29
Bab III ANALISA ENTERPRISE
Analisis enterprise pada bab ini dilakukan menggunakan pendekatan Business System Planning (BSP). Maksud penggunaan metodologi BSP digunakan pada analisa enterprise ini adalah untuk mendapatkan dasar perencanaan arsitektur enterprise yaitu data. Berdasarkan penjelasan dari bab sebelumnya bahwa perencanaan arsitektur enterprise terdiri atas beberapa lapisan(2), maka analisa menggunakan metodologi BSP ini dapat dikelompokan pada beberapa bagian yaitu : awal perencanaan, keadaan organisasi sekarang, penetapan arah tujuan, perancangan arsitektur enterprise dan implementasi. Untuk lebih lengkapnya maka pembagian tahapan tersebut meliputi lima kelompok yaitu :
1. Awal perencanaan
a. Mendapatkan komitmen b. Persiapan untuk studi c. Memulai studi 2. Keadaan organisasi sekarang
a. Mendefinisikan proses bisnis b. Mendefinisikan kelas data
c. Menganalisa dukungan sistem yang ada 3. Penetapan arah tujuan
a. Menetapkan perspektif eksekutif
b. Mendefinisikan penemuan dan kesimpulan 4. Perancangan arsitektur enterprise
a. Mendefinisikan Arsitektur Informasi b. Menetapkan prioritas arsitektur 5. Implementasi
a. Melakukan review manajemen sumberdaya informasi (IRM) b. Mengembangkan rekomendasi dan perencanaan aksi
30
III.1 Mendapatkan Komitmen
Tahapan mendapatkan komitmen adalah untuk mendapatkan persetujuan dari eksekutif dalam menentukan lingkup dari studi termasuk di dalamnya sasaran yang akan dicapai(11).
Berikut ini adalah lingkup dan sasaran studi :
Penyelenggaraan layanan pendidikan sebagai sebuah Tirdarma perguruan tinggi sangat terkait dengan pemanfaatan teknologi informasi untuk layanan data atau informasi. Kebutuhan layanan data atau informasi di dalam organisasi tersebut adalah untuk menjalankan semua aktivitas ataupun kegiatan dengan baik dan terencana serta terkendali dengan baik. Pada akhirnya tujuan dan sasaran perencanaan enterprise architecture ini adalah untuk mendukung penyelenggaraan proses pendidikan termasuk semua aktivitas dan kegiatan lainnya sehingga organisasi mendapatkan keuntungan dari perencanaan tersebut. Hal ini juga terkait dengan visi dan misi dari Institut Teknologi Harapan Bangsa yaitu :
Visi :
Menjadi lembaga pendidikan tinggi teknologi terbaik di indonesia khususnya di bidang TELEMATIKA (Telekomunikasi, Media dan Informatika) dengan ukuran jumlah dan kualitas sumbangan tenaga ahli maupun pemikiran yang dihasilkannya untuk dunia indonesia.
Misi :
o Menyelenggarakan pendidikan tinggi untuk memberikan kesempatan pendidikan seluas-luasnya kepada masyarakat indonesia, khususnya dibidang teknologi.
o Melakukan penelitian dan kerjasama dengan industri, perguruan tinggi maupun lembaga-lembaga lainnya untuk menciptakan sumbangan pemikiran-pemikiran dan tenaga ahli yang sesuai dengan kebutuhan industri, khususnya industri Telematika.
31
o Mendukung pengembangan Telematika diwilayah lokal, regional dan nasional sebagai bagian pengabdian kepada masyarakat.
III.1 Persiapan Studi BSP
Persiapan studi merupakan bagian untuk mememulai segala sesuatu dari studi BSP ini. Hal ini terkait dengan urutan dari rekomendasi pada kontrol tugas yaitu:
1. Memperoleh ruangan kendali
2. Melakukan review terhadap sasaran studi 3. Menentukan fakta-fakta yang akan dikumpulkan
4. Memilih dan berorientasi interviewer dan mengembangkan jadwal 5. Mengembangkan sebuah perencanaan kerja
6. Melengkapi lembat kendali tugas 7. Membuat sebuah file kendali studi 8. Menetapkan dukungan administratif 9. Melakukan review status dengan sponsor 10.Mempersiapkan memulai studi
Dapat dikatakan bahwa persiapan studi BSP ini adalah mempersiapkan segala sesuatu yang terkait dengan perencanaan sistem informasi.
III.2 Memulai Studi BSP
Tahapan didalam studi BSP ini meliputi : 1. Memperoleh pandangan dari sponsor 2. Melakukan review atas fakta-fakta bisnis 3. Melakukan review atas fakta-fakta sistem
32
III.2.1Memperoleh Pandangan Sponsor
Institut Teknologi Harapan Bangsa (ITHB) berusaha untuk menjawab tantangan pendidikan tinggi sekarang ini. Tantangan tersebut adalah bagaimana memberikan layanan pendidikan yang terbaik bagi mahasiswa pada khususnya dan bagi masyarakat pada umumnya Seiring dengan meningkatnya kompetisi dan lingkungan global, lulusan perguruan tinggi harus mempunyai kompetensi yang sesuai dengan industri, motivasi yang kuat untuk pencapaian tertinggi dan integritas untuk mencapai kesuksessan karir. Dari cara pandang makro, tipe pemimpin masa depan akan meningkatkan kompetitif dari ekonomi indonesia. Lembaga pendidikan ITHB selalu berusaha untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan kegiatan layanan pendidikan bagi masyarakat dengan selalu mengevaluasi apa yang dilakukan. Dengan evaluasi tersebut diharapkan dapat meningkatkan layanan pendidikan yang dibutuhkan. Untuk itu maka ITHB selaku organisasi pendidikan mempunyai rencana-rencana jangka panjang dan juga rencana jangka pendek. Rencana-rencana tersebut dimaksudkan untuk memberikan yang terbaik bagi kemajuan pendidikan di indonesia. Hal ini juga meliputi semua bidang yang salah satunya adalah bidang pengembngan sistem informasi bagi layanan pendidikan. Dengan sistem informasi tersebut, maka harapan akan dukungan atas bisnis organisasi dapat terlaksana dengan baik. Dengan mengingat bahwa sistem informasi sebagai unjung tombak dalam mendukung bisnis organisasi, maka diharapkan sistem informasi memberikan dukungan/support yang signifikan atas bisnis. Untuk itu dengan melakukan perencanaan arsitektur enterprise ini, maka organisasi mendapatkan hasil berupa pedoman atau pondasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis sehingga dimasa mendatang organisasi tersebut dapat memberikan layanan pendidikan yang terbaik bagi mahasiswa dan masyarakat.
III.2.2Melakukan Review atas Fakta Bisnis
Permasalahan akuntabilitas atas layanan pendidikan adalah sesuatu yang banyak di permasalahkan sekarang ini sehingga ITHB selaku penyelenggara pendidikan
33
selalu mempertimbangkan semua kegiatan yang dilakukan agar setiap layanan tersebut sesuai dengan standar layanan kualitas baik. Ada beberapa hal penting yang dilakukan oleh organisasi untuk meningkatkan kualitas layanan pendidikan dan juga tantangan atas lulusan yang dapat diserap industri. Hal tersebut terbagi dalam beberapa area yaitu :
1. Peningkatan kualitas akademik
2. Peningkatan kualitas layanan administrasi 3. Peningkatan bidang kemahasiswaan 4. Peningkatan dukungan layanan unit teknis
Dengan berusaha meningkatkan kualitas layanan maka organisasi diharapkan mendapatkan keuntungan bisnis dari segi meningkatnya kepercayaan masyarakat terhadap organisasi(akuntabilitas). Selain itu arah bisnis organisasi dimasa depan adalah menjadi penyelenggara pendidikan yang berkualitas. Untuk mencapai arah bisnis tersebut maka organisasi berusaha meningkatkan semua hal yang terkait dengan layanan pendidikan. Memang tidak dapat sangkal bahwa ITHB selaku organisasi yang bergerak dibidang pendidikan menyadari masih terdapat kekurangan-kekurangan yang perlu di benahi dan di coba untuk ditingkatkan. Untuk itu ITHB selaku organisasi berusaha sebaik mungkin untuk melengkapi dirinya dengan berbagai hal yang dapat mendukung organisasi agar dapat mencapai visi dan misinya. Salah satunya adalah penggunaan sistem informasi dalam melakukan kegiatan-kegiatan bisnis seperti penggunaan sistem informasi pada setiap area fungsional organisasi. Akan tetapi pada kenyataannya masih terdapat kekuarangan-kekurangan yang belum dapat dicapai. Ini umumnya disebabkan oleh adanya aspek-aspek lain yang sebelumnya tidak didefinisikan dengan baik. Sebagai contoh adalah peran orang-orang didalam organisasi yang bekerja dengan baik, dan bertanggungjawab atas kerja yang baik sehingga pencapaian kinerja organisasi dapat diraih.
