Langkah yang dilakukan setelah melakukan tindakan dan komunikasi adalah melakukan mengevaluasi program. Langkah ini adalah untuk mengkaji organisasi dan ketepatan program serta strategi dan taktik pesan. Humas Internal BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat melakukan
evaluasi dengan membuat daftar pertanyaan yang diberikan kepada peserta workshop dan mengumpulkan laporan tersebut menjadi 1. Hal ini sesuai dengan yang dinyatakan oleh Ibu Emmy:
“Ada laporan penyelenggaraan peserta Brand Engagement Workshop BPJS Ketenagakerjaan. Jadi waktu pada saat pelaksanaan workshop, mereka diminta untuk mengisi beberapa pertanyaan di dalam kolom-kolom pertanyaan yang sudah disediakan berisi tentang rencana kerja selama 30 hari ke depan, kemudian kendala apa saja yang dihadapi dan hasil apa yang diharapkan para peserta. Setelah 30 hari kami
kumpulkan menjadi 1 laporan.”17
Berikut adalah bentuk tabel lembar rencana kerja yang diberikan pada para peserta workshop yang dibagikan dan harus diisi para peserta setelah usai mengikuti kegiatan workshop:
No. Rencana Kerja 30 Hari Keberhasilan Kendala
Tabel 4.1
Bentuk Lembar Rencana Kerja Peserta Brand Engagement Workshop
Hasil dari kegiatan yang dilaksanakan oleh praktisi humas adalah hal yang penting untuk dijadikan bahan evaluasi, apakah kegiatan dapat dikatakan berhasil atau tidak dan tercapai atau tidaknya tujuan dari
17
kegiatan tersebut. Hasil yang di dapatkan dari kegiatan sosialisasi rebranding melalui kegiatan Brand Engagement Workshop yang sudah dilaksanakan oleh Humas Internal BPJS Ketenagakerjaan kantor pusat diutarakan oleh Ibu Emmy sebagai berikut:
“Secara keseluruhan hasilnya menunjukkan bahwa para peserta antusias dengan kegiatan workshop tersebut, jadi mereka mengerti dan tahu apa kendala dan mereka menginginkan hasil yang baik. Mereka juga aware terhadap transformasi berdasarkan visi dan misi BPJS
Ketenagakerjaan.”18
Berbeda dengan hasil yang dipaparkan oleh Ibu Maria Emmy yang menjelaskan bahwa kegiatan Brand Engagement Workshop telah berhasil, Bapak Harri Kuswanda menjelaskan hasil dari kegiatan Brand Engagement Workshop BPJS Ketenagakerjaan sebagai berikut:
“Kalau untuk keberhasilan dari kegiatan workshop saya kira perlu dievaluasi lagi karena menurut hasil evaluasi yang kemarin dirasa belum berhasil, perlu dibuat lagi kegiatan-kegiatan yang lain dengan tujuan
untuk mendukung kegiatan brand engagement.”19
Selain itu evaluasi juga dilakukan dengan cara humas internal BPJS Ketenagakerjaan kantor pusat melakukan inspeksi langsung dengan mendatangi para karyawan baik di kantor pusat maupun di kantor wilayah dan kantor cabang. Inspeksi dilakukan bila ada kegiatan berkunjung ke kantor pusat atau kantor wilayah/kantor cabang dan dilakukan pada waktu tertentu. Hal tersebut seperti yang dikatakan oleh ibu Maria Emmy:
“Bisa terjadi miss communication, hal tersebut diketahui saat saya sendiri mengunjungi kantor cabang dalam rangka Best Service Awards, ditemukan bahwa terdapat kantor yang tidak memiliki buku pedoman
18
Ibid
19
Hasil wawancara dengan Bapak Harri Kuswanda pada tanggal 23 Februari 2015, bertempat di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat
visual, dan ketidaktahuan karyawan bahwa informasi yang ada di dalam buku tersebut harus disebarluaskan karena surat edarannya tidak dibaca.”
