BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2 Mengidentifikasi Masalah
Peneliti melakukan identifikasi masalah sistem informasi arsip yang sedang berjalan di PT. Qton Indonesia. Tahap ini dilakukan dengan cara mengidentifikasi informan dan wawancara. Informan dalam penelitian ini adalah karyawan yang bekerja di Devisi Legal Kenotariatan kearsipan pada PT. Qton Indonesia.
4.2.1 Kategori
Berdasarkan hasil wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman. Dengan pedoman ini, peneliti membaca kembali transkrip wawancara lalu memilih data yang relevan dengan judul penelitian sehingga menghasilkan beberapa kategori. Adapun kategori tersebut adalah:
4.2.1.1 Sistem Informasi Kearsipan
Kategori pertama yang diperoleh dari haril wawancara dengan ketiga informan adalah sistem informasi kearsipan. Arsip itu sendiri memiliki makna sebagai sebuah berkas atau warkat yang disimpan secara sistematis karena memiliki suatu kegunaan atau nilai agar suatu saat dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan dokumentasi, dimana arsip dapat membantu suatu perusahaan dalam pengambilan keputusan terhadap masalah yang dihadapi. Bagi PT. Qton Indonesia sendiri arsip merupakan naskah yang dibuat atau diterima oleh perusahaan dalam bentuk
apapun, baik tunggal maupun kelompok demi kebutuhan administrasi perusahaan. Untuk pengelolaan arsip-arsip tersebut tentunya dibutuhkan suatu sistem yang memudahkan perusahaan untuk menemukan kembali berkas-berkas yang dibutuhkan tepat pada waktunya dan sistem yang dimaksud adalah sistem informasi kearsipan.
Berdasarkan pengertian arsip itu sendiri dan hasil wawancara yang telah dilakukan sistem informasi kearsipan sangat berhubungan erat dengan sumber arsip berasal, pengorganisasian kearsipan, prosedur pengelolaan kearsipan, alur kerja kearsipan dan sistem informasi arsip yang sedang berjalan.
a. Sumber Arsip
Sumber arsip merupakan asal arsip itu bermula, dari dalam perusahaan. Pada PT. Qton Indonesia arsip itu sendiri berasal dari bagian pertahanan yang ada di perusahaan. Bentuk arsip yang diserahkan adalah dalam format tercetak. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 sebagai berikut :
I1 : “Arsip yang masuk disini adalah Data tanah yang ingin di beli, surat tanda terima dari kantor BPN (Badan pertanahan Nasional), perjanjian jual beli dan PHGR dari Notaris. Karena disini khusus mengelola arsip keuangan saja.”
Berdasarkan pernyataan informan pertama (I1) di atas, terlihat bahwa arsip-arsip yang dikelola oleh Devisi Legal Kenotariatan pada PT. Qton Indonesia adalah arsip yang berasal dari bidang pertanahan saja. Seharusnya bagian kearsipan dapat mengelola setiap bentuk arsip yang ada, akan tetapi keterbatasan tenaga dan dana juga akan kesadaran arsip atas kebijakan manajer dan perusahan
Bagian-bagian bidang lainnya belum mengelola sama sekali arsip mereka sehingga menyulitkan pengguna dalam mencari arsip yang dibutuhkan untuk dipinjam sesuai kebutuhan perusahaan itu sendiri. Karena sebuah perusahan yang baik maka pengelolaan dokumennya pun harus baik pula. Hal ini sesuai dengan pernyataan I2 berikut :
I2 : “………..Tergantung manajernya masing-masing di setiap bidang. Arsip yang dari bidang lainnya biasanya masih ditumpuk dan dijadikan satu diletakkan di gudang dan belum dikelola sama sekali”
Berdasarkan pernyataan I2 di atas dapat dijelaskan bahwa belum semua bidang melakukan pengelolaan arsip, karena itu bergantung pada kebijakan masing-masing manajer disetiap bidang. Selain dari kebijakan masing-masing manajer disetiap bidang terdapat juga hambatan pada SDM yang mengelolanya, belum ada kesadaran dari perusahaan, hal ini sesuai dengan pernyataan I2 berikut:
I2 : “Bagian keuangan, HRD, Perpajakan, pembelian, dll, karena karyawannya masih banyak yang kurang memperhatikan arsip dan kesadaran akan pentingnya arsip”
Dari pernyataan I2 di atas, dapat disimpulkan bahwa pihak PT. Qton Indonesia masih kurang dalam memperhatikan arsip dan kurangnya akan kesadaran pentingnya arsip untuk jalannya sebuah perusahaan.
Berdasarkan beberapa pernyataan informan di atas dapat di jawab bahwa arsip di Devisi Legal Kenotariatan di PT. Qton Indonesia berasal dari bagian Pertanahan, karena di Devisi Legal Kenotariatan arsip khusus mengelola arsip pertanahan saja hal ini dikarenakan kebijakan masing-masing manajer pada setiap bagian yang belum menerapkan sistem pengelolaan arsip yang baik.
b. Pengorganisasian Arsip
Pengorganisasian arsip ini meliputi pada pengelompokan arsip-arsip sesuai dengan nama pemilik tanah, peta bidang, jenis surat, luas dari tanah, bukti pelepasan hak, nama notaris, dan wilayah. Arsip pertanahn ini kemudian diolah hingga akhirnya siap di sajikan dan diletakkan di rak. Hal ini sesuai dengan pernyataan I3, berikut :
I3 : “Pengorganisasian arsip disini, arsip berasal dari bidang pertanahan karena disini khusus mengelola arsip tanah. Arsip-arsip pertanahan ini dijadikan satu, kemudian mulailah kami mengolahnya satu persatu hingga akhirnya siap disajikan dan diletakkan di rak.”
Pengorganisasian arsip pada PT. Qton Indonesia diklasifikasikan berdasarkan nama pemilik tanah, peta bidang, jenis surat, luas dari tanah, bukti pelepasan hak, nama notaris, dan wilayah. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1, berikut :
I3 : “Disini ada 4 orang karyawan yang bekerja di Devisi Legal Kenotariatan. Pertama arsip yang masuk kemudian langsung diolah berdasarkan nama pemilik tanah, peta bidang, jenis surat, luas dari tanah, bukti pelepasan hak, nama notaris, dan wilayah kemudian arsip diinput data, disinilah tugas karyawan memasukkan data arsip ke Microsoft excel. Kemudian arsip disusun ke rak ”
Dari pernyataan I1 di atas dapat disimpulkan bahwa adanya pengklasifikasian yang dibuat oleh karyawan arsip dalam melakukan pengorganisasian arsipnya. Setelah arsip di terima kemudian dilakukan input data ke Microsoft excel. Sesuai dengan pernyataan I1 berikut ini :
I1 : “Input data disini maksudnya memasukkan arsip berdasarkan Wilayah antara lain Proses Pelepasan Hak di Notaris atau di Camat dan Permohonan Hak Ke BPN. Semua itu di input ke dalam Microsoft excel.”
Berdasarkan beberapa penjelasan informan di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip yang masuk diklasifikasikan berdasarkan dari Wilayah tanah yang akan dibeli demi kelancaran pengorganisasian arsip. Hal ini agar memudahkan temu kembali arsip yang akan diperlukan.
c. Prosedur Pengelolaan Arsip
Prosedur pengelolaan arsip merupakan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam pengelolaan arsip. Prosedur pengelolaan ini tidak terlepas dari tugas pokok yang dilakukan karyawan kearsipan dalam pengelolaan arsip. Adapun tugas pokok tersebut adalah sebagai mana yang disampaikan oleh informan pertama (I4) berikut ini :
I4 : “Disini ada 4 orang karyawan yang bekerja di Devisi Legal Kenotariatan. Pertama arsip yang masuk kemudian langsung diolah berdasarkan wilayah tanah yang ingin dibeli dari nama pemilik tanah, peta bidang, jenis surat, luas dari tanah, bukti pelepasan hak, nama notaris, dan wilayah kemudian arsip diolah dan input data, disinilah arsip di infut kedalam Microsoft excel………….”
Pada Devisi Legal Kenotariatan terdapat 4 orang karyawan yang bekerja, masing-masing memiliki tugas pokok dalam prosedur pengelolaan arsipnya. Hal ini sesuai dengan pernyataan beberapa karyawan lainnya yang bekerja disana. Adapun tugas pokok tersebut sebagai mana yang disampaikan oleh informan pertama (I1) dan keempat (I4) berikut ini :
I1 : “Dimulai dari arsip yang masuk kemudian dipilah-pilah. Yang yang ingin di beli tanahnya dan nego maslah harga atas tanah tersebut. Arsip dikelompokkan berdasarkan wilayah ,arsip kemudian diserahkan kepada karyawan lain untuk membuat internal memo
keuangan. Untuk masalah rekap seluruh data atas tanah langsung saja tanyak sama pegawai bagian pendataan atau bagian infut data.” I4 : “Kami menangani arsip yang sudah dipilah yang mana yang ingin
dibeli tanahnya atau dikelompokkan berdasar wilayah dan kemudian melakukan rekap data secara rinci yang terdiri dari nama pemilik tanah, peta bidang, jenis surat, luas dari tanah, bukti pelepasan hak, nama notaris, dan wilayah”
Pada Devisi Legal Kenotariatan di PT. Qton Indonesia prosedur pengelolaan arsip telah mereka tentukan sendiri bukan berdasarkan standar operasional prosedur dok./arsip dari perusahaan, dikarenakan belum adanya standar operasional prosedur yang dikeluarkan pihak perusahaan itu sendiri. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 berikut :
I1 : “Kami tidak memiliki standar operasional prosedur dalam pengelolaannya, kami hanya membuat sendiri deskripsi pembagian kerjanya.”
Berdasarkan pernyataan di atas prosedur pengelolaan arsip berdasarkan pada pembagian deskripsi kerja yang telah dibuat sendiri. Masing-masing karyawan pelaksana memiliki tugas dan kewajiban mereka dalam mengelola arsip. Tentunya dalam pengelolaan arsip terdapat proses peminjaman arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 dan I3, berikut :
I1 :“Arsip hanya boleh dipinjam oleh karyawan PT. Qton Indonesia saja, masyarakat umum lainnya tidak diperbolehkan. Bagi pengguna yang meminjam arsip harus mengisi buku ekspedisi sebagai bukti arsip sedang dipinjam.”
I3 :“Kalau proses peminjamannya hanya dapat dilakukan oleh karyawan diperusahaan disini saja, dan mereka harus mengisi dibuku ekspedisi sebagai bukti arsip sedang dipinjam. Tidak ada batas waktu
Dalam proses peminjaman, tentu sebelumnya dilakukan pencarian dokumen atau arsip seperti menlusur ke rak dan sistematika penyusunan arsip di rak. Hal tersebut tentu harus dikelola dengan baik agar memudahkan penemuan kembali informasi yang dibutuhkan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1, berikut :
I1 :“Cukup search aja di Microsoft excel dengan menekan tombol ctrl+f dan ketikkan wilayah atau nama pemilik tanah. Maka akan muncul arsip yang akan dicari.”
I1 : “Penyusunan arsip ke rak berdasarkan wilayah, maka langsung menulusur saja ke rak karena di rak sudah disusun secara beruturut. Meskipun terkadang memakan waktu yang cukup lama dan agak rumit”
Berdasarkan penjelasan beberapa informan di atas mengenai prosedur pengelolaan arsip dapat disimpulkan bahwa dalam pengelolaan arsip, suatu perusahaan harus memiliki suatu prosedur sehingga memudahkan staf kearsipan dalam pengelolaan dan menghindari adanya kesalahan dalam penyimpanan arsip. Dengan adanya prosedur tersebut maka arsip-arsip yang ada pada suatu perusahaan akan dapat terkelola dengan baik dan memudahkan perusahaan dalam penemuan kembali arsip-arsip yang masih dibutuhkan.
d. Sistem informasi kearsipan yang sedang berjalan
Sistem informasi kearsipan yang sedang berjalan dalam pengelolaan arsip pertanahan pada PT. Qton Indonesia masih menggunakan sistem yang manual dengan hanya memasukkan data ke microsoft excel. Hal ini sesuai denga pernyataan I1, berikut :
I1: “Iya benar sekali. Disini pengelolaan arsipnya belum terautomasi dan penginfutan datanya ke Microsoft excel.”
Arsip keuangan pada PT. Qton Indonesia tergolong jumlah yang cukup besar. Namun pengelolaan arsipnya belum berjalan secara maksimal terutama pada sistem arsipnya, sistem arsip masih secara manual dan masih tergolong sederhana untuk mengelola arsip yang berjumlah cukup besar. Namun belum adanya kebijakan dari pihak perusahaan dalam penerapannya. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1, I2, I3 dan I4 berikut :
I1: “Pihak perusahaan belum ada memberikan kebijakan ataupun usulan untuk membeli aplikasi untuk mengolah arsip secara automasi. Sehingga kami hanya menggunakan dan menjalankan sistem manual yang ada saja sekarang. Memang banyak terdapat kekurangan dengan sistem manual yang sekarang ini salah satunya membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian atau menemukan kembali.”
I2: “Kalau itu kakak kurang tahu. Tergantung manajernya masing-masing di setiap bidang. Arsip yang dari bidang lainnya biasanya masih ditumpuk dan dijadikan satu diletakkan di gudang dan belum dikelola sama sekali”.
I3: “Wah kalalu itu Abang nggak tau, tergantung kebijakan manajer dan perusahaan. Lagian itu kan memerlukan dana yang cukup besar.” I4 : “Wah kalalu itu kakak nggak tau, tapi berharap beser akan segera
memakai sistem yang terotomasi dan tergantung kebijakan manajer dan perusahaan”
Berdasarkan beberapa penjelasan informan di atas bahwa pada PT.Qton Indonesia masih menggunakan sistem yang manual sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian atau menemukan kembali informasi arsip. Dikarenakan belum adanya kebijakan dari perusahaan itu sendiri. Padahal sudah jelas sistem tersebut kurang efektif dalam pengelolaan arsip pertanahan di perusahaan tersebut.
e. Kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem yang ada sekarang Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisai tersebut kapan saja diperlukan. Didalam sebuah sistem tentu saja terdapat kelamahan ataupun kelebihan dalam pengoperasiannya. Maka dari itu diperlukan adanya analisis sistem untuk mengetahui permasalahan dan memperbaharui sistem yang lama tersebut guna mendapatkan sistem yang lebih baik dan bermanfaat bagi proses perkantoran. Hal ini sesuai dengan pernyataan I3 dan I4, berikut :
I3: “Kendala pasti ada. Misalnya dalam mencari dokumen/arsip membutuhkan waktu yan lama walaupun kami sudah mengelolanya dengan semaksimal mungkin dengan sistem yang ada. Mungkin kalau dengan sistem yang automatis para pengguna bisa dengan mudah menelusur sendiri dikomputer masing-masing tanpa harus membuang waktu untuk datang ke gedung sentral arsip. Kecuali kalau pengguna ingin bahan tercetak maka pengguna bisa datang kemari.”
I4: “Kendala sudah pasti ada. Karena tentu saja lebih mudah dan praktis menggunakan sistem yang sudah terautomasi dibandingkan sistem yang belum terautomasi………….”
Berdasarkan kedua pernyataan informan di atas bahwa sistem yang berjalan sekarang mengalami kendala. Maka dari itu dibutuhkan sistem yang baru yang sudah terautomasi untuk lebih memudahkan pekerjaan dalam mengelola arsip pertanahan di PT. Qton Indonesia. Hal ini sesuai dengan pernyataan I2,
I2: “Sebenarnya dengan sistem yang sekarang kami masih bisa mengatasinya, namun jika memang dengan sistem yang baru seperti sudah terautomasi lebih memudahkan pengguna kenapa tidak. Arsip di scan dan disimpan dalam bentuk elektronik dan masing-masing pengguna mempunyai ID dan password untuk dapat mengaksesnya. Kalau mereka ingin arsip tercetak bisa langsung print dan kalu ingin melihat arsip aslinya bisa datang/pinjam ke Devisi kami. Dengan begitu kami tidak perlu lagi membutuhkan waktu lama untuk memnulusur ke rak. Dikarenakan pula jumlah arsip yang terus bertambah setiap harinya dan tempat sudah tidak mencukupi.”
Dari pernyataan informan di atas, dapat disimpulkan bahwa dalam penggunaan sistem manual yang ada terdapat kendala dan keluhan sehingga dalam penemuan kembali informasi tidak efektif sehingga menghambat manajemen kearsipan di Devisi Legal Kenotariatan. Sehingga informan mengharapkan adanya aplikasi sistem kearsipan secara automasi yang bisa mengelola arsip secara efektif dan efisien.