Agar tujuan dapat tercapai, ITHB melakukan review atas apa yang dilakukan sekarang dan apa yang akan dicapai dimasa mendatang. Review ini dilakukan dua
34
kali dalam setahun yaitu pertengahan tahun dan akhir tahun. Review ini dimaksudkan untuk melihat posisi orgnisasi dan sudah sejauh mana pencapaian yang akan diraih. Hal ini terkait dengan pencapaian arah bisnis organisasi dimasa depan. Review ini dikenal dengan nama “ Building A High Performance Organization- From Strategi to Implementation”.
Dengan melakukan review tersebut maka organisasi dapat menilai kinerjanya dan mencoba meraih tujuan yang belum tercapai. Bidang-bidang area fungsional yang menjadi perhatian dalam review tersebut mencakup semua area fungsional yang ada didalam organisasi.
III.2.3Melakukan Review atas Fakta Sistem
ITHB melakukan investasi atas sistem informasi khususnya perangkat-perangkat IT yang mendukung bisnis organisasi dengan tujuan yaitu penyelenggaraan layanan pendidikan yang baik. Semua perangkat-perangkat IT tersebut dapat meliputi software dan hardware yang diperoleh melalui kerjasama dengan vendor-vendor IT. Dengan diperolehnya perangkat-perangkat IT yang sesuai dengan kebutuhan maka harapan akan peningkatan layanan pendidikan dapat tercapai.
Investasi IT tersebut pada umumnya diperoleh dengan melakukan akuisisi atas produk IT dari vendor dan juga dikembangkan sendiri oleh tim IT organisasi (in-house-production).
Fakta-fakta yang ditemui atas sistem didalam organisasi dapat meliputi: 1. Bidang Akademik :
a. Belum terdapatnya sistem informasi yang terintegrasi dengan sistem lainnya, misalnya sistem web portal, sehingga update nilai yang akan diposting di web portal tersebut dapat dikatakan belum akurat.
35
b. Penggunaan platform IT yang beragam menyebabkan kesulitan dalam mendapatkan data atau informasi yang berkualitas.
c. Masih melibatkan penggunaan sistem informasi yanng beragam. 2. Bidang Administrasi keuangan :
a. Belum terdapatnya sistem informasi yang terintegrasi dengan sistem kepegawaian
b. Masih terdapatnya penggunaan sistem yang sederhana untuk mengelola keuangan.
c. Belum terintegrasinya sistem keuangan dengan sistem pembiayaan. 3. Bidang Administrasi umum :
a. Masih terdapatnya sistem pembayaran yang memakan waktu cukup lama dalam pengerjaannya.
b. Kontrol atas sistem akses inventori dan pengarsipan kurang sehingga sistem tersebut dapat dikatakan belum aman.
4. Bidang Biro perencanaan sistem informasi :
a. Sistem akademik belum terintegrasi dengan sistem lainnya (Contoh : FRS Online, attendance).
b. Koneksi internet yang masih rendah
c. Sistem pengarsipan yang masih perlu ditingkatkan. d. Investasi terhadap IT yang belum maksimal
Selain fakta-fakta sistem pada bidang tertentu diatas, maka organisasi juga memberikan layanan pada mahasiswa yang mencakup seluruh civitas akademika yaitu diantaranya :
1. Infrastruktur berbasis internet yang dapat digunakan dalam mendukung perkuliahan seperti mendownload buku-buku kuliah, workbook dan semua hal yang berkaitan dengan proses belajar mengajar.
2. Dukungan layanan yang berisikan semua pengetahuan yang dibutuhkan didalam organisasi yang dikenal dengan nama Knowledge Base System. Sistem ini diharapkan dapat membantu organisasi termasuk semua bidang
36
area fungsional yang ada dengan memanfaatkan pengetahuan yang dimasukkan kedalam sistem tersebut.
3. Pemanfaatan Web dan Mobile report
Organisasi memanfaatkan sistem pelaporan yang berbasis Web dan Mobile report yang ditujukan untuk memberikan pelaporan atas progress dan informasi administrasi mahasiswa kepada orang tua mahasiswa tersebut.
III.3 Pendefinisian Proses Bisnis
Pada studi BSP, proses bisnis didefinisikan sebagai sekelompok dari keputusan dan aktivitas yang dibutuhkan untuk mengatur sumberdaya bisnis. Pada umumnya organisasi yang bergerak dibidang layanan pendidikan memiliki aktivitas dalam tiga bagian umum yaitu Penerimaan mahasiswa, Pengelolaan Akademik dan Penglepasan mahasiswa. Aktivitas lainnya yang terkait dengan hal tersebut merupakan aktivitas pendukung seperti manajemen keuangan, manajemen infrastruktur dan manajemen sumberdaya manusia. Untuk mendapatkan proses bisnis pada sebuah organisasi, konsep rantai nilai dari Michael Porter(2,1) dapat digunakan sebagai acuan. Dengan menggunakan model rantai nilai tersebut maka akan terlihat aktivitas atau proses bisnis apa saja yang ada pada suatu organisasi, khususnya di ITHB.
Gambar III.1 Rantai Nilai Porter(2) Inbound Logistic Operation Outbound Logistic Sales and Marketing Servicing Facility
Product and technology development Human resource management Firm infrastructure Primary Activities Support Activities
Value Chain
Value added - Cost = Profit margin37
Gambar III.1 memperlihatkan rantai nilai (value chain) Porter yang terdiri dari aktifitas utama (primary activities) dan aktifitas pendukung (support activities) Porter, Michael, ((1985), Competitive Advantage: creating and sustaining superior performance for analyzing industries and competitor, the free Press. Berdasarkan rantai nilai dari Porter tersebut, maka proses bisnis yang dilakukan oleh ITHB terdiri atas proses Penerimaan Mahasiswa, proses Operasional Akademik dan proses Penglepasan Akademik. Sedangkan aktivitas pendukung organisasi adalah aktivitas yang ditujukan untuk mendukung aktivitas utama yang terdiri dari Manajemen Sumberdaya Manusia, Manajemen Keuangan, Manajemen Sarana Prasarana (infrastruktur). Berdasarkan gambar III.1 rantai nilai Proter, maka penyesuaian rantai nilai organisasi dapat di lihat pada gambar III.2 dibawah ini.
Gambar III.2 Rantai nilai (value chain) model pendidikan di ITHB
Pada gambar III.2 di atas ini terlihat bahwa aktifitas utama organisasi terdiri dari aktifitas penerimaan mahasiswa, aktifitas pengelolaan pendidikan dan aktifitas penglepasan mahasiswa. Aktifitas pendukung organisasi adalah aktifitas yang berhubungan dengan keuangan, manajemen sumber daya manusia, fasilitas dan teknologi informasi. Penerimaan Mahasiswa Pengelolaan Pendidikan Penglepasan mahasiswa Teknologi informasi Manajemen fasilitas
Manajemen sumberdaya manusia Manajemen keuangan Margin Aktifitas Pendukung Aktifitas Utama Value Chain
38
Adapun uraian kegiatan utama yang ada didalam organisasi adalah : a. Proses Penerimaan Mahasiswa
Proses ini dideskripsikan sebagai kegiatan yang berkaitan dengan semua proses-proses penerimaan mahasiswa oleh lembaga pendidikan sampai kepada pendataan semua mahasiswa baru.
b. Proses Operasional Akademik
Proses ini merupakan aktivitas yang berkaitan dengan usaha untuk menjalankan operasional akademik atau kegiatan proses belajar mengajar selama mahasiswa menempuh studi di lembaga pendidikan tersebut. c. Penglepasan Mahasiswa
Proses ini merupakan aktivitas yang berkaitan dengan manajemen terakhir dari akademik atau bagian terakhir dari studi mahasiswa.
Selain aktivitas utama maka terdapat juga aktivitas pendukung organisasi. Uraiannya adalah sebagai berikut :
a. Proses pada Manajemen Sumber daya Manusia
Proses ini merupakan aktivitas pendukung untuk penetapan, pemantauan serta alokasi sumberdaya manusia didalam organisasi.
b. Proses pada Manajemen Keuangan
Proses ini merupakan aktivitas pendukung yang bertujuan untuk memberikan dukungan dari segi manajemen keuangan yang terkait dengan perencanaan keuangan dan juga investasi pengembangan.
c. Proses pada Manajemen Sarana dan Prasarana (infrastruktur)
Proses ini dilakukan untuk mendukung perencanaan kebutuhan saranan dan prasarana berikut juga perlengkapan yang meliputi pengelolaan untuk akademik.