Tabel 4.2
Hasil report peserta Brand Engagement Workshop
Rencana 30 Hari Keberhasilan Kendala
- Meningkatkan kompetensi - Mempelajari tentang BPJS Ketenagakerjaan secara komperhensif - Melakukan perubahan perilaku agar lebih baik dalam berkomunikasi - Lebih aktif mensosialisasikan program-program BPJS Ketenagakerjaan - Mengajak
rekan-rekan kerja agar lebih disiplin waktu
- Dapat melakukan sosialisasi dengan baik
- Bangga dan cinta terhadap BPJS Ketenagakerjaan - Peserta menjadi lebih paham tentang BPJS Ketenagakerjaan dan program BPJS Ketenagakerjaan - Masih sulit meninggalkan persepsi paradigma lama bahwa BPJS Ketenagakerjaan sama dengan Jamsostek dan juga ada yang menganggap BPJS Ketenagakerjaan sama dengan BPJS Kesehatan - Masih banyak perusahaan yang harus disosialisasikan program-program BPJS Ketenagakerjaan
Dari data laporan feedback para peserta Brand Engagement Workshop, para peserta mempunyai rencana kerja untuk 30 hari ke depan dengan tujuan menjadikan BPJS Ketenagakerjaan menjadi lebih baik lagi, dengan pencapaian keberhasilannya yaitu sudah lebih paham dengan BPJS Ketenagakerjaan itu sendiri dan tahu program-programnya, melakukan sosialisasi dengan baik dan bangga serta cinta kepada BPJS Ketenagakerjaan. Meskipun terdapat kendala-kendala seperti masih banyaknya perbedaan persepsi yang menganggap bahwa BPJS
Ketenagakerjaan itu sama dengan BPJS Kesehatan dan juga masih sering menyebutkan BPJS Ketenagakerjaan dengan Jamsostek.
Dalam pelaksanaan kegiatan Brand Engagement Workshop terdapat hambatan-hambatan yang menjadi kendala dalam pencapaian tujuan kegiatan, beberapa hambatan tersebut dijelaskan oleh Ibu Maria Emmy:
“Yang pertama pasti kendala waktu, dengan jumlah personil yang tidak banyak tetapi kita harus mencapai ke seluruh kantor wilayah dan kantor cabang. Lalu kendala biaya, dan juga buku pedoman visual yang sudah dibagikan ke seluruh kantor bisa saja tidak diterima di kantor wilayah ataupun kantor cabang karena adanya miss communication.”
Selain karena hambatan karena kendala waktu, biaya dan adanya miss communication pada karyawan, keinginan atau kemauan dari pihak karyawan untuk mempelajari brand BPJS Ketenagakerjaan itu sendiri dan kurangnya kerja sama pada peserta workshop dengan tidak menyampaikan pesan dan informasi dari kegiatan tersebut sebagaimana yang diungkapkan oleh Bapak Harri Kuswanda:
“Pertama hambatannya adalah keinginan dari pihak karyawan dan karyawati BPJS Ketenagakerjaan untuk lebih tahu tentang brand itu sendiri. Yang kedua adalah apakah nanti mereka akan meneruskan informasi mengenai esensi dan lain sebagainya dalam workshop kepada seluruh karyawan BPJS Ketenagakerjaan lainnya atau tidak.”
Kendala yang dihadapi adalah seberapa besar keinginan dari pihak internal BPJS Ketenagakerjaan untuk mencari tahu serta memahami tentang BPJS Ketenagakerjaan itu sendiri dan terdapat keraguan bahwa bisa saja informasi dan pemahaman yang dimiliki oleh peserta workshop tidak diberitahukan atau tidak diajarkan kepada karyawan BPJS
Ketenagakerjaan lainnya karena humas internal berharap bahwa para peserta yang ikut dalam kegiatan workshop dapat menyebarluaskan informasi serta pemahamannya ke seluruh karyawan BPJS Ketenagakerjaan
Untuk mengatasi hambatan-hambatan yang ada, sosialisasi rebranding BPJS Ketenagakerjaan harus dilakukan secara kontinyu atau terus-menerus dan secara konsisten hingga pihak internal benar-benar memahami serta dapat menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari seperti yang dikatakan oleh Bapak Harri:
“Sosialisasi rebranding ini tidak dapat dilakukan hanya satu kali saja, artinya harus dilakukan secara terus menerus, berkelanjutan sehingga pihak karyawan pada akhirnya bisa memperesentasikan itu, bahkan secara konsisten nanti bisa menerapkan dalam kehidupan sehari-hari.”
