https://drive.google.com/file/d/1HhkSDVl0Z8enZstsSBQV5RLmVhm7Qsa3/view? usp=sharing
MEMANFAATKAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING UNTUK PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS ISLAM
NEGERI SUMATERA UTARA
Diana Wita Harahap Sistem Informasi
Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Email: dianawita27@gmail.com
ABSTRAK: untuk mencapai suatu tujuan enterprise melewati beberapa tantangan perubahan yang lebih efektif dengan cara membuat, mengomunikasikan, dan meningkatkan kebutuhan, prinsip dan model yang mendeskripsikan keadaan perusahaan pada masa depan dan
memastikan perusahaan untuk berkembang menjadi lebih baik. Salah satu strategi yang sering digunakan adalah memanfaatkan dan meningkatkan dukungan sistem informasi bagi enterprise. Cara untuk mengembangkan misi pada sistem informasi yang memerlukan keterpaduan dalam perencanaan yang membutuhkan kebutuhan informasi dan kemungkinan inovasi pemanfaatan teknologi untuk peningkatan kinerja enterprise. Perencanaan ini bisa memanfaatkan perencanaan arsitetur Enterprise yang dapat menghasilkan arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, dan arah rencana implementasi interprise. Perguruan tinggi adalah sebuah enterprise yang bergerak di bidang pendidikan. Pada era sekarang ini untuk mendukung aktifitas utama di perguruan tinggi sangat dibutuhkan adanya dukungan sistem informasi.
kata kunci : rencana strategis, Enterprise Architecture Planning (EAP), Sistem informasi, universitas islam negeri sumatera utara.
PENDAHULUAN
Perencanaan yang strategis pada sistem informasi ini sangat diperlukan, supaya sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan proses bisnis dan penerapan sistem informasi manajemen
organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapaian bisnisnya.
Salah satu metodologi yang digunakan untuk merancang rencana strategis sistek informasi adalah Enterprise
Architecture Planning (EAP). EAP
merupakan proses pendefinisian arsitektur dalam penggunaan informasi untuk mendukung bisnis dan rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut. Misi yang ingin dicapai oleh EAP yaitu pengaksesan data yang lebih cepat kapanpun dan dimanapun diperlukan, sistem informasi dan IT yang digunakan fleksibel dengan perubahan serta mudah dikelola dan dipelihara, adanya keakurasian dan
konsistensi data yang akan digunakan dalam semua unit organisasi, mempermudah penyebaran informasi dan data dalam
enterprise, dan mengurangi biaya operasional atau pemanfaatan secara efektif biaya yang disediakan.
Pada era sistem informasi yang sangat canggih ini, penyebaran dan akses informasi secara cepat, tepat dan akurat merupakan hal yang sangat mutlak diperlukan. Pada era ini juga, informasi merupakan salah satu sumber daya organisasi yang harus dimanajemen secara efesien, sebagai mana sumber daya organisasi yang lain. Kampus merupakan bagian dari sebuah organisasi yang juga mengelola sistem informasi dan teknologi informasi. Dalam
pelaksanaan Proses Belajar dan Mengajar (PBM) yang sejalan dengan Universitas Islam Negeri Sumatera Utara. penggunaan sistem informasi sangatlah penting karena
merupakan bagian dari pelayanan manajemen pada mahasiswa didiknya.
Rumusan masalah
Dari permasalahan yang telah diidentifikasi, maka penulis membuat beberapa rumusan penilitian, yaitu sebagai berikut :
1. cara membangun sistem yang baik untuk kebutuhan disetiap jurusan .
2. Bagaimana membangun arsitektur sistem informasi yang mampu dipahami dan diterima oleh seluruh stakeholder.
Tujuan penelitian
Dengan melakukan penilitian ini diharapkan UINSU dapat memiliki suatu perencanaan untuk memanfaatkan
enterprise architecture untuk perencanaan strategis sistem informasi yang efesien dengan menggunakan Zachman Framework yang akan menghasilkan sebuah implementasi sistem informasi yang terstruktur.
Batasan masalah
pendefinisian arsitektur dalam penggunaan informasi untuk mendukung bisnis dan rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut.
Perencanaan Strategis Informasi Tujuan utama pada perencanaan strategis informasi adalah untuk
mempersiapkan rencana bagi pengelolaan analisis, perancangan dan pengembangan sistem berbasis komputer. Dalam
metodologi kerekayasaan informasi, tiap langkah dapat dilihat dari dua sisi, yaitu data dan aktivitas. Untuk perencanaan strategi informasi di sisi data, arah tinjauan strategisnya adalah terhadap kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh enterprise. Sedangkan di sisi aktivitas, arah tinjauan strategisnya adalah dalam hal pemanfaatan teknologi untuk peningkatan kinerja enterprise
Zachman Framework
Zachman Framework atau ZF merupakan skema untuk melakukan klasifikasi pengorganisasian artifak enterprise ZF terdiri dari 6 kolom dan 6 baris. Tiap kolom merepresentasikan fokus, abstraksi, atau topik arsitektur enterprise, yaitu: data, fungsi, jaringan, manusia, waktu, dan motivasi. Tiap baris merepresentasikan perspektif berikut:
1. Perspektif Perencana:
menetapkan konteks, latar belakang, & tujuan.
2. Perspektif Pemilik: menetapkan model konseptual dari enterprise.
3. Perspektif Perancang: menetapkan model sistem informasi sekaligus menjembatani hal yang diinginkan pemilik & hal yang dapat direalisasikan secara teknis dan fisik.
4. Perspektif Pembangun:
menetapkan rancangan teknis & fisik yang digunakan dalam mengawasi implementasi teknis dan fisik.
5. Perspektif Subkontraktor: menetapkan peran dan rujukan bagi pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pembangunan sistem informasi.
6. Perspektif Fungsional: merepresentasikan perspektif pengguna dan wujud nyata hasil implementasi.
Enterprise Architecture Planning (EAP) Enterprise Architecture Planning (EAP) merupakan metode yang
Gambar lapisan perencanaan arsitektur enterprise
Enterprise Architecture
Arsitektur enterprise merupakan pengorganisasian secara logic untuk proses bisnis utama dan kemampuan teknologi Informasi (TI) yang mencerminkan
kebutuhan integrasi dan standarisasi model operasi Arsitektur enterprise adalah deskripsi dari misi stakeholder yang didalamnya termasuk informasi, fungsionalitas atau kegunaan, lokasi organisasi dan parameter kinerja. Arsitektur. enterprise menggambarkan rencana untuk mengembangkan sebuah sistem atau sekumpulan sistem (Roni Yunis et al,2010). Arsitektur enterprise merupakan suatu metode yang digunakan untuk membangun sebuah arsitektur perusahaan, Menurut Steven H Spewak. Arsitektur enterprise adalah metode pendekatan perencanaan kualitas data yang berorientasi pada kebutuhan bisnis serta bagaimana cara implementasi dari Arsitektur tersebut dilakukan sedemikian rupa dalam usaha untuk mendukung
perputaran roda bisnis dan pencapaian sistem informasi dan organisasi.
METODOLOGI ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING
Tahapan dalam pengembangan EAP akan diuraikanan secara ringkas berikut ini.
Pemodelan Bisnis dengan Analisis Rantai Nilai
a. Analisis Rantai Nilai
Berdasarkan konsep rantai nilai Michael Porter, area fungsi utama untuk model pendidikan pada UINSU dapat di kelompokkan ke dalam kegiatan utama (primary activities) dan kegiatan pendukung (support activities). Yang menjadi kegiatan utama pada UINSU adalah penerimaan mahasiswa baru, operasional akademik serta. Sedangkan kegiatan pendukung terdiri dari kegiatan yang
berhubungan dengan bagian umum, sumber daya manusia, keuangan, penelitian dan pengabdian masyarakat.
Dapat kita lihat pada gambar berikut:
Gambar: Model siklus hidup sumber daya; aktivitas dan jenis data.
Rencana Implementasi
Implementasi arsitektur enterprise yang dilakukan untuk menghasilkan suatu sistem informasi. Yang Pendekatan EAP menyarankan agar urutan aplikasi
dilakukan dengan menggunakan matriks aplikasi vs. entitas data.
Rekomendasi Rencana Implementasi Sebagai rekomendasi, tahapan selanjutnya yang harus dilakukan yaitu : a. Menyusun urutan prioritas penerapan sistem
berdasarkan arsitektur aplikasi yang telah disusun sebelumnya menggunakan matrik optimalisasi. Dimana urutan aplikasi yang pertama kali dibuat berdasarkan urutan arsitektur aplikasi yang telah
optimalisasikan tersebut. b. Menyesuaikan kembali kebutuhan teknologi yang harus disediakan untuk mendukung aplikasi dan data dengan melihat kondisi nyata di tempat. c. Membuat penjadwalan detil
untuk setiap aplikasi yang akan dibuat berdasarkan banyaknya jumlah modul yang akan dikembangkan dengan rentang waktu bulan.