Berikut ini pembagian aktifitas utama yang didalamnya terdapat proses secara terperinci:
39
1. Proses penerimaan siswa baru
1.1. Proses perancanaan penerimaan mahasiswa baru (PMB) 1.1.1. Proses pembentukan panitia PMB
1.1.2. Proses penetapan biaya penerimaan mahasiswa baru (PMB) 1.1.3. Proses standarisasi penerimaan mahasiswa
1.1.4. Proses penetapan kapasitas mahasiswa
1.1.5. Proses penetapan jadwal penerimaan mahasiswa baru (PMB) 1.2. Proses seleksi masuk
1.2.1. Proses seleksi umum
1.2.2. Proses Penetapan seleksi masuk jurusan 1.3. Proses penyelengaraan seleksi
1.3.1. Proses penyusunan materi ujian 1.3.2. Proses penerimaan pendaftaran 1.3.3. Proses seleksi
1.3.4. Proses pengelolaan hasil ujian 1.4. Proses registrasi mahasiswa baru
1.4.1. Proses registrasi masuk 1.4.2. Proses administrasi keuangan 2. Proses operasional akademik
2.1. Proses perencanaan akademik 2.1.1. Proses penetapan kurikulum
2.1.2. Proses penetapan kalender akademik 2.2. Proses daftar ulang
2.2.1. Proses registrasi akademik
2.2.1.1. Proses Penyediaan matakuliah 2.2.1.2. Proses Perwalian
2.2.1.3. Proses Rencana Studi
2.2.1.4. Proses Pembuatan kartu rencana studi 2.2.1.5. Proses pembuatan Kartu tanda mahasiswa 2.2.2. Proses perubahan rencana studi
2.3. Proses cuti akademik 2.3.1. Proses pengajuan cuti 2.3.2. Proses administrasi cuti 2.4. Proses perkuliahan
2.4.1. Proses penetapan dosen mengajar 2.4.2. Proses penyusunan jadwal perkuliahan 2.4.3. Proses perlaksanaan perkuliahan 2.5. Proses evaluasi
2.5.1. Proses pelaksanaan ujian 2.5.2. Proses penilaian
40
2.6. Proses ujian komprehensif
2.6.1. Proses pelaksanaan ujian komprehensif 2.6.2. Proses penilaian komprehensif
2.7. Proses sidang
2.7.1. Proses pelaksanaan sidang 2.7.2. Proses penilaian sidang 2.8. Proses pelaporan akademik
2.8.1. Proses pengumpulan data 2.8.2. Proses pelaporan
3. Proses penglepasan mahasiswa 3.1. Proses penetapan syarat lulus 3.2. Proses penetapan DO
3.3. Proses penetapan pengunduran diri 3.4. Proses pembuatan ijazah
3.5. Proses pembuatan transkrip nilai 3.6. Proses wisuda
Berikut ini adalah pembagian aktifitas pendukung secara terperinci: 4. Proses Alumni
4.1. Proses pengelolaan data alumni 4.2. Proses relasi industri
4.3. Proses penyaluran alumni 5. Sumberdaya manusia
5.1. Pengembangan sumberdaya manusia
5.1.1. Proses Penetapan kebijakan manajemen perekrutan
5.1.2. Proses Penetapan kebijakan administrasi sumber daya manusia 5.1.3. Proses Penetapan pembelanjaan pegawai
5.1.4. Training/pelatihan 5.1.5. Penggolongan 5.2. Manajemen personil
5.2.1. Proses Perencanaan kebutuhan staff 5.2.2. Proses Pengelolaan perekrutan kerja 5.2.3. Proses Pengelolaan data staff 5.3. Penggajian staff
5.3.1. Proses Perhitungan gaji 5.3.2. Proses Perhitungan cuti 5.3.3. Proses Perhitungan honor 5.4. Proses Evaluasi prestasi personil 6. Aktifitas keuangan
41
6.1.1. Proses Penyusunan anggaran rutin
6.1.2. Proses Penyusunan anggaran pembangunan 6.1.3. Proses Pengesahan anggaran
6.2. Proses pengalokasian anggaran
6.3. Proses monitoring dan evaluasi anggaran 6.4. Proses revisi anggaran
6.5. Proses pelaporan keuangan
6.5.1. Proses Penerimaan revenue 6.5.2. Proses Pengeluaran / biaya 6.5.3. Proses Pembukuan
6.5.4. Proses Pelaporan keuangan 7. Sarana prasarana
7.1. Proses perencanaan sarana
7.2. Proses pembuatan kebutuhan sarana 7.3. Proses pengalokasian sarana
7.4. Proses monitoring dan evaluasi sarana 7.5. Proses revisi sarana
7.6. Proses pelaporan sarana
Dengan mendapatkan aktivitas atau proses bisnis dari organisasi maka selanjutnya pada studi BSP ini organisasi dapat mengelompokkan proses bisnis organisasi tersebut menggunakan Four Stage Life Cycle. Dengan pengelompokan menggunakan Four Stage Life Cycle tersebut maka organisasi mendapatkan kelompok-kelompok proses bisnis yang dilakukan dalam menjalankan bisnisnya.
42
Four Stage Life Cycle Business System Planning (BSP). Pengelompokan proses bisnis organisasi menggunakan Four Stage Life Cycle.
Matriks III.1 Four Stage Life Cycle untuk proses bisnis didalam organisasi.
Stage
Fungsi Requirement Acquisition Stewardship Retirement
Penerimaan Mahasiswa Baru
Proses Perencanaan strategis PMB
- Proses Menentukan panitia - Proses Penentuan biaya
penerimaan PMB - Proses Penentuan standar
penerimaan
- Proses Penentuan kapasitas - Proses Penentuan jadwal PMB - Proses Penentuan seleksi umum - Proses penetapan seleksi jurusan - Proses Penyusunan materi ujian
- Proses Penerimaan pendaftaran mahasiswa baru
- Proses Pelaksanaan seleksi calon mahasiswa
- Proses Pengelolaan hasil ujian
- Proses registrasi mahasiswa baru - Proses administrasi keuangan
Proses Perencanaan strategis kurikulum dan kebijakan akademik
- Proses Penetapan kurikulum - Proses Penetapan kalender
akademik
- Proses penetapan dosen mengajar - Proses penyusunan jadwal kuliah
- Proses penyediaan matakuliah - Proses Perwalian
- Proses rencana studi
- Proses pembuatan KRS dan KTM - Perubahan rencana studi
- Proses perkuliahan - Proses ujian - Proses penilaian
- Proses pengajuan cuti - Proses administrasi cuti - Proses ujian komprehensif - Proses penilaian komprehensif - Proses pelaksanaan sidang - Proses penilaian sidang - Proses Pelaporan akademik
Operasional akademik
Proses Perencanaan strategis dan kebijakan penglepasan akademik
- Proses Penentuan syarat kelulusan - Proses penetapan DO
- Proses penetapan undur diri
- Proses Pembuatan ijazah - Proses Pembuatan transkrip - Proses kelola data alumni - Proses relasi industri
- Proses DO - Proses undur diri - Proses wisuda
43
Matriks Four Stage Life Cycle untuk proses bisnis didalam organisasi (Lanjutan).
Stage
Fungsi Requirement Acquisition Stewardship Retirement
Manajemen sumberdaya manusia
Proses Perencanaan strategis dalam pemanfaatan sumberdaya manusia
- Proses Penentuan kebijakan perekrutan
- Proses Penentuan kebijakan pengelolaan SDM
- Proses Penetapan belanja pegawai - Proses perencanaan kebutuhan
pegawai
- Proses perekrutan pegawai - Proses pelatihan pegawai - Proses penggolongan pegawai - Proses Administrasi kehadiran
pegawai
- Proses Penghitungan gaji - Proses penghitungan cuti - Proses Penghitungan honor - Proses evaluasi prestasi
- Proses Pelaporan SDM
- Proses Pelaporan rekapitulasi gaji dan honor
Manajemen keuangan
Proses Perencanaan strategis kebijakan keuangan
- Proses Penyusunan anggaran rutin - Proses Penentuan anggaran
pembangunan
- Proses Pengesahan anggaran - Proses alokasi anggaran - Proses Monitoring dan evaluasi
anggaran
- Proses Revisi anggaran - Proses penerimaan revenue - Proses pengeluaran biaya
- Proses pembukuan
- Proses Pelaporan keuangan
Manajemen sarana / fasilitas
Proses Perencanaan strategis pemanfaatan sarana /fasilitas
- Proses Pengembangan prosedur sarana
- Proses Penentuan prosedur sarana - Proses Penentuan rencana
pengadaaan
- Proses Penetapan manajemen inventarisasi
- Proses Pelaksanaan pengadaan sarana
- Proses alokasi sarana
- Proses Pelaksanaan inventarisasi - Proses Monitoring dan evaluasi
sarana
- Proses revisi sarana
- Proses Pelaporan sarana - Proses Pelaporan manajemen
44
Dengan pengelompokan proses bisnis tersebut di atas maka organisasi sudah dapat melihat urutan-urutan dalam melakukan proses bisnis tersebut secara umum. Setelah mendapatkan aktifitas utama dan pendukung organisasi dan pengelompokan proses bisnis, maka proses bisnis organisasi dapat di modelkan dengan menggunakan pemodelan proses bisnis IDEF0. Pemodelan ini di maksudkan untuk untuk melihat apa yang terjadi dan apa yang sebenarnya dilakukan oleh organisasi dalam menjalankan bisnisnya. Pemodelan bisnis organisasi ini juga dapat digunakan untuk memunculkan semua aspek-aspek yang mempengaruhi enterprise. Aspek-aspek yang dimaksudkan adalah terkait dengan data yang berkualitas dan juga pengembangan sistem informasi yang bersifat terintegrasi (enterprisewide).