Humas internal BPJS Ketenagakerjaan juga mempunyai cara-cara untuk mengatasi hambatan-hambatan yang terjadi pada kegiatan sosialisasi rebranding agar kegiatan dapat berjalan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Berdasarkan dari data proposal kegiatan Brand Engagement Workshop setelah kegiatan dilaksanakan, terdapat anggaran biaya untuk kegiatan workshop di 4 kota seperti di tabel di berikut ini:
Biaya Kegiatan
No. Uraian Jumlah Biaya
2. Kota Surabaya Rp. 155.099.000,-
3. Kota Semarang Rp. 152.066.400,-
4. Kota Medan Rp. 168.732.200,-
Total Biaya Rp. 613.797.600,-
Tabel 4.3
Biaya Kegiatan Brand Engagement Workshop
Dari tabel anggaran biaya kegiatan Brand Engagement Workshop pada bulan Mei-Juni di 4 kota dapat diketahui bahwa total biaya penyelenggaraan sejumlah Rp 613.797.600,- yang berarti lebih rendah dibandingkan dengan total biaya yang dicantumkan dan ditetapkan dalam perencanaan kegiatan.
4.3 Pembahasan
Hasil pembahasan sesuai dengan yang peneliti dapatkan bahwa dijelaskan mengenai tujuan dari penelitian ini. Tujuan tersebut untuk mengetahui dan menggambarkan tahapan Manajemen Public Relations dalam sosialisasi rebranding PT Jamsostek menjadi BPJS Ketenagakerjaan oleh Humas Internal Kantor Pusat.
Tahapan Manajemen Public Relations yang dilakukan oleh Humas Internal BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat meliputi mendefinisikan problem, perencanaan dan pemograman, tindakan dan komunikasi dan mengevaluasi program, dapat diinterpretasikan sebagai berikut:
Tugas pertama adalah menyusun semua fakta melalui riset sehingga langkah itu dapat dijelaskan dan dijustifikasi. Langkah selanjutnya adalah
merencanakan pengumuman. Timming adalah penting. Berita harus cepat disampaikan, sebelum rumor muncul. Berita itu harus diberikan secara stimultan ke semua pihak yang terkena dampaknya, dan mengkomunikasikannya sedemikian rupa untuk menjelaskan secara memuaskan tentang keharusan dan manfaat dari perubahan itu.
Proses mencari atau mendefinisikan masalah Public Relations yang terjadi merupakan proses yang dilaksanakan sebelum membuat perencanaan, dimana di dalamnya humas membuat identifikasi masalah. Humas Internal BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat tidak dapat membuat rencana yang baik untuk pelaksanaan sosialisasi rebranding apabila tidak mengetahui apa masalah yang terjadi. Oleh karena itu, Humas Internal BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat melakukan riset atau penelitian untuk dapat mengidentifikasi masalah. Permasalahan yang didapat berdasarkan fakta dan data tentang masalah yang terjadi, kemudian mengkaji dan mengidentifikasi sikap yang terlibat baik publik internal maupun pihak eksternal.
Berdasarkan hasil wawancara dan data yang diperoleh oleh peneliti, Humas Internal BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat dalam mendefinisikan masalah yaitu ditemukan masalah banyaknya perbedaan persepsi pada masyarakat mengenai BPJS Ketenagakerjaan karena transformasi yang terjadi pada intitusi tersebut yang mulai resmi berubah pada tanggal 1 Januari 2014 dari Jamsostek menjadi BPJS Ketenagakerjaan. Hal ini esensinya harus dipahami terlebih dahulu oleh pihak internal BPJS Ketenagakerjaan baik di kantor pusat maupun kantor wilayah dan kantor cabang. Hal tersebut adalah antisipasi agar informasi yang
sampai kepada msayarakat nantinya adalah informasi yang tepat dan akurat serta adanya tuntutan para karyawan BPJS Ketenagakerjaan untuk bisa lebih responsif terhadap perubahan transformasi itu sendiri.
Permasalahan-permasalaham tersebut ditemukan dengan melakukan riset ke lapangan atau melakukan wawancara kepada masyarakat dengan pihak konsultan DM-ID Holland, dan Humas internal melakukan riset di dalam melalui mapping media dengan melihat akun media sosial Facebook, Twitter, dan media berita online dan melalui analisa pengetahuan para karyawan dan dari data-data yang didapatkan dari kantor wilayah dan kantor cabang.
Perencanaan strategis dalam PR melibatkan pembuatan keputusan tentang tujuan dan sasaran program, mengidentifikasi publik kunci, menentukan kebijakan atau aturan untuk memandu pemilihan strategi, dan menentukan strategi. Harus ada kaitan erat antara tujuan program keseluruhan sasaran yang ditentukan untuk masing-masing publik, dan strategi yang dipilih. Poin utamanya adalah bahwa strategi dipilih untuk mencapai hasil tertentu.
Setelah melakukan analisis terhadap pihak internal dan pihak eksternal, dapat diketahui apa permasalahan yang terjadi dan dengan begitu maka humas dapat membuat perencanaan dan pemograman strategis yang dapat dilakukan. Dalam perencanaan dan pemograman tersebut dirumuskan langkah-langkah atau strategi apa yang akan digunakan agar dapat dijalankan secara efektif dan efisien, sehingga tujuan diadakannya program dapat tercapai.
Dalam tahap perencanaan dan pemograman ini harus memberikan gambaran lebih jauh sebelum melaksanakan program tersebut. Humas internal
BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat mempertimbangkan sasaran, strategi yang akan digunakan, anggaran biaya serta evaluasi. Kegiatan yang dibuat oleh Humas internal adalah merencanakan kegiatan sosialisasi bernama Brand Engagement Workshop, kegiatan tersebut digunakan untuk mempererat dan mengedukasi para karyawan tentang BPJS Ketenagakerjaan lebih dalam lagi dan tujuannya adalah agar internal dapat memahami filosofi dari identitas BPJS Ketenagakerjaan dan dapat membentuk nilai budaya perusahaan serta dapat membangun kerjasama di internal BPJS Ketenagakerjaan.
Pelaksanaan Brand Engagement Workshop ini adalah kegiatan tahap pertama yang diselenggarakan di 4 kota yaitu Surabaya, Bandung, Medan dan Semarang dengan para pesertanya yaitu perwakilan atau PIC dari tiap-tiap kantor wilayah dan kantor cabang BPJS Ketenagakerjaan, dengan konfigurasi peserta mulai dari kepala wilayah, kepala bidang, kepala cabang serta perwakilan pegawai cabang dan mereka yang akan menjadi role model – BPJS Ketenagakerjaan Brand Ambassador di tempat kerja masing-masing.
Setelah program disusun dalam sebuah perencanaan, maka kini Humas Internal BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat dapat mengkomunikasikan program tersebut dengan sebaik mungkin dalam rangka mengimplementasikan kegiatan yang telah direncanakan.
Praktisi PR harus membingkai pesan mereka agar menjadi pesan yang bernilai berita (newsworthy), berdasarkan standar apa pun (dan karenanya praktisi harus mengenal media dan awak medianya). Pesan juga harus dapat dipahami – tidak rumit, bebas dari jargon, dan mudah ditangkap. Pesan harus mengandung
topik dan bersifat lokal agar audien tertarik dengan informasi yang dekat dengan mereka. Tetapi, yang terpenting adalah pesan harus dapat ditindaklanjuti segera. Pesan harus saling menguntungkan sebagaimana halnya strategi aksi. Isi pesan harus disusun sedemikian rupa sehingga informasinya menjawab pertanyaan audien, merespons kepentingan dan perhatian audien, dan memberdayakan audien untuk bertindak berdasarkan kepentingan dan perhatian mereka.
Pesan yang ingin disampaikan pada para peserta Workshop adalah perusahaan ingin meningkatkan rasa memiliki dan meingkatkan kinerja dan semangat dari para karyawan BPJS Ketenagakerjaan.
