Prosedur penerimaan uang Kas
B.4. Cara Menerima dan Mengeluarkan Uang Kas
Dalam melaksanakan penerimaan dan pengeluaran uang harus di pastikan uang diterima/dikeluarkan tepat waktu, jumlah, sasaran dan aman sesuai dokumen pendukungnya.Tepat sasaran dalam arti pihak yang menerima uang harus sama dengan pihak yang di beri tugas untuk melaksanakan pekerjaan sebagaimana tercantum dalam kontrak perjanjian pekerjaan ataupun dalam surat perintah kerja.
Apabila pihak yangberhak menerima uang (sesuai kontrak) berhalangan, maka pengambilan uang dapat diwakilkan kepada kuasanya dengan melampirkan surat kuasa yang ditanda tangani oleh yang berhak di atas materai cukup. Ketentuan ini berlaku untuk pembayaran secara tunai ataupun dengan cek.
Pembayaran dengan tunai ataupun cek sejauh mungkin dihindarkan, terutama pembayaran kepada pihak ke tiga. Hal ini di lakukan untuk mengantisipasi pemalsuan oleh penerima uang baik dalah hal tanda tangan
Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009.
ataupun surat kuasa. Metode yang paling aman adalah melakukan pembayaran dengan menggunakan giro dengan mekanisme transfer.
Apabila pembayaran dilakukan dengan giro yaitu melalui mekanisme transfer/pemindah bukuan uang tunai, maka petugas yang melakukan transfer uang harus dapat membuktikan/melaporkan bukti aplikasi setoran uang yang telah divalidasi oleh bank, selanjutnya bank akan mengirimkan DN (debet nota), sebagai bukti uang telah dikirim oleh bank ke nomor rekening yang dituju.
Setiap akhir bulan, Bank akan mengirimkan dokumen atas transaksi keuangan perusahaan yang disebut rekening koran yang berisi mutasi debet dan kredit. Tepat waktu dalam arti perlu dipelajari berap rata- rata waktu di perlukan untuk memproses bukti – bukti pembayaran dan berapa lama bank menyelesaikan proses administrasinya sehingga uang dapat diterima oleh pihak yang tepat pada waktu yang dijanjikan.
Tepat jumlah dalam arti uang yang harus dikeluarkan sesuai dengan persyaratan yang dicantumkan dalam kontrak perjanjian kerja atau surat perintah kerja. Aman dalam arti uang sampai di tangan yang berhak dengan bukti pembayaran di dukung dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan. Kalau pembayaran dilakukan secara tunai, maka bukti pengeluaran hartus ditanda tangani oleh pejabat yang berhak menyetujui pembayaran atau kalau pembayaran dengan cek/giro maka selain bukti pengeluaran, cek/giro juga harus di tanda tangani oleh pihak yang berhak menyetujui pembayaran. Untuk menghindari diterimanya uang palsu, maka uang yang dterima dapat dideteksi dengan bantuan alat pendeteksi uang palsu.
Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. C. Pengawasan Intern Terhadap Kas
Berdasarkan uraian – uraian pada sebelumnya dan di kaitkan dengan pengawasan intern kas, maka dapat dibuat suatu penganalisaan tentang syarat – syarat minimal yang harus ada dalam pengawasan kas yang akan menjamin tersedianya lindungan yang cukup atas kas dan data akuntansi. Terselenggaranya pengelola kas yang efesien serta ketaatan atas kebijaksanaan – kebijaksanaan kas yang telah di gariskan atau ditetapkan. Syarat – syarat tersebut adalah sebagai berikut :
1. Pemisahan tugas – tugas yang berbeda, antara tugas yang menyangkut penerimaan kas dengan catatan akuntansinya.
2. Penyimpanan kas yang ada pada perusahaan dengan mempergunakan
brangkas yang tahan api dan memiliki kunci yang baik.
3. Menerapkan saldo maksimum yang ada pada kas kecil, kelebihan tersebut harus di setor ke bank.
4. Penetapan siapa yang berwenang untuk menandatangani cek.
5. Penggunaan bukti – bukti formulir yang telah di rancang dengan baik. 6. Pencatatan bukti dengan segera dengan ketentuan :
• Tidak ada transaksi yang di buat buktinya dan tidak ada bukti yang tidak ada transaksinya.
• Tidak ada bukti yang tidak di catat dan tidak ada pencatatan yang tidak di dukung oleh suatu bukti.
7. Pembuatan rekonsiliasi saldo bank setiap hari bulan. 8. Tersedianya anggaran kas untuk setiap periode.
Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009.