III.4 Struktur Organisasi
Dalam menjalankan perannya dalam layanan pendidikan bagi masyarakat luas maka organisasi mempunyai orang-orang yang berkontribusi bagi organisasi. Hal ini terlihat dengan posisi yang ada dalam organisasi. Struktur organisasi mencerminkan bentuk peran dari setiap posisi atas organisasi.
Struktur organisasi tersebut disusun untuk memberikan gambaran yang jelas atas peran dan tanggungjawab masing-masing anggota organisasi untuk mendukung bisnis organisasi.
Struktur organisasi tersebut mencerminkan pembagian tugas-tugas berdasarkan area fungsional tertentu seperti akademik, administrasi dan keuangan, marketing serta fasilitas. Masing-masing area fungsional tersebut bekerja untuk membantu bisnis organisasi.
Pada gambar III.3 struktur organisasi dibawah ini dapat terlihat dengan jelas susunan tugas dan fungsi masing-masing jabatan dalam organisasi.
45
46
Organisasi tersebut mempunyai beberapa area fungsional yang membantunya dalam menjalankan bisnisnya. Area fungsional tersebut diantaranya adalah :
1. Student Recruitment 2. Akademik
3. Keuangan 4. Sarana 5. Kepegawaian
Seiring dengan pengembangan organisasi, maka struktur organisasi yang ada sekarang dikembangkan lagi dengan tujuan untuk menjawab tantangan layanan pendidikan yang berkualitas. Untuk itu struktur organisasi ITHB lebih rinci dibuat dengan tujuan untuk distribusi tugas organisasi agar kinerja dapat lebih meningkat dan tepantau dengan baik.
Pengembangan struktur organisasi tersebut ditujukan untuk memperinci setiap tugas dan tanggungjawab setiap peran di dalam organisasi dalam usaha untuk memberikan layanan pendidikan yang terbaik. Pengembangan struktur organisasi ini diperinci menurut area fungsional yang ada sehingga organisasi memiliki suatu struktur yang lebih mendetail atas peran dan tanggungjawab anggota organisasi. Berikut dibawah ini adalah gambar III.4 struktur organisasi ITHB secara rinci.
48
48
Untuk struktur organisasi ITHB secara rinci dengan pendefinisian yang lebih lengkap dapat dilihat pada lampiran C struktur organisasi.
III.4.1Mengkaitkan Proses Bisnis dengan Organisasi
Usaha mengkaitkan proses bisnis dengan organisasi adalah untuk mengetahui siapa saja orang yang ada didalam organisasi yang dapat di interview dan mendapatkan siapa yang bertanggungjawab pada proses tersebut. Dengan mengkaitkan proses bisnis dengan organisasi, maka organisasi dapat mengetahui aliran data maupun informasi yang mengalir dari setiap orang-orang yang bekerja didalam organisasi .
Berdasarkan pemodelan proses bisnis menggunakan IDEF0 yang telah dilakukan sebelumnya, maka peran dan tanggungjawab setiap anggota organisasi dalam menjalankan tugas di dalam setiap proses bisnis dapat terlihat.
Pada matriks III.2 di bawah ini dapat terlihat keterhubungan setiap jabatan dari organisasi yang bertanggung jawab atas proses bisnis organisasi.
Keterangan :
P1 : Major responsibility and decision maker, P2 : Major involvement in the function, P3,P4 : Some Involvement in the function
Pada matriks hubungan proses bisnis dengan organisasi di atas, terlihat bahwa masing-masing orang di dalam organisasi memegang peranan dalam melakukan proses bisnis. Oleh karena itu pendefinisian keterkaitan antara proses bisnis dengan organisasi tersebut memperlihatkan setiap tanggungjawab anggota organisasi dalam terbentuknya data yang berkualitas termasuk aliran kerja antar masing-masing anggota. Dengan menghubungkan proses bisnis dengan organisasi terlihat bahwa kerjasama antar area fungsional yang terjadi dapat dijadikan bagian pembahasan dalam terbentuknya data yang berkualitas dan juga pedoman dalam pengembangan interaksi antar anggota organisasi.
Untuk mendukung penjelasan matriks di atas maka dibawah ini dibuat keterangan atas setiap jabatan pada struktur organisasi.
Keterangan struktur organisasi :
AC1 : Academic Director AC5.1.2 : Staff Administrasi Jurusan AC1.1 : Sekretaris Akademik AC5.1.3 : Part time Lecturer
AC2 : Operational assistant to Director AK1 : Direktur Akademik dan keuangan
AC2.1 : Manager BAAK AK2 : Accounting Finance Manager AC2.1.1 : Staff BAAK Adm Mahasiswa AK2.1 : Accounting Staff
AC2.1.2 : Staff BAAK adm Dosen AK2.2 : Finance Staff AC2.1.3 : Staff BAAk Adm Umum AK3 : Facility Manager
AC3 : Quality Assurance AK4 : IT Manager AC4 : Development Assistant AK5 : HRD manager AC5 : Head of Department AK5.1 : Assistant HRD AC5.1 : Secretary of Department MM1 : Marketing Manager AC5.1.1 : Full time Lecturer MM1.4 : Student Recruitment
III.5 Mendefinisikan Kelas Data
Pendefinisian kelas data ini dimaksudkan untuk mendapatkan semua kelas-kelas data yang dibutuhkan dan juga kebutuhan data yang mendukung bisnis. Langkah-langkah dalam mendefinisikan data adalah :
1. Mengidentifikasi kelas data 2. Menulis definisi kelas data 3. Mengkaitkan kelas data ke proses
Untuk mendapatkan data-data apa saja yang ada pada organisasi, maka pemodelan IDEF0 yang sudah dilakukan sebelumnya dapat dijadikan acuan.
III.5.1Mengidentifikasi Kelas Data
Pada pendefinisian lingkup dari kerangka kerja Zachman maka data terkait dengan daftar entitas yang penting bagi bisnis enterprise atau solusi dari problem tertentu. Daftar entitas ini di dapatkan dari kondisi fungsi bisnis utama pada rantai nilai (Value Chain) bisnis organisasi, entitas tersebut pada akhirnya akan didefinisikan yang berupa entitas bisnis dan entitas bisnis tersebut akan didefinisikan menjadi entitas data (2).
Maka berdasarkan entitas bisnis tersebut kemudian akan dibuatkan daftar entitas bisnis yang terkait dengan :
1. Entitas Penerimaan Mahasiswa 2. Entitas Pengelolaan Akademik 3. Entitas Penglepasan Mahasiswa
Dengan menggunakan Four Stage Life Cycle dari BSP maka data apa saja yang ada pada organisasi dapat diperoleh.
Tabel III.1 Kelas Data
No Entitas Bisnis No Kelas data
1 Data Panitia PMB 2 Data Biaya PMB 3 Data Standarisasi PMB 4 Data Kapasitas PMB 5 Data Jadwal PMB 6 Data Peserta PMB 7 Data Seleksi Umum
8 Data Seleksi Masuk Jurusan 9 Data Materi yang Disusun 10 Data Pendaftaran
11 Data Seleksi
12 Data Kelola Hasil Ujian 13 Data Registrasi
1 Penerimaan Mahasiswa
14 Data Administrasi Keuangan 15 Data Mahasiswa
16 Data Kurikulum
17 Data Kalender Akademik
18 Data Matakuliah yang disediakan 19 Data Perwalian
20 Data Rencana Studi 21 Data KRS
22 Data KTM 23 Data PRS
24 Data Pengajuan Cuti 25 Data Administrasi Cuti 26 Data Dosen Mengajar 27 Data Jadwal Perkuliahan 28 Data Perkuliahan
29 Data Pelaksanaan Ujian 30 Data Penilaian
2 Operasional Akademik
Tabel Kelas data (Lanjutan)
No Entitas Bisnis No Kelas data
32 Data Nilai Komprehensif 33 Data Pelaksanaan Sidang 34 Data Nilai Sidang 35 Data laporan 2 Operasional Akademik
(Lanjutan)
36 Data Pelaporan 37 Data Syarat lulus 38 Data DO
39 Data Undur diri 40 Data Izajah 41 Data Transkrip 3 Penglepasan Mahasiswa 42 Data Wisuda 43 Data Alumni 44 Data Relasi 4 Alumni
45 Data Penyaluran Alumni 46 Data Pegawai
47 Data Kebijakan Rekrut 48 Data Kebijakan SDM 49 Data Belanja Pegawai 50 Data Pelatihan 51 Data Golongan 52 Data Kebutuhan Staff 53 Data Kelola Rekrut 54 Data Kelola Staff 55 Data Gaji
56 Data Cuti 57 Data Honor
5 Pegawai
58 Data Prestasi
59 Data Anggaran rutin
60 Data Anggaran Pembangunan 61 Data Pengesahan Anggaran 62 Data Alokasi Anggaran 6 Keuangan
63 Data Monitoring dan Evaluasi Anggaran
Tabel Kelas Data (Lanjutan)
No Entitas Bisnis No Kelas data
64 Data Revisi Anggaran 65 Data Revenue
66 Data Pengeluaran Biaya 67 Data Pembukuan 6 Keuangan (Lanjutan)
68 Data Pelaporan Keuangan 69 Data Sarana
70 Data Perencanaan Sarana 71 Data Kebutuhan Sarana 72 Data Alokasi Sarana
73 Data Monitoring dan Evaluasi Sarana
74 Data Revisi Sarana 7 Sarana
75 Data Pelaporan Sarana
III.5.2Menghubungkan Kelas Data dengan Proses-Proses
Hubungan antara kelas data dengan proses-proses yang ada dapat memperlihatkan kapan terbentuknya data dan kapan digunakannya data tersebut. Untuk menghubungkan kelas data dengan proses bisnis organisasi maka dapat digunakan matriks hubungan kelas data dengan proses. Berikut dibawah ini terdapat matriks III.3 yang memperlihatkan keterhubungan antara kelas data yang sudah didefinisikan dengan proses bisnis organisasi.
55 Matriks III.3 Hubungan kelas data dengan proses
Pada matriks III.3 di atas terlihat bahwa masing-masing proses bisnis dengan kelas data mempunyai hubungan atas terbentuknya data dan juga digunakannya data tersebut. Hubungan terbentuknya data dengan proses bisnis ditandai dengan kode C (Create) dan hubungan antara proses bisnis dengan digunakannya data ditandai dengan kode U (Use). Sebagai contohnya adalah data yang terbentuk ketika proses bisnis penerimaan mahasiswa baru (PMB) dilakukan dapat digunakan sebagai masukan untuk melakukan proses bisnis pengelolaan akademik yaitu setelah calon mahasiswa diterima dan mendaftar sebagai mahasiswa ITHB.
III.6 Analisa Dukungan Sistem
Dalam menjalankan perannya sebagai sebuah lembaga pendidikan maka organisasi membutuhkan perangkat-perangkat yang sesuai dan diharapkan dapat meningkatkan performa kerja. Perangkat tersebut dapat terdiri dari sistem informasi yang digunakan pada proses bisnis organisasi utama dan sistem informasi pada proses bisnis pendukung. Sistem informasi tersebut tersebar pada area fungsional dan digunakan dalam mendukung aktivitas utama dan aktivitas pendukung organisasi.
Adapun sistem informasi tersebut dapat dikatakan sebagai software-software atau aplikasi pendukung bisnis organisasi. Aplikasi tersebut terdiri dari :
Tabel III.2 Aplikasi yang digunakan oleh Organisasi
No Nama Aplikasi Jenis Kegunaan
1 Godeamus Client server Software ini mencakup dua bagian area fungsional yaitu Akademik dan Keuangan. Penggunaannya dimulai dari penerimaan mahasiswa, pengelolaan akademik, dan keungan.
2 Portal Client server Software ini mencakup beberapa bagian didalam organisasi yaitu: marketing, akademik dan juga keuangan.
Tabel Aplikasi yang digunakan oleh Organisasi (Lanjutan)
No Nama Aplikasi Jenis Kegunaan
3 FRS Online Client server Software ini hanya diperuntukkan pada bagian area fungsional akademik saja dan kegunaannya hanya pada pengelolaan FRS.
4 Attendance Client server Software ini digunakan untuk merekam data absensi pegawai dan juga asisten dosen.
5 Lotus K Base Client server Software ini mencakup beberapa bagian area fungsional yaitu akademik, marketing. Software ini hanya untuk menampung semua hal yang terkait dengan pengetahuan atau pun informasi yang bisa digunakan diseputar area fungsional tersebut.
6 SMS gateway Client server Software ini mencakup beberapa bagian didalam organisasi yaitu: marketing, akademik dan juga keuangan. Software ini diperuntukkan dalam melayani transaksi mobile, dan umumnya melayani mahasiswa dan juga orang tua mahasiswa dalam hal akademik dan keuangan.
7 FRS Online Client server Software ini hanya diperuntukkan pada bagian area fungsional akademik saja dan kegunaannya hanya pada pengelolaan FRS.
8 LOGOS (online library)
Client server Software ini digunakan untuk melayani aktifitas yang terkait dengan layanan perpustakaan didalam organisasi. 9 Alumni (mail
server)
Client server Software ini diperuntukkan bagi para alumni ITHB dalam menjalin komunikasi antar sesama civitas akademika.
10 Concordia Touch Screen
Client server Software ini digunakan dalam melayani kebutuhan mahasiswa atas informasi proses belajar mengajar.
Tabel Aplikasi yang digunakan oleh Organisasi (Lanjutan)
No Nama Aplikasi Jenis Kegunaan
11 Web ITHB Client server Software ini digunakan untuk menampilkan organisasi didunia maya (internet) dan dapat diartikan sebagai representasi ITHB didunia maya. Meskipun demikian software ini terkait dengan bidang penerimaan mahasiswa, pengelolaan akademik dan juga penglepasan mahasiswa.
12 Nilai Client server Software ini digunakan untuk menampilkan seluruh nilai-nilai mahasiswa selama mahasiswa menempuh pendidikan di ITHB.
13 Absen Client server Software ini digunakan untuk menampung dan menampilkan semua informasi absensi mahasiswa.
14 Kalender akademik
Stand alone Software ini digunakan untuk menampilkan kalender akademik yang digunakan area fungsional akademik. 15 Keuangan Stand alone Software ini digunakan untuk
melakukan kegiatan/aktifitas yang berkaitan dengan keuangan mulai dan terkait dengan aliran nilai (keuangan) pada akademik, kepegawaian, sarana prasarana dan juga marketing.
17 Pendaftaran Client server Software ini digunakan pada saat penerimaan mahasiswa baru dan berada di area fungsional akademik.
18 Academic system (STAR)
Client server Software ini digunakan untuk mengatur jadwal perkuliahan dan perangkat perkuliahan.
III.6.1Review Dukungan Sistem Informasi Terhadap Proses Bisnis
Pada tahap analisa dukungan sistem yang ada yaitu untuk melihat dukungan dari sistem informasi yang dipunyai sekarang terhadap proses bisnis organisasi dan termasuk data apa yang dibutuhkan untuk melakukan proses bisnis tersebut. Tujuan penghubungan aplikasi dengan proses bisnis adalah untuk melihat
seberapa lengkap sistem informasi yang ada sekarang dengan proses bisnis yang dijalankan(10). Berikut pada tabel III.3 di bawah ini adalah kelompok-kelompok aplikasi yang diturunkan dengan menggunakan Four Stage Life Cycle.
Tabel III.3 Group Aplikasi diturunkan melalui Four Stage Life Cycle
No Group
Aplikasi No Kandidat aplikasi
Aplikasi yang ada 1.1 Aplikasi pendaftaran mahasiswa
baru
Godeamus 1.2 Aplikasi pengelolaan hasil test
masuk
Belum ada 1.3 Aplikasi registrasi PMB Godeamus 1 Sistem PMB
1.4 Sistem administrasi keuangan PMB Godeamus 2.1 Aplikasi administrasi
kemahasiswaan
Godeamus 2.2 Aplikasi daftar ulang Godeamus 2.3 Aplikasi rencana studi Godeamus
2.4 Sistem kurikulum Godeamus
2.5 Aplikasi perwalian FRS Online 2.6 Aplikasi penjadwalan perkuliahan STAR 2.7 Sistem pembayaran perkuliahan Akunting 2.8 Aplikasi pembuatan KTM dan KRS Belum ada 2.9 Aplikasi perubahan rencana studi FRS Online 2 Sistem
Akademik
2.10 Sistem administrasi perkuliahan Godeamus 2.11 Sistem absensi mengajar Attendance
2.12 Sistem penilaian Nilai
2.13 Sistem komprehensif Belum ada 2.14 Sistem administrasi persidangan Belum ada 2 Sistem
Akademik
2.15 Sistem pelaporan akademik Belum ada
3.1 Sistem wisuda Belum ada
3.2 Sistem alumni Belum ada
3.3 Sistem pembuatan transkrip dan ijazah Godeamus 3.4 Sistem DO Godeamus 3 Sistem pengelepasan mahasiswa
Tabel Group Aplikasi diturunkan melalui Four Stage Life Cycle (Lanjutan)
No Group
Aplikasi No Kandidat aplikasi
Aplikasi yang ada 4.1 Sistem pengelolaan SDM Belum ada
4.2 Sistem pelatihan Belum ada
4.3 Sistem perekrutan pegawai Belum ada 4.4 Aplikasi penghitungan gaji Akunting 4.5 Sistem penghitungan cuti Belum ada 4.6 Aplikasi penghitungan honor Akunting 4 Sistem
manajemen sumberdaya
4.7 Sistem evaluasi Belum ada
5.1 Aplikasi akunting Akunting
5.2 Sistem penerimaan keuangan Keuangan
5.3 Sistem anggaran Akunting
5.4 Sistem monitoring dan evaluasi anggaran
Belum ada
5.5 Sistem pengeluaran biaya Akunting 5 Sistem
manajemen keuangan
5.6 Sistem pelaporan Akunting 6.1 Sistem perencanan sarana Belum ada 6.2 Aplikasi inventaris Belum ada 6.3 Sistem monitoring dan evaluasi
sarana
Belum ada 6 Sistem
manajemen sarana
6.4 Sistem pelaporan Belum ada
III.7 Menetapkan Perspektif Eksekutif
Pada tahap penetapan perspektif eksekutif ini dapat dikatakan sebagai bagian dari penentuan arah dan tujuan dari perencanaan arsitektur. Arah dan tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi:
1. Klarifikasi arah masa depan dari bisnis, kebutuhan informasi, dan hambatan utama dan kesempatan-kesempatan.
2. Identifikasi permasalahan bisnis sehingga dapat dikaitkan dengan proses bisnis dan kelas data.
3. Mengusulkan solusi yang mungkin pada permasalahan bisnis dan mengidentifikasi manfaat potensial.
III.7.1Klarisifikasi Arah Masa Depan Bisnis
ITHB sebagai sebuah lembaga yang bergerak dibidang pendidikan mempunyai rencana-rencana jangka panjang maupun jangka pendek. Rencana-rencana tersebut terkait dengan rencana untuk meningkatkan kinerja organisasi dalam rangka peningkatan layanan pendidikan. Rencana tersebut dapat meliputi semua hal terkait dengan visi dan misi organisasi.
Ada beberapa tahap dalam rencana organisasi di masa mendatang yaitu: 1. Pemantapan
2. Peningkatan kualitas 3. Pertumbuhan
4. Peningkatan pelayanan 5. Pertumbuhan
Didalamnya terdapat cakupan perencanaan yang terkait dengan rencana organisasi tersebut yaitu mencakup :
1. Bidang akademik
2. Bidang organisasi penyelenggaraan 3. Bidang sumberdaya manusia
4. Bidang administrasi umum dan kepegawaian 5. Bidang sarana dan prasarana
Berikut dibawah ini adalah gambar rencana induk organisasi yang didalamnya terdapat arah dan tujuan yang akan diraih oleh organisasi.
Gambar III.5 Rencana induk pengembangan 2004-2008 ITHB(17)
Pada gambar III.5 rencana induk pengembangan maka dapat terlihat dengan jelas bahwa dalam mencapai visi dan misi lembaga pendidikan ITHB terdapat rencana-rencana yang telah disusun secara berurutan dengan maksud untuk membuat perencanaan pencapaian secara bertahap. Pengembangan organisasi tersebut meliputi semua aspek di dalam organisasi dan ditujukan untuk meningkatkan layanan yang baik bagi mahasiswa pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.
Dalam mewujudkan layanan pendidikan yang baik maka organisasi membutuhkan jaminan layanan IT ketika menjalankan setiap aktifitas layanan mulai dari awal sampai akhir. Aktifitas tersebut dimulai dari aktifitas Penerimaan mahasiswa, Operasional akademik dan Penglepasan mahasiswa. Pada aktifitas tersebut terdapat proses-proses yang dilakukan organisasi untuk memberikan layanan yang terbaik. Pada setiap aktifitas (pemodelan proses bisnis organisasi menggunakan IDEF0) maka penggunaan IT (software ataupun hardware) terlihat sudah menjadi kebutuhan. Untuk itu kebutuhan akan jaminan layanan IT bagi organisasi adalah
2008 dan selanjutnya ‘Go Global’ Hubungan internasional 2004 Peningkatan Kualitas Akademik Peningkatan kualitas tenaga pengajar dan kurikulum Akreditasi BAN Peningkatan Pelayanan Penghargaan Masyarakat 2007 Peningkatan Kontribusi Pada Masyarakat Ekspansi Penelitian Industri Ekspansi Pengabdian Masyarakat 2005 Ekspansi Penambahan jumlah program studi Penambahan sarana Transformasi 2006 Peningkatan Penghargaan Masyarakat Penempatan lulusan berkualits di industri Peningkatan kualitas mahasiswa baru
sangat penting. Ini juga terkait dengan harapan dikemudian hari agar organisasi dapat bekerja dengan baik dalam memberikan layanan pendidikan.
Beberapa hal dibawah ini adalah semua hal yang berkaitan dengan pengembangan sistem informasi/ teknologi informasi di lembaga pendidikan ITHB dan berhubungan dengan rencana induk pengembangan organisasi:
1. Pada bidang akademik
a. Teknologi informasi. Pada bidang akademik penggunaan IT digunakan untuk memberikan layanan pada semua civitas akademika ITHB. b. IT untuk keunggulan persaingan.
i. Layanan 24 jam. Penggunaan internet sudah digunakan untuk pengeoperasian institusi. Dengan demikian kebutuhan layanan 24 jam 7 hari seminggu adalah suatu kebutuhan saat ini dan dimasa mendatang.
ii. IT mobile. Ketersedian akses mobile memungkinkan mahasiswa didalam ITHB untuk mendapatkan layanan dibidang mobile.
iii. Kerjasama dengan vendor IT. ITHB menjalin kerjasama dengan vendor-vendor IT untuk memberikan kesempatan bagi mahasiswa dalam meningkatkan kesempatan bersaing maupun berkarir dimasa mendatang.
iv. Penggunaan knowledgebase berbasis IT yang digunakan untuk menyimpan semua informasi dan pengetahuan yang dishare diseluruh bagian internal organisasi.
2. Pada bidang organisasi penyelenggaraan
ITHB sendiri sudah menerapkan layanan berbasis IT yang sesuai dengan kebutuhan kinerja. Semua pemanfaatan ini dapat dikatakan sudah meliputi penyelenggaraan layanan pendidikan sebagai aktivitas utama dan juga aktivitas pendukung. Pada aktivitas utama penggunan IT sudah diterapkan pada aktivitas penerimaan mahasiswa, pengelolaan akademik dan juga pengelepasan mahasiswa. Salah satu bukti nyata dari penggunaan IT
adalah peta jaringan komputer yang sudah mencakup seluruh area organisasi berada.
3. Bidang sumberdaya manusia
Organisasi sudah menerapkan penggunaan IT dan demi meningkatkan kinerja didalam organisasi maka setiap karyawan diberikan pelatihan-pelatihan IT yang dimaksudkan agar setiap karyawan dapat bekerja sesuai dengan apa yang diharapkan organisasi.
4. Bidang administrasi umum dan kepegawaian
Pada bidang ini organisasi sudah mulai menggunakan IT untuk mengelola semua administrasi umum yang berhubungan dengan area internal dan juga area eksternal organisasi. Hal ini termasuk pada bidang kepegawaian seperti penggunaan aplikasi absensi fingerprint untuk absensi karyawan, dan masih banyak lagi penggunaan IT yang diperuntukkan untuk hal tersebut.
5. Bidang sarana prasarana
Terkait dengan sarana prasarana, maka ITHB sendiri telah merencanakan untuk menyesuaikan semua sarana prasarana yang terkait dengan IT. Beberapa contoh yang terkait dengan bidang sarana dan prasarana adalah:
a. Penambahan jumlah laboratorium dan juga termasuk upgrade semua komputer-komputer pada laboratorium tersebut.
b. Penambahan area spot untuk layanan nirkable sehingga semua anggota organisasi dapat terlayani dengan baik.
c. Penambahan komputer berbasis server yang diadakan untuk tujuan layanan pendidikan dan juga layanan dengan mitra bisnis organisasi.
d. Semua IT yang berada diarea ini sudah termasuk dalam standar layanan yang dibutuhkan organisasi.
Dalam pengambilan keputusan, manajemen puncak selalu menggunakan data-data atau informaasi yang up-to-date dan valid dengan harapan bahwa pihak
manajemen tersebut dapat memutuskan arah strategis organisasi dimasa mendatang. Data-data yang valid dan sesuai dengan kebutuhan bisnis bisa terpenuhi apabila penerapan arsitektur informasi yang sesuai kebutuhan bisnis dapat dibuat. Permasalahan-permasalahan yang ada sekarang ini dapat dikatakan terkait dengan penggunaan sistem informasi termasuk semua komponen-komponen sistem informasi tersebut yang terintegrasi sehingga dapat menghasilkan data yang berkualitas.
III.7.2Identifikasi Permasalahan Bisnis
Permasalahan bisnis yang ada pada tahap identifikasi di sini adalah semua masalah yang ada pada bisnis organisasi dan semuanya terkait dengan proses bisnis dan data.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan dan hasil analisis sebelumnya maka dapat ditemukan hal-hal yang terkait dengan teknologi informasi dan sistem informasi. Hal-hal yang terkait dengan IT/IS tersebut adalah :
1. Dari segi program yang bersifat terintegrasi (enterprisewide), maka organisasi masih mempunyai program aplikasi termasuk didalamnya semua basis data yang dapat dikatakan tersebar di dalam lokasi ITHB. 2. Penggunaan teknologi informasi/IT dalam semua proses bisnis belumlah
sepenuhnya mendukung bisnis, ini dikarenakan pengembangan awalnya masih bersifat lokal.
3. Platform IT yang masih beragam (hardware ataupun software) untuk melakukan pekerjaan dan pada akhirnya dapat menyulitkan ketika melakukan akan dilakukan koordinasi.
4. Pengembangan IT yang belum berfokus pada pengembangan sistem informasi yang bersifat enterprise.
5. Belum terbentuknya cara berfikir enterprise dalam melakukan pekerjaan sehingga kadangkala terdapat kesalahan-kesalahan dalam pelaporan data-data yang akan digunakan untuk pelaporan.
6. Belum adanya IT yang mendukung penanganan alur data atau informasi yang akan digunakan dalam melakukan perkerjaan khususnya proses bisnis utama organisasi.
7. Seringnya terjadi kesalahan dalam laporan data disebabkan keterlambatan dalam mengumpulkan data-data yang dibutuhkan
8. Pada proses penyediaan data pelaporan dapat melibatkan beragam sistem informasi sehingga dalam pengumpulan data-data tersebut membutuhkan waktu yang lama.
Semua contoh permasalahan diatas terkait dengan semua proses bisnis yang dilakukan didalam organisasi mulai dari proses bisnis penerimaan mahasiswa, proses bisnis pengelolaan akademik dan proses bisnis pengelepasan mahasiswa. Juga seringkali terkait dengan proses bisnis yang dilakukan untuk mendukung proses bisnis utama organisasi. Untuk itu, agar dapat terinci dengan baik maka semua daftar permasalahan bisnis yang ditemui dapat dibuat(10). Agar permasalahan bisnis dapat ditangani dengan seksama maka permasalahan bisnis tersebut dilengkapi dengan solusinya.
Berikut tabel III.4 dibawah ini adalah daftar permasalahan bisnis termasuk didalamnya solusi pemecahan masalah untuk organisasi
67 Tabel III.4 Contoh daftar analisis masalah
No Category Problem Process(es) Impact Potential
benefit Proses Causing Suggest solution
Data classes required 1 Penerimaan Mahasiswa Baru Kecepatan mendapatkan informasi PMB Perencanaan PMB Mengukur peningkatan jumlah mahasiswa Student recruitment Pemodelan data yang valid Semua kelas data PMB 2 Planning PMB Kesulitan dalam perencanaan PMB dan akademik Perencanaan bisnis organisasi, finasial Meningkatkan layanan PMB dan persiapan layanan akademik Administrasi pengumpulan data Menetapkan data-data yang valid untuk perencanaan Semua kelas data PMB dan Akademik 3 Operasional PMB
Input data PMB yang dapat melibatkan lebih dari satu penggunaan sistem informasi Strategi PMB dan juga finansial Peningkatan kinerja organisasi Operasional input data PMB Memetakan semua sistem informasi yang digunakan dalam operasional Daftar sistem informasi yang diperlukan
Dengan memperhatikan contoh analisis masalah diatas, maka permasalahan organisasi dapat terbagi-bagi kedalam kelompok fungsi organisasi. Pada analisis masalah tersebut dapat terlihat bahwa aspek-aspek yang menjadi faktor kunci atas data yang berkulitas yaitu orang, teknologi, waktu kerja, cara penggunaan teknologi informasi, dan lain sebagainya dapat terlihat dengan jelas.
Pada akhirnya diperlukan suatu pendefinisian atas apa yang terjadi dan apa yang ditemukan pada analisis masalah tersebut. Untuk itu pendefinisian atas penemuan dan kesimpulan terhadap permasalahan yang dihadapi organisasi dapat memunculkan apa yang sebanarnya terjadi dan langkah-langkah apa yang selajutnya harus diambil.
Untuk informasi daftar analisa masalah lebih lanjut, maka dapat di lihat pada lampiran D Daftar analisis masalah.
III.8 Mendefinisikan Penemuan dan Kesimpulan
Langkah-langkah didalam mendefinisikan penemuan dan kesimpulan adalah : 1. Melakuan review asumsi untuk kelengkapan
2. Menetapkan penemuan dan kesimpulan kategori 3. Pengurutan permasalahan berdasarkan kategori 4. Menuliskan kesimpulan dan pernyataan kesimpulan 5. Pengurutan permasalahan untuk prioritas arsitektur
III.8.1Melakukan Review Asumsi untuk Kelengkapan
Kelengkapan analisa lingkup didalam organisasi ini adalah sudah meliputi semua area fungsionalitas yang ada. Hal ini juga meliputi semua proses bisnis yang ada dan dilakukan oleh organisasi sehingga dapat dikatakan kelengkapan cakupan area yang diteliti sudah memenuhi syarat dari kebutuhan perencanaan arsitektur.
III.8.2Menetapkan Penemuan dan Kesimpulan Kategori
Dari contoh-contoh diatas maka kelompok permasalahan yang ada yaitu : 1. Sasaran-sasaran
2. Organisasi 3. Perencanaan 4. Operasi
5. Pengukuran dan kendali
6. Dukungan sistem operasi yang ada sekarang
III.8.2.1 Sasaran-Sasaran
ITHB selaku penyelenggaran pendidikan mempunyai sasaran-sasaran bisnis yaitu bagaimana menyelenggarakan pendidikan dengan memberikan layanan yang sesuai dengan kebutuhan. Salah satu diantaranya adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi/ IT sebagai perangkat bantu yang mendukung kerja dari organisasi. Ini dapat dikatakan bahwa sasaran penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan IT terkait juga dengan dari perencanaan IT demi terselenggaranya layanan pendidikan yang baik. Dapat dikatakan bahwa sasaran perencanaan IT belum sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan penyelenggaran pendidikan.
III.8.2.2 Organisasi
Terkait dengan pengembangan organisasi dalam menyediakan layanan pendidikan yaitu penambahan personil, kadangkala dapat berakibat pada penyesuaian tugas-tugas yang akan dilakukan orang-orang didalam organisasi. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya human error dalam menangani sistem informasi yang dibutuhkan untuk melakukan proses bisnis. Ini juga dapat berdampak pada akuntabilitas organisasi selaku penyelenggaran pendidikan.
III.8.2.3 Perencanaan
Perencanaan bisnis seringkali dilakukan secara manual sehingga dapat dikatakan tidak melibatkan sistem informasi. Umumnya didalam organisasi hanya memanfaatkan data-data untuk melakukan perencanaan bisnis. Selain itu ketergantungan perencanaan fungsional terhadap sistem informasi tidak dapat dikatakan tergantung sepenuhnya, ini terjadi karena seringkali perencanaan tersebut melibatkan operasi-operasi manual.
III.8.2.4 Operasi
Kesulitaan dalam melakukan proses bisnis disetiap area fungsional dapat berbeda-beda, sebagai contoh pengumpulan kinerja staff yang dapat melibatkan satu atau lebih sistem basis data dan sistem basis data tersebut tersebar di area tertentu di dalam lingkungan organisasi. Ini menyebabkan kecepatan dalam mengakses data-data yang dibutuhkan tidak dapat dipenuhi. Tugas-tugas dalam melakukan operasi di area fungsional seringkali tumpang tindih (overlap) yaitu adanya tugas yang dilakukan secara berulang sampai data yang di inginkan bisa didapatkan.
III.8.2.5 Pengukuran dan Kendali
Dengan kertersediaan data bagi organisasi maka pengambilan keputusan dalam rangka pengukuran kinerja organisasi dapat dilakukan. Ukuran kinerja tersebut menjadikan organisasi dapat menilai sejauh mana kinerja yang sudah dilakukan dan seperti apa kekurangan yang masih harus ditangani. Ketersediaan data-data enterprise juga dapat digunakan untuk melihat peluang pengendalian kinerja organisasi apabila kinerja tersebut belum sesuai dengan apa yang harus dicapai.
III.8.2.6 Dukungan Sistem Informasi yang ada sekarang
Dari hasil analisis yang sudah dijelaskan di atas mengenai dukungan sistem informasi bagi bisnis, jelas terlihat masih terdapat kekurangan dukungan sistem informasi area tertentu didalam organisai. Ini dapat disebabkan pengembangan sistem informasi yang dilakukan belum benar-benar selaras untuk mendukung bisnis organisasi.
III.8.2.7 Pengurutan Permasalahan Berdasarkan Kategori
Pengurutan permasalahan berdasarkan kategori diperuntukkan agar memudahkan pemahaman dalam pemahaman untuk membuat penemuan dan juga kesimpulan. Berdasarkan permasalahan diatas maka dikategorikan semua permasahan tersebut menjadi :
1. Permasalahan operasional 2. Permasalahan sistem 3. Permasalahan perencanaan
III.8.2.8 Menuliskan Kesimpulan dan Pernyataan Kesimpulan
Kesimpulan dari analisa di atas adalah bahwa perencanaan sistem bisnis organisasi sebaiknya memperhitungkan bagian yang paling mendasar dari arsitektur informasi yaitu data(2). Hal berikutnya yang perlu diperhatikan yaitu ada beberapa aspek yang mempunyai pengaruh dalam terhadap data yaitu :
1. Penggunaan sistem informasi dalam pengolahan data
2. Penggunaan platform teknologi informasi/IT yang berpengaruh pada pengolahan data
3. Peran dari setiap orang dalam melakukan tugas yang berpengaruh pada data yang dihasilkan
4. Dan urutan dari pelaksanaan tugas (dalam hal ini adalah proses bisnis) yang berpengaruh pada kualitas data.
Kesemua hal yang mempengaruhi data tersebut haruslah menjadi pertimbangan bagi organisasi untuk menjamin data termasuk kualitas data yang dihasilkan menjadi sesuai dengan kebutuhan bisnis. Selain itu dengan mempertimbangkan hal yang utama dari bisnis yaitu data, maka pertimbangan untuk pengembangan sistem informasi, investasi IT, peran orang dan urutan tugas yang dilakukan diharapkan dapat mendukung aktivitas bisnis organisasi dimasa mendatang.
III.8.2.9 Pengurutan Permasalahan untuk Prioritas Arsitektur
Berdasarkan permasalahan yang didapatkan di atas dan juga perbandingannya dengan pemodelan bisnis menggunakan IDEF0, maka organisasi dapat menentukan prioritas arsitektur. Prioritas arsitektur tersebut dapat membantu organisasi dalam menetapkan aspek-aspek apa saja yang penting demi terwujudnya suatu arsitektur sistem informasi dan juga data atau informasi yang berkualitas. Berdasarkan kerangka kerja zachman yang digunakan, maka urutan prioritas untuk arsitektur enterprise tersebut adalah :
1. Prioritas arsitektur yang terkait dengan data yang mendukung bisnis organisasi.
2. Prioritas arsitektur yang terkait dengan proses bisnis yang dilakukan oleh organisasi termasuk di dalamnya pengolahan data yaitu sistem atau aplikasi yang mendukung bisnis organisasi.
3. Prioritas yang berikutnya adalah urutan tugas-tugas yang dilakukan oleh organisasi untuk menjamin kualitas data.
4. Prioritas berikutnya adalah peran dari orang-orang di dalam organisasi dimana mereka memainkan peran untuk mendukung bisnis.
5. Prioritas untuk arsitektur teknologi yang mendukung bisnis dimana teknologi yang mendukung lingkungan untuk aplikasi yang digunakan dalam pengolahan data.
6. Prioritas yang berikutnya adalah prioritas yang membantu organisasi dalam penggunaan teknologi. Ini terkait dengan mekanisme dari penggunaan teknologi tersebut.
III.9 Mendefinisikan Arsitektur Informasi
Dengan mengidentifikasi sistem informasi dan subsistem-subsistem yang akan dikembangkan, maka sebuah arsitektur informasi dapat di definisikan. Identifikasi ini dapat menggunakan sebuah diagram yang memperlihatkan hubungan data pada sistem dan proses-proses yang mendukung. Diagram arsitektur menggambarkan setiap area :
1. Dimana data terbentuk, dikontrol dan digunakan 2. Hubungan antara sistem dengan sistem
3. Sistem yang mendukung proses
Diagram arsitektur memungkinkan organisasi untuk mengerti kebutuhan data dari subsistem pada saat pengembangan subsistem untuk memaksimalkan sharing data. Pada akhirnya, arsitektur informasi merupakan sebuah representasi grafis dari perencanaan sumberdaya data jangka panjang untuk bisnis. Ini merupakan cetak biru dimana pengembangan sistem informasi sekarang dan mendatang dan sistem operasional yang cocok.
Langkah-langkah pada arsitektur informasi ini adalah: 1. Identifikasi sistem utama
2. Memperlihatkan aliran data 3. Mengidentifikasi subsistem 4. Menganalisa prerequisites
III.9.1Identifikasi Sistem Utama
Identifikasi sistem utama berdasarkan matriks hubungan kelas data dengan proses bisnis organisasi menjadikan organisasi dapat memahami cakupan dari semua data-data yang ada didalam setiap area fungsional. Hal ini dapat dijadikan sebuah pedoman dalam pengelompokan data-data pada aplikasi tertentu di dalam salah satu area fungsional organisasi.
Pada akhirnya dengan mendefinisikan sistem utama yang ada, maka organisasi dapat mengembangan sistem yang berfokus pada karakteristik dari sistem di setiap area fungsional dengan tidak melupakan sistem secara menyeluruh.
Berikut di bawah ini adalah sebuah matriks yang menggambarkan sistem-sistem utama organisasi.
75 Matriks III.4 Matriks sistem utama organisasi
Pada matriks sistem utama organisasi di atas terlihat bahwa sistem utama organisasi terbagi dalam beberapa bagian yaitu sistem penerimaan mahasiswa baru (PMB), sistem pengelolaan akademik, sistem penglepasan mahasiswa, sistem alumni, sistem kepegawaian, sistem keuangan dan sistem sarana. Sistem utama tersebut mencerminkan area fungsional atau departemen tertentu. Akan tetapi terdapat keterhubungan satu sistem dengan sistem lainnya yaitu ditandai dengan terdapatnya data-data yang digunakan diantara sistem tersebut dan hal tersebut dapat melibatkan satu atau lebih sistem. Keterkaitan antar sistem tersebut perlu dilihat sebagai bagian dari terbentuknya data berkualitas didalam organisasi. Untuk itu tahap selanjutnya adalah melihat aliran data yang terjadi diantara sistem-sistem dalam menjamin terbentuknya data yang berkualitas.
III.9.2Memperlihatkan Aliran Data
Dengan menggunakan Four Stage Life Cylce dari BSP, maka dapat terlihat aliran data yang terjadi didalam organisasi (Matriks III.1). Aliran data tersebut meliputi aktivitas utama organisasi.
Dengan Four Stage Life Cycle dari BSP maka organisasi akan mendapatkan aliran data yang dapat terlihat pada matriks III.5 aliran data.
77 Matriks III.5 Aliran Data
78
Pada matriks aliran data di atas terlihat bahwa sistem-sistem yang terdapat pada organisasi saling berhubungan yaitu dimana sistem tersebut masing-masingnya saling membutuhkan data. Kebutuhan terhadap data ditandai dengan adanya kebutuhan data dari satu sistem ke sistem lainnya yang ditandai dengan kode U (Use). Hal ini berarti bahwa terbentuknya data yang berkualitas dapat melibatkan sistem-sistem yang ada serta kesesuaian aliran data yang terdistribusi didalam organisasi.
Sebagai contohnya adalah ketika area fungsional keuangan akan membayarkan honor para pengajar di institusi tersebut maka bagian tersebut membutuhkan data-data kerja apa saja yang telah dikerjakan oleh masing-masing staff pengajar tersebut. Demikian juga halnya bagian akademik perlu mengetahui anggaran untuk tiap semester yang dianggarkan dan di hitung oleh bagian keuangan. Dengan demikian terdapat saling ketergantungan terhadap data yang dibutuhkan oleh masing-masing area fungsional.
III.9.3Mengidentifikasi Subsistem
Untuk memfasilitasi implementasi arsitektur informasi, maka sistem informasi organisasi yang besar tersebut disegmentasikan kedalam beberapa bagian(10). Alasan mengapa segmentasi dilakukan adalah :
1. Kompleksitas keterhubungan diantara sistem informasi utama, masing-masing dari sistem informasi tersebut dapat membutuhkan informasi yang terbentuk dari sistem informasi lainnya.
2. Tidak semua proses dan data termasuk didalam sistem informasi utama yang membutuhkan dukungan dengan prioritas tinggi.
3. Beberapa sistem umumnya sangat besar apabila akan di implementasikan pada satu waktu.
79
Oleh karena itu, arsitektur informasi di implementasikan tahap demi tahap. Akan tetapi untuk memulai mengidentifikasi subsistem tersebut, maka organisasi perlu memahami bahwa subsistem memiliki tipe dan karakteristik yaitu :
1. Subsistem yang membuat sebuah kelas data tanpa menggunakan kelas data lainnya.
2. Subsistem yang menggunakan kelas data lainnya untuk membentuk sebuah kelas data.
3. Subsistem yang menggunakan kelas data tanpa membentuk kelas data yang baru.
Akan tetapi pembahasan subsistem ini akan diarahkan pada identifikasi proses bisnis organisasi. Salah satu alasan mengapa identifikasi proses bisnis ini dilakukan yaitu ingin mengetahui proses bisnis mana yang harus dilakukan untuk menghasilkan data dimana data tersebut pada akhirnya dapat digunakan untuk proses bisnis selanjutnya.
Sebelum melakukan identifikasi proses bisnis, maka berdasarkan matriks aliran data di atas dapat ditarik beberapa poin yang berhubungan dengan terbentuknya data dan digunakannya data tersebut. Poin-poin tersebut dapat dibagi berdasarkan beberapa kategori.
Kategori data tersebut meliputi :
1. Yang pertama adalah : ada data yang digunakan untuk membentuk suatu data lainnya dan data tersebut masih tercakup dalam subsistem yang sama (subsistem pada aktifitas utama) akan tetapi data yang digunakan untuk membentuk data lainnya tersebut sudah harus ada terlebih dahulu. Data tersebut adalah data dengan kode U (Use) yang sejajar dengan kode C (Create) akan tetapi data dengan kode U berada setelah data berkode C. Untuk memudahkan dalam pengenalan digunakan tanda [ ].
2. Yang kedua adalah : ada data yang digunakan untuk membentuk suatu data pada suatu subsistem aktifitas utama dan data tersebut berasal dari subsistem pada aktifitas pendukung. Data tersebut adalah data yang