Perencanaan Arsitektur
1. Arsitektur Data
Setelah membangun arsitektur bisnis, tahap berikutnya adalah membangun arsitektur data. Arsitektur data
bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan kebutuhan enterprise terhadap data yang mendukung fungsi bisnis. Pendefinisian data yang
dibutuhkan oleh enterprise merupakan langkah pertama dari perancangan arsitektur sistem informasi karena kualitas data merupakan produk dasar dari fungsifungsi sistem informasi. Arsitektur data menggambarkan seluruh entitas data yang akan dihasilkan, dikelola dan digunakan oleh semua fungsi/proses bisnis. 2. Arsitektur Informasi
pengembangan subsistem untuk memaksimalkan sharing data.
Langkah pertama dalam menentukan arsitektur informasi adalah
mengidentifikasi sistem utama
berdasarkan matriks hubungan entitas data dengan fungsi/proses bisnis yang telah dibuat . Kemudian entitas data yang diberi penanda ‘C’ atau ‘CUR’ dikelompokkan berdasarkan fungsi bisnis yang mengcreate- nya sehingga terbentuk kelompok data yang
dibutuhkan dalam setiap area fungsi bisnis.
Tabel: arsitektur informasi 3. Arsitektur Aplikasi
Arsitektur aplikasi akan
mengidentifikasi dan mendefinisikan aplikasi-aplikasi utama yang
dibutuhkan oleh enterprise untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis. Arsitektur aplikasi merupakan kolom kedua dari Zachman
Framework yang dilihat dari sudut pandang proses. Arsitektur aplikasi dibangun berdasarkan arsitektur data dan arsitektur informasi yang telah
dibangun serta fungsi bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya
4. Arsitektur Teknologi
Arsitektur teknologi dibuat untuk mendefinisikan teknologi yang diperlukan untuk pengelolaan data. Tujuan dari tahap arsitektur teknologi adalah mendeskripsikan dan
mendefinisikan teknologi-teknologi utama yang dibutuhkan untuk menyediakan dukungan lingkungan bagi aplikasi serta data yang akan dikelola. Tahapan dalam melakukan arsitektur teknologi adalah
mendefinisikan prinsip dan platform teknologi, mendefinisikan platform teknologi dan merelasikan platform teknologi dengan aplikasi dan fungsi bisnis.
untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis yang telah didefinisikan sebelumnya kemudian dihubungkan dengan lokasi bisnis yang
membutuhkan.
Gambar:Topologi jaringan enterprise
Kesimpulan
Aktivitas pada Universitas Islam Negeri Sumatera Utara terbagi menjadi dua aktivitas uatama dan aktivitas pendukunng. Aktivitas utama terdiri dari proses penerimaan mahasiswa baru, operasional akademik dll. Sedangkan pendukung terdiri dari manajemen SDM dan manajemen sarana/prasarana.
Dari analisa terhadap proses bisnis dan kebijakan yang ada di Universitas Islam Negeri Sumatera Utara diperoleh data guna penyusunan rencana strategi sistem informasi. Adapun data yang diperoleh dari kegiatan ini meliputi gambaran umum organisasi dan visi misi, kebijakan institusi tentang pengembangan sistem informasi, teknologi yang saat ini digunakan untuk mendukung proses bisnis, unit pengelolan sistem informasi.
Model yang dikemukakan dalam makalah ini adalah hasil kombinasi antara metodologi EAP dengan analisis portofolio aplikasi. Kombinasi dilakukan secara serial dengan melakukan metode EAP terlebih dahulu. Pemahaman atas proses bisnis yang dijalankan perusahaan merupakan hal kritis pada saat mengembangkan EAP.
Saran
1. Bahwa sistem ini dapat dikembangkan lebih lanjut, terutama pada tahap
implementasi sistem informasi berdasarkan prioritas aplikasi yang disesuaikan dengan anggaran dana UINSU 2. Sistem ini bisa di review
kembali secara bertahap atau dikembangkan lagi lebih detail sesuai dengan kebutuhan UINSU
DAFTAR PUSTAKA
Surendro, K. 2007. Pemanfaatan
Enterprise Architecture Planning Untuk Perencanaan Strategis Sistem Informasi. Surendro, K., Nursikuwagus, Agus, Enterprise Architecture Planning Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Bandung.