Media yang digunakan untuk mendukung kegiatan sosialisasi adalah para peserta yang telah mengikuti kegiatan workshop itu sendiri dengan memberikan informasi dan menjadi contoh kepada yang lainnya berdasarkan pengetahuan yang mereka punya untuk diajarkan kepada para karyawan lainnya. Selain itu, media yang digunakan adalah dengan menggunakan Offfice Branding, yaitu mem-branding perusahaan dengan bentuk tampilan dari kantor BPJS Ketenagakerjaan, mulai dari logo yang berada di depan gedung maupun dengan bentuk ruangan pelayanan kantor, lalu menggunakan media website perusahaan, email korporat, intranet dan melalui budaya kerja.
Kegiatan workshop diadakan di 4 kota yaitu di kota Bandung pada tanggal 20 Mei 2014, selanjutnya di kota Surabaya pada tanggal 24 Mei 2014, di Kota Semarang pada tanggal 10 Juni 2014 dan yang terakhir di Kota Surabaya pada tanggal 14 Juni 2014 dengan tanggung jawab Humas internal BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Pusat dalam pelaksanaannya dari awal hingga akhir kegiatan diselenggarakan.
Setelah perencanaan dan pelaksanaan telah dilakukan, maka perlu dilakukannya evaluasi atas program yang telah dilaksanakan. Evaluasi dilakukan humas internal agar dapat mengetahui efektivitas kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Humas internal BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat melakukan evaluasi dengan cara memberikan lembar kerja kepada seluruh para peserta Brand Engagement Workshop untuk diisi dan dikembalikan setelah 30 hari kerja. Format dari lembar kerja yang diberikan yaitu apa rencana kerja untuk 30 hari ke depan, apa keberhasilan yang telah dicapai dan apa saja kendala dalam pekerjaan yang telah direncanakan.
Seluruh lembar kerja para peserta dikumpulkan dan dijadikan satu untuk ditinjau dan dievaluasi. Menurut Ibu Maria Emmy selaku Penata Madya Komunikasi Internal BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat yang menjadi penyelenggara acara, menyimpulkan bahwa kegiatan sosialisasi rebranding melalui Brand Engagement Workshop yang telah dilaksanakan sudah berhasil karena antusiasme dari para peserta yang cukup tinggi. Tetapi hal tersebut berbeda dengan apa diungkapkan oleh Bapak Harri Kuswanda selaku Kepala Urusan Komunikasi Internal yang mengatakan bahwa berdasarkan hasil evaluasi yang telah diterima menunjukkan bahwa kegiatan workshop yang telah dilaksanakan belum berhasil dan masih perlu dievaluasi lagi. Sedangkan menurut data sekunder yaitu report lembar rencana kerja para peserta Brand Engagement Workshop
menunjukkan bahwa para peserta mempunyai rencana kerja yang pasti untuk 30 hari ke depan serta dapat mencapai keberhasilan dari rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Meskipun terdapat kendala-kendala yang menyatakan bahwa masih sulit meninggalkan persepsi paradigma lama bahwa BPJS Ketenagakerjaan sama dengan Jamsostek dan banyak juga yang mengatakan bahwa BPJS Ketenagakerjaan sama dengan BPJS Kesehatan.
Hambatan yang dihadapi oleh Humas Internal adalah kendala waktu dan biaya dan adanya miss communication antar para karyawan yaitu para karyawan yang menjadi peserta kegiatan Brand Engagement Workshop tidak menyampaikan pesan atau informasi yang didapatkannya mengenai sosialisasi rebranding kepada karyawan lainnya. Cara humas internal mengatasi hambatan-hambatan tersebut adalah dengan merencanakan sosialisasi rebranding yang akan dilakukan atau dilaksanakan secara kontinyu atau terus-menerus hingga pihak internal dan pihak eksternal dapat mempunyai persepsi yang sama terhadap BPJS Ketenagakerjaan.
Dan dari hasil evaluasi anggaran biaya dengan anggaran biaya yang ada dalam perencanaan menunjukkan bahwa jumlah biaya yang digunakan jauh lebih rendah daripada yang telah direncanakan. Hai ini dapat dikatakan baik karena dapat menghemat biaya dan dapat digunakan untuk kegiatan humas lainnya.