9. Dilakukan pemeriksaan atas kas dengan jangka waktu tertentu.
Dengan syarat – syarat minimal untuk pengawasan kas seperti di kemukakan di atas maka berikut ini di coba untuk melakukan analisa dan evaluasi atas sistem pengawasan intern yang di terapkan oleh PT. PLN (Persero), didasarkan pada empat ciri sistem pengawasan intern yang memadai yang merupakan unsur – unsur pengawasan intern itu sendiri, yaitu :
1. Suatu badan organisasi yang memungkinkan pemisahan fungsi secara tepat. Struktur/bagan organisasi yang di miliki oleh PT. PLN (Persero) menggambarkan suatu tugas dan tanggung jawab yang tegas terhadap perusahaan, untuk melaksanakan kegiatan perusahaan. Dari bagan yang ada dapat di lihat bahwa pembagian tanggung jawab fungsional ini di dasarkan pada prinsip :
a. Pemisahan fungsi operasi dan fungsi akuntansi.
b. Pembagian tugas dan tanggung jawab secara tegas sehingga tidak satu orang/bagian yang di berikan tanggung jawab atas suatu transaksi atau kegiatan dari awal hingga akhir.
2. Sistem pemberian wewenang serta pencatatan yang layak.
Agar tercapai pengawasan akintansi yang cukup atas aktiva, hutang – hutang, pendapatan dan biaya PT. PLN (Persero) pada umumnya dalam melaksanakan transaksi, hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pihak / bagian yang memiliki wewenang. Oleh sebab itu dalam organisasi di buat sistem yang mengatur pembagian wewenang tersebut. Prosedur pencatatan transaksi maupun penerimaan maupun pengeluaran kas di harapkan akan menjamin pengawasan intern yang mampu memberikan perlindungan terhadap harta perusahaan.
Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009.
3. Praktek yang sehat harus di ikuti dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang di tetapkan pada PT. PLN (Persero) tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya cara – cara untuk menamin suatu praktek yang sehat. Cara – cara yang di tempuh dalam menciptakan praktek – praktek yang sehat tersebut adalah sebagai berikut :
1. Penggunaan formulir – formulir ( Blangko Kas / Bank ) untu setiap penerimaan dan pengeluaran kas.
2. Formulir – formulir dan bukti – bukti pendukungnya di harapkan dapat memberikan otorisasi terlaksananya transaksi.
3. Internal auditor yang di miliki PT. PLN (Persero) yang melaksanakan pemeriksaan setiap sebulan sekali, pada waktu yang tidak di tetapkan ( tanggal ataupun harinya )
4. Pelaksanaan transaksi dari awal sampai akhir yang tidka dapat di kerjakan oleh satu orang atau bagian.
5. Pertukaran jabatan pada Front Office Cashier dpat menghindari penyelewengan atau ketidak beresan yang lebih jauh lagi, juga untuk menghindari persekongkolan dalam kecurangan.
4. Karyawan – karyawan yang kualitasnya seimbang dengan tanggung jawab. Pada PT. PLN (Persero) kemanapun dan integritas karyawan terhadap pelaksanaan tugas yang telah di tetapkan adalah sangat penting. Karyawan yang berkompeten dan dapat di percaya akan dapat melaksanakan tugasnya dengan
Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009.
baik, dengan demikian akan menunjang pengawasan intern. Dengan bervariasinya tingkat pendidikan dan kemampuan masing – masing pegawai sangat penting meningkatkan kemampuan pegawainya. Untuk mendapatkan karyawan yang berkompoten dan jujur tersebut, langkah – langkah yang sudah di mulai sejak penerimaan karyawan baru, dengan adanya seleksi dan tes sesuai dengan kriteria yang di perlukan. Setelah seleksi dan penerimaan, maka di lakukan latihan – latihan bagi karyawan bagi karyawan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan yang di miliki oleh karyawan yang bersangkutan. Karyawan yang akan di tempatkan dan di tugaskan pada bidang yang sesuai dengan kemampuan yang di milikinya. Penempatan karyawan sesuai dengan kemampuan dan keahliannya sangatlah penting, karena akan menunjang pelaksanaan – pelaksanaan intern dan keberhasilan operasi perusahaan.
Sisi lain yang dapat di lihat dalam melakukan analisa dan evaluasi terhadap pengawasan intern kas pada PT. PLN (Persero) adalah harus uang. Pembuatan anggaran kas yang di tetapkan PT. PLN (Persero) membantu pengawasan penerimaan dan pengeluaran kas. Perbandingannya dengan relisasi perusahaan berbeda dengan yang sudah di anggarkan yang berarti perusahaan tidak mampu dalam merencanakan keuangan perusahaan dengan baik. Dengan adanya perbedaan berarti anggaran kas harus di tambah yang seperti menambah pengeluaran dari yang sudah di anggarkan. Demikian halnya dengan Cash Flow dimana cash flow ini menggambarkan bagaimana penerimaan dengan pengeluaran perusahaan. Pos – pos mana yang menjadi sumber utama penerimaan perusahaan dan total pengeluaran perusahaan.
Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009.
Melalui Budget kas dan Cash Flow yang terdapat pada perusahaan dapat di lihat bagaimana anggaran dan realisasi hasil yang dapat di capai perusahaan dan bagaimana perbandingannya tahun lalu. Dengan melihat hasil perbandingan tersebut dapatlah di tentukan baik tidaknya PT. PLN (Persero).
Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN