Level 1 Metric Data Aktual
9. Mengelola risiko proses pada rantai pasokan 10. Mengidentifikasi unsur proses
SR1-Return Defective Product 1. Pengecekan produk yang
rusak
2. Perbaikan produk yang rusak 3. Pengembalian produk yang
rusak 1. Claim/Complaint report P5-Plan Return Perencanaan pelayanan claim pelanggan
Model SCOR menguraikan dari lima proses level 1 (plan, source, make, deliver dan return) menjadi 12 (dua belas) tipe proses pelaksanaan (execution) dan lima tipe proses perencanaan (planning) (Bolstroff, 2003). Berikut adalah penjelasan masing-masing untuk tipe proses planning dan execution :
1. Plan
Plan Supply Chain (P1) adalah proses mengambil data permintaan aktual dan membangun suatu rencana pasokan untuk rantai pasok, didefinisikan oleh ruang lingkup rencana metrik rantai pasok. Langkah-langkah dasar memerlukan :
a. Unit peramalan yang biasa untuk pemasaran dan penjualan.
b. Rencana pasokan yang membatasi peramalan berdasarkan ketersediaan atau sumber daya, seperti persediaan, kapasitas produksi dan transportasi.
c. Suatu langkah seimbang dimana pengecualian demand/supply diselesaikan dan diperbarui pada sistem.
Plan Source (P2) adalah proses membandingkan persyaratan total material dengan batasan peramalan P1 yang dibuat dan membangun sebuah perencanaan sumber daya persyaratan material berdasarkan P3 untuk memuaskan landed cost dan tujuan persediaan menurut tipe komoditas. Perubahan bentuk menjadi suatu material ini melepaskan jadwal yang membiarkan pembeli mengetahui berapa banyak produk yang harus terbeli berdasarkan pesanan biasa, persediaan dan persyaratan ke depan. Hal ini dilakukan untuk item pada tagihan material dan dikelompokkan berdasarkan pemasok atau tipe komoditas. Tipe proses planning ini berhubungan dengan memulai praktek perencanaan persyaratan material.
Plan make (P3) adalah proses membandingkan pesanan produksi aktual sekaligus pesanan replenishment yang berasal dari P4 terhadap perkiraan terbatas P1 yang telah dihasilkan dan menghasilkan rencana sumber jadwal induk produksi untuk memenuhi pelayanan, biaya dan tujuan persediaan. Ini berarti bahwa keperluan material, P2, berdasarkan item dan jadwal induk produksi. Hal ini dilakukan untuk setiap lokasi
pabrik dan bisa digabungkan menurut tipe daerah atau tipe geografi lainnya. Tipe proses planning ini sangat dekat dengan praktek-praktek penjadwalan induk produksi.
Plan deliver (P4) adalah proses membandingkan pesanan aktual yang telah disepakati dengan P1 dan mengembangkan rencana sumber distribusi untuk memenuhi pelayanan, biaya dan inventory goal. Rencana ini merupakan kebutuhan replenishment yang menginformasikan plant manager seberapa banyak produk yang direncanakan, P3; dan visibilitas dalam inventory yang telah dijanjikan. P4 dilakukan untuk tiap lokasi gudang dan dapat digabungkan ke tingkat regional atau tipe geografi lainnya. Tipe proses planning ini berhubungan dengan praktik dari perencanaan kebutuhan distribusi.
Plan return (P5) adalah proses menggabungkan pengembalian yang telah direncanakan dan menghasilkan rencana sumber pengembalian untuk memenuhi pelayanan, biaya dan inventory goal. Rencana ini memiliki arti bahwa kebutuhan pengembalian yang menginformasikan tipe, volume dan jadwal pengembalian yang telah direncanakan dan pengembalian yang tidak direncanakan tetapi telah diketahui kepada tim pabrikasi, tim perawatan dan tim logistik. P5 dilakukan untuk tiap gudang dan pengembalian perawatan dan dapat digabungkan pada tingkat regional atau tipe geografi lainnya.
2. Source
Tipe proses source level 2, terdiri dari source stocked product (S1), source make-to-order-product (S2) dan source engineer-to-order product (S3), mencirikan suatu perusahaan dalam membeli bahan baku dan barang jadi. Faktor utama dalam menentukan tipe proses source memicu kejadian dari plan, make dan deliver dan keadaan barang di pemasok ketika pemesanan dilakukan.
S1 dibuat untuk persediaan, berdasarkan persyaratan peramalan dari plan, make atau deliver dan pada pemasok telah tersedia item dalam persediaan barang jadi sebelum pesanan pembeliaan. S2 dibuat untuk pesanan, berdasarkan persyaratan pesanan pelanggan yang spesifik dari
make atau deliver dan supplier harus mengubah bahan baku atau barang setengah jadi dalam merespon suatu pesanan pembelian. S3 untuk rekayasa pesanan, berdasarkan pesanan pelanggan dan desain yang spesifik dari make atau deliver. Pemasok yang memenuhi syarat harus diidentifikasi terlebih dahulu sebelum pesanan dilakukan. Jumlah pesanan pembeliannya tergantung pada jumlah pesanan pelanggan yang spesifik dan sering hanya dilakukan sekali.
3. Make
Tipe proses make level 2, yaitu make-to-stock (M1), make-to-order (M2) dan engineered-to-order (M3), mencirikan suatu perusahaan dalam mengubah status bahan mentah menjadi barang setengah jadi dan kemudian menjadi barang jadi. Faktor utama dalam menentukan tipe proses make memicu kejadian dari plan atau deliver dan keadaan material ketika pemesanan dilakukan.
M1 dipicu oleh peramalan atau keperluan penambahan stok dari plan. Proses pengubahan dilakukan sebelum pesanan pelanggan. Jumlah pesanan yang dikerjakan tidak bergantung pada jumlah pesanan pelanggan tertentu, tetapi berkaitan dengan skala ekonomis produksi. M2 dipicu oleh persyaratan pesanan pelanggan tertentu dari deliver, yaitu pengubahan bahan mentah atau barang setengah jadi dilakukan sebagai reaksi atas pesanan pelanggan. Jumlah pesanan yang dikerjakan sama dengan jumlah pesanan pelanggan. M3 dipicu oleh persyaratan pesanan pelanggan dan desain yang spesifik dari deliver. Spesifikasi teknik pabrikasi harus diselesaikan sebelum pengerjaan pesanan dilakukan. Jumlah pesanan yang dikerjakan tergantung pada jumlah pesanan pelanggan yang spesifik dan biasanya dilakukan satu kali.
4. Deliver
Tipe proses deliver level 2, yaitu deliver stocked product (D1), deliver make-to-order product (D2) dan deliver engineer-to-order (D3), mencirikan bagaimana suatu perusahaan memproses barang jadi dalam merespon pesanan pelanggan.
D1 dipicu oleh peramalan dari plan yang menempatkan barang jadi dalam persediaan di atas basis yang dijanjikan ada sebelum pesanan pelanggan. Tingkat persediaan tidak bergantung pada jumlah pesanan pelanggan tertentu. D2 biasanya dipicu oleh suatu persyaratan pesanan pelanggan tertentu pada barang jadi yang direncanakan untuk diubah, dikumpulkan atau dibentuk setelah penerimaan pesanan pelanggan. D3 biasanya dipicu oleh suatu persyaratan pesanan pelanggan tertentu dan desain atau spesifikasi manufaktur yang sudah lengkap sebelum penjualan pesanan dilakukan. Jumlah penjualan pesanan sama dengan jumlah pesanan pelanggan dan biasanya hanya sekali dilakukan.
5. Return
Tipe proses return level 2, yaitu return defective product (R1), return maintenance repair and overhoul (MRO) product (R2) dan deliver return excess product (R3), mencirikan suatu perusahaan dalam mengembalikan barang jadi dalam merespon hak pengembalian pelanggan. Prose return seringkali terdapat pada gudang, tetapi dapat pula diterapkan pengiriman langsung pada pabrikan atau pemasok.
Ada dua perspektif terbentuk dalam tipe proses return, yaitu return form customer (DRx) dan return to suppliers (SRx). Faktor utama dalam menentuakan tipe proses memicu kejadian plan pelanggan dan keadaan barang ketika pesanan pelanggan dilakukan.
R1 dipicu oleh warranty claim oleh pelanggan yang skalanya kecil dan product recall oleh sumber daya internal yang skalanya besar. Keduanya, pelanggan dan sumber daya internal, melaksanakan langkah proses dalam plan return. R2 dipicu oleh kejadian pemeliharaan yang direncanakan oleh plan return atau kejadian pemeliharaan yang tidak direncanakan oleh engineering, maintenance atau technical resources lain. R3 dipicu oleh pengembalian persediaan yang direncanakan berdasarkan perjanjian kontrak dengan pelanggan khusus atau pengembalian persediaan yang tidak direncanakan berdasarkan kategori data manajemen untuk ruang yang tidak dibutuhkan bagi retail atau distributor.
Dengan demikian, dari penjelasan tersebut yang merujuk pada toolkit SCOR level 2 (Gambar 12), PT ITP melakukan proses planning (P1-P5), executing (S2, M2, D3, DR1 dan SR1) dan enabling. Dalam kasus PT ITP yang bergerak di bidang penyampain semen kepada distributor dan toko/end-user, kategori proses yang sangat kritis untuk PT ITP sesuai tujuan perusahaan adalah kategori D3. Kategori D3 diimplementasikan oleh PT ITP yang melakukan penjualan dan pengiriman semen berdasarkan by order (berdasarkan permintaan semen di pasar), sehingga jumlah penjualannya sama dengan jumlah permintaan pelanggan.
PT ITP tidak lama-lama menyetok semennya di gudang, antara lain karena daya tahan semen yang tidak tahan lama jika disimpan dan juga PT ITP setiap harinya memproduksi semen 1 ton per 0,003 jam (PT ITP, 2009a). PT ITP memproduksi semen sebanyak itu diimbangi dengan permintaan kebutuhan semen dalam negeri yang terus meningkat sepanjang tahun. Semen telah dianggap sebagai salah satu kebutuhan pokok manusia modern yang harus tersedia secara memadai, karena semen sebagai kebutuhan pokok pembangunan. Sebagai kebutuhan pokok pembangunan, maka pertumbuhan semen sebanyak dua kali pertumbuhan ekonomi. Hal ini kemudian dijadikan pembenaran bahwa harus selalu ada tempat bagi pabrik semen untuk selalu melangsungkan produksinya. 4.10. Peta Geografis Aliran Material
Gambar 16 menunjukkan letak pabrik dan terminal-terminal distribusi milik PT ITP. Gambar 16 adalah gambar peta yang dilihat dari sisi pelanggan.
Gambar 16. Customer-facing map Keterangan : Pabrik
Terminal distribusi Gudang
Perpindahan secara fisik semen berupa bulk (semen curah) terjadi dari pabrik PT ITP (warna biru) ke terminal-terminal distribusi (warna merah). Namun ada beberapa end-user seperti kontraktor meminta semen bulk dan PT ITP pun bisa mengirimnya langsung. Perpindahan secara fisik semen berupa bag (semen kantong) terjadi dari pabrik PT ITP ke gudang-gudang distribusi (warna pink). Hal tersebut dimaksudkan agar mengurangi biaya ekspedisi semen ke pelanggan di seluruh tanah air, agar pelanggan dengan mudah mendapatkan semen tiga roda dimanapun berada, sehingga sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan yaitu meningkatkan pelayanan dan keuntungan perusahaan.
Peninjauan rantai pasok pada level 2 lebih detil dilakukan pada pengidentifikasian nilai metrik POF dan OFCT yang masih kurang baik. Sedangkan pengidentifikasian nilai metrik COGS dan CTCCT tidak perlu diukur, karena dengan menganalisis POF dan OFCT akan langsung memberikan dampak perbaikan pada nilai COGS dan CTCCT. Dalam perhitungan POF dan OFCT, perlu diperhatikan ketepatan waktu (on time), ketepatan kuantits (in full) dan kelengkapan dokumen pendukung, serta
kondisi barang (perfect condition). Apabila ada salah satu syarat tersebut di atas yang tidak terpenuhi, maka pelayanan yang diberikan PT ITP kurang baik. Berdasarkan data logistik tahun 2009, diketahui penyebab ketidaksempurnaan dalam pemenuhan pesanan disebabkan oleh pengiriman barang yang tidak tepat waktu (not in time).
Penyebab pengiriman barang yang tidak tepat waktu dimulai dari hilir ke hulu dapat ditelusuri pada proses delivery, make dan source. Pada proses pengiriman, nilai POF sekitar 80%. Angka ini diperoleh dari perkiraan atas berapa persen ketepatan pengiriman barang dalam hal kuantitas yang sesuai dengan dengan permintaan barang. Sedangkan nilai OFCT sekitar 2 hari. Angka disebut diperoleh dari rataan pengiriman barang sampai di pelanggan sesuai dengan harapan pengiriman pelanggan.
Pada proses make, nilai POF hampir 100%. Angka tersebut diperoleh berdasarkan perkiraan atas berapa persen kebutuhan bagian produksi yang dapat dipenuhi oleh bagian penggudangan bahan baku untuk proses produksi. Hal ini didukung oleh lokasi penggudangan bahan baku yang satu lokasi dengan pabrik. Setiap pabrik PT ITP terdapat gudang bahan baku semen. Nilai OFCT sekitar 1 hari. Pada proses source, nilai POF sekitar 95%. Angka tersebut diperoleh berdasarkan perkiraan atas berapa persen jumlah pesanan bahan baku dari PT ITP yang dapat dipenuhi oleh pemasok dengan baik berdasarkan ketiga syarat yang telah disebutkan tadi. Nilai OFCT sekitar 2 hari. Tabel 11 nilai POF dan OFCT pada proses deliver, make dan source.
Tabel 11. Nilai POF dan OFCT pada proses deliver, make dan source
Metrik Deliver Make Source
POF (%) 80 99 95
OFCT (hari) 2 < 1 2
Berdasarkan tabel tersebut di atas dapat diintepretasikan bahwa PT ITP pada proses deliver, nilai POF 80% dan OFCT sebesar 2 hari. Dari nilai POF, PT ITP dalam memenuhi permintaan pelanggan dari segi
ketepatan waktu dan kuantitas dinilai kurang baik. Dalam fakta di lapangan banyak terjadi pengiriman terlambat, jumlah semen tidak sesuai permintaan pelanggan dan semen tidak terkirim. Pengiriman kuantitas semen yang tidak sesuai dengan permintaan pelanggan dikarenakan semen rusak akibat kemasan pecah, terkena hujan dan dicuri diperjalanan. Pengiriman tidak terkirim ini dikarenakan pihak ekspedisinya terjadi kehabisan armada atau terjadi faktor lain yang diluar jangkauan, seperti bencana, mesin mogok, dan lain-lain. Pada proses ini nilai OFCT terbilang baik, karena jika tidak terjadi apa-apa pengiriman semen hanya memakan waktu 2 hari. Misal, pelanggan melakukan DO (delivey operation) semen ke pihak city distributor, maka langsung ditindak lanjuti oleh main distributor hingga informasi sampai ke PT ITP pada hari itu juga. PT ITP baru akan menyuruh pihak ekspedisi untuk mengirimkan pesanan pelanggan pada hari berikutnya.
Pada proses make, nilai POF 99% dan OFCT < 1 hari. Dari nilai POF dan OFCT tersebut, PT ITP mendapatkan kebutuhan bahan baku sesuai dengan ketepatan waktu dan kuantitasnya dari gudang bahan baku yang satu lokasi dengan pabrik. Pada proses source, nilai POF 95% dan OFCT 2 hari. Dari nilai POF tersebut dapat dijelaskan bahwa pemasok mengirim kebutuhan bahan baku semen cukup baik. Hal ini didukung oleh banyaknya pemasok yang menjalin kerjasama bisnis dengan PT ITP. PT ITP sangat loyalitas dengan para pemasoknya. OFCT sebesar 2 (dua) hari dinilai baik, kebutuhan bahan baku dikirim sebagian berasal dari impor negara luar dan juga dari berbagai daerah di Indonesia.
Berdasarkan ketiga nilai tersebut beserta analisisnya, terlihat bahwa proses deliver memiliki kinerja paling rendah. Ketidaktepatan pengiriman yang dilakukan PT ITP secara keseluruhan dapat menghambat tujuan bisnis perusahaan yaitu meningkatkan pelayanan pelanggan. Untuk mengetahui apa yang menyebabkan kinerja proses deliver menjadi rendah, maka dilakukan penelitian pada level 3.
4.11. Pemetaan Level 3
Analisis pemetaan level 3 dilakukan untuk melihat lebih detil proses deliver, karena memiliki kinerja paling rendah berdasarkan analisis level 2. Pemetaan level 3 dilakukan atas semua aktivitas dalam proses deliver, sehingga diperoleh Gambar 17 konfigurasi saat ini (As-Is-Process). Gambar tersebut memperlihatkan pengelolaan pengiriman material (deliver) di PT ITP yang terdiri dari input (masukan), process elements (proses unsur) dan outputs (keluaran).
Gambar 17. Pemetaan level 3 Rantai Pasok Produk Semen (As-Is-Process)
product
Inputs : Membuat rencana pengiriman, Identifikasi kebutuhan Balance delivery resources Data pesanan yang Tanggal pe-
mengelola persediaan produk pesanan pelanggan with delivery requirement telah disusun ngiriman, jadi. komunikasi
rencana SCM
Process Elements
Output Informasi Catatan pesanan Time order
pelanggan Data pesanan pelanggan entry
Inputs Mengelola transportasi, Surat DO
Time order entry Dokumen pengiriman Mengelola transportasi
Process Elements
Outputs Mengelola informasi
pengiriman Surat jalan Payment Term
Payment request Uang pembayaran D3.6 Menentukan rute transportasi D3.8 Pengaturan pengiriman barang dan invoicing D3.7 Melengkapi dokumen D3.9 Menerima dan memverifikasi barang kepada pelanggan D3.10 Penempatan produk di tempat pelanggan D3.11
Memberikan surat tagihan dan menerima
pembayaran produk D3.3
Memasukkan data pesanan, mengolah data dan mengirimkan data pesanan ke server
D3.5 Merencanakan, mengatur transportasi dan menempatkan barang D3.4 Pencetakan DO (Delivery Operation),pemi -lihan dispatch origin D3.1 Memperoleh dan merespon permintaan pelanggan D3.2 Penawaran dan menerima kontrak pembelian 65
4.12 Implikasi Manajerial
1. Bidang produksi dan operasi
Penerapan manajemen rantai pasok di PT ITP Tbk pada bidang produksi dan operasi adalah :
a. Pengiriman semen selama 2 hari (OFCT = 2 hari) yang melewati target yang telah diterapkan sebelumnya, dinilai sangat baik. PT ITP memproduksi semen telah terjadwal. Pembagian informasi data produksi dan permintaan yang akurat (update) dan dibantu komputer ke setiap anggota rantai pasokan, sehingga setiap anggota rantai pasokan dapat melakukan penjadwalan secara efektif. Hal ini telah menciptakan kelancaran dan kecepatan aliran pasokan semen ke pelanggan, sehingga kebutuhan semen pelanggan tepat waktu.
b. Nilai POF 82,43% berada antara parity dan advantage. Ketepatan kuantitas pasokan semen sangat ditentukan oleh pihak transportasi. PT ITP telah menyerahkan aktivitas pengiriman semen ke perusahaan jasa transportasi. PT ITP dapat mencapai target superior dengan merancang jaringan distribusi yang tepat, mempertimbangkan aspek fleksibilitas dan kecepatan respon terhadap pelanggan.
2. Bidang keuangan
Nilai COGS 53,84% berada di antara parity dan advantage. Penurunan COGS dapat membuat peningkatan dalam laba operasi perusahaan. Dalam hal ini, PT ITP dapat menekan COGS dengan menciptakan koordinasi taktis maupun operasional sehingga kegiatan produksi, pengadaan material, maupun pengiriman produk bisa dilakukan dengan efisien dan tepat waktu. Koordinasi yang dilakukan tidak hanya dilakukan di internal perusahaan, melainkan dalam anggota rantai pasokan, seperti menentukan berapa banyak produk yang diproduksi, informasi tentang data penjualan terakhir di tingkat
ritel dan berapa banyak stok produk yang masih pemasok miliki adalah penting bagi PT ITP.
Nilai CTCCT 53 hari berada di antara parity dan advantage. PT ITP telah melewati target yang telah diterapkan, yaitu parity. Semakin pendek waktu yang dibutuhkan, maka semakin bagus bagi rantai pasokan. Perusahaan yang bagus biasanya memiliki siklus CTCCT pendek. Pemendekan hari dapat dilakukan, PT ITP dituntut mempunyai keahlian bernegoisasi dan memiliki kemampuan untuk menerjemahkan strategis perusahaan ke dalam sistem pemilihan dan evaluasi pemasok.
3. Bidang Pemasaran
Penerapan manajemen rantai pasokan secara otomatis memunculkan kegiatan mediasi pasar, yaitu bertujuan untuk mencari titik temu antara apa yang diinginkan pelanggan dengan yang dibuat dan dikirim oleh anggota rantai pasokan. Perusahaan melakukan survei pasar untuk mendapatkan promosi produk apa yang disukai oleh pelanggan pada suatu musim jual, merancang produk yang mencerminkan keinginan pasar tersebut, meramalkan tingkat permintaan dan pelayanan purna jual.
4. Bidang SDM
Pada bidang SDM, seluruh pekerja yang terlibat dalam integrasi rantai pasokan harus memiliki keahlian sesuai bidangnya masing-masing. Profesionalitas dari pekerja menentukan keberhasilan rantai pasokan. Pelayanan yang professional dapat menciptakan penyaluran bahan baku dari pemasok hingga produk jadi ke pelanggan tepat waktu dan jumlahnya, atau disebut just-in-time. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan keuntungan perusahaan.