitas tersebut(2). Entitas dapat berupa orang, tempat, konsep, sesuatu atau kejadian yang mempunyai arti dalam konteks bisnis dan terkait dengan data yang disimpan didalamnnya(2). Pada pemodelan proses bisnis menggunakan IDEF0 dan juga aliran informasi, maka ditemukan data-data yang mempunyai keterkaitan satu sama lain dalam bekerja. Pada pembahasan data ini, maka
95
organisasi dapat melihat keterhubungan data dengan setiap fungsi-fungsi bisnis organisasi. Hal ini dikuatkan juga melalui pembahasan arsitektur informasi diatas. Oleh karena itu, langkah di dalam pemodelan arsitektur data ini perlu melihat langkah-langkah sebagai bagian dari perancangan arsitektur data untuk organisasi. Langkah-langkah tersebut adalah:
1. Mendapatkan semua entitas data dari proses bisnis yang sudah didefinisikan
2. Mendefinisikan entitas data, atributnya dan juga keterhubungan masing-masing entitas.
3. Menghubungkan entitas data pada proses bisnis organisasi.
Langkah-langkah perancangan arsitektur data di atas merupakan bagian dari pendefinisian data-data yang mendukung bisnis organisasi berdasarkan arsitektur informasi yang sudah di dapatkan..
III.10.2 Prioritas Arsitektur Fungsi
Prioritas kedua adalah prioritas arsitektur fungsi. Oleh karena pembahasan arsitektur ini dikhususkan untuk melihat dukungan teknologi informasi / IT pada organisasi maka selanjutnya arsitektur fungsi ini dapat dinamakan dengan arsitektur aplikasi.
Arsitektur aplikasi ini ditujukan untuk mendefinisikan semua aplikasi yang dibutuhkan untuk mengatur data dan mendukung fungsi bisnis organisasi(2). Hal ini berhubungan dengan semua aplikasi yang dibutuhkan dalam mengelola data, termasuk di dalamnya penyediaan informasi bagi orang dalam melakukan aktivitas bisnis.
Dengan menggunakan arsitektur informasi, maka kelompok sistem utama dan kelompok sistem pendukung yang digunakan sekarang maupun aplikasi yang
96
nantinya akan dibutuhkan dalam melakukan fungsi bisnis organisasi dapat terlihat dengan jelas..
Langkah-langkah dalam arsitektur aplikasi meliputi :
1. Pendefinisian aplikasi yang ada sekarang dan aplikasi yang dibutuhkan organisasi berdasarkan bisnis yang dilakukan.
2. Menghubungkan semua aplikasi dengan fungsi-fungsi
3. Mendefinisikan semua aplikasi yang terkait dengan data yang sudah didapatkan.
III.10.3 Prioritas Arsitektur Waktu
Prioritas berikutnya adalah arsitektur yang berhubungan dengan waktu bisnis organisasi. Aspek waktu pada kerangka kerja Zachman merupakan bagian yang digunakan untuk melihat keterhubungan kejadian-kejadian pada organisasi. Berdasarkan pada pendefinisian Four Stage Life Cycle dari BSP, maka terlihat bahwa proses bisnis organisasi mempunyai tahapan atau dapat disebut urutan-urutan kerja mulai dari Requirement, Acquisition, Stewardship dan Retirement(10). Waktu juga dapat di lihat dari urutan kerja organisasi berdasarkan value chain Porter mulai penerimaan mahasiswa, pengelolaan akademik dan terakhir adalah penglepasan mahasiswa. Urutan-urutan tersebut bisa ditemukan pada aktivitas utama dan aktivitas pendukung organisasi.
Terkait dengan data, dengan pemodelan bisnis organisasi menggunakan IDEF0 dan juga analisa prerequisites maka ditemukan bahwa setiap proses bisnis organisasi dapat menghasilkan data, menggunakan data, mengambil data dan juga menghapus data.
Langkah-langkah yang bisa ditempuh dalam mendefinisikan prioritas arsitektur waktu adalah:
97
2. Melihat semua kegiatan atau kejadian-kejadian yang ada pada organisasi dengan cara melakukan Work Breakdown Structure (WBS) atas kegiatan organisasi.
3. Mendefinisikan urutan kerja menggunakan Four Stage Life Cycle dari BSP.
4. Melihat kelompok kerja organisasi terhadap jadwal kerja.
5. Melihat urutan penggunaan aplikasi terkait dengan terbentuknya data dan digunakannya data.
III.10.4 Prioritas Arsitektur Sumberdaya Manusia (SDM)
Prioritas arsitektur SDM pada bagian ini adalah membahas keterlibatan semua bagian dari organisasi yaitu orang-orang yang bekerja bagi organisasi. Dengan menggunakan pemodelan IDEF0 dan matirks III.5 aliran data, identifikasi subsistem, dan analisa prerequisites, maka dapat terlihat peran setiap orang mulai dari siapa yang melakukan kontrol dan siapa yang berperan dalam mengerjakan setiap proses bisnis organisasi.
Terdapat beberapa level didalam organisasi yaitu level operasional, level manajerial dan level manajemen puncak. Hal ini terkait dengan arsitektur enterprise yang mempunyai hubungan dengan domain organisasi. Pada arsitektur enterprise yang berhubungan dengan domain organisasi meliputi peran dan tanggungjawab orang dalam menjalankan tugas(12).
Untuk itu langkah-langkah didalam pemodelan arsitektur orang ini pembahasan meliputi:
1. Pendefinisian organisasi
2. Pendefinisian lokasi fungsi organisasi
3. Pendefinisian level orang didalam organisasi beserta tanggung jawabnya masing-masing.
4. Pendefinisian keterhubungan antara peran orang pada setiap kejadian atau kegiatan organisasi dengan waktu pengerjaan tugas termasuk didalamnya adalah aliran kerja.
98
III.10.5 Prioritas Arsitektur Teknologi
Prioritas arsitektur teknologi ini adalah bagian pembahasan untuk mendefinisikan semua teknologi yang dibutuhkan untuk bekerja. Pada pemodelan menggunakan IDEF0 maka organisasi dapat menemukan semua teknologi yang digunakan dalam bekerja. Teknologi ini dapat meliputi perangkat keras dan juga perangkat lunak. Perangkat-perangkat ini ditujukan untuk membantu setiap orang yang bekerja bagi organisasi. Teknologi ini juga berhubungan dengan penggunaan semua jenis teknologi dalam bekerja yang terkait dengan peran masing-masing orang didalam organisasi(2).
Langkah-langkah didalam arsitektur teknologi ini adalah: 1. Mengidentifikasi semua teknologi yang ada
2. Mendefinisikan penggunaan setiap teknologi pada masing-masing proses bisnis berdasarkan aliran kerja yang ada.
III.10.6 Prioritas Arsitektur Mekanisme
Priotitas terakhir dari perencanaan arsitektur ini adalah arsitektur mekanisme. Arsitektur ini merupakan bagian dari aspek motivasi. Motivasi didalam kerangka kerja Zachman adalah berhubungan dengan aturan-aturan termasuk didalamnya mekanisme kerja dari teknologi yang digunakan dalam bekerja(8). Dengan pemodelan IDEF0 terlihat bahwa mekanisme dari IT yang digunakan memerlukan aturan-aturan untuk menjaga agar setiap data yang terbentuk, digunakan terjaga kualitasnya. Berdasarkan pemodelan IDEF0 yang terlah didefinisikan diatas maka organisasi dapat membuat langkah-langkah arsitektur mekanisme ini. Arsitektur mekanisme ini meliputi:
1. Pendefinisian mekanisme penggunaan teknologi.
2. Pendefinisian mekanisme penggunaan teknologi pada proses bisnis tertentu
99
3. Pendefinisian mekanisme kerja organisasi berdasarkan aliran kerja organisasi.
Dengan menetapkan arsitektur tersebut maka tahapan selanjutnya adalah perancangan model arsitektur berdasarkan urutan arsitektur yang sudah didefinisikan.